MAKALAH

“PROJECT MANAGEMENT PROCESS”

Disusun Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah

MANAJEMEN PROYEK

Dosen Pengampu:

Dr. Saparila Worokinasih, S.Sos., M.Si.

Oleh

YAHYA MULYA ADITYA

NIM. 206030201111008

PRODI ILMU ADMINISTRASI BISNIS

FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

2021
1. Latar Belakang

Manajer proyek perlu mempertimbangkan aset proses organisasi dan faktor

lingkungan perusahaan. Ini harus dipertimbangkan untuk setiap proses, bahkan jika
mereka tidak secara eksplisit terdaftar sebagai masukan dalam spesifikasi proses. Aset
proses organisasi memberikan pedoman dan kriteria untuk menyesuaikan proses
organisasi dengan kebutuhan khusus proyek. Manajemen proyek adalah penerapan
pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik untuk kegiatan proyek untuk memenuhi
persyaratan proyek. Penerapan pengetahuan ini membutuhkan manajemen proses
manajemen proyek yang efektif. Proses adalah sekumpulan tindakan dan aktivitas yang
saling terkait yang dilakukan untuk menciptakan produk, layanan, atau hasil yang telah
ditentukan sebelumnya. Setiap proses dicirikan oleh masukannya, alat dan teknik yang
dapat diterapkan, dan keluaran yang dihasilkan. Faktor lingkungan perusahaan dapat
membatasi pilihan manajemen proyek. Agar proyek berhasil, tim proyek harus:

 Pilih proses yang sesuai yang diperlukan untuk memenuhi tujuan proyek;
 Gunakan pendekatan yang ditentukan yang dapat diadaptasi untuk memenuhi
persyaratan;
 Membangun dan memelihara komunikasi dan keterlibatan yang tepat dengan
pemangku kepentingan;
 Mematuhi persyaratan untuk memenuhi kebutuhan dan harapan pemangku
kepentingan; dan
 Seimbangkan batasan ruang lingkup, jadwal, anggaran, kualitas, sumber daya, dan
risiko yang bersaing untuk menghasilkan produk, layanan, atau hasil yang
ditentukan.

Proses proyek dilakukan oleh tim proyek dengan interaksi pemangku kepentingan
dan umumnya termasuk dalam salah satu dari dua kategori utama:

 Proses manajemen proyek. Proses ini memastikan aliran proyek yang efektif
sepanjang siklus hidupnya. Proses ini mencakup alat dan teknik yang terlibat
dalam menerapkan keterampilan dan kemampuan yang dijelaskan dalam Area
Pengetahuan.
  Proses berorientasi produk. Proses ini menentukan dan membuat produk proyek.
Proses berorientasi produk biasanya ditentukan oleh siklus hidup proyek dan
bervariasi menurut area aplikasi serta fase siklus hidup produk. Ruang lingkup
proyek tidak dapat ditentukan tanpa pemahaman dasar tentang cara membuat
produk yang ditentukan. Misalnya, berbagai teknik dan alat konstruksi perlu
dipertimbangkan saat menentukan kompleksitas rumah yang akan dibangun
secara keseluruhan.

Meskipun proses berorientasi produk berada di luar cakupan dokumen ini, proses
tersebut tidak boleh diabaikan oleh manajer proyek dan tim proyek. Proses manajemen
proyek dan proses berorientasi produk tumpang tindih dan berinteraksi sepanjang hidup
proyek. Proses manajemen proyek berlaku secara global dan di seluruh kelompok
industri. Praktik yang baik berarti ada kesepakatan umum bahwa penerapan proses
manajemen proyek telah terbukti meningkatkan peluang keberhasilan di berbagai proyek.
Praktik yang baik tidak berarti bahwa pengetahuan, keterampilan, dan proses yang
dijelaskan harus selalu diterapkan secara seragam di semua proyek. Untuk setiap proyek
tertentu, manajer proyek, bekerja sama dengan tim proyek, selalu bertanggung jawab
untuk menentukan proses mana yang sesuai, dan tingkat ketelitian yang sesuai untuk
setiap proses.

Manajer proyek dan timnya harus secara hati-hati menangani setiap proses dan
masukan serta keluarannya dan menentukan mana yang dapat diterapkan pada proyek
yang mereka kerjakan. Panduan dapat digunakan sebagai sumber daya dalam mengelola
proyek sambil mempertimbangkan pendekatan dan metodologi keseluruhan yang akan
diikuti untuk proyek tersebut. Upaya ini dikenal sebagai menjahit. Manajemen proyek
adalah usaha integratif yang mengharuskan setiap proyek dan proses produk diselaraskan
dengan tepat dan terhubung dengan proses lain untuk memfasilitasi koordinasi. Tindakan
yang diambil selama satu proses biasanya memengaruhi proses itu dan proses terkait
lainnya. Misalnya, perubahan ruang lingkup biasanya memengaruhi biaya proyek, tetapi
mungkin tidak memengaruhi rencana manajemen komunikasi atau tingkat risiko.
Interaksi proses ini sering membutuhkan pengorbanan antara persyaratan dan tujuan
proyek, dan pengorbanan kinerja spesifik akan bervariasi dari proyek ke proyek dan
organisasi ke organisasi. Manajemen proyek yang sukses termasuk secara aktif mengelola
interaksi ini untuk memenuhi persyaratan sponsor, pelanggan, dan pemangku
kepentingan lainnya. Dalam beberapa keadaan, Proyek ada di dalam organisasi dan tidak
beroperasi sebagai sistem tertutup. Mereka membutuhkan input data dari organisasi dan
seterusnya, dan menyampaikan kapabilitas kembali ke organisasi. Proses proyek dapat
menghasilkan informasi untuk meningkatkan pengelolaan proyek masa depan dan aset
proses organisasi. Panduan menjelaskan sifat proses manajemen proyek dalam hal
integrasi antara proses, interaksinya, dan tujuan yang dilayaninya. Proses manajemen
proyek dikelompokkan menjadi lima kategori yang dikenal sebagai Grup Proses
Manajemen Proyek (atau Grup Proses):

 Memulai Grup Proses. Proses tersebut dilakukan untuk menentukan proyek baru
atau fase baru dari proyek yang sudah ada dengan mendapatkan otorisasi untuk
memulai proyek atau fase tersebut.
 Kelompok Proses Perencanaan. Proses tersebut diperlukan untuk menetapkan
ruang lingkup proyek, menyempurnakan tujuan, dan menentukan tindakan yang
diperlukan untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai oleh proyek tersebut.
 Grup Proses Pelaksana. Proses tersebut dilakukan untuk menyelesaikan pekerjaan
yang ditentukan dalam rencana manajemen proyek untuk memenuhi spesifikasi
proyek.
 Memantau dan mengendalikan Grup Proses. Proses tersebut diperlukan untuk
melacak, meninjau, dan mengatur kemajuan dan kinerja proyek; mengidentifikasi
area di mana perubahan rencana diperlukan; dan memulai perubahan yang sesuai.
 menutup Grup Proses. Proses tersebut dilakukan untuk menyelesaikan semua
aktivitas di semua Grup Proses untuk menutup proyek atau fase secara resmi.

2. Pembahasan

2.1 Interaksi Proses Manajemen Proyek Yang Umum

Proses manajemen proyek disajikan sebagai elemen terpisah dengan antarmuka

yang terdefinisi dengan baik. Namun, dalam praktiknya mereka tumpang tindih dan
berinteraksi dengan cara yang tidak sepenuhnya dirinci dalam dokumen ini. Praktisi
manajemen proyek yang paling berpengalaman menyadari bahwa ada lebih dari satu cara
untuk mengelola sebuah proyek. Grup Proses yang diperlukan dan proses mereka adalah
panduan untuk menerapkan pengetahuan dan keterampilan manajemen proyek yang
sesuai selama proyek. Penerapan proses manajemen proyek bersifat berulang, dan banyak
proses diulangi selama proyek berlangsung.

Sifat integratif dari manajemen proyek membutuhkan Pemantauan dan

Pengendalian Proses Kelompok untuk berinteraksi dengan Kelompok Proses lainnya.
Proses Pemantauan dan Pengendalian terjadi pada saat yang sama dengan proses yang
terdapat dalam Grup Proses lainnya. Dengan demikian, Proses Pemantauan dan
Pengendalian digambarkan sebagai "latar belakang" Grup Proses untuk empat Grup
Proses lainnya yang ditunjukkan pada Gambar 2.1

Gambar 2.1 Grup Proses Manajemen Proyek

Sumber: PMBOK Guide 5Th Edition.

Grup Proses Manajemen Proyek dihubungkan dengan keluaran yang dihasilkan.

Grup Proses jarang merupakan kejadian diskrit atau satu kali; mereka adalah kegiatan
yang tumpang tindih yang terjadi selama proyek berlangsung. Output dari satu proses
umumnya menjadi input untuk proses lain atau merupakan hasil dari proyek, subproyek,
atau fase proyek. Kiriman di tingkat subproyek atau proyek dapat disebut kiriman
inkremental. Grup Proses Perencanaan memberi Grup Proses Pelaksana rencana
manajemen proyek dan dokumen proyek, dan, seiring kemajuan proyek, sering kali
membuat pembaruan untuk rencana manajemen proyek dan dokumen proyek. Gambar 3-
2 mengilustrasikan bagaimana Grup Proses berinteraksi dan menunjukkan tingkat
tumpang tindih di berbagai waktu. Jika proyek dibagi menjadi beberapa fase, Grup Proses
berinteraksi dalam setiap fase.

Gambar 2.2 Grup Proses Berinteraksi dalam Fase atau Proyek

Sumber: PMBOK Guide 5Th Edition.

Contoh dari interaksi ini adalah keluarnya fase desain, yang membutuhkan
penerimaan sponsor atas dokumen desain. Setelah tersedia, dokumen desain memberikan
deskripsi produk untuk Grup Proses Perencanaan dan Pelaksana dalam satu atau beberapa
fase berikutnya. Ketika sebuah proyek dibagi menjadi beberapa fase, Grup Proses
digunakan, sebagaimana mestinya, untuk secara efektif mendorong proyek hingga selesai
dengan cara yang terkontrol. Dalam proyek multifase, proses diulangi dalam setiap fase
sampai kriteria penyelesaian fase terpenuhi. Informasi tambahan tentang organisasi
proyek, siklus hidup, dan fase proyek.

2.2 Kelompok Proses Manajemen Proyek

Kelompok Proses Manajemen Proyek mengidentifikasi dan menjelaskan lima

Grup Proses Manajemen Proyek yang diperlukan untuk proyek apa pun. Kelima Grup
Proses ini memiliki ketergantungan yang jelas dan biasanya dilakukan di setiap proyek
dan sangat berinteraksi satu sama lain. Kelima Grup Proses ini tidak bergantung pada area
aplikasi atau fokus industri. Grup Proses Individu dan proses individu sering diulang
sebelum menyelesaikan proyek dan dapat memiliki interaksi dalam Grup Proses dan di
antara Grup Proses. Sifat interaksi ini bervariasi dari proyek ke proyek dan mungkin atau
mungkin tidak dilakukan dalam urutan tertentu.
 Diagram alir proses, Gambar 2.3, memberikan ringkasan keseluruhan dari aliran
dasar dan interaksi antara Grup Proses dan pemangku kepentingan tertentu. Proses
manajemen proyek dihubungkan oleh masukan dan keluaran tertentu di mana hasil atau
hasil dari satu proses menjadi masukan untuk proses lain tetapi tidak harus dalam Grup
Proses yang sama. Grup Proses bukanlah fase siklus hidup proyek. Faktanya, semua Grup
Proses dapat dilakukan dalam satu fase. Karena proyek dipisahkan menjadi beberapa fase
atau subkomponen yang berbeda, seperti studi kelayakan pengembangan konsep, desain,
prototipe, pembuatan, atau pengujian, dll., Semua Grup Proses biasanya akan diulangi
untuk setiap fase atau subkomponen di sepanjang garis yang dijelaskan sebelumnya dan
diilustrasikan pada Gambar 2.2.

Proses manajemen proyek ditunjukkan dalam Grup Proses di mana sebagian besar
aktivitas terkait berlangsung. Misalnya, proses yang biasanya berlangsung pada tahap
perencanaan dimasukkan ke dalam Kelompok Proses Perencanaan. Ketika proses ini
diperbarui oleh proses atau aktivitas Grup Proses Pelaksana, itu tidak dianggap sebagai
proses baru dalam Grup Proses Pelaksana tetapi masih merupakan proses atau aktivitas
Grup Proses Perencanaan. Sifat berulang dari manajemen proyek berarti bahwa proses
dari kelompok mana pun dapat digunakan kembali sepanjang siklus hidup proyek.
Misalnya, dalam menanggapi peristiwa risiko, melaksanakan tanggapan risiko dapat
memicu analisis lebih lanjut, yang mengarah ke iterasi lain dari proses Identifikasi Risiko
dan proses Lakukan Analisis Risiko Kuantitatif dan Lakukan Analisis Risiko Kuantitatif
terkait untuk mengevaluasi dampak.
 Gambar 2.3 Interaksi Proses Manajemen Proyek

Sumber: PMBOK Guide 5Th Edition.

2.3 Grup Proses Inisiasi

Inisiasi Grup Proses terdiri dari proses yang dilakukan untuk menentukan proyek
baru atau fase baru dari proyek yang ada dengan mendapatkan otorisasi untuk memulai
proyek atau fase. Dalam proses Memulai, ruang lingkup awal ditentukan dan sumber daya
keuangan awal dilakukan. Pemangku kepentingan internal dan eksternal yang akan
berinteraksi dan mempengaruhi hasil keseluruhan proyek diidentifikasi. Jika belum
ditugaskan, manajer proyek akan dipilih. Informasi ini ditangkap dalam piagam proyek
dan daftar pemangku kepentingan. Ketika piagam proyek disetujui, proyek tersebut resmi
disahkan. Meskipun tim manajemen proyek dapat membantu menulis piagam proyek,
standar ini mengasumsikan bahwa penilaian kasus bisnis, persetujuan, dan pendanaan
ditangani secara eksternal ke batas-batas proyek.

Batas proyek didefinisikan sebagai titik waktu di mana proyek atau fase proyek
diotorisasi untuk penyelesaiannya. Tujuan utama dari Grup Proses ini adalah untuk
menyelaraskan harapan pemangku kepentingan dengan tujuan proyek, memberi mereka
visibilitas tentang ruang lingkup dan tujuan, menunjukkan bagaimana partisipasi mereka
dalam proyek dan fase terkait dapat memastikan bahwa harapan mereka tercapai. Proses
ini membantu menetapkan visi proyek — apa yang perlu dicapai. menunjukkan
bagaimana partisipasi mereka dalam proyek dan fase yang terkait dapat memastikan
bahwa harapan mereka tercapai. Proses ini membantu menetapkan visi proyek — apa
yang perlu dicapai. menunjukkan bagaimana partisipasi mereka dalam proyek dan fase
yang terkait dapat memastikan bahwa harapan mereka tercapai. Proses ini membantu
menetapkan visi proyek — apa yang perlu dicapai.

Gambar 2.4 Batasan Proyek

Sumber: PMBOK Guide 5Th Edition.

 Proyek kompleks yang besar harus dibagi menjadi beberapa fase terpisah. Dalam
proyek tersebut, proses Memulai dilakukan selama fase berikutnya untuk memvalidasi
keputusan yang dibuat selama proses awal Mengembangkan Piagam Proyek dan
Mengidentifikasi Pemangku Kepentingan. Melakukan proses Inisiasi pada awal setiap
fase membantu menjaga proyek tetap fokus pada kebutuhan bisnis yang harus ditangani
oleh proyek. Kriteria keberhasilan diverifikasi, dan pengaruh, pendorong, dan tujuan
pemangku kepentingan proyek ditinjau. Keputusan kemudian dibuat, apakah proyek
harus dilanjutkan, ditunda, atau dihentikan. Melibatkan sponsor, pelanggan, dan
pemangku kepentingan lainnya selama inisiasi menciptakan pemahaman bersama tentang
kriteria keberhasilan, mengurangi overhead keterlibatan, dan umumnya meningkatkan
penerimaan yang dapat disampaikan, kepuasan pelanggan, dan kepuasan pemangku
kepentingan lainnya.

Proses inisiasi dapat dilakukan di tingkat organisasi, program, atau portofolio dan
oleh karena itu, berada di luar tingkat kendali proyek. Misalnya, sebelum memulai
proyek, kebutuhan akan persyaratan tingkat tinggi dapat didokumentasikan sebagai
bagian dari inisiatif organisasi yang lebih besar. Proses evaluasi alternatif dapat
digunakan untuk menentukan kelayakan usaha baru. Deskripsi yang jelas dari tujuan
proyek dapat dikembangkan, termasuk alasan mengapa proyek tertentu merupakan
alternatif terbaik untuk memenuhi persyaratan. Dokumentasi untuk keputusan ini
mungkin juga berisi pernyataan ruang lingkup proyek awal, kiriman, durasi proyek, dan
perkiraan sumber daya untuk analisis investasi organisasi. Sebagai bagian dari proses
Inisiasi.

2.4 Grup Proses Planning

Grup Proses Perencanaan terdiri dari proses yang dilakukan untuk menetapkan
cakupan total upaya, menentukan dan menyempurnakan tujuan, dan mengembangkan
tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Proses Perencanaan
mengembangkan rencana manajemen proyek dan dokumen proyek yang akan digunakan
untuk melaksanakan proyek. Sifat kompleks dari manajemen proyek mungkin
memerlukan penggunaan putaran umpan balik berulang untuk analisis tambahan. Karena
lebih banyak informasi atau karakteristik proyek yang dikumpulkan dan dipahami,
perencanaan tambahan kemungkinan akan diperlukan. Perubahan signifikan yang terjadi
sepanjang siklus hidup proyek memicu kebutuhan untuk meninjau kembali satu atau lebih
proses perencanaan dan mungkin beberapa proses permulaan. Perincian progresif dari
rencana manajemen proyek ini disebut elaborasi progresif, menunjukkan bahwa
perencanaan dan dokumentasi adalah kegiatan yang berulang dan berkelanjutan. Manfaat
utama dari Grup Proses ini adalah untuk menggambarkan strategi dan taktik serta arah
tindakan atau jalur agar berhasil menyelesaikan proyek atau fase. Ketika Grup Proses
Perencanaan dikelola dengan baik, jauh lebih mudah untuk mendapatkan dukungan dan
keterlibatan pemangku kepentingan. Proses ini mengungkapkan bagaimana ini akan
dilakukan, mengatur rute ke tujuan yang diinginkan. Rencana manajemen proyek dan
dokumen proyek yang dikembangkan sebagai keluaran dari Grup Proses Perencanaan
akan mengeksplorasi semua aspek ruang lingkup, waktu, biaya, kualitas, komunikasi,
sumber daya manusia, risiko, pengadaan, dan keterlibatan pemangku kepentingan.
Pembaruan yang timbul dari perubahan yang disetujui selama proyek (umumnya selama
proses Pemantauan dan Pengendalian dan secara khusus selama Proses Kerja Langsung
dan Kelola Proyek) dapat secara signifikan mempengaruhi bagian dari rencana
manajemen proyek dan dokumen proyek. Pembaruan pada dokumen ini memberikan
ketepatan yang lebih baik sehubungan dengan jadwal, biaya, dan persyaratan sumber
daya untuk memenuhi cakupan proyek yang ditentukan.

Tim proyek mencari masukan dan mendorong keterlibatan semua pemangku

kepentingan saat merencanakan proyek dan mengembangkan rencana manajemen proyek
dan dokumen proyek. Sementara tindakan mengumpulkan umpan balik dan
menyempurnakan dokumen tidak dapat berlanjut tanpa batas waktu, prosedur yang
ditetapkan oleh organisasi menentukan kapan perencanaan awal berakhir. Prosedur ini
akan dipengaruhi oleh sifat proyek, batasan proyek yang ditetapkan, kegiatan pemantauan
dan pengendalian yang tepat, serta lingkungan tempat proyek akan dilakukan. Interaksi
lain di antara proses dalam Grup Proses Perencanaan bergantung pada sifat proyek.
Misalnya, untuk beberapa proyek akan ada sedikit atau tidak ada risiko yang dapat
diidentifikasi sampai setelah sejumlah besar perencanaan dilakukan. Pada saat itu, tim
mungkin menyadari bahwa target biaya dan jadwal terlalu agresif, sehingga melibatkan
lebih banyak risiko daripada yang dipahami sebelumnya. Hasil iterasi didokumentasikan
sebagai pembaruan rencana manajemen proyek atau berbagai dokumen proyek.
2.5 Grup Proses Executing

Grup Proses Pelaksana terdiri dari proses-proses yang dilakukan untuk

menyelesaikan pekerjaan yang ditentukan dalam rencana manajemen proyek untuk
memenuhi spesifikasi proyek. Grup Proses ini melibatkan koordinasi orang dan sumber
daya, mengelola harapan pemangku kepentingan, serta mengintegrasikan dan
melaksanakan kegiatan proyek sesuai dengan rencana manajemen proyek. Selama
pelaksanaan proyek, hasil mungkin memerlukan pembaruan perencanaan dan penentuan
peringkat ulang. Ini mungkin termasuk perubahan durasi aktivitas yang diharapkan,
perubahan produktivitas dan ketersediaan sumber daya, dan risiko yang tidak terduga.
Varians tersebut dapat mempengaruhi rencana manajemen proyek atau dokumen proyek
dan mungkin memerlukan analisis rinci dan pengembangan tanggapan manajemen
proyek yang sesuai. Hasil analisis dapat memicu permintaan perubahan yang, jika
disetujui, dapat mengubah rencana manajemen proyek atau dokumen proyek lainnya dan
mungkin memerlukan penetapan baseline baru. Sebagian besar dari anggaran proyek
akan digunakan untuk melaksanakan proses Kelompok Proses Pelaksana.

2.6 Grup Proses Monitoring & Controlling

Grup Proses Pemantauan dan Pengendalian terdiri dari proses-proses yang

diperlukan untuk melacak, meninjau, dan mengatur kemajuan dan kinerja proyek;
mengidentifikasi area di mana perubahan rencana diperlukan; dan memulai perubahan
yang sesuai. Manfaat utama dari Grup Proses ini adalah bahwa kinerja proyek diukur dan
dianalisis secara berkala, kejadian yang sesuai, atau kondisi pengecualian untuk
mengidentifikasi perbedaan dari rencana manajemen proyek. Grup Proses Pemantauan
dan Pengendalian juga melibatkan:

 Mengontrol perubahan dan merekomendasikan tindakan korektif atau preventif

untuk mengantisipasi kemungkinan masalah,
 Memantau kegiatan proyek yang sedang berlangsung terhadap rencana
manajemen proyek dan baseline pengukuran kinerja proyek, dan
 Mempengaruhi faktor-faktor yang dapat menghindari kontrol perubahan
terintegrasi atau manajemen konfigurasi sehingga hanya perubahan yang disetujui
yang diterapkan.
 Pemantauan berkelanjutan ini memberikan wawasan kepada tim proyek tentang
kesehatan proyek dan mengidentifikasi area yang memerlukan perhatian tambahan. Grup
Proses Pemantauan dan Pengendalian tidak hanya memantau dan mengontrol pekerjaan
yang dilakukan dalam Grup Proses, tetapi juga memantau dan mengontrol seluruh upaya
proyek. Dalam proyek multi-fase, Grup Proses Pemantauan dan Pengendalian
mengoordinasikan fase-fase proyek untuk menerapkan tindakan korektif atau preventif
agar proyek sesuai dengan rencana manajemen proyek. Tinjauan ini dapat menghasilkan
pembaruan yang direkomendasikan dan disetujui pada rencana manajemen proyek.
Misalnya, tanggal selesai aktivitas yang terlewat mungkin memerlukan penyesuaian dan
pertukaran antara tujuan anggaran dan jadwal. Untuk mengurangi atau mengontrol biaya
overhead.

2.7 Grup Proses Closing

Grup Proses closing terdiri dari proses yang dilakukan untuk menyelesaikan
semua aktivitas di semua Grup Proses Manajemen Proyek untuk secara resmi
menyelesaikan proyek, fase, atau kewajiban kontrak. Grup Proses ini, ketika selesai,
memverifikasi bahwa proses yang ditentukan diselesaikan dalam semua Grup Proses
untuk menutup proyek atau fase proyek, sebagaimana mestinya, dan secara resmi
menetapkan bahwa proyek atau fase proyek telah selesai.

Grup Proses ini juga secara resmi menetapkan penutupan proyek sebelum
waktunya. Proyek yang ditutup sebelum waktunya dapat mencakup, misalnya: proyek
yang dibatalkan, proyek yang dibatalkan, dan proyek yang memiliki situasi kritis. Dalam
kasus tertentu, ketika beberapa kontrak tidak dapat ditutup secara formal (misalnya klaim,
klausul pemutusan hubungan kerja, dll.) Atau beberapa aktivitas akan dialihkan ke unit
organisasi lain, prosedur penyerahan tertentu dapat diatur dan diselesaikan. Pada
penutupan proyek atau fase, hal berikut mungkin terjadi:

 Mendapatkan penerimaan oleh pelanggan atau sponsor untuk menutup proyek

atau fase secara resmi,
 Melakukan tinjauan pasca proyek atau akhir fase,
 Catat dampak menyesuaikan dengan proses apa pun,
 Dokumentasikan pelajaran yang didapat,
 Terapkan pembaruan yang sesuai untuk aset proses organisasi,
  Arsipkan semua dokumen proyek yang relevan dalam sistem informasi
manajemen proyek (PMIS) untuk digunakan sebagai data historis,
 Tutup semua aktivitas pengadaan yang memastikan penghentian semua perjanjian
yang relevan, dan Lakukan
 Penilaian anggota tim dan rilis sumber daya proyek.

2.8 Informasi Proyek

Sepanjang siklus hidup proyek, sejumlah besar data dan informasi dikumpulkan,
dianalisis, diubah, dan didistribusikan dalam berbagai format kepada anggota tim proyek
dan pemangku kepentingan lainnya. Data proyek dikumpulkan sebagai hasil dari berbagai
proses Pelaksana dan dibagikan dalam tim proyek. Data yang dikumpulkan dianalisis
dalam konteks, dan dikumpulkan dan diubah menjadi informasi proyek selama berbagai
proses Pengendalian. Informasi tersebut kemudian dapat dikomunikasikan secara lisan
atau disimpan dan didistribusikan sebagai laporan dalam berbagai format.

Data proyek terus dikumpulkan dan dianalisis selama konteks dinamis dari
pelaksanaan proyek. Akibatnya, istilah data dan informasi sering digunakan secara
bergantian dalam praktiknya. Penggunaan istilah-istilah ini secara sembarangan dapat
menyebabkan kebingungan dan kesalahpahaman oleh berbagai pemangku kepentingan
proyek. Panduan berikut membantu meminimalkan miskomunikasi dan membantu tim
proyek menggunakan terminologi yang sesuai:

 Data prestasi kerja. Pengamatan mentah dan pengukuran diidentifikasi selama

kegiatan yang dilakukan untuk melaksanakan pekerjaan proyek. Contohnya
termasuk persentase pekerjaan yang diselesaikan secara fisik, ukuran kinerja
kualitas dan teknis, tanggal mulai dan selesai dari aktivitas jadwal, jumlah
permintaan perubahan, jumlah kerusakan, biaya aktual, durasi aktual, dll.
 Informasi prestasi kerja. Data kinerja yang dikumpulkan dari berbagai proses
pengendalian, dianalisis dalam konteks dan diintegrasikan berdasarkan hubungan
lintas area. Contoh informasi kinerja adalah status kiriman, status implementasi
untuk permintaan perubahan, dan perkiraan perkiraan untuk diselesaikan.
 Laporan kinerja kerja. Representasi fisik atau elektronik dari informasi kinerja
kerja yang dikumpulkan dalam dokumen proyek, dimaksudkan untuk
 menghasilkan keputusan atau mengangkat masalah, tindakan, atau kesadaran.
Contohnya termasuk laporan status, memo, justifikasi, catatan informasi, dasbor
elektronik, rekomendasi, dan pembaruan. Gambar 2.5 mengilustrasikan aliran
informasi proyek di berbagai proses yang digunakan untuk mengelola proyek.

Gambar 2.5 Data Proyek, Arus Informasi dan Laporan

Sumber: PMBOK Guide 5Th Edition.

2.9 Peran Area Pengetahuan

Proses manajemen proyek, selanjutnya dikelompokkan menjadi sepuluh Area

Pengetahuan yang terpisah. Area Pengetahuan mewakili satu set lengkap konsep, istilah,
dan aktivitas yang membentuk bidang profesional, bidang manajemen proyek, atau
bidang spesialisasi. Sepuluh Bidang Pengetahuan ini digunakan di sebagian besar proyek
sepanjang waktu. Tim proyek harus memanfaatkan sepuluh Area Pengetahuan dan Area
Pengetahuan lainnya, yang sesuai, untuk proyek khusus mereka. Area Pengetahuan
adalah: Manajemen Integrasi Proyek, Manajemen Lingkup Proyek, Manajemen Waktu
Proyek, Manajemen Kualitas Proyek, Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek,
Manajemen Komunikasi Proyek, Manajemen Risiko Proyek, Manajemen Pengadaan
Proyek dan Manajemen Stakeholder Proyek. Setiap Area Pengetahuan dimuat di bagian
terpisah. Aspek penting dari setiap Area Pengetahuan dan bagaimana hal itu terintegrasi
dengan lima Grup Proses. Sebagai elemen pendukung, Area Pengetahuan memberikan
penjelasan rinci tentang input dan output proses bersama dengan penjelasan deskriptif
tentang alat dan teknik yang paling sering digunakan dalam proses manajemen proyek
untuk menghasilkan setiap hasil. Diagram aliran data disediakan di setiap Area
Pengetahuan. Diagram aliran data adalah penggambaran tingkat ringkasan dari input
proses dan output proses yang mengalir melalui semua proses dalam Area Pengetahuan
tertentu. Meskipun proses disajikan di sini sebagai elemen diskrit dengan antarmuka yang
terdefinisi dengan baik, dalam praktiknya proses tersebut berulang dan dapat tumpang
tindih serta berinteraksi dengan cara yang tidak dijelaskan di sini. Tabel 2.1
mencerminkan pemetaan dari 47 proses manajemen proyek dalam 5 Grup Proses
Manajemen Proyek dan 10 Bidang Pengetahuan.

Gambar 3.6 Data Diagram Air Legenda

Sumber: PMBOK Guide 5Th Edition.

Tabel 2.1. Kelompok Proses Manajemen Proyek dan Pemetaan Area Pengetahuan

Sumber: PMBOK Guide 5Th Edition.

3. Kesimpulan

Saat membahas tahapan manajemen proyek, penyebutan siklus hidup proyek tidak
bisa dihindari. Fase proyek membentuk siklus hidup proyek, dan dengan demikian, fase
tersebut disesuaikan agar sesuai dengan kebutuhan proyek. Menurut PMBOK® Guide,
elemen-elemen siklus hidup proyek harus menentukan:

 Pekerjaan apa yang harus diselesaikan

 Hasil apa yang harus dibuat dan ditinjau
 Siapa yang harus terlibat
 Bagaimana mengontrol dan menyetujui setiap fase

Menentukan elemen-elemen ini akan membutuhkan proyek dari awal hingga

akhir. Ini memberikan proses sistematis, tepat waktu, dan terkontrol yang
menguntungkan pemangku kepentingan proyek. Hal tersebut membantu Manajer proyek
menentukan apa yang perlu dicapai sebelum pindah ke fase proyek berikutnya.
Manajemen proyek adalah penerapan pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik ke
berbagai kegiatan untuk memenuhi persyaratan proyek tertentu." Ada lima fase
manajemen proyek dan jika siklus proses memberikan tampilan proyek tingkat tinggi,
fase tersebut adalah peta jalan untuk menyelesaikannya.

Fase 1 – Initiating Processes, awal dari proyek, dan tujuan dari fase ini adalah
untuk menentukan proyek pada tingkat yang lebih luas. Fase ini biasanya dimulai dengan
kasus bisnis. Ini adalah saat akan meneliti apakah proyek tersebut layak dan apakah itu
harus dilakukan. Jika uji kelayakan perlu dilakukan, ini adalah tahap proyek yang akan
diselesaikan. Pemangku kepentingan yang penting akan melakukan uji tuntas untuk
membantu memutuskan apakah proyek tersebut berjalan atau tidak. Jika diberi lampu
hijau, maka perlu dibuat piagam proyek atau dokumen inisiasi proyek yang menguraikan
tujuan dan persyaratan proyek. Hal tersebut harus mencakup kebutuhan bisnis, pemangku
kepentingan, dan kasus bisnis.

Fase – 2 Planning Processes merupakan kunci keberhasilan manajemen proyek

dan berfokus pada pengembangan peta jalan yang akan diikuti semua orang. Fase ini
biasanya dimulai dengan menetapkan tujuan. Dua dari metode yang lebih populer untuk
menetapkan tujuan adalah S.M.A.R.T (Specific, Measurable, Attainable, Realistic,
Timely) yaitu Spesifik - Untuk menetapkan tujuan spesifik, jawab pertanyaan berikut:
siapa, apa, di mana, kapan, yang mana, dan mengapa. Terukur - Buat kriteria yang dapat
Anda gunakan untuk mengukur keberhasilan tujuan. Dapat dicapai - Identifikasi tujuan
terpenting dan apa yang diperlukan untuk mencapainya. Realistis - Anda harus mau dan
mampu bekerja untuk mencapai tujuan tertentu. Tepat waktu - Buat kerangka waktu untuk
mencapai tujuan. Dan C.L.E.A.R (Collaborative, Limited, Emotional, Appreciable,
Refinable) yaitu Kolaborasi - Sasaran harus mendorong karyawan untuk bekerja sama.
Terbatas - Mereka harus dibatasi dalam ruang lingkup dan waktu agar tetap dapat
dikelola. Emosional - Tujuan harus memanfaatkan semangat karyawan dan menjadi
sesuatu yang dapat membentuk hubungan emosional. Ini dapat mengoptimalkan kualitas
pekerjaan. Dapat dihargai - Pecah tujuan yang lebih besar menjadi tugas-tugas kecil yang
dapat dicapai dengan cepat & Dapat diperbaiki - Saat situasi baru muncul, bersikaplah
fleksibel dan perbaiki tujuan sesuai kebutuhan.

Selama fase ini, ruang lingkup proyek ditentukan dan rencana manajemen proyek
dikembangkan. Ini melibatkan pengidentifikasian biaya, kualitas, sumber daya yang
tersedia, dan jadwal yang realistis. Rencana proyek juga mencakup penetapan garis dasar
atau ukuran kinerja. Ini dihasilkan menggunakan ruang lingkup, jadwal dan biaya proyek.
Garis dasar sangat penting untuk menentukan apakah suatu proyek berada di jalur yang
benar. Pada saat ini, peran dan tanggung jawab didefinisikan dengan jelas, sehingga setiap
orang yang terlibat tahu untuk apa mereka bertanggung jawab. Berikut adalah beberapa
dokumen yang akan dibuat oleh manajer proyek selama fase ini untuk memastikan proyek
tetap berjalan pada jalurnya:

Pernyataan Cakupan - Sebuah dokumen yang dengan jelas mendefinisikan

kebutuhan bisnis, manfaat proyek, tujuan, kiriman, dan tonggak penting. Pernyataan
ruang lingkup dapat berubah selama proyek, tetapi tidak boleh dilakukan tanpa
persetujuan manajer proyek dan sponsor.

 Jadwal Perincian Kerja – representasi visual yang memecah ruang lingkup proyek
menjadi beberapa bagian yang dapat dikelola untuk tim.
 Tonggak Pencapaian - Identifikasi tujuan tingkat tinggi yang perlu dipenuhi
selama proyek dan sertakan dalam bagan Gantt.
  Gantt Chart - Garis waktu visual yang dapat Anda gunakan untuk merencanakan
tugas dan memvisualisasikan garis waktu proyek Anda.
 Rencana Komunikasi - Ini sangat penting jika proyek Anda melibatkan pemangku
kepentingan dari luar. Kembangkan pesan yang tepat di sekitar proyek dan buat
jadwal kapan harus berkomunikasi dengan anggota tim berdasarkan hasil dan
pencapaian.
 Rencana Manajemen Risiko - Identifikasi semua risiko yang dapat diperkirakan.
Risiko umum termasuk perkiraan waktu dan biaya yang tidak realistis, siklus
tinjauan pelanggan, pemotongan anggaran, perubahan persyaratan, dan
kurangnya sumber daya yang berkomitmen

Fase 3 – Executing Process, fase di mana kiriman dikembangkan dan

diselesaikan. Ini sering terasa seperti inti dari proyek karena banyak yang terjadi selama
waktu ini, seperti laporan status dan rapat, pembaruan pengembangan, dan laporan
kinerja. Pertemuan biasanya menandai dimulainya fase Pelaksanaan Proyek di mana tim
yang terlibat diberitahu tentang tanggung jawabnya. Tugas yang diselesaikan selama Fase
Eksekusi meliputi:

 Kembangkan tim
 Tetapkan sumber daya
 Jalankan rencana manajemen proyek
 Manajemen pengadaan jika diperlukan
 Manajer Proyek mengarahkan dan mengelola pelaksanaan proyek
 Siapkan sistem pelacakan
 Penugasan tugas dijalankan
 Rapat status
 Perbarui jadwal proyek
 Ubah rencana proyek sesuai kebutuhan

Meskipun fase pemantauan proyek memiliki seperangkat persyaratan yang

berbeda, kedua fase ini sering terjadi secara bersamaan.

Fase 4 – Monitoring & Controlling Processes, Fase ini tentang mengukur

kemajuan dan kinerja proyek dan memastikan bahwa semua yang terjadi sejalan dengan
rencana manajemen proyek. Manajer proyek akan menggunakan Key Performance
Indicator (KPI) untuk menentukan apakah proyek tersebut berada di jalur yang benar.
Seorang manajer proyek biasanya akan memilih dua hingga lima KPI berikut untuk
mengukur kinerja proyek:

 Tujuan Proyek: Mengukur apakah suatu proyek sesuai jadwal dan anggaran
merupakan indikasi apakah proyek tersebut akan memenuhi tujuan pemangku
kepentingan.
 Kualitas Hasil Kerja: Ini menentukan apakah hasil tugas tertentu terpenuhi.
 Upaya dan Biaya Pelacakan: PM akan memperhitungkan upaya dan biaya sumber
daya untuk melihat apakah anggaran sesuai. Jenis pelacakan ini
menginformasikan jika sebuah proyek akan memenuhi tanggal penyelesaiannya
berdasarkan kinerja saat ini.
 Kinerja Proyek: Ini memantau perubahan dalam proyek. Ini mempertimbangkan
jumlah dan jenis masalah yang muncul dan seberapa cepat mereka ditangani. Ini
dapat terjadi dari rintangan tak terduga dan perubahan ruang lingkup.

Selama fase ini, manajer proyek mungkin perlu menyesuaikan jadwal dan sumber
daya untuk memastikan proyek berjalan sesuai rencana.

Fase 5 – Closing Processes, fase ini mewakili proyek yang telah selesai.
Kontraktor yang dipekerjakan untuk bekerja secara khusus pada proyek tersebut selesai
pada tahap ini. Beberapa manajer proyek mengadakan acara kerja kecil untuk orang-
orang yang berpartisipasi dalam proyek untuk berterima kasih atas usaha mereka. Setelah
proyek selesai, seorang manajer proyek akan sering mengadakan pertemuan - kadang-
kadang disebut untuk mengevaluasi apa yang berjalan dengan baik dalam sebuah proyek
dan mengidentifikasi kegagalan proyek. Ini sangat membantu untuk memahami pelajaran
yang didapat sehingga perbaikan dapat dilakukan untuk proyek-proyek di masa depan.

Setelah proyek selesai, Manajer proyek masih memiliki beberapa tugas yang
harus diselesaikan. Mereka perlu membuat daftar tugas proyek tentang hal-hal yang tidak
tercapai selama proyek dan bekerja dengan anggota tim untuk menyelesaikannya.
Lakukan anggaran proyek akhir dan siapkan laporan proyek akhir. Terakhir, mereka perlu
mengumpulkan semua dokumen proyek dan kiriman dan menyimpannya di satu tempat.
 DAFTAR PUSTAKA

PMBOK Fifth Edition. 2015. A guide to the project management body of

knowledge. Newtown Square, Pennsylvania: Project Management Institute.
Rani, H. A. 2016. Manajemen Proyek Konstruksi.Sleman. Deepublish.
Yuliandra, B. 2015. Manajemen Proyek:Sebuah Perspektif Teknik Industri. Padang.
Andalas University Press.