OUTLINE PROPOSAL SKRIPSI

PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT

MENYURAT PADA KANTOR DESA LAPE BERBASIS WEB
(Studi Kasus: Kantor Desa Lape, Kecamatan Lape)

Disusun oleh:
Nama : Aldi Pranata
NIM : 17.01.071.008
Konsentrasi : Rekayasa Perangkat Lunak

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS TEKNOLOGI SUMBAWA
SUMBAWA
2021
1. LATAR BELAKANG MASALAH

Perkembangan dan pemanfaatan teknologi saat ini telah menjadi suatu

kebutuhan dalam kehidupan sehari-hari. Seiring dengan berkembangnya
teknologi, maka semakin bertambah pula kemampuan komputer dalam
membantu menyelesaikan permasalahan di segala bidang, termasuk dalam
dunia perkantoran maupun instansi pemerintahan telah menerapkan sistem
informasi pada beberapa bagian termasuk bagian administrasi pengarsipan surat
menyurat.
Kantor Desa Lape merupakan instansi pemerintah yang terletak di Desa
Lape Kecamatan Lape Kabupaten Sumbawa Nusa Tenggara Barat (NTB).
Instansi ini bertugas melakukan pelayanan langsung terhadap penduduk
terutama dalam pendataan kependudukan, baik dalam proses pendataan Kartu
Keluarga (KK), Surat Kelahiran atau kematian serta Surat Pindah atau
pendatang dan lain sebagainya.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Sekretaris Desa selaku Admin
menerangkan bahwa proses pengarsipan surat menyurat masih dilakukan secara
manual. Banyak kendala yang dijumpai selama proses pengarsipan secara
manual, sehingga memungkinkan terjadinya kesalahan dalam proses
pengarsipan seperti data hilang karena tidak tersimpan dengan baik, rusak serta
sangat menyulitkan dalam proses pencarian data karena harus dicari dalam buku
besar atau buku induk.

2. RUMUSAN MASALAH
Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka permasalahan yang ada
pada penelitian ini dapat dirumuskan sebagai berikut. Bagaimana merancang
sistem informasi pengarsipan surat menyurat pada Kantor Desa Lape berbasis
Web?

2
3. RUANG LINGKUP PENELITIAN
Ruang lingkup penelitian diberikan untuk memberikan pemahaman yang
terarah oleh penulis, agar tidak menyimpang dari pokok perumusan masalah
yang ada, maka diberikan ruang lingkup seperti berikut :
a. Batasan-batasan permasalahan yang akan dicari solusinya dengan penelitian
yang akan dilakukan
- Penelitian dilakukan di Instansi Pemerintahan yaitu Kantor Desa Lape,
Kecamatan Lape Kabupaten Sumbawa-NTB yaitu tepatnya pada Sistem
pengarsipan surat menyurat yang masih dilakukan secara manual.
- Data dari surat masuk dan surat keluar terhitung dari tahun 2020 dan
hanya bisa dikelola oleh admin, yaitu pihak administrasi dari Kantor
Desa Lape.
- Dalam proses pembuatan sistem pengarsipan surat masuk dan keluar ini,
Sistem dibangun dengan menggunakan Sublime Text, dengan Bahasa
PHP, Xampp sebagai Databases dan Waterfall sebagai metode
pengembangan perangkat lunak.
b. Asumsi-asumsi yang digunakan sebagai dasar untuk melaksanakan
penelitian
- Pendataan dan pengelolaan surat masuk dan surat keluar masih dilakukan
secara manual yaitu ditulis dalam buku besar atau buku induk. Sehingga
memungkinkan data hilang, rusak dan sulit dalam pencarian data.
- Akses internet sudah memadai namun tidak dimanfaatkan secara
maksimal. Terbukti dengan masih dilakukannya pengarsipan surat secara
manual.
c. Batasan solusi yang dilakukan pada penelitian
Batasan solusi yang dilakukan penulis adalah membuat perubahan pada
sistem manual menjadi sistem informasi pengarsipan berbasis web.

3
4. TUJUAN PENELITIAN
Adapun tujuan dilakukannya penelitian ini adalah sebagai berikut :
a. Diharapkan mampu memperbaiki sistem sebelumnya yang masih manual
menjadi terkomputerisasi atau berbasis web.
b. Menghasilkan sistem informasi pengarsipan surat masuk dan keluar pada
Kantor Kepala Desa Lape.
c. Mempermudah karyawan atau staf Kantor Desa Lape dalam mengelola surat
masuk dan keluar.
5. MANFAAT PENELITIAN
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
a. Manfaat/kontribusi ilmiah dalam ilmu pengetahuan jika penelitian tersebut
berhasil adalah hasil dari penelitian mampu menjadi leteratur atau bahan
kajian untuk penelitian selanjutnya serta mampu mengembangkan sumber
daya manusia pada instansi agar tidak Gagap Teknologi (GapTek).
b. Kegunaan atau kemampuan dari sistem yang akan diteliti jika penelitian
tersebut berhasil adalah mampu mempermudah karyawan atau staf dalam
melakukan pendataan dan pengelolaan surat masuk dan surat keluar.
Sehingga tidak lagi mencatat pada buku besar atau buku induk yang dapat
menyulitkan karyawan dalam pengarsipan.
c. Manfaat yang dapat dirasakan oleh perusahaan/pemakai apabila hasil
penelitian tersebut diterapkan di perusahaan adalah sebagai berikut :
- Mempermudah dalam pelaporan akhir dan mampu mempersingkat
waktu dalam proses pencarian data surat.
- Mengurangi tingkat kesalahan dalam proses pengarsipan, seperti
kehilangan data, rusak dan lain sebagainya..
- Dapat mempermudah pekerjaan dalam proses penginputan atau
pengarsipan surat masuk dan keluar

4
6. KEASLIAN PENELITIAN

Tabel Matriks literatur review dan posisi penelitian

No Judul Peneliti, Media Tujuan Penelitian Kesimpulan Saran atau Kelemahan Perbandingan
Publikasi, dan
Tahun
1 Rancang Bangun Sistem Eva Oktaviani, Tujuan dari penelitian Kesimpulan dari penelitian Saran dari penelitian ini Perbedaan antara hasil penelitian
Informasi untuk 2020. adalah merancang dan ini adalah sistem informasi adalah sebagai berikut dapat sebelumnya dengan penelitian
meningkatkan tata kelola membangun Sistem berhasil dibangun serta dilakukan penambahan fitur yang akan dilakukan, diantaranya
administrasi surat Informasi untuk telah dilakukan pengjuian untuk pembuatan surat menambahkan fitur yang
menyurat di Kantor meningkatkan dengan metode Black Box. dapat input menggunakan menandakan surat tersebut
Kelurahan Uma Sima tatakelola administrasi Sistem dibangun dengan dua NIK. Serta penambahan bersifat penting atau tidak serta
Kabupaten Sumbawa. surat menyurat di menggunakan Visual fitur untuk surat keputusan. penelitian selanjutnya diharapkan
Kantor Kelurahan Studio Code, dengan mampu terintegrasi dengan
Uma Sima Kabupaten Bahasa PHP, MySql Kantor Desa lain.
Sumbawa dengan sebagai Databases dan
menggunakan Waterfall sebagai metode
Waterfall. pengembangan perangkat
lunak.
2
3
4
5
…