LECTURE NOTES

ISYS6295
Management Information System

Week 2

Strategi Organisasi, Keunggulan

Kompetitif dan Sistem Informasi

ISYS6295 – Management Information System

 LEARNING OUTCOMES

1. Peserta diharapkan mampu menjelaskan konsep dasar dari sistem informasi

2. Peserta diharapkan mampu mengilustrasikan berbagai macam strategi untuk meraih

competitive advantage.

OUTLINE MATERI :

1. Proses Bisnis

2. Business Process Improvement, Business Process Reingeneering dan Business Process

Management

3. Tekanan Bisnis, Respon Organisasi dan Dukungan Teknologi Informasi

4. Keunggulan Kompetitif (Competitive Advantage) dan Sistem Informasi Strategik

5. Penyelarasan Antara Bisnis dengan Teknologi Informasi

ISYS6295 – Management Information System

 ISI MATERI

1. Proses Bisnis

Proses bisnis merupakan kumpulan dari aktifitas-aktifitas yang saling berkaitan, dimana
dalam aktifitas tersebut memfokuskan pada penciptaan/pembuatan suatu produk/jasa yang
memiliki nilai bagi organisasi, partner bisnis, dan pelanggannya. Tabel 2.1 merupakan contoh
dari berbagai proses bisnis dalam organisasi.

Sebuah proses meliputi tiga elemen fundamental:

1. Input: Material, layanan dan informasi yang mengalir melalui dan ditransformasikan
sebagai hasil dari aktivitas proses.
2. Resources: Orang dan peralatan yang melakukan aktivitas proses.
3. Output: Produk atau layanan yang diciptakan oleh proses.
Contoh dari dokumentasi sebuah proses bisnis dapat dilihat pada gambar 2.1.

2. Business Process Improvement, Business Process Re-engineering dan Business Process

Management

2.1 Business Process Improvement

Merupakan pendekatan secara inkremental, untuk mengarahkan suatu organisasi kepada
pusat operasional proses bisnis. Business Process Improvement (BPI) memfokuskan pada
pengurangan variasi pada output yang dihasilkan suatu proses, dengan cara mengidentifikasi
penyebab utama dari variasi tersebut.

2.2 Business Process Rengineering

Merupakan strategi perubahan secara radikal, untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas
dari proses bisnis organisasi. Kunci utama Business Process Re-engineering (BPR) adalah
agar suatu organisasi dapat mengecek proses bisnis yang mereka miliki serta kemudian
menentukan bagaimana cara mereka untuk merekonstruksi dengan lebih baik agar dapat
meningkatkan bisnisnya.

1 ISYS6295 – Management Information System

2.3 Business Process Management
Merupakan teknik manajemen yang terdiri dari metode dan perangkat untuk mendukung
perancangan, analisa, implementasi, pengelolaan dan optimasi dari suatu proses bisnis.

Tabel 2.1 Contoh Proses Bisnis. [1]

2 ISYS6295 – Management Information System

 Gambar 2.1 Contoh Proses Bisnis sederhana pemesanan tiket pesawat terbang. [1]

2.4 Proses Bisnis dan Sistem Informasi

Sistem informasi memainkan peran penting terhadap implementasi proses bisnis dalam suatu
organisasi. Terdapat tiga area penting peranan sistem informasi:

1. Mengeksekusi proses.

2. Menangkap dan merekam data proses.

3. Memantau kinerja proses.

3 ISYS6295 – Management Information System

3. Tekanan Bisnis, Respon Organisasi dan Dukungan Teknologi Informasi

Kondisi dinamis saat ini, memberikan tantangan bagi para organisasi untuk dapat
berkompetisi dengan cara merespon secara cepat, terhadap berbagai tantangan serta
kesempatan yang datang. Untuk itu pada bagian ini akan dijelaskan berbagai macam tekanan
yang dihadapi oleh organisasi modern, serta strategi yang dapat digunakan untuk merespon
tekanan tersebut (Gambar 2.2).

Gambar 2.2 Tekanan terhadap bisnis, respon organisasi dan dukungan IT.

Tekanan bisnis atau dikenal dengan business pressure, merupakan dampak dari perubahan-
perubahan signifikan yang terjadi pada suatu lingkungan bisnis. Terbagi menjadi 3 (tiga) tekanan
bisnis, yatu:

4 ISYS6295 – Management Information System

 A. Tekanan pasar (market pressure).
Tekanan pasar disebabkan oleh karena adanya ekonomi global (globalization), kompetisi
yang semakin kuat, perubahan sifat tenaga kerja (changing nature of the workforce) dan
kekuatan pelanggan (powerful customer). Globalisasi merupakan integrasi dan saling
ketergantungan dalam bidang ekonomi, sosial, budaya dan ekologi kehidupan, melalui
kemajuan pesat dalam teknologi informasi. Penulis buku “The World is Flat”, Thomas
Friedman memaparkan bahwa teknologi telah meratakan lapangan kompetisi bagi para
organisasi, dengan membuatnya menjadi lebih “datar” (tabel 2.2). Perubahan sifat tenaga
kerja (changing nature of the workforce). Tenaga kerja, terutama di negara berkembang,
kini mengalami keragaman. Peningkatan jumlah tenaga kerja wanita, orang tua tunggal
(single parents), kaum minoritas, dan manusia dengan keterbatasan dapat bekerja
diberbagai posisi dalam suatu organisasi. Kekuatan pelanggan (powerful customer).
Tingkat kepintaran dan harapan pelanggan mengalami peningkatan, seiring dengan
semakin mudahnya mereka untuk mendapatkan informasi mengenai produk/jasa yang ingin
mereka beli. Pelanggan dapat menggunakan internet untuk mencari informasi secara detail
mengenai produk/jasa, membandingkan harga dan membeli barang dengan cara pelelangan
elektronik (electronic auctions).

5 ISYS6295 – Management Information System

 Tabel 2.2 Friedman’s Ten Flatteners. [1]

B. Tekanan teknologi (technology pressure).

Terdapat dua faktor utama yang menyebabkan terjadinya tekanan dalam bidang teknologi.
Pertama adalah inovasi teknologi dan keusangan (technological innovation &
obsolescence). Semakin cepatnya penemuan terhadap teknologi baru serta peningkatan
teknologi (technology improvement), dapat mendorong terciptanya produk pengganti,
pilihan jasa alternatif dan peningkatan kualitas. Contohnya, kecepatan peredaran versi baru
dari smartphone. Faktor yang kedua adalah informasi yang berlebihan (information
overload). Jumlah informasi yang tersedia melalui internet, rata-rata mengalami
peningkatan sebanyak dua kali lipat setiap tahunnya, dan sebagian besar dari informasi
tersebut disediakan secara gratis. Akibatnya, para manajer sebagai pengambil keputusan
dalam suatu organisasi, mengalami kesulitan dalam memilah informasi yang dibutuhkan.

6 ISYS6295 – Management Information System

 C. Tekanan masyarakat/politik/hukum (societal/political/legal pressure).
Terdapat beberapa faktor yang menyebabkan terjadi tekanan masyarakat/politik/hukum,
yang pertama adalah social responsibility. Beberapa perusahaan serta individual rela untuk
menyisihkan waktu dan uang milik mereka untuk mengatasi berbagai permasalahan sosial.
Usaha ini dikenal dengan nama organizational social responsibility atau individual social
responsibility. Salah satu permasalahan kritis dalam bidang teknologi informasi dikenal
dengan nama green IT. Faktor yang kedua adalah, penyesuaian terhadap berbagai
peraturan pemerintah (compliance with government regulations). Pemerintahan dari
berbagai negara, memiliki peraturan yang bervariasi dalam bidang kesehatan, keselamatan,
perlindungan lingkungan serta kesetaraan gender. Bisnis cenderung memandang peraturan
pemerintah tersebut sebagai pemaksaan yang memakan biaya mahal. Faktor berikutnya
dalam tekanan masyarakat/politik/hukum ini adalah perlindungan terhadap serangan
teroris (protection against terrorist attacks). Sejak terjadinya peristiwa serangan teroris
9/11, organisasi meningkatkan perlindungannya terhadap kemungkinan terjadinya serangan
teroris. Teknologi informasi dapat menolong bisnis tersebut dengan cara menyediakan
sistem perlindungan dan identifikasi pola perilaku yang terhubung dengan aktifitas teroris,
salah satunya adalah cyber attacks yang akan dibahas pada materi Ethics, Privacy &
Information Security. Faktor yang terakhir adalah ethical issues. Etik berhubungan dengan
standarisasi umum benar dan salah dalam praktek pemrosesan informasi. Permasalahan
etik sangatlah penting karena berurusan dengan image dari suatu organisasi. Penggunaan
teknologi informasi menimbulkan berbagai permasalahan etik, diantaranya pemantauan e-
mail pegawai untuk melindungi data pelanggan yang disimpan dalam private & public
database.

Untuk merespon berbagai macam tekanan tersebut, maka organisasi dapat

mengimplementasikan penggunaan teknologi informasi seperti:

1. Sistem strategik (strategic system).

Sistem strategik menyediakan manfaat bagi organisasi yang dapat memungkinkan mereka
untuk meningkatkan pangsa pasar dan profit, negosiasi dengan lebih baik kepada para
pemasok, dan untuk menghindari adanya pesaing baru yang akan memasuki pangsa pasar
mereka.

7 ISYS6295 – Management Information System

 Contohnya yang dilakukan oleh departemen IT di perusahaan P&G. Mereka
mengembangkan lingkungan virtual yang dapat digunakan oleh perusahaan dalam
pekerjaan perancangan produk, penelitian penempatan produk, dan pembelajaran feedback
dari pelanggan. P&G memfasilitasi model virtual reality untuk menguji ide-ide
perancangan bagi produk yang akan dikeluarkan berikutnya, misalnya popok bayi dan
produk kosmetik.

2. Fokus pada pelanggan (customer focus).

Organisasi berupaya untuk menyediakan pelayanan pelanggan yang berkualitas, agar dapat
meningkatkan jumlah pelanggan baru dan mempertahankan loyal customer agar tidak
berpindah pada pesaing. Berbagai macam tools IT dan proses bisnis dirancang untuk
membuat pelanggan senang. Contohnya yang dilakukan oleh Amazon (Gambar 2.2).
Ketika kita mengunjungi website Amazon, setelah kunjungan kita yang pertama, website
Amazon akan menyambut pelanggan dengan namanya dan memberikan informasi
mengenai barang-barang yang mereka suka berdasarkan pembelian sebelumnya.

Gambar 2.2 Amazon.com. [2]

8 ISYS6295 – Management Information System

 3. Make-to-Order dan Mass Customization. Make-to-Order.
Merupakan strategi produksi yang memungkinkan pelanggan untuk mengkustomisasi
produk/jasa yang diinginkan. Permasalahan bisnis yang terjadi adalah bagaimana cara
untuk memproduksi barang yang “customized” secara efisien dan dengan biaya yang
rendah. Salah satu solusinya adalah mengubah proses produksi dari mass production
menjadi mass customization. Mass customization melakukan produksi dalam kuantitas
yang besar namun dapat dikustomisasi agar sesuai dengan keinginan pelanggan. Contohnya
adalah yang dilakukan oleh bodymetrics (Gambar 2.3).

Gambar 2.3 Bodymetrics. [3]

4. Competitive Advantage dan Strategic Information System

Strategi merupakan cara untuk mendapatkan hasil yang diinginkan, contohnya
memperoleh pangsa pasar. Strategi kompetitif memfokuskan pada mencapai hasil yang
diinginkan disaat pesaing ingin mencegah kita meraih tujuan tersebut. Sehingga, disaat
suatu organisasi ingin membuat strategi kompetitifnya, maka organisasi tersebut harus
merencanakan langkah-langkah yang akan diambil, serta mengantisipasi dan menyerang

9 ISYS6295 – Management Information System

 langkah-langkah dari pesaingnya. Melalui strategi kompetitif, organisasi mencari
keunggulan kompetitif (competitive advantage) dalam suatu industri.
Strategic information system (SIS), menyediakan suatu keunggulan kompetitif
(competitive advantage) dengan cara menolong organisasi mengimplementasikan tujuan
strategisnya dan meningkatkan kinerjanya serta produktifitas.

4.1 Porter’s Competitive Forces Model

Kerangka kerja yang terbaik untuk menganalisa tingkat kompetitif adalah competitive
forces model milik Michael Porter. Model ini mengidentifikasi 5 (lima) kekuatan utama
yang dapat mengancam atau meningkatkan posisi suatu perusahaan (Gambar 2.4).
5 (lima) kekuatan tersebut adalah:

Gambar 2.4 Porter Five Competitive Forces. [3]

1. Ancaman terhadap masuknya pesaing baru (the threat of entry of new

competitor).
Ancaman terhadap masuknya pesaing baru rendah disaat banyaknya rintangan
(barrier) bagi mereka dan tinggi disaat begitu mudahnya bagi mereka untuk memasuki
pasar tertentu. Suatu organisasi harus memiliki “entry barrier”, untuk menghalangi
pesaing memasuki pangsa pasarnya.

10 ISYS6295 – Management Information System

 2. Daya tawar pemasok (the bargaining power of supplier).
Kekuatan pemasok (supplier power) tinggi disaat buyer hanya memiliki sedikit
pilihan produk/jasa untuk membeli, dan rendah disaat buyer memiliki banyak pilihan.
Adanya internet memudahkan buyer untuk mencari alternatif pemasok dan juga dapat
membandingkan harga dari satu pemasok ke pemasok lainnya.

3. Daya tawar pelanggan (the bargaining power of customer).

Kekuatan buyer tinggi disaat buyer memiliki banyak pilihan produk/jasa untuk dibeli
dan rendah disaat buyer hanya memiliki sedikit pilihan produk/jasa. Contohnya, di
masa lalu, ketika mahasiswa ingin membeli buku teks di toko buku, dimana toko buku
yang menjual buku tersebut hanya sedikit. Sehingga, mahasiswa memiliki kekuatan
buyer yang rendah. Namun sekarang, dengan adanya internet, memungkinkan
mahasiswa untuk membeli buku secara online baik dalam bentuk fisik maupun dalam
bentuk elektronik, sehingga mahasiswa memiliki kekuatan buyer yang tinggi.

4. Ancaman terhadap produk/jasa pengganti (the threat of substitute products or

services).
Ancaman terhadap produk/jasa pengganti dinilai tinggi, jika terdapat banyak alternatif
produk/jasa dan rendah jika sedikitnya produk/jasa pengganti yang beredar.
Perkembangan teknologi yang semakin cepat, membuat semakin banyaknya
produk/jasa pengganti alternatif. Contohnya, semakin minimnya orang yang membeli
CD, karena perusahaan jasa musik via internet semakin banyak.

5. Persaingan antar perusahaan sejenis (the rivalry among existing firms in the
industry).
Ancaman dari pesaing sejenis tinggi jika terdapat banyak perusahaan yang menjual
produk/jasa sejenis dalam suatu industri dan rendah jika kompetisi hanya didominasi
oleh sedikit perusahaan.

4.2 Porter’s Value Chain Model

Organisasi menggunakan model competitive forces untuk merancang strategi umum.
Namun, untuk mengidentifikasi aktifitas secara spesifik dimana dapat digunakan sebagai

11 ISYS6295 – Management Information System

 strategi kompetitif yang memberikan dampak besar, mereka menggunakan model rantai
nilai (value chain model) (Gambar 2.5).

Gambar 2.5 Porter’s Value Chain. [1]

Model ini terbagi menjadi 2 (dua) aktifitas, yaitu aktifitas utama (primary activities) yang
berhubungan dengan produksi serta distribusi dari produk/jasa, dan aktifitas pendukung
(support activities) yang berkontribusi dalam keunggulan kompetitif suatu perusahaan
dengan cara mendukung aktifitas utama.

Aktifitas utama terbagi lagi menjadi 5 (lima) aktifitas, yaitu inbound logistics (inputs),
operations (manufacturing dan testing), outbound logistics (storage dan distribution),
marketing dan sales serta services. Tahapan dalam aktifitas utama ini adalah sebagai
berikut:
1. Bahan baku yang masuk kemudian diproses (pada bagian penerimaan, penyimpanan dan
seterusnya), aktifitas ini dinamakan inbound logistics.

12 ISYS6295 – Management Information System

2. Bahan baku tersebut kemudian diubah menjadi bahan jadi atau produk.
3. Produk kemudian dipersiapkan untuk pengiriman (oleh bagian pengepakan, penyimpanan
dan pengiringan), aktifitas ini dinamakan outbound logistics.
4. Bagian pemasaran dan penjualan (marketing & sales) menjual produk kepada pelanggan,
meningkatkan nilai dari produk tersebut dengan cara membuat permintaan atas produk
tersebut.
5. Perusahaan menjalankan after-sales services kepada pelanggan, contohnya berbentuk
garansi, upgrade ataupun nilai tambah lainnya.

Sedangkan aktifitas pendukung (support activities), terdiri atas organisasi infrastruktur

(akuntansi, keuangan, manajemen), manajemen sumber daya manusia, pengembangan
produk dan teknologi (R&D) serta pengadaan (procurement).

4.3 Strategi untuk Keunggulan Kompetitif (Competitive Advantage)

Organisasi secara terus-menerus, mengembangkan strategi untuk melawan 5 (lima) kekuatan
kompetitif (five competitive forces) milik Porter. Pada bagian ini, akan dijelaskan 5 (lima)
strategi yang dapat digunakan oleh organisasi untuk meraih keunggulan kompetitif dari
pesaing-pesaingnya (Gambar 2.6). Kelima strategi tersebut adalah sebagai berikut:

13 ISYS6295 – Management Information System

 Gambar 2.6 Porter’s Competitive Advantage Strategy. [1]

1. Strategi kepemimpinan dalam harga (cost leadership strategy).

Jika suatu organisasi memiliki strategi ini, maka mereka akan menghasilkan produk/jasa
dengan biaya yang serendah mungkin. Contohnya, system penggantian persediaan
secara otomatis milik Walmart, dimana system ini memungkinkan Walmart untuk
mengurangi kebutuhan penyimpanan persediaan. Dampak dari penggunaannya, ruangan
di Walmart store, hanya difungsikan untuk memajang barang yang dijual, bukan untuk
disimpan, sehingga mengurangi biaya persediaan.
2. Strategi diferensiasi (differentiation strategy).
Pada strategi ini, organisasi menawarkan bermacam-macam produk/jasa atau fitur
produk, melebihi dari yang ditawarkan oleh pesaingnya. Contohnya, yang dilakukan
oleh Dell, dimana perusahaan ini memiliki strategi yang berbeda dengan kompetitornya
melalui mass-customization di pangsa pasar PC (Personal Computer).
3. Strategi inovasi (innovation strategy).

14 ISYS6295 – Management Information System

 Dalam strategi ini organisasi mengedepankan penemuan produk/jasa baru serta fiturnya
agar dapat selalu mengungguli pesaingnya. Contohnya, pelopor peluncuran mesin
Ajungan Tunai Mandiri (ATM) oleh Citibank. Akibat dengan adanya mesin ATM ini,
Citibank memiliki keunggulan dibandingkan dengan kompetitornya, pada saat itu.
4. Strategi keefektifan operasional (operational effectiveness strategy).
Meningkat proses bisnis internal, sehingga perusahaan dapat menjalankan aktifitas
dengan lebih baik dibandingkan dengan pesaingnya. Contohnya, peningkatan kualitas,
produktifitas, karyawan dan kepuasan pelanggan.
5. Strategi berorientasi pelanggan (customer-orientation).
Strategi ini memfokuskan pada pelanggan dan bagaimana caranya untuk membuat
pelanggan tersebut senang. Sistem berbasis web sangat efektif digunakan dalam strategi
ini, dengan cara menggunakan fitur personalisasi.

5. Penyelarasan Antara Bisnis dengan Teknologi Informasi

Business-information technology alignment mengintegrasikan fungsional IT dengan strategi,
misi, dan tujuan organisasi. Fungsional IT memberikan dukungan secara langsung pada
objektif dari organisasi.

Terdapat 6 (enam) karakteristik dari penyelarasan antara bisnis dengan IT:

1. Organisasi memandang teknologi informasi sebagai mesin inovasi yang dapat
mentransformasikan bisnis secara berkelanjutan.
2. Organisasi memandang pentingnya pelanggan internal dan eksternalnya serta pelayanan
pelanggan.
3. Organisasi merotasikan para professional bisnis dan IT antar departemen.
4. Organisasi menyediakan tujuan secara keseluruhan yang dapat dipahami oleh setiap
karyawan IT dan bisnis.
5. Organisasi memastikan karyawan IT dapat memahami bagaimana perusahaan memperoleh
keuntungan finansial.
6. Organisasi menciptakan semangat dan budaya perusahaan.

15 ISYS6295 – Management Information System

 KESIMPULAN

1. Untuk memenangkan kompetisi dengan para pesaingnya dalam suatu industri, organisasi
harus dapat melawan berbagai tekanan bisnis (tekanan pasar, tekanan teknologi dan
tekanan masyarakat). Cara untuk mengatasi tekanan tersebut, terdapat 3(tiga) respon
organisasi yang dapat diadopsi (sistem strategic, focus pada pelanggan, make-to-order dan
mass customization).

2. Michael Porter menciptakan suatu model untuk menganalisisa 5 (lima) kekuatan

persaingan yang dapat diadopsi oleh suatu organisasi, untuk memetakan kekuatan
organisasi tersebut dengan para pesaingnya dan untuk merancang strategi secara umum.
Sedangkan untuk strategi spesifiknya, Porter membuat model rantai nilai yang dapat
mengidentifikasi secara khusus strategi apa saja yang diperlukan organisasi dalam masing-
masing aktifitasnya utama dan pendukungnya.

3. Terdapat 5 (lima) strategi yang dapat diadopsi oleh organisasi untuk meraih kenggulan
kompetitif diantaranya adalah strategi cost leadership, strategi differentiation, strategi
innovation, strategi operational effectivenesss dan strategi customer-orientation.

16 ISYS6295 – Management Information System

 DAFTAR PUSTAKA

1. Rainer, R. K., Prince, B., & Cegielski, C. (2016). Introduction to Information Systems
(6th ed.). NJ: John Wiley & Sons Singapore Pte. Ltd. Chapter 2.
2. http://www.amazon.com.
3. http://www.bodymetrics.com.

17 ISYS6295 – Management Information System