BAB 6 AUDIT PRODUKSI DAN OPERASI

Adanya tekanan yang sangat kuat terhadap bisnis manufaktur saat ini, menuntut perusahaan
untuk lebih cerdas dalam menjalankan operasinya. Perubahan permintaan pasar menuntut
perusahaan untuk beroperasi lebih efisien, fleksibel, dan menempatkan produk tepat waktu di
pasar tanpa mengabaikan standar kualitas sesuai dengan spesifikasi pelanggan. Pemahaman
terhadap kondisi inı dan komitmen untuk memuaskan pelanggan, mendorong perusahaan
merancang proses produksi dan operasinya sedemikian rupa sehingga produk yang dihasilkan
mampu memenuhi persyaratan pelanggan dalam kualitas, kuantitas, dan waktu yang tepat.

Industri sebagai suatu sistem, mengintegrasikan empat hal penting dalam keunggulan
bersaing perusahaan yang meliputi: riset pasar, desain produk, proses produksi, dan pemasaran
produk, seperti yang disajikan Roda Deming atau Siklus Deming (siklus PDCA) pada Gambar
6.1. Perbaikan kinerja bisnis modern mencakup keseluruhan sistem industri mulai dari
pemesanan material sampai dengan distribusi produk kepada konsumen, pelayanan purnajual,
dan desain ulang produk.

Berdasarkan hasil riset pasar, diperoleh informasi tentang keinginan konsumen terhadap
Auatu produk. Dari informasi ini kemudian perusahaan merancang desain produk yang sesuai
dengan keinginan pasar. Setiap desain produk menetapkan model dan spesifikasi yang harus
unkuti oleh bagian produksi sehingga produk yang dihasilkan dapat memenuhi spesifikasi
Pelanggan. Di samping itu proses produksi harus berjalan secara efektif dan efisien untuk
ghasilkan produk berkualitas dengan biaya serendah mungkin.

Fungsi produksi dan operasi yang mentransformasikan input menjadi output bertanggung
Awab untuk menghasilkan produk dalam kuantitas dan kualitas yang telah ditentukan, tepat u,
elektif, dan efisien. Dalam aktivitasnya di mulai dari perencanaan sampai dengan pengendalian
dan evaluasi, fungsi ini harus secara optimal menghubungkan kebutuhan pelanggan dengan
kemampuan internal yang dimiliki perusahaan. Kebijakan produksi dan operasi, kapasitas
produksi (sumber daya dan fasilitas), jadwal produksi, inovasi, dan peningkatan berkelanjutan
harus dikonsentrasikan untuk memenuhi kepuasan pelanggan, agar perusahaan memiliki
keunggulan dalam intensitas persaingan yang sangat ketat ini.
 Waktu adalah salah satu komponen dalam keunggulan bersaing. Ketepatan waktu dalam
menyediakan produk di pasar adalah kebutuhan utama strategi bersaing perusahaan. Terlambat
menyediakan produk di pasar sama artinya dengan tidak menyediakan sama sekali karena
perusahaan telah kehilangan kesempatan dan pelanggan memilih produk sejenis yang banyak
tersedia di pasar. Perusahaan tidak cukup hanya mengandalkan loyalitas pelanggan yang dengan
setia menunggu sampai dengan produk yang dihasilkan perusahaan tersedia di pasar. Namun
yang lebih penting, menyediakan produk tepat waktu di pasar adalah -penghargaan kepada
pelanggan atas loyalitasnya menggunakan produk perusahaan dalam memenuhi kebutuhannya.

Kuantitas dan kualitas produk yang tepat berhubungan dengan kemampuan perusahaan
memahami kebutuhan konsumen dan cara mereka memenuhi kebutuhan tersebut. Kualitas
berhubungan dengan kemampuan produk memuaskan kebutuhan penggunanya. Berbagai
dimensi kualitas dikembangkan oleh para ahli, salah satu yang mendapat perhatian adalah
kesesuaian (conformance) antara manfaat yang diberikan produk tersebut dengan harapan
penggunanya.

Kemampuan menghasilkan produk dalam waktu, kuantitas, dan kualitas yang tepat belumlah
cukup untuk mendukung keunggulan bersaing perusahaan. Produk harus dihasilkan melalui
proses yang efisien di mana optimalisasi penggunaan sumber daya menjadi pedoman dalam
setiap proses transformasi. Menghasilkan produk dengan biaya produksi yang rendah tanpa
mengorbankan atribut kepuasan pelanggan, berarti perusahaan telah bergerak menuju
keunggulan bersaingnya. Dengan biaya produksi yang rendah, perusahaan dapat menawarkan
produk tersebut kepada pelanggan dengan harga yang lebih rendah relatif dari pesaing tanpa
mengorbankan proporsi margin yang telah direncanakan.

Untuk memastikan bahwa proses produksi dan operasi telah berjalan sesuai dengan
kebijakan dan strategi yang telah ditetapkan, membantu mengidentifikasi kelemahan-kelemahan
yang masih terjadi yang dapat menghambat tercapainya tujuan fungsi ini dan mencari solusi
perbaikannya, perusahaan melakukan audit atas fungsi produksi dan operasi baik yang dilakukan
secara adhoc maupun secara periodik.

A. Pengertian Audit Produksi dan Operasi

Audit produksi dan operasi melakukan penilaian secara komprehensif terhadap
keseluruhan fungsi audit produksi dan operasi untuk menentukan apakah fungsi ini telah berjalan
dengan memuaskan (ekonomis, efektif dan efisien). Audit ini dilakukan tidak hanya terbatas
pada unit produksi tetapi juga berlaku untuk keseluruhan proses produksi dan operasi. Audit ini
juga berperan melengkapi fungsi pengendalian kualitas. Beberapa alasan yang mendasari perlu
dilakukannya audit ini antara lain :
1. Proses produksi dan operasi harus berjalan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
2. Kekurangan/kelemahan yang terjadi harus ditemukan sehingga segera dapat diperbaiki.
3. Konsistensi berjalannya proses harus diungkapkan.
4. Pendekatan proaktif harus menjadi dasar dalam peningkatan proses.
5. Berjalannya tindakan korektif harus mendapat dorongan dan dukungan dari berbagai
pihak yang terkait.

B. Prinsip-Prinsip Umum
Beberapa prinsip umum yang memberikan panduan terhadap pelaksanaan audit ini, yang
digunakan oleh auditor sebagai pedoman dalam menjalankan tugas profesionalnya. Prinsip-
prinsip tersebut adalah sebagai berikut:

1. Tujuan utama audit adalah untuk menentukan apakah proses produksi dan operasi yang
berjalan saat ini sudah sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan untuk memastikan bahwa
produk yang dihasilkan konsisten dengan standar kualitas yang telah ditetapkan serta
mengidentifikasi wilayah (bagian) yang masih memerlukan perbaikan.

2. Auditor harus secara objektif dan sistematis mengumpulkan dan menganalisis data yang cukup
dan relevan sebagai dasar penilaian terhadap ketaatan perusahaan dalam menerapkan kriteria
yang telah ditetapkan.

3.Auditor harus mengklarifikasi ketidaksesuaian yang terjadi antara aktivitas produksi dan
operasi dengan kebutuhan kriteria (standar) yang telah ditetapkan dan membuat rekomendasi
untuk peningkatan. Disamping itu, auditor harus mendiskusikan beberapa langkah perbaikan
sebagai solusi atas kekurangan yang masih terjadi dan merupakan tanggung jawab perusahaan
untuk menentukan langkah yang paling tepat untuk memperbaiki ketidaksesuaian tersebut.

C. Tujuan dan Manfaat Audit

Tujuan Audit:

Tujuan yang ingin dicapai melalui pelaksanaan audit ini adalah untuk mengetahui :

1.Apakah produk yang dihasilkan telah mencerminkan kebutuhan pelanggan (pasar)?

2.Apakah strategi serta rencana produksi dan operasi sudah secara cermat menghubungkan
antara kebutuhan untuk memuaskan pelanggan dengan ketersediaan sumber daya serta fasilitas
yang dimiliki perusahaan?

3.Apakah strategi, rencana produksi dan operasi telah mempertimbangkan kelemahan-kelemahan

internal, ancaman lingkungan eksternal serta peluang yang dimiliki perusahaan?

4.Apakah proses transformasi telah berjalan secara efektif dan efisien?

5.Apakah penempatan fasilias produksi dan operasi telah mendukung berjalannya proses secara
ekonomis, efektif, dan efisien?

6.Apakah pemeliharaan dan perbaikan fasilitas produksi dan operasi telah berjalan sesuai dengan
jadwal yang telah ditetapkan dalam mendukung dihasilkannya produk yang sesuai dengan
kualitas, kuantitas dan waktu yang telah ditetapkan?

7.Apakah setiap bagian yang terlibat dalam proses produksi dan operasi telah melaksanakan
aktivitasnya sesuai dengan ketentuan serta aturan yang telah ditetapkan perusahaan?

Manfaat Audit:

Audit fungsi produksi dan operasi dapat membantu manajemen dalam menilai bagaimana fungsi
ini berjalan dalam mendukung pencapaian tujuan perusahaan secara keseluruhan. Secara rinci
audit ini dapat memberikan manfaat sebagai berikut:

1.Dapat memberikan gambaran kepada pihak yang berkepentingan tentang ketaatan dan
kemampuan fungsi produksi dan operasi dalam menerapkan kebijakan serta strategi yang telah
ditetapkan.

2.Dapat memberikan informasi tentang usaha-usaha perbaikan proses produksi dan operasi yang
telah dilakukan perusahaan serta hambatan-hambatan yang dihadapi.
3.Dapat menentukan area permasalahan yang masih dihadapi dalam mencapai tujuan produksi
dan operasi serta tujuan perusahaan secara keseluruhan.

4.Dapat menilai kekuatan dan kelemahan strategi produksi dan operasi serta kebutuhan
perbaikannya dalam meningkatkan kontribusi fungsi ini terhadap pencapaian tujuan perusahaan.

D. Tahap-Tahap Audit

Tahap audit produksi dan operasi meliputi:

1.Audit pendahuluan

Audit pendahuluan diawali dengan perkenalan antara pihak auditor dengan organisasi
auditee. Pertemuan ini bertujuan untuk mengonfirmasi lingkup (scope) audit, mendiskusikan
rencana audit dan penggalian informasi umum tentang organisasi auditee, objek yang akan
diaudit, mengenal lebih lanjut kondisi perusahaan dan prosedur yang diterapkan pada prises
produksi dan operasi.

Pada tahap ini auditor melakukan overview terhadap perusahaan secara umum, produk
yang dihasilkan, proses produksi dan operasi yang dijalankan, melakukan peninjauan
terhadap pabrik(fasilitas produksi), layout pabrik, sistem komputer yang digunakan dan berbagai
sumber daya penunjang keberhasilan fungsi ini dalam mencapai tujuannya.

Setelah melakukan tahapan audit ini, auditor dapat memperkirakan (menduga)

kelemahan-kelemahan yang mungkin terjadi pada fungsi produksi dan operasi perusahaan
auditee. Hasil pengamatan pada tahapan audit ini dirumuskan kedalam bentuk tujuan audit
sementara (tentative audit objective)

2.Review dan pengujian terhadap pengendalian manajemen.

Auditor melakukan review dan pengujian terhadap beberapa perubahan yang tejadi pada
struktur perusahaan, sistem manajemen kualitas, fasilitas yang digunakan dan/atau personalia
kunci dalam perusahaan, sejak hasil audit terakhir. Berdasarkan data yang diperoleh pada audit
pendahuluan, auditor melakukan penilaian terhadap tujuan utama fungsi produksi dan operasi
serta variabel-variabel yang mempengaruhinya. Variabel-variabel ini meliputi berbagai
kebijakan dan peraturan yang telah ditetapkan untuk setiap program/aktivitas, praktik yang
sehat,dokumentasi yang memadai dan ketersediaan sumber daya yang dibutuhkan dalam
menunjang usaha pencapaian tujuan tersebut.

Pada tahap ini auditor juga mengindentifikasi dan mengklasifikasikan penyimpangan dan
gangguan-gangguan yang mungkin terjadi yang mengakibatkan terhambatnya pencapaian tujuan
audit produksi dan operasi. Review terhadap hasil audit terdahulu juga dilakukan untuk
menentukan berbagai tindakan korekif yang harus diambil.

Berdasarkan review dan pengujian yang dilakukan pada tahap ini auditor mendapatkan
keyakinan tentang dapat diperolehnya data yang cukup dan kompeten serta tidak terhambatnya
akses untuk melakukan pengamatan yang lebih dalam terhadap tujuan audit sementara yang telah
ditetapkan pada tahapan audit sebelumnya. Dengan menghubungkan permasalahan yang
dirumuskan dalam bentuk tujuan audit yang sesungguhnya (definitive audit objective) yang kaan
dipahami pada audit lanjutan.

3.Audit Lanjutan (Terperinci)

Auditor melakukan audit yang lebih dalam dan pengembangan temuan terhadap
fasilitas, prosedur, catatan-catatan yang berkaitan dengan produksi dan operasi. Konfirmasi
kepada pihak perusahaan selama audit dilakukan untuk mendapatkan penjelasan dari pejabat
yang berwenang tentang adanya hal-hal yang merupakan kelemahan yang ditemukan auditor.
Disamping itu, analisis terhadap hubungan kapabilitas potensial yang dimiliki dan utilisasi
kapabilitas tersebut di dalam perusahaan sangat penting dalam proses audit.

Untuk mendapatkan informasi yang lengkap, relevan dan dapat dipercaya, auditor
menggunakan daftar pertanyaan (audit checklist) yang ditujukan kepada berbagai pihak yang
berwenang dan berkompeten berkaitan dengan masalah yang diaudit. Dalam wawancara yang
dilakukan, auditor harus menyoroti keseluruhan dari ketidaksesuaian yang ditemukan dan
menilai tindakan-tindakan korektif yang telah dilakukan.

4.Pelaporan

Hasil dari keseluruhan tahapan audit sebelumnya yang telah diringkaskan dalam kertas
kerja audit(KKA) merupakan dasar dalam membuat kesimpulan audit dan rumusan rekomendasi
yang akan diberikan auditor sebagai alternatif solusi atas kekurangan-kekurangan yang masih
ditemukan. Pelaporan menyangkut penyajian hasil audit kepada pihak-pihak yang
berkepentingan terhadap hasil audit tersebut. Laporan audit disajikan dengan format:

a. Informasi latar belakang

Menyajikan gambaran umum fungsi produksi dan operasi dari perusahaan yang diaudit,
tujuan dan strategi pencapaiannya serta ketersediaan sumber daya yang mendukung keberhasilan
implementasi strategi tersebut.

b. Kesimpulan Audit dan Ringkasan Temuan Audit

Menyajikan kesimpulan atas hasil audit yang telah dilakukan auditor dan ringkasan temuan
audit sebagai pendukung kesimpulan yang dibuat.

c. Rumusan Rekomendasi

Menyajikan rekomendasi yang diajukan auditor sebagai alternatif solusi atas kekurangan-
kekurangan yang masih terjadi. Rekomendasi harus didukung hasil analisis dan menjelaskan
manfaat yang diperoleh jika rekomendasi ini diterapkan serta dampak negatif yang mungkin
terjadi di masa depan jika rekomendasi ini tidak diterapkan.

d. Ruang Lingkup Audit

Ruang lingkup audit menjelaskan tetang cakupan (luas) audit yang dilakukan sesuai
dengan penugasan yang diterima dengan pemberi tugas audit.

5. Tindak Lanjut

Rekomendasi yang disajikan auditor dalam laporannya merupakan alternatif perbaikan

yang ditawarkan untuk meningkatkan berbagai kelemahan yang masih terjadi pada perusahaan.
Tindak lajut yang dilakukan merupakan bentuk komitmen manajemen untuk menjadikan
organisasinya menjadi lebih baik dari yang sebelumnya. Dalam rangka perbaikan ini auditor
mendampingi manajemen dalam merencanakan, melaksanakan, dan mengendalikan program-
program perbaikan yang dilakukan agar dapat mencapai tujuannya secara efektif dan efisien.

E. Ruang Lingkup Audit

 Ruang lingkup audit produksi dan operasi meliputi keseluruhan dari program/aktivitas
yang dikelola pada fungsi ini, yang merupakan bagian dari wewenang dan tanggung jawab untuk
mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Secara keseluruhan ruang lingkup audit produksi dan
operasi meliputi:

a.Rencana produksi dan operasi

Rencana produksi dan operasi mengakomodasi rencana fungsi-fungsi bisnis lain, yang
merupakan penjabaran dari rencana pencapaian tujuan perusahaan secara keseluruhan. Rencana
ini menghubungkan kebutuhan pasar atas produk yang dipersyaratkan, aktivitas pengembangan
dan rekayasa, kapasitas produksi, rencana persediaan, keuangan, ketersediaan SDM, bahan baku,
dan tingkat imbal hasil investasi yang dipersyaratkan investor.

Melalui hasil survei pasar dan umpan balik yang diterima dari pelanggan, dapat
diidentifikasi peluang-peluang yang mungkin untuk dikembangkan, yang merupakan selisih
(kesenjangan) antara kebutuhan pasar dengan kemampuan industri untuk memenuhinya.
Menghubungkan peluang-peluang ini dengan kondisi internal perusahaan, rencana induk
produksi dan operasi mencerminkan berbagai usaha yang akan dilakukan untuk memuaskan
kebutuhan pasar dengan mengoptimalkan penggunaan sumber dayanya. Rencana ini akan
menjadi pedoman produksi dan operasi dalam periode tertentu.

Kondisi internal mencerminkan kekuatan dan kelemahan yang terjadi pada perusahaan,
yang akan memengaruhi strategi dalam mengelola peluang-peluang dan pencapaian tujuan
perusahaan. Rencana induk harus mencerminkan optimalisasi penggunaan sumber daya
perusahaan dan mencegah semaksimal mungkin terjadinya kapasitas menganggur. Oleh karena
itu, penyusunan rencana induk harus didasarkan pada ketersediaan kapasitas dan rencana
penggunaanya, peluang dan ancaman yang dihadapi dan usaha-usaha untuk melakukan
perbaikan berkelanjutan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi. Suatu rencana induk
memuat tentang:

1) Jadwal induk produksi (master production schedule –MPS)

Jadwal induk produksi (master production schedule-MPS) membuat spesifikasi tentang

apa yang akan dibuat dan kapan akan dibuat, sesuai dengan rencana produksi. Rencana ini
mencakup input yang akan diproses seperti permintaan konsumen, kemampuan teknis,
ketersediaan SDM, fluktuasi persediaan, kinerja pemasok, dan berbagai pertimbangan lainnya.
Jadwal produksi utama membuat spesifikasi tentang apa yang akan dibuat dan kapan akan di
buat, sesuai dengan rencana produksi. Jadwal produksi ini mendeskripsikan berapa jumlah
produksi yang harus dilakukan untuk setiap kelompok barang, kapan produk tersebut harus
sudah siap untuk diserahkan kepada konsumen, sumber daya apa saja yang harus tersedia untuk
menghasilkan produk sesuai dengan rencana operasi perusahaan dalam memenuhi spesifikasi
pelanggan.

Jadwal produksi yang akurat dapat memininumkan biaya persediaan dan penyetelan (set
up) mesin karena jadwal ini telah menghubungkan antara kebutuhan konsumen dengan jadwal
pengiriman, penerimaan bahan baku dan pengelolaan kapasitas produksi yang dimiliki
perusahaan. Disamping itu, jadwal produksi yang akurat juga dapat meminimumkan kerja
lembur (over time), waktu sumber daya yang menganggur (idle time resources) dan penentuan
tingkat persediaan yang optimal. Hal ini dicapai karena keseluruhan aktivitas produksi mulai dari
kebutuhan bahan baku, penggunaan dan pemeliharaan fasilitas produksi sampai dengan
pelepasan produk ke pasar telah dituangkan dalam jadwal produksi yang terintegrasi dengan
jadwal pada fungsi-fungsi yang lain.

2) Penilaian atas penggunaan kapasitas produksi

Pertimbangan kebutuhan kapasitas berpengaruh secara mendasar terhadap jadwal

produksi utama. Oleh karena itu, perusahaan harus memiliki kebijakan dan strategi yang tepat
berkaitan dengan besaran kapasitas yang harus dimiliki. Perusahaan juga harus memiliki dasar
dan metode yang tepat dalam meramalkan kebutuhan kapasitasnya dimasa depan. Pengelolaan
kelebihan dan penentuan sumber lain jika terjadi kekurangan dalam memenuhi kebutuhan
operasi harus dituangkan dalam suatu pedoman tertulis sehingga pengambilan keputusan
berkaitan dengan kapasitas tidak bias dengan tujuan produksi dan operasi yang telah ditetapkan.
Pertimbangan kapasitas ini harus mendasari terjadinya praktik optimalisasi terhadap penggunaan
kapasitas produksi.

Jika berdasarkan rencana penjualan ternyata rencana produksi lebih daripada kemampuan
kapasitas yang dimiliki, memungkinkan perusahaan untuk menerima pesanan produksi dengan
harga dibawah tingkat laba normal untuk memaksimalkan penggunaan kapasitas. Karena pada
kondisi ini biaya tetap untuk kapasitas yang menganggur yang menjadi dasar perhitungan harga
pokok produk ada dalam posisi nihil (Nol). Rencana induk produksi harus meminimalkan
terjadinya kapasitas menggangur, untuk menjadikan operasi berjalan secara efektif dan efisien.

3) Tingkat persediaan

Secara umum persediaan pada industri manufaktur terdiri atas persediaan bahan baku,
barang dalam proses, barang jadi, dan persediaan perlengkapan (supplies). Untuk apa dan berapa
besaran persediaan dibentuk, harus secara tegas terdeskripsikan dalam kebijakan persediaan
perusahaan, Keputusan tentang persediaan bukanlah keputusan yang berdiri sendiri tetapi sangat
terkait dengan keputusan-keputusan lain seperti arus kas (cash flow), jadwal produksi dan
distribusi termasuk komitmen perusahaan dalam meningkatkan nilai pelanggan. Kebijakan
tentang persediaan bahan baku harus memerhatikan hubungan permintaan atas persediaan
tetsebut, apakah termasuk dalam kelompok permintaan independen atau permintaan dependen.
Hal ini penting sekali karena akan berpengaruh kepada metode permintaan atas persediaan
tersebut dalam mendukung efektivitas dan efisiensi, proses produksi dan operasi.

Metode produksi modern seperti just in time mengisyaratkan tingkat persediaan (zero
inventory). Menurut metode ini keunggulan bersaing perusahaan dirancang mulai dari
perencanaan operasi. Rencana induk produksi dirancang dengan menghubungkan rangkaian nilai
internal dan eksternal, yang dapat mendukung keberhasilan perusahaan. Dalam rencana ini
perusahaan membuka ruang keterlibatan pemasok (penyedia bahan baku), untuk bekerja sama
dalam menyediakan bahan baku yang tepat dari segi waktu, kuantitas dan kualitas yang sesuai
dengan standar yang telah ditetapkan perusahaan. Dengan keterlibatan pemasok ini perusahaan
tidak perlu membentuk persediaan bahan baku yang berlebihan, karena sudah ada jaminan dari
pemasok untuk mendapatkan bahan baku sesuai dengan kebutuhannya. Disamping keterlibatan
pemasok, perusahaan juga membuka ruang terhadap keterlibatan pelanggan dalam rencana
produksinya. Jadwal distribusi untuk memenuhi kebutuhan pelanggan terhadap produk
perusahaan terintegrasikan dengan jadwal produksi yang dibangun, sehingga perusahaan tidak
perlu membentuk persediaan yang berlebihan dalam memenuhi kebutuhan pelanggannnya.
Disamping itu umpan balik dari pelanggan dapat menjadi input yang sangat bernilai dalam
meningkatkan kinerja fungsi produksi dan operasi.

Menghubungkan rantai nilai eksternal (pemasok dan pelanggan) dengan rantai nilai
internal (proses dan kerja sama antarfungsi di dalam perusahaan), menjadikan proses produksi
berjalan sangat efektif dan efisien. Proses produksi dan operasi yang didasari komitmen
perbaikan berkelanjutan dan hubungan pelanggan-pemasok antarfungsi yang bekerja sama,
menghasilkan produk yang sesuai dengan standar keberhasilan perusahaan. Perusahaan tidak lagi
membentuk persediaan (bahan baku dan barang jadi) yang signifikan sehingga dapat menekan
biaya- biaya persedian. Proses produksi yang berjalan dengan tepat dapat meminimalkan
berbagai pemborosan karena pemeliharaan fasilitas produksi dilakukan dengan jadwal yang ketat
dan bahan vang diolah sesuai dengan spesifikasi mesin dan standar kualitas produk yang telah
ditetapkan.

4) Perencanaan keseimbangan lintas produksi

Keseimbangan lintas produksi atau disebut juga keseimbangan lini produksi (production
line balancing) bertujuan untuk memperoleh suatu arus produksi yang lancar guna memperoleh
optimalisasi pengguna fasilitas, tenaga kerja, dan peralatan yang tinggi melalui penyeimbangan
waktu kerja antarstasiun kerja (work station). Elemen-elemen tugas dalam suatu aktivitas
produksi dikelompokkan sedemikian rupa diantara stasiun kerja, sehingga diperoleh
keseimbangan dalam penggunaan sumber daya produksi. Dengan demikian, tujuan produksi
tercapai dengan ekonomis, efektif, dan efisien. Melalui perencanaan keseimbangan lintas
produksi yang tepat dapat diperoleh suatu keseimbangan beban (loading) antara operator dengan
mesin (fasilitas produksi lainnya) dalam aktivitas produksi, sehingga kemacetan/hambatan
(bottleneck) dalam lini produksi dapat dihindari.

Secara teknis dalam menyusun keseimbangan lini ini, terdapat dua faktor penting yang
harus diketahui terlebih dahulu yaitu jumlah waktu seluruh tugas dan waktu elemen tugas
terpanjang agar waktu siklus yang minimum diketahui. Berdasarkan waktu siklus ini,kapasitas
keluaran(output) dapat dihitung dengan membagi waktu operasi(operating time) dengan waktu
siklus(Cycle time). Pemilihan waktu siklus yang lebih pendek dapat menghasilkan kapasitas
keluaran yang lebih besar tetapi membutuhkan jumlah stasiun kerja yang lebih besar. Dalam
praktiknya, pengelompokan penugasan dalam mencapai keseimbangan lintas produksi dapat
dilakukan dengan metode coba-coba (trial and error). Metode ini lebih sederhana sehingga
mudah untuk diterapkan untuk kasus-kasus dengan jumlah elemen tugas yang tidak banyak.
Metode pengelompokan penugasan yang lain adalah metode heuristik, yang memberikan hasil
lebih akurat pada kasus jumlah elemen penugasan yang sangat banyak. Metode ini
mengelompokan penugasan dalam mencapai keseimbangan lintas produksi yang optimal dengan
prosedur sebagai berikut:

-Menetapkan tugas yang dapat dipilih sebagai tugas awal (tidak ada tugas lain yang
mendahuluinya atau tugas yang mendahuluinya sudah selesai dikerjakan).

-Menetapkan tugas yang cocok dengan waktu yang tersedia.

-Menetapkan penugasan pada suatu stasiun kerja sampai maksimal.

-Melanjutkan kestasiun kerja berikutnya dengan mengulangi prosedur diatas sampai semua
penugasan selesai.

Tabel 1

Kriteria dan Pengukuran Variabel Rencana Induk Produksi dan Opersai

No Variabel Kriteria Pengukuran

1. Jumlah Produksi ·Tepat kuantitas ·Rasio hasil produksi dengan
Induk kebutuhan
Tepat mutu Standar kualitas
(kualitas)
Tepat waktu Jadwal pelepasan barang
kepasar
2. Optimalisasi · Kapasitas penuh · Rasio rencana produksi dengan
Penggunaan kapasitas tersedia
Sumber Daya Maksimum utilisasi Rasio penggunaan kapasitas
dengan kapasitas tersedia
3. Tingkat Persediaan · Persediaan · Rasio jumlah persediaan akhir
minimum (zero) dengan hasil produksi
4. Keseimbangan · Tidak ada kemacetan · Rencana operasi dan
lintas produksi proses produksi pemeliharaan mesin produksi

·
 Keseimbangan Rasio operator dengan mesin
beban operator produksi
dengan mesin
produksi

Bagaimana rencana produksi dan operasi terbentuk dan bagaimana rencana ini dijabarkan
dalam berbagai program yang berhubungan dengan produksi, disajikan pada Gambar 6.2.
Menjadikan rencana produksi utama sebagai pedoman operasi dalam menunjang strategi
pencapaian tujuan perusahaan, beberapa pertanyaan mendasar harus dijawab oleh manajer
operasi dalam merumuskan rencana produksi tersebut. Pertanyaan-pertanyaan tersebut meliputi
hal-hal berikut.

1. Apakah persediaan akan digunakan untuk menyerap perubahan permintaan selama

periode permintaan.
2. Apakah perubahan-perubahan yang terjadi dalam volume produksi dan operasi akan
diakomodasi dengan cara mengubah jumlah tenaga kerja.
3. Apakah perusahaan akan menggunakan tenaga paruh waktu, atau waktu lembur jika
terjadi lonjakan permintaan yang melebihi kemampuan kapasitas yang tersedia untuk
mengerjakannya dan bagaimana perusahaan mengelola kapasitas menganggur jika terjadi
penurunan permintaan.
4. Apakah perusahaan akan menggunakan subkontraktor dalam mengantisipasi permintaan
vang berfluktuasi, sehingga kestabilan tingkat SDM dapat dipertahankan.
5. Apakah perusahaan memutuskan untuk mengubah harga atau faktor-faktor yang lain,
untuk memengaruhi permintaan.

b.Produktivitas dan peningkatan nilai tambah

Transformasi yang mengubah input menjadi output selalu diikuti dengan peningkatan
nilai tambah. Nilai tambah meliputi seluruh usaha dalam meningkatkan manfaat yang diperoleh
baik oleh perusahaan maupun pelanggan. Penerapan tekhnologi mutakir, metode produksi
inovatif dapat meningkatkan efisiensi proses. Peningkatan daya guna produk dapat memberikan
manfaat yang lebih besar kepada pelanggan yang menggunakan produk tersebut. Faktor
terpenting dalam usaha peningkatan nilai tambah adalah adanya komitmen untuk beroperasi
secara efisien pada semua tingkatan dalam perusahaan. Komitmen ini akan menyatukan usaha
dari berbagai komponen dalam perusahaan untuk hanya melibatkan aktivitas bernilai tambah
dalam operasinya. Dengan demikian aktivitas-aktivitas tidak bernilai tambah (nonvalue added
activity) harus dieliminasi semaksimal mungkin. Pada kondisi ini, seluruh sumber daya
(kapasitas) yang digunakan, memberikan nilai tambah kepada perusahaan dan pelanggan, yang
berarti operasional perusahaan telah secara maksimal mampu menekan berbagai pemborosan
yang terjadi.

Lean production, suatu metode produksi ramping, yang dikembangkan oleh produsen
yang menggunakan focus berulang dalam rancangan prosesnya mampu secara signifikan
member keuntungan bagi perusahaan yang menerapkannya. Metode produksi ini menekankan
kesempurnaan proses yang berjalan dengan mengeliminasi celah-celah kesalahan yang masih
terbuka. Untuk menunjang kesuksesannya, metode ini mensyaratkan adanya proses belajar,
kreativitas, kerja kelompok yang berkelanjutan dan komitmen bersama untuk melakukan
perbaikan terus-menerus serta pemanfaatan penuh kemampuan semua pihak.

Keunggulan lean production, didukung oleh kebijakan dan praktik produksi yang secara
maksimal mengoptimalkan penggunaan sumber daya perusahaan untuk meningkatkan
keunggulan bersaingnya, kebijakan dan praktik tersebut meliputi :

a. Penghapusan persediaan (zero inventory)

Produsen dengan lean production memfokuskan produksi dan operasinya pada

penurunan (penghapusan) persediaan. Metode ini menggunakan just In Time dalam menurunkan
persediaan dan pemborosan yang disebabkan oleh persediaan tersebut. Mereka menurunkan
waktu pemborosan dan biaya, dalam meningkatkan efisiensi proses operasinya.

b. Zero Defect (tingkat cacat nol)

Metode produksi ini membangun suatu sistem produksi dan operasi yang dapat
membantu karyawan memproduksi unit yang sempurna untuk setiap kalinya. Persiapan proses
produksi dilakukan dengan lebih matang untuk mencegah terjadinya kegagalan dalam
menghasilkan produk sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan.

c. Meminimalkan kebutuhan tempat (Areal)

 Upaya meminimalkan jarak tempuh unit produk dapat mengurangi kebutuhan tempat
(areal) dalam proses produksi. Penataan fasilitas poduksi yang terintegrasi dengan gudang
penyimpanaan bahan baku dan produk jadi, dapat menghemat kebutuhan tempat tanpa
mengganggu jalannya proses produksi.

d.Kemitraan dengan Pemasok

Melibatkan pemasok kedalam rencana keberhasilan perusahaan merupakan model yang

banyak dikembangkan dalam praktik produksi modern saat ini. Dengan membangun hubungan
yang erat (kemitraan) dengan pemasok dan menjelaskan rencana dan standar kebutuhan bahan
kapadanya, pemasok menjadi memahami dengan baik kebutuhan perusahaan. Dan bertanggung
jawab untuk memenuhi kebutuhan perusahaan terhadap pasokan bahan baku baik dalam kualitas,
kuantitas, dan waktu pasokan tersebut dibutuhkan harus sudah tersedia diperusahaan.

e. Tanggung Jawab Pemasok

f.Meminimalkan Aktivitas yang tidak Menambah Nilai

Melalui suatu analisis aktivitas dan komitmen untuk melakukan perbaikan secara terus-
menerus, perusahaan yang menerapkan metode ini, meminimalkan aktivitas-aktivitas yang tidak
berguna (tidak menambah nilai) baik bagi pelanggan maupun bagi perusahaan.

g. Pengembangan Angkatan kerja

Dengan secara terus-menerus memperbaiki desain pekerjaan, pelatihan, partisipasi,

komitmen karyawan dan pemberdayaan kelompok-kelompok kerja, metode ini secara konsisten
mengembangkan angkatan kerja.

h. Menciptakan Tantangan dalam Bekerja

Pemberdayaan dan pelibatan karyawan dalam keberhasilan perusahaan dapat

menimbulkan tantangan tersendiri pada karyawan dan mendorong mereka untukbertanggung
jawab dan berprestasi.

Selanjutnya lean production, mengidentifikasi tujuh sumber pemborosan yang

mengakibatkan operasi perusahaan tidak efisien, meliputi:

- Produksi yang lebih besar dari kebutuhan (penumpukan persediaan)

 - Waktu tunggu dan/atau waktu menganggur

- Penanganan material yang terlalu sering

- Persediaan (bahan baku dan/atau barang jadi)

- Pergerakan peralatan & operatornya yang tidak menambah nilai bagi produk.

- Proses produksi yang tidak penting (tidak dibutuhkan)

- Pengolahan kembali produk cacat

Perusahaan yang mengoperasikan bisnisnya dengan komitmen peningkatan nilai tambah

akan selalu berinovasi dan mengembangkan metode operasi yang semaksimal mungkin
mengeleminasi aktivitas tidak bernilai tambah. Rasio input terhadap output berada pada tingkat
yang optimal dimana seluruh sumber daya yang digunakan akan menghasilkan output pada
tingkat produktivitas yang maksimal.

c.Pengendalian produksi dan operasi

Pengendalian produksi dan operasi menyangkut pengamatan atas hubungan antara proses
yang berjalan dengan standar (kriteria) operasi yang telah ditetapkan. Pengamatan ini bertujuan
untuk memandu proses agar tidak keluar dari standar operasi pencapaian tujuan perusahaan, agar
keseimbangan antara sumber-sumber daya yang tersedia dengan permintaan total dapat
dipertahankan. Dalam praktik manajemen modern seluruh lapisan manajemen dan karyawan
bertanggung jawab secara proporsional terhadap berjalannya operasi secara efektif dan efisien
serta dihasilkannya produk yang memenuhi standar kualitas, kuantitas, ketepatan waktu dan
dengan pengorbanan yang minimal.

Tujuan utama dari pengendalian produksi dan operasi meliputi 3 hal dalam keunggulan
bersaing perusahaan sebagai berikut:

1. Memaksimalkan Tingkat Pelayanan

Pengendalian harus menjamin bahwa pelayanan telah diberikan secara tepat.

Beberapa elemen yang harus mendapat perhatian khusus adalah: kualitas produk, ketersediaan
produk (jika diinginkan), harga yang kompetitif, penyediaan untuk stock pengaman dan
penyerahan yang tepat waktu. Proses harus memahami bahwa pelanggan yang harus dilayani
dengan tepat bukan saja pelanggan eksternal tetapi yang telah kalah pentingnya adalah pelanggan
internal.

2. Meminimalkan Investasi pada Persediaan

Pengendalian harus mampu memandu seluruh aktivitas (utama dan pendukung)

manufaktur ke dalam suatu proses yang terintegrasi, sehingga proses berjalan sesuai dengan
rencana dan jadwal yang telah ditentukan. Aktivitas pemesanan dan penerimaan bahan harus
terintegrasi dengan jadwal produksi demikian juga jadwal produksi harus terintegrasi dengan
rencana (jadwal) penyerahan kepada pelanggan. Semua hubungan ini harus berjalan seperti
halnya hubungan pelanggan pemasok, dimana setiap pemasok harus memuaskan pelanggannya.
Pengendalian yang baik akan mencapai arus produksi yang mulus (smooth production flow)
dengan persediaan yang minimumkan dan waktu tunggu yang pendek.

3. Efisiensi produksi dan Operasi

Untuk memperoleh harga yang kompetitif, pengendalian harus meminimumkan

biaya-biaya yang terjadi dalam produksi dan operasi. Efisiensi produksi dan operasi adalah
sesuatu yang mutlak dan harus menjadi budaya kerja pada setiap bagian yang terlibat dalam
proses produksi dan operasi. Dalam hal ini pengendalian harus semaksimal mungkin mampu
menekan pemborosan (aktivitas tidak bernilai tambah) yang terjadi. Perhatian khusus harus
diberikan terhadap supervise pabrik dan tenaga kerja tidak langsung, dukungan dan keterlibatan
pekerjaan, kesiapan mesin dan peralatan, fasilitas pendukung yang efektif dan berbagai hal lain
yang berpengaruh baik langsung maupun tidak langsung.

Pengendalian produksi dan operasi meliputi pengendalian terhadap keseluruhan

komponen dan tahapan dalam proses produksi mulai dari penanganan bahan baku sampai dengan
penanganan penyerahan produk jadi ke gudang. Secara rinci pengendalian tersebut meliputi hal-
hal berikut:

a. Pengendalian Bahan Baku

Pengendalian bahan baku bertujuan untuk memastikan bahwa bahan baku yang diolah
dalam proses produksi telah sesuai dengan kebutuhan standar kualitas produk yang dihasilkan
perusahaan. Pengendalian bahan baku mencakup keseluruhan aktivitas yang berhubungan
dengan bahan baku mulai dari pembelian, jadwal penerimaan, penanganan pada saat diterima,
penyimpanan sampai dengan bahan baku tersebut digunakan (diolah) dalam proses produksi.

Pemebelian bahan baku menyangkut pemilihan pemasok dan pemesanan bahantersebut

kepada pemasok terpilih. Untuk mendapatkan keyaikanan bahwa pemasokmampu memasok
bahan baku sesuai dengan kebutuhan , pemasok yang terpilih harusmelalui proses verifikasi.
Untuk mendapatkan keyakinan kelangsungan pasokan,inspeksi secara periodic terhadap system
kepastian kualitas pemasok harus dilakukanberdasarkan prosedur tertulis yang dimiliki
perusahaan.

Penerimaan bahan baku harus sesuai dengan kebutuhan proses produksi. Material
Requirement Program (MRP) menjabarkan jadwal produksi ke dalam jadwal penerimaan bahan
baku dan mengintegrasikan jadwal tersebut ke dalam proses produksi, sehingga kebutuhan bahan
baku selalu terpenuhi pada saat proses produksi berjalan dan perusahaan tidak menanggung
beban investasi yang besar dalam bentuk persediaan.

Penanganan bahan baku merupakan aktivitas sangat penting untuk memastikan bahwa
beban yang diterima dari pemasok telah sesuai dengan kebutuhan standar produk yang telah
ditetapkan perusahaan. Aktivitas ini harus didukung dengan peralatan memadai dan prosedur
tertulis penanganan bahan, untuk menentukan apakah bahan yang diterima dari pemasok telah
sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan. Setiap bahan yang diterima harus diberikan kode
khusus agar mudah ditelusuri distribusi dan penggunaannya.

Inspeksi penanganan bahan harus melaui audit fisik barang yang diterima, untuk
menentukan kesesuaian bahan dengan spesifikasi yang telah ditentukan. Perusahaan harus
memiliki teknik sampling tertulis untuk pengambilan sampel yang kosnsiten pada setiap
pengujian. Penanganan bahan harus memisakan bahan yang tidak sesuai dengan spesifikasi
untuk menghindari penggunaannya dalam proses produksi. Setelah bahan dinyatakan memenuhi
spesifikasi, penanganan berikutnya berkaitan dengan penyimpanan yang memadai sehinggan
barang tidak mudah rusak atau terkontaminasi bahan-bahan lain. Kebujakan mendapatkan
garansi dari pemasok sampai bahan diolah dalam proses produksi,dapat menghindari kerugia
yang terjadi sebagai akibat kerusakan bahan sebelum masuk proses produksi.
 Aktivitas penanganan bahan merupakan salah satu bentuk pencegahan terjadinya
kegagalan produk memenuhi spesifikasinya. Aktivitas ini akan semakin berkurang dengan telah
terjalinnya kemitraan denga pemasok di aman komitmen untuk memberikan bahan baku sesuai
dengan standar kebutuhan perusahaan dalam menghasilkan produk berkualitas sesuai dengan
spesifikasi pelanggan, dituangkan dalam bentuk kontrak jangka panjang.

b. Pengendalian Peralatan dan Fasilitas Produksi

Pengendalian peralatan dan fasilitas produksi bertujuan untuk mematikan bahwa semua
peralatan dan fasilitas produksi ada dalam keadaan siap untuk melaksanakan proses produksi
sesuai dengan ketentuan penggunaannya. desain dan penempatan peralatan yang tepat menjadi
faktor utama berjalannya proses produksi secara efektif dan efisien mampu menghasilkan produk
tepat sesuai dengan yang telah dijadwalkan.

Seluruh peralatan dan fasilitas produksi lainnya harus sesuai dengan ukuran dan desain
produk yang telah ditentukan. Peralatan ini harus berada pada tempat yang tepat sesuai dengan
kebutuhan proses produksi yang efektif dan efisien. Perusahaan harus memiliki suatu prosedur
tertulis yang menjadi pedoman penggunaan, pemeliharaan dan perbaikan peralatan dan fasilitas
produksi lainnya. Prosedur tersebut secara jelas memuat tentang pedoman setup mesin,
pembersihan setelah digunakan, jadwal perawatan dan perbaikan –perbaikan signifikan yang
diperlukan untuk mendukung kelancaran proses produksi.

Penempatan fasilitas dan peralatan harus sesuai dengan karakterisitik dan metode produksi
yang diterapkan, sehingga arus material dalam proses produksi dapat berjalan secara efektif dan
efisien. Di samping itu pengelolaan fasilitas dan peralatan produksi harus didukung oleh
pedoman penggunaan dan pemeliharaan. Pedoman ini berfungsi untuk melindungi operator dari
kecelakaan akibat tidak bisa mengoperasikan peralatan dan melindungi peralatan dari kerusakan
karena jadwal pemeliharaan dan perbaikan yang tidak tepat waktu.

c. Pengendalian Transformasi

Fungsi transformasi mengolah input menjadi output sesuai dengan standar yang telah
ditetapkan. Pengendalian transformasi memegang peranan penting untuk memastikan bahwa
proses pengolahan ini bejalan sesuai dengan kebutuhan proses yang efektif dan efisien. Pada
pengendalian ini tugas seorang (tim) pengendali kualitas (quality control) sangat penting untuk
memastikan bahwa proses yang berjalan menghasilkan produk yang tepat (kuantitas, kualitas,
dan waktu) dengan pengorbanan yang minimum. Untuk mencapai tujuan tersebut, pengendalian
ini mencakup pengesahan proses produksi dan pengendalian perubahan atas permintaan, inspeksi
sampel dalam proses dan pengendalian laboratorium dari pemprosesan ulang.

Setiap proses produksi harus mendapatkan pengesahan dari bagian yang berwenang.
Perusahaan harus memiliki prosedur produksi secara tertulis, yangmemberikan pedoman tentang
hal-hal yang harus dipenuhi sebelum proses produksi dimulai. Prosedur ini mencakup tentang
kesiapan fasilitas produksi sebelum dioperasikan, pejabat yang berwenang memberikan
persetujuan dan pengesahan proses tersebut dijalankan., individu (kelompok) yang melaksanakan
dan/atau bertanggung jawab atas proses yang dijalankan serta ketentuan-ketentuanlain yang
mengatur jalannya proses produksi terasuk penanganan jika terjadi kemacetan proses
(bottleneck).

Untuk memastikan bahwa produk yang dihasilkan telah mampu memenuhi

spesifikasinya, berbagai pengujian dalam proses produksi dilakukan. Perusahaan harus memiliki
prosedur tertulis untuk memonitor apakah proses telah berjalan sesuai dengan ketentuan,
sehingga mampu menghasilkan output sesuai dengan yang direncanakan. Prosedur ini mencakup
tentang teknik penentuan sampel, memonitor output dan pengesahan produk jadi untuk
dimasukkan ke dalam gudang atau langsung diserahkan kepada pelanggan. Penerapan prosedur
ini bertujuan untuk mencegah terjadinya kegagalan produk baik kegagalan internal maupun
kegagalan eksternal.

Pengerjaan ulang karena kesalahan proses harus mendapatkan pengendalian yang memadai.
Perusahaan harus menekan secara maksimal terjadinya pengerjaan ulang terhadap produk yang
gagal memenuhi spesifikasinya karena merupakan salah satu sumber pemborosan dan berakibat
pada tidak efisiennya proses yang berjalan. Kalaupun tidak bisa dihindari terjadinya , harus ada
prosedur tertulis yang mengesahkan adanya pengerjaan ulang (rework) terhadap produk gagal.
Prosedur ini mencakup tentang kriteria produk gagal, cara penangannya, penilaian atas
pencegahan yang telah dilakukan dan persyaratan tentang produk gagal yang dapat diolah
kembali serta siapa yang memiliki wewenang untuk memutuskan produk gagal diolah kembali
atau tidak. Prosedur ini mencakup persyaratan tentang produk gagal yang dapat diolah kembali
serta siapa yang memiliki wewenang untuk memutuskan produk gagal diolah kembali atau tidak.

d. Pengendalian kualitas

Pengendalian kualitas tidak cukup dipahami sebagai pengendalian proses produksi, yang
hanya membebankan tanggung jawab kualitas produk kepada unit kendali kualitas. Sistem biaya
kualitas dapat memberikan informasi kepada perusahaan tentang berbagai aktivitas yang terlibat
dalam menghasilkan produk sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan perusahaan.
Dihasilkannya produk yang mampu memenuhi spesifikasi pelanggan sesungguhnya adalah
tanggung jawab bersama setiap komponen yang terlibat di dalam perusahaan. Setiap bagian
(fungsi) yang terlibat mulai dari persiapan sampai dengan proses operasional perusahaan
memiliki tanggung jawab secara proporsional terhadap kualitas produk dan kemampuannya
dalam memenuhi harapan pelanggan. Hal ini masuk akal karena keseluruhan fungsi dan
tingkatan manajemen ikut berperan (terlibat) dalam proses tersebut, baik langsung maupun tidak
langsung. Hal ini merupakan bentuk implementasi fokus pelanggan yang menjadi pola pikir
dalam pengelolaan perusahaan, di mana seluruh komponen di dalam perusahaan berkomitmen
untuk memuaskan pelanggan melalui produk yang ditawarkan.

Hal ini masuk akal karena keseluruhan fungsi dan tingkatan manajemen ikut berperan
(terlibat) dalam proses tersebut baik langsung maupun tidak langsung. Hal ini merupakan bentuk
implementasi focus pelanggan yang menjadi pola pikir dalam pengelolaan perusahaan, dimana
seluruh komponen di dalam perussahaan berkomitmen untuk memuaskan pelanggan melalui
produk yang ditawarkan.

Sebagai contoh, Northern Trust Corporation menetapkan empat tujuan kualitas yang dapat
memandu perusahaan dalam mendapatkan keunggulan bersaing terdiri dari:

1. Unrivaled client satisfaction

a. Client needs drive improbement decisions.

b. All area need an ongoing process for establishing client and partener requirement.
c. Prevention of defect is essential to meet or exceed cclient and partner requirement.

2. Continuous improvement of all processes

 a. Everything is a process-and every process can be improved.
b. Process measurement provide the facts that will guide decisions.
c. To solve problem look beyong symptoms so you an fin remove rootcauses.

3. Inspired leadership

a. Absolute quality management is achieved through attention to bothprocess and result.

b. We will delier absolute quality to our client.
c. Manager can lead improvement by creating a climate of support andrespect for all
Northern people.

4. Active involvement all people

a. Everyone has a vital role in delivering unrivaled client satisfactionthrough absolute

quality in everything we do.
b. b.We exceed client expectations when all Northern people apply asystematic and
disciplined approach to process improvement.
c. Skills improvement and knowledge of the bank are fundamental tools Northern people.

Apa yang dilakukan di Northern Trust Company ini dapat dipakai sebagai tolak ukur
dalam merencanakan program pelatihan dan pengembangan yang tepat untuk karyawan sehingga
mampu memberikan kinerja terbaiknya bagi perusahaan. Terbentuknya komitmen bersama
dalam menghasilkan produk sesuai dengan harapan pelanggan, melahirkan tanggung jawab
secara professional dalam menghasilkan produk yang memenuhi standar kualitas sesuai dengan
persyaratan pelanggan. Pada kondisi ini setiap bagian (fungsi) bekerja sama dengan bagian
(fungsi) yang lain membentuk suatu rantai nilai, di mana antara fungsi-fungsi yang terlibat dalam
keberhasilan perusahaan, terjadi hubunan pemasok-pelanggan. Optimalisasi pengelolaan rantai
nilai internal (internal value chain) akan mengintegrasikan seluruh sumber daya yang terlibat
dalam proses operasi untuk saling mendukung pencapaian tujuan perusahaan.

Sistem biaya kualitas dapat memberikan informasi kepada perusahaan tentang berbagai
aktivitas yang terlibat dalam menghasilkan produk sesuai dengan standar kualitas yang telah
ditetapkan perusahaan. Aktivitas tersebut dikelompokkan menjadi empat, meliputi:
1. Aktivitas pencegahan (prevention activity), merupakan berbagai aktivitas yang dilakukan
bertujuan untuk mencegah terjadinya kualitas buruk padaproduk yang dihasilkan. Peningkatan
aktivitas ini diharapkan dapatmenurunkan terjadinya kegagalan produk.

2. Aktivitas penilaian (apprasioal activity), merupakan aktivitas yang dilakukanuntuk

menentukan apakah produk telah sesuai dengan persyaratan pelanggan.Aktivitas ini memiliki
sifat yang sama dengan aktivitas pencegahan di mana peningkatan aktivitass ini dapat
menurunkan terjadinya produk gagal.

3. Aktivitas kegagalan Internal (internal failure), merupakan aktivitas yangdilakukan sebagai

akibat dari terjadinya kegagalan produk dalam memenuhi spesifikasinya, di mana hal ini telah
terdeteksi sebelum produk diserahkan kepada pemesan.

4.Aktivitas kegagalan eksternal (external failure), merupakan aktivitas yangdilakukan sebagai

akibat dari terjadinya kegagalan produk dalam memenuhi spesifikasinya di mana hal ini baru
terdekteksi setelah produk diserahkan kepada pemesan.

Berbagai aktivitas dalam menghasilkan produk sesuai dengan kualitas yang telah
ditetapkan, harus dirumuskan secara seimbang dalam kebijakan kualitas perusahaan. Aktivitas
pencegahan dan penilaian yang merupakan aktivitas persiapan untuk mencegah terjadinya
kegagalan produk dalam memenuhi spesifikasinya, harus dikelola dengan lebih baik karena
pengelolaan yang tepat terhadap aktivitas-aktivitas ini dapat secara signifikan menurunkan
aktivitas sebagai akibat produk gagal memenuhi standar kualitas. Laporan biaya kualitas dapat
memberikan informasitentang bagaimana perussahaan mengelola aktivitas-aktivitas kualitasnya.
Oleh karena itu, laporan ini harus secara akurat menyajikan informasi tentang komposisi biaya
kualitas.

e. Pengendalian Barang Jadi

Merupakan pengendalian yang dilakukan terhadap pengelolaan barang setelah selesai

diproduksi. Pengendalian ini bertujuan untuk memastikan bahwa penanganan barang setelah
produksi berjalan sesuai dengan prosedur, sehingga tidak terjadi kerusakan barang dalam proses,
penyimpanan, atau pendistribusiannya. Untuk memastikan bahwa barang dalam kondisi yang
sesuai dengan persyaratan pelanggan pada saat diserahkan, pengendalian ini melakukannya
melalui tahapan : (1) verifikasi, penanganan, penyimpanan dan (2) inspeksi, pengujian dan
distribusi.

Verifikasi, penanganan, dan penyimpanan ditujukan untuk memastikan bahwa barang

jadi yang diterima dari proses produksi telah ditangani dengan baik termasuk penyimpanannya.
Berkaitan dengan hal ini perusahaan harus memiliki suatu prosedur tertulis menyangkut
bagaimana dan siapa yang memeriksa kemasan dari produk yang dihasilkan, penentuan bahwa
setiap produk harus mencantumkan tanggal kadaluwarsanya, adanya pemisahan produk antara
yang telah diaudit dan belum diaudit oleh bagian pengendalian kualitas dan ketentuan suhu
penyimpaan yang tepat sesuai dengan karakteristik produk.

Inspeksi, pengujian, dan distribusi menyangkut penanganan produk untuk memastikan

bahwa produk yang diserahkan kepada pelanggan adalah sesuai dengan spesifikasinya.
Pengendalian ini menyangkut pengujian tentang kesesuaian produk dengan spesifikasinya,
pengelolaan persediaan untuk mendapatkan kepastian bahwa produk yang diproduksi pertama
didistribusikan terlebih dahulu, prosedur penanganan terhadap produk yang dikembalikan.
Berkaitan dengan hal ini, perusahaan harus memiliki prosedur tertulis tentang metode
pengambilan sampel dalam pengujian, ketentuan pemasangan label kedaluwarsa, pengelolaan
pesediaan, dan penanganan produk yang dikembalikan pelanggan.