TASK BREAKDOWN

FRONT OFFICE PRAKTIKUM SEM IV - 2020

KELOMPOK 3 A

Pertemuan IV Shift 1 12 Agustus 2020

KRISNA PUTRA F 18051000002

BAGAS PRIYO W 18051000004

EKA AMALIA R 18051000006

ALFIAN NOFERRY P 18051000008

BRYAN MARER Y 18051000010

D-III PERHOTELAN
PROGRAM DIPLOMA KEPARIWISATAAN
UNMER MALANG
1. Organitation Chart

2. JOB DESK
1. FRONT OFFICE MANAGER
 Mengarahkan dan mengawasi seluruh bawahan secara langsung dan menjamin
bahwa operasional sehari-hari di kantor depan berjalan lancar. Tugas dan
Tanggung Jawabnya :
 Berpartisipasi terhadap proses seleksi dan penerimaan karyawan di bagian kantor
depan hotel.
 Merencanakan pelatihan, cross-train, dan pelatihan kembali para karyawan di
Front Office.
 Membuat dan mengatur jadwal kerja karyawan
 Mengawasi pekerjaan bawahan terutama pada saat pergantian shift dan jam-jam
sibuk.
 Mengevaluasi kemampuan kerja bawahan
 Memelihara hubungan kerja dan komunikasi yang baik denganseluruh departemen
di hotel.
2. RECEPTIONIST
 Menyambut tamu yang datang dan memberikan informasi serta arahan
terkait kunjungannya.
 Melayani keluhan dari pelanggan.
 Mengelola arsip yang berhubungan dengan resepsionis dan melakukan kegiatan
administrasi sederhana.
 Menerima dan meneruskan surat yang masuk.
 Bersiap dan menunggu tamu di meja lobi perusahaan
 Mencatat data tamu yang berkunjung setiap hari
 Menentukan strategi dan sikap ketika tamu yang datang melakukan hal tak
terduga
3. RESERVASI
 Mencatat pemesanan tamu melalui media ataupun walking guest.
4. Cashier
 Penanganan pembayaran tamu hotel
 Pelayanan tukar uang asing(money changer)
 Pelayanan titip barang berharga
 Penyusunan hasil rekapitulasi hasi penjualan hotel

5. Bellboy
 Mengambil dan mengantarkan barang-barang bawaan tamu mulai dari mereka
datang, sampai mereka pulang.
 Memberikan kode barang yang berbeda kepada barang tamu, agar tidak tertukar
dengan barang tamu lainnya.
 Mengambil dan mengantarkan barang yang dimiliki oleh tamu dengan cepat dan
efisien kedalam kamar tamu.
 Menyediakan layanan transportasi.
 Membukakan pintu mobil untuk tamu.
 Memastikan bahwa tidak ada kendaraan yang parkir jalan masuk pintu Lobi
Hotel.

3. TOPIC
How to Accomodate Company group to the meeting room
4. SOP Menangani tamu rombongan

 Tamu dari suatu perusahaan memasuki hotel dengan bus di sambut

doorman

 Trolley sudah siap di depan lobby,jika diperlukan.

 Waktu menurunkan sebaiknya didampingi security maupun Gm suatu

company tersebut

 GM company tersebut ditemui dulu untuk diantar ke lobby, diajak

duduk dan berbincang

 Semua tamu meeting di persilakan duduk di lobby, lounge atau

tempat khusus tidak jauh dari lobby, untuk reservasi meeting room
pada hari itu juga .

 Welcome drink sudah disiapkan di tempat kedatangan tamu sudah

disiapkan juga di meeting room .

 Bell captain dan bellboy mengurus barang bawaan tamu dan

memasang luggage tag

 Pimpinan rombongan mengisi registration card, satu untuk satu

rombongan

 Receptionist memeriksa registraton card dengan seksama, biasanya

disertai dengan lampiran yang diketik rapi, yang menunjukkan lokasi
kamar.

 Cara penyerahankunci meeting room diantarkan oleh f.o yang

berjaga pada saat itu.

 Bell captain mengatur strategi ke bellboy untuk pendistribusian

barang masing-masing tamu ke meeting room .

 Tamu dipersilahkan masuk ke dalam meeting room bersamaan

dengan barang bawaan tamu.
5. LAYOUT

MAIN DOOR

RECEPTIONIST

FO CASHIER

ARAH KE MEETINGROOM

RESTAURANT

RESERVASI

6. UNIFORM
Menggunakan baju biru celana krem,diikuti dengan dasi dan juga jas putih