Anda di halaman 1dari 5

TUGAS TUTORIAL KE-1

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

Nama Mata Kuliah : Manajemen


Kode Mata Kuliah : EKMA 4116
Jumlah sks : 4 SKS
Nama Pengembang : Helmiatin, S.E, M.Si
Nama Penelaah : Sucipto, S.Pd., M.Sc
Status Pengembangan : Baru/Revisi*
Tahun Pengembangan : Tahun 2020
Edisi Ke- : 2 (dua)

Skor Sumber Tugas


No Tugas Tutorial
Maksimal Tutorial
1 Proses manajemen mencakup berbagai kegiatan 40  Modul 1
yang ada di organisasi, secara umum terbagi  Kegiatan
menjadi beberapa kerangka Belajar 1
Sebutkan dan Jelaskan masing-masing proses
manajemen secara umum!
2 Perencanaan dalam organisasi dengan berbagai 60  Modul 3
variasinya ditujukan untuk membantu mencapai  Kegiatan
tujuan organisasi secara maksimal. Belajar 1
Sebutkan dan jelaskan masing-masing jenis
Perencanaan dan Proses Perencanaan dalam
sebuah organisasi

*jawaban pada halaman 2 s/d 5

Jawaban :

1. Proses manajemen
Meliputi kegiatan yang secara teoritis berurutan mulai dari perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan dan pengendalian. Namun, pada prakteknya proses manajemen tidak selalu
berurutan seperti teknis di atas. Proses manajemen pada kondisi realistis harus bisa
menyesuaikan dengan kebutuhan aktual. Suatu organisasi yang satu tidak akan memiliki
kondisi yang sama dengan kondisi organisasiyang lainnya. Bisa saja suatu organisasi memiliki
perencanaan dan sistem pengendalian yang bagus tapi buruk dipelaksanaannya; maka proses

1|5Page
manajemen bisa difokuskan pada pengorganisasian dan pengarahan anggota organisasi.
Adapun penjelasan dari 4 (empat) kegiatan proses manajemen secara umum sebagai berikut:
1.1. Perencanaan
Perencanaan berarti kegiatan menetapkan tujuan organisasi dan memilih cara yang
terbaik untuk mencapai tujuan tersebut. Pertama-tama, rencana ditetapkan untuk
organisasi secara umum/keseluruhan. Kemudian ditetapkan rencana yang lebih detail
untuk masing-masing bagian atau divisi. Perencanaan juga harus memikirkan alokasi dan
penggunaan sumber daya, bagaimana memantapkan konsistensi kegiatan anggota
organisasi dan berguna untuk memonitor kemajuan organisasi.
1.2. Pengorganisasian
Adalah kegiatan mengoordinasi sumber daya, tugas dan otoritas di antara anggota
organisasi agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan cara yang efektif dan efisien.
Pengorganisasian harus memperhatikan kompleksitas proses internal dan sumber daya
yang dimiliki. Misal struktuk perusahaan pabrik semen memiliki direktur, manajer
produksi, manajer keuangan, manajer sales, manajer kualitas dan manajer HRD. Namun
perusahaan tambang pasir mungkin hanya memiliki struktur direktur manajer produksi
yang merangkap logistik dan administrasi.
1.3. Pengarahan
Pengarahan adalah cara membuat bagaimana orang-orang lain bekerja untuk
mencapai tuuan organisasi . Gaya/Metode pengarahan berbeda-beda setiap organisasi.
Manajemen harus bisa menyesuaikan kultur perusahan, jenis pekerjaan dengan budaya
orang2 pada umumnya. Contoh perusahaan periklanan/grafis yang mengedepankan
kreativitas biasanya memiliki suasana kerja yang tidak formal, tidak perlu memakai
seragam dan memiliki jam kerja yang longgar (flexible hour). Hal ini berbeda dengan
perusahaan perakitan mobil ang biasanya memiliki suasana formal dan disiplin tinggi
dalam jam kerjanya.
1.4. Pengendalian
Pengendalian adalah proses memastikan bahwa kegiatan organisasi berjalan sesuai
rencana. Manajer harus selalu memonitor kemajuan organisasi dan proses pengendalian
membantu manajer dalam melakukan tugasnya karena pengendalian memiliki fungsi :
1.4.1. Menentukan standar prestasi /KPI (Key Performance Indicator)
1.4.2. Mengukur Prestasi yang telah dicapai
1.4.3. Membandingkan prestasi yang telah dicapai dengan standar prestasi yang telah
dibuat
1.4.4. Melakukan perbaikan jika ada penyimpangan dari standar prestasi

Sumber : Hanafi, Mamduh. 2019. BMP EKMA4116 Manajemen. Edisi 2. Banten: Universitas
Terbuka. Halaman: 1.10 s/d 1.15

2. Perencanaan
Perencanaan adalah fungsi pertama dalam proses manajemen dan mendahului fungsi-
fungsi lainnya. Perencanaan dengan segala variasinya ditujukan untuk membantu tujuan
organisasi, karena dengan perencanaan yang baik kita bisa meminimalkan resiko atau
ketidakpastian suatu tindakan dengan cara membuat asumsi/simulasi tertentu di masa
mendatang dan menganalisa konsekuensi dari setiap tindakan.
2.1. Jenis-Jenis Perencanaan
Variasi/Jenis-Jenis perencanaan dijelaskan sebagai berikut;

2|5Page
2.1.1. Misi atau Maksud
Misi atau maksud adalah garis besar tahapan yang ingin ditempuh untuk mencapai
tujuan. Misal Air Asia, perusahaan yang bergerak di jasa penerbangan memiliki misi
“Now Everyone Can Fly” (sekarang, setiap orang bisa terbang) Air asia berhasil
mewujudkan mimpinya dan benar-benar bisa menjangkau semua kalangan (semua
orang bisa terbang dengan pesawat air asia karena harganya yang sangat terjangkau.

2.1.2. Tujuan
Tujuan merupakan hasil akhir yang akan diperoleh jika aktivitas organisasi
dilaksanakan. Tujuan merupakan titik akhir dari fungsi perencanaan, pengorganisasian,
staffing, leading dan pengendalian. Tujuan merupakan rencana organisasi yang paling
dasar. Organisasi secara keseluruhan mempunyai suatu tujuan, kemudian departemen
atau bagian dari organisasi juga mempunyai tujuan sendiri. Namun tujuan dari tiap
departemen atau bagian dari organisasi harus selaras dengan tujuan organisasi secara
keseluruhan.

2.1.3. Strategi
Strategi adalah rencana umum atau pokok untuk mencapai tujuan organisasi melalui
pemilihan alternatif tindakan yang diperlukan dan mengalokasikan sumber daya yang
dimiliki. Misal Air Asia memiliki misi Setiap orang kini bisa terbang dengan tujuan
memperoleh keuntungan dari banyaknya traffik melalui jasa pelayanan transportasi udara.
Strategi yang bisa diterapkan untuk mencapai tujuan tersebut adalah dengan memberikan
diskon di waktu tertentu dan memberikan penukaran tiket pesawat dengan point
penerbangan yang didapat pelanggan.

2.1.4. Kebijakan
Kebijakan adalah rencana yang biasanya tidak tertulis yang dibuat oleh manajemen
tingkat atas dengan maksud memberi ruang pada inisiatif dalam pengambilan keputusan
namun harus dipastikan bahwa keputusan tersebut konsisten dan mengarah pada tujuan
organisasi. Misal strategi pabrik kabel untuk menjaga kesehatan keuangan perusahaan
adalah dengan menjaga level stok bahan baku agar tidak berlebih, namun ditemukan pada
suatu hari tiba-tiba indeks tembaga yang menjadi ajuan harga bahan baku pada situs LME
mengalami penurunan yang signifikan (misal turun 25%) Direktur Pembelian bisa saja
mengeluarkan kebijakan untuk membeli bahan baku meski stok bahan baku di gudang
lebih dari cukup. Hal tersebut terjadi karena direktur pembelian ingin memperoleh
pengurangan biaya bahan baku pada bulan berikutnya.

2.1.5. Prosedur
Prosedur adalah rencana yang lebih mengarahkan tindakan karena menetapkan cara
penanganan suatu aktivitas di masa mendatang. Prosedur menjelaskan secara detail
bagaimana suatu aktivitas harus dilakukan dan biasanya isi prosedur menjelaskan secara
kronologis. Contoh prosedur penanganan claim supplier, prosedur akan menjelaskan
secara rinci mulai dari apa yang harus dilakukan ketika ditemui bahan baku yang tidak
sesuai spesifikasi di gudang penerimaan, kemudian bagian kualitas memverivikasi bahan

3|5Page
baku tersebut dan melaporkan kepada bagian pembelian untuk selanjutnya diteruskan ke
supplier terkait.

2.1.6. Aturan
Aturan adalah bentuk rencana paling sederhana yang dipilih dari beberapa alternatif
yang merupakan tindakan tertentu yang spesifik ; dikerjakan atau tidak boleh dikerjakan.
Aturan berkaitan erat dengan prosedur, karena prosedur dapat dilihat sebagai rangkaian
dari peraturan. Misal Prosedur penanganan claim supplier berisi dari beberapa aturan
yaitu barang diterima, barang dilakukan pengechekan, barang diverivikasi bagian kualitas,
bahan dinyatakan tidak bisa dipakai oleh bagian kualitas, bagian kualitas memberikan
informasi kepada bagian pembelian, lalu bagian pembelian melakukan koordinasi dengan
supplier.

2.1.7. Program
Program adalah jaringan yang komplex yang terdiri dari tujuan, kebijakan, prosedur,
aturan, penugasan, langkah yang harus dilakukan, alokasi sumber daya, dan elemen lain
yang harus dilakukan berdasarkan tindakan yang dipilih.

2.1.8. Anggaran
Adalah rencana yang dinyatakan dengan angka-angka berupa unit moneter.
Contohnya adalah anggaran pembelian bahan baku utama yang berkaitan dengan kegiatan
pembelian. Anggaran training yang berkaitan dengan kegiatan Pengembangan Sumber
Daya Manusia. Anggaran selain berfungsi sebagai alat perencanaan, dapat pula berfungsi
sebagai alat pengendalian yang cukup ampuh. Manfaat anggaran terutama adalah
membuat anggota organisasi membuat perencanaan.

2.2 Proses Perencanaan

Misi Organisasi

Tujuan Strategis Rencana Strategis Dibuat oleh Top Management

Tujuan Taktis Rencana Taktis Dibuat oleh Top Management


dan Middle Management

Dibuat oleh Middle Management


Tujuan Operasional Rencana Operasional
dan Lower Management
Bagan 2.2. Proses Perencanaan

Perencanaan dimulai dari menentukan misi organisasi, kemudian menentukan


tujuan berdasarkan misi organisasi. Perencanaan bersifat top down yaitu diturunkan dari
Misi organisasi, kemudian Top management membuat perencanaan strategis yaitu
perencanaan jangka panjang (>5 tahun). Kemudian top dan middle management membuat
perencanaan Taktis atau rencana jangka menengah (1-5 tahun). Lalu kemudian mid dan low

4|5Page
management membuat perencanaa Operasional atau rencana jangka pendek (<1 tahun).
Walaupun proses perencanaan bersifat top down, low level managemen dan middle
management dapat memberikan feedback ke top management agar Top Management
dapat melihat apakah Perencanaan Strategis yang telah dibuat masih relevant dengan
cepatnya perubahan lingkungan dan kompleksitas organisasi. Jika diperlukan Misi dan
perencanaan yang telah dibuat dapat diperbaiki agar sesuai dengan keadaan lingkungan.
Tujuan memiliki beberapa fungsi :

 Tujuan memberikan dan menyatukan arah ke mana organisasi harus bergerak.


Melalui tujuan setiap anggota organisasi memahami arah organisasi bergerak dan
memahami pentingnya titik tujuan tersebut.
 Tujuan dan proses penetapan tujuan akan mempengaruhi perencanaan. Tujuan dan
penetapan tujuan yang baik akan menurunkan rencana yang baik pula. Kemudian
rencana yang baik akan membantu mewujudkan tujuan masa mendatang yang baik.
 Tujuan dapat berfungsi pula sebagai alat motivasi karyawan.Tujuan yang cukup
menantang dan cukup spesifik mampu mendorong karyawan bekerja lebih keras.
Akhirnya, tujuan berfungsi sebagai alat evaluasi dan pengendalian yang efektif.

Sumber : Hanafi, Mamduh. 2019. BMP EKMA4116 Manajemen. Edisi 2. Banten: Universitas
Terbuka. Halaman: 3.2 s/d 3.14

5|5Page

Anda mungkin juga menyukai