Analisis dan rancang kerja

Analisis pekerjaan

Pekerjaan dianalisis sebagai kegiatan rutin pada manajemen strategis yang dilakukan sejak awal
1900-an. Kemudian diperbarui dengan pengertian mengenai pengukuran kerja, biaya, dan
standarisasi, peningkatan produktivitas prosedur teknik industri lainnya.

Sejalan dengan itu, pekerjaan berhubungan dengan proses analisis yang digunakan untuk
administrasi penggajian. Dalam masalah ini, analisis pekerjaan digunakan untuk pengembangan
deskripsi, dan fungsi jabatan atau penentuan respons terhadap masing-masing posisi

1. Pengertian analisis jabatan

- Analisis Pekerjaan adalah ilmu pengetahuan yang mempelajari tentang pekerjaan dan proses
menentukan persyaratan yang harus disiapkannya, termasuk di dalamnya sistematika rekrutmen,
evaluasi, atau pengendalian, dan organisasi atau perusahaannya

- Analisis pekerjaan merupakan proses pengumpulan dan pemeriksaan atas aktivitas-aktivitas

kerja pokok di dalam sebuah posisi serta kualifikasi (keahlian, pengetahuan, kemampuan, serta
sifat-sifat individu lainnya) yang diperlukan untuk melaksanakan aktivitas-aktivitasnya

- Analisis Pekerjaan merupakan proses menghimpun dan menyusun berbagai informasi yang
berkenaan dengan setiap pekerjaan, tugas-tugas, jenis pekerjaan, dan tanggung jawabnya secara
operasional untuk mewujudkan tujuan organisasi atau bisnis sebuah perusahaan

- Analisis Pekerjaan adalah pengumpulan, penilaian, dan penyusunan informasi secara sistematis
mengenai tugas-tugas dalam perusahaan, yang biasanya dilakukan oleh seorang ahli yang disebut
job analyst

- Analisis Pekerjaan adalah usaha untuk mencari tahu tentang jabatan atau pekerjaan yang
berkaitan dengan tugas-tugas yang dilakukan dalam jabatan tersebut.

- Deskripsi tugas adalah produk utama suatu analisis pekerjaan yang menyajikan suatu ringkasan
pekerjaan secara tertulis sebagai identifikasi atau suatu kesatuan organisasi

- Spesifikasi pekerjaan merupakan suatu penjelasan tertulis mengenai pengetahuan,

keterampilan, kemampuan, ciri, dan karakteristik lain yang penting bagi efektivitas kinerja dari
suatu pekerjaan

- Tugas adalah koordinasi dan kumpulan rangkaian elemen-elemen pekerjaan yang digunakan
untuk menghasilkan suatu keluaran (misal suatu unit produksi atau pelayanan kepada pelanggan)

- Posisi adalah kombinasi dari tanggung jawab dan tugas-tugas yang dilakukan oleh perorangan .
jumlah posisi sebanyak jumlah karyawan di dalam suatu organisasi

- Pekerjaan adalah kelompok posisi yang tugas-tugasnya serupa, seperti programer komputer
atau spesialisasi kompensasi
- Rumpun Pekerjaan adalah kelompok dari dua atau lebih pekerjaan yang mempunyai tugas-
tugas serupa

Dengan demikian, inti analisis pekerjaan adalah menempatkan orang yang tepat pada suatu
pekerjaan tertentu, sesuai dengan kemampuan, keahlian, dan pengalaman dalam melakukan
suatu pekerjaan.

Dalam rangka memperoleh suatu analisis akurat, departemen SDM bersandar pada organisasi
dan karyawan, yang diharapkan bisa menyediakan informasi berikut:

a. Daftar pertanyaan analisis pekerjaan seluruhnya

b. Skema organisasi departemen
c. Informasi tentang perubahan dalam perusahaan yang sudah memengaruhi posisi itu
d. Klasifikasi memperjelas informasi yang disampaikan

2. Tujuan analisis pekerjaan

Beberapa hal yang harus diperhatikan untuk menciptakan SDM yang handal dalam menghadapi
tantangan teknologi modern, merasakan kenyamanan dalam bekerja , bermartabat dan
berkeadilan didalam suatu perusahaan yaitu

 Penggunaan teknologi canggih sekalipun, seperti mesin-mesin yang serba otomatis, dan
komputerisasi, analisis pekerjaan harus berpikir panjang untuk memenuhi tuntutan suatu
perusahaan, seperti keterampilan dan pelatihan
 Kenyamanan dan suasana kerja akan menciptakan hasil kerja yang maksimal dengan
menjunjung tinggi harkat dan martabatnya sebagai manusia

Untuk menghadapi tantangan tersebut analisis pekerjaan SDM harus dilaksanakan secara
profesional, karena akan menentukan kualifikasi yang secara langsung dan berpengaruh terhadap
penghasilan perusahaan yang ditentukan oleh manajer dalam mewujudkan keberadaannya yang
penuh kompetisi di masa depan.

Tindakan-tindakan yang diperlukan oleh manajemen SDM untuk mencapai tujuan yang
didasarkan pada informasi analisis pekerjaan adalah sebagai berikut:
a. Evaluasi peran lingkungan terhadap pekerjaan individu
b. Kaji kembali kemungkinan ada persyaratan kerja yang usang
c. Ciptakan peraturan yang dapat menguntungkan semua pihak
d. Rancang kebutuhan SDM di masa depan
e. Sesuaikan antara jumlah pelamar dan pekerjaan yang tersedia
f. Rancang kebutuhan pendidikan dan pelatihan untuk karyawan baru maupun karyawan
yang sudah berpengalaman
g. Rancang rencana pengembangan potensi karyawan
h. Tentukan standar kerja/prestasi yang realistis
i. Penempatan karyawan hendaknya sesuai dengan minatnya
j. Penempatan karyawan harus sesuai dengan keahliannya
 k. Berikan kompensasi secara wajar

3. Pengumpulan Informasi Analisis Pekerjaan

Sistem informasi SDM juga berperan sangat signifikan dalam analisis pekerjaan. Melalui
uraian, spesifikasi, dan standar pekerjaan, satuan kerja yang mengelola SDM dapat mengambil
berbagai langkah yang diperlukan. Memiliki sistem informasi tentang SDM dalam suatu badan
usaha atau organisasi adalah tantangan yang harus dapat dipahami. Analisis pekerjaan dapat
dilakukan secara cermat dan tepat apabila perusahaan memiliki informasi yang mutakhir,
lengkap dan dapat dipercaya
Hal penting dalam menyusun analisis pekerjaan yaitu :
1. Identifikasi pekerjaan adalah langkah penelitian untuk mengetahui sumber informasi
tentang berbagai pekerjaan tertentu seperti latar belakang pendidikan yang diperlukan,
standar gaji dan struktur jabatan di dalam perusahaan
2. Penyusunan Kuesioner, seorang analisis pekerjaan yang handal dan berkualitas pada
dasarnya memiliki tanggung jawab yang tinggi dan telah terbiasa bekerja dengan jadwal
yang ketat dan terencana. Untuk mengetahui masalah pekerjaan apa dan departemen
mana yang dianalisis bisa dengan menggunakan kuesioner sebagai salah satu instrumen
pengumpulan informasi yang lazim digunakan
3. Sebelum pengumpulan informasi dilakukan, perlu dijelaskan terlebih dahulu kepada
karyawan yang akan melakukan analisis pekerjaan. Penjelasan ini sangat diperlukan agar
informasi dapat diperoleh selengkap dan sebaik mungkin, karena nantinya akan
digunakan sebagai alat pengambilan keputusan di SDM

Keberhasilan karyawan dalam melakukan analisis pekerjaan ini tidak terlepas dari peran aktif
dari penyelia atau atasan langsung dari karyawan tersebut

Tugas para penyelia yaitu

a) Mengidentifikasi pekerjaan yang harus dianalisis, identifikasi pemasalahan sangat

penting sebelum mengumpulkan informasi pekerjaan dengan jalan pengembangan
hubungan, analisis kemungkinan, daftar struktur dari catatan yang dikumpulkan,
struktur organisasi, tanya jawab dengan para karyawan dan supervisor
b) Mengembangkan dan mempersiapkan daftar analisis pekerjaan, dengan jalan
menentukan:
1. Status dan identifikasi, maksud dan tujuan, pengelompokan, penggunaan
hasil analisis atasan, dan waktu
2. Tugas-tugas dan tanggung jawabnya (duties and responsibility)
3. Karakteristik karyawan dan kondisi kerjanya (human characteristics and
working conditions)
4. Standar Kinerja karyawan (Performance Standar)

c) Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan, melalui:

 Wawancara langsung dengan karyawan (Interviews)
  Diskusi dengan tenaga ahli (panel of experts)
 Daftar Kuesioner (mail questionnaries)
 Catatan kerja karyawan (employee log)
 Observasi langsung (observations)
 Kombinasi teknik pengumpulan data (combination)

Ada empat metode dasar yang dapat digunakan secara terpisah atau kombinasi dalam
mengumpulkan informasi analisis pekerjaan, yaitu pengamatan, wawancara, daftar pertanyaan,
catatan/buku harian pekerjaan, informasi dari karyawan yang lebih senior dan temuan auditor
(SPI, Internal Control/audit, Akuntan Publik, BPKP, BPK). Enam metode tersebut harus
memusatkan pada informasi kritis. Karena pertimbangan waktu dan biaya, para manajer harus
mengumpulkan data yang valid untuk dapat dibandingkan. Analisis pekerjaan seperti ini dikenal
sebagai berorientasi tugas (job oriented). Pada sisi lain, suatu pekerjaan dapat dianalisis dalam
kaitan dengan perilaku atau apa yang dikerjakan oleh karyawan untuk melaksanakan pekerjaan
tersebut (seperti komputasi, mengoordinir, atau bernegosiasi) hal ini dikenal sebagai berorientasi
kerja (work oriented). Kedua orientasi tersebut bisa diterima sesuai Uniform Guidelines of
Employee Selection Procedure sepanjang dapat diidentifikasi secara kritis tugas pekerjaan dan
perilaku pekerja yang melakukan pekerjaan tersebut

4. Sistem Informasi Analisis Pekerjaan

Dalam jaringan sistem informasi analisis pekerjaan, sistem informasi sumber daya manusia dan
desain pekerjaan menunjukkan bagaimana cara-cara SDM yang profesional diperluas dalam
departemen informasi SDM sebagai basis dasar untuk menerapkan analisis pekerjaan yang
menyediakan pelayanan lebih baik dalam pelaksanaan tugas-tugas manajer atau pimpinan.
Kemudian bagian tersebut diamanatkan/ditujukan untuk bahan informasi sumber daya manusia
serta konsekuensi dari pengelolaannya

Adapun kegiatan utama dari pengelolaan manajemen SDM dalam informasi analisis pekerjaan
adalah :

 Mengevaluasi tentang tantangan lingkungan yang dapat memengaruhi tugas-tugas

individu
 Menghapuskan persyaratan yang tidak diperlukan atau tidak relevan yang dapat
membedakan pekerjaan karyawan
 Menemukan unsur pembagian tugas yang dapat membantu atau menghalangi kualitas
dari lingkungan kerja
 Merencanakan persyaratan bagi departemen SDM mendatang
 Sebagai penghubung dan kontrol antara pelamar pekerjaan dan pembuka lowongan
pekerjaan
 Menentukan materi pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan untuk karyawan baru atau
menambah pengalaman kerja karyawan
 Menyusun rencana kerja pengembangan potensi karyawan
  Mengumpulkan bentuk standar kerja karyawan
 Sebagai tempat bagi karyawan untuk meningkatkan efektivitas keahlian dan
keterampilan dalam menyelesaikan tugas-tugasnya
 Mengetahui kejujuran pemegang jabatan untuk promosi pekerjaan atau jabatan

Adapun kegunaan informasi analisis pekerjaan adalah:

 Perencanaan dan pengadaan SDM

 Rekrutmen dan seleksi SDM
 Orientasi, penempatan, pelatihan, dan pengembangan
 Pengembangan karier, khususnya promosi, simplikasi, perluasan, serta pemindahan atau
rotasi
 Pengaturan kompensasi, imbalan atau reward
 Penilaian kinerja
 Konseling, bimbingan, dan penyuluhan
 Membantu merevisi struktur organisasi jika diperlukan
 Memperbaiki aliran kerja dan pengaturan perjenjangan
 Memberikan data sebagai fungsi pengaturan dan aturan komunikasi
 Membantu menetapkan alur promosi dalam semua departemen dan antardepartemen
dalam perusahaan

5. langkah-langkah dalam Analisis Pekerjaan

1. Langkah 1 : menyediakan suatu pandangan yang luas bagaimana masing-masing

pekerjaan, berkait dengan perusahaan secara keseluruhan. Struktur organisasi dan tabel
proses digunakan untuk melengkapi langkah 1
2. Langkah 2 : untuk mendorong menentukan bagaimana analisis pekerjaan dan informasi
rancang pekerjaan akan digunakan. Pada umumnya langkah ini memerlukan waktu dan
biaya yang mahal untuk meneliti tiap-tiap pekerjaan, sehingga suatu contoh yang
mewakili pekerjaan perlu untuk terpilih
3. Langkah 3 : melibatkan penggunaan dari teknik analisis pekerjaan yang bisa diterima.
Teknik analisis digunakan unuk mengumpulkan data atas karakteristik pekerjaan,
perilaku yang diperlukan, dan karakteristik suatu karyawan yang harus melaksanakan
pekerjaan tersebut
4. Langkah 4 : mengumpulkan informasi yang digunakan
5. Langkah 5 : untuk mengembangkan suatu deskripsi tugas
6. Langkah 6 : mempersiapkan suatu spesifikasi pekerjaan

6. Teknik Analisis Pekerjaan

Dalam menjatuhkan pilihan atas teknik-teknik tertentu, berbagai dasar pertimbangan yang
sebaiknya digunakan, antara lain : faktor waktu, biaya, dan keakuratan informasi yang diperoleh.
Ada beberapa metode pengumpulan data, seperti pengamatan, tanya jawab, pengisian daftar
pertanyaan serta catatan kerja harian

a. Pengamatan, merupakan cara untuk mengamati perilaku karyawan yang dapat dilakukan
secara langsung dan tidak langsung kepada individu maupun kelompok. Secara langsung
analisis pekerjaan melihat karyawan dengan cermat apakah yang dikerjakannya telah
sesuai dengan tugas dan uraian pekerjaan, sedangka tidak langsung dengan mempelajari
track record karyawan sebagai upaya cek silang
b. Wawancara, merupakan proses interaksi antara dua atau lebih orang dalam sebuah proses
berkomunikasi. Wawancara merupakan teknik pengumpulan informasi yang sering
digunakan. Ketepatan informasi dengan tingkat yang tinggi dimungkinkan oleh tiga
faktor:
 Pengumpul informasi memiliki deskripsi pekerjaan
 Pengumpul informasi dengan pekerja terbuka kesempatan untuk menghilangkan
perbedaan paham tentang deskripsi pekerjaan yang dijadikan objek penelitian
 Penyelia yang turut diwawancarai akan memberikan konfirmasi tentang
kebenaran hasil wawancara
c. Pandangan pejabat, atasan langsung atau karyawan senior, pengumpulan informasi dengan
memperoleh pandangan dari dua kelompok dalam perusahaan :
a. pejabat yang dianggap senior dalam bidang pekerjaan yang dianalisis
b. informasi dari atasan langsung
c. Karyawan senior yang disegani di antara karyawan yang bersangkutan
d. Daftar Pertanyaan, melalui teknik ini karyawan diminta untuk menjawab pertanyaan yang
berkaitan dengan tugas dan tanggung jawab
e. Catatan harian pekerjaan karyawan, teknik ini dapat memberikan informasi yang akurat dan
tepat seperti kejadian perbulan, perminggu, tanggal dan jam berapa pekerjaan
dilaksanakan, dengan syarat :
1. Sejak semula karyawan telah diwajibkan membuat catatan harian tentang apa yang
mereka kerjakan dan apa masalah yang mereka temukan
2. Mencakup kurun waktu yang relatif panjang

f. Teknik kombinasi, penggabungan dari berbagai teknik pengumpulan informasi.

Penggunaan teknik ini dimaksudkan untuk meningkatkan kualitas informasi, serta
mengurangi beban biaya.

7. Deskripsi dan Spesifikasi Pekerjaan

Deskripsi pekerjaan adalah hasil analisis pekerjaan, sebagai rangkaian kegiatan atau proses
menhimpun dan mengolah informasi mengenai pekerjaan. Manfaat deskripsi pekerjaan yaitu
untuk menentukan :

a. Ringkasan pekerjaan dan tugas-tugas (Job Summary and Duties)

b. Situasi dan Kondisi kerja (Working conditions)

 c. Persetujuan (Approvals)

Spesifikasi pekerjaan (job spesifications) adalah karakteristik atau syarat-syarat kerja yang
harus dipenuhi sehingga dapat melaksanakan suatu pekerjaan/jabatan.

Panduan yang dapat digunakan dalam memasukkan karakteristik-karakteristik yang harus

dimasukkan pada suatu spesifikasi pekerjaan :

a. Semua tugas pekerjaan harus dikenali dan dinilai dalam kaitannya dengan arti penting
teknik dan analisis pekerjaan
b. Suatu panel tenaga ahli, karyawan, atau para penyelia perlu menetapkan tingkat
keterampilan yang diperlukan untuk melakukan masing-masing tugas pekerjaan
c. Tingkat keterampilan masing-masing harus dinilai
d. Karakteristik lain yang penting untuk melakukan pekerjaan itu harus dikenali, meliputi
kondisi fisik yang dibutuhkan dan sertifikasi profesional
e. Jenis keterampilan yang telah dikenali perlu untuk secara rinci dikaitkan dengan masing-
masing tugas pekerjaan

Penerapan analisis pekerjaan yang digunakan untuk meningkatkan dan menentukan perencanaan
SDM yang digunakan dalam berbagai perusahaan, lembaga institusi pada prinsipnya adalah
sebagai acuan untuk menentukan :

a. Perencanaan tenaga kerja dan pengorganisasian.

b. Persiapan rekrutmen dan seleksi
c. Penempatan tenaga kerja
d. Sistem imbalan
e. Pembinaan dan pengawasan

8. Aplikasi Analisis Pekerjaan

Satu atau gabungan beberapa teknik dapat dikatakan berhasil bila bermanfaat untuk peningkatan
kualitas SDM, sehingga setiap karyawan yang ada dalam perusahaan mampu lebih
mengoptimalkan kontribusinya, kearah pencapaian tujuan dan sasaran perusahaan. Dengan
demikian, teknik manapun yang digunakan harus mampu memberikan kontribusi nyata dalam
hal:

a. Merumuskan uraian pekerjaan

b. Menetapkan standar prestasi kerja
c. Merumuskan spesifikasi pekerjaan
d. Memperkecil kemungkinan gap antarkeinginan karyawan dengan perusahaan.
e. Membuat sistem informasi sumar daya manusia.

Atas dasar keputusan pengadilan, suatu analisis pekerjaan yang baik harus memenuhi kriteria
sebagai berikut:
 Menghasilkan suatu deskripsi tugas yang jelas
 Frekuensi dan pentingnya tugas perilaku harus ditaksir
 Harus mempertimbangkan suatu penilaian akurat mengenai pengetahuan, keterampilan,
kemampuan, dan karakteristik lain yang diperlukan dalam pekerjaan,
 Harus menghasilkan informasi tentang hubungan antar tugas-tugas pekerjaan dengan
pengetahuan, keterampilan, kemampuan, dan karakteristik lain untuk masing-masing tugas
pekerjaan.

Analisis pekerjaan sangat membantu organisasi terutama pada kegiatan berikut:

 Rekrutmen dan Seleksi. Informasi analisis pekerjaan membantu petugas perekrutan untuk
mencari dan menemukan para pelamar yang benar untuk organisasi. Untuk mendapatkan
karyawan yang benar, pemilihan cara tes harus dapat menilai secara kritis kemampuan dan
keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan suatu pekerjaan. Informasi ini datang
dari analisis pekerjaan
 Pelatihan dan Pengembangan Karier. Sudah diketahui kebutuhan keterampilan untuk suatu
pekerjaan adalah penting merancang program pelatihan yang efektif. Lebih dari itu,
pelatihan dapat membantu karyawan berpindah/mutasi karier secara efisien, hal ini dapat
terpenuhi dengan informasi dari analisis pekerjaan.
 Kompensasi. Kompensasi pada umumnya terkait dengan tugas-tugas dan tanggung jawab
suatu pekerjaan, sehingga besarnya kompensasi menuntut penilaian akurat dari berbagai
jenis pekerjaan
 Perencanaan strategis. Semakin banyak para manajer yang menyadari bahwa analisis
pekerjaan adalah alat penting di dalam suatu organisasi secara keseluruhan sebagai
Dictionary of Occupational Titles (DOT) awal dari perencanaan strategis. Analisis pekerjaan
yang efektif dapat membantu organisasi untuk mengubah, mengurangi atau mengatur
kembali pekerjaan dan alur pekerjaan untuk menyesuaikan dengan perubahan lingkungan
yang tidak pasti.

9. Metode Baru Analisis Pekerjaan

Penempatan aplikasi masalah menjadikan metode tersebut mendapat langkah maju yang besar.
Mereka menggolongkan ke dalam

a. Pendekatan Peristiwa Genting

Tahapan yang harus diikuti dalam menulis keadaan genting, yaitu:
1) Menerjemahkan organisasi atau objektif departemen ke dalam pekerjaan dasar yang
bertanggung jawab
2) Memberikan definisi tentang aktivitas keadaan genting dan mendahulukan prioritas
untuk menyukseskan pekerjaan
3) Mengidentifikasi dari aktivitas esensial susunan tiap respons peristiwa genting
4) Mengembangkan standar pekerjaan dengan ukuran pekerjaan sukses dan menceritakan
aktivitas pekerjaan
b. Skala penilaian tingkah laku
Skala penilaian tingkah laku sangat penting karena improvisasinya lebih baik dari teknik
tradisional sebagai treatment individu. Di mana sisa kumulatif dari pembelajaran yang baru
lebih baik dari sisa improvisasi relatif ke alternatif dari hukum dan ekonomi
Metode peristiwa penting dan penilaian ukuran tingkah laku dapat dipergunakan bersama-
sama dalam menyusun SDM dengan jalan:
1) Mereka memproses lebih konsisten, lebih baik, lebih subjektif sebagai dasar untuk
penilaian sistematis dari supervisor.
2) Mereka membantu dalam mengidentifikasi kriteria tingkah laku untuk keputusan seleksi
3) Mereka profit objektif untuk tingkah laku sebelum program pelatihan
4) Mereka konsisten sekali di program kompetisi.
5) Organisasi manajemen karier merupakan fasilitas
6) Taksiran dari potensi individu juga merupakan fasilitas

c. Ukuran dari Kedudukan Pengelolaan (Dimensional of Managerial Positions/DMP).

Dimension of managerial positions dapat digambarkan sebagai berikut:
1) Organisasional
- Keadaan objektif
- Menetapkan jarak perencanaan
- Ide teknik implementasi, produk, solusi
- Pekerjaan praktis
2) Administrasi pembuat keputusan
- Mengadakan supervise
- Administrator
- Promate keselamatan
- Pembuat keputusan
3) Kepemimpinan (leadership)
- Menaikkan relasi organisasi
- Amplikasi supervisi
- Kompetensi kepemimpinan
- Delegasi wewenang
- Keterampilan komunikasi
4) Manajemen Sumber Daya Manusia
- Devisi pekerja potensial
- Supervisi praktis
- Menaikkan badan manajemen relasi
5) Profesional, kualitas individu
- Kualitas dari pekerjaan
- Kuantitas dari pekerjaan
- Reliabilitas
- Inovasi
 6) Kumpulan, Pelanggan dan Lingkungan Luar
- Kumpulan relasi organisasi
- Kontak luar dengan konsumen
- Sales

d. Analisis Posisi Daftar Pertanyaan (PAQ Approach)

Analisis ini dilakukan dengan membuat format daftar pertanyaan dan jawaban dari beberapa
orang yang ada dengan mengandalkan yang dibutuhkan oleh dan individu. Teknik ini dapat
dilakukan dengan perkembangan perkembangan sebagai berikut.

1) Standar analisis pekerjaan

Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan mengandung kategori informasi input, konteks
pekerjaan dan beberapa karakteristik lain yang berhubungan dengan standar pekerjaan.
2) Perencanaan karier dan perkembangan individu
Tipe analisis ini dapat dilakukan oleh beberapa orang berbeda dan beberapa hal, antara lain
 Roman hasrat bekerja
 Kebutuhan organisasi dan kebutuhan individu
 Tangga karier

e. The Hay System

Ada tiga aspek penafsiran pekerjaan dalam metode the hay system yaitu:
1) "Bagaimana tahu
2) Jalan keluar, mengambil dari presentase "Bagaimana-tahu"
3) Akuntabilitas

10. Hubungan Analisis Pekerjaan dengan SDM

Analisis pekerjaan dari suatu perusahaan dalam mewujudkan eksistensinya untuk mencapai
tujuan memerlukan sejumlah karyawan yang mampu secara efektif dan efisien melaksanakan
seluruh volume kerja.

 Untuk itu diperlukan perencanaan SDM, yang berorientasi pada hasil analisis pekerjaan,
sehingga dapat melaksanakan fungsi tugasnya, baik dari segi kualitatif dan kuantitatif
berdasar deskripsi dan spesifikasi pekerjaan.
 Syarat individu berupa penyusunan syarat-syarat atau spesifikasi tertentu bagi suatu
pekerjaan. seperti pengetahuan, keterampilan, ketangkasan.
 Memilih tugas dan struktur pekerjaan meliputi usaha-usaha untuk mengalokasi dan
merestrukturisasi kegiatan-kegiatan pekerjaan ke berbagai kelompok.
 Taksiran potensi meliputi kegiatan memperkirakan kemampuan dan potensi yang dimiliki
karyawan terhadap suatu jenis pekerjaan
 Penilaian tugas merupakan suatu penilaian sistematis yang dilakukan oleh supervisor
terhadap prestasi pekerjaan dari pekerja.
C. RANCANG PEKERJAAN

Rancang pekerjaan merupakan pengembangan dari analisis pekerjaan, terkait dengan upaya
untuk memperbaiki efisiensi, efektivitas dan produktivitas perusahaan dan kinerja karyawan.
Dalam merancang suatu pekerjaan hendaknya memperhatikan hubungan antara teknologi dengan
manusia. Selain itu juga harus dapat memfasilitasi pencapaian tujuan perusahaan serta
mengetahui kapasitas dan kebutuhan karyawan yang melaksanakan pekerjaan tersebut. Hal yang
populer dalam rancang pekerjaan adalah perluasan pekerjaan (job enlargement) dan pengayaan
pekerjaan (job enrichment).

1. Kerangka Rancang Pekerjaan: Input-Output

a. Unsur Organisasi
Unsur organisasi (Organizational Element) dalam rancang pekerjaan menggunakan
pendekatan:
1) Mekanistik (Mechanistic Approach), di sini peningkatan efisiensi kerja dijadikan dasar
dalam memahami manajemen sebagai salah satu disiplin ilmu sosial.
2) Aliran Kerja (Work Flow) memengaruhi sifat produk dan hasil jasa.
3) Pendekatan Ergonomik (Ergonomic) melakukan optimalisasi produk dengan
memperbaiki hubungan karyawan dengan lingkungan kerja.

b. Unsur Lingkungan
Aspek kedua dalam rancang pekerjaan berhubungan dengan elemen lingkungan seperti
kemampuan dan ketersediaan tentang potensi karyawan potensial dan harapan sosial mereka
serta sikap fisik karyawan (ergonomy).
 Kemampuan dan ketersediaan karyawan. Pertimbangan efisiensi harus seimbang dengan
kemampuan dan ketersediaan orang yang akan melakukan pekerjaan itu. Sebagai contoh
ketika Henry Ford menggunakan lini perakitan mobil, ia sadar bahwa para pekerja yang
paling potensial itu kekurangan pengalaman dalam pembuatan mobil, dengan demikian
pekerjaan dirancang menjadi sederhana dan sedikit memerlukan pelatihan.
 Harapan sosial dan budaya.
Kemampuan menerima suatu rancang pekerjaan juga dipengaruhi oleh harapan budaya
dan sosial. Dengan tumbuhnya keanekaragaman kekuatan pekerja di Amerika Utara,
harapan ini akan memainkan suatu peran penting di dalam merancang pekerjaan. Ketika
sedang merancang pekerjaan untuk wilayah operasi internasional, desain yang seragam
harus memperhatikan perbedaan kepentingan nasional dan kultur budaya. Jam kerja, hari-
hari raya, liburan, jam istirahat, kepercayaan agama. gaya manajemen, tingkah laku dan
sikap karyawan adalah sebagian dari perbedaan yang mungkin memengaruhi rancang
pekerjaan yang melewati perbatasan internasional.
 Sikap tubuh karyawan (ergonomics)
Kinerja optimal memerlukan hubungan sikap fisik antara pekerja dan pekerjaannya yang
harus dipertimbangkan dalam merancang pekerjaan. Studi ergonomics mempelajari
bagaimana manusia secara fisik berhubungan dengan peralatan mereka. Meskipun secara
 alamiah sifat pekerjaan tidak banyak variasinya karena alasan ergomomis, penempatan
peralatan, tombol, dan hasil produk perlu dievaluasi dan dimodifikasi untuk lebih
memudahkan penggunaannya.

c. Unsur Perilaku
Para perancang pekerjaan menggunakan riset perilaku untuk menyediakan suatu lingkungan
pekerjaan yang membantu mencukupi kebutuhan individu. Tingkat kebutuhan tertentu
menjadi arti penting.
 Otonomi, yang berarti mempunyai tanggung jawab atas apa yang dilakukan dengan
memberi wewenang, mengambil keputusan untuk pekerjaan; penggunaan dari
keterampilan dan kemampuan yang berbeda;
 Variasi, penggunaan dari keterampilan dan kemampuan yang berbeda; selain itu
kurangnya variasi menimbulkan kebosanan sehingga sering melakukan kesalahan
 Identitas, apabila tidak mempunyai identitas, maka kurang tanggung jawab Identitas dan
kepuasan kerja menurun;
 Hubungan tugas, informasi atas kinerja;
 Umpan balik, perlunya penilaian tugas dengan mengontrol ke-4 unsur di atas.

2. Faktor-faktor yang Memengaruhi Rancang Pekerjaan

 Faktor Organisasional
Pertimbangan organisasional dalam merancang pekerjaan baru itu, mencakup juga dalam
hal-hal
- Pemilihan struktur organisasi
- Pola tanggung jawab dan wewenang tugas
- Prasarana kerja dan tradisi perusahaan
- Perlu tidaknya pengembangan dan pelatihan
 Faktor Lingkungan
Faktor lingkungan juga memengaruhi dalam rancang bangun pekerjaan di mana pekerja
itu berri dengan masyarakat sekitar. Paling tidak kita sebagai analis harus melihat dari
beberapa da pandangan seperti pekerjaan apa yang memang perlu diciptakan, tersedia
atau tidaknya acmasa pelaksana dan perlu tidaknya pemanfaatan teknologi canggih.
Tradisi budaya atau dat dat masyarakat setempat juga harus kita hargai dan hormati.
 Faktor Keperilakuan
Faktor Keperilakuan juga sangat signifikan dalam meningkatkan mutu kehidupan
berkarya orang di suatu organisasi sesuai dengan harkat dan martabat sebagai manusia.
Keleluasaan seorang dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab pekerjaannya akan
berdampak kepada kepuasan batin pekerja Sebab, jika kita terus-menerus dikendalikan
dan diawasi langsung oleh ung penyelia statasan kita akan mengakibatkan sikap apatis
dan prestasi kerja yang rendah.
  Variasi tugas dan identitas kerja juga memengaruhi betah atau tidaknya seseorang dalam
melakukan pekerjaan. Pemberian variasi dan cara-cara seseorang menyelesaikan
tugasnya adalah harus dipertimbangkan keletihan, kebosanan atau bahkan kecelakaan
kerja dapat berakibat fatal jika pekerja tidak merasakan keluasan dalam melaksanakan
pekerjaannya. Pekerja akan merasa bangga jika hasil kerjanya memberikan kontribusi
yang cukup besar bagi perusahaan. Hasil kerja individu seseorang akan jelas lebih terlihat
daripada dampak hasil kerja kolektif.

Pemilihan rancang pekerjaan akan melibatkan penyesuaian dengan kebutuhan bagi organisasi
yang bersangkutan. Perspektif pada rancang pekerjaan dapat digolongkan ke dalam empat
kategori utama:

 pendekatan persepsi
 pendekatan jenis kelarnin;
 pendekatan mekanis
 pendekatan motivasional.

Pendekatan persepsi dan jenis kelamin mempunyai dasar di dalam rancang-bangun faktor
manusia. Fokus utamanya adalah pada pengintegrasian antara manusia dan sistem mesin, seperti
dalam hal menyesuaikan rancang peralatan dan kecocokan antara mesin dengan operatornya.
Dua pendekatan lainnya dengan jelas menekankan masalah potensial yang sering terjadi dalam
organisasi mengenai rancang pekerjaan.

a. Pendekatan mekanis dan scientific management

Pendekatan yang mekanistis dikemukakan oleh Taylor's scientific management:
 pekerjaan harus dipelajari secara ilmiah. (hal ini yang harus dilakukan pada analisis
pekerjaan);
 pekerjaan harus diatur sedemikian rupa sehingga para pekerja dapat efisien;
 karyawan diseleksi untuk disesuaikan dengan kebutuhan pekerjaan (deskripsi tugas dan
spesifikasi pekerjaan digunakan pada perekrutan dan seleksi):
 karyawan harus dilatih untuk melaksanakan pekerjaan itu;
 kompensasi keuangan harus terkait secara langsung dengan kinerja dan harus digunakan
untuk penghargaan kinerja karyawan.

b. Job enrichment: suatu pendekatan motivasional

Pengayaan pekerjaan (job enrichment) adalah meningkatkan otonomi seseorang dalam
mengatur pekerjaannya, diberi keleluasaan dan tanggung jawab yang lebih besar dalam
merencanakan kegiatannya dan kesempatan yang lebih luas untuk mengendalikan diri
sendiri dalam melakukan berbagai aktivitas pekerjaannya.
Walaupun banyak pendekatan berbeda mengenai pengayaan pekerjaan, model
karakteristik pekerjaan adalah salah satu yang digunakan secara luas. Model ini
menunjukkan untuk mendorong suatu pekerjaan ke arah hasil yang diinginkan harus
menguasai "dimensi inti pekerjaan" meliputi:
  Variasi keterampilan
Adalah seberapa jauh jenis pekerjaan yang dilakukan seseorang memerlukan keahlian
yang berbeda di dalam menyelesaikan pekerjaan, yang melibatkan penggunaan
sejumlah keterampilan individu dan bakat.
 Identitas tugas
Adalah seberapa jauh seorang pekerja terlibat dalam penyelesaian seluruh pekerjaan dan
bagian-bagian pekerjaan yang bisa diidentifikasi, dalam hal ini melakukan suatu
pekerjaan dari permulaan sampai selesai dengan hasil yang nyata.
 Arti penting tugas
Adalah seberapa jauh suatu pekerjaan mempunyai arti penting dan dampak substansial
atas kehidupan atau pekerjaan orang lain, baik dalam lingkup organisasi yang segera
atau lingkungan yang eksternal.
 Otonomi/wewenang
Adalah tingkatan sampai sejauh mana seseorang diberikan kebebasan substansial,
kemandirian, dan keleluasaan kepada individu untuk merencanakan pekerjaan dan
menentukan prosedur yang digunakan untuk menyelesaikannya.
 Umpan balik
Adalah tingkatan pelaksanaan kegiatan memperoleh masukan yang jelas dan cepat dari
suatu pekerjaan oleh individu sehingga diperoleh informasi yang jelas tentang
efektivitas kinerjanya.

Kunci kondisi psikologis yang penting bagi motivasi dan kepuasan adalah:

1) Experienced meaningfulness/tingkat pemahaman

2) Knowledge of result/pengetahuan
3) Achievement/rasa berprestasi;
4) Recognition/rasa pengakuan;
5) Responsibility/rasa tanggung jawab;
6) Advancement/rasa pengembangan diri.

c. Rancang pekerjaan: tantangan yang berikutnya

Pada akhir tahun 1980 dan awal 1990, negara-negara Eropa dan Asia yang merupakan
pesaing organisasi Amerika melakukan revolusi rancang pekerjaan dengan berpaling dari
unsur-unsur dasar manajemen ilmiah dan mengikuti pola manajemen yang berkualitas.

3. Teknik Rancang Ulang Pekerjaan

Berbagai perubahan sering menuntut rancang ulang berbagai macam pekerjaan dalam
organisasi. Rancang ulang pekerjaan dimaksudkan agar karyawan tidak mengalami
kebosanan; jika Pekerjaan berlangsung lama dapat berakibat negatif terhadap karyawan
seperti apatisme, tidak peduli, motivasi rendah, keluhan, bahkan keinginan berhenti kerja.
a. Penyederhanaan pekerjaan
 Jika berdasarkan analisis ditemukan bahwa pekerjaan yang ada ternyata terlalu rumit,
maka perlu dilakukan penyederhanaan pekerjaan. Salah satu penyederhanaan kerja yang
dapat ditempuh ialah dengan membagi penyelesaian suatu pekerjaan kepada beberapa
karyawan. Namun, dalam melakukan penyederhanaan pekerjaan harus dijaga jangan
sampai pekerjaan yang harus diselesaikan begitu mudahnya sehingga tidak memberikan
tantangan, apalagi kalas sampai pekerjaan tersebut rutin dan berulang-ulang.
b. Overspecialisasi
Di dalam masyarakat industri maju pekerjaan rutin adalah sangat khusus, seperti posisi
lini perakitan sudah dibatasi. Pekerjaan ini jarang menawarkan peluang untuk
pemenuhan, pengenalan, pertumbuhan psikologis, atau sumber kepuasan kerja yang
lain. Untuk me ningkatkan kualitas bagi mereka yang menangani pekerjaan seperti itu,
para manajer dan para perancang pekerjaan dapat menggunakan berbagai metode untuk
meningkatkan pekerjaan. Cara paling luas digunakan adalah rotasi pekerjaan, perluasan
pekerjaan, dan pengayaan pekerjaan.
1) Rotasi pekerjaan
Dengan rotasi pekerjaan, karyawan dipindahkan dari satu pekerjaan ke pekerjaan
lainnya tanpa berubahnya jenjang kepangkatan atau jabatan yang bersangkutan.
Artinya, dalam rotasi, pekerjaan seseorang tetap sejenis dengan apa yang dikerjakan
selama ini. Namun, meskipun sifat pekerjaannya tidak berubah, tentunya akan ada
perbedaan-perbedaan tuntutan pekerjaan yang baru itu, misalnya dalam bentuk
keterampilan dan kemampuan kerja. Rotasi bermanfaat bagi karyawan karena
menghilangkan sifat bosan terhadap pekerjaan yang dilaksanakannya.
2) Perluasan pekerjaan (job enlargement)
Istilah ini mengacu pada beban kerja horizontal dan terjadinya peningkatan jumlah
serta keragaman tugas pekerjaan. Tugas yang ditambahkan pada tugas pokok yang
sedang dilaksanakan mirip dengan tugas baru yang ditambahkan pada pelaksanaan
pekerjaan. Atau meningkatkan cakupan pekerjaan yang dimiliki seorang karyawan
atau bertambahnya "isi suatu pekerjaan yang pada gilirannya akan membuat
aktivitas dalam penyelesaian suatu pekerjaan semakin bervariasi.
3) Pengayaan pekerjaan (job enrichment)
Pengayaan pekerjaan (pemuatan vertikal) mencoba untuk lebih menambahkan
tanggung jawab dan otoritas. Otonomi banyak diberikan dalam bentuk perencanaan,
pengendalian, dan penentuan keputusan. Lima faktor pengayaan pekerjaan dan
sekaligus memotivasi karyawan, yaitu prestasi, kekaryaan, pengembangan,
tanggung jawab, dan kinerja keseluruhan pekerjaan. Oleh karena itu, pengayaan
pekerjaan sering disebut sebagai ekspansi pekerjaan vertikal. Di dalamnya terdapat
komponen tambahan otoritas, tanggung jawab, dan otonomi karyawan.
4) Regu kerja otonomi
Regu kerja otonomi biasa juga disebut self-directed work team dan leaderless work
team adalah kelompok para pekerja dengan tugas dan tanggung jawab mereka
sering meliputi tugas para penyelia atau para manajer. Regu kerja pada umumnya
melibatkan tiga sampai lima belas anggota yang masing-masing secara ekstensif
 saling melatih untuk lakukan pekerjaan lainnya. Anggota kelompok diberi tujuan
sasaran dalam produksi atau pelayanan yang akan dicapai oleh regu. Kemudian
mereka secara bersama memutuskan antardiri mereka bagaimana mereka akan
mencapai tujuan yang diperlukan itu.

4. Peran SDM dalam Merancang Pekerjaan

Peranan sumber daya manusia dalam mendesain pekerjaannya adalah hubungan yang
sangat dinamis. Jadi, masukan-masukan atau pikiran-pikiran yang cerdas, tidak hanya
bersumber dari majikan atau perusahaan kekaryawan, tapi juga ada hak-hak mereka untuk
berperan aktif dalam merancang pekerjaannya. Tentu kita sebagai manusia, selalu bekerja
dan berusaha untuk ke arah yang lebih baik, lebih modern dan lebih bermartabat sesuai
dengan hak-hak asasi manusia. Bagaimana kita memperlakukan pekerja tidak hanya sebagai
objek tetapi sebagai aset kekayaan dalam berorganisasi dan berusaha