Memahami Jenis – Jenis Dokumen dalam Administrasi

Perkantoran
administrasi perkantoran  
Dalam adminstrasi perkantoran, dokumen adalah salah satu bagian
penting. Dokumen ini mencakup segala surat – surat atau benda – benda
berharga yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung
keterangan.

Dalam pembagiannya, ada beberapa jenis dokumen yang dibedakan

menurut hal – hal tertentu. Jenis – jenis dokumen tersebut dibedakan
berdasarkan kepentingan, fungsi dan bentuk fisiknya.

Jenis - Jenis Dokumen Berdasarkan Kepentingan

Dokumen berdasarkan kepentingannya dapat terdiri dari dokumen

pribadi, dokumen niaga, dokumen sejarah serta doumen pemerintah,
dengan keterangan sebagai berikut :

a. Dokumen pribadi
Dokumen probadi yaitu dokumen yang menyangkut kepentingan pribadi
atau perorangan. Contoh dokumen pribadi : KTP, SIM dan ijasah

b. Dokumen niaga
Dokumen niaga merupakan dokumen yang berkaitan dengan perniagaan
yang berupa surat-surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat
pembayaran. Contoh dokumen niaga : cek, packing list, obligasi, saham,
faktur, kuitansi, surat pengantar, bill of lading dan letter of credit.

c. Dokumen sejarah
Dokumen sejarah merupakan dokumen yang berkaitan dengan sejarah
yang berupa catatan penting sebagai alat pembuktian peristiwa yang
terjadi pada masa lampau. Contoh dokumen sejarah : fosil, tugu,
rekaman film perjuangan, autobiografi dan naskah proklamasi.

d. Dokumen pemerintah
Dokumen pemerintah meliputi dokumen yang berisi tentang informasi
ketatanegaraan suatu pemerintahan sebagai pembuktian kegiatan suatu
pemerintahan. Contoh dokumen pemerintah : Keputusan Presiden,
Undang-Undang, peraturan pemerintah, peraturan daerah dan perjanjian
kerjasama antar Negara.

Baca juga: Contoh Surat Bentuk Setengah Lurus (Semi Block

Style)
Jenis Dokumen Berdasarkan Fungsi

a. Dokumen dinamis
Dokumen dinamis yakni dokumen yang dipergunakan secara langsung
dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Terdapat 3 macam
dokumen dinamis yang meliputi dokumen dinamis aktif, semi aktif dan
inaktif.

b. Dokumen statis
Dokumen statis merupakan suatu dokumen yang tidak secara langsung
dipergunakan dalam pekerjaan kantor.

Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisiknya

Dokumen berdasarkan bentuk fisiknya dapat terdiri dari dokumen literer,

dokumen korporil, dan dokumen privat. Dengan penjelasan sebagai
berikut:

1. Dokumen literer merupakan dokumen yang ada karena dicetak,

ditulis, digambar, atau direkam (dikumpulkan didalam
perpustakaan). Contoh dokumen literar : buku, majalah dan film
 2. Dokumen korporil merupakan dokumen yang berupa benda sejarah
(dokumen ini dikumpulkan dimuseum). Contoh dokumen korporil :
arca, patung, pakaiam adat, uang kuno, keris. 
3. Dokumen privat merupakan dokumen yang berupa surat / arsip
(disimpan dengan system kearsipan). Contoh dokumen privat :
surat dinas, surat niaga, surat berharga, surat tanda bukti dan
laporan.

Dari ketiga macam dokumen yang ada tersebut, yang termasuk dalam
dokumen kantor adalah dokumen privat.