TUGAS RESUME

DOCUMENTING RESULTS THROUGH PROCESS MODELING AND

WORKPAPERS

Disusun untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Audit Manajemen dan Kinerja
pada Semester Genap 2017/2018 dengan Dosen Pengampu
Drs. Sudarno, M.Si.,Akt., Ph.D.

Disusun oleh :

Istiharoh Nadia Hanif 12030115120095

UNIVERSITAS DIPONEGORO
FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS
DEPARTEMEN S1-AKUNTANSI
KELAS F
 Brink's Modern Internal Audit- chapter 16
CHAPTER 16
DOCUMENTING RESULTS THROUGH PROCESS MODELING AND
WORKPAPERS

Audit internal perlu dokumentasi yang kuat untuk mendukung temuan

audit dan observasi. Bukti audit dokumentasi yang efektif sangat penting dalam
audit internal sebagai persyaratan keterampilan. Ada dua dimensi pada
dokumentasi ini. Pertama, internal auditor yang sering terekspos berbagai
informasi tentang bisnis dan operasi perusahaan di sebuah situs agar dapat lebih
memahami kontrol kekuatan dan kelemahan, auditor perlu memikirkan kegiatan
ini terkait proses pendukungnya, yang seringkali mungkin tidak
didokumentasikan secara memadai. 

Dalam pokok bahasan ini menguraikan teknik untuk mendokumentasikan

pekerjaan audit internal pemeriksaan kertas kerja atau bukti audit.
Ini adalah bahan yang terkumpul untuk mendeskripsikan audit internal. Kertas
kerja Audit sangat penting bagi auditor internal dan untuk jumlah perusahaan. 

Audit internal memiliki laporan keuangan dan persyaratan hukum untuk

mempertahankan kertas kerja audit dokumentasi untuk jangka waktu sampai tujuh
tahun atau lebih. Hal ini dapat tantangan, perubahan teknologi terkadang membuat
mengakses catatan menjadi lama dan sulit, dan keterbatasan ruang fisik menjadi
tantangan untuk melacak catatan lama.

INTERNAL AUDIT DOCUMENTS REQUIREMENT

Dokumentasi internal audit mengacu pada laporan audit diterbitkan,

rencana kegiatan, dan bahan lain yang mendukung laporan, lembar kerja audit,
key meeting minute, alat audit dengan bantuan komputer dan teknik (CAATTs)
bahan, dan data lain serta informasi untuk mendukung internal audit. Tentu saja,
fungsi internal audit harus menetapkan dan mengikuti beberapa standar minimum
retensi dokumentasi.
 SEC mengharuskan bahwa catatan disimpan untuk tujuh tahun setelah
auditor menyimpulkan audit atau mereview laporan keuangan. Untuk internal
audit, periode retensi catatan akan menjadi minimal tujuh tahun setelah laporan
audit dikeluarkan. Sebuah fungsi internal audit harus mengatur untuk
mempertahankan semua catatan penting dari internal audit untuk periode retensi
tujuh tahun. Berikut adalah tiga aspek penting dokumentasi internal audit.

 Proses pemodelan
 Lembar kerja audit
 Dokumen manajemen

Internal auditor kadang memulai proses auditnya dari area baru dimana
tidak adanya laporan audit sebelumnya atau belum pernah dilakukan audit pada
bagian tersebut dan mungkin dokumentasi perusahaan yg minim tentang bagian
tersebut. Internal auditor perlu mengamati operasi, laporan tinjauan dan prosedur,
dan mengajukan pertanyaan untuk mengembangkan pemahaman dari proses baru.
Dokumentasi yang dihasilkan penting untuk memahami lingkungan pengendalian
internal dan untuk membuat rekomendasi-konsultasi yang bersangkutan pada saat
yang tepat.

Proses pemodelan

Proses pemodelan adalah cara yang membantu auditor internal menavigasi

melalui kegiatan :

 Dimana kita berada sekarang

 Kemana kita harus pergi
 Kita berasal darimana
 Cara untuk ke tempat tujuan

Proses pemodelan merupakan suatu bentuk peta untuk membantu auditor

menavigasi melalui serangkaian kegiatan yang diamati. Namun, proses pemodelan
yang baik adalah jalur yang menunjukkan bagaimana mendapatkan dari satu titik
ke titik lain dengan jalan yang lebih sederhana. Proses pemodelan merupakan alat
penting auditor internal baik untuk review dari proses perusahaan yang ada dan
untuk menyarankan daerah untuk perbaikan.

Lembar kerja

Lembar kerja adalah dokumen-dokumen yang menggambarkan kerja

internal auditor dan menyediakan dasar dan pemahaman untuk internal audit.
Lembar kerja internal audit juga dapat memiliki makna hukum. Lembar kerja
internal audit adalah catatan pokok pekerjaan tampilan audit dan pada suatu saat
mereka dapat memberikan bukti tentang apa yang terjadi atau tidak terjadi saat
pengadutian berlangsung.

Fungsi utama dari lembar kerja auditor meliputi:

 Dasar perencanaan audit. Lembar kerja audit sebelumnya dari auditor

dengan informasi latar belakang untuk melakukan review saat ini di daerah
secara keseluruhan yang sama.

 Rekaman audit yang dilakukan. Lembar kerja menjelaskan tampilan audit

saat ini dan juga memberikan referensi ke sebuah program audit yang
dibentuk.

 Penggunaan audit

 Deskripsi situasi minat khusus. Seperti kebijakan dan prosedur, akurasi,

efisiensi, kinerja personil, atau potensi penghematan biaya.

 Dukungan untuk kesimpulan audit tertentu. Lembar kerja memberikan

materi pembuktian yang cukup yang akan disertakan dalam laporan audit.

 Referensi sumber. Lembar kerja dapat menjawab pertanyaan tambahan

yang diajukan oleh manajemen maupun oleh auditor eksternal.

 Staf penilaian kinerja staf selama audit secara langsung tercermin dalam
atau ditunjukkan oleh lembar kerja.
# Lembar kerja standar

Lembar kerja dirancang terutama untuk mendukung internal audit individu

dan dapat digunakan oleh anggota lain dari fungsi internal audit, termasuk
pengelolaan dan jaminan kualitas. Lembar kerja harus mengikuti serangkaian
standar yang konsisten dan dapat berdiri sendiri. Lembar kerja standar audit
internal harus mencakup bidang-bidang:

 Relevansi untuk tujuan audit

 Penyingkatan detail

# Lembar kerja dokumen organisasi

Seperti halnya dalam sistem pengarsipan manual, bahan lembar kerja

diklasifikasikan menurut jenis dasar mereka dan dikelompokkan bersama dalam
sebuah file. Lembar kerja dapat dipisahkan ke dalam bidang audit yang luas:

 File permanent
 File administrasi
 File prosedur audit
# Lembar kerja teknik persiapan

Proses rinci mensyaratkan bahwa auditor internal mengikuti standar

departemen audit secara keseluruhan untuk persiapan lembar kerja dan juga
membuat lembar kerja mudah untuk diikuti dan dipahami. Bagian yang penting
adalah untuk memastikan bahwa semua anggota staf audit internal memahami
tujuan dan lembar kerja audit mereka.

# Lembar kerja tinjauan proses

Terdapat adanya peninjauan terhadap inisial reviewer dan tanggal pada

setiap lembar lembar kerja. Beberapa fungsi internal audit menyiapkan
memorandum atau checklist evaluasi lembar kerja untuk sifat dokumen dan
tingkat tinjauan mereka. Proses review workpaper harus selalu dilakukan sebelum
penerbitan laporan audit final.
Catatan Dokumen Manajemen

Catatan dokumen manajemen merupakan cara untuk mempertahankan

catatan organisasi dari waktu ke waktu. Hal ini dapat meliputi klasifikasi,
penyimpanan, pengamanan, dan kehancuran (atau dalam beberapa kasus,
pelestarian arsip) catatan. Catatan dokumen manajemen melibatkan:

1. Perencanaan kebutuhan informasi dari sebuah organisasi

2. Mengidentifikasi kebutuhan informasi rahasia
3. Membuat, menyetujui, dan menegakkan kebijakan dan praktek tentang
catatan, termasuk organisasi mereka dan pengeluaran
4. Mengembangkan rencana penyimpanan catatan, yang mencakup jangka
pendek dan jangka panjang catatan fisik dan informasi digital
5. Mengidentifikasi, mengelompokkan, dan menyimpan catatan
6. Koordinasi akses ke catatan internal dan di luar organisasi,
menyeimbangkan persyaratan kerahasiaan bisnis, data pribadi, dan akses
publik.
7. Pelaksana kebijakan retensi dari penjualan catatan yang tidak lagi
diperlukan untuk alasan operasional, sesuai dengan kebijakan organisasi,
persyaratan hukum, dan peraturan lain ini mungkin melibatkan
penghapusan atau pelestarian arsip permanen.
.
PROCESS MODELING FOR INTERNAL AUDITORS
Model proses adalah suatu bentuk peta/bagan yang dapat membantu
auditor internal untuk mengendalikan proses melalui serangkaian akivitas
pengamatan. Dengan ini maka internal auditor bias mendapatkan informasi yang
mereka butuhkan dengan lebih jelas dan detail. Berikut adalah langkah-langkah
yang dilakukan oleh auditor internal :

Understanding the Process Modeling Hierarchy

Disini internal auditor harus memahami bagaimana satu proses dengan
proses yang lain saling berhubungan. Beberapa proses kunci yang membantu
internal auditor untuk berkomunikasi lebih baik kepada lainnya,
 Sistem
  Proses
 Aktivitas
 Pelanggan eksternal
 Pelanggan internal

Describing and Documenting Key Process

Deskripsi proses disiapkan oleh auditor internal,dimana harus menjadi
bagian dari kertas kerja audit untuk ditinjau sebagai penjelasan dalam bagian
selanjutnya. Tujuan mereka adalah untuk menggambarkan aliran input dan output
antara kegiatan proses. Audit internal menggembangkan pendekatan standar dan
konsisten untuk diagram aliran prosesnya. Dua pendekatan yang paling mudah
digunakan dan dipahami adalah :
1. Input/output process flowcharts
Pendekatan ini baik digunakan untuk objek yang berhubungan dengan
objek fisik. Fokusnya adalah pada objek pasif yang sedang
dikonsumsi, diproduksi atau diubah oleh aktivitas proses.
2. Work-flow description process flowcharts
Pendekatan ini menekankan pada urutan kegiatan daripada aktivitas
yang tidak bekerja.

Process Modeling and the Internal Audit

Model proses adalah alat yang penting bagi auditor internal yang
digunakan baik untuk mengkaji proses perusahaan yang ada maupun untuk
menyarankan bagian mana yang membutuhkan perbaikan.

INTERNAL AUDIT WORKPAPERS

Workpaper merupakan bukti audit untuk mendeskripsikan hasil dari

internal audit. Bukti audit yang didokumentasikan pada kertas kerja auditor,
seharusnya cukup untuk mendukung asersi audit dan kesimpulannya. fungsi
utama dari kertas kerja auditor mencakup :

1. Dasar untuk merencanakan audit

 2. Pencatatan dari kinerja audit
3. Penggunaan selama audit
4. Deskripsi situasi yang diperhatikan
5. Mendukung kesimpulan audit spesifik
6. Sumber referensi
7. Penilaian staf
8. Koordinasi audit

a. Workpaper standard
Internal auditor harus mencatat informasi relevan untuk mendukung
kesimpulan dan hasil perikatan. Standard kinerja internal audit harus
mencakup area-area seperti:
a. Relevansi untuk audit objektif
b. Penyingkatan (condensation) dari detail
c. Kejelasan dari presentasi
d. Kecermatan kertas kerja
e. Tindakan dalam item terbuka
f. Standard bentuknya, yang mencakup :
 Preparation of headings
 Enterprise
 Neatness and legibility
 Cross-indexing
b. Workpapers formats
Exhibit 16.5 menunjukkan kertas kerja yang dipersiapkan secara
manual dari audit operasional atas observasi persediaan fisik.
c. Workpaper document organization
Untuk kebanyakan internal audit, kertas kerja dapat dipisahkan dalam
beberapa area audit:
1. File permanen
Beberapa data mungkin mencakup :
 Keseluruhan chart audit atas unit audit
 Chart dari akun dan salinan dari kebijakan utama dan
 prosedur
 Laporan keuangan mengenai entitas potensial yang berguna
untuk data analitis
 Salinan dari laporan audit terakhir, program audit yang
digunakan
 Informasi tentang audit unit
 Informasi logistic untuk membantu auditor selanjutnya
2. File administrative
Workpaper administratif files mungkin tidak dibutuhkan untuk
audit kecil.
3. File prosedur audit
 Listings of completed audit procedures
 Completed questionnaries
 Description of operations procedures
 Review activities
 Analysis and schedules pertaining to financial statements
 Enterprise documents
 Finding points sheet, supervisor notes, or draft of reports
 Audit bulk files
d. Workpaper preparation techniques
Dalam mempersiapkan workpapers, melibatkan drafting audit
comment dan membuat skedul untuk mendeskripsikan kerja audit dan
mendukung kesimpulannya. Aspek penting adalah meyakinkan atau
memastikan bahwa semua member dari staff internal audit memahami tujuan
dan kritikal dari audit workpapers. Mempersiapkan secara manual maupun
menggunakan sistem computer-based, audit workpaper harus memiliki
indexing dan standar notasi yang akan menjadikan review menjadi mudah
dan profesional audit lainnya.
(I) Workpaper indexing and cross-referencing
Cross-references dan notasi membuat auditor atau reviewer mengambil
referensi signifikan dan menelusuri kembali original citation-nya atau
 sumbernya. Index number pada workpaper, sama seperti volume dan
nomor halaman dalam published book.
(II) Tick Marks
Tick marks merupakan form manual auditor atau notasi menggunakan
pensil. Auditor dapat mengembangkan particular mark untuk
mengindikasikan given value dalam skedul keuangan cross-foots ke other
related values dan tick mark lain untuk mengindikasikan pada trial
balance.
(III) References to external audit sources
Internal auditor kadang mencatat informasi yang diperoleh dari sumber
luar. Penting untuk mencatat sumber seperti komentar langsung pada
workpaper. Auditor butuh referensi hukum dan regulasi untuk mendukung
kerja auditnya.
(IV) Workpaper Rough Notes
Saat interview, internal auditor membuat very rough notes, penulis
personal form of shorthand readable only by the author. Auditor harus
menulis atau memasukkan ulang rough notes ini ke komentar workpaper.
Karena ada alasan untuk review lagi, original note sheets harus termasuk
dalam workpaper, terletak di belakang workpaper manual binder atau di
bagian file.
e. Workpaper Review Processes
Bergantung pada ukuran staf audit dan kepentingan relatif dari given
audit, mungkin ada multiple review atas workpaper, satu melalui in-charge
auditor, dan lainnya melalui senior member dari manajemen internal audit.
Beberapa internal audit function menyiapkan memorandum atau workpaper
review checklist untuk dokumen dan perluasan reviewnya. Poin dari review
ini atau pertanyaan may simply highlight electrical errors, seperti missing
cross-references. Pertanyaan ulang harus kembali diajukan, dan reviewer
harus mengambil tanggung jawab untuk memastikan bahwa open questions
telah diatasi. Proses review workpaper memastikan bahwa semua report
findings memiliki dukungan melalui bukti audit sebagai dokumentasi dalam
workpaper.
INTERNAL AUDIT RECORDS MANAGEMENT

Kebutuhan yang penting untuk praktik manajemen dokumen untuk

internal audit function dalam lingkungan hari ini dalam auditor laptops dan
wireless network :

Document standards & review processes

Internal audit butuh membuat standar untuk software yang digunakan,

laptop computer vonfiguration,dokumen umum dan template standards.
Tujuannya agar semua menggunakan equipment yang sama dengan format dan
standar. Proses formal dan aman harus diset dalam tiap skedul audit. Pada
kesimpulan audit, material workpaper dapat didownload ke system pusat server
department audit.

Backup, security, & continuity

Untuk personal emails, internal auditor dapat menggunakan salah satu

small portable services. Pengamanan yang dibuat dan pengendalian password
harus diinstal, seperti jika system dicuri, kontennya tidak bisa dengan mudah
diakses. Prosedurnya juga membuat file internal audit untuk di backed up dan
didownload ke sistem server internal audit pada regular basis

Hardware & software resource management

Dengan relatively efficient dan lower – cost resources yang tersedia, tidak
ada alas an kenapa internal audit function tidak punya system server terdedikasi
untuk tujuan internal audit

CAATT Repository

Setiap usaha yang dibuat grup dan organize sumau CAATT – related
materials dengan catatan workpaper internal audit

Audit reports, risk management, & internal audit administration

 Internal audit butuh persiapan dan distribusi a alarge body of material,
ternasuk laporan audit, risk management analysis, budgets, dan komunikasi
dengan audit komite. Dokumen 7 tahun menggunakan rule should appaly ke
catatan administrative internal audit, dan ditempatkan dalam folder aman dalam
sisten server departemen audit.

PENTINGNYA MENDOKUMENTASIKAN INTERNAL AUDIT

Dokumentasi yang cukup itu dibutuhkan untuk menampilkan keseluruhan

proses internal audit. Chapter ini menekankan pada pentingnya kertas kerja audit
untuk aktivitas internal audit sebaik proses untu k menampilkan deskripsi dari
aktivitas perusahaan. Kemampuan untuk mempersiapkan deskriptif dan efektivias
kertas kerja sebagai kunci dari internal CBOk yang diminta. Dalam hal ini semua
auditor internal dari CA sampai staff audit, harus menyesuaikan diri dengan
banyak peralatan TI yang disediakan untuk mendeskripsikan dan
mendokumentasikan proses internal audit.