LAPORAN KERJA PRAKTEK

PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN

PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL
KABUPATEN ACEH BARAT DAYA

Disusun Untuk Memenuhi Persyaratan

Penulisan Tugas Akhir Pada Program Studi Manajemen Informatika

Diajukan Oleh :

Teuku Mas’Adi
08123014

PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN
KOMPUTER
STMIK U’BUDIYAH INDONESIA
BANDA ACEH
2011
 LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN KERJA PRAKTEK (KP)

PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN

PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL
KABUPATEN ACEH BARAT DAYA

Oleh :

Teuku Mas’Adi

08123014

Telah Diperiksa/Disetujui Oleh

Dosen Pembimbing,

Mogi Diryanta Iskandar, S.Kom

Mengetahui,
Ketua STMIK U’budiyah, Ketua Program Studi,

Ahmad Fitri Annahar, SE, Mogi Diryanta Iskandar, S.Kom

MLIS
MENYATAKAN BAHWA LAPORAN KERJA PRAKTEK
YANG BERJUDUL

PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN

PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL
KABUPATEN ACEH BARAT DAYA

Telah disetujui dan disahkan pada

: Hari : Selasa

Tanggal : 3 Mei 2011

No. Nama / NIP Jabatan Tanda Tangan

1 Mogi Diryanta Iskandar, S.Kom Dosen Pembimbing I

2 Bustamam, MI. SE Pembimbing Lapangan

Mengetahui,
Ketua Program Studi Manajemen
Informatika STMIK U’budiyah Indonesia,

Mogi Diryanta Iskandar, S.Kom

 LEMBAR PERNYATAAN

Dengan ini saya menyatakan bahwa Laporan Kerja Praktek (LKP) dengan judul
“PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI
KEPENDUDUKAN PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN
SIPIL KABUPATEN ACEH BARAT DAYA” ini beserta seluruh isinya
adalah benar-benar karya saya sendiri, dan tidak melakukan penjiplakan atau
pengutipan dengan cara yang tidak sesuai dengan etika keilmuan yang berlaku
dalam masyarakat keilmuan.
Atas pernyataan ini saya siap menanggung resiko atau sanksi yang

dijatuhkan kepada saya apabila kemudian ditemukan adanya pelanggaran

terhadap etika keilmuan dalam karya saya ini atau ada klaim dari pihak lain

terhadap keaslian karya saya ini.

Banda Aceh, 3 Mei 2011

Yang membuat
pernyataan,

Teuku Mas’Adi
08123014
 KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan segala puji bagi kehadirat Allah SWT, yang Maha

Pengasih lagi Maha Penyanyang, karena dengan rahmat dan hidayah-Nya

Laporan Kerja Praktek ini dapat diselesaikan. Shalawat dan salam penulis

sanjungkan kepada Nabi Besar Muhammad SAW, beserta para sahabat dan

keluarga beliau atas segala perjuangan dan pengorbanan merekalah, kita telah

terbebas dari alam kebodohan dan menuju ke alam yang berilmu pengetahuan

seperti yang kita rasakan sekarang sampai detik ini.

Alhamdulillah, berkat taufiq dan hidayah-Nya, penulis telah dapat

menyelesaikan penulisan Laporan Kerja Praktek (LKP) yang berjudul

“PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI

KEPENDUDUKAN PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN

CATATAN

SIPIL KABUPATEN ACEH BARAT DAYA”. Penyusunan laporan ini

disusun untuk memenuhi persyaratan penulisan Tugas Akhir (TA) / Karya Tulis

Ilmiah (KTI) dimaksudkan untuk melengkapi persyaratan dalam rangka

menyelesaikan program studi DIII Manajemen Informatika pada Sekolah Tinggi

Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK U’Budiyah Indonesia) Banda

Aceh. Laporan ini belumlah mencapai taraf sempurna, karena masih banyak

terdapat kekurangan dan kesulitan yang dihadapi dalam proses penyusunan dan

penulisan Laporan Kerja Praktek ini serta keterbatasan ilmu yang penulis

miliki. Meskipun pada

akhirnya berkat kesabaran dan pertolongan Allah SWT, segala kendala yang

menghadang dapat penulis lewati.

Laporan ini juga tidak akan tersusun bila tidak mendapat dukungan dari

berbagai pihak yang memberikan bantuan baik moral maupun spiritual. Oleh

karena itu, dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih dan

penghargaan yang setinggi-tingginya kepada:

1. Bapak Dedi Zefrizal, ST selaku Ketua Yayasan Pendidikan U’Budiyah

Indonesia.

2. Bapak Ahmad Fitri Annahar, SE, MLIS selaku Ketua STMIK U’budiyah

Indonesia.

3. Bapak Mogi Diryanta Iskandar, S.Kom sebagai pembimbing I sekaligus

ketua program studi D-III Manajemen Informatika, yang telah

meluangkan waktu, tenaga, pikiran serta membimbing penulis dalam

menyelesaikan penyusunan Laporan Kerja Praktek ini.

4. Bapak Bustamam, MI.SE sebagai pembimbing II, yang masih

menyempatkan diri memberi bimbingan dan pengarahan sehingga

Laporan Kerja Praktek ini terselesaikan.

5. Dosen-dosen serta staf Akademik STMIK U’budiyah Indonesia.

6. Ayahanda dan Ibunda tercinta, yang telah membesarkan dan

membimbing penulis baik secara moral maupun secara material, serta

do’anya yang tulus sehingga penulis dapat menyelesaikan studi. Tiada

yang dapat penulis berikan kecuali rasa hormat, terima kasih, dan cinta

yang sedalam-
 dalamnya dan hanya Allah saja kiranya dapat membalasnya dan semoga

Ayahnda dan Ibunda senantiasa dalam lindungan Allah SWT.

Amiiin…!!!

7. Kepada saudara-saudara penulis T. Peni Desmad, T. Rahmad Faisal, T.

Indra, Cut Kak, Eriyati Handayani, Elia Kasma, Sarwati terima kasih

atas motivasi yang kalian berikan.

8. Teristimewa buat Widi Wiranda selaku orang yang selalu memberikan

motivasi termasuk dalam menyelesaikan penulisan penyusunan laporan

kerja praktek ini, thanks so much.

9. Terima kasih juga penulis ucapkan kepada Bapak Kepala Dinas

Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya beserta

seluruh staf karyawan/i yang telah memberikan data serta informasi

kepada penulis dalam rangka penyelesaian penyusunan Laporan Kerja

Praktek ini.

10. Kepada sahabat penulis iddonk, army & ria, aproel & renie, bandeng’46,

b’harun, b’paizal, b’irman, hendra, adun, nasri, ip2nk, xs, ibob, salamat,

mhd_ilham91, fajri, wax, jhovanka, rahmad, ubay, anak-anak ADV

Community, anak-anak The Kogek’s, anak-anak Oprekers dan Linuxkers

(pecinta tekhnologi tanpa batas), serta teman-teman semuanya yang tidak

disebutkan satu persatu.

11. Kepada seluruh mahasiswa STMIK U’budiyah Indonesia yang tidak

mungkin disebut namanya satu persatu, kakak letting angkatan`07 thanks

atas informasi yang kalian berikan, temen-temen seangkatan`08 salam

sukses, adek letting angkatan`09 dan angkatan`10 thanks atas

 dukungannya, jadikan STMIK U’budiyah Indonesia yang terbaik dan

tetap Kreatif, Dinamis, Inovatif berlandaskan Iman kepada Tuhan Yang

Maha Esa.

Penulis sangat menyadari sepenuhnya, walaupun begitu banyak bantuan dari

berbagai pihak, bukan berarti penyusunan Laporan Kerja Praktek ini dianggap

sudah sangat sempurna, tetapi masih banyak kekurangan-kekurangan, baik dari

segi teknis maupun dari segi penyampaian materi. Hal ini merupakan

keterbatasan kemampuan dan ilmu pengetahuan penulis. Oleh karena itu,

penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang konstruktif sangat dihargai

demi kesempurnaan penyusunan penulisan Laporan Kerja Praktek ini.

Akhirnya penulis berharap segala amal baik yang telah dilakukan mendapat

keridhaan Allah SWT, dan dapat memberikan manfaat bagi kita semua. Amin

Yaa Rabbal ‘Alamin…!!!

Banda Aceh, 3 Mei 2011

Teuku Mas’Adi
08123014
 DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL
LEMBAR PENGESAHAN ..................................................................... i
LEMBAR PERSETUJUAN DOSEN PEMBIMBING ........................ ii
LEMBAR PERNYATAAN .................................................................... iii
KATA PENGANTAR ............................................................................. iv
DAFTAR ISI ............................................................................................ viii
DAFTAR GAMBAR ............................................................................... x

BAB I. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang .............................................................. 1
1.2. Rumusan Masalah .......................................................... 2
1.3. Tujuan dan Manfaat ....................................................... 3
1.4. Sistematika Penulisan ................................................... 5

BAB II. TINJAUAN KEPUSTAKAAN

2.1. Pengertian Sistem .......................................................... 7
2.2. Pengertian SIAK ............................................................ 8
2.3. Pengertian Sistem Komputer.......................................... 9

BAB III. METODE PENELITIAN

3.1.1. Sejarah Singkat ........................................................... 10
3.1.2. Visi dan Misi .............................................................. 12
3.1.3. Tugas Pokok dan Fungsi ............................................. 13
3.1.4. Tujuan dan Sasaran ..................................................... 14
3.1.5. Cara Pencapaian Tujuan dan Sasaran ......................... 16
 3.1.6. Struktur Organisasi ..................................................... 17
3.2.1. Konsep Sistem Informasi Kependudukan ................... 19
3.2.2. Tujuan ........................................................................ 19
3.3.1. Lokasi Kerja Praktek .................................................. 21
3.3.2. Lama Waktu Kerja Praktek ........................................ 22
3.3.3. Kegiatan Selama Kerja Praktek .................................. 23
3.3.4. Metode Pengumpulan Data ........................................ 23
3.3.5. Analisis Data .............................................................. 25
3.4.1. Tujuan SIAK .............................................................. 25
3.4.2. Pengertian NIK (Nomor Induk Kependudukan) ......... 26
3.4.3. Pengertian KK (Kartu Keluarga) ............................... 27
3.4.4. Pengertian KTP (Kartu Tanda Penduduk) .................. 27

BAB IV. HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1.1. Perangkat / Hardware yang digunakan ....................... 30
4.1.2. Alur Proses Penggunaan SIAK .................................. 31
4.1.3. Tampilan SIAK .......................................................... 32

BAB V. PENUTUP
Kesimpulan ........................................................................... 43
Saran...................................................................................... 44

DAFTAR PUSTAKA .............................................................................. 46

LAMPIRAN ............................................................................................. 47
 DAFTAR GAMBAR

Halaman

4.1. Gambar Perangkat / Hardware yang dugunakan................................. 30

4.2. Gambar Alur Proses Penggunaan SIAK ............................................ 31
4.3. Gambar Tampilan Home .................................................................... 32
4.4. Gambar Tampilan Form Login .......................................................... 33
4.5. Gambar Tampilan Menu Utama ......................................................... 34
4.6. Gambar Tampilan Form Permohonan ................................................ 35
4.7. Gambar Tampilan Peringatan ............................................................ 36
4.8. Gambar Tampilan Peringatan Identitas yang sama ............................ 37
4.9. Gambar Tampilan Form Menu Pilihan cetakan KK .......................... 38
4.10. Gambar Tampilan Printout KK ........................................................ 39
4.11. Gambar Tampilan Form Menu Pilihan cetakan KTP ...................... 40
4.12. Gambar Tampilan Printout KTP ...................................................... 41
4.13. Gambar Sisi Belakang KTP ............................................................. 41
4.14. Gambar Sisi Belakang KTP ............................................................. 42
4.15. Gambar Sisi Depan KTP .................................................................. 42
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Provinsi Aceh merupakan suatu wilayah yang terdapat dalam

pemerintahan Republik Indonesia yang harus mengikuti peraturan perundang-

undangan kependudukan sesuai dengan hukum yang berlaku di wilayah

Republik Indonesia. Dalam Era Globalisasi ini perkembangan komputer begitu

cepat berkembang dengan pesat. Perkembangan teknologi komputer saat ini

sangat berpengaruh terhadap perkembangan berbagai bidang kehidupan, dengan

kecanggihan teknologi saat ini pekerjaan yang ingin diselesaikan oleh manusia

dapat dengan mudah diatasi dengan menggunakan komputer. Peranan komputer

sangat diperlukan untuk menyediakan informasi dengan cepat dan tepat.

Salah satu fungsi dari komputer adalah untuk mengolah data menjadi

informasi yang diperlukan oleh user. Semakin tinggi tingkat ketelitian dalam

pengolahan data suatu perusahaan / instansi, semakin tinggi pula tingkat

keefisienan dan keefektifan informasi yang dihasilkan. Dinas Kependudukan

dan Catatan Sipil merupakan salah satu SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah)

yang bertanggung jawab dalam mencatat dan memberikan informasi mengenai

data kependudukan di suatu daerah, begitu juga di Kabupaten Aceh Barat Daya

(ABDYA), maka Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat

Daya merupakan salah satu contoh perlunya penerapaan komputerisasi agar

dapat
menghasilkan informasi yang akurat. Begitu pula dengan sistem pembuatan KK

(Kartu Keluarga) dan KTP (Kartu Tanda Penduduk) pada kantor ini yang

membutuhkan suatu aplikasi pembuatan KK (Kartu Keluarga) dan KTP (Kartu

Tanda Penduduk) guna mempermudah dalam proses pembuatan, sehigga

pelayanan terhadap masyarakat menjadi lebih baik.

Dalam memperhatikan latar belakang di atas maka perlu dilakukan

penelitian yang berkaitan dengan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan

(SIAK) pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat

Daya. Penelitian ini sendiri lebih ditujukan pada Sub Bidang Operator

Komputer KK (Kartu Keluarga) dan KTP (Kartu Tanda Penduduk) maka

penulis mengangkat permasalahan ini dalam sebuah Laporan Kerja Praktek

(LKP) dengan judul : “Penggunaan Sistem Informasi Administrasi

Kependudukan Pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten

Aceh Barat Daya”. Penulisan ini dilakukan untuk membahas tata cara kerja

Sistem Informasi Administrasi Kependudukan pada Dinas Kependudukan dan

Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas, maka dapat dirumuskan beberapa

pokok permasalahan sebagai berikut :

 1. Bagaimana Sistem Informasi Administrasi Kependudukan yang

berjalan saat ini pada Sub Bidang Operator Komputer KK (Kartu

Keluarga) dan KTP (Kartu Tanda Penduduk) pada Dinas

Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya .

2. Bagaimana kualitas pelayanan pada Sub Bidang Operator Komputer

KK (Kartu Keluarga) dan KTP (Kartu Tanda Penduduk) pada Dinas

Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya.

3. Seberapa besar peranan Sistem Informasi Administrasi

Kependudukan dalam meningkatkan kualitas pelayanan masyarakat

pada Sub Bidang Operator Komputer KK (Kartu Keluarga) dan KTP

(Kartu Tanda Penduduk) pada Dinas Kependudukan dan Catatan

Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya.

1.3 Tujuan dan Manfaat Kerja Praktek

Adapun tujuan Kerja Praktek ini adalah :

1. Untuk mengetahui cara kerja Sistem Informasi Administrasi

Kependudukan pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten

Aceh Barat Daya.

2. Untuk mengetahui kualitas pelayanan pada Sub Bidang Operator

Komputer KK (Kartu Keluarga) dan KTP (Kartu Tanda Penduduk) pada

Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat daya.

3. Untuk mengetahui tata cara permohonan untuk pembuatan KK (Kartu

Keluarga) dan KTP (Kartu Tanda Penduduk) pada Dinas Kependudukan

dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya.

4. Untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan studi pada

program DIII jurusan Manajemen Informatika STMIK U’BUDIYAH

INDONESIA.

5. Untuk melatih dan mengukur sejauh mana kemampuan penulis dalam

mengumpulkan data yang diperlukan dan kemudian menyusunnya dalam

bentuk Laporan Kerja Praktek.

Manfaat yang ingin dicapai dalam suatu penulisan LKP ini adalah :

1. Untuk memperoleh fakta dan data serta informasi yang diperlukan bagi

penyusunan LKP penulis yang berkaitan dengan Sistem Informasi

Administrasi Kependudukan (SIAK).

2. Untuk menambah wawasan Ilmu dan Pengetahuan penulis, terutama

yang menyangkut dengan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan

(SIAK) pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh

Barat Daya.

3. Memberikan laporan atas Kerja Praktek yang penulis lakukan pada

Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat daya.

1.4 Sistematika Penulisan

Untuk memberi penjelasan ringkas mengenai permasalahan objek per

bab maka di buat sistematika penulisan untuk mempermudah pembaca. Adapun

sistematika tersebut adalah sebagai berikut :

Bab I Merupakan Pendahuluan, dimana dalam Bab ini menjelaskan

tentang Latar Belakang, Rumusan Masalah, Tujuan dan Manfaat Kerja Praktek

serta Sistematika Penulisan.

Bab II adalah Tinjauan Kepustakaan, dimana dalam Bab ini menjelaskan

tentang Pengertian Sistem, Pengertian Sistem Administrasi Kependudukan serta

Pengertian Sistem Komputer.

Bab III Metode Penelitian, dalam Bab ini mendeskripsikan secara

singkat gambaran umum instansi (Sejarah, Visi dan Misi, Tugas Pokok dan

Fungsi, Tujuan dan Sasaran, Cara Pencapaian Tujuan dan Sasaran, serta

Struktur Organisasi) Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh

Barat Daya, Konsep Sistem Informasi Kependudukan, Lokasi Kerja Praktek,

Lama Waktu Kerja Praktek, Kegiatan selama Kerja Praktek, Metode

Pengumpulan Data, Analisis Data, Tujuan Sistem Informasi Administrasi

Kependudukan, Pengertian NIK (Nomor Induk Kependudukan), Pengertian KK

(Kartu Keluarga) sertaPengertian KTP (Kartu Tanda Penduduk).

Bab IV merupakan Bab Hasil dan Pembahasan yang menjelaskan

tentang sistem informasi administrasi kependudukan dan cara penggunaannya

kepada
pegawai/user Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat

Daya.

Bab V merupakan Bab Penutup, dimana pada bagian Bab ini terdapat

Kesimpulan dan Saran, pada Bab terakhir ini penulis menemukan beberapa

kesimpulan dan saran-saran yang hendaknya dapat dijadikan jalan keluar dari

permasalahan yang ditengahkan. Pada akhir dari laporan ini penulis lengkapi

dengan daftar kepustakaan, lampiran-lampiran dan biodata penulis.

 BAB II

TINJAUAN KEPUSTAKAAN

2.1 Pengertian Sistem

Sistem sebenarnya berasal dari Bahasa Yunani yaitu “systema”, yang

dalam Bahasa Inggris dikenal dengan “system”, yang mempunyai satu

pengertian yaitu sehimpunan bagian atau komponen yang saling berhubungan

secara teratur dan merupakan satu keseluruhan yang tidak terpisah.

Sebuah sistem merupakan suatu cara untuk melaksanakan serangkaian

aktivitas. Sistem terdiri dari struktur dan proses. Struktur sistem merupakan

elemen yang membentuk sistem tersebut sedangkan proses sistem menjelaskan

cara kerja tiap elemen sistem tersebut dalam mencapai tujuan sistem. Setiap

sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar dan terdiri dari

berbagai sistem.

Beberapa para ahli mengemukan pengertian sistem sebagai berikut :

“Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk

melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan” (Zaki

Baridwan

: 2000).
 “Sistem adalah sekelompok atau lebih komponen-komponen yang saling

berkaitan atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang

sama (James A. Hall : 2001).

Dari pengertian-pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa suatu sistem

harus menjamin ketersediaan data-data yang dibutuhkan oleh manajemen dalam

mengarahkan kejadian-kejadian dari suatu perusahaan dan dalam memberikan

laporan.

2.2 Pengertian Sistem Informasi Administrasi Kependudukan

Sistem Informasi Adminstrasi Kependudukan adalah sistem informasi

yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memfasilitasi

pengelolaan informasi administrasi kependudukan di tingkat penyelenggaraan

dan instansi pelaksana sebagai satu kesatuan.

Sistem Informasi Administrasi Kependudukan, yaitu suatu sistem

informasi yang disusun berdasarkan prosedur-prosedur dan memakai

standarisasi khusus yang bertujuan menata sistem administrasi kependudukan

sehingga tercapai tertib administrasi di bidang kependudukan. Administrasi

kependudukan meliputi Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil (Dinas

Kependudukan dan Catatan Sipil Kab. Abdya : 2011).

2.3 Pengertian Sistem Komputer

Kata komputer berasal dari Bahasa asing ‘to compute’ atau dari Bahasa

Yunani ‘compute’ yang artinya adalah alat bantu hitung atau mesin hitung.

Komputer tidak hanya berfungsi sebagai alat bantu tetapi juga memegang

peranan penting dalam pengolahandata elektronik, sehingga komputer disebut

juga sebagai alat pengolah data.

Pengertian sistem komputer adalah “suatu alat elektronik dengan

kecepatan yang tinggi mampu melaksanakan serangkaian operasi yang logis

serta memungkinkan untuk melakukan serangkaian operasi tanpa campur tangan

manusia” (Cusshing, 1985 : 110).

Sistem komputer adalah “sebagai alat bantu pengolahan data bukanlah

suatu alat berdiri sendiri atau tunggal, seperti juga manusia terdiri dari anggota

badan dan panca indra, demikian juga komputer secara fisik terdiri dari

beberapa alat masing-masing mempunyai tugas khusus namun sering bekerja

sama” (Suryatmo, 1992 : 19).

Jadi sistem komputer itu sendiri adalah sekumpulan dari elemen-elemen

diantaranya perangkat keras, perangkat lunak, informasi dan prosedur manusia.

 BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Gambaran Umum Instansi (Sejarah dan struktur organisasi)

3.1.1 Sejarah singkat

Dinas Tenaga Kerja Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh

Barat Daya dibentuk pada Bulan Juni 2005 yang dipimpin oleh TANTAWI,

S.Sos sebagai kepala Dinas pertama dengan lokasi perkantorannya berada di

Geulumpang Payong Kecamatan Blangpidie yang sekarang menjadi rumah

Dinas Wakil Bupati Aceh Barat Daya.

Sesuai dengan Qanun Kabupaten Aceh Barat Daya No.15 Tahun 2005

Tanggal 08 November 2005 tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi

Dinas Tenaga Kerja Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat

Daya. Pada saat lahirnya Qanun tersebut maka resmilah terbentuk DINAS yang

di namakan DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL.

Dalam waktu yang tidak terlalu lama dilantiknya pejabat baru sebagai

Kepala Dinas yaitu Bapak Ir. SYAMSURIZAL, M.Si yang sekarang sebagai

Wakil Bupati Aceh Barat Daya. Kemudian pada tanggal 13 September 2006

Dinas Tenaga Kerja Kependudukan dan Catatan Sipil dipindahkan ke lokasi

Komplek Perkatoran Padang Meurante Kecamatan Susoh Kabupaten Aceh

Barat Daya.
 Pada tahun yang sama juga diangkat Pelaksanaan Tugas (PLT) Kepala

Dinas yaitu Drs. M. YUSUF DAUD karena Ir. SYAMSURIZAL, M.Si masuk

peserta Calon Wakil Bupati Aceh Barat Daya. Dalam waktu yang singkat pula,

pada Tanggal 13 Desember 2006 dilantik lagi Pejabat baru sebagai Kepala

Dinas yaitu Drs. THAMRIN. Sebulan kemudian yakni pada Tanggal 11 januari

2007 dilantik Pejabat baru lagi sebagai Kepala Dinas yaitu Bapak Drs.

SYARIFUDDIN.

Berselang satu tahun oleh Bapak Bupati Aceh Barat Daya AKMAL

IBRAHIM pada Tanggal 21 Januari 2008 dibentuklah Dinas Kependudukan dan

Catatan Sipil, yang merupakan peleburan DISNAKER menjadi

DISDUKCAPIL, yang dilantik kembali Pejabat baru yang sebelumnya pernah

menjabat sebagai Kepala DISNAKER pada Tanggal 13 Desember 2006 sampai

pada Tanggal 11 Januari 2007 yaitu Bapak Drs. THAMRIN dan sampai saat ini

Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil dipimpin oleh Bapak FAKHRUDDIN,

S.Pd yang dilantik pada Tanggal 05 Oktober 2009 sampai sekarang ini yang

berlokasikan di Jalan Iskandar Muda No. 61 Desa Keude Paya Kecamatan

Blangpidie Kabupaten Aceh Barat daya.

3.1.2 Visi dan

Misi Visi :

Visi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat

adalah “Terwujudnya Tertib Administrasi dan Informasi Kependudukan dan

Catatan Sipil Yang Akurat”.

Visi tersebut mengandung arti behwa seluruh personel Dinas

Kependudukan dan Catatan Sipil melayani pelayanan publik dengan mengikuti

prosedur yang telah ditetapkan dengan sebaik-baiknya dan menginformasikan

database kependudukan dengan akurat dan benar.

Untuk mewujudkan visi dimaksud, ditetapkan misi sebagai berikut :

Misi secara umum :

Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya

mempunyai komitmen untuk menjamin pemerataan, keadilan, dan

meningkatkan mutu pelayanan kependudukan bagi seluruh masyarakat di

Kabupaten Aceh Barat Daya melalui mobilisasi sumber daya yang dimiliki.
Secara spesifik, misi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil adalah :

1. Meningkatkan pelayanan administrasi kependudukan dan catatan sipil

mendorong masyarakat akan pentingnya dokumen kependudukan.

2. Menyajikan informasi database kependudukan yang akurat.

3. Menyajikan informasi database catatan sipil yang akurat.

3.1.3 Tugas Pokok dan Fungsi

Tugas pokok Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh

Barat Daya adalah menyelenggarakan urusan pemerintahan khususnya yang

berkaitan dengan masalah kependudukan dan mengkoordinir secara

komprehensif seluruh aspek kegiatan pelayanan kependudukan yang meliputi

aspek kesiapan tenaga kerja, kinerja, mutu pelayanan dan peningkatan kualitas

laporan.

Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, Dinas Kependudukan dan

Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya mempunyai fungsi :

a) Memberdayakan semua sektor pelayanan kependudukan yang berada di

lingkup Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat

Daya baik sektor pelayanan KTP (Kartu Tanda Penduduk) maupun

sektor pelayanan catatan sipil.

b) Mempertahankan dan meningkatkan kesinambungan pelayanan

kependudukan sesuai dengan tatanan sistem kependudukan nasional.

3.1.4 Tujuan dan Sasaran

Tujuan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat

Daya adalah :

1. Meningkatkan sistem pelayanan kependudukan di Kabupaten Aceh Barat

daya secara optimal, terkoordinir dan menyeluruh dalam rangka

memenuhi kebutuhan pelayanan kependudukan yang berkualitas

sehingga dapat meningkatkan layanan kependudukan masyarakat.

2. Mewujudkan masyarakat yang sadar akan pentingnya dokumen

kependudukan.

3. Meningkatnya kualitas pelayanan dari hari ke hari.

4. Pemerataan jangkauan pelayanan kependudukan kepada semua

penduduk dan kepada seluruh lapisan masyarakat.

Sasaran yang ingin dicapai adalah :

1. Meningkatkan pelayanan kependudukan pada setiap unit pelayanan

kependudukan secara adil dan merata serta efisiensi dan efektif.

2. Meningkatnya pelayanan kependudukan masyarakat yang optimal.

3. Meningkatnya jumlah warga yang mengurus dokumen kependudukan.

4. Mudahnya pengurusan layanan kependudukan.

Dalam rangka pencapaian tujuan dan sasaran berdasarkan visi dan misi yang

ada, maka kebijakan strategik yang ditetapkan adalah :

Kebijakan Umum :

1. Mendukung komitmen pemerintah pusat, provinsi, kabupaten terhadap

tercapainya target yang telah ditetapkan sesuai dengan rencana nasional.

Dalam konteks tersebut lebih ditekankan pada sasaran yang terkait

dengan tercapainya program setiap masyarakat harus memiliki akta

kelahiran pada tahun 2010.

2. Menerapkan kebijakan nasional, provinsi, kabupaten dalam mendukung

sistem kependudukan nasional dan standar pelayanan minimum.

3. Mewujudkan peran dan kewajiban pemda dalam penyelenggaraan

pelayanan sistem kependudukan secara utuh yang dapat berfungsi secara

efektif dan efesien.

4. Mendorong peran serta masyarakat dalam setiap program kependudukan

sebagai upaya memberdayakan individu, keluarga dan masyarakat agar

pentingnya dokumen kependudukan.

5. Mendorong kerjasama dengan organisasi swasta, LSM dan organisasi

lainnya.
 Kebijakan Khusus

1. Penyediaan pelayanan kependudukan bagi masyarakat Kabupaten Aceh

Barat Daya.

2. Memperjelas desentralisasi dan dekonsentrasi pembiayaan, perencanaan,

dan fungsi administrasi di sektor kependudukan.

3. Penekanan pada mutu, efektivitas, dan efisiensi penyediaan pelayanan

kependudukan di setiap institusi penyedia pelayanan kependudukan.

4. Optimalisasi SDM melalui perencanaan yang tepat, penempatan tenaga

kependudukan dan peningkatan kapasitas untuk mendukung

pembangunan sistem kependudukan daerah.

5. Penggunaan informasi kependudukan untuk perencanaan, implementasi,

pengawasan dan evaluasi dalam sektor kependudukan.

6. Implementasi pembiayaan kependudukan untuk memberikan prioritas

kepada kelompok masyarakat miskin.

7. Mendorong penyusunan kebijakan yang tepat untuk melindungi

masyarakat dan penyedia pelayanan kependudukan.

3.1.5 Cara Pencapaian Tujuan dan Sasaran

Kebijakan strategik tersebut di atas masing-masing dijabarkan dalam

beberapa program yaitu :

1. Program pelayanan administrasi perkantoran.

 2. Program peningkatan sarana dan prasarana aparatur.

3. Program peningkatan Disiplin Aparatur.

4. Program penataan administrasi kependudukan.

3.1.6 Struktur Organisasi

Sebelum membahas tentang struktur organisasi pada Dinas

Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya, maka penulis

ingin mengemukakan apa itu yang dimaksud dengan struktur organisasi itu

sendiri.

Struktur organisasi merupakan mekanisme-mekanisme formal, dimana

organisasi yang dikelola menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola

setiap hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi

maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan

tanggung jawab yang berbeda-beda suatu organisasi. (Handoko : 1986)

Pengertian struktur organisasi ialah : “Sebagai alat untuk membantu

manajemen dalam mencapai tujuannya. Karena tujuan tersebut berasal dari

strategi keseluhan organisasi yaitu ketika strategi dan struktur saling terkait,

lebih spesifik struktur harus mengikuti strategi”. (Robbins : 1999)

Berikut Uraian Struktur Organisasi pada Dinas Kependudukan dan

Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya menurut Qanun Kabupaten Aceh

Barat Daya Nomor : 1 Tahun 2008, Tanggal 21 Januari 2008 / 12 Muharram

1429 H :
 1. Kepala Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil

2. Sekretaris

a. Kasubbag Umum dan Perlengkapan

b. Kasubbag Kepegawaian dan Tata Laksana

c. Kasubbag Keuangan

3. Kabid Program dan Pelaporan

a. Kasi Perencanaan dan Pengolahan Data

b. Kasi Pemantauan, Evaluasi dan Pelaporan

4. Kabid Adminstrasi dan Mobilitas Penduduk

a. Kasi Administrasi dan Mobilitas Penduduk

b. Kasi Mobilitas Penduduk

5. Kabid Catatan Sipil

a. Kasi Pelayanan Catatan Sipil

b. Kasi Registrasi dan Dokumentasi

6. UPTD (Unit Pelaksana Teknis Dinas)

7. Kelompok jabatan fungsional

Untuk melihat bentuk Bagan Struktur Organisasi pada Dinas Kependudukan

dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya dapat dilihat pada halaman

lampiran.
3.2.1 Konsep Sistem Informasi Kependudukan

Sistem informasi sangat mendukung proses dalam suatu organisasi

khususnya dalam menjalankan fungsi managerial yang meliputi: perencanaan,

pelaksanaan dan pengendalian. Berdasarkan UU No. 23 tahun 2006 Tentang

Administrasi Kependudukan, Sistem Informasi Kependudukan adalah suatu

sistem informasi yang pengelolaan, pengkajian, penyimpan dan pengembangan

Sistem Informasi Kependudukan untuk tercapai tertib administrasi di bidang

kependudukan. Pada Pasal 83 dalam Undang-Undang tersebut lebih dijelaskan

tentang Sistem Informasi Administrasi Kependudukan adalah sebagai berikut :

1. Data Penduduk yang dihasilkan oleh Sistem Informasi Administrasi

Kependudukan dan tersimpan di dalam database kependudukan

dimanfaatkan untuk kepentingan perumusan kebijakan di bidang

pemerintahan dan pembangunan.

2. Pemanfaatan data Penduduk sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus

mendapatkan izin Penyelenggara.

3. Ketentuan lebih lanjut mengenai persyaratan dan tata cara mendapatkan

izin sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diatur dalam Peraturan

Menteri.

3.2.2 Tujuan

Tujuan adanya sistem informasi administrasi kependudukan, yaitu :

1. Database Kependudukan terpusat.

 2. Database Kependudukan dapat diintegrasikan untuk kepentingan lain

(Statistik, Pajak, Imigrasi, dll).

3. Sistem informasi administrasi kependudukan terintegrasi (RT/RW,

Kelurahan, Kecamatan, Pendaftaran Penduduk, Catatan Sipil, dll).

4. Standarisasi Nasional

Penggunaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan online, yang

telah diatur dalam Keputusan Presiden (Keppres) No 88/2004 tentang

Pengelolaan Administrasi Kependudukan dan Permendagri No 18/2005 tentang

Administrasi Kependudukan.

Pada hakekatnya bahwa upaya Tertib Dokumen Kependudukan atau

Tertib Administrasi Kependudukan, tidak sekedar pengawasan terhadap

pengadaan blangko-blangko yang dipersyaratkan dalam penerbitan dokumen,

tapi hendaknya harus tersistem, konkrit dan pragmatis.

Artinya mudah difahami oleh penduduk dan diyakini bermakna secara

hukum berfungsi melindungi, mengakui/mengesahkan status kependudukan atau

peristiwa vital (vital event) yang dialami penduduk, sehingga dibutuhkan oleh

penduduk karena dapat memudahkan atau melancarkan urusannya dalam

kehidupan sehari-hari. Dengan kata lain dokumen kependudukan memiliki

insentif/benefit bagi si pemegang dokumen atau penduduk.

3.3.1 Lokasi Kerja Praktek

Sesuai dengan Qanun Kabupaten Aceh Barat Daya No.15 Tahun 2005

Tanggal 08 November 2005 tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi

Dinas Tenaga Kerja Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat

Daya. Pada saat lahirnya Qanun tersebut maka resmilah terbentuk DINAS yang

di namakan DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL.

Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya

mempunyai tugas melaksanakan kewenangan pemerintah daerah di bidang

kependudukan dan catatan sipil. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil juga

merupakan suatu Instansi Pemerintahan dalam Kabupaten Aceh Barat Daya

yang bertanggung jawab dalam mencatat dan memberikan informasi mengenai

data kependudukan serta melayani seluruh masyarakat dalam pemprosesan

pembuatan KK (Kartu Keluarga), KTP (Kartu Tanda Penduduk), Surat Pindah,

Akte Kelahiran, Akte Kematian di wilayah Kabupaten Aceh Barat Daya.

Oleh karena itu, Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh

Barat Daya merupakan lokasi penulis memilih untuk melakukan Kerja Praktek,

yang lokasinya sekarang beralamat di Jalan Iskandar Muda No. 61 Desa Keude

Paya Kecamatan Blangpidie Kabupaten Aceh Barat Daya.

Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya

terletak di pinggiran jalan raya Blangpidie – Tapak Tuan atau ±2 km dari pusat

Perkantoran ABDYA sebelah selatan. Dengan lokasi seperti ini, memudahkan

bagi seluruh masyarakat untuk menjangkaunya karena alat transfortasi

(angkutan
umum) selalu lalu lalang setiap hari di depan Dinas Kependudukan Dan Catatan

Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya.

3.3.2 Lama Waktu Kerja Praktek

Kerja Praktek (KP) merupakan salah satu bagian dari mata kuliah dalam

program Diploma III Manajemen Informatika. Yang mengharuskan

mahasiswa/mahasiswi untuk terjun langsung ke tempat praktek selama 1 (satu)

bulan, praktek ini terhitung mulai tanggal 07 Februari sampai dengan 08 Maret

2011. Selama Kerja Praktek penulis ditempatkan di Sub Bidang Operator

Komputer KK (Kartu Keluarga) dan KTP (Kartu Tanda Penduduk), yang

merupakan salah satu bagian pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil

Kabupaten Aceh Barat Daya.

Untuk menjaga kedisiplinan waktu, pihak Dinas menetapkan ketentuan

jam kerja sesuai dengan Surat Keputusan Bupati Aceh Barat Daya Nomor :

061.2/140/2008 Tanggal 28 Januari 2008, tentang pelaksanaan 6 hari kerja

selama seminggu bagi Pegawai Negeri Sipil dan Tenaga Honorer di lingkungan

Kabupaten Aceh Barat Daya, yaitu dimulai dari hari senin s/d hari sabtu, dengan

ketentuan jam kerja hari senin s/d kamis jam 07.45 wib s/d 14.15 wib, hari

jum’at jam 07.00 wib s/d 12.00 wib, dan hari sabtu jam 07.45 s/d 14.15 wib atau

memenuhi 37.5 jam perminggu, ketentuan ini diberlakukan kembali sejak

Tanggal 07 Februari 2011.

3.3.3 Kegiatan Selama Kerja Praktek

Kegiatan penulis selama melakukan Kerja Praktek pada Dinas

Kependudukan dan Catatan Sipil adalah sebagai berikut :

a. Servise CPU.

b. Meginstall Ulang Komputer.

c. Install Aplikasi Komputer.

d. Membersihkan Virus.

e. Menulis arsip Akte Kelahiran.

f. Menulis Surat Masuk / Expedisi Surat Keluar.

g. Memberikan Stempel Leges pada KK, KTP, Akte Kelahiran.

h. Mengetik Surat Undangan NIK (Nomor Induk Kependudukan).

i. Melayani masyarakat.

j. Ambil photo / Edit photo pembuatan KTP.

k. Mengentri data masyarakat.

l. Cetak KK (Kartu Keluarga) dan KTP (Kartu Tanda Penduduk).

m. Melayani pembuatan KK / KTP.

3.3.4 Metode Pengumpulan Data

Untuk melengkapi data-data penggunaan sistem informasi administrasi

kependudukan, maka penulis melakukan metode pengumpulan data dengan cara :

1. Studi Lapangan (Field Research)

 Studi yang dilakukan secara langsung ketempat kerja praktek pada Dinas

Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya untuk

memperoleh data yang dibutuhkan, data tersebut diperoleh melalui cara,

yaitu :

a. Wawancara (interview)

Yaitu dengan mengadakan tanya jawab dengan pegawai dan kepala

bagian tentang permasalahan yang akan dibahas.

b. Pengamatan (observasi)

Yaitu dengan mengadakan pengamatan langsung pada Bidang

Operator Komputer pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil

Kabupaten Aceh Barat Daya guna memperoleh data yang

berhubungan dengan penulisan Laporan Kerja Praktek ini.

2. Studi Kepustakaan (Library Research)

Studi yang akan dilakukan dengan-kegiatan pengumpulan data yang

berkaitan dengan laporan ini, metode yang digunakan antara lain dengan

menggunakan buku-buku bacaan perpustakaan, materi kuliah, bahan dari

internet serta bahan pendukung lainnya yang berkaitan dengan penulisan

Laporan Kerja Praktek ini.

 3.3.5 Analisis Data

Dalam penulisan Laporan Kerja Praktek ini, penulis menggunakan

metode analisis diskriptif, yaitu yang diperoleh, dipilih dan disusun secara

sistematis kemudian dianalisa berdasarkan kajian teori untuk mendapatkan

deskripsi tentang Sistem Informasi Administrasi Kependudukan pada Dinas

Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya.

3.4.1 Tujuan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan

Tujuan adanya Sistem Informasi Administrasi Kependudukan, yaitu :

5. Database Kependudukan terpusat

6. Database Kependudukan dapat diintegrasikan untuk kepentingan lain

(Statistik, Pajak, Imigrasi, dll)

7. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan terintegrasi (RT/RW,

Kelurahan, Kecamatan, Pendaftaran Penduduk, Catatan Sipil, dll)

8. Standarisasi Nasional

Sedangkan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai adalah terdaftarnya

Kabupaten Aceh Barat Daya dalam percepatan dan penyelesaian e-KTP

yang berbasis NIK dan Sidik Jari secara Nasional dan terdaftarnya semua

anak yang memiliki Akta Kelahiran dan lain-lain yang menyangkut dalam

Kependudukan dan Pencatatan Sipil.

3.4.2 Pengertian NIK (Nomor Induk Kependudukan)

NIK (Nomor Induk Kependudukan) adalah nomor identitas Penduduk

yang bersifat unik atau khas, tunggal dan melekat pada seseorang yang terdaftar

sebagai Penduduk Indonesia. NIK (Nomor Induk Kependudukan) berlaku

seumur hidup dan selamanya, yang diberikan oleh Negara / Pemerintah dan

diterbitkan oleh Instansi Pelaksana kepada setiap Penduduk setelah dilakukan

pencatatan biodata. NIK (Nomor Induk Kependudukan) pertama kali

diperkenalkan oleh Direktorat Jenderal Administrasi Kependudukan ketika

Institusi Pemerintah ini menerapkan sistem KTP Nasional yang

terkomputerisasi.

NIK (Nomor Induk Kependudukan) masing-masing penduduk terdiri

dari 16 digit. Kode penyusun NIK (Nomor Induk Kependudukan) terdiri dari 2

digit awal merupakan kode propinsi, 2 digit setelahnya merupakan kode

kab/kota, 2 digit sesudahnya kode kecamatan, 6 digit selanjutnya merupakan

tanggal lahir dalam format ddmmyy (untuk wanita tanggal ditambah 40,

misalkan lahir pada tanggal 01 maka menjadi 41), lalu 4 digit terakhir

merupakan nomor urut yang dimulai dari 0001 sampai dengan 9999. Sebagai

contoh, misalkan seorang perempuan lahir di Provinsi Aceh, Kab/Kota Aceh

Barat Daya, Kecamatan Susoh pada tanggal 22 Desember 1990 maka NIK-nya

adalah: 11-12-04-621290-0001.
3.4.3 Pengertian KK (Kartu Keluarga)

KK (Kartu Keluarga) adalah kartu yang memuat data Kepala Keluarga

beserta keluarganya, setiap Kepala Keluarga wajib memiliki KK (Kartu

Keluarga) serta NIK (Nomor Induk Kependudukan) masing-masing anggota

dalam keluarga.

Cara Memperoleh KK (Kartu Keluarga) Nasional :

1. Surat pengantar dari Geucik,

2. KK (Kartu Keluarga) Lama (ASLI), atau

3. Daftar seluruh keluarga,

4. Fotocopy KTP (Kartu Tanda Penduduk) Keluarga.

3.4.4 Pengertian KTP (Kartu Tanda Penduduk)

KTP (Kartu Tanda Penduduk) adalah kartu sebagai bukti diri (legitimasi)

bagi setiap penduduk dalam wilayah Negara Republik Indonesia.

Warna layar yang dipakai dibalik layar photo KTP hanya mengunakan 2

(dua) warna, yaitu warna Merah dan warna Biru. Dari kedua warna tersebut

ternyata juga mempunyai arti/fungsi tersendri yang tidak kita ketahui sebagai

penduduk yang telah mempunyai KTP selama ini. Layar warna Merah dipakai

pada KTP penduduk yang tahun lahirnya Ganjil (contoh : 1989), sedangkan

layar warna Biru terdapat dibalik layar photo KTP penduduk yang lahirnya pada

tahun Genap (contoh : 1990).

 Ketentuan bagi setiap penduduk yang berkaitan dengan KTP

1. Setiap penduduk yang telah berusia 17 tahun atau telah/pernah kawin

wajib memiliki KTP (Kartu Tanda Penduduk).

2. Setiap penduduk hanya boleh memiliki satu KTP (Kartu Tanda

Penduduk).

Cara Memperoleh KTP (Kartu Tanda Penduduk) Nasional :

a. Pembuatan KTP Baru

1. Berusia 17 tahun atau telah / pernah kawin,

2. Surat pengantar dari Geucik,

3. KK (Kartu Keluarga),

4. Pas photo ukuran 3x4 cm sebanyak 1 lembar, atau

5. Photo di tempat.

b. Perpanjangan KTP

1. Surat pengatar Geucik,

2. KK (Kartu Keluarga),

3. KTP yang habis masa berlakunya,

4. Pas photo ukuran 3x4 cm sebanyak 1 lembar, atau

5. Photo di tempat.
c. Perbaikan KTP hilang / rusak

1. Surat pengantar dari Geucik,

2. KK (Kartu Keluarga),

3. KTP yang rusak,

4. Surat keterangan dari Camat bagi mereka yang kehilangan KTP ,

5. Pas photo ukuran 3x4 cm sebanyak 1 lembar, atau

6. Photo di tempat.
 BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Penggunaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan

4.1.1 Perangkat / Hardware yang digunakan

Sistem Informasi Administrasi Kependudukan merupakan Database yang

digunakan untuk menyimpan seluruh data penduduk yang telah terdaftar pada

Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil yang disimpan pada sebuah server.

Sistem ini mulai dijalankan sejak Desember 2005, sistem ini dapat diakses

melalui LAN yang langsung dihubungkan ke server karena sistem ini masih

merupakan sebuah jaringan Ofline.

Perangkat yang digunakan pada server :

Gambar 4.1 Perangkat / Hardware yang digunakan pada server

(Sumber : Server SIAK pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kab. ABDYA)
4.1.2 Alur Proses Penggunaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan

Proses Penggunaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan adalah

sebagai berikut :

Login ke SIAK Nama Pengguna

User Kata Kunci

PIN Anda
Ketik ulang PIN Anda
Nomor Otorisasi

Menu Pendaftaran

Menu Pilihan

Permohonan / Perubahan

Cetak

Logout

Gambar 4.2 Alur Proses Penggunaan SIAK

(Sumber : Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kab. ABDYA)
4.1.3 Tampilan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan

Untuk dapat mengakses Sistem Informasi Administrasi Kependudukan

maka terlebih dahulu si user melakukan login melalui Internet Explorer dengan

memasukan ULR : http://siak.depdagri.go.id/.

Tampilan Form Home :

Gambar 4.3 Tampilan Form Home

(Sumber : Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kab. ABDYA)
Keterangan : setelah user mengisi Nama Pengguna dan Kata Kunci, maka user

harus Login untuk masuk ke form berikutnya.

Bentuk tampilan Form Login :

Gambar 4.4 Tampilan Form Login

(Sumber : Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kab. ABDYA)

Keterangan : setelah user menginput PIN Anda, Ketik Ulang Pin Anda, Nomor
Otorisasi, maka user memilih tombol PERIKSA untuk masuk ke form Menu
Utama menurut kecamatan, atau user memilih tombol LOGOUT untuk keluar
dari sistem.
 Bentuk tampilan Menu Utama menurut Kecamatan :

Gambar 4.5 Tampilan Form Menu Utama menurut Kecamatan

(Sumber : Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kab. ABDYA)

Keterangan : ini adalah form menu utama pandaftaran penduduk menurut

kecamatan, pada form ini terdapat beberapa pilihan menu untuk menginput,

proses dan output.

 Untuk membuat KK (Kartu Keluarga) baru, maka user memilih Menu

Masukan pada pilihan Data Individu yang didalamnya terdapat empat pilihan

yaitu Pendaftaran Biodata, Perubahan Biodata, Penambahan/Ubah Gelar

Pendidikan dan Perubahan Pekerjaan.

Dari empat pilihan tersebut maka user memilih pilihan Pendaftaran

Biodata untuk pembuatan KK (Kartu Keluarga) baru.

Form Permohonan :

Gambar 4.6 Tampilan Form Permohonan Baru

(Sumber : Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kab. ABDYA)

Keterangan : form diatas merupakan form permohonan pembuatan KK baru

WNI yang berdasarkan provinsi, kabupaten/kota, kecamatan, desa/kelurahan

dimana pemohon/penduduk bertempat tinggal.

 Setelah mengisi Form Permohonan, setelah user entri maka muncul pesan

peringatan sebagai berikut :

Gambar 4.7 Tampilan Peringatan

(Sumber : Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kab. ABDYA)

Keterangan : gambar diatas merupakan tampilan peringatan setelah user

mengentri data permohonan pembuatan KK baru.

Apabila data yang dimasukkan benar dan sesuai maka data tersebut

tersimpan secara otomatis ke database Sistem Informasi Administrasi

Kependudukan dan dari data penduduk yang di entri maka akan menciptakan

Nomor Kartu Keluarga dan Nomor Induk Kependudukan untuk penduduk

tersebut. Apabila pendudukan tersebut memiliki keluarga lainnya (Istri, Anak,

Famili, dll) maka user akan memasukan daftar nama-nama penduduk yang

menjadi anggota keluarganya pada daftar individu atas nama pemohon Kepala

Keluarga tersebut.
 Namun setelah entri data tersebut ternyata nama yang akan menjadi

anggota keluarganya telah memiliki Nomor Induk Kependudukan atau telah

terdaftar sebelumnya (nama yang sama, tempat tanggal lahir yang sama) maka

akan muncul peringatan :

Gambar 4.8 Tampilan Peringatan Identitas yang sama

(Sumber : Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kab. ABDYA)

Peringatan : gambar diatas adalah tampilan peringatan bahwa terjadinya

biodata/identitas yang sama, maka user harus memeriksa kembali.

Setelah selesai entri data semua anggota keluarga pengikut pemohon kepala

keluarga, maka user keluar, lalu masuk ke Menu Pilihan Keluaran lalu pilih

Cetak Dokumen yang terdapat tiga pilihan yaitu Kartu Keluarga, Kartu Tanda

Penduduk, Biodata dan Cetak FI01. Untuk mencetak KK (Kartu Keluarga) yang

telah selesai maka user memilih Kartu Keluarga.

Gambar 4.9 Tampilan Form Menu Pilihan Cetakan KK

(Sumber : Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kab. ABDYA)

Keterangan : form diatas merupakan form untuk mengolah data penduduk untuk

melakukan cetakan KK.

 Untuk memastikan data keluarga tersebut benar, maka user memilih

tombol LIHAT untuk melihat hasil print-out KK (Kartu Keluarga) supaya user

mengecek ulang apakah adanya kesalahan penginputan data pada identitas

penduduk apa tidak sebelum mencetaknya, berikut tampilan printoutnya :

Gambar 4.10 Tampilan Printout KK

(Sumber : Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kab. ABDYA)

Sesudah memastikan bahwa data tersebut benar, maka user langsung

cetak dan keluar.

 Selanjutnya user akan mencetak KTP (Kartu Tanda Penduduk) dari

semua anggota keluarga yang umurnya telah boleh untuk memiliki KTP, maka

user memilih Cetak Kartu Tanda Penduduk sebagai mana caranya pada Cetak

Kartu Keluarga, berikut tampilannya :

Gambar 4.11 Tampilan Form Menu Pilihan Cetakan KTP

(Sumber : Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kab. ABDYA)

Setelah data penduduk yang ingin mencetak KTP (Kartu Tanda

Penduduk) muncul, maka user klik tombol tampilkan untuk melihat hasil print-

out, sebagaimana pada contoh tampilan berikut :

 Gambar 4.12 Tampilan Printout KTP / sebelum cetak
(Sumber : Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kab. ABDYA)

Berikut contoh tampilan KTP sesudah dicetak dan perhatikan NIK-nya,

maka NIK-nya sesuai dengan tanggal lahir karena berjenis kelamin laki-laki.

Sebagai contoh, misalkan seorang laki-laki bertempat tinggal di Provinsi Aceh,

Kab/Kota Aceh Barat Daya, Kecamatan Blangpidie lahir pada tanggal 10

Februari 1989 maka NIK-nya adalah: 11-12-01-100289-0003 :

Gambar 4.13 Contoh Sisi Belakang KTP setelah Cetak

(Sumber : Penulis Laporan Kerja Praktek / Penduduk / Warga Kab. ABDYA)
 Sedangkan NIK perempuan pada tanggal lahirnya ditambahkan 40

(empat puluh). Sebagai contoh, misalkan seorang perempuan bertempat tinggal

di Provinsi Aceh, Kab/Kota Aceh Barat Daya, Kecamatan Susoh lahir pada

tanggal 22 Desember 1990 maka NIK-nya adalah: 11-12-04-621290-0001.

Gambar 4.14 Contoh Sisi Belakang KTP setelah Cetak

(Sumber : Penduduk / Warga Kab. ABDYA)

Contoh tampilan sisi depan KTP Nasional :

Gambar 4.15 Contoh Sisi Depan KTP

(Sumber : Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kab. ABDYA)
 BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan uraian dan pembahasan yang telah dikemukakan pada Bab-

Bab sebelumnya, maka penulis mencoba membuat beberapa kesimpulan sebagai

berikut :

a. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil mempunyai tugas untuk

melaksanakan kewenangan pemerintah daerah di bidang kependudukan

dan catatan sipil dan juga merupakan suatu Instansi Pemerintahan yang

bertanggung jawab dalam mencatat dan memberikan informasi mengenai

data kependudukan dan melayani seluruh masyarakat dalam

pemprosesan pembuatan Kartu Keluarga, Kartu Tanda Penduduk, Surat

Pindah, Akte Kelahiran dan Akte Kematian.

b. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan adalah sistem yang

memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memfasilitasi

pengelolaan informasi administrasi kependudukan di tingkat

penyelenggaraan dan instansi pelaksana sebagai satu kesatuan.

c. Tujuan adanya Sistem Informasi Administrasi Kependudukan adalah

supaya database kependudukan terpusat dan dapat terintegrasikan serta

sangat membantu user dalam proses pembuatan Kartu Keluarga dan

Kartu Tanda Penduduk.

 d. Database Sistem Informasi Administrasi Kependudukan dapat diakses

oleh beberapa user melalui Internet Explorer dengan jaringan LAN

(Local Area Network) sehingga memudahkan user untuk mengaksesnya

sehingga mempercepat dan membantu pekerjaan user.

5.2 Saran

Adapun saran-saran yang penulis sampaikan sebagai tambahan dan

masukan, maka penulis mencoba mengusulkan saran semoga menjadi masukan

yang berguna bagi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil dalam meningkatkan

pelayanan kepada seluruh masyarakat khususnya di Kabupaten Aceh Barat

Daya. Adapun saran-saran tersebut adalah :

a. Supaya mulai menggunakan Otomasi Perkantoran (Absensi Sidik Jari)

demi terwujudnya kedisiplinan, apabila masih menggunakan Absensi

Manual maka penulis harapkan supaya Absen dipertegaskan dan jangan

ada yang saling membantu paraf Absensi karyawan/i yang lain.

b. Agar selalu melaksanakan seluruh kegiatan sesuai dengan struktur

organisasi atau tugas yang sudah ditetapkan.

c. Selalu disiplin dalam mengatur waktu dan manfaatkan waktu dengan

sebaik-baiknya.

d. Tambahkan jumlah operator/user SIAK sesuai dengan jumlah kecamatan

yang ada dalam Kabupaten Aceh Barat Daya.

e. Untuk piket supaya tetap selalu berada ditempat untuk melayani

masyarakat yang datang dan sambutlah dengan senyuman dan sapaan

demi kepuasaan masyarakat.

 DAFTAR PUSTAKA

Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya, (2010).

Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) dan Penerapan

Kinerja Tahun 2011 Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD).

Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya. Sistem

Informasi Administrasi Kepndudukan.

Kementrian Dalam Negeri, (2010). Persiapan dan Pelaksanaan Pemutakhiran

Data Kependudukan, Penerbitan NIK dan Penerapan e-KTP, Jakarta : 25 Mei

2010.

Peraturan Bupati Kabupaten Aceh Barat Daya, (2009). Tentang

Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan.

 BIODATA

Nama : Teuku Mas’Adi

NIM 08123014

Agama : Islam

Jenis Kelamin : Laki-Laki

Tempat/Tgl. Lahir : Mata Ie, 10 Februari 1989

Anak Ke : 3 (Tiga) dari 4 (Empat) Bersaudara

Alamat : Jln. Taman Siswa, Lr. Pocut Merah, Merduati – Banda

Aceh e-mail : tma_w2@ymail.com / tma_w2@yahoo.com

Riwayat Pendidikan

Tamatan 2001 : SD Negeri Mata Ie

Tamatan 2004 : SMP Negeri 2 Blangpidie

Tamatan 2007 : SMA Negeri 1

Blangpidie

Identitas Orang Tua

Nama Ayah : H. T. Muhammad. KR

Pekerjaan : Tani

Alamat : Jln. Irigasi, Lr. Makmu Beusare No. 11 Kuta

Tinggi, Kec. Blangpidie, Kab. Aceh Barat Daya,

Prov. Aceh

Nama Ibu : Hj. Nurmala Wati

Pekerjaan : Ibu Rumah Tangga

Alamat : Jln. Irigasi, Lr. Makmu Beusare No. 11 Kuta

Tinggi, Kec. Blangpidie, Kab. Aceh Barat Daya,

Prov. Aceh