KEARSIPAN SISTEM TANGGAL

MANAJEMEN KEARSIPAN

Disusun oleh:
Diah Nuraini (1709619028)
Fadhila Alya Herdianty (1709619029)
Harifnie Ghalistasya Putri (1709619019)

Dosen pengampu:
Dra. Ponco Dewi Karyaningsih, MM

PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA
2020
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI .................................................................................................................. i

BAB I ............................................................................................................................ 1
1.1 Latar Belakang ............................................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah .......................................................................................... 2
1.3 Tujuan dan Manfaat ....................................................................................... 2
BAB II ........................................................................................................................... 3
2.1 Pengertian Sistem Kearsipan .......................................................................... 3
2.2 Kearsipan Sistem Tanggal .............................................................................. 5
2.3 Jenis-jenis Peralatan dan Perlengkapan Sistem Tanggal ................................ 7
2.4 Syarat-syarat Dokumen yang Diarsip .......................................................... 11
2.5 Langkah-langkah Penyimpanan Arsip ......................................................... 12
2.6 Langkah-langkah Penemuan Kembali Arsip ................................................ 14
2.7 Kelebihan dan Kekurangan Sistem Tanggal ................................................ 16
2.8 Contoh Penggunaan Sistem Kronologi ........................................................ 17
BAB III ....................................................................................................................... 21
3.1 Studi Kasus ................................................................................................... 21
BAB IV ....................................................................................................................... 22
4.1 Kesimpulan................................................................................................... 22
4.2 Saran ............................................................................................................. 22
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................. 23

i
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pada pelaksanaan sistem kantor maupun organisasi yang semakin maju,

maka semakin banyak pula data-data, berkas maupun arsip yang terkumpul dan
disimpan karena masih memiliki nilai guna. Arsip merupakan hal penting
dalam berjalannya sistem kantor maupun organisasi dan dalam penataan
kearsipan tidak sekedar disimpan atau ditumpuk, melainkan perlu diatur cara
penyimpanannya dengan melalui beberapa tahapan dengan tujuan sistem
pengarsipan yang rapi, maka untuk menjaga daur hidup arsip diperlukan tahap
penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan pemindahan serta pemusnahannya,
dan diperlukan sistem yang baik dan proses yang benar. Arsip yang ada pada
suatu kantor ataupun badan swasta merupakan bahan resmi dari suatu
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan
bernegara, juga berfungsi menyediakan bahan bukti untuk pertanggung
jawaban kegiatan organisasi yang bersangkutan. Dengan demikian arsip
diperlukan untuk keperluan mengambil keputusan atau kebijaksanaan baru oleh
pimpinan instansi atau perusahaan yang memerlukan data kearsipan (Boedi
Martono, 1992 : 21)
Penyimpanan arsip dikatakan baik apabila pada waktu yang diperlukan
dapat ditemukan dengan mudah, tepat, dan cepat. Menginat arti pentingnya,
pemerintah menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal itu
terbukti dengan dikeluarkannya Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 pasal (1)
yang mendefinisikan arsip sebagai : 1). Naskah-naskah yang dibuat dan
diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan pemerintahan dalam bentuk
corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka
pelaksanaan kegiatan pemerintahan. 2). Naskah-naskah yang dibuat dan

1
 diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak
apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, pelaksanaan
kehidupan kebangsaan. Sehingga perlu penyimpanan secara sistematis
sehingga apabila dibutuhkan dapat diketemukan dengan mudah dan cepat.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas, maka dapat ditentukan rumusan masalah

sebagai berikut:
1. Apa yang dimaksud dengan sistem kearsipan?
2. Apa yang dimaksud dengan kearsipan sistem tanggal?
3. Apa saja perlatan dan perlengkapan dalam sistem tanggal?
4. Apa saja syarat-syarat dokumen yang di arsip?
5. Apa saja langkah-langkah penyimpanan arsip?
6. Apa saja langkah-langkah penemuan kembali arsip?
7. Apa saja kekurangan dan kelebihan sistem tanggal?
8. Bagaimana contoh penggunaan kearsipan sistem tanggal?

1.3 Tujuan dan Manfaat

Adapun tujuan dan manfaat makalah ini yaitu sebagai berikut :

1. Mengetahui pengertian dari sistem kearsipan
2. Memahami kearsipan sistem tanggal
3. Mengetahui jenis-jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem tanggal
4. Mengetahui syarat-syarat dokumen yang di arsip
5. Mengetahui langkah-langkah penemuan kembali arsip
6. Mengetahui langkah-langkah penemuan kembali arsip
7. Mengetahui kekurangan dan kelebihan sistem tanggal
8. Memahami bagaimana penggunaan kearsipan sistem tanggal

2
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Sistem Kearsipan

Sistem kearsipan adalah suatu rangkaian kerja yang teratur yang dapat
dijadikan pedoman untuk menyimpan arsip sehingga saat diperlukan arsip
tersebut dapat ditemukan cepat dan tepat.
Kearsipan juga dapat didefinikasikan sebagai kegiatan yang meliputi
penciptaan arsip,penyimpanan arsip (filling), penemuan kembali arsip (finding)
dan penyusutan arsip (pengamanan, pemeliharaan, dan pemusnahan) sebagai
bagian dari kegiatan kearsipan, filling mempunyai peranan yang sangat
penting.
Kearsipan berperan penting dalamadministrasi, sebagai pusat ingatan
dan sumberinformasi dalam rangka melakukan kegiatanperencanaan,
penganalisaan, perumusankebijaksanaan, pengambilan keputusan,pembuatan
laporan, penilaian, pengendalian danpertanggungjawaban dengan setepat-
tepatnya.
Sistem pengelolaan arsip memegang peranan penting bagi jalannya
suatu organisasiyaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan
organisasi yang dapat bermanfaatuntuk bahan penilaian, pengambilan
keputusan, atau penyusunan program pengembangandari organisasi yang
bersangkutan. Penyelenggaraan kearsipan secara baik dan benar,
selainmerupakan aset suatu organisasi, juga berguna sebagai bahan
pengambilan keputusankarena dengan arsip/dokumen yang teratur dan
benarpengambilan keputusan dapat dilakukan cepat dan tepat.
Terselenggaranya kearsipan secarabaik dapat meminimalisir kesalahan
manajemen yang akan diambil oleh organisasi melalui tersedianya informasi
yang tersaji dengan baik dan benar.

3
 Menurut Atmosudirjo dalam Ig.Wursanto (1991:22) mengatakan bahwa
pada pokoknya sistem kearsipan terdiri dari 2 (dua) bagian yaitu sebagai
berikut:
1. Sistem pengatur tertiban atau arrangement system
a. Sistem klasifikasi numerial (menurut angka) adalah sistem
penyimpanan dokumen yang berdasarkan kode nomor sebagai
pengganti dari nama orang atau nama badan
b. Sistem klifikasi alfabetis (menurut abjad) adalah alah satu sistem
kearsipan yang sering digunakan di kantor-kantor. Ciri suatu kantor
menerapkan pengelolaan kearsipan dengan sistem abjad adalah
arsip diatur dan disimpan berdasarkan abjad Latin yakni A sampai
Z dan atau kombinasi abjad tersebut
2. Sistem perawat simpanan atau safe keeping system adalah sistem yang
dipergunakan dalam pemeliharaan dan pengamanan arsip.
Ciri-ciri sistem kearsipan yang baik adalah sebagai berikut:
a. Tidak memakan tempat: letaknya dibuat seefektif dan seefisien
mungkin
b. Sederhana dan praktis: mudah dilaksanakan dan tidak berbelit-belit.
c. Mudah dicapai: penyimpanan dapat mudah diambil dan digapai.
d. Ekonomi: tidak berlebihan dalam pengeluaran biaya, perlengkapan,
tenaga, dan cara pengeluarannya.
e. Cocok dan tepat guna:disesuaikan dengan tujuan dan kepentingan.
f. Fleksib el: mudah dikembangkan bila ada perluasan kerja dan
mudah dilaksanakan.
Penyimpan arsip yang diartikan dalam uraian ini adalah suatu kegiatan
pemberkasan dan penataan arsip dinamis, yang penempatannya secara aktual
menerapkan suatu sistem tertentu, yang biasa disebut sistem penempatan arsip
secara aktual. Kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis tersebut

4
 populer dengan sebutan “Filing System".Para ahli kearsipan kelihatannya
sepakat untuk menyatakan bahwa filling system yang digunakan atau dipakai
untuk kegiatan penyimpanan arsip terdiri dari: (a) Sistem Abjad, (b) Sistem
angka/nomor (numerik), (c) Sistem Wilayah, (d) Sistem subyek, dan (e) Sistem
Urutan Waktu (kronologis). Disamping kelima sistem di atas, banyak
arganisasi atau instansi yang menerapkan sistem kombinasi.

2.2 Kearsipan Sistem Tanggal

Penyimpanan arsip sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan

penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal
arsip dibuat. Menurut The Liang Gie 2007: Penggolongan menurut waktu
adalah menurut urut-urutan tanggal yang tertera pada setiap warkat. Sedangkan
menurut Anhar 2010: Sistem Kronologis adalah suatu sistem kearsipan dengan
menyimpan surat atau dokumen berdasarkan hari, bulan, atau tahun. Tanggal
yang dijadikan kode surat tanggal pembuatan surat atau tanggal pembuatan
surat atau tanggal penerimaan surat.
Sistem ini merupakan sistem yang sederhana dan mudah, tetapi sistem
ini seringkali menggunakan alat bantu lain (kartu indeks) untuk menemukan
arsip yang dicari. Hal ini dikarenakan orang sangat sulit untuk mengingat
tanggal kapan surat tersebut dibuat. Sistem kronologisyang menggunakan
kalender sebagai patokan pengindeksan. Dalam bidang administrasi, tanggal
dapat menunjukan:
a. Saat ditandatanganinya sebuah surat atau dokumen atau arsip
b. Saat dimulai ketentuan yang ada dalam surat atau dokumen atau arsip
c. Saat surat atau dokumen atau arsip tersebut dikirimkan keluar dari
organisasi
d. Saat yang menunjukkan hari, bulan,dan tahun berlangsungnya suatu
peristiwa atau ditulisnya surat atau dokumen atau arsip.

5
 Dalam sistem tanggal tidak memerlukan daftar klasifikasi karena bagian
tanggal sangat sederhana, yaitu hanya terdiri dari 3 bagian saja, yaitu nama
tahun, nama bulan, dan nama tanggal. Disamping itu, orang juga sangat hafal
dengan urutan bulan dalam setiap tahun masehi, (dimulai dari januari, februari,
sampai dengan desember), dan jumlah tanggal pada setiap bulannya (terdiri 28-
31 hari).
Daftar klasifikasi tanggal terdiri dari:
a. Tahun (tanggal utama) sebagai kode laci
b. Bulan (sub tanggal) sebagai kode guide
c. Tanggal (sub-sub tanggal) sebagai kode hanging folder
Sistem penyimpanan kronologis ini cukup banyak digunakan, akan tetapi
dalam perkembangannya sistem ini kurang efektif apabila digunakan dalam
mengelola dokumen yang banyak. Biasanya sistem ini digunakan dalam kantor
kecil yang menggunakan pencatatan dokumen masuk dalam buku agenda. Dari
segi peletakkan dan penyimpanan, sistem ini mudah dilakukan, tetapi dalam
penemuan kembali dokumen yang telah disimpan sistem ini kurang begitu
efektif karena biasanya permintaan dokumen jarang dilakukan berdasarkan kata
panggil (caption) surat.
Sistem ini didasarkan pada urutan waktu surat atau dokumen atau arsip
diterima atau waktu dikirim ke luar organisasi. Untuk keperluan tersebut,
keberadaan Buku Agenda sangat penting karena susunannya harus didahului
dengan pencarian informasi mengenai waktu surat dibuat, diterima, atau
dikirim melalui buku agenda.
Contoh sistem penyimpanan kronologis adalah kuitansi, cek, file tindak
lanjut (follow-up file). Apabila karena suatu kesinukan atau halangan sebuah
surat belum terealisasikan, surat tersebut dapat dimasukan dalam follow-up file.
File ini disusun berdasarkan waktu dengan frekuensi tertentu, misalnya harian,
mingguan, dan bulanan, bahkan per tahun sesuai dengan keperluan.

6
2.3 Jenis-jenis Peralatan dan Perlengkapan Sistem Tanggal

Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan

dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan
lama (penggunaannya relatif singkat). Artinya bahan-bahan ini selalu
disediakan secara terus menerus. Perlengkapan sekaligus peralatan yang
digunakan untuk penyimpanan arsip sistem tanggal antara lain sebagai berikut:
1 Filing Cabinet
Lemari tempat menyimpan arsip. Banyaknya sesuai dengan kebutuhan. Jika
tahun dijadikan kode laci maka 1 tahun cukup menggunakan 1 laci filing
cabinet tetapi jika arsip yang disimpan banyak bisa diperlukan lebih, sesuai
kebutuhan.
2 Guide
Kertas/karton dengan ukuran tertentu yang berfungsi sebagai petunjuk,
pembatas dan penyangga deretan arsip. Jumlahnya sebanyak pembagian
pada sub subyek. Jika tahun dijadikan kode laci maka guide diperlukan
sebanyak 12 atau sejumlah bulan dalam setahun. Penyusunan guide pada
laci filing cabinet dimulai dari dari belakang berurutan ke depan dari bulan
Januari hingga Desember. Jadi,guide Desember letaknya paling depan.
Demikian juga untuk penyusunan map/foldernya, folder 1 paling belakang
dan 30/31 paling depan.
3 Map (Folder)
Jumlahnya sebanyak pembagian pada sub-sub subyek. Jika tahun dijadikan
kode laci dan guide berdasarkan bulan maka map/foldernya diperlukan
sebanyak hari dalam setahun (365 atau 366).
4 Map Pengganti (Out Folder)

7
 Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu map yang
berisikan seluruh surat-surat, maka perlu dibuat satu map pengganti (out
folder) dan menempatkannya di tempat map yang dipinjam tadi.
5 Kotak Sortir
Kotak yang terdiri dari beberapa bagian untuk memisahkan arsip. Disiapkan
sesuai kebutuhan.
6 Kartu Indeks
Kartu kecil yang dapat digunakan sebagai pedoman untuk menyimpan
arsip, disiapkan bila diperlukan. Kartu indeks adalah kartu yang berisi suatu
riwayat arsip/warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk
menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12.5 cmx7.5
cm. Kartu indeks mencatat informasi tentang:
a. Judul/nama surat,
b. Nomor surat,
c. Hal surat,
d. Tanggal surat,
e. Kode surat,
f. Kode kartu indeks.
Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan sistem
penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor. Kartu indeks tidak
digunakan jika sistem penyimpanan menggunakan abjad. Hal ini
disebabkan kartu indeks dibuat untuk membantu menemukan arsip apabila
si petugas atau si penyimpanlupa tentang judul/caption surat yang dipinjam.
Seseorang lebih mudah mengingat nama orang/perusahaan. Oleh karena itu,
kartu indeks ini disimpan berdasarkan nama orang/perusahaan sehingga
susunannya diurutkan secara alfabetis.
Suatu arsip sebelum disimpan terlebih dahulu dibuat kartu indeks. Untuk
mencari/menemukan arsip tersebut, petugas/peminjam harus mengetahui

8
 tentang masalah arsip yang akan dipinjam. Jika petugas mengetahuinya,
dapat langsung mencari di tempat penyimpanannya, tetapi jika tidak
mengetahui, maka sebelum mencari di tempat penyimpanannya, terlebih
dahulu mencari kartu indeks pada laci cardex untuk mengetahui lokasi
penyimpanan arsip tersebut. Kartu indeks disimpan pada laci cardex dengan
menggunakan sistem abjad (alfabetis).
7 Kartu Tunjuk Silang
Kartu ini dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip selain kartu
indeks. Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada
tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat dari suatu
dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukan. Kartu tunjuk
silang dapat dibuat dengan ukuran 12.5 cmx7.5 cm.
Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk silang, akan tetapi hanya arsip
tertentu saja yang memang benar-benar diperlukan dibuatkan kartu tunjuk
silangnya. Hal ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk silang berarti
menambah beban kerja.
Kriteria dari suatu arsip yang perlu dibuatkan kartu tunjuk silang antara lain
sebagai berikut:
a. Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satu judul/caption/nama.
Contoh: Abdurarahman Wahid sering dipanggil dengan Gus Dur.
Kedua nama tersebut sama-sama populer, maka dapat dibuatkan kartu
tunjuk silangnya. Dari kartu tunjuk silang tersebut, artinya arsip
disimpan dengan indeks Wahid, Abdurrahman. Sedangkan nama yang
lain menjadi petunjuk silangnya. Nama yang menggunakan singkatan,
dimana keduanya sama-sama terkenal/populer. Contoh: Majelis
Permusyawaratan Rakyat populer dengan sebutan MPR. Surat-surat
disimpan dengan indeks Permusyawaratan Rakyat, Majelis, maka MPR
menjadi petunjuk silangnya.

9
 b. Jika arsip yang disimpan pada filing cabinet mempunyai lampiran
dokumen lain. Jika arsip mempunyai lampiran dokumen lain yang tidak
bisa disimpan pada laci filing cabinet karena ukurannya besar, maka
dibuatkanlah kartu tunjuk silangnnya.
Contoh:Surat yang diterima dari Badan Meteorologi, Klimatologi, dan
Geofisika mempunyai lampiran yang berupa peta gambar keadaan
Gunung Merapi.Surat disimpan di filing cabinet, sedangkan peta
disimpan pada lemari arsip, maka dibuatkan kartu tunjuk silangnya
sebagai berikut: Peta disimpan dengan indeks: Peta Gambar Keadaan
Gunung Merapi. Maka Badan Meteorologi, Klimatologi, dan
Geofisikan dapat dibuatkan petunjuk silangnya.
Penyimpanan Kartu tunjuk silang menggunakan sistem alfabetis dan
menggunakan laci cardex (kalau kartu tunjuk silangnya banyak).
Sedangkan jika kartu tunjuk silangnya sedikit maka dapat disimpan
pada bagian paling belakang laci filing cabinet, dibelakang guide PS
(Petunjuk Silang).
8 Lembar Pinjam Arsip (Outslip)
Lembar ini digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip. Adapun
kegunaan dari lembar peminjan arsip, antara lain sebagai berikut:
a. Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip.
b. Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu
pengembalian arsip yang dipinjam.
c. Sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam.
d. Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak
dikembalikan
e. Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip

Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3, antara lain sebagai berikut:

10
 a. Lembar 1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang
dipinjam.
b. Lembar 2 untuk peminjam arsip sebagai bukti peminjaman
c. Lembar 3 untuk petugas arsip (arsiparis) yang disimpan pada tickler file
sebagai bahan ingatan.
9 Buku Arsip
Buku untuk mencatat arsip yang akan disimpan, disiapkan sesuai
kebutuhan.

2.4 Syarat-syarat Dokumen yang Diarsip

Dalam sistem tanggal ini, memiliki beberapa syarat untuk dokumen yang di
arsip yaitu sebagai berikut:
1 Memiliki susunan krononogis yang jelas
2 Memiliki tanggal

Mengindeks pada sistem ini adalah menetepkan tanggal. Tanggal diuraikan

atas urutan hari, bulan, dan tahun. Selanjutnya hasil indeks tersebut diambil
sebagai dasar pembuatan kode. Kode ini berupa tulisan tanggal dengan
menggunakan angka baik untuk hari, bulan, dan tahun.

Contoh:

Surat yang tertera tanggal pembuatannya adalah 11 Juni 2018 maka indeks
surat tersebut adalah 2018 Juni 11 dan kodenya adalah 11-6-2018 atau
11/6/2018

Unit I : 2018 (Kode Laci)

Unit II : Juni (Kode Guide)
Unit III : 11 (Kode folder)

11
No Surat Unit I Unit II Unit III
1 Tanggal 11 Juni 2018 2018 Juni 11

2.5 Langkah-langkah Penyimpanan Arsip

Penyimpanan arsip ini di maksudkan untuk menjaga arsip-arsip tersebut

dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kemusnahan dan kerusakan arsip dapat
di sebabkan oleh faktor sebagai berikut:
a. Faktor dari dalam, seperti kertas yang akan kita pakai sangat
berpengaruh pada awet atau tidaknya tulisan dan dalam pengunaan
kertas hendaknya di pilih yang baik dan kuat, tinta pengunaan tinta yang
akan di gunakan hendaknya di sesuaikan dengan kebutuhan dan
sebaiknya yang berkualitas, pasta/lem pengunaan perekat harus di
carikan yang baik jangan mengunakan perekat yang di buat dari getah
arab ataupun selulosa tape dan sejenisnya.
b. Faktor dari luar, seperti kelembapan udara yang tidak terkontrol akan
menimbulkan jamur sehingga kertas menjadi lembab dan rusak, udara
yang terlampau kering yang akan merusak kertas, sinar matahari sangat
membahayakan kertas-kertas arsip untuk itu tidak boleh ada sinar
matahari yang jatuh langsung pada karats, debu, jamur dan sejenisnya,
rayap dan gegat yang biasanya terdapat pada dinding-dinding yang
basah. Bukan hanya kertas tersebut yang menjadi lembab, tetapi juga di
rusak oleh gegat dan juga serangga lain.
Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem tanggal pada dasarnya sama
dengan langkah sebelumnya, antara lain sebagai berikut:
a. Ambil satu laci filing cabinet, tuliskan judul berupa angka tahun
diluarnya
b. Ambi guide posisi pertama sebanyak 12 buah yang sudah ditulisi nama
bulan dari Januari sampai Desember

12
 c. Atur letak guide tersebut dengan urutan paling belakang (paling jauh)
guideJanuari. Ambil guide Februari dan letakan di depan Januari.
Begitu terus hingga guide bulan Desember terletak di paling depan
d. Ambil folder lalu tuliskan pada tabnya tanggal 1 sampai dengan 30 atau
31 untuk setiap bualannya sehingga dibutuhkan 365 folder
e. Atur letak folder dengan yang sama pada letak guide untuk masing-
masing bulan.
Dalam menyusun dan menggunakan peralatan kearsipan sistem tanggal
diatur sebagai berikut:
1 Untuk kantor/organisasi yang kecil yang arsipnya belum banyak:
a. Kode laci diambil dari tahun
b. Kode guide diambil dari bulan
c. Kode folder diambil dari tanggal
2 Untuk kantor/organisasi yang menengah dan besar:
a. Kode laci diambil dari gabungan bulan (2 bulan atau 3 bulan)
Misalnya: laci untuk bulan Januari dan Februari atau Januari,
Februari dan Maret
b. Kode guide diambil dari bulan
c. Kode folder diambil dari tanggal
Penyusunan guide laci filing cabinet dimulai dari belakang berurutan
kedepan dari bulan Januari hingga Desember. Jadi guide Desember letaknya
paling depan. Demikian juga untuk penyusunan map/folder-nya, folder 1 paling
belakang dan 30/31 paling depan.

Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem tanggal pada dasarnya sama

dengan langkah sebelumnya, antara lain sebagai berikut:
a. Memeriksa Surat

13
 Surat diperiksa dengan melihat tanda-tanda perintah penyimpanan dan
menentukan identitas surat tersebut dibuat.
Contoh : Agus akan menyimpan arsip dari PT Surya Kencana tetanggal
1 Maret 2018. Berarti indentitas surat tersebut adalah 1 Maret 2018.
b. Mengindeks
Membagi tanggal menjadi tanggal utama, sub tanggal, dan sub-sub
tanggal
Contoh : Surat tanggal 1 Maret 2018 terdiri dari tanggal utama (2018),
sub tanggal (Maret), sub-sub tanggal (1)
c. Mengode
Memberi kode pada surat dengan kode tanggal. Pembuatan kode
tanggal pada sebelah kanan atas sebagai penanda surat. Hal ini
dimaksudkan agar mempermudah pada saat pencarian kembali arsip.
d. Menyortir
Kegiatan menyortir dilakukan tergantung situasi dan kondisi, menyortir
dilakukan jika kuantitas surat masuk dan keluarnya banyak pada hari
yang sama.
e. Menempatkan
Langkah terakhir dalam penyimpanan surat adalah menempatkan arsip
sesuai dengan kode dan klasfikasi surat.
Contoh : Arsip tertanggal 1 Maret 2018 disimpan pada laci berkode
2018, dibelakang guide Maret, didalam hanging folder berkode 1. Perlu
diingat bahwa penyimpanan sistem tanggal pun harus menyediakan
karti indeksnya, jadi kartu indeks untuk surat tertanggal 1 Maret 2018
dibuat juga.

2.6 Langkah-langkah Penemuan Kembali Arsip

14
Langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem tanggal adalah sebagai
berikut:
1 Tentukan identitas surat, berupa tanggal berapa surat tersebut dibuat.
Contoh Arip ingin meminjam arsip lamaran kerja Taufik Hidayat tertanggal
8 Juli 2018. Berarti identitas arsip tersebut adalah 8 Juli 2018.
2 Cari arsip tersebut dalam laci berkode 2018, dibelakang guide Juli didalam
hanging folder 8. Lihat arsip tersebut apakah benar sesuai yang dicari. Jika
ya, ambil arsip tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1).
3 Berikan arsip tersebut kepada peminjam berikut dengan lembar pinjaman
arsip (lembar 2)
4 Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) ke dalam tickler file.
Jika identitas arsip tidak diketahui maka proses mencari arsipnya menggunakan
kartu indeks. Adapun langkahnya adalah sebagai berikut:
1 Tentukan identitas arsip, berupa nama orang/badan/perusahaan. Contoh:
Budi Hariyanto akan meminjam arsip Taufik Ismail yang tidak diketahui
tanggal pembuatannya. Berarti identitas arsip tersebut adalah Taufik Ismail.
(Indekslah nama tersebut menjadi Ismail, Taufik).
2 Tentukan kodenya menjadi Is.
3 Carilah kartu indeks di dalam laci berkode I, dibelakang guide berkode I
dan hanging folder Is.
4 Lihatlah kartu indeks tersebut dan lihat kode surat. Contoh: Untuk kasus
diatas setelah dilihat ternyata arsip tersebut mempunyai kode surat 2 Januari
2018.
5 Ambillah arsip yang dimaksud tadi pada laci berkode 2018, dibelakang
guide Januari, dalam hanging folder 1.
6 Jika arsip tersebut benar, ambillah dari folder dan ganti dengan lembar
pinjam arsip (lembar 1).
7 Berikan kepada peminjam berikut lembar pinjam arsip (lembar 2).

15
 8 Simpan lembar pinjaman arsip tersebut (lembar 3) pada ticker file.
Prosedur Penemuan dan Peminjaman Arsip.
Apabila ada pihak lain yang meminta/meminjam arsip yang disimpan, petugas
arsip harus menempuh langkah-langkah sebagai berikut:
1 Menanyakan jenis arsip yang disimpan.
2 Menentukan kode berdasarkan nama yang telah diindeks.
3 Melihat kartu Indeks untuk melihat kode arsip
4 Mengambil arsip dari tempat penyimpanannya, berdasarkan kode dan
mengantinya dengan Bon Pinjam arsip.
Contoh:
Seorang pejabat meminjam arsip permohonan mutasi dari seorang pegawai
bernama Farah tertanggal 17 Mei 2018 maka petugas arsip dapat menemukan
arsip tersebut di laci 20018, guide Mei dan pada map/folder yang ke-17. Maka
petugas dapat mengujungi filing cabinet dimaksud dan mengambil arsip yang
dipinjam tersebut.

2.7 Kelebihan dan Kekurangan Sistem Tanggal

1. Kelebihan Sistem Kronologis

a. Sangat cocok untuk unit pengolah yang kegiatannya berkaitan
dengan tanggal jatuh tempo.
b. Sangat mudah diterapkan.
c. Sederhana.
d. Susunan dan urutan guide sederhana.
e. Cocok untuk klasifikasi menyeluruh dan berkelanjutan.

2. Kekurangan Sistem Kronologis

a. Hanya bermanfaat untuk organisasi yang kecil dengan jumlah
dokumen yang tidak banyak.

16
 b. Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip apabila
peninjam menyebutkan masalah/perihal arsip tersebut.
c. Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal
penyimpanan.
d. Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi itu cocok
menetapkan sistem ini.
e. Agar mudah mengatur letak arsip dalam folder maka pembuatan
kode tidak dapat murni 100% tetapi harus ditambahkan dengan kode
abjad.
f. Tidak berguna, apabila tanggal, tahun sebuah dokumen tidak
diketahui.
g. Surat masuk dan surat keluar akan terpisah penyimpanannya.

2.8 Contoh Penggunaan Sistem Kronologi

1 Kuitansi
Contoh penyimpanan kronologis yang masih banyak dilakukan di
Indonesia adalah penyimpanan kuitansi, alasannya:
a. Karena susunan pembukuan umumnya kronologis.
b. Dengan susunan waktu yang sama (kronologis) akan memudahkan
pencarian bukti-bukti keuangan yang tercatat pada pembukuan.
Lepas dari pertimbangan apapun kuitansi disimpan, yang paling penting
adalah dapatnya kuitansi ditemukan dengan cepat bila sewaktu-waktu
diperlukan. Dengan penyimpanan kronologis biasanya kuitansi hanya mudah
ditemukan bila melalui petunjuk tanggal dari catatan pembukuan. Untuk itu
diperlukan sistem penyimpanan yang tepat yang dapat diptilih dari salah satu
sistem berikut ini, yaitu sistem subjek, sistem abjad, sistem numerik, atau
sistem geografis.

17
 Sistem penyimpanan kuitansi cenderung memakai map ordner sebagai
tempat penyimpanan dan untuk penyimpanan kuitansi biasanya memakai map
ordner ukuran setengah folio. Di sini kuitansi-kuitansi dari satu nama atau satu
perusahaan akan terletak terpisah-pisah sesuai tanggal masuk kuitansi.
Dari empat sistem penyimpanan yang dapat dipilih untuk penyimpanan
kuitansi, yang paling mudah dikerjakan dan dapat membantu penemuan
kuitansi dengan cepat adalah sistem abjad. Di dalam sistem abjad ini kuitansi-
kuitansi dari satu nama akan berkelompok menjadi satu menurut urutan abjad
masing-masing. Untuk memudahkan sistem ini biasanya kuitansi akan
disimpan dalam kotak-kotak atau laci-laci suatu almari yang di buat khusus
sesuai ukuran kuitansi yang umum.
2 Cek
Sistem penyimpanan cek ini adalah sistem kronologis, yaitu
berdasarkan tanggal cek diuangkan. Dengan demikian cek yang diuangkan di
tanggal yang sama akan berkelompok berdekatan. Dalam sistem ini, susunan
dokumen diatur berdasarkan waktu seperti tahun, bulan, dan tanggal. Yang
dijadikan petunjuk pokok adalah tahun, kemudian diikuti bulan dan tanggal
dalam tahun yang bersangkutan. Menggunakan cara kronologis dalam filing
jika dokumen merupakan rangkaian yang menyangkut satu masalah yang
sama dan berasal dari orang yang sama pula, perbedaannya hanya didasarkan
pada tanggal surat, oleh karena itu indeksnya mungkin nama instansi atau
masalah yang sama, namun judulnya adalah tanggal. Penulisan indeksnya
tanggal-bulan-tahun, tahun-bulan-tanggal. Bentuk tulisannya harus
angka.Contoh: 080618 = tanggal 08 bulan keenam (Juli) tahun 2018 atau
sebaliknya 180608.
Di Indonesia cek-cek yang sudah diuangkan di bank tidak dikembalikan
kepada nasabah. Cek-cek tersebut disimpan dalam buku yang disebut
kasstukken, yang berukuran hampir sebesar kertas koran. Cek-cek ditempel di

18
halaman-halaman kasstukken, berderet satu persatu. Satu tanggal dapat
meliputi beberapa halaman kasstukken, tergantung pada banyaknya cek yang
diuangkan pada tanggal yang bersangkutan. Sistem penyimpanan cek ini
adalah sistem kronologis yaitu berdasarkan tanggal cek diuangkan.
3 File Tindak Lanjut (Follow up File)
Dalam menangani berbagai pekerjaan sehari-hari,sering kali seseorang
memerlukan menunda tugas atau menunda penyelesaian sesuatu surat. Ada
juga kegiatan yang penyelesaiannya secara angsuran bulan per bulan atau
bahkan tahun per tahun. Jenis pekerjaan yang harus ditunda misalnya
keputusan terhadap Surat Permohonan Kredit Bank akan diberikan sesudah
rapat pimpinan mengenai masalah kredit. Surat permohonan beserta berkas-
berkas lampiran di simpan dulu di follow-up file pada map tanggal surat
pemohonan bersangkutan akan dirapatkan. Sesudah surat tersebut selesai
diproses,barulah disimpan pada file biasa. Contoh lain adalah kuitansi untuk
jenis-jenis pembayaran angsuran. Kantor yang mengelola sistem kredit
angsuran ini seyogyanya mengelola salah satu sistem file-nya secara follow-
up.
Follow-up file adalah suatu file yang disusun berdasarkan waktu dengan
frekuensi tertentu,misalnya harian,mingguan,atau bulanan,bahkan dapat juga
per tahun sesuai keperluan. Kalau yang di simpan pada follow-up file adalah
surat-surat, maka yang di pergunakan adalah laci lemari arsip dengan susunan
map menurut tanggal,mingguan atau bulanan. Kalau yang di simpan adalah
formulir (misalnya kuitansi), maka yang di pergunakan adalah kotak atau map
ordner dengan penyekat tanggal, mingguan, atau bulanan yang diperlukan.
Untuk map biasanya paling banyak sejumlah 3 bulan atau 63 buah map.
4 File Arsip in-aktif
a. Sistem kronologis sering digunakan pada penyimpanan arsip in aktif.

19
b. Arsip dinamis adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan di
perkantoran.
c. Arsip dinamis terdiri dari arsip aktif dan arsip in aktif.
d. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi pemakaiannya masih tinggi.
e. Arsip in aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai
rendah.
f. Arsip aktif biasanya masih disimpan pada unit-unit kerja pengolah,
dan arsip in aktif (tadinya adalah arsip aktif) biasanya sudah disimpan
pada suatu pusat arsip yang umumnya dikelola oleh suatu sekretaris
atau tata usaha.
g. Arsip in aktif dapat disimpan dengan mempergunakan sistem
kronologis, karena:
1) Arsip sudah kurang dipergunakan, sehingga penemuan yang cepat
masih dapat ditawar.
2) Jumlah arsip sangat banyak, sehingga pengelolaannya
memerlukan sistem yang mudah.
3) Perlengkapan dan peralatan yang dipergunakan untuk sistem
kronologis lebih sederhana dan dengan kapasitas yang banyak.
h. Arsip-arsip pada file in aktif baisanya dikelompokkan menurut jenis,
misalnya kuitansi, cek dsb. Selanjutnya arsip sejenis dari bulan yang
sama dimasukkan ke dalam boks-boks yang disusun menurut bulan.
Boks-boks bulan dikumpulkan dalam rak (shelf) menurut kelompok
tahun yang sama. Demikian seterusnya sehingga almari-almari
disusun menurut urutan tahun, dari tahun kecil (tua) ke tahun yang
besar (muda).

20
 BAB III

STUDI KASUS
3.1 Studi Kasus

Ruangan yang sempit dengan penataan yagn kurang efisien mengakibatkan

pegawai yang berada di dalam ruangan tidak dapat leluasa bergerak. Meja yang
kecil sudah penuh dengan mesin ketik sehingga kalau menulis maka mesin
ketik harus dipindahkan dari meja tersebut.
Pegawai administrasi tidak dapat leluasa mengatur arsip yang seharusnya
dikelolanya, karena pimpinan atau kepala sekolah masih sering membantu
dalam peaksanaan keadministrasian, terutama dalam penanganan arsip dan
dokumen. Dengan demikian, pegawai administrasi tersebut tidak dapat
sepenuhnya menangani arsip yang ada di sekolah tersebut.

Analisis kelompok
Menurut kelompok kami, solusi yang dapat dilakukan dari permasalahan di atas
yaitu dengan menyimpan arsip dan dokumen di ruang lain. Jika ada yang
membutuhkan arsip atau dokumen, maka dapat menunggu di ruang lain, bukan
di ruang khusus menyimpan arsip tersebut agar pegawai administrasi dapat
bergerak dengan leluasa.

21
 BAB IV

PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Sistem kearsipan adalah suatu rangkaian kerja yang teratur yang dapat
dijadikan pedoman untuk menyimpan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut
dapat ditemukan cepat dan tepat, juga dapat didefinikasikan sebagai kegiatan yang
meliputi penciptaan arsip,penyimpanan arsip (filling), penemuan kembali arsip
(finding) dan penyusutan arsip (pengamanan, pemeliharaan, dan pemusnahan)
sebagai bagian dari kegiatan kearsipan, filling mempunyai peranan yang sangat
penting.Penyimpanan arsip sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan
penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip
dibuat.Dalam sistem tanggal tidak memerlukan daftar klasifikasi karena bagian
tanggal sangat sederhana, yaitu hanya terdiri dari 3 bagian saja, yaitu nama tahun,
nama bulan, dan nama tanggal.
Langkah-langkah yang perlu dilakukan pada saat penyimpanan arsip sistem
tanggal yaitu dengan memeriksa surat, mengindeks, mengode, menyortir, dan
menempatkan arsip sesuai kode dan klasifikasi surat. Menyebabkan sistem
pengelolaan arsip memegang peranan penting bagi jalannya suatu organisasi yaitu
sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan organisasi yang dapat
bermanfaat untuk bahan penilaian, pengambilan keputusan, atau penyusunan
program pengembangan dari organisasi yang bersangkutan.

4.2 Saran
Sebaiknya dalam melakukan kearsipan sistem tanggal, harus lebih
memperhatikan poin-poin pentingnya sehingga ketika asrip tersebut digabungkan
dengan dokumen-dokumen lain mudah untuk di cari dan ditemukan. Hal tersebut
akan lebih efektif dan efisien.

22
 DAFTAR PUSTAKA

Sibali, H. N., & Nawawi, D. (2010). Penerapan Sistem Kearsipan Pada Kantor Arsip
Daerah Kabupaten Kutai Barat. Jurnal eksis, 6(2).
Dewantikasari, Y. (2017). LKP: Pengarsipan Secara Manual dengan Menggunakan Sistem
Kronologis di Program Studi DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Institut
Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya (Doctoral dissertation, Insitut Bisnis dan Informatika
Stikom Surabaya).

23
 SOAL
1. Sistem pengelolaan arsip memegang peran penting bagi jalannya suatu
organisasi sebagai...
a. Sumber peletakkan data
b. Pengorganisasian data
c. Sumber informasi dan sebagai pusat ingatan organisasi
d. Memberikan penanggalan pada data
e. Menjadi sulit ditemukan
2. Sistem penyimpanan dan penemua kembali asrip disusun berdasarkan...
a. Tahun, bulan, tanggal
b. Bulan, tanggal, tahun
c. Bulan, tahun
d. Tanggal, bulan, tahun
e. Tanggal, bulan
3. Contoh sitem penyimpanan kronologis adalah...
a. Kwitansi, cek, follow-up file
b. Surat lamaran, kwitansi, cek
c. Surat barang, surat lamaran, surat permohonan
d. Cek, surat kuasa, surat edaran
e. Kwitansi, surat barang, surat edaran
4. – Filing Cabinet
- Guide
- Map
- Kartus Indeks
Diatas merupakan...
a. Peralatan yang digunakan untuk penyimpanan arsip sistem tanggal
b. Peralatan yang digunakan untuk penyimpanan dokumen
c. Alat yang digunakan untuk menyimpan data
d. Peralatan yang digunakan untuk membiarkan dokumen tidak
terurus
e. Peralatan yang digunakan untuk penyimpanan surat berharga
5. Buku arsip digunakan untuk...
a. Pencatatan kas income
b. Mencatat kelengkapan surat berharga
c. Menyimpan kop surat

24
 d. Mencatat arsip yang akan disimpan
e. Hanya sebagai formalitas
6. – Memeriksa surat
- Mengindeks
- Mengode
- Menyortir
- Menempatkan
Diatas merupaka langkah-langkah dalam...
a. Penyimpanan surat berharga
b. Penyimpanan arsip sistem tanggal
c. Penyimpanan arsip
d. Penyimpanan dokumen
e. Penyimpanan buku kas
7. Berikut ini merupakan ciri-ciri kearsipan yang baik, kecuali:
a. Tidak memakan tempat
b. Sederhana dan praktis
c. Mudah dicapai
d. Butuh ruang lebih
e. Fleksibel
8. Kotak yang terdiri dari beberapa bagian untuk memisahkan arsip
merupakan pengertian dari…
a. Filing cabinet
b. Kotak sortir
c. Kartu indeks
d. Kartu tunjuk silang
e. Map
9. Berikut ini informasi yang termuat dalam kartu indeks, kecuali:
a. Judul/nama surat
b. Nomor surat
c. Nomor rekening
d. Tanggal surat
e. Hal surat
10. Membagi tanggal menjadi tanggal utama, sub tanggal, dan sub-sub
tanggal merupakan salah satu langkah penyimpanan arsip, yaitu:
a. Mengindeks

25
b. Memeriksa surat
c. Menyortir
d. Menempatkan
e. mengode

26