ORGANISASI MANAJEMEN KESEHATAN

Manajemen Pelayanan Kesehatan Primer

“Mengelola Sumber Daya”

Disusun oleh:

Nama : Siti Nur Hidayah

NIM : 04164332
Kelas : AKP/II

PROGRAM STUDI ILMU KEPERAWATAN

SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN SURYA GLOBAL

YOGYAKARTA

2017
 BAB I

PENDAHULUAN

Manajemen merupakan bagian dari kegiatan sehari-hari setiap jenis organisasi.

Didalm manajemen terdapat beberapa konsep yang harus diterapkan dalam bentuk kegiatan.
Semua kegiatan manajemen bergantung pada tujuan yang hendak dicapai. Dengan demikian
tujuan harus jelas. Semua segi manajemen lainnya harus dilihat dalam hubungannya dengan
tujuan.

Pelaksanaan kegiatan sehari-hari memerlukan banyak unsur. Mulai dari orang, waktu,
peralatan, bahan, obat, dan sebagainya yang digabung bersama-sama untuk mencapai suatu
tujuan, untuk menyelesaikan pekerjaan.

Keberhasilan pelaksanaan kegiatan dan pencapaian tujuan bergantung pada penerapan

pengetahuan dan keterampilan untuk memecahkan masalah, menggunakan semua sumber
daya yang diperlukan seefisien mungkin. Efisiensi bergantung pada bagaimana unsur-unsur
yang berbeda tersebut dikelola. Misalnya, bila tidak ada lagi salah karena orang yang
bertanggung jawab untuk itu tidak memesan pada waktunya, bila pengaturan ruang tunggu
tidak baik sehinga pasien yang menunggu di ruang perawatan mengganggu pekerjaan, bila
tidak ada air karena pompanya rusak dan tidak ada tindakan untuk memperbaikinya,
pekerjaan tidak dapat diselesaikan dengan baik. Dalam konsep manajemen, kendala-kendala
ini akan menghambat pencapaian tujuan. Perhatian yang sesuai terhadap rincian tersebut akan
menjamin., bila diterapkan pada suatu masalah, bahwa pengetahuan dan keterampilan akan
didukung oleh sumber daya yang berfungsi dan sistem atau organisasi yang memungkinkan
pekerjaan berjalan lancar.
 BAB II

PEMBAHASAN

Dalam mengelola sumber daya terdapat beberapa yang harus dikelola, mulai dari
peralatan, obat-obatan, uang, waktu, ruangan dan administrasi. Disini akan dibahas tiga
bagian dari sumer daya yaitu pengelolaan peralatan, waktu dan administrasi. Untuk
mengetahui lebih lanjut tetang bagaimana suatu rangkaian konsep manajemen supaya dapat
mencapai tujuan yang ingin dicapai. Sehingga perlu pengetahuan dan pemahaman yang jelas
untuk dapat melaksanakan kegiatan-kegitan yang ada didalam suatu instansi yang
bersangkutan.

2.1 Mengelola Peralatan

Dua jenis utama bahan peralatan dikenal sebagai:

 Habis pakai (juga disebut dapat habis dipakai atau dapat diperbaharui)
 Tidak habis pakai (juga disebut kekal, atau tidak dapat diperbaharui)
Peralatan habis pakai adalah peralatan yang digunakan dalam waktu singkat misalnya
korep api, kapas, pewarna laboratorium, kertas, tabung suntik (syringe) sekali pakai.
Peralatan yang tidak habis pakai adalah yang dapat bertahan beberapa tahun, serta perlu
pelayanan dan pemeliharaan, misalnya mikroskop, pisau bedah furniture, timbangan,
kendaraan, pispot.
Lima langkah utama dalam pengaturan peralatan adalah:
1. Pemesanan (mendapatkan peralatan dari toko)
Pemesanan memerlukan keterampilan sebagai berikut:
a) Menyususn daftar kebutuhan, dari mengetahui pemakaian sebelumnya dan
perkiraan pemakaian sekarang. Jumlah setiap barang yang digunakan bergantung
pada jumlah orang yang menggunakannya dan dapat diperkirakan dari
pengalaman atau dengan menanyakan kepada orang yang berpengalaman.
Karena sumber daya selalu terbatas, barang-barang konsumsi harus digunakan
dengan hemat.
b) Menyesuaikan kebutuhan dengan sumber daya yang tersedia dan membuat
perkiraan biaya. Jasa pelayanan kesehatan diseluruh dunia selalu kekurangan
sumber daya. Diantara berbagai keperluan harus diterapkan prioritas, dan
keperluan harus disesuaikan dengan sumber daya (dana yang tersedia).
c) Menggunakan katalog. Katalog adalah buku yang berisi daftar barang yang dapat
dibeli dari tempat tertentu. Buku ini digunakan bila barang dipesan dari tempat
 yang jauh. Katalog dapat dikeluarkan oleh gudang pemerintah atau perusahaan,
pabrik, atau toko swasta.
d) Mengisi formulir pemesanan atau formulir permintaan. Sebuah formulir
pemesanan atau formulir permintaan biasanya disediakan bersama-sama dengan
katalog. Toko atau perusahaan yang berbeda memiliki formulir pemesanan
khusus yang berbeda pula.
2. Penyimpanan (mencatat, memberi label, dan menaruh peralatan dalam tempat
persediaan atau penyimpanan)
Peralatan disimpan dalam 2 tempat :
a) Tempat penyimpanan utama atau cadangan di mana persediaan di simpan tetapi
tidak digunakan
b) Tempat penggunaan, setelah dikeluarkan
Untuk menyimpan peralatan, diperlukan keterampilan berikut:
a) Catatan penerimaan barang baru dan pengeluaran barang
b) Membuat neraca buku-stok (persediaan) atau buku besar
3. Pengeluaran (menghabiskan, mencatat pengeluaran dan keseimbangan stock yang
masih ada, dan menerima kupon/surat pengeluaran barang yang telah ditandatangani)
Terdapat tida prosedur administrasi yang berkaitan dengan pengeluaran perlatan:
a) Catatan dibuku besar (menuliskan pengeluaran barang tersebut dalam buku besar
persediaan). Bila sebuah barang dimasukkan dalam buku besar persediaan,
neraca barang-barang yang ada dalam persediaan diperhitungkan denan
mengurngi jumlah yang dikeluarkan dari jumlah total persediaan. Bila neraca
menunjukkan titik rendah tertentu, inilah waktunya untuk memesan peralatan
baru.
b) Surat/kupon pengeluaran barang yang harus ditandatangani. Surat pengeluaran
barang adalah formulir resmi yang mencatat mengenai tanggal pengeluaran, apa
yang dikeluarkan, berapa jumlahnya, dan nomor halmannya dalam buku besar.
Selain itu yang perlu dicatat yaitu dimana akan digunakan, siapa yang
bertanggung jawab dan tanda tangan orang yang bertanggung jawab atas
penggunaannya.
c) Catatan inventaris dari bagian yang menerima dan menggunakan peralatan.
Peralatan baru yagn dikeluarkan harus ditambahkan dalam inventaris, yang
digunakan setiap jangka waktu tertentu untuk memeriksa persediaan peralatan
yang digunakan.
 4. Pengawasan/pemeliharan (mengawasi peralatan habis pakai, memelihara dan
memperbaiki peralatan tidak habis pakai).
Untuk mengontrol dan menjaga peralatan, diperlukan beberapa keterampilan sebagai
berikut:
a) Yakinkan staf bahwa peralatan harus dibersihkan, diperiksa dan diatur dengan
baik, segala kerusakan harus dilaporkan segera, dan peralatan itu harus
dikembalikan ke tempat semula setelah dipakai
b) Gunakanlah daftar periksa dan jadwal periksa
c) Periksa adanya ketidakcocokan dan carilah penyebabnya
5. Nilai dan kegunaan catatan peralatan
Manajemen yang baik menjaga peralatan dengan cara:
a) Memerintahkan dan memotivasi staf untuk merasa bertanggung jawab atas
perlatan yang mereka gunakan
b) Memesan barang persediaan bila diperlukan
c) Menyimpan barang persediaan dengan aman
d) Mengawasi penggunaan barang persediaan.

2.2 Mengelola Waktu

Waktu sering tidak dianggap sebagai sumber daya. Namun, waktu merupakan sumber
daya yang tidak dapat diperbarui. Tikda ada kejadian yang dapat berlangsung kecuali bila
tersedia waktu untuk itu.
Lima langkah utama dalam mengelola waktu :
1. mengetahui bagaimana staf menggunakan waktu
Banyak hal-hal yang harus diperhatikan dalam pengelolaan waktu yang harus
diperhatikan oleh semua staf yaitu menggunakan waktu sebaik-baiknya,
merencanakan pegaturan waktu dan perencanaan waktu dalam pelayanan kesehatan.
2. Mempersiapkan Jadwal Waktu Unit Kesehatan
Semua kegiatan yang terjadi secara teratur setiap minggu harus disusun dan kemudian
diatur dalam jadwal waktu yang tepat sesuai dengan waktu kerja setempat. Semua
kegiatan dibuat secara rinci untuk memudahkan dalam mengingat jadwal yang sudah
ditentukan.
3. Mempersiapkan jadwal kerja unit kesehatan
Untuk membuat jadwal kerja, setiap kegiatan atau tempat yang berbeda disusun dan
dibuat tanggalnya secara bergiliran, seluruh siklus ini kemudian diulangi lagi. Faktor
 lain yang harus dipikirkan dalam pembuatan jadwal kerja adalah jumlah penduduk di
desa atau daerah (kepadatan penduduk) dan hari-hari pasaran setempat.
4. mempersiapkan daftar piket
Daftar tugas piket sering ditemukan pada semua jenis pekerjaan kesehatan. Daftar ini
diperlukan untuk 3 tujuan:
a) Membagi tugas secara adil dan merata di luar waktu kerja norma
b) Membagi tugas yang tidak menarik atau sulit, dan tugas yang menarik serta
bervariasi, secara adil diantara anggota unit kesehatan, dalam bagian bersalin,
misalnya bidan mengadakan giliran siapa yang bertugas di unit keliling, bagian
persalinan dan klinik
c) Membagi pekerjaan tambahan diantara seluruh staf, pekerjaan tambahan ini
misalnya pengawasan taman gizi, membuat poster pendidikan, mencari pasien
yang melalaikan pengobatannya, dan megadakan pemeriksaan kebersihan.
5. Mempersiapkan tabel program
Terdapat beberapa cara untuk membuat tabel program. Cara yang mudah adalah
dengan menyusun daftar kegiatan, dalam urutan terjadinya, menurun pada sisi kiri
halaman, dan kemudian isikan minggu atau bulan di sisi atas halaman kemudian
dengan garis melintang tunjukkan lama tiap-tiap rencana kegiatan yang akan
dilaksanakan sesuai dengan minggu berlangsungnya.
6. Mempersiapkan kalender tahunan
Kalender ini memiliki 2 fungsi ;
a) Sebagai pengingat akan peristiwa-peristiwa yang pasti akan terjadi, biasanya di
luar kontrol seseorang
b) Dapat memperlihatkan kapan dapat diselipkan rencana baru misalnya pertemuan
khusus atau periode perjalanan.

2.3. Mengelola Administrasi

Pekerjaan administrasi (tulis menulis), terutama surat menyurat dan pemeliharaan
serta penggunaan catatan, merupakan bagian penting dari manajemen pelayanan
kesehatan, dan hampir semua kegiatan kesehatan mengikutsertakan pekerjaan tulis
menulis ini. Mutu dan efisiensinya memainkan peranan penting dalam efektifitas kegiatan
serta program perawatan kesehatan. Tanpa sistem pencatatan yang teratur rapi, misalnya,
tidak satupun perawatan klinik atau pekerjaan kesehatan masyarakat yang dapat dipantau
atau dikontro. Pekerjaan administrasi adalah sistem komunikasi(surat menyurat), sistem
informasi (pelaporan), dan sistem ingatan (pencatata, pendaftaran) dari pelayanan
kesehatan.
1. fungsi kantor pada pusat kesehatan
Kantor adalah tempat pelaksanaan perkerjaan administrasi dan penyimpanan dokumen
serta surat-surat. Kantor tidak selalu berupa satu ruangan penuh, dapat hanya berupa
sebuah meja atau sudut ruangan.
Contoh dari pekerjaan administrasi yang penting bagi fungsi utama unit kesehatan
diantaranya: surat menyurat, kegitan pelayanan kesehatan mulai dari kedatangan
pasien sampai pendidikan kesehatan, manajemen staf, administrasi dana dan peralatan,
arsip staf, dan lain-lain.
2. membuat surat resmi
Terdapat tata cara yang diakui secara internasional untuk mengemukakan hal-hal
dalam surat menyurat. Namun tempat menuliskan isi surat yang tepat dalam halaman
surat berbeda dari satu negara ke negara yang lain. Selain itu biasanya di rumah sakit
juga sering dibutuhkan dalam pembuatan surat rujukan pasien. Bila pasien dirujuk ke
pusat kesehatan yang lebih tinggi untuk mendapatkan nasihata dan pengobatan lebih
lanjut, harus dikirimkan juga surat yang berisi rincian hal-hal yang berkaitan.
Keterangan ini akan membantu petugas medis yang menerimanya untuk mengerti
riwayat dan latar belakang keadaan pasien dan pengobatan yang telah diberikan.
3. Membangun sistem pengarsipan
Sistem pengarsipan adalah sebuah penataan jenis-jenis berkas yang berbeda
ditempatkan dalam arsip terpisah sehingga dapat ditemukan kembali secara cepat.
Sistem pengarsipan yang baik harus memenuhi syarat sebagai berikut:
a) Harus ada tempat untuk setiap jenis surat yang biasanya dijumpai dalam unit
kesehatan
b) Harus sederhana, sehingga anggota staf dapat menjalankannya
c) Surat harus dapat ditemukan secara cepat bila diperlukan.
Dalam pengarsipan terdapat cara-cara untuk pengelolaannya. Cara pengarsipan yang
digunakan diseluruh dunia yaitu:
 Pegarsipan berdasarkan abjad
Arsip disusun berdasarkan abjad, bergantung pada huruf pertama nama
anggota staf atau pasien. Sistem ini dipakai bila terdapat sejumlah besar berkas
berisi topik yang sama.
 Pengarsipan berdasarkan nomor
 Masing-masing orang diberi nomor dan arsip atau kartu catatan kemudian
disusun secara berurutan.
 Pengarsipan berdasarkan topik
Adalah sisitem yang paling berguna untuk keperluan umum dalam unit
kesehatan kecil. Semua dokumen berkas, surat dan sebagainya, yang tidak
termasuk dalam arsip yang telah ada harus dibuatkan daftar. Untuk itu
dibuatkan arsip untuk masing-masing golongan topik.
 Pengarsipan berdasarkan letak geografis
Untuk masing-masing desa harus dibuatkan arsip, yang berisi keterangan
misalnya nama para pemimpin desa, tanggal pasaran, masalah khusus, jarak
dan waktu perjalan, angkutan bus dan sebagainya. Hal ini khususnya berguna
untuk mengawasi kegiatan di daerah, misalnya klnik keliling atau kunjungan
rumah.
 BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Pengelolaan sumber daya yang ada didalam rumah sakit sangat penting, mulai dari
pengelolaan perlatan, obat-obatan, uang, waktu, ruang, dan administrasi. Pengelolaan
sumber daya tersebut bertujuan untuk efisiensi dari rangkaian pekerjaan yang dilaksanakan
di rumah sakit. Karena untuk mencapai tujuan yang sesuai dengan visi dan misi, maka
diperlukan pengelolaan sumber daya yang tepat dan efisien. Data dari kegitan yang dari
waktu ke waktu akan semakin banyak, sehingga akan semakin banyak data yang harus
dikelola. Oleh karena itu membutuhkan manajemen dan pengelolaan yang tepat.