Delegating & giving orders

Pendelegasian adalah proses khusus yang terjadi sewaktu manajer meminta salah satu
atau beberapa orang bawahan untuk mengambil alih tanggung jawab dalam membuat keputusan
yang sebelumnya dibuat oleh manajer tersebut.
Delegasi mencakup penugasan atas sebuah tanggung jawab yang baru kepada bawahan
dan wewenang tambahan yang menyertainya. Delegasi secara kualitatif berbeda dalam beberapa
hal dari bentuk lain dari kepemimpinan partisipatif seperti consulting dan pengambilan
keputusan bersama. Seorang manajer mungkin berkonsultasi dengan bawahan, rekan kerja, atau
atasan, namun dalam banyak kasus delegasi hanya ditujukan kepada bawahan. Contohnya,
seorang manager yang memiliki kelebihan beban kerja, cenderung melakukan pendelegasian
dibanding konsultasi. Karena itu, tidak mengherankan bahwa faktor analisis dari kuesioner
kepemimpinan biasanya berkisar antara consulting dan delegasi. (Yukl & Fu, 1999)

Dasar-dasar Pendelegasian
Delegasi penting dalam struktur baik struktur organisasi dan struktur pemerintahan, untuk
memungkinkan bawahan untuk melakukan pelatihan yang mewakili lembaga atau institusi. Penti
ngnya pemimpin konduksi kerjasama dan anggota, yang mendasari adalah sebagai berikut:

1. Hanya pemimpin dapat bekerja sama atau bekerja melalui orang lain, sehingga itu adalah
sesuatu yang hanya dapat diwujudkan melalui delegasi.
2. Melalui delegasi, pemimpin menetapkan tugas, wewenang, hak, tanggung jawab,
kewajiban, dan tanggung jawab kepada bawahan, bahwa semua fungsionaris organisasi
sesuai dengan kewajibannya.
3. Delegasi oleh organisasi kerja dapat bekerja dengan baik tanpa kehadiran pemimpin atas
atau bos langsung.
4. Dalam delegasi, pemimpin dari semua tugas dan tanggung jawab yang dipercayakan
dengan menggunakan kredensial yang juga “menuntut” karya definitif bawahan.
5. Dalam delegasi, pemimpin menetapkan tugas, wewenang, hak, tanggung jawab,
kewajiban, dan tanggung jawab kepada bawahan, agar bawahan itu benar dan menuntut
pelaksanaan program kerja.

Keuntungan dari Delegasi:

1. Kualitas keputusan yang lebih baik.
Hal ini dapat terjadi bila bawahan memiliki keahlian lebih dalam melakukan suatu tugas
dibanding manager. Seorang bawahan yang yang menangani permasalahan secara langsung dan
memiliki informasi yang relevan dapat membuat keputusan yang lebih cepat dan lebih baik
dalam membuat keputusan. Namun hal ini tidak akan efektif jika bawahan kurang memiliki
 keahlian untuk membuat keputusan yang baik, gagal untuk memahami apa yang diharapkan atau
memiliki tujuan yang tidak sesuai dengan manager.
2. Komitmen bawahan yang lebih besar terhadap keputusan yang dibuat.
Hal ini timbul dar identifikasi bawahan terhadap keputusan dan hasrat untuk menjadikannya
berhasil.

3. Delegasi yang menghasilkan tanggung jawab dan wewenang tambahan.

Hal ini dapat membuat pekerjaan bawahan lebih menarik, menantang, dan bermakna.Namun hal
ini hanya akan terjadi pada bawahan yang berhasrat akan adanya tanggung jawab tambahan,
memiliki keahlian untuk menangani tanggung jawab yang baru. Sebaliknya delegasi akan
menurukan kepuasan kerja jika bawahan secara konstan merasa frustasi karena kewalahan akan
tanggung jawabnya yang besar atau kewalahan karena kurangnya kemampuan untuk
menyelesaikan tugas.

4. Delegasi merupakan hal yang penting dalam managemen waktu untuk seorang manager
yang kewalahan dengan tanggung jawab. 
Dengan mendelegasikan pekerjaan dan kewajiban yang kurang penting kepada bawahan, seorang
manager memiliki waktu tambahan yang dapat digunakan untuk tanggung jawab yang lebih
penting. Bahkan jika seorang manager dapat melakukan tugas dengan lebih baik daripada
bawahan, adalah lebih efisien jika waktu dari manager difokuskan untuk hal yang lebih
mempengaruhi performansi kerja unit.

5. Delegasi dapat menjadi metode yang efektif untuk perkembangan managemen.

Sebuah organisasi perlu mengembangkan bakat managerial untuk mengisi posisi kosong pada
tingkat wewenang yang lebih tinggi. Delegasi merupakan cara untuk memfasilitasi
perkembangan keahlian yang dibutuhkan untuk hal tersebut. Ketika delegasi digunakan untuk
mengembangkan maksud tujuan, hal itu biasanya dibutuhkan manager untuk melakukan tugas
monitoring dan coaching. Karena itu, dalam hal ini, delegasi bukanlah bertugas untuk
mengurangi kerja dari manager.

Unsur-Unsur Delegasi
Di dalam proses pendelegasian terdapat tiga unsur yang saling berhubungan satu sama lain. Adap
un unsur-unsur delegasi adalah sebagai berikut:

1. Tugas (Responsibility), yaitu semua pekerjaan yang nantinya harus dilaksanakan oleh
seseorang yang menerima wewenang dan tanggungjawab. Di dalam organisasi, pembe
rian wewenang tersebut dilakukan oleh atasan kepada bawahan langsung atau unit kerj
a yang lebih rendah tingkatannya.
 2. Kekuasaan (Authority), yaitu semua wewenang atau hak yang diterima oleh seseoran
g untuk mengambil keputusan terkait dengan fungsinya. Dalam hal ini, kekuasaan ters
ebut sah dan legal untuk memberikan perintah, bertindak sesuatu, agar suatu pekerjaan
dapat diselesaikan.
3. Pertanggungjawaban (Accountability), yaitu kewajiban seseorang yang diberikan w
ewenang untuk mengelola kegiatannya dengan memanfaatkan sumber daya yang ada s
erta mengungkapkan hasil pekerjaannya secara transparan.

Fungsi Delegasi
Dalam menjalankan fungsi delegasi, pemimpin memberikan pelimpahan wewenang mem
buay atau menetapkan keputusan. Fungsi delegasi sebenarnya adalah kepercayaan ssorang pemi
mpin kepada orang yang diberi kepercayaan untuk pelimpahan wewenang dengan melaksanakan
nya secara bertanggungjawab. Fungsi pendelegasian ini, harus diwujudkan karena kemajuan dan
perkembangan kelompok tidak mungkin diwujudkan oleh seorang pemimpin seorang diri.

Prinsip Delegasi
Dibawah ini adalah prinsip – prinsip klasik yang dapat dijadikan dasar untuk delegasi yang efekti
f:

1. Prinsip Scalar
Proses skalar adalah mengenai perkembangan rantai perintah yang menghasilkan pertambahan ti
ngkat-tingkat pada struktur organisasi. Proses skalar dicapai melalui pendelegasian wewenang da
n tanggung jawab.

2. Prinsip Kesatuan Perintah

Dalam melakasanakan pekerjaan, karyawan harus memperhatikan prinsip kesatuan perintah sehi
ngga pelaksanaan kerja dapat dijalankan dengan baik. Karyawan harus tahu kepada siapa ia haru
s bertanggung jawab sesuai dengan wewenang yang diperolehnya. Perintah yang datang dari ma
najer lain kepada serorang karyawan akan merusak jalannya wewenang dan tanggung jawab sert
a pembagian kerja.

3. Tanggung jawab, Wewenang, dan Akuntabilitas

Jenis Pendelegasian
Dalam bukunya yang berjudul The 7 Habits of Highly Effective People, Stephen R. Covey meny
atakan bahwa ada 2 jenis pendelegasian, yaitu :

 Pendelegasian Suruhan (Gofer Delegation)

Pendelegasian suruhan berarti : “kejar ini, kejar itu, kerjakan ini,
kerjakan itu, dan beritahu saya ketika sudah selesai.”

Pendelegasian suruhan berprinsip pada metode, yaitu semua didikte secara rinci dan spesifik step
by step cara melakukannya. Pendelegasian dengan cara ini banyak digunakan oleh manager kare
na mereka berpikir metode yang dilakukan pasti tidak akan keluar dari jalur, minim kesalahan da
n sesuai dengan apa yang diinginkan. Tapi kelemahannya adalah bahwa mereka tidak melatih cre
ative thinking anak buah mereka dan bila terjadi kesalahan si anak buah akan merasa tidak bertan
ggung jawab kepada hasil yang didapat.

 Pendelegasian pengurusan (Stewardship Delegation)

Pendelegasian pengurusan berfokus pada hasil dan bukan pada metode, memberikan secara rinci
hasil yang diinginkan, bukan memberikan secara rinci apa yang harus dilakukan. Pendelegasian i
ni memberi pilihan metode kepada anak buah dan membuat mereka bertanggung jawab atas hasil.
Pendelegasian metode pengurusan memberi kepercayaan penuh kepada anak buah dan kepercay
aan ini adalah bentuk tertinggi dari motivasi manusia. Kepercayaan menghasilkan yang terbaik d
ari diri manusia.

Tetapi dibutuhkan waktu dan kesabaran, dan tanpa mengesampingkan kebutuhan untuk melatih d
an mengembangkan orang sehingga kecakapan mereka dapat meningkat ke tingkat kepercayaan i
tu. Bila pendelegasian pengurusan dilakukan dengan benar, kedua pihak akan mendapatkan keun
tungan dan akhirnya jauh lebih banyak pekerjaan yang dapat diselesaikan dalam waktu yang jauh
lebih singkat. Prinsip yang terlibat dalam pendelegasian pengurusan selalu benar dan dapat berla
ku pada orang atau situasi jenis apapun.

Metode-metode Pendelegasian
 Spesifikasi tanggung jawab secara jelas.
Menjelaskan hasil yang di harapkan dari sebuah tugas yang di delegasikan atau dari suatu penuga
san,jernihkan sasaran dan prioritas.dan beritahukan kepadanya mengenai batas waktu apa saja ya
ng harus di penuhi
 Berikan kekuasaan yang cukup dan princi batas-batas kebijaksanaanya.
Bila member tanggung jawab yang baru tentukan jumlah kekuasaan yang sesuai yang di butuhka
n oleh bawahan tersebut agar dapat melaksanakanya
 Princi persyaratan pelaporan
Peting seorang bawahan memahami jenis-jenis informasi yang harus di laporkan, beberapa serin
g laporan harus di harapkan, dan bagaimana kemajuan akan di pantau(misalnya : laporan tertulis,
pertemuan-pertemuan tinjauan)

 Mengenai kemajuan, presentasi dalam pertemuan-pertemuan departemen evaluasi kerja

yang vormal
 Pastikan penerimaan tanggung jawab dari bawahan
Agar pendelegasian itu berhasil, maka bawahan tersebut harus menerima penugasan yang baru te
rsebut dan mengikat diri untuk melaksanakannya. Karena penugasan tersebut menarik dan pentin
g bagi kemajuan karier bawahan tersebut.

 Teruskan informasi kepada mereka yang harus mengetahui.

Orang yang diberikan wewenang (pendelegasian), ia harus melakukan tugas oleh yang didelegasi
kan harus diberitahukan tentang tanggung jawab kekuasaan baru dari bawahan kepada rekannya.

 Pantaulah kemajuan dengan cara yang sesuai.

 Usahakan agar supaya bawahan memperoleh informasi yang dibutuhkan.
 Berilah dukungan dan bantuan namun hindari pendelegasian yang terkait
 Buatlah agar kesalahan itu menjadi suatu proses belajar (Yukl. Gary.1989).

Wewenang Yang Didelegasikan

 Delegasikan tugas oleh yang dapat dilakukan dengan lebih baik oleh bawahan.
 Delegasikan oleh yang mendesak namun bukan yang mempunyai prioritas tinggi.
 Delegasikan tugas oleh yang relevan bagi karier seorang bawahan
 Delegasikan tugas tugas dengan kesukaran yang sesuai.
 Delegasikan tugas yang menyenangkan maupun yang tidak menyenangkan.
 Delegasikan tugas oleh yang tidak sentral bagi peran manejen

Hambatan pendelegasian
1. Hambatan Hambatan  Pada Delegator

 Kemampuan yang diragukan oleh dirinya sendiri

 Meyakini  bahwa seseorang “mengetahui semua rincian”
 “Saya dapat melakukannya lebih baik oleh diri saya sendiri” buah pikiran yang keliru.
 Kurangnya pengalaman dalam pekerjaan atau dalam mendelegasikan.
 Rasa tidak aman.
 Takut  tidak disukai
 Penolakan untuk mengakui kesalahan
 Kurangnya kepercayaan pada bawahan
 Kesempurnaan, menyebabkan kontrol yang berlebihan
 Kurangnya ketrampilan organisasional dalam menyeimbangkan beban kerja.
 Kegagalan untuk mendelegasikan kewenangan yang sepadan dengan tanggung jawab.
 Keseganan untuk mengembangkan bawahan
 Kegagalan untuk menetapkan kontrol dan  tindak lanjut yang efektif.

2. Hambatan- hambatan pada yang diberi delegasi

 Kurangnya pengalaman
  Kurangnya kompetensi
 Menghindari tanggung jawab
 Sangat tergantung dengan boss
 Kekacauan (disorganization)
 Kelebihan beban kerja
 Terlalu memperhatikan hal hal yang kurang bermanfaat

3. Hambatan- hambatan dalam situasi

 Kebijakan tertuju pada satu orang

 Tidak ada toleransi kesalahan
 Kekritisan keputusan
 Urgensi, tidak ada waktu untuk menjelaskan [krisis manajemen]
 Kebingungan dalam tanggung jawab dan  kewenangan.
 Kekurangan tenaga