Performance Appraisal
Performance Appraisal
2
Sistem ini diharapkan akan menjadi pedoman utama
bagi Kemdiknas untuk menurunkan sistem
pengukuran kinerja organisasi ke sistem pengukuran
kinerja individu, mulai dari bagaimana cara
menurunkan indikator suatu unit menjadi indikator
kinerja individu, mendefinisikan indikator individu
dari tugas dan fungsi yang melekat pada individu
tersebut, melakukan pembobotan indikator kinerja,
menentukan target, hingga melakukan pengukuran
kinerja individu.
Kami menyadari bahwa perancangan yang dilakukan
belum sempurna, namun dengan semangat memulai
dan masukan, maka saran dan perbaikan dari seluruh
Unit Utama, Narasumber Pengurus dan Tim Kerja
serta semua pihak maka Insya Allah perancangan
sistem pengelolaan organisasi dan individu ini
mampu meningkatkan kualitas pengelolaan kinerja
organisasi dan individu di lingkungan Kemdiknas.
Ucapan terima kasih sebesar-besarnya kepada Bapak
Mendiknas, Wakil Mendiknas, para Pimpinan Unit
Utama atas arahan dan bimbingannya, Tim RBI dan
semua pihak yang telah bekerja dengan maksimal
sehingga perancangan sistem pengelolaan organisasi
dan individu dapat diimplementasikan dengan baik.
Wukir Ragil
3
Pendahuluan
4
Agenda reformasi birokrasi yang dilakukan sesuai dengan
Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur
Negara Nomor PER/15/M.PAN/7/2008 dilakukan
terhadap 3 aspek utama, yaitu kelembagaan,
ketatalaksanaan, dan sumber daya manusia. Kementerian
Pendidikan Nasional (Kemdiknas) sebagai salah satu
elemen pemerintahan harus turut berpartisipasi dalam
program ini, dimana reformasi birokrasi Kemdiknas
diwujudkan dengan melakukan restrukturisasi organisasi
dan perubahan sistem, dimana salah satunya adalah
perancangan sistem pengelolaan organisasi dan individu
yang terintegrasi.
5
Tujuan dari penyusunan panduan pengelolaan kinerja
individu Kemdiknas adalah:
1. Pedoman dalam perancangan dan penyempurnaan
sistem pengelolaan kinerja individu yang diselaraskan
dengan sistem pengelolaan kinerja organisasi.
2. Pedoman dalam rangka melakukan pengukuran
kinerja individu (performance appraisal) di
lingkungan Kemdiknas.
6
Panduan ini diharapkan akan menjadi pedoman utama
bagi Kemdiknas untuk menurunkan sistem pengukuran
kinerja organisasi ke sistem pengukuran kinerja individu,
mulai dari bagaimana cara menurunkan indikator suatu
unit menjadi indikator kinerja individu, mendefinisikan
indikator individu dari tugas dan fungsi yang melekat
pada individu tersebut, melakukan pembobotan indikator
kinerja, menentukan target, hingga melakukan
pengukuran kinerja individu.
7
Konsep
Performance
Appraisal
8
Performance Appraisal secara umum diartikan sebagai
proses meninjau kembali unjuk kerja dan kemajuan
pekerjaan pegawai serta menilai potensinya untuk
promosi di masa mendatang.
9
Menurut Cascio (1999), performance appraisal dilakukan
untuk meningkatkan hasil kerja pegawai dengan
membantu menyadarkan agar menggunakan seluruh
potensi yang dimiliki, serta memberikan informasi bagi
pegawai dan para manajer yang berguna dalam membuat
keputusan yang berhubungan dengan kerja.
10
Menurut Cascio (1992), syarat-syarat
Performance Appraisal yang efektif, antara lain:
1. Relevance. Ada kaitan yang jelas antar standar
performance dari suatu tugas dan tujuan organisasi
serta antara elemen tugas dan dimensi–dimensi yang
dinilai dalam lembar penilaian.
2. Sensitivity. Sistem penilaian yang digunakan dapat
membedakan antara pegawai yang efektif dan yang
tidak efektif.
3. Reliability. Hasil penilaian yang diperoleh
menunjukkan konsistensi yang tinggi.
4. Acceptability. Jenis dan tingkat perilaku kerja yang
dinilai dapat diterima oleh kedua belah pihak (atasan
& bawahan).
11
Untuk dapat melakukan performance appraisal yang
efektif, diperlukan bantuan suatu lembar atau formulir
yang baik. Syarat dari formulir Performance Appraisal
yang baik adalah (Olson, 1981):
1. Simplicity. Mudah dimengerti dan mudah
digunakan
2. Relevance. Memberikan informasi tentang situasi
tugas dan tanggung jawab pekerjaan yang
sebenarnya.
3. Descriptiveness. Memberikan kejelasan pengertian
bagi setiap orang yang membacanya.
4. Adaptibility. Memungkinkan manajer
menggunakannya pada departemen dan fungsi yang
berbeda, mengadaptasikannya ke dalam situasi
kebutuhan tertentu.
5. Comprehensiveness. Mampu menggambarkan
keseluruhan aspek pekerjaan pegawai secara
lengkap.
12
Graphic Rating Scale
Pada metode ini, pegawai dinilai atasannya pada
beberapa faktor yang berbeda untuk setiap perusahaan
tergantung pada kepentingan tiap perusahaan.
13
Karena performance appraisal dilakukan oleh individu,
maka ada faktor-faktor yang memperngaruhi penilaian
kinerja individu, antara lain: Perbedaan individual yang
ada dalam diri rater dan rate, interaksi antara rater dan
rate, dan karakteristik organisasional dan situasional.
14
Ada beberapa kesalahan yang biasanya terjadi pada
Performance Appraisal, antara lain:
1. HALO ERROR: Kesalahan yang paling sering terjadi
dalam Performance Appraisal yang terjadi bila
penilai melakukan generalisasi suatu aspek hasil
kerja pegawai terhadap seluruh aspek hasil kerjanya.
15
4. LENIENCY DAN SEVERITY: Terjadi bila penilai
memberikan penilaian lebih tinggi daripada keadaan
sebenarnya karena terlalu toleran (Leniency error)
atau memberikan penilaian lebih rendah dari
keadaan yang sebenarnya karena terlalu kaku
(Severity error).
16
PANDUAN PERANCANGAN
DAN IMPLEMENTASI SISTEM
PENGELOLAAN KINERJA
INDIVIDU
17
SISTEM
PENGUKURAN
KINERJA
ORGANISASI
SISTEM
PENGUKURAN
KINERJA INDIVIDU
18
Gambar di atas merupakan framework atau kerangka
kerja sistem Pengukuran Kinerja Individu dirancang
dengan mempertimbangkan beberapa aspek, terdiri dari:
Penilaian prestasi kerja individu, penilaian kompetensi,
DP3, dan pengembangan diri.
19
Sebelum proses pembuatan indikator kinerja individu dilakukan
kajian mengenai beberapa metode yang cocok untuk membuat
suatu indikator dan akhirnya dipilih menggunakan metode
SMART. Pembuatan indikator utama ini dirancang oleh bagian
kepegawaian masing–masing unit utama dan divalidasi oleh
pejabat eselon terkait individu. Perbaikan dan penyesuaian
dapat dilakukan pada saat validasi berlangsung.
20
Metode SMART-C (Specific, Measurable, Achievable,
Relevant, Time Bounded and Continous Improvement)
merupakan pengembangan metode yang sudah ada
sebelumnya yaitu metode SMART (Specific,
Measurable, Achievable, Relevant, and Time Bounded).
1. Specific, artinya indikator kinerja yang disusun
memiliki fokus yang jelas dan mencakup bidang
tertentu secara khusus.
2. Measurable, artinya indikator kinerja yang dirancang
dapat diukur pencapaiannya.
3. Achievable, artinya indikator kinerja yang dirancang
terjangkau untuk dicapai, baik dari segi waktu, biaya
maupun kondisi yang ada.
4. Relevant, artinya indikator kinerja yang dirancang
masih relevan dengan kondisi organisasi saat ini.
5. Time Bounded, artinya indikator kinerja yang
dirancang memiliki batasan waktu pencapaian atau
pelaksanaan yang jelas.
6. Continously Improvement, Indikator kinerja yang
dibuat bisa digunakan untuk perbaikan yang
berkelanjutan.
21
Validitas suatu IKU ditentukan berdasarkan tingkat
kedekatan IKU tersebut dengan tujuannya (SS). Tingkat
validitas IKU dibagi menjadi:
1. Exact : ukuran yang ideal untuk
mengukur hasil pencapaian SS yang diharapkan.
Pengukuran ini dilakukan pada semua aspek dari
Objectives.
22
1. Perhitungan Nilai Rata-Rata Skala Likert
Nilai Skala Likert dilakukan dengan menggunakan
rumus:
Keterangan:
n = jumlah responden ; n= 1,2,3,.., dst
Rn = nilai yang diberikan oleh responden ke-n untuk
suatu indikator kinerja
NRi = nilai rata-rata Skala Likert untuk suatu
indikator kinerja i
i = 1,2,3,...dst
Keterangan:
∑NR = penjumlahan nilai rata-rata untuk semua
indikator kinerja
27
28
Pengukuran kinerja di level individu merupakan langkah
awal dari proses pengukuran kinerja Kemdiknas RI.
29
(3) Perhitungan Skor Kinerja Individu
Setelah proses entry data, tahap selanjutnya adalah
proses penghitungan kinerja individu. Proses ini
berlangsung secara otomatis dengan rumus yang
sebelumnya sudah dirancang. Proses penghitungan
berlangsung di Sistem Informasi Pengelolaan
Sumber Daya Manusia. Output yang dihasilkan dari
tahap ini adalah skor kinerja individu. Setelah
tahapan ini selesai, skor harus divalidasi terlebih
dahulu kepada tim penilai. Jika skor yang diajukan
dianggap valid, maka bisa masuk ke tahap
selanjutnya, yaitu proses dokumentasi. Jika skor
yang diajukan tidak valid, maka data yang
dibutuhkan untuk pengukuran kinerja harus
dimasukkan ulang, karena ditakutkan terjadi
kesalahan entry data.
30
Jika dilakukan secara manual perhitungannya sebagai
berikut :
31
Monitoring dapat diartikan sebagai aktivitas untuk
menjamin kesesuaian pelaksanaan kegiatan dengan
rencana yang telah ditetapkan sebelumnya dengan cara
mengamati perkembangan kegiatan tersebut. Kegiatan ini
dilakukan secara rutin untuk mengidentifikasi kemajuan
pelaksanaan kegiatan yang telah direncanakan. Hasil
monitoring digunakan untuk melaksanakan evaluasi.
Evaluasi merupakan kegiatan untuk mengetahui apakah
tujuan yang telah ditetapkan dapat dicapai dan sesuai
dengan rencana, serta untuk mengetahui dampak dari
pencapaian tujuan tersebut. Evaluasi berguna bagi
pengambil keputusan untuk menetapkan apakah kegiatan
akan dihentikan, diperbaiki, dimodifikasi, diperluas, atau
ditingkatkan. Evaluasi harus dilakukan secara terus
menerus.
32
Indikator Kinerja pada tahun t akan di-review untuk
dilihat relevansinya dengan keadaan existing-nya. Hal ini
dilakukan agar indikator kinerja yang kita buat benar-
benar relevan dan menunjukkan keadaan yang
sebenarnya. Oleh karena itu proses review begitu penting.
Bahan (dokumen) yang diperlukan dalam proses review
indikator kinerja organisasi adalah dokumen Indikator
Kinerja Organisasi pada tahun t dan dokumen hasil
kinerja individu pada tahun t-1
Sedangkan keluaran yang diharapkan dari proses
adalah dokumen hasil review indikator kinerja pada tahun
t.
Proses selanjutnya yaitu mengambil keputusan
apakah indikator kinerja sudah tidak relevan sehingga
harus membuat indikator kinerja baru atau kalau tidak
akan dilihat apakah perlu dilakukan revisi
target/pencapaian. Jika memang sekiranya indikator
kinerja sudah relevan maka tidak diperlukan pembuatan
indikator kinera baru atau revisi target/pencapaian.
34
Penutup
Selama ini implementasi pengelolaan kinerja
individu di Kementerian Pendidikan Nasional dengan
menggunakan DP3 dinilai belum optimal, sehingga perlu
untuk dievaluasi kembali. Dengan diterbitkannya buku
panduan kebijakan ini, diharapkan manfaat sistem
pengelolaan kinerja individu yang telah dirancang akan
menjadi lebih optimal dan implementasinya dapat lebih
menjangkau ke seluruh pegawai Kemdiknas. Buku ini
merupakan pedoman pembangunan, penyempurnaan, dan
pengelolaan kinerja individu. Selain itu, buku ini juga
merupakan sarana komunikasi strategi ke semua tingkatan
organisasi di Kemdiknas. Buku ini akan selalu terkait
dengan buku panduan sistem pengelolaan kinerja
organisasi, dimana implementasi keduanya tidak dapat
dipisahkan satu sama lain. Sasaran besarnya adalah
peningkatan kinerja yang pada akhirnya semakin dekat
dengan pencapaian visi dan misi Kemdiknas.
Masih banyak “pekerjaan rumah” yang harus
diselesaikan Kemdiknas guna meningkatkan kualitas
implementasi manajemen kinerja. Komitmen dan
dukungan dari para pimpinan dan seluruh pegawai
Kemdiknas, terutama menyangkut perkembangan
teknologi dan manajemen perubahan (change
management) yang melibatkan aspek budaya dan
perilaku, masih perlu ditingkatkan.
Semoga Tuhan Yang Maha Esa senantiasa memberi
kemudahan bagi kita semua dalam upaya mewujudkan
Kemdiknas yang kredibel dan akuntabel melalui
pengelolaan kinerja yang berkualitas. Amin.
36