Ambil Lampiran
Ambil Lampiran
Disusun Oleh :
Diah Retna Sumekar
221610072
i
1 HALAMAN PERSETUJUAN
NIM : 221610072
ii
3 KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas
rahmat dan karuniaNya yang telah dilimpahkan kepada penulis, sehingga penulis
dapat menyelesaikan laporan Praktik Kerja lapangan (PKL) dengan Judul
“Prosedur Pembelian Bahan Baku Pada PT. Kasen Indonesia”
Penulisan laporan ini didasarkan pada Praktik Kerja Lapangan (PKL) yang
sudah penulis lakukan di PT. Kasen Indonesia. Tujuan dari Praktik Kerja Lapangan
(PKL) adalah sebagai salah satu syarat untuk menyusun tugas akhir dan untuk
memperoleh gelar Ahli Madya Media (Amd) jurusan Akuntansi di STIE PELITA
BANGSA.
Penulis juga mengucapkan terimakasih kepada PT. Kasen Indonesia yang
mana telah mengizinkan penulis untuk melakukan Praktik Kerja Lapangan (PKL)
selama satu bulan, secara khusus juga penulis menghaturkan terimakasih dan
rasa hormat kepada :
iii
10. Keluarga Besar Mahasiswa Program Studi D3 Akuntansi kelas D 2016
STIE Pelita Bangsa, yang sudah memberi kontribusi baik langsung
maupun tidak langsung dalam pembuatan laporan ini.
11. Terimakasih kepada seluruh pihak yang telah terlibat dalam penyusunan
laporan ini yang tidak bisa disebutkan satu persatu.
Dalam pembuatan laporan ini masih banyak kekurangan. Oleh karena itu kritik
dan saran yang membangun akan sangat berguna bagi penulis demi penyusunan
yang lebih baik dan demi kesempurnaan penulisan laporan sejenis di masa
mendatang. Penulis berharap semoga laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) yang
penulis buat ini dapat bermanfaat bagi kita semua.
iv
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL.................................................................................................i
KATA PENGANTAR.............................................................................................iii
DAFTAR ISI...........................................................................................................v
DAFTAR TABEL.................................................................................................viii
v
BAB IV PENUTUP ................................................................................................ 21
A. Kesimpulan ................................................................................................ 21
B. Saran........................................................................................................22
LAMPIRAN-LAMPIRAN......................................................................................24
vi
DAFTAR GAMBAR
vii
5 DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 History PT. Kasen Indonesia..............................................................5
Tabel 2.2 Spesifikasi Produk Nozzle Pemintalan............................................11
Tabel 2.3 Spesifikasi Produk Melt Spinning Spinnerette...............................12
viii
DAFTAR LAMPIRAN
ix
6 BAB I
7 PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
1
Semakin tinggi tingkat penjualan suatu perusahaan, maka semakin
tinggi pula tingkat produksi yang dilakukan perusahaan dan permintaan akan
bahan baku semakin meningkat. Pembelian bahan baku menjadi salah satu
faktor penting yang perlu mendapatkan perhatian khusus. Manajemen
perusahaan harus bertanggung jawab atas ketersediaan dan pengadaan bahan
baku tersebut. Manajemen perusahaan pula harus melakukan pembagian
tanggung jawab dan fungsi-fungsi yang terkait dalam pembelian bahan baku
agar pengadaan bahan baku sesuai dengan tujuan perusahaan. Maka
diperlukan sebuah sistem yang mampu memberikan keyakinan memadahi
dalam aktivitas pengendalian, yaitu sistem pembelian bahan baku.
2
PT. Kasen Indonesia merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di
bidang pembuatan “spinnerette” yang dipergunakan dalam industri fiber
synthetic (chemical man made fibers). Proses pembelian bahan baku
merupakan hal yang terpenting dalam suatu proses pada perusahaan
manufaktur. Proses tersebut membutuhkan bahan baku agar kegiatan produksi
dapat berjalan sehingga mampu menciptakan suatu produk yang berkualitas.
Oleh karena itu, penulis mengangkat judul “Prosedur Pembelian Bahan Baku
Pada PT. Kasen Indonesia” untuk dibahas dalam Laporan Praktik Kerja
Lapagan ini.
B. Ruang Lingkup
2. Apakah prosedur atau proses pembelian pada PT. Kasen Indonesia berjalan
dengan baik?
3. Apakah aktivitas pembelian bahan baku pada PT. Kasen Indonesia sesuai
dengan Standar Operasional Prosedur?
C. Tujuan PKL
3
D. Manfaat PKL
1. Manfaat Teoritis
a. Hasil dari laporan praktik kerja lapangan ini diharapkan dapat menjadi
sumber pengetahuan mengenai proses pembelian bahan baku di
perusahaan.
b. Mengetahui kesesuaian antara teori dan praktik tentang proses
pembelian bahan baku.
c. Sumber informasi bagi laporan sejenis pada masa mendatang.
2. Manfaat Praktis
a. Mahasiswa dapat mengaplikasikan dan meningkatkan ilmu yang
diperoleh di bangku kuliah.
b. Menambah pengetahuan dan pengalaman kerja terutama di dunia kerja
nyata.
c. Adanya kerjasama antar dunia pendidikan dengan dunia
industri/perusahaan sehingga perusahaan tersebut semakin dikenal oleh
kalangan luas.
d. Prodi akuntansi STIE Pelita Bangsa dapat meningkatkan mutu lulusannya
dengan memadukan pengetahuan kampus dengan dunia industri.
4
8 BAB II
9 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
5
Tahun Keterangan
2003 Melakukan perluasan wilayah hingga 3500 m2
2004 Memulai produksi otomotif
Melakukan perluasan wilayah 900 m2 dan mendapatkan ISO
2005
14001
Melakukan perubahan nama dari Kasen Engineering Corp Shall
2012
menjadi Kasen Nozzle Inc.
2013 Perluasan pabrik sebesar 1.600m2
6
Gambar 2.1
Struktur organisasi PT. Kasen Indonesia
Direktur
Utama
General
Manajer
Staff
Purchasing
7
2. General Manager
Tugas dan tanggung jawab :
a. Mengelola operasional harian perusahaan.
b. Merencanakan dan mengontrol kebijakan perusahaan agar dapat berjalan
degan maksimal.
c. Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan
mengalisis semua aktivitas bisnis perusahaan.
d. Mengelola perusahaan sesuai dengan visi dan misi perusahaan.
e. Merencanakan, mengelola dan mengawasi proses penganggaran di
perusahaan.
f. Memastikan setiap departemen melakukan strategi perusahaan dengan
efektif dan optimal.
g. Memutuskan dan membuat kebijakan untuk kemajuan perusaahan.
h. Merencanakan dan mengeksekusi rencana startegis perusahaan jangka
menengah dan jangka panjang untuk kemajuan perusahaan.
8
f. Merencanakan dan mengkonsolidasikan perpajakan seluruh perusahaan
untuk memastikan efisiensi biaya dan kepatuhan terhadap peraturan
perpajakan.
g. Merencanakan, mengkoordinasi, dan mengontrol arus kas perusahaan
(cash flow), terutama pengelolaan piutang dan utang. Sehingga, hal ini
dapat memastikan ketersediaan dana untuk operasional perusahaan dan
kondisi keuangan dapat tetap stabil.
4. Manajer SDM
5. Manajer Manufaktur
Tugas dan tanggung jawab :
a. Bersama-sama dengan bagian lain untuk mengatasi dan mengantisipasi
berbagai masalah yang berkaitan dengan produksi.
b. Bersama-sama dengan supervisor menangani masalah produksi di
pabrik.
c. Bertanggungjawab langsung kepada direktur dan membuat laporan
secara berkala.
d. Melakukan konsultasi kepada direktur secara berkala untuk mencapai
keselarasan pelaksanaan tugas.
9
6. Manajer Pemasaran
Tugas dan tanggung jawab :
a. Bertanggung jawab penuh dalam menjalankan fungsi dan tugas sebagai
kepala bagian pemasaran kepada direktur.
b. Melaporkan hasil kerja bagian pemasaran kepada direktur secara berkala.
c. Menetapkan prosedur operasional dan informasi yang lebih efisien
kaitannya dengan pemasaran yang dilakukan perusahaan.
7. Manajer purchasing
Tugas dan tanggung jawab :
a. Menentukan barang, jasa, perlengkapan apa saja yang dibutuhkan.
b. Memonitor dan memprediksi stock level.
c. Melakukan riset dan mencari barang serta supplier baru.
d. Menilai tender dari supplier potensial.
e. Melakukan negosiasi harga dan menyetujui kontrak.
f. Update dengan tren pasar.
8. Staff purchasing
Tugas dan tanggung jawab :
a. Memastikan semua barang atau jasa yang dibeli, merupakan barang atau
jasa dengan harga yang terbaik.
b. Mencari dan menjalin sebanyak mungkin hubungan dengan supplier atau
subcont dan memelihara sebaik mungkin data supplier atau subcont
tersebut.
c. Melakukan seleksi terhadap supplier baru.
d. Melakukan evaluasi terhadap supplier yang sudah masuk ke dalam daftar
supplier nanti.
10
E. Produk
Tabel 2.2
Spesifikasi Produk Nozzle pemintalan
11
2. Melt spinning spinnerette
Gambar 2.3
Produk Melt spinning spinnerette
Tabel 2.3
Spesifikasi Produk Melt spinning spinnerette
12
10 BAB III
11 PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN
A. Deskripsi Unit Tempat PKL
1. Struktur Organisasi Unit
Penulis Melaksanakan Magang di PT. Kasen Indonesia selama 1
(satu) bulan, dari tanggal 11 Maret 2019 hingga 11 April 2019. Penulis di
tempatkan dibagian Purchasing perusahaan yang beralamat di Kawasan
Ejip Industrial Plot 8-k1 Desa Sukaresmi Cikarang Selatan Bekasi Jawa
Barat 17750 Indonesia. Berikut adalah Struktur Organisasi Internal
Purchasing :
Gambar 3.1
Struktur Organisasi Internal Purchasing
Manager
Purchasing
Administration
Support
Vendor
Inventory Section Receiving Line Warehouse
Management
Head Head Section Head
Section Head
(Sumber : PT Kasen Indonesia, data diolah penulis tahun 2019)
13
3. Prosedur Pembelian Bahan Baku
Dalam hal pembelian, PT. Kasen Indonesia memiliki standar prosedur
nya sendiri. Standar yang harus dilaksanakan oleh setiap bagian agar
dapat dikerjakan secara terorganisir dan teratur. Berikut penjelasan
prosedur pembelian bahan baku pada PT. Kasen Indonesia bedasarkan
bagian terkait:
a. Bagian Engineering mendapatkan gambar dari staff Marketing yang
diperoleh dari pelanggan, kemudian di gambar ulang dan dibuat form
“Material Requestion List” (rangkap 2).
Lembar pertama diberikan kepada bagian PPIC untuk di cek stok
material terlebih dahulu dan lembar kedua di simpan sebagai arsip
permanen oleh engineering.
b. Bagian PPIC melakukan controlling stock. Apabila stok tidak tersedia
di gudang, maka staff PPIC membuat form surat permintaan
pembelian (SPP), rangkap 2.
Lembar pertama diserahkan kepada bagian pembelian (Purchasing)
untuk dilakukan pembelian kepada pemasok, dan lembar kedua
disimpan sebagai arsip permanen oleh PPIC.
c. Setelah bagian Purchasing mendaparkan SPP (Surat Permintaan
Pembelian), kemudian segera membuat Surat Permintaan Penawaran
Harga (SPPH) kepada pemasok. Selanjutnya bagian pembelian
melakukan perbandingan harga untuk menentukan pemasok mna
yang akan dipilih perusahaan, biasanya perusahaan telah memiliki
beberapa pemasok langganan yang telah dipercaya.
Setelah menentukan pemasok, bagian pembelian segera membuat
surat order pembelian (SOP) sebanyak 2 lembar. Lembar pertama
dikirimkan kepada pemasok sebgai pemesanan resmi yang
dikeluarkan perusahaan. Lemba kedua diarsipkan secara permanen
oleh purchasing.
d. Apabila pesanan pembelian datang, maka staff purchasing
menginformasikan kepada departemen terkait yaitu Quality Control
(QC) dan Warehouse (Gudang) untuk melakukan pengecekan material
atau produk. Jika ada material atau produk yang tidak sesuai
spesifikasi, maka surat jalan pemasok akan ditolak dan material atau
14
produk akan dikembalikan dengan bagian QC menerbitkan NCR (Non
Comformity Report).
e. Setelah barang diterima, selanjutnya bagian Purchasing menerima
Invoice / Faktur yang dilampirkan juga Surat Jalan dan Surat Order
Pembelian (SOP) yang akan diserahkan ke bagian Accounting untuk
dilakukan proses pembayarannya.
15
5. Dokumen-dokumen yang digunakan
16
B. Deskripsi Aktivitas PKL
1. Teori mengenai tema PKL
a. Pengertian Pembelian
Pengertian pembelian menurut Galloway dkk. (2000:31).“The role
of purchasing function is to make materials and parts of the right quality,
and quantity available for use by operations at the right time and at the
right place.” Pendapat tersebut kurang lebih mempunyai arti bahwa
peran fungsi pembelian adalah untuk mengadakan material dan part
pada kualitas yang tepat dan kuantitas yang tersedia untuk digunakan
dalam operasi pada waktu yang tepat dan tempat yang tepat.
17
secara langsung dimasukkan dalam produk. Minyak dan bahan bakar
untuk peralatan pabrik, bahan pembantu pembersih, dan pos-pos
serupa digolongkan dalam bentuk kelompok ini karena pos-pos ini tidak
dimasukkan dalam suatu produk tetapi hanya membantu dalam
produksi secara keseluruhan. Bahan baku yang secara langsung
digunakan dalam produksi barang-barang tertentu disebut bahan
langsung; bahan pembantu pabrik disebut bahan tidak langsung.
18
1) Pengecekan data dengan aktual di gudang
2) Membuat Purchase Order / Surat Order Pembelian
3) Memfotocopy PO, Faktur, Surat Jalan untuk diserahkan ke bagian
Accounting
4) Menginput Purchase Invoice
5) Menginput Job Casting
6) Menginput Receive Item
7) Follow Up data gudang
8) Membuat Surat Permintaan Penawaran Harga ke Supplier
9) Menginput Surat Jalan
10) Melakukan Stock Opname
19
3. Penulis mengetahui penyebab Sering terjadinya keterlambatan datangnya
bahan baku dari supplier akibat supplier tersebut tidak sesuai dengan
standar yang sudah ditetapkan.
4. Menambah jaringan / punya banyak relasi di usia muda.
20
BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan uraian mengenai Sistem Akuntansi Pembelian Bahan baku
PT. Kasen Indonesia maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Sistem akuntansi Pembelian pada PT. Kasen Indonesia pada umumnya
berjalan dengan baik. Pembelian melibatkan berbagai fungsi dengan tugas
dan tanggungjawab masing-masing serta telah dilengkapi dengan
dokumen yang dapat dipertanggungjawabkan.
2. Pembelian bahan baku pada PT. Kasen Indonesia sudah berjalan sesuai
dengan prosedur yang ada dan cukup baik. Namun, masih ada kelemahan
terkait dengan adanya kegiatan yang masih dilakukan oleh satu fungsi,
yaitu fungsi akuntansi yang merangkap kasir, dalam sistem ini melakukan
pembayaran atas pembelian yang dilakukan.
3. PT. Kasen Indonesia memiliki standar Operasional Prosedur (SOP) untuk
aktivitas pembelian bahan baku. Tetapi setelah ditelaah lebih lanjut masih
terdapat kelemahan, yakni pembelian bahan baku yang dilakukan satu kali
dalam satu bulan dirasa kurang tepat, perusahaan bisa saja mengalami
kekurangan bahan baku jika pesanan banyak sehingga dapat mengganggu
proses produksi.
21
B. Saran
PT. Kasen Indonesia melakukan pembelian bahan baku satu kali dalam
satu bulan sesuai dengan Standar Operasional Prosedur dan dirasa kurang
tepat. Oleh karena itu, penulis menyarankan agar Standar Operasional
Prosedur tersebut bisa dikaji lebih baik lagi pengenai ketentuan jumlah yang
harus dibeli dalam satu periode tersebut. Selain itu terdapat kegiatan yang
masih dilakukan oleh satu bagian yang merangkap dua fungsi, sebaiknya ini
segera dilakukan penindakan agar tidak terjadi penyelewengan jabatan dan
hal-hal yang tidak diinginkan.
22
12 DAFTAR PUSTAKA
Perusahaan Manufaktur
Perusahaan Industri
23
LAMPIRAN-LAMPIRAN
Lampiran 1 Jurnal Pembimbingan PKL
24
Lampiran 2 Jurnal Kegiatan Harian
25
26
27
28
29
Lampiran 3 Fotokopi Surat Pengajuan PKL ke Perusahaan
30
Lampiran 4 Fotokopi Surat Penerimaan PKL dari Perusahaan
31
Lampiran 5 Fotokopi Surat Keterangan PKL dari Perusahaan
32
Lampiran 6 Nilai Tempat PKL
33
Lampiran 7 Nilai Pembimbing PKL
34
Lampiran 8 Nilai Akhir PKL
35
Lampiran 9 Kuesioner Evaluasi PKL
36