MODUL PERKULIAHAN

Manajemen
Komunikasi
Proyek
Analisis Kebutuhan Komunikasi

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

04
Teknik Teknik Sipil P111700024 Anjas Handayani, ST. MT

Abstract Kompetensi
Modul ini membahas mengenai Mahasiswa mampu menjelaskan
Analisa Kebutuhan Komunikasi, analisa kebutuhan komunikasi
Analisa kebutuhan informasi para proyek, kebutuhan informasi
pemangku kepentingan proyek dan pemangku kepentingan /
bagan organisasi proyek. steakholder, dan komunikasi melalui
proyek bagan alur organisasi proyek
Pembahasan
PERENCANAAN KOMUNIKASI
Elemen Perencanaan Komunikasi :
Dalam kegiatan perencanaan komunikasi, terdapat empat (4) elemen utama Perencanaan,
yaitu :
1. Tujuan (Objective).

Target atau hasil dari komunikasi yang akan dicapai.

2. Aksi (Action).

Serangkaian kegiatan yang yang dilakukan untuk mencapai tujuan.

3. Sumber Daya (Resources).

Hal-hal yang dibutuhkan dalam melaksanakan aksi.

4. Pelaksanaan (Implementation).

Tata cara dan arah pelaksanaan kegiatan.

Elemen-elemen yang terdapat dalam komunikasi adalah:

1. Komunikator : Orang yang menyampaikan pesan
2. Komunikan : Audience, pihak yang menerima pesan
3. Pesan : Ide atau informasi yang disampaikan
4. Media : Sarana komunikasi
5. Umpan Balik : Respon atas pesan yang diterimanya

Di dalam PMBOK, bisa dilihat tahapan kegiatan perencanaan komunikasi sebagai berikut :

2021 Nama Mata Kuliah Pusat Bahan Ajar dan eLearning

2 Anjas Handayani, ST. MT http://www.mercubuana.ac.id
Area Input terdiri dari 4 aspek yaitu :
1. Stakeholder register :
Merupakah daftar stakeholder dan identifikasi kebutuhan serta harapannya ada
proyek.
2. Stakeholder management strategy :
Merupakan strategi yang akan diterapkan oleh tim proyek dalam mengelola
kebutuhan komunikasi bagi stakeholder.
3. Enterprise Environmental Factor :
Merupakan faktor-faktor lingkungan yang dapat mempengaruhi proses pelaksanaan
proyek
4. Organizational Professional Assets :
Merupakan sejumlah data, informasi dan dokumen yang telah dimiliki oleh
Perusahaan sebagai bahan untuk menganalisa perencanaan komunikasi.

Tools / Technique terdiri dari 4 aspek yaitu :

1. Communication requirement analysis:
Analisa kebutuhan komunikasi dari seluruh stakeholders. Analisa dapat menggunakan
tabel yang dapat memudahkan pengendalian.
2. Communication technology:
Teknologi yang digunakan untuk mendukung komunikasi antara lain email, fax, surat
dlsb.
3. Communication models:
Model komunikasi yang akan diterapkan kepada masing masing stakeholders. Setiap
stakeholder mempunyai kekhususan dalam berkomunikasi.
4. Communication methods:
Metoda yang digunakan dalam berkomunikasi seperti periode komunikasi dan media
yang digunakan. Periode komunikasi bisa setiap hari, setiap minggu atau setiap bulan
dan komunikasi berdasarkan kebutuhan mendesak.

2021 Nama Mata Kuliah Pusat Bahan Ajar dan eLearning

3 Anjas Handayani, ST. MT http://www.mercubuana.ac.id
Output terdiri dari 2 aspek yaitu :
1. Communication Management Plan :

Berupa dokumen rencana pengelolaan komunikasi..

2. Project Document Update:
Laporan terbaru sesuai dengan hasil kesepakatan atau usulan baru atas dokumen
terkait proyek
Perencanaan komunikasi yang efisien sangat penting untuk keberhasilan implementasi
manajemen proyek. Di dalam organisasi, penting bagi pemangku kepentingan proyek untuk
memberikan informasi yang benar dan dibutuhkan. Ini adalah alasan mengapa elemen
penting dari perencanaan komunikasi adalah analisis kebutuhan komunikasi.
Analisis persyaratan komunikasi adalah alat yang menentukan informasi yang dibutuhkan
oleh pemangku kepentingan. Ini diperoleh melalui :
• Wawancara
• Lokakarya
• Mempelajari dari proyek sebelumnya.
Persyaratan manajemen proyek biasanya ditentukan oleh jenis, format, serta nilai informasi
yang dibutuhkan oleh para pemangku kepentingan. Ini digunakan untuk menciptakan peran
dan tanggung jawab tim proyek, pemangku kepentingan, dan manajemen. Ini juga dapat
digunakan untuk membuat bagan organisasi. Dengan konsep ini, sumber daya proyek hanya
dihabiskan untuk metode komunikasi yang menjamin keberhasilan seluruh proyek.
Saluran komunikasi sangat penting dalam analisis kebutuhan komunikasi. Jumlah total
saluran komunikasi mewakili jumlah pemangku kepentingan. Hal ini memungkinkan manajer
proyek untuk memiliki kontrol yang lebih baik atas distribusi informasi sehingga menghasilkan
perencanaan komunikasi yang lebih baik.

Perencanaan Komunikasi yang baik

1. Pengantar
Satu-satunya formula yang melibatkan bidang pengetahuan manajemen komunikasi
adalah formula yang memberikan jumlah saluran komunikasi potensial, N, mengingat
para pemangku kepentingan yang terlibat dalam suatu proyek. Rumusnya adalah :
N = n(n-1)/2

2021 Nama Mata Kuliah Pusat Bahan Ajar dan eLearning

4 Anjas Handayani, ST. MT http://www.mercubuana.ac.id
 Jumlah saluran komunikasi meningkat secara kuadratik atau ke kekuatan kedua karena
jumlah pemangku kepentingan meningkat secara linear atau ke kekuatan pertama.
Dalam istilah praktis, ini berarti bahwa ada kecenderungan inheren terhadap
kompleksitas komunikasi pada suatu proyek ketika jumlah pemangku kepentingan
meningkat, dan penting bagi manajer proyek untuk membatasi kerumitan itu dengan
memperkenalkan rencana komunikasi yang memberikan informasi yang cukup kepada
para pemangku kepentingan. , tetapi tidak terlalu banyak sehingga mereka dibanjiri oleh
informasi yang mungkin tidak mereka butuhkan. Tujuan dari posting ini adalah untuk
membahas Analisis Kebutuhan Komunikasi, salah satu alat & teknik proses 10.1 Rencana
Manajemen Komunikasi. Di sinilah kebutuhan komunikasi pemangku kepentingan
dianalisis untuk menentukan siapa yang mendapatkan informasi apa, dan kapan.
2. Analisis Kebutuhan Komunikasi
Salah satu alat sumber daya manusia adalah bagan RACI, yang merupakan singkatan dari
Responsible-Accountable-Consult-Inform, yang menjawab pertanyaan-pertanyaan
berikut sehubungan dengan berbagai peran yang dimainkan oleh para pemangku
kepentingan dalam berbagai aspek proyek :
• Bertanggung jawab - siapa yang akan melakukan pekerjaan proyek
• Akuntabel - siapa yang akan membuat keputusan proyek
• Berkonsultasilah - seandainya keputusan perlu dibuat, siapa yang akan
dikonsultasikan
• Informasikan - dalam kasus keputusan dibuat, siapa yang akan diinformasikan
Para pemangku kepentingan harus diberi informasi dalam hal “berkonsultasi” dan
“menginformasikan”, dua item terakhir pada grafik RACI. Ini memberi Anda gambaran
tentang bagaimana persyaratan komunikasi para pemangku kepentingan ditentukan, oleh
peran apa yang akan mereka mainkan dalam berbagai aspek proyek.
3. Input Analisis Kebutuhan Komunikasi meliputi :

• Bagan organisasi
• Organisasi proyek dan hubungan tanggung jawab pemangku kepentingan
• Informasi dan persyaratan komunikasi pemangku kepentingan dari dalam daftar
pemangku kepentingan
• Disiplin, departemen, dan spesialisasi yang terlibat dalam proyek

2021 Nama Mata Kuliah Pusat Bahan Ajar dan eLearning

5 Anjas Handayani, ST. MT http://www.mercubuana.ac.id
 • Logistik tentang berapa banyak orang yang akan terlibat dalam proyek dan di lokasi
mana
• Kebutuhan komunikasi internal (ketika berkomunikasi dengan pemangku
kepentingan dalam organisasi)
• Kebutuhan komunikasi eksternal (ketika berkomunikasi dengan pemangku
kepentingan di luar organisasi, termasuk publik dan media)
Tiga yang pertama terlibat dengan mengetahui apa tanggung jawab pemangku
kepentingan di dalam organisasi dan di dalam proyek. Yang keempat terlibat dengan
para ahli materi pelajaran yang perlu berkonsultasi tentang masalah yang membutuhkan
pengetahuan khusus. Kelima terlibat dengan logistik, dan kesepakatan keenam dan
ketujuh dengan pedoman perusahaan yang mungkin ikut bermain dengan jenis
komunikasi ini.
Singkatnya, empat input pertama memengaruhi siapa yang mendapatkan komunikasi
apa, dan tiga input terakhir memengaruhi bagaimana mereka akan menerima
komunikasi.
4. Zona Komunikasi Goldilocks
Para pemangku kepentingan seharusnya tidak mendapatkan informasi yang sangat
sedikit sehingga mereka tidak dapat melakukan peran yang ada pada proyek, tetapi
mereka juga tidak boleh mendapatkan begitu banyak informasi sehingga mereka mulai
mengabaikan semua itu untuk mengurangi kompleksitas in-box mereka sendiri. Mereka
harus mendapatkan informasi yang cukup untuk menyelesaikan pekerjaan, tetapi tidak
begitu banyak sehingga mereka tidak punya waktu untuk pekerjaan lain yang harus
mereka lakukan. Itu adalah zona komunikasi Goldilocks. Kemajuan teknologi
memungkinkan manajer proyek dengan berbagai metode komunikasi yang dapat
digunakan pada suatu proyek. Dalam memilih teknologi mana yang tepat untuk proyek,
manajer proyek harus mempertimbangkan berbagai faktor.

Analisis kebutuhan komunikasi

Analisis persyaratan komunikasi menentukan kebutuhan informasi para pemangku
kepentingan proyek. Persyaratan ini didefinisikan dengan menggabungkan jenis dan format
informasi yang diperlukan dengan analisis nilai informasi tersebut. Sumber daya proyek harus

2021 Nama Mata Kuliah Pusat Bahan Ajar dan eLearning

6 Anjas Handayani, ST. MT http://www.mercubuana.ac.id
dikeluarkan hanya untuk mengkomunikasikan informasi yang berkontribusi pada
keberhasilan proyek atau di mana kurangnya komunikasi dapat menyebabkan kegagalan.
Manajer proyek juga harus mempertimbangkan jumlah saluran atau jalur komunikasi
potensial sebagai indikator kompleksitas komunikasi proyek.

Jumlah total potensi komunikasi

Jumlah total saluran komunikasi potensial adalah :
N (n – 1) / 2
di mana n mewakili jumlah pemangku kepentingan
Misalnya, sebuah proyek dengan 10 pemangku kepentingan memiliki 10 (10 - 1) / 2 = 45
saluran komunikasi potensial. Akibatnya, komponen utama perencanaan komunikasi aktual
proyek adalah menentukan dan membatasi siapa yang akan berkomunikasi dengan siapa dan
siapa yang akan menerima informasi apa.
Sumber informasi yang biasanya digunakan untuk mengidentifikasi dan menetapkan
persyaratan komunikasi proyek termasuk, tetapi tidak terbatas pada:
Bagan organisasi ;
• Organisasi proyek dan hubungan tanggung jawab pemangku kepentingan
• Disiplin, departemen, dan spesialisasi yang terlibat dalam proyek
• Logistik tentang berapa banyak orang yang akan terlibat dengan proyek dan di lokasi
mana
• Kebutuhan informasi internal (mis., Ketika berkomunikasi dalam organisasi)
• Kebutuhan informasi eksternal (mis., Saat berkomunikasi dengan media, publik, atau
kontraktor)
• Persyaratan informasi dan komunikasi dari para pemangku kepentingan dari dalam
daftar pemangku kepentingan.

2021 Nama Mata Kuliah Pusat Bahan Ajar dan eLearning

7 Anjas Handayani, ST. MT http://www.mercubuana.ac.id
Analisis Persyaratan Komunikasi Proyek
Pelajaran ini akan mengikat proses analisis kebutuhan komunikasi dalam perencanaan
komunikasi keseluruhan. Ini juga akan merekomendasikan komponen untuk dipertimbangkan
termasuk dalam rencana komunikasi dan menyarankan cara untuk melakukan analisis
persyaratan komunikasi. Data menunjukkan bahwa manajer proyek menghabiskan sekitar
90% waktunya untuk berkomunikasi. Jika ini benar, untuk menjadi sukses dan efektif dalam
pekerjaan mereka, seorang manajer proyek akan ingin menjadi jelas tentang apa persyaratan
komunikasi untuk proyek yang dipimpinnya.

Tentu saja, manajer proyek bukan satu-satunya yang bertanggung jawab untuk komunikasi
yang efektif. Tim proyek terdiri dari anggota tim yang telah bersatu dari pengalaman
sebelumnya di mana mereka semua menggunakan teknik komunikasi yang berbeda dan
memiliki tanggung jawab untuk komunikasi yang berbeda. Masuk akal untuk
menginvestasikan waktu di awal proyek untuk mendapatkan tim proyek baru pada lembar
lagu yang sama tentang bagaimana komunikasi harus ditangani sepanjang masa proyek baru.
Bisakah Anda memikirkan skenario di mana memiliki rencana komunikasi yang
terdokumentasi akan sangat membantu? Bayangkan seorang anggota tim yang baru dalam
proyek bertanya-tanya Siapa yang perlu tahu tentang persyaratan baru yang baru saja
ditambahkan oleh pelanggan? Atau Siapa yang berwenang untuk membuat keputusan akhir
antara opsi 1 dan opsi 2 revisi desain ini? Memandang cepat ke rencana komunikasi proyek
adalah cara yang lebih produktif untuk mendapatkan jawaban ini daripada meluangkan waktu
untuk melakukan beberapa panggilan telepon atau mengganggu rekan kerja untuk mencari
jawabannya.

Menganalisis persyaratan komunikasi adalah bagian dari keseluruhan perencanaan

komunikasi proyek. Rencana komunikasi biasanya merupakan salah satu hasil proyek
pertama. Ini melibatkan pengumpulan dan rangkuman informasi penting tentang bagaimana
komunikasi akan dikelola sepanjang umur proyek. Setelah disusun, rencana komunikasi
proyek harus ditinjau dan disetujui oleh manajer proyek dan tim proyek.

2021 Nama Mata Kuliah Pusat Bahan Ajar dan eLearning

8 Anjas Handayani, ST. MT http://www.mercubuana.ac.id
Komponen Rencana Komunikasi
1. Lingkup Rencana Komunikasi :

Apa yang ada dan apa yang tidak termasuk dalam rencana komunikasi ini? Apakah
rencana tersebut bermaksud untuk memahami komunikasi yang bersifat internal dan
eksternal bagi tim?
2. Stakeholder yang terkena dampak oleh Rencana Komunikasi :

Siapa yang perlu mengetahui rencana komunikasi, apa peran mereka dalam proyek, dan
tanggung jawab apa yang mereka miliki untuk komunikasi?
3. Asumsi Rencana Komunikasi
Apa yang mungkin diasumsikan oleh semua orang tentang komunikasi yang harus
dicatat? (Contohnya mungkin: Diasumsikan bahwa anggota tim akan memastikan
masalah, risiko, atau masalah yang dihadapi ditambahkan ke agenda pertemuan status
proyek bulanan untuk diskusi. Ini untuk memastikan komunikasi email terkait tidak
diabaikan.)
4. Risiko Rencana Komunikasi

Risiko komunikasi yang diketahui dapat dicatat dalam rencana komunikasi atau mungkin
ada pernyataan sederhana di bagian ini yang mencatat semua risiko akan dikelola dalam
log risiko proyek.
5. Logistik Komunikasi :
Komunikasi apa yang akan dipertahankan? Untuk berapa lama? Dimana?
6. Persyaratan untuk setiap komunikasi :

• Acara: Jenis acara apa yang akan memicu kebutuhan untuk berkomunikasi?
• Frekuensi: Apakah frekuensi komunikasi tentang jenis peristiwa ini perlu
didefinisikan?
• Hadirin: Siapa yang perlu diberi tahu tentang peristiwa semacam itu?
• Konten: Informasi apa yang harus dimasukkan dalam komunikasi?
• Komunikator: Siapa yang memiliki tanggung jawab untuk menyampaikan komunikasi
dan mengkonfirmasikan penerimaan dan pemahaman?
• Format / Alat: Mekanisme apa yang akan digunakan untuk berkomunikasi? Haruskah
templat digunakan?

2021 Nama Mata Kuliah Pusat Bahan Ajar dan eLearning

9 Anjas Handayani, ST. MT http://www.mercubuana.ac.id
 • Verifikasi: Bagaimana keefektifan komunikasi diverifikasi?
• Akuntabilitas komunikasi: Siapa yang bertanggung jawab atas tindak lanjut yang
diperlukan pada setiap komunikasi? Komunikator asli? Pemilik proses?
7. Persyaratan Sumber Daya: Apakah ada biaya atau sumber daya tambahan yang

diperlukan untuk mendukung rencana ini?

8. Rencana Komunikasi Akuntabilitas

2021 Nama Mata Kuliah Pusat Bahan Ajar dan eLearning

10 Anjas Handayani, ST. MT http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
1. Sistem Manajemen Komunikasi Proyek (CM -09), Pelatihan Ahli manajemen
Konstruksi, departemen Pekerjaan Umum, 2007
2. https://4squareviews.com/2013/07/03/5th-edition-pmbok-guide-chapter-10-
communication-requirements-analysis/
3. https://project-management knowledge.com/ definitions/c/ communication
requirements-analysis/
4. https://aminov1981.wixsite.com/pmbok/communication-requirements-analysis
5. Handout Komunikasi Proyek PLN University 6. A Guide to the Project Management
Body of Knowledge 5th Edition, Project Management Institute Inc., © 2008

2021 Nama Mata Kuliah Pusat Bahan Ajar dan eLearning

11 Anjas Handayani, ST. MT http://www.mercubuana.ac.id