BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Secara umum surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan
informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama
pribadi (sendiri) ataupun karena kedinasan.
Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk
membicarakan masalah yang dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan
bahwa surat adalah alat komunikasi penting dalam tata kerja tata usaha.
Apabila terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan
berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau
lazimnya korespondensi.
Surat-menyurat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan
keluar yang meliputi penerimaan, penggolongan, pengarahan, pencatatan,
pendistribusian dan pengiriman surat keluar.
Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan di SMK Tamansiswa
Rancaekek, masih banyak kinerja tata usaha bagian pengarsipan kurang
efisien karena masih menerapkan sistem pengarsipan konvensional yakni
dengan cara ditulis dalam buku agenda. Hal tersebut merupakan
permasalahan yang ada ketika ingin mencari kembali surat yang telah
diarsipkan tersebut sulit didapat kembali karena tidak adanya pencatatan
mengenai di mana surat itu disimpan dan diarsipkan.
Berdasarkan permasalahan diatas, diperlukan suatu sistem
informasi yang mampu melakukan manajemen surat yaitu dalam
pengelolaan surat masuk dan surat keluar meliputi agenda surat,
penanganan disposisi surat dan pengarsipan surat serta sistem ini akan
dibangun berbasis web. Sesuai perkembangan teknologi saat ini aplikasi
manajemen surat berbasis website sangat dibutuhkan karena dapat
meningkatkan produktifitas kerja suatu instansi.
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengembangkan sistem
informasi manajemen surat sesuai dengan kebutuhan tata usaha bagian

1
 kearsiapan, mempermudah proses pencarian dokumen surat masuk dan
surat keluar serta penataan arsip surat yang lebih baik. Dengan adanya
sistem manajemen surat ini diharapkan mampu membantu untuk
mempercepat dalam memperoleh kebutuhan informasi serta mewujudkan
sistem manajemen surat secara sistematis.
Nantinya sistem aplikasi berbasis web yang akan di bangun
menggunakan dua bahasa pemrograman yaitu PHP dan CSS, untuk
penyimpanan database nya menggunakan MY SQL.
Menurut jurnal yang saya baca yaitu jurnal ( Journal Informatic
Technology And Communication ) yang berjudul Membangun Aplikasi
Pengelolaan Surat Berbasis WEB pada SMK Negeri 1 Boyolali. Yang
mempunyai tujuan penulisan jurnalnya untuk 1) Membuat aplikasi surat
masuk dan surat keluar yang dapat menyimpan berkas surat masuk secara
aman serta berkas surat masuk yang disimpan dapat dilihat dan dicari
sesuai dengan kebutuhan. 2). Membuat aplikasi laporan surat sesuai
dengan tanggal atau waktu yang dibutuhkan serta menampilkan data-data
surat yang sesuai dengan pengarsipan surat yang telah dimasukkan. 3).
Membuat aplikasi untuk mengatasi masalah yang selama ini terjadi.
Metode perancangannya menggunakan metode prototype, analisa dan
desain sistem dengan Unified Modelling Language. Hasil penelitian
berupa aplikasi untuk mempermudah user dalam pencatatan dan
pengarsipan data surat masuk dan surat keluar.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas, maka dapat dirumuskan sebagai

berikut:

1. Bagaimana cara membangun sistem aplikasi penyimpanan

dan pendataan surat masuk atau surat keluar?
2. Bagaimana cara mempermudah pencarian surat yang telah
di arsipkan menggunakan sistem aplikasi surat?

2
 3. Bagaimana melakukan pengamankan surat yang telah
didata?
4. Bagaimana meneruskan penerimaan surat masuk kepada
kepala sekolah?
C. Batasan Masalah

Agar penelitian dalam proposal skripsi ini lebih mudah dalam

pembahasan, maka diperlukan pembatasan masalah, yaitu:

1. Sistem aplikasi web yang dibuat hanya berfungsi sebagai

pencatatan surat masuk atau keluar.
2. Sistem aplikasi melakukan mengamanan atau pencarian
document yang telah di scan atau surat yang sudah menjadi
softfile.
3. Sistem aplikasi membuat documen terusan untuk kepala
sekolah.
D. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah :

1. Membangun sistem aplikasi pendataan surat berbasis web

di SMK Tamansiswa Rancaekek.
2. Mempermudah pendataan surat masuk atau surat keluar
SMK Tamansiswa Rancaekek.
3. Mempermudah melakukan pencarian surat masuk atau surat
keluar di SMK Tamansiswa Rancaekek.
E. Manfaat Penelitian

Manfaat dari penelitian ini yaitu mampu membantu untuk

mempercepat dalam memperoleh kebutuhan informasi serta
mewujudkan sistem manajemen surat secara sistematis.

3
 BAB II

KAJIAN PUSTAKA DAN KERANGKA PEMIKIRAN

A. Kajian Pustaka

1. Sistem Informasi

Sistem Informasi merupakan kumpulan komponen yang saling

berhubungan untuk mengolah input (data) menjadi output (informasi)
sehingga dapat memenuhi kebutuhan pemakai. Dari pendapat-pendapat di
atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah suatu sistem yang
terdiri dari kombinasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk mencapai
tujuan (mengolah input menjadi output).[ CITATION Abd04 \l 1057 ]

2. Surat

Surat sebagai suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk

menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.
Dengan lebih jelasnya, Surat adalah alat komunikasi tertulis untuk
menyampaikan pesan kepada pihak lain yang memiliki persyaratan khusus
yaitu penggunaan keras, penggunaan model/bentuk, penggunaan kode dan
notasi, pemakaian bahasa yang khas serta pencantuman tanda tangan.
[ CITATION Agu05 \l 1057 ]

3. PHP (Hypertext Preprocessor )

PHP adalah (Hypertext Preprocessor) adalah bahasa pemrograman

web berupa script yang dapat diintegrasikan dengan HTML.[ CITATION
Anh10 \l 1057 ]

4. CSS (Cascading Style Sheet )

CSS merupakan bahasa pemrograman web yang digunakan untuk

mengatur style-style yang ada di tagtag HTML.[CITATION Win10 \l 1057 ]

4
5. Xampp

XAMPP adalah salah satu paket instalasi apache, PHP, dan

MySQL secara instant yang dapat digunakan untuk membantu proses
instalasi ketiga produk tersebut.[CITATION 09Wa \l 1057 ]

6. Basis Data ( Data Base )

Database atau biasa disebut basis data merupakan kumpulan data

yang saling berhubungan. Data tersebut biasanya terdapat dalam tabeltabel
yang saling berhubungan satu sama lain, dengan menggunakan
field/kolom pada tiap tabel yang ada.[ CITATION Win10 \l 1057 ]

G. MySQL(My Structure Query Language)

MySQL (My Structure Query Language) adalah sebuah perangkat

lunak sistem manajemen basis data SQL Database Management System
atau DBMS dari sekian banyak DBMS seperti Oracle, MS SQL, Postagre
SQL dan lainnya.[ CITATION Anh10 \l 1057 ]

5
B. Kerangka Pemikiran

Pada tahap ini penelitian Aplikasi surat Masuk dan keluar dapat dilihat
pada gambar berikut.

Gambar 1.1

Tahapan penelitian yang telah digambarkan pada gambar 1.1 dapat jelaskan
sebagai berikut :

1. Studi Literatur, Tahap pertama dalam penelitian ini adalah studi literatur.
Dalam studi literatur ini terdapat tiga tahapan yaitu tentang Aplikasi surat masuk
dan keluar dan model waterfall sebagai perangkat lunak kemudian penggunaan
model waterfall yang akan digunakan dan studi lapangan berserta objek
penelitiannya.

2. Perangkat Lunak Model Waterfall, Pembangunan Aplikasi surat masuk dan

keluar ini menggunakan model waterfall. Model ini memiliki tahapannya
diantaranya tahap analisis, tahap implementasi berupa proses install aplikasi,
kemudian tahap testing dan tahap Usability dan acceptance test Teknik yang
digunakan dalam penelitian ini adalah teknik wawancara dan observasi. Teknik

6
wawancara dilakukan terhadap Staff Tata usaha SMK Tamansiswa rancaekek.
Teknik wawancara ini akan menghasilkan requirement yang diinginkan untuk
mengimplementasikan sebuah Aplikasi surat masuk dan keluar.

7
 BAB III

OBJEK DAN METODE PENELITIAN

A. Objek Penelitian

Yang dimaksud obyek penelitian, adalah hal yang menjadi sasaran

penelitian[ CITATION Kam89 \l 1057 ] . Menurut [ CITATION Sup00 \l 1057 ] obyek
penelitian adalah himpunan elemen yang dapat berupa orang, organisasi atau
barang yang akan diteliti. Kemudian dipertegas[ CITATION Ant86 \l 1057 ], obyek
penelitian, adalah pokok persoalan yang hendak diteliti untuk mendapatkan data
secara lebih terarah. Adapun objek dalam penelitian kali ini meliputi :

1. Pencatatan surat masih menggunakan buku agenda.

2. Menyimpanan surat masuk tidak di atur dengan baik yang bisa
mengakibatkan kehilangan atau kerusakan pada surat tersebut.
3. Sulitnya mencari surat masuk karena tidak tertata dengan baik.

B. Metode dan Desain Penelitian

Desain penelitian adalah suatu strategi untuk mencapai tujuan penelitian

yang telah ditetapkan dan berperan sebagai pedoman atau penuntun peneliti pada
seluruh proses penelitian. [CITATION Nur03 \l 1057 ]

Pada penelitian ini metode yang digunakan adalah metode studi kasus.
Menurut [CITATION Nur03 \l 1057 ] Studi kasus merupakan rancangan penelitian
yang mencakup pengkajian satu unit penelitian secara intensif, misalnya satu
pasien, keluarga, kelompok, komunitas, atau institusi. Jadi karakteristik studi
kasus adalah subjek yang diteliti sedikit tetapi aspek-aspek yang diteliti banyak.

C. Langkah – Langkah Penelitian

Untuk penelitian kali ini peneliti sudah beberapa kali melakukan observasi
ke bagian Tata Usaha SMK Tamansiswa, melihat bagaimana proses pencatatan
surat masuk dan keluar masih dilakukan secara manual serta dokumen atau surat
yang masuk tidak dilakukan pemberkasan dengan baik, setelah itu peneliti juga
beberapa kali melakukan wawancara terhadap staff Tata Usaha SMK Tamansiswa

8
Rancaekek, menanyakan beberapa masala yang ada dalam pengelolaan surat
menyurat ini.

D. Sumber Data dan Alat Pengumpulan Data

Yang dimaksud sumber data dalam penelitian adalah subyek dari mana
data dapat diperoleh. Apabila penelitian menggunakan kuisioner atau wawancara
dalam pengumpulan datanya, maka sumber data disebut responden, yaitu orang
yang merespon atau menjawab pertanyaan peneliti, baik pertanyaan tertulis
maupun lisan. Apabila peneliti menggunakan teknik observasi, maka sumber
datanya bisa berupa benda, gerak atau proses tertentu.

Jadi untuk sumber data yang peneliti dapatkan berasal dari teknik wawancara serta
observasi

E. Teknik Pengolahan Data

Data adalah catatan atas kumpulan fakta. Data merupakan bentuk jamak
dari datum, berasal dari bahasa latin yang berarti “sesuatu yang diberikan”. Dalam
penggunaan sehari-hari data berarti suatu pernyataan yang diterima secara apa
adanya. Pernyataan ini adalah hasil pengukuran atau pengamatan suatu variabel
yang bentuknya dapat berupa angka, kata-kata, atau citra.

Dalam keilmuan (ilmiah), fakta dikumpulkan untuk menjadi data. Data

kemudian diolah sehingga dapat diutarakan secara jelas dan tepat sehingga dapat
dimengerti oleh orang lain yang tidak langsung mengalaminya sendiri, hal ini
dinamakan deskripsi. Pemilahan banyak data sesuai dengan persamaan atau
perbedaan yang terkandung dinamakan klasifikasi.

Menurut berbagai sumber lain, data dapat juga didefinisikan sebagai

berikut :

1. Menurut kamus bahasa inggris-indonesia, data berasal dari kata datum

yang berarti fakta
2. Dari sudut pandang bisnis, data bisnis adalah deskripsi organisasi tentang
sesuatu (resources) dan kejadian (transactions) yang terjadi

9
 3. Pengertian yang lain menyebutkan bahwa data adalah deskripsi dari suatu
kejadian yang kita hadapi

Intinya data adalah suatu fakta-fakta tertentu sehingga menghasilkan suatu

kesimpulan dalam menarik suatu keputusan. Hasil pengumpulan data yang sudah
dilakukan oleh peneliti terhadap masalah yang ada dibagian Tata Usaha
khususnya di bagian surat menyurat melakukan presentase melalui diagram
lingkaran sebagai berikut :

Gambar1.2

10
 Gambar 1.3

Berdasarkan diagram lingkaran di atas perlu dilakukan perbaikan dalam sistem

pengelolaan surat meyurat yang ada di SMK Tamansiswa rancaekek. Dengan itu
peneliti membuat solusi dari permasalahan ini dengan membuat sistem aplikasi
berbasis web untuk pengelolaan surat menyurat yang ada di SMK Tamansiswa
Rancaekek ini, agar pendataan atau pengolahan surat akan lebih optimal
kedepannya.

11