Versión al 15/07/2005
I. MARCO DE REFERENCIA
Es evidente el interés que muestran los países de América Latina por contar con una
herramienta que apoye la gestión financiera del Estado en base a procedimientos
claros, uso de tecnología y eficiencia.
Para llevar adelante esta tarea los países no sólo deben asignar recursos importantes
(equipamiento, licencias, técnicos para desarrollo de software) sino además significa
una suerte de apuesta por contar con un instrumento de utilidad práctica.
o Cobertura del Sistema. Un reto para un Sistema de este tipo es que permita
alcanzar una cobertura de operación en el 100% de las UEs y que cada una de
éstas registre el 100% de las operaciones de gastos e ingresos.
La posibilidad de lograr estas metas tiene que ver con una serie de elementos tales
como el numero de UEs, la infraestructura de equipamiento y conectividad y también si
cuentan con le personal2 entrenado en el uso del Sistema y el manejo de las normas y
procedimientos vigentes.
Bajo este enfoque, se entiende este Sistema como una herramienta muy ligada a la
Gestión Financiera del Tesoro en su relación con las denominadas Unidades
Ejecutoras (UEs).
1
Como el SIDIF de Argentina, SIGMA de Bolivia, SIAFI de Brasil, SIIF de Colombia, SIGEF
del Ecuador, SAFI de El Salvador, SIAF-SAG de Guatemala, SIAF del Perú.
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Los problemas de rotación son bastante serios. Esto, más el aislamiento, no contribuyen a un
manejo homogéneo de normas y procedimientos.
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Notas sobre el SIGA
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1. Criterio de Caja establecido por el MEF (Comité de Caja) como techo de gasto de
cada UE (denominados usualmente Calendarios o PPC). En otras palabras, exige que
el registro de los Compromisos que realizan las UEs en el Sistema se valide con los
montos de la disponibilidad de recursos y no contra el presupuesto6.
2. Caja Única en su doble acepción: la UEs operan con cuentas virtuales (sin
depósitos efectivos, i.e. sin saldos) que dependen de la Cuenta Principal de Tesoro y
los pagos (cheques, cartas órdenes, depósitos) requieren de la Autorización explicita
de Tesoro7.
3
Emisión por parte de la UE de una Orden de Compra, Orden de Servicio, Planilla.
4
Recepción por UE de bienes y Comprobante de Pago (Factura) de proveedor.
5
El registro contable requiere el registro administrativo. Puede realizarse inmediatamente
después de cada fase, pero no es requisito para una Fase siguiente.
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En esencia se trata de evitar que las UEs emitan Ordenes de Compra o similares a
proveedores sin tener en cuenta la disponibilidad de Caja, creando una mala imagen del
Estado (mal pagador). Eventualmente esto permite una discrecionalidad de los responsables
de los pagos de las UEs para atender a determinados proveedores, lo que eventualmente
promueve figuras de corrupción.
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A nivel de Tesoro, se emite las Autorizaciones de Giro en base a los Devengados registrados
en el Sistema por cada UE. De esta manera, se tiene un manejo actualizado del uso de
recursos, contribuyendo a una mejor asignación de éstos y a la toma de decisiones.
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En la acepción que las UEs en realidad no tiene fondos reales en sus cuentas (o subcuentas)
sino que dependen de una Cuenta Principal (perceptora de ingresos) la que debita cuando se
afecta una subcuenta de una UE.
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Notas sobre el SIGA
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En verdad este Módulo de Planillas es parte del Sistema de Gestión de Personal, que
incluye también el Modulo de Capital Humano, también conocido por Legajo o
Escalafón.
Emprender el desarrollo de los otros Módulos con esta visión de integridad es una
tarea muy difícil de lograr en un período aceptable (máximo 2 años), ya que implica
revisión de procesos así como, trabajos de diseño, desarrollo y pruebas de cada
Módulo, además de pruebas del conjunto antes de un período de implementación de
por sí largo y complicado.10
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Enterprise Resource Planning: Estamos hablando de productos tipo SAP, PEOPLE,
ORACLE Financials que requieren un tiempo considerable para su implementación, y contar
con un equipo importante para mantenimiento y soporte.
10
En el caso del Módulo de Inventarios, una tarea que consume recursos y tiempo es la Tabla
de Bienes. Algo parecido ocurre con la Tabla para el Control de Activos (codificación de
partes) asociadas a políticas de depreciación y otros.
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Notas sobre el SIGA
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El SIGA es un sistema que supera el ámbito del SIAF, que contribuye al ordenamiento
y simplificación de los procesos de la gestión administrativa en el marco de las normas
establecidas por los Órganos Rectores de los Sistemas Administrativos.
Estos módulos han sido implementados a partir del año 2002 en un grupo de UEs
pertenecientes a diferentes sectores (en el marco de un programa piloto), algunas de
las cuales han sido desactivadas o absorbidas por otras, existiendo a la fecha 15 UEs
usuarias con niveles de avance diferentes.
IV Lecciones Aprendidas
La experiencia de implantación del SIGA en las instituciones piloto nos enseñó que el
proceso iba a ser mucho complejo que el SIAF ya que supone un esfuerzo, no sólo en
la denominada implantación del sistema, sino en la revisión y mejora de
procedimientos de trabajo. Este sistema involucra más áreas, especialmente Logística,
Almacén y Control Patrimonial que deben “intervenir” en forma oportuna con
determinadas acciones.
El uso del SIGA contribuye al orden pero implica disciplina y respeto por las normas
que el Sistema justamente incorpora para “cuidar” que se respeten los procedimientos
establecidos.
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En términos de diseño se debe prever tal situación.
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Notas sobre el SIGA
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Por otro lado, el proceso incluye también la migración de información de los sistemas
manuales o automatizados que utiliza la institución para el control de los bienes
patrimoniales. La entidad debe preparar una Base de Datos de su patrimonio,
consistente con el registro contable. Luego, su migración demanda la creación de
tablas de equivalencia de códigos de bienes.
Algunos de los puntos anteriores, sugieren la necesidad de que los módulos del SIGA
sean desarrollados de acuerdo a lo normado o lo que establezca el órgano rector. En
el caso del SIAF-SP, esto fue posible en la medida que se encontraron procedimientos
(a través de Directivas) claros tanto en la DNPP, DNTP y CPN. En el caso del SIGA
entendemos que es PCM el Ente rector.
• Catalogación de Bienes. El uso del SIGA, requiere que se trabaje con una Tabla
de Bienes y Servicios que permita un control de almacenes. Ya no es posible
manejar sólo los Clasificadores Presupuestales sino también un mayor detalle.
Ante la falta de esta Tabla, el equipo SIAF ha trabajado a partir de los avances que
tenían las UEs que participan como pilotos. Podemos mencionar que, como
resultado de este trabajo se pudo contar con una Tabla de buena cobertura
respecto a los bienes que mueven las entidades.
Cabe señalar que el equipo SIAF del MEF se encuentra trabajando el Catálogo de
Bienes y Servicios a un mayor nivel de desagregación, esto es a nivel de ítem.
El SIGA es un sistema que supera el ámbito del SIAF. Para evitar el doble registro
se ha venido trabajando con una Interfase (como otras entidades que tienen ERPs o
módulos de Abastecimientos). Ante el requerimiento de las instituciones usuarias y la
demanda, se evaluó la conveniencia de desarrollar un solo módulo SIAF-SIGA.
La idea es que el sistema sea modular (por parámetros para personalizar por cada
institución). En el caso de UEs pequeñas, cuyas operaciones de compras y
contrataciones son reducidas y presentan poca complejidad, podrían operar con el
SIAF que ya vienen utilizando. Para instituciones que sí realizan procesos de
envergadura y han pasado por una mejora y adecuación de sus procesos sí
utilizarían el SIGA.