Tata cara dalam menerima telepon.

1. Angkat telepon menggunakan tangan kiri.

2. Setelah berdering minimal 2 kali.
3. Ketika menjawab telepon, dilarang untuk mengucapkan kata Halo.18
4. Ucapakan salam (pagi, siang, sore) kemudian diikuti oleh Nama Perusahaan,
instansi, Jika perlu menyebutkan nama operator, dan tawaran bantuan.
5. Berusaha untuk berbicara dengan ramah, namun dengan suara yang jelas agar
lawan bicara bisa dengan mudah untuk menangkap isi pembicaraan
6. Memberi kesan bahwa operator, bersedia membantu.
7. Jika (pimpinan) sedang sibuk/ diluar ruangan. Maka siapkan lembar penerimaan
telepon (lembar pesan).
8. Kemudian diisi secara jelas. Mulai dari identitas penelepon sampai dengan isi
pesan yang disampaikan.
9. Jika operator kurang jelas dalam mendengar perkataan si penelepon, maka
mintalah pengulangan dengan sopan dan mulailah dengan kata Maaf. Kata maaf
yang digunakan agar si penelepon bersedia mengulangi lagi kata-katanya.
10. Akhiri pembicaraan dengan ucapan terimakasih dan salam.
11. Jika pembicaraan telah selesai. Maka letakan kembali gagang telepon dengan
benar.
12. Tutup telepon setelah penelepon menutup telponnya.

Greeting
Selamat pagi dengan saya anna sekretaris pt. asmerindo ada yang bisa di bantu?

Penyambungan telepon kepada pimpinan

A ; Selamat pagi dengan saya anna sekretaris pt. asmerindo ada yang bisa di bantu?
B; Iya pagi bu, bisa bicara dengan bu rika?
A; Baik, maaf dengan ibu siapa saya berbicara?
B; saya ratih dari pt gokana indonesia
A: Baik bu akan saya sambungkan ke ibu rika, mohon di tunggu ya terlebih dahulu ya
bu
A; selamat siang ibu rika ada telepon dari bu ratih pt gokana indonesia, apakah ibu
bersedia menerima telponnya?
C: oke anna , sambungkan ya
A; baik bu, untuk teleponnya di terima ya , terimakasih ibu

Penerimaan pesan untuk pimpinan sesuai sop

A ; Selamat pagi dengan saya anna sekretaris pt. asmerindo ada yang bisa di bantu?
B; Iya pagi bu, bisa bicara dengan bu rika?
A; Baik, maaf dengan ibu siapa saya berbicara?
B; saya ratih dari pt gokana indonesia
A: Mohon maaf ibu ratih , ibu rika nya sedang tidak berada di tempat, apakah ada
pesan yang ingin di sampaikan untuk beliau?
(nulis pesan) ( saya ulangi pesan ibu yaitu konfirmasi untuk kegiatan sosialaisasi
pajak di hotel indonesia tanggal 14 April pukul 10 pagi ya bu)
B: iya betul, mohon di sampaikan ya bu, terimakasih
A: sama sama ibu , selamat siang