PEMBELIAN

No. Pertanyaan Jawaban SOP Checklist Keterangan

Observasi

1. Apakah terdapat SOP untuk Terdapat SOP v Minta SOP

Pembelian Bahan yang lain
unit pengadaan bahan
Makanan Kering dan terkait
makanan? Basah pembelian

2. Menu Siklus menu yang Siklus menu 10 hari Pastikan siklus Siklus snack :
digunakan adalah produksi makan
a. Bagaimana siklus
siklus menu 10+1 yang Foto master utama - Google Drive
menu yang diterapkan? dirancang oleh ahli gizi menu/siklus Siklus snack :
menu produksi makan
utama - Google Drive
Siklus menu :
produksi makan
utama - Google Drive

b. Berapakah rata-rata Jumlah pasien 45-50

orang
jumlah pasien atau jumlah
Karena digabung
kapasitas tempat tidur di dengan RSD Covid
Kawi
RSUD Malang?

3. Spesifikasi Sudah ada form https://drive.google.c

pemesanan yang berisi om/file/d/19H5-
a. Bagaimana isi dan bentuk
berat, jumalh, kolom WXVxuHrwYcy7sRdn
dari formulir spesifikasi bahan sesuai dan tidak KmdkNy9v8eQE/view
sesuai, keterangan ?usp=sharing
makanan untuk pemesanan
namun tidak terdapat
bahan makanan? nota pemesanan
 b. Bagaimana standar
kualitas dari setiap jenis
bahan makanan yang
dipesan?
Instalasi gizi Spesifikasi bahan Foto form
memberikan spesifikasi sudah ada pada form Pemesanan
bahan makanan pemesanan barang
kepada supplier,
kemudian apabila
bahan makanan tidak
sesuai dengan
ketentuan yang telah
ditetapkan maka akan
dikembalikan kepada
supplier dan supplier
diminta untuk
mengganti sesuai
dengan spesifikasi
yang telah ditentukan

c. Apakah selalu ada 1 tahun sekali sesuai

dengan pembaharuan
pembaruan berkala untuk
siklus menu
spesifikasi bahan makanan
atau menggunakan form yang
sudah ada dan blm pernah
ditinjau ulang?

d. Kapan dan bagaimana Saat sebelum kontrak

dilakukan, saat
spesifikasi bahan diberikan
pelelangan
pada supplier?

4. Estimasi bm yang dibutuhkan

Bahan makanan basah - Bahan makanan Foto:
3 hari sekali, agar tidak basah 2 hari sekali - Buku
a. Dalam jangka waktu
terjadi underdemand Permintaan
berapa lama, RS - Bahan makanan BM Basah
kering 1 bulan 2 kali - Buku
membutuhkan bahan dalam jangka waktu perencana
15 hari an sayur
makanan yang harus dipesan
- Buku stok
kembali? Basah: sayur
-Siapkan buku - Buku
permintaan bm persediaan
basak utk tau lauk
jumlah px, siklus,
pedoman menu
makanan biasa,
lunak, saring, buku
perencanaan sayur,
buku stok sayur,
buku persediaan
lauk
-Hitung jumlah px utk
waktu makan
-Hitung kebutuhan
sayur dg standar
berat BDD dalam
buku perencanaan
sayur
-Hitung kebutuhan bm
basah berdasarkan
pedoman menu
-Serahkan buku
permintaan bm
basah ke KUP utk
SP bm basah

b. Bagaimana KAWI : 1. Buat Form

- Jumlah pasien perhitungan Perhitungan
perhitungan atau forecasting
total+ 10 untuk kebutuhan BM kebutuhan
kebutuhan bahan makanan? RSD Covid di harian bahan
setiap harinya berdasarkan makanan
 RSUD MALANG menu dan
: jumlah pasien Foto Buku
- +5 untuk RSUD 2. Tulis kebutuhan Permintaan
Kota Malang BM harian
Agar dalam form
menghindari pemesanan BM
under/over dan berikan
production kepada
rekanan
Rekomendasi : 3. Periksa dan
Melakuakn perhitungan terima BM dari
purcashing dengan rekanan sesuai
menggunakan rumus dengan
sesuai teori spesifikasi BM
dan jumlah
yang dipesan

5. Estimasi bm yang dipesan Perencanaan Alur Tanya Bu Alif

anggaran mulai dari pengadaan
a. Bagaimana prosedur
bahan makanan kering anggaran
anggaran (pengajuan, dan basah
Pengajuan pada
penentuan, dsb) yang
kepala urusan
dibutuhkan untuk pengadaan perencanaan
bahan makanan?

b. Jenis metode apakah yang Kontrak, Pelelangan

digunakan untuk pembelian
bahan makanan?

c. Berapa kali atau basah : 3 hari sekali Pemesanan bahan

Kering: 1 bulan 2 kali makanan basah 2 hari
bagaimana frekuensi atau
(15 hari 1x) sekali, pemesanan
 jadwal pemesanan bahan bahan makanan kering
1 bulan 2 kali (15 hari
makanan dilakukan? Baik
sekali)
untuk bahan makanan kering
dan basah

d. Berapa kali atau Pemesanan bahan Tanya ttg Nitip Haz Nova
makanan basah 2 hari PENGANTAR
bagaimana frekuensi atau
sekali, pemesanan AN
jadwal pengantaran bahan bahan makanan kering
1 bulan 2 kali (15 hari
makanan dilakukan? Baik
sekali)
untuk bahan makanan kering
dan basah

e. Apakah ada penentuan Dari suppliernya tidak Cek rekaman

ada, tapi dari pihak RS
alat dari supplier untuk
meminta adanya box
pengantaran bahan dan trolley
makanan?
Rekomendasi :
Melakukan
pengecekan
kesesuain alat
List peralatan apa
saja yang harus
dimiliki supplier

6. Persediaan yang diinginkan Foto Gudang https://drive.google.c

Penyimpanan om/drive/folders/1cLB
dan stok
IQpBY8D2bedlmMvs
a. Berapa banyak atau luas Hitung ubin ZKHXbTlpaLDdr?
Bawa meteran usp=sharing
kapasitas dari gudang
penyimpanan bahan
 makanan?

b. Bagaimana metode Tanya unit

penyimpanan
penyimpanan bahan makanan
yang diterapkan?

c. Berapa banyak jumlah stok Foto form https://drive.google.c

persediaan om/drive/folders/1cLB
aktual baik jumlah persediaan
bahan IQpBY8D2bedlmMvs
dan jumlah aman bahan ZKHXbTlpaLDdr?
usp=sharing
makanan yang dapat
disimpan?

7. Pemesanan bahan makanan Sesuai SOP - Siapin buku

permintaan (untuk
a. Bagaimana alur
tahu jumlah px,
pengadaan dan pemesanan menu yg dimasak 2
hari -> utk nentuin
bahan makanan yang
bm basah dan
dilakukan oleh RS? kering
- Hitung jumlah px
per waktu mkn
- Hitung kebutuhan
bm basah kering
per menu
- Serahkan buku
perencanaan bm
basah dan kering
yg sudah
diestimasi kpd
kepala Urusan
Perencanaan utk
buat SP bm basah
kering utk
 pembelian kpd
rekanan

8. Supplier dan survei pasar Yang cocok yaitu Tanya Bu Alif

setara dengan atau
a. Apakah terdapat kualifikasi
25% harga pasar dan
supplier yang dipilih atau terdapat sertifikasi
cocok utk dijadikan
bagaimanakah?
rekanan

b. Apakah harus terdapat Ya ada

sertifikasi halal untuk supplier
yang dipilih?

c Bagaimana isi dari MoU Foto MoU Tanya Bu Alif

perjanjian
dengan supplier terkait?
dengan
supplier

d. Apakah RS melakukan Setahun sekali Cek rekaman

survei pasar? Jika iya, berapa
kali frekuensi dilakukannya?

e. Bagaimana bentuk dan isi Dari SP Foto Nota Cek rekaman

pemesanan
dari nota pemesanan?
https://drive.google.c
Bagaimana pelaksanaan om/file/d/19H5-
WXVxuHrwYcy7sRdn
evaluasi dari supplier yang
KmdkNy9v8eQE/view
dipilih? ?usp=sharing

9. Sumber daya manusia dan Jumlah petugas

pengadaan 1
beban kerja
 a. Berapa banyak jumlah (Bu Siska)
Minta SP ke Bu Handa
petugas pada unit pengadaan
bahan makanan

b. Bagaimana shift dan https://drive.google.c

om/file/d/1c6_fH89C4
jadwal kerja dari petugas
Z8JFhbRjy4efm9utM
tersebut? gATfu3/view?
usp=sharing
c. Bagaimana pembagian Terdapat 1 pegawai
yang melakukan
jobdesk dari para petugas di
perencanaan anggaran
unit terkait? sampai persetujuan KU
dan pemesanan bahan
makanan

d. Apakah terdapat cuti yang https://drive.google.c

om/file/d/1qPVc0sRji
dapat dilakukan oleh
9BeLY8WeeWA8GC
petugas? GDX4U-2pt/view?
usp=sharing

e. Apakah terdapat pelatihan Belum ada dalam 2

tahun terakhir, kecuali
yang dapat dilakukan oleh
kalau mau ada
petugas? akreditasi

10. Proses rekrutmen Alur Tanya Bu Alif

Perekrutan
a. Bagaimana tahapan
pegawai
proses rekrutmen terkait
petugas di unit terkait?

11. Kualifikasi
a. Apakah terdapat standar
kualifikasi untuk menjadi
petugas di unit terkait?
Transkrip :
Pembelian basah :
Missal tanggal 27 pake siklus menu ke 7 sekarang bikin SP merencanakan untuk siklus menu lusa tanggal 9 dan 10 biasanya membuat
3 hari jaga jaga lonjakan pasien jadi siklus menu 8,9,10 di range range kebutuhannya apa

Cara perhitunganforcasting menu :

Covid : plus sepuluh : missal pasien 10 di plus 10 lagi untuk jaga jaga, sama melakukan crosscheck untuk 3 harinya ini kurang atau
enggak
RSUD : plus 5 : Paien ditambah 5 -> tidak mengalami kekurangan

METODE PEMBELIAN
Memakai kontrak setahun
terdapat 2 form
- Form basah
- Form kering
- Alur pengembalian apabila tidak sesuai
Kering : 1 bulan 2 kali
Spesifikasi ada pembaruan atau tidak : dilakukan setiap tahun sekalian pembaruan siklus menu,
Alur pembelian : sudah sesuai
Alur suppler :
- Sebelumnya memberi spesifikasi pada rekanan
- Forcasting menu :
- Prosedur anggaran :
- Dana APBD 100 persen untuk pembagiaannya dari penunjang yang lebih tahu bu alif , missal tahun kemarin butuh 150 untuk
tahun ini bisa ditambah atau dikurangi
- Diawal tahun sudah dikasi anggarannya, misal alokasi 500 juta tiap tahu tapi sisa 100 jt maka bisa dialokasikan ke kering
- Makanan basah dan kering langsung satu rekanan
- Isi MOU : ke bu alief
- Kriteria nya 25 persen harga pasar takutnya ada lonjakan harga nya
- Supplier ada penentuan alat atau engga ? box , trolly (blm bisa) -> menggunakan trolley RSUD
- Kualifikasi supplier : mempunyai sertifikat sebagai pendukung menjad rekanan, -> bu alif perlu tidak sertifikasi halal
- Survei pasar -> setahun sekali (bagaimana melakukan survei pasarnya)
- Nota pemesanannya tidak ada , pencairan nominal harganya ada sendiri kemudian ada rekapan per st bulan dan tahun
 pencairannya setiap bulan
- Evaluasi supplier -> langsung dikembalikan / bawa kesini sesuai dengan spek
- Requirtment ->
- Buku stok masuk ke penyimpanan

A. LIST PERTANYAAN UNTUK BU ALIEF

1. Kriteria supplier
2. Sertifikasi apa saja yang harus dimiliki supplier
3. Proses requirement pegawai
4. Bagaimana isi MOU dengan supplier bahan makanan
5. Bagaimana Prosedur penganggaran bahan makanan
6. Prosedur pencairan dana pada supplier

PR
- Membandingkan form pemesanan dengan teori
- Membansingkan prosedur pelelangan dengan teori
- Membandingan kesesiuan metode pembelian dan teori
- Memberikan rekomendasi terkait forcasting bahan makanan
- Rekomendasi metode pembelian yang sesuai dengan RS