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Autor: Guido Granizo Bahamonde
Contabilidad
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{. Fundamento de la contabilidad

La Contabilidad e fundamenta en la nece idad de contar con información financiera


veraz, oortuna y comleta, con documento y regi tro que demue tren lo roce o
realizado or una entidad y lo re ultado obtenido que reflejen u ituación
financiera.
Toda organización que realiza una actividad ermanente u oca ional, ara u
funcionamiento requiere controlar la oeracione que efectúa, lo cambio ocurrido
en u activo , u obligacione y u atrimonio, a fin de que e ueda informar e
interretar lo re ultado de la ge tión admini trativa y financiera.
Mucho e tudio o de la contabilidad coinciden en eñalar que la Contabilidad e una
ciencia económica, que tiene fuerte relacione con el derecho ue to que debe
adatar e al cumlimiento de la no rma legale que rigen a lo aí e y a la
in titucione ública y rivada .

. Conceto ΠImortancia

Para definir a la Contabilidad, rimero e revi arán lo conceto emitido or cierto
tratadi ta y e tudio o :
Fernando Boter y Mauri: "Podemo defi nir a la Contabilidad diciendo que e la ciencia
que coordina y di one en libro adecuado la anotacione de la oeracione
efectuada or una emre a mercantil, con el objeto de conocer la ituación de dicha
emre a, determinar lo re ultado obtenido y exlicar la cau a que han roducido
e to re ultado ."

Agu tín Argaluza: "La Contabilidad e una técnica auxiliar de la Œconomía de


Œmre a , cuyo objetivo e ati facer nece idade de información y de control a un
co to mínimo, ayudando a í a que la emre a logren mayore utilidade ".

Ricardo de Sá: "La Contabilidad e una ciencia que determina la leye que regulan la
cuenta relativa a lo hecho y acto de ge tión, ean úblico o rivado ".

Bernanrd Hargadón: "Contabilidad e el arte de colecc ionar, re umir, analizar e


interretar dato financiero , ara obtener a í la informacione nece aria de una
emre a".

David Himelbleau: "Contabilidad e el lenguaje de lo negocio y or con iguiente, en


la condicione actuale , e e encial ara el éx ito de lo mi mo ".

Comité Interamericano de Contadore : "Œ el arte de regi trar, cla ificar y re umir de
manera ignificativa y en término monetario , tran accione que on, en arte al
meno , de carácter financiero, a í como de interretar lo re ultad o obtenido ".

Œnrique Flower Newton: "La contabilidad e una di cilina técnica que a artir del
roce amiento de dato obre la como ición y evolución del atrimonio de un ente, lo
biene de roiedad de tercero en u oder y cierta contingencia , r oduce
información ara la toma de deci ione de admini tradore y tercero intere ado y
ara la vigilancia obre lo recur o y obligacione del ente".

Sergio García y Miguel Mattera: "La contabilidad e una di cilina técnica que e ocua
de la medición, regi tro e interretación de lo efecto de acto y hecho u cetible
de cuantificación y con reercu ione económica obre el atrimonio de la entidade
en general y que determinan el monto de la ganancia realizada, con el roó ito de
contribuir al control de u oeracione y a la adecuada toma de deci ione ".

De la revi ión de la definicione anteriore , e concluye que la Contabilidad e una


ciencia que ermite el análi i y regi tro de lo hecho financiero exre ado en
término monetario , realizado en una entidad o emre a, ha ta la obtención de
Πtado Financiero cuyo re ultado deben er analizado ara orientar la toma de
deci ione , or tanto la Contabilidad ermite al Director Œjecutivo (Rere entante
Legal), rever lo que debe hacer frente a una ituación dada, decidir y actuar
oortunamente y de manera efectiva.

Œl i tema contable funciona a artir de la tran accione económica y financiera que


on re ultado de la ge tión in titucional. Cuatro on lo eríodo o etaa que e deb en
con iderar en el de arrollo de la Contabilidad de toda ONG:

Período Inicial
Período de Ge tión
Período de fin de ejercicio
Período de Liquidación

Œl Período Inicial: Comrende la organización de la ONG y lo a iento contable que


motivarán la oeracione reliminare (rearación de re uue to , la rimera
olicitude de fondo a la agencia donante , receción de fondo en la ONG o
entidad donataria o beneficiaria).

Œl eríodo de Ge tión: Œ definido como el la o de tiemo comrendido entre el


rinciio y el fin de cada ejercicio contable ({ de Œnero al 3{ de Diciembre).

Œl eríodo del fin del Œjercicio: Comrende la oeracione de cierre de lo Œ tado


Financiero de Situación y de Re ultado (de fondo remanente ara la ONG¶ ) ara
la determinación de lo objetivo y meta que e logró alcanzar y lo re ultado de la
oeracione económica .
Œl eríodo de liquidación: Œ el que comrende el Balance de liquidación final y de
cierre del Proyecto o Convenio (la mayoría de Convenio y Proyecto no inician el
rimer día de año y u fecha de término e di tinta al 3{ de Diciembre).
De lo exue to, urge la nece idad del emleo de método e eciale que ati fagan
la caracterí tica roia de cada
ONG con u agencia donante. Toda e ta tran accione on: cla ificada , verificada ,
regi trada , analizada y reortada a travé de lo informe financiero men uale ,
trime trale y anuale .

Camo De Alicación De La Contabilidad

La contabilidad e alicable a toda la actividade que de arrolla el er humano, a í


actividade emre ariale , actividade de carácter cultural, olítico, gremial, deortiva ,
militar, religio a , ociale , recreativa , de a i tencia ocial, etc. en la que exi ta
manejo de recur o económico e alica la Contabilidad, or ello e afirma que u
camo de alicación e ilimitado, in embargo u rinciio on único . Œxi ten
camo e ecializado en el área contable de conformidad con lo objetivo que
cumlen, de tal manera que e uede hablar de:

Contabilidad De Co to : Seg ún Cecil Gille ie en u Libro Titulado Contabilidad y


Control de Co to , Œditorial Diana, México, la Contabilidad de Co to con i te en una
erie de rocedimiento tendiente a determinar el co to de un roducto y de la
di tinta actividade que e requi eren ara u fabricación y venta, a í como ara
lanear y medir la ejecución del trabajo. Se di tingue de la contabilidad comercial y
financiera en que, mientra la rimera concentra u atención en roducto individuale y
gruo de actividade relativamen te equeña , la última e irve de la er ectiva que
roorcionan lo balance men uale y lo e tado de oeración y utilidade .
Contabilidad Gubernamental O De Gobierno: Πaquella que irve ara regi trar,
cla ificar, re umir e interretar la oeracio ne de lo organi mo o in titucione
gubernamentale , inclu ive de u emre a , artiendo del Pre uue to General del
Πtado.

Contabilidad Bancaria: Πalicada en la In titucione que ertenecen al Si tema


Financiero Nacional, la mi ma que e tán regu lada or la Suerintendencia de
Banco .
Contabilidad De Cooerativa : Πalicada en la in titucione reconocida y regulada
or la Suerintendencia de Cooerativa .
Contabilidad Agraria: Con rocedimiento e ecializado que ermiten el regi tro y lo
re ultado de una actividad temoral, la mi ma que goza de alguna exoneracione en
la Ley de Régimen Tributario.
Contabilidad Petrolera: Πalicada en la in titucione que de arrollan actividade de
in ección, ro ección, exlotación y tran orte de  etróleo.
Adicionalmente, e alica la Contabilidad e ecializada en actividade tale como la
Con trucción, Hotelería, Pecuaria, Ganadería, Seguro y Rea eguro , de exlotación
de mina , etc.
Princiio De Contabilidad Y La Nec Alicable A La ONG¶ .

Princiio Contable Alicable A La ONG¶

Toda la oeracione regi trada or la ONG¶ deben e tar fundamentada en lo


Princiio de Contabilidad Generalmente Acetado PCGA, como con ecuencia de
e ta ráctica, e tendrá una información veraz, objetiva y riguro a que garantizará la
información contenida en lo Œ tado Financiero y en lo Informe eriódico que e
re entan a la Agencia Donante .

Lo PCGA que má e aju tan al de emeño de la ONG¶ , on a mi criterio lo


iguiente :

Œnte Contable: Œ tá rere entada or la ONG como entidad que de arrolla una
actividad encaminada a oner en ejecución u Programa y Proyecto . La
in titucione deben er tratada de de el unto de vi ta contable como una entidad
earada y di tinta de u directivo , mi embro o ocio articulare . Por otra arte, al
regi trar la oeracione contable no ólo hay que con iderar la oeracione
anotada , ino también ob ervar la naturaleza de lo ervicio de la in titución.

Periodo Contable: Œ el término de un eríodo referido al de envolvimiento de una ONG


. Œ imortante con iderar e te rinciio ya que la mayoría de lo Convenio y lo
Proyecto ejecutado or la ONG¶ no emiezan el rimer día del año, y el término e
en fecha di tinta al 3{ de Diciembre tal como o curre con la emre a comerciale e
indu triale . Al re ecto, a lo informe men uale y trime trale e le uede llamar
" ub eríodo contable ".

Continuidad Del Œnte Contable: Lo Œ tado Financiero de una ONG como entidad
donataria, corre onden a u na entidad en exi tencia ermanente, or lo que u cifra
deben rere entar valore hi tórico .

Significatividad: Lo Πtado Financiero re entado or la ONG como entidad


donataria deben er claro y de fácil interretación ara todo aquel que nece ite
trabajar con e to reorte . Œ nece ario que deban ir acomañado de nota
exlicativa la cuale amliarán el origen y el ignificado de la cifra ya realizada .
Uniformidad: La utilización de olítica , norma y rocedimiento contable deben er
uniforme a travé del tiemo, ara que ermitan efectuar comaracione de lo
Πtado Financiero en forma integral o incidir en alguna artida que on nece aria
analizar y e tudiar, de e ta manera e odrá determinar cómo ha ido la evolución del
de arrollo de la ONG o de u Proyecto.

Medicion Œn Termino Monetario : Lo movimiento en la cuenta de Activo, Pa ivo y


Patrimonio deben er reconocida fácilmente en lo regi tro contable y er
exre ada en término monetario . La unidad monetaria ara la contabilidad y ara la
información financiera, en la Reública del Œcuador e el dólar de lo Œ tado Unido
de Norteamérica.

Partida Doble: Œn toda ONG cada oeración que e regi tre afectará or lo meno a
do artida en lo regi tro de contabilidad, e n ba e al i tema de regi tro or artida
doble y al rinciio de que no hay deudor in acreedor y vicever a.

Co to De Adqui icion: Œl activo fijo debe llevar e al co to de adqui ición o con trucción,
cuyo valore e encuentran en la cuenta hi tórica , a no er que dicho co to no
tenga ignificado alguno. Œl co to de lo terreno debe mo trar e or lo regular or
earado. Œl co to de con trucción incluye el total de co to directo y lo co to de
ga to generale tale como ingeniería, uervi ión, adm ini tración, intere e e
imue to . Lo ítem tratado como activo fijo deben tener, ara la In titución, al
meno una vida útil de un año en er ectiva, aunque normalmente e ta vida útil e
con iderada má larga. Deben e tablecer e medida o criterio ráctico ara oder
hacer di tincione uniforme entre activo fijo, ga to de oeración y mantenimiento.

Ob olecencia: Lo biene que ya no e tán en ervicio deben retirar e mediante cargo a


la re erva or dereciación o a ga to directamente, a fin de qu e lo activo fijo
rere enten lo biene roio al ervicio in titucional.

Πtado Financiero : Lo Πtado Financiero deben aju tar e a la norma alicable


de información incluida en la Norma de Auditoria Generalmente Acetada .

Norma Œcuatoriana De Contabilidad Alicable A La ONG¶ .

Mediante re olución de la Federación de Nacional de Contadore del Œcuador de fecha


8 de Julio de {, e emiten la Norma Œcuatoriana de Contabilidad NŒC y con
Re olución Nº { el Servicio de Renta Intern a , re uelve di oner que la
Norma Œcuatoriana de Contabilidad NŒC número del { al {, ean de alicación
obligatoria or arte de lo contribuyente obligado a llevar contabilidad.

Sin embargo, e nece ario aclarar que la NŒC han ido emitida ara regular,
e tandarizar y armonizar lo rocedimiento contable univer ale , lo mi mo que e
dirigen bá icamente a la emre a comerciale , indu triale y de ervicio . Pe e a
ello, de la revi ión de la { NŒC e ob erva que alguna i on alicable en la
tarea que de arrollan la ONG¶ .

Nec {. Pre entación de e tado financiero : Œ ta norma debe er alicada en la


re entación de todo lo Œ tado Financiero de roó ito general rearado y
re entado de acuerdo con la Norma Œcuatoriana de Con tabilidad. Lo Œ tado
Financiero de roó ito general on aquello que tienen el objetivo de cumlir con la
nece idade de información de lo u uario y en e te ca o de la Agencia Donante
cuya información e roce ada a la medida, cumliendo nece ida de de información
muy e ecífica .

Un juego comleto de lo Πtado Financiero incluye lo iguiente comonente : a)


Balance General; b) Œ tado de Re ultado ; c) Œ tado de re entación de lo cambio
atrimoniale ; d) Œ tado de Flujo de Œfectivo y; e) Política contable y nota
exlicativa .

Œl objetivo de e ta norma e dar cuenta en forma ignificativa de lo fondo donado


or la Agencia de Cooeración y or u acreedore , de tal manera que al er
con iderado con el Pa ivo y con el Patrimonio re ulte una re entación objetiva de la
ituación económica de la In titución tanto al comienzo como al fin del ejercicio.
Debemo entender que lo Πtado Financiero no tienen or objetivo mo trar lo
valore actuale de lo biene de la ONG ni lo valore que odrían obtener e en ca o
de culminación o liquidación de u rograma o royecto .

NŒC . Utilidad O Perdida Neta Por Œl Periodo: "Œl objetivo de e ta Norma e eñalar
la cla ificación, revelación y tratamiento contable de cierta artida en el Œ t ado de
Re ultado , de modo que toda la emre a (ONG¶S) lo rearen y lo re enten obre
una ba e con i tente"

Πta Norma retende que la In titucione den cuenta de la venta , lo ingre o , la


utilidade , lo co to de venta , lo ga to , la gananci a y la érdida en forma tal
que re enten objetivamente lo re ultado de la oeracione del ejercicio o ejercicio
en cue tión.

NŒC {3. Contabilizacion De La Dereciación: Œl alcance de e ta Norma tiene que ver


con la obligación de contabilizar la de reciación de lo activo fijo de reciable ya
que é ta uede tener un efecto ignificativo al determinar y re entar la ituación
financiera y lo re ultado de la oeracione de una entidad.
Œl monto de la dereciación de un activo de reciable deberá er a ignado, obre una
ba e i temática, a cada uno de lo eríodo contable que alcance la vida útil del
activo, la mi ma que debe e timar e de ué de con iderar lo iguiente factore : u o
y de ga te fí ico e erado, ob ole cencia y límite legale o de otro tio ara el u o de
un activo.

NŒC {. Conver ión De Œ tado Financiero Para Œfecto De Alicar Œl Œ quema De
Dolarizacion: Según Regi tro Oficial No. , ublicado el {3 de Abril del , y, egún
re olución No. SB SC SRI {, e arueba la Norma Œcuatoriana de Contabilidad NŒC
No. {. La correcta adatación al e quema de dolarización y la conver ión de lo
Œ tado Financiero de ucre a dólare , exige una revi ión detallada de la e trategia
de imlantación del nuevo i tema, el cronograma y l o a o nece ario a eguir,
o ible roblema que e ueden re entar, y la coordinación de la diferente etaa
que la in titucione tienen que afrontar ara que e ta imlantación ea exito a.

"La alicación del e quema de dolarización incluye adata r la tran accione de la


in titución ara llevar la contabilidad en US Dólare ".

La tran accione a er adatada e refieren a todo lo ciclo o movimiento


económico de la ONG¶ ; imlica bá icamente adatar lo valore en lo i tema de
cobro (cuenta or cobrar), comra (cuenta or agar), Inventario (activo fijo ) y
en Role de Pago o Nómina . Œn la mayoría de In titucione e ta arte erá un trabajo
rincialmente del área contable y de Si tema .

Según lo manife tado en el Sulemento del Diario Œl Comercio titulado Dolarización,


ublicado el { de Abril del ; la NŒC { y { ermiten la conver ión de la cifra
contable de ucre a dólare , ara lo cual e requieren eguir tre a o
fundamentale :

Œl rimer a o que e debe dar ara dolarizar la contabilidad de una In titución, e el


conocido como reexre ión monetaria integral. Œ to quiere decir que a artir del { de
Œnero del , la artida no monetaria (activo , a ivo y atrimonio) del balance
general deben aju tar e a lo n ivele de inflación acumulado a la fecha de tran ición,
que e e tablece en el 3{ de Marzo del . Œl método e el mi mo que e venía
utilizando con anterioridad, in embargo el efecto de la exo ición de la cuenta a la
inflación no e regi trará en e l atrimonio, i no que or e te eríodo va al e tado de
re ultado , e te aju te contablemente e regi trará en una nueva cuenta denominada
Re ultado de Œxo ición.

Œl egundo a o e la utilización del índice de corrección de brecha entre la inflación y


la devaluación del ucre.
Œn lo do último año , el egundo indicador ha ido mayor que el rimero. A í
mientra en {8 la inflación fue del 3% la devaluación alcanzó el .{3%. Œn {
e te comortamiento fue má di tor ionado, la inflación regi trada fue del .% y la
devaluación anual del {.%. Œntonce , el objetivo e reconocer contablemente el
cambio real del oder adqui itivo del ucre. Œl índice e ecial de corrección de brecha
e igual a la variación acumulada de la diferencia entre la ta a de inflación y la
devaluación del eríodo comrendido entre el 3{ de diciembre o la fecha de origen y
el 3{ de marzo del . La fecha de origen e el día en que e rodujo la tran acción ;
or ejemlo, i la In titución comró el  de Mayo de { un a ca a, la fecha de origen
ara la cuenta de amortización de e te bien e reci amente el  de mayo del
mencionado año.

Œl tercer a o e el má imle y con i te en dividir la artida no monetaria ara


. ucre y de e a manera e tienen dolarizada la diferente cuenta .

Œl roce o de conver ión de lo Œ tado Financiero de ucre a dólare alicando la


NŒC {, eñala que e requi ito que el roce o de conver ión debe quedar
uficientemente documentado en nota a lo e tado financiero .

Lo Controle Interno Œn La ONG¶ .

Como en toda actividad emre arial, lo controle interno deben er e tablecido en


forma clara y reci a ara evitar errore en u interretación y alicación. Œn alguna
ONG¶ , lo rocedimiento interno y u reglamento  ermiten ejercer un mejor control
obre lo recur o in titucionale romoviendo la eficiencia de la oeracione y
a egurando el cumlimiento de la olítica admini trativa .

Lo reglamento má utilizado ara alicar el control interno en la ONG¶ , tie nen que
ver con lo movimiento de Caja y Banco , de lo fondo de Caja Chica, de Anticio a
Proveedore y el de Comra y Adqui icione .
Control interno de caja y banco

A ecto contable :

Según la olítica admini trativa y contable alicada en varia O NG¶ , lo iguiente


mecani mo de control interno, deben er alicado obligatoriamente en u in titución
ara a egurar un control contable y financiero eficiente:

Toda la oeracione que e efectúen or Caja, e realizarán teniendo en


con ideración el Plan de Cuenta In titucional.
Œl Deartamento de Contabilidad cuando realice modificacione , aertura o
eliminación de cuenta del Pan General de Cuenta , debe comunicar inmediatamente al
Te orero o a la er ona re on able de Caja.

Œl Cajero contabilizará diariamente todo lo documento que imliquen un ingre o o


alida de dinero, lo cuale deben e tar debidamente u tentado con documento que
reúnan lo requi ito fi cale y tributario a í como, la autorizacione de lo
funcionario del Programa o Proyecto e ecífico.

Œl Deartamento de Contabilidad autoriza todo loa documento en eñal de


conformidad con la documentación u tentatoria.

Ningún documento erá agado y regi trado or Caja , i no cuenta con la autorización
del Deartamento de C ontabilidad, revio chequeo y/o verificación del aldo
re uue tario, alvo aquello que e originen or la liquidacione de remuneracione
y Beneficio Sociale , que cometen al Deartamento de Admini tración o de Per onal,
i lo hubiere.

Al efectuar el ago de alguna obligación derivada or re tación de ervicio


er onale , el Cajero e tá en la obligación de deducir lo imue to que cau are e te
ago y que deberán er con ignado en el Deartamento de Contabilidad al momento
de autorizar el ago, e to quiere decir que el Deartamento de Contabilidad ordenará al
Cajero el imorte que deberá retener or imue to .

Toda la obligacione a er cancelada or Caja deben e tar debidamente


autorizada or el Director Œjecutivo y el Admini trador, o alguna er ona de reemlazo
en ca o de au encia de alguno de ello .

Todo lo cheque emitido deben nece ariamente er firmado or mínimo do


er ona , una de ella erá obligatoriamente la del Director Œjecutivo y la otra odrá er
del Admini trador, Te orer o o algún miembro del Con ejo Directivo, a ignado en
A amblea de Socio .

Toda la documentación relativa a anticio de remuneracione , ré tamo er onale


y otro ago al er onal que e tén directamente relacionado con la remuneracione ,
deben contar nece ariamente con el Vi to Bueno del Director Œjecutivo.

A ecto admini trativo

A). Ingre o de caja:


Todo lo comrobante de ingre o deben er re numerado en original y do coia ,
el original erá archivado con el recibo de ingre o de caja, la rimera coia erá
archivada en el control de documento de cada Programa o Proyecto afectado y la
egunda coia erá entregada al deo itante en e e in tante.
Todo lo cheque que e reciban deben er girado a nombre in titucional.
No e acetarán cheque o fechado .
Todo cheque ingre ado or caja debe er inmediatamente cruzado y endo ado
mediante una leyenda que exlique a qué cuenta erá deo itado, de qué Banco y el
nombre del titular de la cuenta.
No e ermitirá al Cajero recibir dinero o valore en cu todia, que no hayan ido
reviamente autorizado or el Director Œjecutivo.

B). Œgre o de caja:

Todo lo fondo ingre ado a Caja or cualquier conceto deben er deo itado en
la cuenta bancaria el mi mo día que ocurre la oeración.
La er ona encargada de realizar lo deó ito bancario debe verificar lo dato de la
aeleta de deo ito y firmar en ella en eñal de haber recibido a ati facción lo
valore que e mencionan en ella.
La coia de la aeleta de deó ito con el ello del rec ibidor del Banco, deben er
entregada el mi mo día del deó ito al Cajero, ara u tentar lo a iento contable
or el egre o de fondo .
Lo egre o de toda la oeracione realizada or caja deben er agada con
cheque, ara facilitar el control inte rno. Lo ago con cheque e efectuarán en lo
iguiente ca o :
La factura , Nota de Venta y Comrobante de liquidación de comra y re tación
de ervicio re entado or lo Proveedore , que ean re entado cumliendo con lo
eñalado en lo numera le anteriore . La documentación corre ondiente al ago de
roveedore de be er entregado al deartamento de Contabilidad al día iguiente ara
u regi tro y archivo corre ondiente.
La reo ición o reembol o de comra efectuada or el er onal, refere nte a
materiale , útile de oficina, de a eo, etc. que e tén debidamente autorizado . La
reo icione o reembol o de lo ga to de viaje en el Paí o fuera de él y lo ga to
de rere entación que ean autorizado debidamente or el Director Œjecutivo.
La reo icione del fondo de Caja Chica; el Cajero adjuntará la lanilla de liquidación y
reo ición del fondo de Caja Chica u tentada con lo documento de ga to .
Lo ago de ervicio de electricidad, teléfono , agua, retencione fi cale , tributo ,
imue to municiale , etc. erán cancelado en la fecha de u vencimiento.
C). Cierre de caja:

Œl Cajero debe regi trar todo lo movimiento de Caja efectuado durante el día en el
arte diario de ingre o y en el arte diario de ago , en e te último f ormato e
e tablecerá el aldo de Caja.
Œl cierre de Caja tendrá definida una hora e ecífica, toda oeración de ingre o y/o
egre o de Caja, o terior al horario e tablecido de cierre, erán con iderado como
oeracione fuera de hora y con fecha de regi tro del día iguiente.

D). Control de giro de cheque :

Œl Cajero llevará un control de la adqui ición de la chequera y verificará la


numeración correlativa y la cantidad de lo cheque .
Se girarán lo cheque atendiendo el orden correlativo de lo mi mo , en ca o de
anulación de un cheque, e debe regi trar en el arte diario de Caja con la alabra
ANULADO, en la cual debe incluir e el cheque original que lleve un ello de ANULADO
y erá erforado ara mayor eguridad.
Todo cheque erá emitido con un Comrobante Contable de Pago o Œgre o, el mi mo
que en forma obligatoria e llenará lo dato requerido en el formato.

Œ). Norma generale de caja:

Todo documento y comrobante que haya ido cancelado or el Cajero, debe er
ellado inmediatamente con la alabra PAGADO o CANCŒLADO.
Œl Deartamento de Contabilidad odrá realizar arqueo de caja en forma orre iva y
eriódica, cuando lo con idere conveniente.
Cualquier diferencia en el arqueo de caja que ea detectado, erá notificado
inmediatamente al Director Œjecutivo ara la toma de medida conveniente en
coordinación del Deartamento de Contabilidad, ara que e efectúen lo a iento de
aju te re ectivo .

F). Conciliación de fondo :

Cada fin de me e debe efectuar la conciliación de fondo en m oneda extranjera, e ta


conciliación comrenderá toda la di onibilidade que tiene la In titución, lo cuale
e comararán con lo aldo que figuran en lo Libro y Regi tro contable oficiale ,
de e ta manera e determinarán la diferencia or aju t e no efectuado del tio de
cambio. La conciliación de aldo en nece aria ara evitar diferencia al fin de cada
eríodo del Proyecto o Programa . Lo aju te que ean realizado erán firmado or
el Director Œjecutivo, al mi mo que e adjuntarán todo lo aele de trabajo que
motivaron la diferencia en la conciliación, ara que a u vez lo Auditore de la
Agencia Donante tengan el material que de con i tencia a lo aju te efectuado .

Control Interno De Fondo Para Caja Chica

Según la ublicación titulada Admini tración Contable y Control Interno lo fondo en


efectivo admini trado mediante la Caja Chica, deben regular e de manera reci a con
el fin de evitar el mal u o de e to recur o , en tal virtud, e hacen la iguiente
ob ervacione :

Œl fondo de Caja Chica e aquel que e tá con tituido or un imorte fijo de dinero en
efectivo, cuyo monto on autorizado de acuerdo con lo requerimiento de la
In titución, u u o e tá de tinado exclu ivamente ara realizar ga to menore e
imrevi to , lo cuale no han ido con iderado ara la emi ione de la órdene de
comra or reducido valor; in embargo e to ga to on con iderado dentro de lo
re uue to arobado or la entidade donataria .

Œl Cajero o la Secretaria General, erán lo únic o re on able de admini trar


correctamente el Fondo de Caja Chica, racionalizando el buen u o del dinero en
efectivo. La aertura del Fondo de Caja Chica, a í como lo incremento del fondo e
efectuarán revia arobación del Director Œjecutivo.
Cada egre o realizado con e te fondo debe er u tentado mediante comrobante
válido que reúnan lo requi ito fi cale y tributario .

Sólo e atenderán de embol o en efectivo cuando e trate de adqui icione de


imorte menore cuyo monto máximo de cada ago no exceda al reviamente fijado.
Œ to de embol o en efectivo erán realizado ara cubrir conceto vario tale
como movilización local, eaje , refrigerio , materiale de oficina, útile de a eo y
limieza, etc.

La autorización ara la adqui ición de u n bien o ervicio corre onde a la máxima


autoridad admini trativa. Œl encargado, ara efectuar lo ago con fondo de Caja
Chica debe verificar que todo lo documento tengan la firma de lo funcionario
autorizado .

La rendición documentada del fondo d e Caja Chica debe ejecutar e con la u tentación
de lo comrobante de ago que en ella e adjuntan. No e debe acetar
comrobante ju tificativo que en u contenido ólo de criban conceto generale
como "or con umo" o "or venta varia " o " ervicio diver o ".
Œl Cajero o Secretaria General al re entar u rendición del ga to en efectivo, llenará la
Planilla de Caja Chica e ecialmente di eñada ara e te fin, en forma detallada.

Œl formato de Planilla ara Liquidación del Fondo de Caja Chica debe co nfeccionar e
en original y coia, el original y lo documento ju tificativo de lo ga to ara er
entregado al Deartamento de Contabilidad ara u regi tro contable y la coia ara
u archivo y control correlativo.

La reo ición del fondo de Caja Chic a con i te en girar en forma oortuna un cheque a
nombre del Cajero, quien e el único re on able del manejo de lo fondo , or un
valor igual al valor total ga tado, reviamente el Deartamento de Contabilidad debe
verificar la uma y i lo documento que e acomañan reúne lo requi ito nece ario
tanto fi cale como tributario , y que en cada documento tenga el ello de cancelado o
agado.
Cuando e tenga utilizado un aroximado al % del fondo de la Caja Chica, e debe
edir u reo ición ara evit ar quedar in dinero mientra e realiza el trámite de
reintegro de fondo .

La autorizacione e crita que modifiquen lo monto a ignado ara Caja Chica


debido a incremento o reduccione deben er archivada y con la coia de la mi ma
e contabilizarán en el momento que e roduzca e ta variación, dando con i tencia y
validez al a iento contable realizado.

Lo arqueo que el Deartamento de Contabilidad realice deben efectuar e en forma


orre iva y eriódica, cualquier anormalidad debe er comunicada or e crito al
Director Financiero ara tomar medida correctiva admini trativa y contable .

Control interno ara comra y adqui icione :

Según la ublicación a la que e hace referencia en el numeral anterior, e hacen varia


ugerencia ara la adoc ión de i tema de control ara realizar comra y
adqui icione con fondo in titucionale , entre la má imortante tenemo :

Œl Director Œjecutivo tiene la facultad de autorizar comra de biene y ervicio ha ta


or lo monto determinado or el Dire ctorio. La autorizacione y ejecucione de
cora deben e tar en función del re uue to arobado or la entidade donataria .

La comra que excedan lo límite determinado or el Directorio, deben er


arobado or e ta in tancia.
Toda comra erá motivo de una olicitud e crita; e ta debe er enviada al Director
Œjecutivo ara u evaluación y arobación.

Toda olicitud de comra debe contar con lo iguiente requi ito : la finalidad ara la
cual erá de tinada dicho equio o material, e ecificacio ne detalla del bien requerido
ara ubicar lo roveedore má adecuado , i e tratan de materiale o equio
e eciale erá conveniente re entar lo o ible roveedore ara facilitar el trámite
de comra, e debe indicar i la comra e ta detallada en el re uue to arobado, e
debe e tablecer el grado de urgencia y rioridad de la comra, e indicará la fecha
límite ara la adqui ición y contendrá la firma de re on abilidad de la er ona que
olicita la comra y de u jefe inmediato.

La er ona o comi ión encargada de comra , al recetar e ta olicitud de comra


debe obtener or lo meno tre cotizacione o Proforma , luego de lo cual e realizará
un e tudio comarativo de la roue ta que encuadren en lo requi ito técnico
olicitado or el u uario a fin de evitar roblema futuro obre calidad y
e ecificacione , luego e ometerá al Director Œjecutivo ara que realice la arobación
final de la comra.
Luego de arobada la roue ta má conveniente, e realizará la Orden de Comra al
roveedor exigiéndole el re eto a la condicione e tiulada en ella. Œl momento de
la receción del equio comrado al roveedor, e debe realizar una examen minucio o
ara comrobar que la caracterí tica y e tiulacione técnica ean la correcta ,
luego de lo cual e recibirá el equio mediante la firma de una Acta de Œntrega y
Receción, en la que debe con tar cualquier defecto menor que no inhabilite el material
recibido y que ueda er ub anada or el roveedor, ca o contrario no e debe
acetar el material o equio deficiente.

Lo documento de u tentación de la adqui icione de biene y ervicio e ujetarán


a lo di ue to or el Servicio de Renta Interna en lo relacionado con la emi ión de
comrobante válido .
Todo ervicio oca ional o erm anente de rofe ionale , e lo debe realizar mediante
"contrato civile de re tación de ervicio ", lo mi mo que deben e firmado y
autorizado or el Director Œjecutivo, en ba e a lo que e tablece el Código Civil ara la
celebración de e to in trumento contractuale .

Lo roce o y regi tro contable ara ong¶


Lo roce o contable :
La ba e rincial ara toda buena organización e el e tablecimiento de rocedimiento
y método encillo de realizar; la información oortuna y lo controle inter no han ido
iemre lo objetivo fundamentale de la contabilidad.

La informacione requerida or el Director Œjecutivo y or el er onal re on able de
la ONG ara la toma de la deci ione en lo di tinto royecto , gira rincialmente
alrededor de la contabilidad, ya que nece itan todo tio de información (contable, extra
contable, hi tórica, ro ectiva, continua, eriódica y accidental), y lo rocedimiento
adotado ara e tablecer el flujo de dato lo mi mo que deben er a travé de lo
canale de información aroiada lo cuale on: documento , informe e eciale y
lo e tado financiero (balance generale , e tado de re ultado , etc.).

De acuerdo con el Manual de Alicación ara la ONG¶ , SASŒ, Perú (ágina  3),
ara que la información ea oortuna y veraz e deben ob ervar la iguiente regla :

Di tribuir lo elemento ejecutivo y lo medio auxiliare en forma coordinada y eficaz


ara que la actividade de la ONG, e de envuelvan con el mayor rovecho o ible.
Toda la tran accione económica re ultante de la ge tión, que han ido originada
or la di tinta área , ean ingre o o artida de ga to, cuya contraartida no
ignifiquen ingre o o de embol o de dinero en efectivo, deben er umillada or el
coordinador del royecto. Œn ca o de er aorte de materiale ignificativo ara el
Proyecto en ejecución, debe informar e a contabilidad, or medio de documento de
re umen, ara u regi tro en forma clara y reci a en lo libro e eciale .
Œvitar que haya dulicidad en la funcione y labore a ignada ara que la revi ione
y regi tro no e hagan reetitivamente.
Poner a di o ición de la er ona encargada de la Auditoria y Revi ione de la
ONG, lo documento y libro de manera que uedan verificar e ráidamente y in
ninguna dificultad.
Œl i tema de contabilidad controlará la adecuada imutación contable de toda la
oeracione realizada en la ONG y que é ta ean incluida en el eriodo contable al
que corre onda.
Llevar la contabilidad en form a e tadí tica ara que uedan er conocido lo
re ultado y e tablecer la comaracione corre ondiente en cada eriodo.

Lo regi tro contable :

La funcione de la Contabilidad e :

A. Analizar y cla ificar


B. Regi trar
C. Re umir la actividade y como con ecuencia de e ta actividade medir lo efecto
roducido en lo royecto de cada ONG.

Lo regi tro contable recomendado , ara detallar la oeracione que diariamente


realizan la ONG¶ on:
Regi tro De Caja: Œn e te regi tro e detallan cro nológicamente todo lo débito y
crédito alicado a la Cuenta Caja, e conveniente di oner de la columna e Saldo
que ermite obtener diariamente lo valore di onible en e ta cuenta.

Regi tro De Banco : Œn e te regi tro e detallan todo lo ingre o , lo egre o y lo


aldo del dinero de la cuenta bancaria in titucionale . Cada rograma o royecto
que e encuentre ejecutando contará con u Cuenta Bancaria indeendiente, el buen
manejo del regi tro de Banco va a roorcionar diariamente la info rmación referente a
lo aldo di onible , evitando obregiro y roblema bancario .

Regi tro De Diario (Libro Diario): Œ te regi tro ermite la anotación diaria de toda la
tran accione u oeracione realizada or la in titución a travé de lo Comr obante
de Ingre o, Œgre o y Diario.
Regi tro De Control Pre uue tario: Œ te regi tro con i te en la anotación detallada de
lo valore que han ido "afectado " a lo diferente re uue to manejado en la
In titución. Para cada artida o ubartida re uue taria, e nece ario abrir un regi tro
que detalle lo ingre o recibido ara financiar cada actividad rogramada en el
re uue to, lo egre o alicado a e te rubro y el aldo de fondo exi tente en el
rubro.

Toda tran acción que e realice, cualq uiera que ea u naturaleza, i ha de er


regi trada en lo libro contable debe er confirmada or e crito y ara ello, utilizará,
como e había mencionado, lo comrobante de ingre o, egre o o de diario, donde
quedarán detallada la oeracione , lo e lemento que en ella han intervenido y lo
derecho y obligacione que e derivan de la mi ma ; de e ta manera, e evitarán la
duda , la mala interretacione y lo motivo de mucha cue tione legale .

De igual manera, lo documento de re aldo de la oeracione involucrada


quedarán archivada junto a lo comrobante de ingre o, de egre o o diario, a fin de
darle mayor con i tencia a la oeracione .
Œl análi i y la cla ificación exigen un rocedimiento ordenado y la contabilidad trata de
di oner bajo cla ificacione redeterminada un conjunto de acontecimiento que
tienen lugar diariamente en toda ONG, de e ta manera e mucho má fácil entender e
interretar lo regi tro .
Todo e te gran volumen de oeracione cla ificada rinde u utilidad al r e umirlo , ya
que no e olamente una oeración, ino la uma de toda la oeracione de un día,
de una emana, de un me o de un año.
Alguno re úmene de lo regi tro contable ueden hacer e con cierta frecuencia y
otro a grande intervalo . Por ejem lo, e conveniente conocer a diario el re umen de
la oeracione que realiza Caja, mientra que el re umen que e refiere a lo activo
fijo ueden hacer e trime tralmente o eme tralmente como una manera de control
atrimonial.

La actividade de una ONG la odemo rere entar de la iguiente manera:

Oeracione Diaria :

Regi tro del movimiento diario a travé de lo Comrobante de Ingre o, Œgre o y


Diario.
Control de la Partida Pre uue taria .
Control del movimiento de Caja y Banco , arqueo y dete rminación de aldo .
Informe men uale :
Balance General Con olidado
Informe or artida y ubartida re uue taria or royecto o rograma .
Detalle de ago realizado
Liquidación de fondo di onible or royecto o rograma
Conciliacione bancaria
Informe anuale :
Balance General con olidado
Informe Œxterno de la ONG
Informe Interno de la ONG
Lo Comrobante

Se ugiere que ara efecto contable la ONG¶ elaboren lo Comrobante de


Ingre o , de Œgre o y de Diario, ara regi trar cada u no de lo movimiento
económico que realicen.

La ONG¶ on entidade reconocida jurídicamente or el Œ tado (amarada


legalmente or el Título XXIX del libro rimero del Código Civil Œcuatoriano) que
romueven rograma y royecto orientado a mejora r la condicione de vida de la
oblación ecuatoriana, con fondo roveniente de la cooeración internacional, el
Πtado, la emre a rivada y de roce o autoge tionario .
"La ONG¶ on entidade autónoma , legalmente e tablecida que o een e tatu de
no beneficio y organizada or ciudadano comune (rofe ionale , técnico y
trabajadore de camo), cuya motivación rimaria e mejorar el nivel de vida de u
ueblo. Œlla orientan u ervicio a u mi ión en término de guiar (orientar,
acomañar), irven a la oblación en diver a y comleja actividade relacionada con
roce o de de arrollo, tale como la generación de conocimiento, la re tación de
ervicio que re ondan a la ati facción de la nece idade humana fundamentale ,
y la inve tigación y alicación de e trategia alternativa de de arrollo que romuevan
la tran formación ocial. Aunque u trabajo uede tener imlicacione olítica , no on
artido olítico y tienden a mantener una o ición olítica indeendiente".

Según el Juri ta Cabanella , e entiende a e te tio de organizacione como a cierto


atrimonio ligado a un fin lícito de carácter benéfico, iado o, científico o de in trucción,
determinado or la voluntad de una o má er ona . Lo elemento a tener e en
cuenta on:

Œl ujeto de deber que e el fundador y el ujeto de derecho que e el beneficiario.


Œl objeto e el atrimonio o biene que e de tinan e te fin.
La forma determinada or u finalidad
La diver idad de e ta organizacione ha hecho que la legi lación civil la t iifique
como A ociacione , Fundacione y Cororacione .

Según la A ociación de Cororacione de De arrollo de la Microemre a ASOMICRO,


en u libro titulado "Movilización de Recur o Privado Locale ara el De arrollo y
Marco Jurídico que rige a la ONG¶ ", ublicado or IRFŒYAL, Œnero de {, (ág.{
{{); lo que le di tingue a la ONG¶ de otra del ector rivado o úblico e
fundamentalmente u finalidad y la naturaleza de u atrimonio. La finalidad e el bien
común o ocial que e refiere al gr uo beneficiario directamente e tablecido or la
organización; en cuanto al atrimonio, é te e caracteriza or er de tinado únicamente
ara lo fine in titucionale , y or otra arte, el atrimonio ertenece a la in titución,
ma no ertenece a ninguno de u miembro o ocio .

Œn el Œcuador, egún el Directorio de Organizacione Sociale de De arrollo, Œdición


., ublicado or Fundación Alternativa, Abya Yala y el PNUD, exi ten un total de
 ONG¶ nacionale regi trada , la mi ma que e encuentr an ejecutando un total
de 3{8 Proyecto . Una imortante concentración de lo ervicio que re tan lo
royecto ejecutado , ugiere que la ONG¶ ulen en gran medida la nece idade
bá ica de atendida or el Œ tado.
Si bien e cierto que la ONG¶ tie nen una ignificativa contribución al de arrollo,
mucha de ella re entan limitacione interna que interfieren con u normal
de envolvimiento y exan ión; la limitacione a la que e hace referencia, han ido
detectada en el control del u o y manejo de fondo y de cómo informar a la Agencia
Donante .

Œl trabajo inve tigativo e e tructura en tre Caítulo , concatenada entre í y


ecuenciale en u e tudio; el rimer Caítulo trata obre la fundamentación teórica de
la Contabilidad, de u concetua lización e imortancia y de u camo de alicación.
Œ te Caítulo tiene como objetivo, el introducir en el tema inve tigado y dotar de la
uficiente fundamentación

teórica a la inve tigación, allí e exre an lo criterio y conceto obre la ciencia


contable que tienen vario inve tigadore y e tudio o ; ademá de la oinione
roia del autor de e ta Monografía.
Œl egundo Caitulo tiene relación con lo Princiio de Contabilidad y con la Norma
Œcuatoriana de Contabilidad NŒC, que obligatoriam ente deben er alicada en la
ONG¶ ara a egurar un criterio uniforme y tran arente de u i tema financiero.

También, e detallan con e ecial énfa i la herramienta nece aria lo


rocedimiento que e deben eguir ara a egurar un Control Interno eficiente y lo
roce o y regi tro contable que e ugieren ean utilizado or la ONG¶ ara u
normal de emeño.

Œl Tercer Caítulo hace referencia a lo Informe Financiero que la ONG¶ deben


re entar a la Agencia Donante , e re entan lo for mato de cada informe
eñalando y la eriodicidad de u re entación, trata también de lo Œ tado
Financiero Con olidado , lo que con i ten en agruar en un Balance de Situación y
en uno de Re ultado , lo movimiento contable realizado en todo lo  royecto y/o
rograma que e ejecutan, demo trando de manera integral la ituación financiera de
la ONG, al final del año fi cal, e decir al 3{ de Diciembre.