PETUNJUK PENGISIAN FORMULIR G

(Perhitungan Beban Kerja)

Dalam melakukan penghitungan beban kerja digunakan pedoman perhitungan kebutuhan pegawai
berdasarkan beban kerja, yang telah ditetapkan melalui Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur
Negara Nomor KEP/75/M.PAN/7/2004.
Terdapat 4 (empat) pendekatan untuk menghitung kebutuhan pegawai, yaitu hasil kerja, objek kerja,
peralatan kerja, dan tugas per tugas jabatan.

1) Hasil kerja
Hasil kerja adalah produk atau output jabatan. Metoda dengan menggunakan pendekatan hasil kerja
adalah menghitung formasi dengan mengidentifikasi beban kerja dan hasil kerja jabatan. Metoda ini
dipergunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik atau non fisik tetapi dapat dikuantifisir. Metoda ini
efektif dan mudah digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya hanya satu jenis.
Dalam menggunakan metoda ini, informasi yang dipergunakan adalah
(1) wujud hasil kerja dan satuannya
(2) jumlah beban kerja, yang tercermin dari target hasil kerja yang harus dicapai
(3) standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja

Rumus menghitung kebutuhan pegawai dengan pendekatan metoda ini adalah

Kebutuhan pegawai=
∑ Beban kerja ×1 orang
Standar Kemampuan Rata−Rata

Contoh:
Jabatan: Penyortir surat
Hasil kerja: Surat yang telah disortir
Beban kerja/target hasil: 500 surat setiap hari
Standar kemampuan rata-rata penyortir: 100 surat per hari

Perhitungan kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut.

Kebutuhan Penyortir Surat=

∑ Surat setiap hari ×1 orang
Standar Kemampuan Rata−Rata Penyortir Surat

500 surat per hari

¿ × 1orang ¿ 5 orang
100 surat per hari
 Jadi, banyaknya penyortir surat yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut adalah 5
orang.

2) Objek kerja
Yang dimaksud dengan objek kerja adalah objek yang dilayani dalam pelaksanaan pekerjaan. Metoda
ini dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani,
misalnya pramu tamu/resepsionis, objek kerjanya adalah tamu.
Metoda ini memerlukan informasi:
(1) wujud objek kerja
(2) jumlah beban kerja, yang tercermin dari banyaknya objek yang harus dilayani
(3) standar kemampuan rata-rata untuk melayani objek kerja

Rumus menghitung kebutuhan pegawai dengan pendekatan metoda ini adalah

Kebutuhan pegawai=
∑ Objek kerja ×1 orang
Standar Kemampuan Rata−Rata

Contoh:
Jabatan: Pramu tamu/resepsionis
Objek kerja: Tamu
Beban kerja: 150 orang tamu per hari
Standar kemampuan rata-rata pramu tamu: 50 orang tamu per hari

Perhitungan kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut.

Kebutuhan pramu tamu=

∑ tamu per hari ×1 orang
Standar Kemampuan Rata−Rata Pramu Tamu

150tamu per hari

¿ ×1 orang
50tamu per hari

¿ 3 orang

Jadi, banyaknya pramu tamu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut adalah 3
orang.

3) Peralatan kerja
Peralatan kerja adalah peralatan yang dipergunakan dalam bekerja. Metoda ini digunakan untuk
jabatan yang beban kerjanya bergantung pada peralatan kerja, seperti pengemudi, beban kerjanya
bergantung pada kebutuhan operasional kendaraan yang harus dikemudikan.
 Dalam menggunakan metoda ini, informasi yang diperlukan adalah:
(1) satuan alat kerja
(2) jabatan yang diperlukan untuk pengoperasian alat kerja
(3) jumlah alat kerja yang dioperasikan
(4) rasio jumlah pegawai per jabatan peralatan kerja (RPK)

Rumus menghitung kebutuhan pegawai dengan metoda ini adalah

Kebutuhan pegawai=
∑ Peralatan Kerja ×1 orang
Rasio Penggunaan Alat Kerja

Contoh:
Satuan alat kerja: Kendaraan dinas (mobil)
Jabatan yang diperlukan untuk pengoperasian alat kerja: (a) Pengemudi
(b) Montir
Jumlah alat kerja yang dioperasikan: 20 mobil dinas
Rasio pengoperasian alat kerja: 1 Pengemudi 1 mobil dinas
1 Montir 5 mobil
Perhitungan kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut.
(a) Pengemudi

Kebutuhan pengemudi=
∑ Mobil dinas ×1 orang
Rasio Pengoperasian Mobil Dinas

20 mobil dinas
¿ × 1 orang
1mobil dinas

¿ 20 orang

(b) Montir

Kebutuhan montir=
∑ Mobil dinas × 1 orang
Rasio Pengoperasian Mobil Dinas

20 mobil dinas
¿ × 1 orang
5 mobil dinas

¿ 4 orang

Jadi, untuk dapat mengoperasikan 20 mobil dinas dibutuhkan sebanyak 20 orang pengemudi dan 4
orang montir.

4) Tugas per tugas jabatan

Metode ini adalah metoda menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak
atau beragam, artinya hasil kerja dalam jabatan banyak jenisnya.
Informasi yang diperlukan untuk dapat menghitung kebutuhan pegawai dengan metode ini adalah
(1) uraian tugas beserta jumlah beban untuk setiap tugas
(2) waktu penyelesaian tugas
(3) jumlah waktu kerja efektif perhari rata-rata

Rumus menghitung kebutuhan pegawai dengan metoda ini adalah

Kebutuhan pegawai=
∑ Waktu Penyelesaian Tugas × 1 orang
Waktu Kerja Efektif

Selanjutnya, waktu penyelesaian tugas disingkat WPT dan waktu kerja efektif disingkat WKE.

Contoh:
Untuk mengitung kebutuhan Sekretaris Pimpinan di lingkungan Subbagian Tata Usaha, maka
dilakukan langkah-langkah sebagai berikut.

1. Uraikan tugas-tugas Sekretaris Pimpinan dan hitung waktu penyelesaian tugasnya.

Misalnya, tugas-tugas Sekretaris Pimpinan adalah sebagai berikut.
(a) Mengagendakan Kegiatan Kepala Biro
Beban kerja = 4 kegiatan per hari
Waktu penyelesaian tugas rata-rata = 2 menit untuk mengagendakan 1 kegiatan Kepala Biro
Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas pengagendaan semua kegiatan Kepala
Biro adalah = 4 keg/hr x 2 menit/keg = 8 menit/hr.
(b) Menyiapkan Perjalanan Dinas Kepala Biro
Beban kerja = 4 perjalanan dinas per bulan
Waktu penyelesaian tugas rata-rata = 2 jam untuk menyiapkan 1 perjalanan dinas Kepala
Biro
Waktu yang dibutuhkan untuk menyiapkan semua perjalanan dinas Kepala Biro adalah
= 4 perjadin/bln x 2 jam/perjadin = 8 jam/bln.
(c) Dan seterusnya, uraikan semua tugas yang harus dilakukan oleh Sekretaris Pimpinan, dan
hitung waktu penyelesaian tugas tersebut.

2. Setelah semua tugas terinventarisasi dan waktu penyelesaian tugasnya terhitung, selanjutnya
masukkan uraian tugas, beban kerja, standar kemampuan rata-rata penyelesaian tugas (SKR),
dan waktu penyelesaian tugas (WPT) tersebut ke dalam formulir G seperti berikut ini.
 Formulir G Penghitungan Beban Kerja
Nama Jabatan: Sekretaris Pimpinan
Unit Kerja: Subbagian Tata Usaha

No Uraian Tugas Beban Kerja SKR WPT

1 Mengagendakan kegiatan Kepala Biro 4 Keg/hr 2 Mnt/keg 8 mnt/hr

2 Mengatur jadwal kegiatan Kepala Biro 4 Keg/hr 13 Mnt/keg 52 mnt/hr
Kepegawaian
... ...
8 Menyiapkan perjalanan dinas Kepala Biro 4 Keg/bln 2 Jam/keg 8 jam/bln
... ...

3. Jika terdapat perbedaan satuan pada waktu penyelesaian tugas (WPT), lakukan konversi untuk
menyamakan satuan waktu penyelesaian tugas.
Pada contoh di atas, terdapat perbedaan satuan waktu penyelesaian tugas, yaitu menit/hari dan
jam/bulan. Oleh karena itu, perlu dilakukan konversi untuk menyamakan seluruh satuannya,
dengan ketentuan sebagai berikut.

Tabel konversi waktu kerja efektif 5 hari kerja

HAR
JAM MINGGU BULAN TAHUN
I

JAM - 5 25 110 1250

HARI 5 - 5 22 235
MINGG
25 5 - 4/5 52
U
BULAN 110 22 4/5 - 12
TAHUN 1250 235 52 12 -

Selanjutnya, diperoleh Formulir G seperti berikut ini.

Formulir G Penghitungan Beban Kerja

Nama Jabatan: Sekretaris Pimpinan
Unit Kerja: Subbagian Tata Usaha
No. Uraian Tugas Beban Kerja SKR WPT WPT Konversi
1 Mengagendakan kegiatan Kepala Biro 4 keg/hr 2 mnt/keg 8 mnt/hr 176 mnt/bln
2 Mengatur jadwal kegiatan Kepala Biro 4 keg/hr 13 mnt/keg 52 mnt/hr 1144 mnt/bln
Kepegawaian
3 Mengatur penerimaan tamu 10 tamu/hr 10 mnt/tamu 100 mnt/hr 2200 mnt/bln
4 Mengagendakan surat masuk ke Kepala 20 srt/hr 5 mnt/srt 100 mnt/hr 2200 mnt/bln
Biro dr luar
5 Memfasilitasi penandatanganan SK oleh 75 srt/hr 3 mnt/srt 225 mnt/hr 4950 mnt/bln
Kepala Biro
 6 Menyampaikan surat-surat yang telah 1 keg/hr 2 jam/keg 2 jam/hr 2640 mnt/bln
ditandatangani Karo ke masing-masing
bagian
7 Memroses surat keluar Kepala Biro 20 srt/hr 2 mnt/srt 40 mnt/hr 880 mnt/bln
8 Menyiapkan perjalanan dinas Kepala Biro 4 keg/bln 2 jam/keg 8 jam/bln 480 mnt/bln
9 Mengatur penggunaan ruang sidang 2 keg/hari 5 mnt/keg 10 mnt/hr 220 mnt/bln
Kepala Biro
10 Menyiapkan konsep surat dinas 5 knsp/mg 30 mnt/knsp 150 mit/mg 600 mnt/bln
11 Menyimpan dan menata arsip 5 dok/hr 2 mnt/dok 10 mnt/hr 220 mnt/bln
dokumen/surat/naskah Kepala Biro
12 Melayani telepon pimpinan 50 telp/hr 5 mnt/telp 250 mnt/hr 5500 mnt/bln
13 Membuat surat permintaan ATK untuk 1 keg/bln 5 mnt/keg 5 mnt/hr 110 mnt/bln
Sekretariat Biro
Jumlah 21320 mnt/bln
Konversi ke jam 355,33 Jam/bln

Kebutuhan Sekretaris Pimpinan dapat dihitung dengan cara:

Kebutuhan Sekretaris Pimpinan=

∑ Waktu PenyelesaianTugas Sekretaris Pimpinan
Waktu Kerja Efektif Sekretaris Pimpinan
355,33 jam
¿ ×1 orang
110 jam
¿ 3,23 orang
= 3 orang (pembulatan)
Aturan Pembulatan:
< 0,5 = dibulatkan ke bawah
≥0,5 = dibulatkan ke atas

Jadi, kebutuhan sekretaris pimpinan di subbagian tata usaha adalah 3 orang.

Catatan:
Penghitungan beban kerja dilakukan untuk setiap nama jabatan.