ADMINISTRASI

Secara etimologi, administrasi berasal dari bahasa Yunani “Administrare” atau administer yang
berarti mengendalikan, mengelola atau menangani urusan urusan seperti negara, pemerintahan,
rumah tangga ataupun pengelolaan suatu bisnis/usaha.

Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan
untuk mencapai tujuan [1]

Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi: catat-mencatat, surat-menyurat,
pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.

Administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam
mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu secara berdaya guna dan
berhasil guna.

UNSUR UNSUR ADMINISTRASI

1. Pengorganisasian
Merupakan rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah atau
tempah bagi setiap kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai tujuan yang telah ditentukan
2. Manajemen
Merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan karyawan dan menggerakkan
segenap fasilitas kerja agar tujuan kerja sama yang telah ditetapkan benar benar tercapai
3. Tata hubungan
Merupakan rangkaian perbuatan menyampaikan warta dari satu pihak ke pihak lain dalam
usaha kerja sama
4. Kepegawaian
Merupakan rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam
usaha kerja sama
5. Keuangan
Merupakan rangkaian perbuatan mengelola segi segi pembelanjaan dalam usaha kerja sama
6. Perbekalan
Merupakan rangkaian perbuatan mengadakan , mengatur pemakaian , mendaftar , memelihara
sampai menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak diperlukan dalam usaha kerja
sama
7. Tata usaha
Merupakan rangkaian perbuatan menghimpun , mencatat , mengolah , menggandakan ,
mengirim dan menyimpan keterangan keterangan yang diperlukan dalam usaha kerja sama
8. Perwakilan
Merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh
dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama yang dilakukan

FUNGSI ADMINISTRASI
Menurut Quible (2001), ada lima jenis fungsi pendukung administrasi dalam perkantoran, yaitu
fungsi rutin, fungsi teknis, fungsi analisis, fungsi interpersonal, dan fungsi manajerial. Untuk
lebih jelasnya simak uraian berikut.
· Fungsi rutin
Fungsi rutin yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup
pengarsipan dan penggandaan.
· Fungsi teknis
Fungsi teknis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan
keterampilan perkantoran yang memadai.
· Fungsi analisis
Fungsi analisis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif
desertai kemampuan mengambil keputusan, seperti memuat keputusan pembelian barang.
· Fungsi interpersonal
Fungsi interpersonal yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai
dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain, seperti
mengoordinasi tim.
· Fungsi manajerial
Fungsi manajerial yaitu administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian,
pengukuran, dan pemotivasian.

TUJUAN ADMINISTRASI

1. Mencatat alat-alat perlengkapan organisasi dan kegiatan-kegiatan ke dalam buku administrasi

2. Memelihara buku administrasi

3. Menyediakan, melengkapi dan mengelola buku administrasi

4. Mengerjakan buku-buku administrasi sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku

KANTOR

Kantor adalah sebutan untuk tempat yang digunakan untuk perniagaan atau perusahaan yang
dijalankan secara rutin.

TUJUAN KANTOR

Memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman

FUNGSI KANTOR

1. Menerima informasi
2. Merekam informasI
3. Mengatur informasi
4. Memberi informasi
 5. Melindungi asset/harta

ADMINISTRASI PERKANTORAN

Pengertian Administrasi Perkantoran adalah suatu kegiatan perencanaan keuangan, penagihan dan
pencatatan, personalia, dan distribusi barang serta logistik di sebuah organisasi.

RUANG LINGKUP ADMINISTRASI PERKANTORAN

KEGIATAN KANTOR

A. Perencanaan perkantoran (office planning)

1. Perencanaan gedung
2. Tata ruang kantor
3. Penerangan/cahaya
4. Ventilasi
5. Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
7. Anggaran (budgeting) perkantoran
8. Standar kualitas kerja
9. Sistem informasi dan telekomunikasi

B. Pengorganisasian perkantoran (office organizing)

1. Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi/perusahaan

2. Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan
3. Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk
memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan

C. Pengarahan perkantoran (office actuating)

1. Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan

2. Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan
3. Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan
menghadapi kesulitan dalam pekerjaan
4. Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi
 5. Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara
atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar
6. Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan

D. Pengawasan perkantoran (office controlling)

1. Penggunaan peralatan dan perabot kantor

2. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
3. Kualitas pekerjaan kantor
4. Pelayanan kantor
5. Waktu
6. Biaya perkantoran.

2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran

A. Lokasi kantor, 
Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor:

1. Faktor keamanan
2. Faktor lingkungan
3. Faktor harga

B. Gedung, 
Faktor yang perlu diperhatikan:

1. Menjamin keamanan dan kesehatan karyawan

2. Memiliki fasilitas yang memadai
3. Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan)

C. Peralatan

1. Perabotan kantor (office furniture): meja, kursi, rak, laci-laci, dll

 2. Perbekalan kantor (office supplies): kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan
habis pakai lainnya

D. Interior
Interior Adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam
ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela, dan hiasan kantor.

E. Mesin-mesin kantor, 
Disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor.
KARAKTERISTIK

Karakteristik adalah mengacu kepada karakter dan gaya hidup seseorang serta nilai-nilai yang
berkembang secara teratur sehingga tingkah laku menjadi lebih konsisten dan mudah di
perhatikan

KARAKTERISTIK ADMINISTRASI

1. Adanya sekelompok orang

2. Adanya kerja sama
3. Adanya proses / usaha yang berkesinambungan
4. Adanya pembagian tugas
5. Adanya bimbingan , kepemimpinan , dan pengawasan
6. Adanya tujuan

KARAKTERISTIK ADMINISTRASI PERKANTORAN

1. Bersifat pelayanan
2. Bersifat terbuka dan luas
3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasI