3.

7 SistemPengolaanRekamMedis

Sistempengolahanrekammedisterdiridaribeberapasubsistem, yaitu: pendaftaranpasien,

assembling, coding, indexing, dan penyimpananberkasrekammedis.
1.Subsistem pendaftaranpasien
Subsistempendaftaanpasiendalam system
pengelolaanrekammedismembahastentangpenamaanpasien dan
penomoranberkasrekammedis.
2.Subsistem assembling
Kegiatan assembling adalahkegiatananalisa dan penataan/perakitanberkasrekammedis yang
telahselesaidipergunakandalamkegiatanrawatjalan dan rawatinap.
Untukkegiatanevaluasipengisianberkasrekammedis, berkasrekammedis yang
tidaklengkapharussegeradilengkapi dan dikembalikanke unit rekammedis.
3.Subsistem coding
Kegiatanpengkodeanadalahpemberianpenetapankodedenganmenggunakanhuruf dan
angkaataukombinasiantarahuruf dan angka yang mewakilikomponen data. Tenaga
rekammedissebagaipemberikodebertanggungjawabataskeakuratankodedarisuatu diagnosis
yang sudahditetapkan oleh tenagamedis.
4.Subsistem indexing
Kegiatanpengkodeanadalahpembuatantabulasisesuaidengankode yang
sudahdibuatkedalamkartuindek. Hasil pengumpulankode yang berasaldari data penyakit,
operasipasien dan pengumpulan data dariindeks yang lain
dilaporkankepadakepalabagianrekammedissebagaibahanuntukpenyajian data statistik.
5.Subsistempenyimpananberkasrekammedis
Cara pengurusanpenyimpananberkasrekammedisadadua, yaitusentralisasi dan desentralisasi.
Cara
pengurusansentralisasiadalahpenyimpananrekammedispasiendalamsatukesatuanbaikcatatanku
njunganpoliklinikmaupuncatatanselamapasiendirawat.
Sedangkancarapengurusandesentralisasiadalahpenyimpananberkasrekammedispasiendenganc
aramemisahkanantaraberkasrekammedispoliklinikdenganberkasrekammedispasienketikarawa
tinap.

3.8 Sistempenomoran
Adalah tata carapenetapannomorrekammedisbagipasien yang mendaftaruntukberobat dan
semuaformulirrekammedisatasnamapasientersebut
1. Cara Seri (Serial Numbering system)
Pemberiannomorkepadasetiappasien yang berobat ,baikpasien yang
barudatangmaupun yang berobatulang (lama).
Keuntunggan:
 Bagipasien yang berobatulang (kunjunganberikutnya)
akanlebihcepatdilayanikarenapasienlangsungmemperolehnomor dan
berkasrekammedisnya. • Petugastidakperlumencari DRM lama pasien yang
bersangkutan. • Pasientidakperlumembawa KIB dan petugastidakperlumencatat dan
mengelola KIUP.
Kerugiaan:
Terhadappasien → informasimedispasien yang tercatat pada DRM kunjungan yang
lalutidakdapatdibaca pada kunjunganberikutnya →
tidakadakesinambunganinformasimedis. Terhadappenyimpanan DRM →
tempatpenyimpanan DRM akancepatbertambah → bebanpenyimpanantinggi.

2. Cara Unit (Unit Numbering System)

Suatusistempemberiannomorrekammedisbagipasien yang mendaftaruntukberobat →
akantetapdigunakan pada kunjunganberikutnya. → pasienmemperolehnomor dan
folder RM hanya 1 x seumurhidupselamaberobat di saranayankestersebut. DRM
atasnamaseorangpasiendisimpandalamsatu folder. → perlupengelolaan KIB dan
KIUP.
Kelebihan:
Informasihasilpelayananmedisbagiseorangpasienberkesinambungandariwaktukewaktu
dan darisatutempatketempatpelayananyng lain → data pasien dan pelayanan yang
diberikandisimpandalamsatu folder.
Kekuranggan:
Pelayananbagipasien yang pernahberobatakanlebih lama jikadibandingkandengan
SNS → petugasharusmenemukan DRM atasnamapasiendulu, apalagipasientanpa KIB.
Solusi → memisahkanantaraloketpasien lama denganpasienbaru
Loketpasien lama → pasienmembawa KIB &tidakmembawa KIB →
menanyakannamapasien&mencarinomor RM pada KIUP

3. Cara Seri Unit (Serial Unit Numbering sytem)

Sistempemberiannomordenganmenggabungkanantara SNS dan UNS → setiappasien
yang mendaftardiberinomor& folder RM baru → selesaipelayanandicarikandatanya
pada KIUP → biladitemukan, makadokumenbarudigabungkandengan yang lama →
nomor lama dipakai → nomorbarudicoretuntukdigunakanpasienbaruyl. → DRM
disimpansesuaidengannomor lama.
Kelebihan:
Sisteminimenjadilebihcepat → semuapasiendianggappasienbaru → diberinomor dan
folder RM baru.
Kekurangan:
•Petugaslebih repot selesaipelayananpendaftaranpasien.
• Informasimedissaatpelayananmedistidakberkesinambungan →
dapatberkesinambungansetelahdokumen-dokumen RM
seorangpasiendisatukandalamsebuah folder.
3.9 Sistempenomoran
“Salah satusistemdaripenyelenggaraan RM
dimanasemuapasienygdatangkeinstansipelayanankesehatandiberikansuatunomorReka
mMedis (No.RM) ygberfungsisebagai salah satuidentitaspasien“.
 RekamMedis pada hampirsemuapasienpelayanankesehatandisimpanmenurutnomor,
yaitunomorpasienmasuk (admission number).
Dahuluberbagairumahsakitmenyimpanrekammedisberdasarkan :namapasien,
nomorkeluarataukode diagnose. Penyimpanansecara alphabets menurutnama-
namapasienagaklebihsulit dan memungkinkanterjadinyakesalahan-
kesalahandibandingkandenganpenyimpananberdasarkannomor.
Penggunaannomorkeluar (discharge number) dan nomorkode diagnose (diagnostic
kode number). Umumnyaternyatatidakmemuaskankarenarekammedis lain-
lain/register sangatmemerlukannomorpasienmasuk (admission number).

Jikakartupasienindekshilang, nomormasuknyadapatdiperolehdari salah satucatatan,

denganmengetahuinama dan tanggalmasuknya.
Tetapijikamenggunakannomorkeluarkartuindekstidakdapatmenolonguntukmenemuka
nnomorkeluar, sehinggalokasirekammedisnyasukardiketahui.

Sistempenomorandalampelayananrekammedisyaitu tata-carapenulisannomor yang

diberikankepadapasien yang datangberobatsebagaibagiandariidentitaspribadipasien
yang bersangkutan. Nomorrekammedismempunyaibeberapakegunaan dan tujuanyaitu,
sebagaiidentifikasidaripasien, petunjukpemilik folder dokumenrekammedispasien
yang bersangkutan, Registrasipasien (Pada waktu admission), untukpedomandalam
tata-carapenyimpanan (penjajaran) dokumenrekammedis, dan
sebagaipetunjukdalampencariandokumenrekammedis yang telahdisimpan di filing.

Ketikapasiendatangberobat, petugasrekammedisharusmemberikannomorrekammedis
dan mencatatnyakedalambeberapaformulirrekammedisyaitu, KartuIdentitasBerobat
(KIB), KartuIndeks Utama Pasien (KIUP), formulir data dasarpasien,
formulirmasukkeluar, buku register pendaftaranpasien.

3.10 SistemPenjajaran

Jikasistempenyimpananmengaturmengenaipenyatuanataupemisahanberkasrekammedi
sdalamruangpenyimpanannya,
makasistempenjajaranataupenataanmengaturcaramenataberkasrekammedisdalamlema
ripenyimpanannya.
Penjajaraninipentingkarenajikaberkasrekammedishanyabegitusajadimasukankedalaml
emarimakaakantimbulkesulitanbesar pada saatnantiakanmencarinyakembali.

Dikenalbeberapametodeuntukmenataberkasrekammedis, yaitumetodealfabetik,
numerik, dan alfanumerik.

1. Sistempenjajaranalfabetik
Dalammetodealfabetikberkasrekammedisdijajarkanmenuruturutanalfabet/ abjad.
Umumnya yang digunakansebagaipedomanurutanadalahnamapasien.

Ada tigacaramengurutkandalammetodealfabetikal, yaitu :

  alfabetikmurni
 fonetik
 soundexfonetik
2. Sistempenjajarannumerik
Dalammetodeini, berkasrekammedisdijajarkanmenurutnomorrekammedisnya,
jadibukanmenuruturutan abjad namapasien. Nomorrekammedisinitercantum pada
folder rekammedis. Karena
nomorrekammedispadafoldermenjadiacuanuntukpenataanberkasrekammedis, maka
folder harusdirancangdenganbaik agar nomorrekammedisdapatdenganmudahdilihat
dan dibaca.

Terdapat 3 caramenataberkasrekammedissecaranumerik, yaitu :

 sistemangkalangsung (straight numerical filing/ SNF)

 sistemangkaakhir (terminal digit filing/ TDF)
 sistemangkatengah (middle digit filing/ MDF)
3. Sistemangkalangsung (straight numerical filing/ SNF)
Sesuaidengannamanyamaka pada
sisteminiberkasrekammedisdijajarkansecaraurutmenuruturutannomorrekammedisnyasebagai
manaurutanangka. Berkas yang disimpansetelahnomor 12-27-65 adalah 12-27-66, lalu 12-
27-67 dan kemudian 12-27-68, dan seterusnyaseperti pada ilustrasiberikutini.

4. Sistemangkaakhir (terminal digit filing/ TDF)

Dalammetode TDF, nomorrekammedisdibagimenjadi 3 kelompok digit dan masing-
masingdiperlakukansebagai digit primer, digit sekunder, dan digit tersier.

Contoh, untuknomorrekammedis 98-27-65 terbagimenjadi :

Digit primer digunakansebagaipedomankelompokpenyimpanan. Jadinomorrekammedis 98-

27-65 tersebutakandisimpandalamkelompok 65. Kelompokpenyimpananiniselanjutnyadisebut
section. Jadidalammetode TDF ada 100 section yaitu section 00 sampai section 99. Satu
section menampungsemuaberkas yang memiliki digit primer yang sama.
Urutanpenataandalam section mengikuti digit sekunderlalu digit tersiernya.
Jadisetelahberkasrekammedisnomor 98-27-65 makaberikutnyaadalahnomor 99-27-65,
lalunomor 00-28-65, kemudian 01-28-65 dan seterusnya.

5. Sistemangkatengah (middle digit filing/ MDF)

Sisteminimenggunakan 2 angkadibagiantengahnomorsebagai digit primer. Pembagianlokasi
digit primer, sekunder, dan tersierdalammetode MDF adalahsebagaiberikut :

Misalnyaberkasrekammedisnomor 65-27-98, posisi digit

primernyayaituangka27,digitsekundernyaangka 65 dan digit tersiernyaangka 98
sepertiditunjukkandalamskemadiatas. Denganposisi digit sepertiinimakadalammetode MDF
berkasnomor 65-27-98 akandisimpandalam section 27 sesuaidengan digit primernya.
Seandainyadisimpanmenurutmetode TDF makaberkasnomor 65-27-98 tersebutakanberada di
section 98. Jadiposisi digit primer tetapmenjadipenentuletak section
berkasrekammedistersebut. Jadidalammetode MDF inidibutuhkan 100 section juga yaitu
section 00 sampai section 99. Jumlahlemaritidakmenjadimasalahutama, yang
lebihpentinglemari yang adaharusbisadibagimenjadi 100 section.

3.12 Jenis Formulir

Jenis-jenis formulir Rumah Sakit Umum Karsa Husada Batu terangkum menjadi 3 bagian,
yaitu:

1. Formulir Rawat Jalan

2. Formulir Rawat Inap

3. Formulir Gawat Darurat

3.13 JenisBuku register pasien

Jenis / Bentukbuku register yang seharusnyadipakai pada rumahsakityaitu :

1)Buku Register PendaftaranPasien Rawat Jalan disebut Reg. 1
2)Buku Register PelayananPasien Rawat Jalan disebut Reg. 2
3)Buku Register PendaftaranPasien Rawat Inapdisebut Reg. 3
4)Buku Register PelayananPasien Rawat Inapdisebut Reg. 4
5)Buku Register Pembedahandisebut Reg. 5
6)Buku Register Persalinan dan Abortus disebut Reg. 6
7)Buku Register Tindakan/PelayananDiagnostik/terapidisebut Reg. 7
8)Buku Register PenerimaanSpesimenPasiendisebutReg. 8
9)Buku Register KegiatanPemeriksaanLaboratoriumdisebut Reg. 9
10)Buku Register Rujukandokterahlidisebut Reg. 10
11)Buku Register Kunjunganrumahdisebut Reg. 11