Modul Adm Perkantoran

BAHAN AJAR
ADMINISTRASI PERKANTORAN
DISUSUN OLEH
TIM PENYUSUN POLTRADA BALI
POLITEKNIK TRANSPORTASI DARAT BALI

BADAN PENGEMBANGAN SDM PERHUBUNGAN
KEMENTERIAN PERHUBUNGAN
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas
limpahan rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan penyusunan bahan
ajar ini. Bahan ajar ini disusun untuk memenuhi kebutuhan Pendidikan dan
Pelatihan Program Studi dilingkungan Politeknik Transportasi Darat Bali.
Bahan ajar ini disusun berdasarkan kurikulum dan silabus yang telah ditetapkan dan
dikembangkan sesuai dengan kebutuhan terhadap pendidikan, diharapkan bahan
ajar ini dapat bermanfaat bagi Taruna/I. Seperti layaknya sebuah bahan ajar, maka
pembahasan dimulai dengan menjelaskan kompetensi dasar dan indikator yang
akan dicapai pada setiap babnya. dan disertai dengan soal yang mengukur tingkat
penguasaan materi setiap bab, dengan demikian pengguna bahan ajar ini secara
mandiri dapat mengukur tingkat ketuntasan yang dicapainya.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa bahan ajar ini tentu punya banyak
kekurangan, untuk itu penulis dengan berlapang dada menerima masukan dan
kritikan konstruktif dari berbagai pihak demi kesempurnaannya di masa yang akan
datang.
Tabanan, Mei 2020
Penulis
i
BAHAN AJAR INI HANYA DIGUNAKAN UNTUK INTERNAL

INSTANSI POLITEKNIK TRANSPORTASI DARAT (POLTRADA ) BALI,
TIDAK DIPERKENANKAN UNTUK DISEBARLUASKAN DILUAR
INSTANSI POLTRADA BALI
ii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ............................................................................................. i
DAFTAR ISI .......................................................................................................... iii
DAFTAR TABEL ................................................................................................. vii
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... viii
TINAJUAN MATA KULIAH ................................................................................ 1
A. DISKRIPSI SINGKAT MATA KULIAH ............................................. 1
B. KEGUNAAN / MANFAAT MATA KULIAH ..................................... 1
C. STANDAR KOMPETENSI MATA KULIAH ...................................... 2
D. SUSUNAN URUTAN BAHAN AJAR ................................................. 2
E. PETUNJUK BAGI TARUNA ............................................................... 3
BAB I KONSEP DASAR ADMINISTRASI PERKANTORAN........................... 4
A. KOMPETENSI DASAR DAN INDIKATOR ....................................... 4
B. DESKRIPSI SINGKAT ......................................................................... 4
C. MATERI ................................................................................................. 5
1. Pengertian Administrasi .......................................................................... 5
2. Pengertian Kantor ................................................................................... 8
3. Pengertian Administrasi Perkantoran .................................................... 11
4. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran ............................................ 13
5. Karakteristik Administrasi Perkantoran ................................................ 17
6. Peranan dan Fungsi Administrasi Perkantoran ..................................... 18
7. Sejarah Perkembangan Administrasi .................................................... 19
D. LATIHAN SOAL ................................................................................. 27
BAB II ORGANISASI DAN KEPEMIMPINAN KANTOR............................... 28
iii
A. KOMPETENSI DASAR DAN INDIKATOR ..................................... 28
B. DESKRIPSI SINGKAT ....................................................................... 28
C. MATERI ............................................................................................... 29
1. Pengertian dan Jenis Organisasi ............................................................ 29
2. Kepemimpinan ...................................................................................... 37
D. LATIHAN SOAL ................................................................................. 48
BAB III TATA RUANG KANTOR DAN TATA KELOLA SURAT ............... 49
C. MATERI ............................................................................................... 50
1. Pengertian Tata Ruang Kantor .............................................................. 50
2. Tujuan dan Keuntungan Tata Ruang Kantor ........................................ 51
3. Prinsip-prinsip Tata Ruang Kantor ....................................................... 52
4. Macam-Macam Tata Ruang Kantor ...................................................... 54
5. Pengertian dan Macam-Macam Surat ................................................... 55
6. Fungsi dan Kedudukan Surat ................................................................ 62
7. Prinsip-Prinsip Surat ............................................................................. 63
8. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar .......................... 64
9. Peralatan dan Perlengkapan Pengelolaan Surat .................................... 72
D. LATIHAN SOAL ................................................................................. 74
BAB IV STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR DAN EFISIENSI

PEKERJAAN ........................................................................................................ 76
C. MATERI ............................................................................................... 77
1. Pengertian Standar Oprasional Prosedur ............................................... 77
2. Tujuan Fungsi dan Manfaat SOP .......................................................... 78
iv
3. Prinsip-Prinsip SOP .............................................................................. 80

4. Tahapan Penyusunan SOP .................................................................... 81
5. Simbol dan Format SOP ....................................................................... 84
6. Pengertian Efisiensi Perkantoran .......................................................... 86
7. Penerapan Efisiensi Dalam Kantor ....................................................... 89
D. LATIHAN SOAL ................................................................................. 95
BAB V SISTEM PENGELOLAAN KEARSIPAN .............................................. 96
C. MATERI ............................................................................................... 98
1. Pengertian dan Dasar Hukum Pengeloaaan Kearsipan ......................... 98
2. Menentukan Kebutuhan Alat dan Bahan Kearsipan ........................... 106
3. Implementasi Sistem kearsipan ........................................................... 117
4. Menilai Sistem Kearsipan ................................................................... 126
D. SOAL LATIHAN ............................................................................... 132
BAB VI KESEKRETARIATAN ........................................................................ 141
A. KOMPETENSI DASAR DAN INDIKATOR ................................... 141
B. DESKRIPSI SINGKAT ..................................................................... 141
C. MATERI ............................................................................................. 143

1. Pengertian dan Tugas Sekretaris ......................................................... 143
2. Profesionalisme Sekretaris .................................................................. 160
D. LATIHAN SOAL ............................................................................... 180
BAB VII BIROKRASI DAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN ................. 185
C. MATERI ............................................................................................. 187

1. Pengertian Birokrasi ............................................................................ 187
v
2. Karakteristik, Tipe, Tugas dan Fungsi Birokrasi ................................ 188

3. Pengertian Administrasi Kepegawaian ............................................... 193
4. Sistem dan Fungsi Teknis Administrasi Kepegawaian ....................... 201
5. Pengawasan Administrasi Perkantoran ............................................... 211
D. LATIHAN SOAL ............................................................................... 224
BAB VIII TATA CARA MEMBUAT LAPORAN ........................................... 225
C. MATERI ............................................................................................. 226

1. Pengertian Laporan ............................................................................. 226
2. Peranan Laporan ................................................................................. 227
3. Syarat Laporan .................................................................................... 228
4. Langkah-Langkah Pembuatan Laporan .............................................. 232
5. Jenis Dan Bentuk laporan ................................................................... 237
D. LATIHAN SOAL ............................................................................... 241
vi
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Bentuk Bentuk Simbol Penyusunan SOP dengan Flowchat ................... 86

Tabel 2. contoh behavioral checklist ................................................................... 221
Tabel 3. Contoh Teknik skala penilaian secara grafis........................................ 222
Tabel 4. Contoh Behaviorally anchored rating scales (BARS)........................... 223
vii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Struktur Organisasi Lini ...................................................................... 30

Gambar 2. Struktur Organisasi Staf ...................................................................... 31
Gambar 3. Struktur Organisasi Lini dan Staf ........................................................ 33
Gambar 4. Struktur Organisasi Fungsional ........................................................... 34
Gambar 5. Struktur Organisasi Lini, Staf, dan Fungsional ................................... 36
Gambar 6. Arus atau Tata aliran Pengelolaan Surat Masuk ................................. 68
Gambar 7.Arus atau Tata aliran Pengelolaan Surat Keluar .................................. 71
Gambar 8. Asas Sentralisasi ................................................................................ 104
Gambar 9. Asas Desentralisasi ............................................................................ 104
Gambar 10. Asas Desentralisasi Terpusat ........................................................... 105
Gambar 11. Filling Cabinet ................................................................................. 106
Gambar 12. Rotary Filing Cabinet ...................................................................... 107
Gambar 13. Lemari Arsip ................................................................................... 108
Gambar 14. Rak Arsip ........................................................................................ 108
Gambar 15. Stop Map Folio ................................................................................ 109
Gambar 16. Map Snelhecter ................................................................................ 110
Gambar 17. Map Folder ...................................................................................... 110
Gambar 18. Hanging Map ................................................................................... 111
Gambar 19. Ordner ............................................................................................. 112
Gambar 20. Guide ............................................................................................... 112
Gambar 21. Stepler ............................................................................................. 113
Gambar 22. Perforator ......................................................................................... 113
Gambar 23. Numerator ....................................................................................... 114
Gambar 24. Contoh Penyimpanan Arsip Sistem Abjad ...................................... 118
Gambar 25. Contoh Penyimpanan Arsip Sistem Subjek .................................... 120
Gambar 26. Contoh Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal .................................. 121
Gambar 27. Contoh Penyimpanan Arsip Sistem Wilayah .................................. 122
Gambar 28. Contoh Penyimpanan Arsip Sistem Nomor Dewey ........................ 124
viii
Gambar 29. Contoh Penyimpanan Arsip Sistem Nomor Seri (Nomor Urut) ..... 125
Gambar 30. Sistem Penyimpanan Arsip berdasarkan Nomor Terminal Digit .... 126
ix
TINAJUAN MATA KULIAH
A. DISKRIPSI SINGKAT MATA KULIAH

Berbicara mengenai administrasi kantor, mata kuliah ini membahas tentang
perencanaan anggaran keuangan perusahaan, juga termasuk pembiayaan dan
pendataan. Tidak hanya menyediakan itu semua, para admin kantor juga
bertugas untuk menyiapkan peralatan kantor, membantu tugas manajemen
senior, hingga mengatur hubungan antar divisi. Intinya, admin kantor
berhubungan dengan alokasi dana dan sumber daya agar efektif.
Mata kuliah administrasi perkantoran pun tidak hanya berfokus pada teori saja,
melainkan juga pada partisipasi aktif para mahasiswanya dalam kegiatan
operasi kantor secara nyata. Bukan hanya interpersonalnya saja yang harus
baik, admin kantor juga perlu berinteraksi dengan baik juga kepada sesama
pekerja di lingkungannya. Jadi bisa dibilang, tidak hanya gesit, admin kantor
juga perlu tanggap dalam menunjang kegiatan operasional
Kegiatan pembelajaran dilakukan dengan pendekatan SCL (Student Centre
Learning) dan evaluasi dilakukan baik dengan Test dan Non Test.
B. KEGUNAAN / MANFAAT MATA KULIAH

Manfaat dari mata kuliah ini adalah nantinya setalah Taruna/I selesai
melaksanakan Pendidikan Dapat memperkenalkan taruna terhadap dunia kerja
agar taruna mengetahui secara garis besar kegiatan-kegiatan yang ada pada
sebuah kantor. Mengajarkan taruna untuk bisa mengelola administrasi di
kantor, seperti surat-surat, dokumen berharga, dll. Mengajarkan taruna untuk
bisa menghandle suatu hal yang berhubungan dengan Pimpinannya seperti
membuat agenda pimpinan, Notula rapat, dokumen-dokumen perjalanan dinas
pimpinan, dll. Secara tidak langsung dapat mengajarkan taruna untuk dapat
berkomunikasi dan bersikap yang baik, santun, dan ramah . Dan pastinya jika
kita mempelajari administrasi perkantoran ini, administrasi perkantoran akan
memberikan peluang kerja yang sangat besar nantinya.
1
C. STANDAR KOMPETENSI MATA KULIAH

Taruna/i mampu menjelaskan pengertian secara menyeluruh mengenai :
1. Memahami secara mendasar sejarah adminstrasi perkantoran,
pengembangan pelaksanaanya, pengembangan peralatan yang dipakai
2. Memahami secara mendasar finisi dan lingkup administrasi perkantoran
dan definisi dan konsep administrasi, lingkup, peran dan sifat administrasi
perkantoran
3. Memahami secara mendasar jenis organisasi, garis langsung fungsional,
kepemimpinan tunggal dan gabungan
4. Memahami dan mampu mengelola tata ruang kantor dengan baik
5. Memahami dan mampu mengelola tata kelola surat dengan baik
6. Mengerti dan memahami sistematika Standar Operasi dan Prosedur (SOP)
7. Mengerti dan memahami definisi dan tujuan efisiensi pekerjaan kantor
8. Memahami secara mendasar masalah-masalah mengenai arsip, definisi
arsip, prosedur memegang arsip dan sistem penyimpanan
9. Memahami secara mendasar mengenai pengelolaan dan perawatan arsip
10. Mampu menmahami konsep dasar kesekretariatan
11. Mampu menmahami konsep dasar mengenai tujuan, tugas dan fungsi
kesekretariatan
12. Memahami secara mendasar mengenai konsep birokrasi
13. memahami secara mendasar peran pengawasan administrasi kantor yang
perlu diawasi
14. Memahami secara mendasar mengenai administrasi kepegawaian dan
penyusunan laporan
D. SUSUNAN URUTAN BAHAN AJAR

BAB I KONSEP DASAR ADMINISTRASI PERKANTORAN
BAB II ORGANISASI DAN KEPEMIMPINAN KANTOR
BAB III TATA RUANG KANTOR DAN TATA KELOLA SURAT
2
BAB IV STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR DAN EFISIENSI

PEKERJAAN
BAB V SISTEM PENGELOLAAN KEARSIPAN
BAB VI KESETRETARIATAN
BAB VII BIROKRASI DAN ADMINITRASI KEPEGAWAIAN
BAB VIII TATA CARA MEMBUAT LAPORAN
E. PETUNJUK BAGI TARUNA

1. Pelajari daftar isi serta mekanisme pembelajaran modul dengan cermat dan
teliti sehingga pembelajaran dapat berlangsung dengan sistematis dan tertib.
2. Kerjakan semua soal dalam cek kemampuan untuk mengetahui sejauh mana
pengetahuan yang telah Anda miliki sebelum mulai mempelajari satu
pembelajaran tertentu.
3. Pelajari materi sebelum pembelajaran di kelas. Pelajari dengan seksama
hingga Anda benar-benar memahami materi tersebut. Selanjutnya
tandai/warnai hal yang penting dalam topik tersebut serta tandai hal yang
belum dipahami untuk didiskusikan dengan teman sekelompok atau semeja
Anda dan ditanyakan kepada dosen pada saat pembelajaran di kelas.
4. Lakukan kegiatan belajar secara sistematis berdasar Mekanisme
Pembelajaran yang telah ditulis di modul ini. Sebaiknya mempelajari modul
ini berkelompok dan selalu mendiskusikan materi yang telah dipelajari
dengan teman sekelompok Anda.
5. Sebelum membaca modul ini perlu dipahami terlebih dahulu indikator tiap
pembelajaran.
6. Pelajarilah referensi lain yang berhubungan dengan materi modul sehingga
Anda mendapatkan tambahan pengetahuan.
7. Selesaikan semua tugas baik berupa tugas kelompok maupun individu
dengan segera, baik, dan benar
3
BAB I KONSEP DASAR ADMINISTRASI

PERKANTORAN
A. KOMPETENSI DASAR DAN INDIKATOR

Setelah mengikuti kegiatan pembelajaran Para Taruna/I diharapkan mampu:
1. Mampu Memahami dan Menjelaskan Tentang Pengertian Administasi
Perkantoran;
2. Mampu Memahami dan Menjelaskan Tentang Ruang Lingkup
Administrasi perkantoran;
3. Mampu Memahami dan Menjelaskan Tentang Karakteristik Administrasi
Perkantoran;
4. Mampu Memahami dan Menjelaskan Tentang Peranan dan Fungsi
Administrasi Perkantoran;
5. Mampu Memahami dan Menjelaskan Tentang Sejarah Perkembangan
Administrasi
B. DESKRIPSI SINGKAT
Secara etimologi kata Administrasi berasal dari bahasa Latin, yaitu Ad yang
memiliki arti intensif dan ministrare yang memiliki arti melayani, membantu,
dan memenuhi. Dalam bahasa inggris “administration”. Menurut KBBI
administrasi adalah usaha dan keguatan meliputi penetapan tujuan serta
penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi; usaha dan
kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan; kegiatan
kantor dan tata usaha.
Administrasi perkantoran merupakan segenap rangkaian kegiatan penataan
terhadap perkerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu
bentuk kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. sebagai suatu fungsi
administrasi perkantoran berkaitan dengan manajemen dan pengarahan dari
semua tahap operasi perusahaan.
4
C. MATERI
1. Pengertian Administrasi
Secara etimologi kata Administrasi berasal dari bahasa Latin, yaitu Ad
yang memiliki arti intensif dan ministrare yang memiliki arti melayani,
membantu, dan memenuhi. Dalam bahasa inggris “administration”.
Menurut KBBI administrasi adalah usaha dan keguatan meliputi
penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan
organisasi; usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan
pemerintahan; kegiatan kantor dan tata usaha.
Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian
pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya
agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Pengertian Administrasi menurut para ahli adalah sebagai berikut:
a. Arthur Grager: fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan
pelayanan warkat suatu organisasi.
b. George Terry: perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian
pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang
melaksanankan agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
c. Sondang P. Siagian: keseluruhan dari proses kerja sama dua orang
atau lebih yang didasarkan dari atas rasionalitas tertentu untuk
mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
d. Dalam arti sempit, adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data
dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan
keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan
memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan
satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata usaha.
e. Dalam arti luas, adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh dua
orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan
dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang
ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien
5
Unsur – Unsur Administrasi

Menurut The Liang Gie dalam buku: “Administrasi Perkantoran Modern”
terdiri dari delapan unsur:
a. Pengorganisasian
b. Manajemen
c. Tata hubungan
d. Kepegawaian
e. Keuangan
f. Perbekalan
g. Tata usaha
h. Perwakilan
Ciri-Ciri Administrasi
Administrasi memiliki beberapa karakteristik/ciri-ciri atara lain sebagai
berikut:
a. Terdapat kelompok manusia yang terdiri dari 2 orang atau dengan
lebih
b. Terdapat kerja sama
c. Terdapat proses atau usaha
d. Terdapat bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan
e. Terdapat tujuan
Fungsi Administrasi
Fungsi Administrasi menurut Quible ada lima yaitu:
a. Fungsi rutin: fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran
minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.
b. Fungsi teknis: fungsi administrasi membutuhkan pendapat, keputusan
dan keterampilan perkantoran yang memadai.
c. Fungsi analisis: fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran
yang kritis dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan,
seperti membuat keputusan pembelian.
d. Fungsi interpersonal: fungsi administrasi yang membutuhkan
penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta
6
keterampilan yang berhubungan dengan orang lain seperti

mengoordinasikan tim
e. Fungsi manajerial; fungsi administrasi yang membutuhkan
perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian
Fungsi administasi secara umum adalah sebagai berikut:
a. Planning (perencanaan) adalah penyusunan perencanaan memerlukan
kegiatan administrasi, seperti pengumpulan data, pengolahan data,
penyusunan perencanaan.
b. Organizing (pengorganisasian) adalah aktivitas menyusun dan
membentuk hubungan-hubungan kerja antara orang-orang sehingga
terwujud suatu kesatuan usaha dalam mencapai tujuan-tujuan yang
telah ditetapkan.
c. Staffing adalah salah satu fungsi dari manajemen yang menyusun
personalia pada suatu organisasi mulai dari merekrut tenaga kerja,
pengembangannya sampai dengan usaha untuk setiap tenaga petugas
memberi daya guna yang maksimal kepada organisasi.
d. Directing (pengarahan atau bimbingan) adalah fungsi manajemen yang
berhubungan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah,
untuk tugas yang dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju
dari yang telah ditetapkan semula.
e. Coordinating adalah sebagian dari fungsi manajemen untuk
melakukan sejumlah kegiatan agar berjalan baik dengan menghindari
terjadinya kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan yang
dilakukan dengan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan
pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerjasama yang terarah dalam
usaha untuk mencapai tujuan organisasi.
f. Reporting adalah manajemen yang berada pada peyampaian
perkembangan atau hasil dari kegiatan dengan pemberian keterangan
dari tugas dan fungsi para pejabat yang lebih tinggi baik lisan maupun
tulisan sehingga dalam menerima laporan dapat memperoleh
gambaran tentang pelaksanaan tugas orang yang memberi laporan. 4
7
Administrasi Perkantoran—Cara Mudah Memahami Konsep Dasar

Administrasi Perkantoran Secara Umum
g. Budgeting adalah suatu kegiatan yang mengelola dan perencanaan
yang berkelajutan mengenai keuangan atau anggaran.
2. Pengertian Kantor
Kantor berasal dari bahasa Belanda yaitu Kantoor yang artinya ruangan
tempat bekerja, tempat instansi dan lain-lain. Lalu jika dalam bahasa
Inggris berasal dari kata Office yang artinya tempat untuk memberikan
pelayanan, ruang tempat bekerja ataupun posisi. Pengertian tentang kantor
dibagi kedalam dua bagian yang diantaranya arti secara dinamis dan secara
statistis. Berikut dibagian bawah ini penjelasannya: Arti kantor secara
dinamis yaitu merupakan proses-proses dalam penyelenggaraan kegiatan
seperti pengumpulan, pencatatan, pengolohan, penyimpanan maupun
pendistribusian data. Jadi jika dalam arti sempit merupakan tempat untuk
menyelenggarakan kegiatan-kegiatan administrasi atau tata usaha.
Sedangkan arti kantor secara statis yaitu merupakan tempat kerja, kamar
kerja, ruang kerja, biro, marka, instansi, badan, perusahaan maupun tempat
untuk menyelenggarakan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan,
penyimpanan serta pendistribusian data.
Pengertian kantor dari beberapa ahli:
a. Menurut Moekijat, kantor adalah setiap tempat yang biayanya
dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha, dengan nama
apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan.
b. Prajudi Atmosudirjo, kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat,
staff personel dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan.
c. Menurut KBBI, kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat
mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut tempat kerja
Tujuan dan Fungsi Kantor
Tujuan kantor adalah memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman.
Sedangkan fungsi dari kantor adalah sebagai berikut:
8
a. Menerima Informasi
Fungsi kantor yang pertama adalah untuk menerima segala macam
bentuk informasi, seperti surat, panggilan telepon, pesanan, faktur, dan
juga semua laporan tentang segala macam kegiatan bisnis. Selain
menerima informasi yang masuk, kantor juga memiliki fungsi untuk
memperoleh informasi secara lebih lanjut yang nantinya mungkin akan
diminta oleh manajemen.
b. Merekam Informasi
Fungsi kantor yang kedua yaitu untuk merekam/menyimpan informasi
agar informasi tersebut dapat sesegera mungkin disiapkan apabila
pihak manajemen memintanya. Rekaman atau record semua informasi
harus disimpan untuk kepentingan hukum atau sebagai sebuah alat
bukti. Disamping itu, rekaman/record juga disimpan untuk memenuhi
kebutuhan sebuah manajemen dalam melakukan perencanaan dan
pengendalian pada perusahaan.
c. Mengatur Informasi
Kantor berfungsi untuk mengatur segala macam bentuk dari sebuah
informasi dengan cara yang sistematis agar informasi tersebut dapat
dimanfaatkan/digunakan oleh pihak yang membutuhkan secara
maksimal. Sebagai contoh, laporan dari sebuah kegiatan promosi yang
dilakukan oleh pihak perusahaan dengan cara menyajikan informasi
dengan jelas dan dapat dibaca dengan baik. Laporan tersebut dibuat
oleh pihak yang menggunakan informasi atau data yang sudah diatur
secara sistematis didalam kantor.
d. Memberikan Informasi
Kantor berfungsi untuk memberikan informasi kepada pihak yang
membutuhkan. Apabila pihak manajemen meminta informasi, kantor
memberikan informasi yang dibutuhkan berdasarkan data yang telah
diterima, dihimpun, diatur dan disimpan. Sebagai informasi yang
disajikan dapat bersifat rutin dan sebagian yang lain dapat bersifat
9
khusus atau insidental. Informasi juga dapat diberikan secara lisan atau
tertulis.
e. Melindungi Aset/Harta
Disamping yang fungsi yang lainnya, kantor juga memiliki fungsi
untuk melindungi aset atau harta. Segala macam bentuk informasi/data
yang diterima oleh kantor adalah sebuah aset atau harta dari kantor
tersebut. Kantor tidak akan berfungsi sepenuhnya jika dibatasi pada
fungsi menerima, merekam, mengatur dan memberi informasi saja.
Kantor juga harus dapat melindungi aset atau harta (informasi atau
data), baik tepat penyimpanannya, maupun isi dari informasi atau data
tersebut sehingga benar benar digunakan untuk kepentingan
perusahaan dan informasi tidak jatuh kepada pihak-pihak yang tidak
bertanggung jawab.
Faktor Bangunan Gedung Kantor
Faktor yang harus diperhatikan pada bangunan gedung kantor yaitu:
a. Syarat Adminitrasif
Persyaratan administratif meliputi, pertama status hak atas tanah, dan
atau izin pemanfaatan dari pemegang hak atas tanah, kedua, status
kepemilikan bangunan gedung, dan yang ketiga, izin mendirikan
bangunan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang
berlaku.
b. Kontruksi Gedung
Disain arsitektur (aspek Kesehtan dan Keselamatan kerja diperhatikan
mulai dari tahap perencanaan). Seleksi material, misalnya tidak
menggunakan bahan yang membahayakan seperti asbes dll. Seleksi
dekorasi disesuaikan dengan asas tujuannya misalnya penggunaan
warna yang disesuaikan dengan kebutuhan. Tanda khusus dengan
pewarnaan kontras/kode khusus untuk objek penting seperti
perlengkapan alat pemadam kebakaran, tangga, pintu darurat dll. (peta
petunjuk pada setiap ruangan/unit kerja/tempat yang strategis misalnya
lift, lampu darurat menuju exit door, dll).
10
c. Kesehatan
Untuk menjaga kesehatan para pekerja kantor, gedung kantor harus
memenuhi syarat-syarat sebagai kantor yang sehat. Kantor yang sehat
harus memiliki syarat sebagai berikut:
1) Memiliki kualitas udara yang baik
2) Memiliki kualitas pencahayaan yang baik
3) Sistem sanitasi yang baik
4) Kebersihan terjaga
d. Keamanan
Faktor keamanan adalah hal penting yang harus diperhatikan dalam
pembangunan gedung kantor. Dengan adanya kepastian keamanan
pada gedung kantor maka pekerja akan lebih merasa aman, nyaman
dan tenang ketika bekerja. Dengan rasa aman tersebut pekerja akan
dapat melaksanakan pekerjaan dengan lebih maksimal. Untuk
menciptakan keamanan pada gedung kantor dapat dilakukan dengan
berbagai cara, misalnya dengan memasang berbagai alat untuk
mengantisipasi terjadinya kebakaran (Fire Safety Management), dan
dengan menempatkan petugas keamanan di setiap lantai.
e. Keindahan/Desain Interior Desain sebuah bangunan tidak sekedar
memberikan pemandangan indah bagi pemiliknya, namun juga dapat
mempresentasikan jiwa penghuninya serta menunjukkan kreativitas
dan kemampuan dalam menghasilkan karya lewat tampilan tempat
kerja
3. Pengertian Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran merupakan segenap rangkaian kegiatan
penataan terhadap perkerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok
orang dalam suatu bentuk kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.
sebagai suatu fungsi administrasi perkantoran berkaitan dengan
manajemen dan pengarahan dari semua tahap operasi perusahaan, yaitu
proses Bab 1—Konsep Dasar Administrasi Perkantoran 7 pengolahaan
11
data, komunikasi, dan memori organisasi. Dalam berbagai sumber-sumber

bacaan berbahasa Inggris yang terbit di Amerika Serikat maupun Inggris
Raya istilah Office Administration (Administrasi perkantoran) dan Office
Management (Manajemen perkantoran) dipakai silih berganti dengan arti
yang sama. Berikut ini beberapa pengertian Office Administration
(Administrasi perkantoran) atau Office Management (Manajemen
perkantoran) yang dikemukakan oleh beberapa ahli, yaitu sebagai berikut:
a. William Spriegel dan Ernest Davies
Menurut William Spriegel dan Ernest Davies, dalam bukunya yang
berjudul Principles of Bussiness Organization and Operation,
manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-
kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pengudangan dan
penjualan
b. George R. Terry
George R. Terry mengemukakan dalam bukunya yang berjudul Office
Management and Control, manajamen kantor adalah perencanaan,
pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengawasan pekerjaan
kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan
c. Arthur Granger
Menurut Arthur Granger, dalam bukunya yang berjudul National
Office Management Association Report, manajemen kantor adalah
fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan
perekaman dari suatu organisasi.
d. William Leffingwell dan Edwin Robinson
William Leffingwell dan Edwin Robinson dalam bukunya yang
berjudul Textbook of Office Management, mengemukakan bahwa
manajemen kantor sebagai suatu fungsi yang merupakan cabang dari
seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan
pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun dan dimanapun pekerjaan
itu dilakukan
12
e. W.H Evans
Administrasi Perkantoran adalah fingsi yang menyangkut manajemen
dan pengarahan dan semua tahap operasi perusahaan yaitu bahan
keterangan , komunikasi dll
Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang
bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai
peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan
operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan juga membantu dalam
kelancaran perkembangan organisasi.
Dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa administrasi
perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian kegiatan
merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan,
mengawasi (melakukan kontrol), serta menyelenggarakan secara tertib
berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.
Kesimpulan ( Buku The Liang Gie ) :
Manajemen perkantoran adalah fungsi tertentu. Fungsi disini adalah
sekelompok tugas meliputi jenisnya sama berdasar sifat ,yang
pelaksanaanya merupakan urutan yang dibebankan pada seseorang .
adapaun tugasnya :
a. Manajemen dan pengarahan
b. Tata penyelenggaraan
c. Manajemen
d. Pengawasan
e. Pengendalian dan pengarahan
f. Pengarahan
g. Perencanaan , pengendalian dan pengorganisasian.
4. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan
sarana fasilitas kerja perkantoran. Menurut Kamus Besar Bahasa
Indonesia, kantor memiliki arti balai (gedung, rumah, ruang) tempat untuk
13
mengurus suatu mengenai pekerjaan (perusahaan) tempat menjalankan

pekerjaan. Pengertian lainnya dari kantor adalah sebuah unit lembaga atau
organisasi yang terdiri dari tempat, personil serta operasi ketatausahaan
demi membantu pimpinan organisasi. Tempat artinya ruangan, gedung,
kompleks, dan perabot serta perlengkapannya, seperti mesin peralatan
kantor dan juga perlengkapan lainnya. Dari pengertian diatas bisa
disimpulkan bahwa kantor adalah wadah atau tempat bagi sekelompok
orang atau organisasi yang melakukan kegiatan tata usaha. Berikut adalah
pembahasan lingkup administrasi perkantoran:
Kegiatan kantor di setiap perusahaan antara satu dengan lainnya. Semakin
luas tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah perusahaan, akan semakin besar
pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Kegiatan pekerjaan kantor pada
umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan
kegiatan perencanaan perkantoran (office planning), pengoganisasian
perkantoran (office organizing), pengarahan perkantoran (office
actuating), dan pengawasan perkantoran (office controlling) atau sering
disingkat POAC. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut ini:
a. Perencanaan Perkantoran (office planning)
Perencanaan perkantoran adalah proses menentukan arah kegiatan
kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang
mempengaruhi tercapainya tujuan kantor . Perencanaan perkantoran,
meliputi :
1) Perencanaan gedung
2) Tata ruang kantor
3) Penerangan/cahaya
4) Ventilasi
5) Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6) Anggaran (budgeting) perkantoran
7) Standar kualitas kerja,
8) Sistem informasi dan telekomunikasi
14
b. Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)

Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai macam
fungsiorganisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi
organisasi tersebut, meliputi:
1) Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi
perusahaan.
2) Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun
bawahan
3) Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis
pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan
pekerjaan
c. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)
Pengarahan perkantoran adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan
efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target
dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan
kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran meliputi :
1) Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan
terhadap bawahan.
2) Penggunakan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi
terhadap bawahan
3) Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah
ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan.
4) Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi
5) Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar
komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar.
6) Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada
karyawan
d. Pengawasan Perkantoran (Office controlling)
Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran
dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau
target.
15
Obyek pengawasan perkantoran, meliputi:

1) Penggunaan peralatan dan perabot kantor
2) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
3) Kualitas pekerjaan kantor
4) Pelayanan kantor
5) Waktu
6) Biaya perkantoran
e. Sarana dan fasilitas Kerja Perkantoran
1) Lokasi Kantor
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi
kantor, antara lain:
a) Faktor keamanan
b) Faktor lingkungan
c) Faktor harga
2) Gedung
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan gedung,
antara lain :
a) Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan
b) Gedung memiliki fasilitas yang memadai
c) Harga gedung yang kompettif seimbang dengan biaya dan
keuntungan
3) Peralatan
Peralatan digolongkan dalam dua kelompok, yaitu sebagai berikut
a) Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak,
laci-laci dansebagainya yang terbuat dari kayu, besi atau
apapun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting
dalam setiap kantor.
b) Perbekalan kantor (office suplies) seperti kertas, pena,
tintaprinter, penghapusdan peralatan habis pakai lainnya.
16
4) Interior
Interior adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang
pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan,
ventilasi, plafon, jendela dan hiasan kantor.
5) Mesin-Mesin Kantor
Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan
perencanaan mesin-mesin kantor yang akan dipergunakan. Hal ini
disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja, dan kebutuhan
interior.
5. Karakteristik Administrasi Perkantoran

a. Bersifat Pelayanan
Pekerjaan kantor adalah melayani pelaksanaan pekerjaan operasional
tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi. G.R.
Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan
pelayanan (service work), yang berfungsi memudahkan dan
meringankan. Pekerjaan kantor berperan membantu
pekerjaanpekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna. Herry
L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan
sebagai satuan organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan
memberikan pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau
perusahaan. Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung
mendatangkan laba, sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan operatif
atau lapangan misalnya bagian produksi atau penjualan. Namun
produksi atau penjualan tersebut dapat berhasil dan menguntungkan,
apabila pekerjaan kantor berhasil melayani kebutuhan produksi atas
penjualan tersebut.
b. Merembes Segenap bagian Organisasi
Oleh karena pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap semua
pekerjaan operatif
c. Dilakukan semua pihak
17
Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian

organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang
adala dalam organisasi tersebut. Meskipun pekerjaan kantor dapat
menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya tata usaha), akan tetapi
pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut.
Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pemimpin tertinggi
(dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai pegawai terendah
6. Peranan dan Fungsi Administrasi Perkantoran

Peranan administrasi perkantoran yaitu:
a. Media komunikasi dua belah pihak atau lebih yang sedang
berhubungan bisnis atau lainnya.
b. Jembatan historis untuk mengungkap kejadian di masa lampau.
c. Penghubung segala asal dan tujuan bagi masing-masing pihak.
d. Fungsi interpersonal, yaitu fungsi yang dapat menjadi pedoman bagi
pengevaluasian kerja SDM yang menyangkut promosi atau
peningkatan karir demosi dan pemutusan hubungan kerja (PHK)
seorang karyawan.
e. Fungsi analisis, yaitu fungsi untuk menjadikan semua proses
administrasi sebagai bahan pertimbangan bagi pengambilan keputusan
oleh seorang pimpinan.
f. Fungsi pengingat, yaitu fungsi untuk mengingatkan pihak terkait, yang
berhubungan dengan dokumen, baik tertulis maupun elektronik akan
suatu kejadian penting.
g. Fungsi validitas, yaitu fungsi yang memungkinkan suatu dokumen
administrasi bisa menjadi sebuah bukti suatu kejadian/transaksi
apabila dibutuhkan dikemudian hari
Fungsi Administrasi Perkantoran:
a. Fungsi teknis, yaitu fungsi yang mengaplikasikan keterampilan dan
berkaitan dengan teknologi guna memproduksi sebuah informasi
seperti melalui komputer, mesin tik, dan fax.
18
b. Fungsi rutinitas pemeliharaan dan duplikasi, yaitu fungsi untuk

melakukan aktivitas kearsipan dan penggandaan seperti fotocopy,
scan, dan sebagainya.
c. Fungsi manajerial, yaitu fungsi yang di dalamnya terdapat prinsip
perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan kepada
segenap SDM (sumber daya manusia) dan produksi yang ada serta
proses kinerjanya. 12 Administrasi Perkantoran—Cara Mudah
Memahami Konsep Dasar Administrasi Perkantoran Secara Umum
d. Fungsi interpersonal, yaitu fungsi yang dapat menjadi pedoman bagi
pengevaluasian kerja SDM yang menyangkut promosi atau
peningkatan karir demosi dan pemutusan hubungan kerja (PHK)
seorang karyawan.
e. Fungsi analisis, yaitu fungsi untuk menjadikan semua proses
administrasi sebagai bahan pertimbangan bagi pengambilan keputusan
oleh seorang pimpinan.
f. Fungsi pengingat, yaitu fungsi untuk mengingatkan pihak terkait, yang
berhubungan dengan dokumen, baik tertulis maupun elektronik akan
suatu kejadian penting.
g. Fungsi validitas, yaitu fungsi yang memungkinkan suatu dokumen
administrasi bisa menjadi sebuah bukti suatu kejadian/transaksi
apabila dibutuhkan dikemudian hari
7. Sejarah Perkembangan Administrasi

Administrasi telah ada sejak dahulukala karena administrasi timbul dengan
timbulnya peradaban manusia. Apabila sejarah perkembangan
administrasi itu dipelajari lebih mendalam akan terlihat bahwa dalam
setiap kebudayaan, apapun tujuannya, bagaimanapun bentuk dan
strukturnya, unsur-unsur administrasi tersebut pasti selalu ada. Oleh
karenanya dapat dikatakan bahwa administrasi selalu ada pada setiap
kegiatan.
19
Ada dua hal yang akan dijelaskan yaitu, pertama administrasi sebagai seni
yaitu perkembangannya selalu dipengaruhi oleh perkembangan
masyarakat dinamis. Demikian juga sebaliknya. Secara historical
perkembangan administrasi sebagai seni itu didasarkan kepada
pengetahuan masyarakat modern sekarang tentang kejadian-kejadian
dimasa lalu pada kebudayaan tertentu pula. Yang kedua, administrasi
sebagai ilmu pengetahuan, tepatnya sebagai ilmu pengetahuan social.
Perkembangan Administrasi Sebagai Seni
Perkembangan administrasi sebagai seni dapat dibagi menjadi tiga fase
utama, yaitu sebagai berikut:
a. Tahap prasejarah yang berakhir pada tahun 1 m.
Bukti-bukti sejarah menunjukan dengan jelas bahwa pada tahap
prasejarah ini administrasi sudah berkembangdengan baik. Meskipun
mungkin secara tidak sadar, masyarakat purba telah menjalankan roda
administrasi sebagaimana apa yang sekarang disebut sebagai prinsip-
prinsip administrasi . karena kebutuhan masyarakat yang dipuaskan
melalui penerapan prinsip-prinsip administarsi dan manajemenpun
relative masih sederhana maka pada umumnya system administrasi
yang dipergunakan belum serumit yang digunakan sekarang ini.
Ditinjau dari segi waktu dan tempat, tahap prasejarah ini dapat dibagi
pula menjadi enam tahap perkembangan, yaitu sebagai berikut:
1) Zaman Mesopotamia
Pada zaman semopotamia telah dijalankan prinsip-prinsip dasar
administarsi yang diketahui pada zaman modern sekarng, terutama
pada bidang pemerintahan, perdagangan, komunikasi dan
pengangkutan (terutama pengangkutan sungai). Sejarah
membuktikan bahwa masyarakat Mesopotamia telah
menggunakan logam sebagai alat tukar, hal ini memudahkan dalam
perdagangan.
20
2) Zaman Babilonia
Zaman babilonia, administrasi pemerintahan, perdagangan,
perhubungan dan pengangkutan telah berkembang pula dengan
baik. Perkembangan administrasi juga telah berkembang pada
bidang teknologi, dengan bukti adanya taman gantung.
3) Mesir Kuno
Zaman mesir kuno, yang berkembang pada zaman ini adalah
dibidang pemerintahan, militer, perpajakan, perhubungan dan
pertanian (termasuk irigasi). Hanya saja, pada zaman mesir kuno
ini, administrasi dijalankan bukan atas dasar kepentingan rakyat,
tetapi hanya untuk kepentingan firaun dan keluarganya. Karena
pada saat itu, firaun dianggap sebagai dewa atau setidaknya
sebagai keturunan dewa, sehingga mengabdikan kepada firaun
diindikasikan dengan pengabdian kepada tuhan.
4) Tiongkok Kuno
Zaman tiongkok kuno, administrasi pada zaman ini berkembang
sebagaimana zaman-zaman yang telah disebutkan sebelumnya,
tetapi ada yang khas pada tiongkok kuno ini, yaitu system
administrasi kepegawaian yang sangat baik. Demikian baiknya
system administarsi tersebut, maka system administarsi pun
meminjam dari system ini dikenal dengan nama merit system. Pada
zaman ini menonjol 3 toko yang memberikaan sumbangan yang
sangat besar terhadap administrasi pada zaman itu, yaitu konfisius,
chow, dan mo ti.
5) Romawi Kuno
Zaman romawi kuno, yang berkembang hampir sama dengan
zaman-zaman sebelumnya, tetapi yang sangat menonjol adalah
administrasi militer, pajak dan perhubungan melebihi yang
sebelumnya, hal ini diperlukan mengingat romawi mempunyai
wilayah yang sangat luas.
21
6) Yunani Kuno
Zaman yunani kuno, bidang yang berkembang dalam lingkup
administrasi hampir sama dengan yang sebelumnya, tetapi disini
muncul konsep demokrasi (berasal dari kata demos dan kratos
yang berarti rakyat dan kekuasaan) sehingga kekuasaan berada
ditangan rakyat. Definisi rakyat pada zaman ini berbeda dengan
zaman sekarang yaitu:
a) Pria
b) Dewasa
c) Lahir di Athena
d) Orang tua warga Athena
Pembatasan pengertian rakyat ini memang logis pada zaman ini,
karena 75% dari penduduk Athena terdiri dari pendatang yang
bekerja sebagai pedagang atau budak belian. Pada zaman ini
menciftakan parlemen pertama didunia yang disebut dengan
orang-orang tua yang bijaksana. Untuk urusan di bidang militer
diserahkan kepada dewan militer. Ada lagi ciri khas pada zaman
yunani kuno yaitu setiap orang yang tergolong sebagai rakyat
paling sedikit satu kali dalam hidupnya harus menjadi pegawai
negeri tanpa bayaran
b. Tahap sejarah yang berakhir pada tahun 1886.
Berhubungan dengan gelapnya sejarah dunia, umumnya selama 15
abad pertama dari sejarah dunia modern, bidang administrasi pun
mengalami kegelapan. Berarti tidak banyak yang diketahui dalam 15
abad itu. Kemudian diketahui bahwa timbulnya gereja katolik roma
telah mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perkembangan teori
administrasi. Dengan kata lain gereja katolik roma memberikan
sumbangan yang besar terhadap perkembangan administrasi, malahan
sesungguhnya pola dasar struktur organisasi yang telah diciftakan oleh
gereja katolik roma, telah ditiru oleh hampir semua organisasi modern
22
hingga sekarang ini, meskipun sudah barang tentu timbul

perkembangan lanjutan.
Pada zaman ini administrasi berkembang lebih pesat lagi karena para
cendikiawan terjun dalam bidang administrasi. Pada zaman ini timbul
tiga kelompok yang biasa disebut kaum, yaitu:
1) Kaum kameralist di german dan Australia
2) Kaum merkantilisme di inggris
3) Kaum fisiokrat di prancis
Merkatilisme adalah suatu system politik ekonomi yang sangat
mementingkan perdagangan internasional dengan tujuan umtuk
memperbanyak asset dan modal yang dimiliki suatu Negara.
Merkantilisme tertuang dalam peraturan Negara yang berbentuk
proteksionalisme dan politik colonial demi neraca perdagangan yang
menguntungkan. Pemerintah Negara mendukung ekspor dengan
insentif dan menghadang import dengan tarif. Dijerman,
merkantilismenya disebut dengan istilah kameralisme. Camera artinya
kas raja. Caranya dengan memungut pajak dan membentuk perusahaan
dagang di afrika untuk mengembangkan perekonomian. Di perancis,
merkantilisme dimulai masa Louis XI (1461-1483). Bertujuan untuk
memakmurkan rakyat terkenal dengan sebutan colbertisme
(pencetusannya jean Colbert, menkeu perancis).
Berbeda dengan kaum merkantilisme, kaum fisiokrat menganggap
bahwa sumber kekayaan yang senyata-nyatanya adalah sumber daya
alam. Kaum ini dinamakan physiocratism= physic (alam) dan cratain
atau cratos (kekuasaan). Kaum fisiokrat percaya bahwa alam
diciftakan oleh tuhan penuh keselarasan dan keharmonisan. Yang
artinya bahwa biarkan manusia diberikan kebebasannya mengelola
alam demi memenuhi kebutuhannya masing-masing dan akan selaras
dengan kebutuhan masyarakat banyak. Artinya bahwa pemerintah
tidak boleh ikut campur dan biarkan alam mengatur. Inilah yang
menjadi awal mula doktrin laissez faire-laissez passer/ let do, let
23
pass yang artinya biarkan semua terjadi, biarkan semua berlalu. Tokoh
yang menonjol pada zaman ini adalah George von zincke yang telah
menghasilkan 537 karya ilmiah dan yang terbanyak adalah tentang
administrasi pertanian.
Perkembangan semakin pesat karena pada zaman ini telah timbul
adanya revolusi industry di inggris, yang mengakibatkan perubahan
yang besar dalam administrasi. Adalagi seorang tokoh yang
mempunyai peranan besar pada zaman ini, yaitu Charles barbage,
seorang professor matematika pada universitas Cambridge, yang pada
permulaan abad 18 menulis buku yang berjudul the economy of
manufacture. Pada buku ini menekankan pada pentingnya efesiansi
dalam usaha mencapai tujuan. Selama hampir satu abad hasil karya ini
terlupakan dan baru terselidiki kembali setelah lahirnya gerakan
manajemen ilmiah (scientific manajement movement), yang
dipelopori oleh Fredrick winslow taylor tahun 1886.
c. Tahap modern yang dimulai pada tahun 1886dan masih berlangsung
hingga sekarang ini
Pada zaman ini, administrasi mulai dikenal sebagai ilmu, karena pada
zaman itu yang dipelopori oleh f.w. taylor (seorang sarjana
pertambangan) dari amerika serikat, mulai mengadakan penyelidikan-
penyelidikan dalam rangka mempertinggi efesiensi perusahaan dan
peningkatan produktivitas pekerja. Pada saat itu dia melihat bahwa
efesiensi perusahaan tidak terlalu tinggi dan produktivitas pekerjanya
rendah karena terlalu banyaknya waktu dan gerak-gerik kaum buruh
yang tidak produktif, kemudian dia melakukan studi yang dikenal
dengan time and motion study untuk mempelajari penggunaan waktu
yang oleh kaum buruh serta gerak-gerik mereka dalam melaksanakan
pekerjaan, terutama para buruh tingkat bawah. Hasil studinya
dituliskan dalam satu buku yang berjudul the principle of scientific
management, yang diterbitkan pada tahun 1911.
24
Pada saat taylor melakukan penyelidikan-penyelidikan, di prancis

timbul pula seorang ahli pertambangan yang bernama Hendry fayol
yang bekerja pada salah satu perusahan tambang disana, yang pada
saat itu perusahaan terancam oleh kehancuran. Sebagai seorang ahli
fikir, fayol mencari sebab-musabab dari kegagalan perusahaan itu
untuk mencapai tujuannya. Hasil pemikiran fayol ditulis dalm bukunya
pada tahun 1916 dengan judul administration generalle et industrielle,
yang diterjemahkan dalam bahasa inggris pada tahun 1930 dengan
judul general and industrial management (seharusnya general and
industrial administration). Dari teori-teori yang ia temukan dan
kemudian ia terapkan sendiri, maka perusahaan berhasil selamat dari
keruntuhan bahkan dapat dikembangkannya.
Karena besarnya sumbangan yang diberiakn kedua tokoh itu terhadap
administrasi, maka f.w. taylor diberi julukan, sebagi bapak gerakan
manajemen ilmiah, sedangkan Hendry fayol diberi julukan bapak teori
administrasi modern
Perkembangan Administrasi Sebagai Ilmu

Ilmu pengetahuan dapat didefinisikan sebagai suatu objek ilmiah yang
memiliki sekelompok prinsip, dalil dan rumus yang melalui percobaan-
percobaan yang sistematis dilakukan berulangkali telah diuji
kebenarannya, prinsip-prinsip, dalil-dalil, dan rumus-rumus dapat
diajarkan dan dipelajari.
Dari segi perkembangan ilmu administrasi sejak lahir hingga sekarang,
ilmu administrasi telah mencapai empat tahap :
a. Tahap survival (1886-1930):
Pada tahap ini dimulai peletakan dasar-dasar administrasi oleh F.W.
Taylor dan Hendry Fayol. Tahun 1886 sering disebut sebagai “tahun”
lahirnya ilmu administrasi, karena pada tahun itulah gerakan
manajemen/administrasi ilmiah dimulai oleh Frederick Winslow
Taylor di Amerika Serikat yang dijuluki bapak ilmu manajemen, dan
25
kemudian diikuti oleh Henry Fayol di Prancis yang dijuluki pula bapak
ilmu Administrasi. Dalam masa ini para sarjana mulai
memperjuangkan supaya pengetahuan administrasi sebagai ilmu yang
mandiri atau sebagai salah satu tertib-ilmu (disiplin). Demikian juga
dalam masa inilah para ahli dan sarjana mengkhususkan dirinya dalam
bidang administrasi dan manajemen.
b. Tahap konsolidasi dan penyempurnaan (1930-1945)
Pada tahap ini terjadi penyempurnaan teori-teori, sehingga
kebenarannya tidak dapat dibantah lagi. Dalam jangka waktu ini
pulalah gelar-gelar kesarjanaan dalam ilmu administrasi Negara dan
niaga mulai banyak diberikan oleh lembaga-lembaga pendidikan
tinggi.
c. Tahap human relation (1945-1959)
Setelah teori-teori disempurnakan, maka fokusnya berubah pada factor
manusia serta hubungan formal dan informal yang perlu diciftakan
pada semua tingkatan organisasi demi terlaksananya kegiatan-kegiatan
yang harus dilaksanakan dalam suasana yang intim dan harmonis.
Dalam masa ini para sarjana administrasi mulai memperhatikan segi
manusiawi dan menyelidiki segala hubungan dari semua orang dalam
kegiatan kerjasama, baik hubungan yang bersifat resmi (dinas,formal)
maupun yang tidak resmi (informal). Pada masa ini pula ditulis pula
hampir semua buku mengenai hubungan antar manusia dalam
kegaiatan kerjasama mereka.
d. Tahap behaviouralisme (1959-sekarang)
Pada tahap ini focus perhatiannya bukan hanya pada hubungan
manusianya, tetapi sudah maju kepada tindakan-tindakan dan perilaku
orang-orang dalam kehidupan berorganisasi, diselidiki pula cara-cara
yang dapat ditempuh untuk lebih meningkatkan kegiatan-kegiatan
yang membuat organisasi menjadi lebih efesien dan efektif, sehingga
administrasi menyatu kepada manusia itu sendiri.
26
D. LATIHAN SOAL
Jawablah pertanyaan berikut dengan singkat dan jelas!
1. Apakah yang dimaksud dengan Administrasi Perkantoran dalam arti sempit
? Jelaskan !
2. Ruang lingkup Administrasi Perkantoran meliputi ? Sebutkan dan jelaskan!
3. Peranan dan fungsi administrasi perkantoran adalah ?
4. Dari segi perkembangan ilmu administrasi sejak lahir hingga sekarang,
ilmu administrasi telah mencapai empat tahap , yaitu ?
5. Apakah yang dimaksud dengan Merkatalisme ?
27
BAB II ORGANISASI DAN KEPEMIMPINAN

KANTOR

1. Mampu Memahami dan Menjelaskan Tentang Pengertian dan Jenis
Organisasi
2. Mampu Memahami dan Menjelaskan Tentang Kepemimpinan
Organisasi adalah suatu sistem perserikatan formal, berstuktur dan
terkoordinasi dari sekelompok orang yang berkerja sama dalam mencapai
tujuan tertentu, dan organisasi hanya merupakan alat dan wadah saja
(Hasibuan, 1996:24). Organisasi merupakan sebuah entitas sosial yang
dijalankan dan dikoordinasikan secara sadar oleh orang-orang yang terkait
didalamnya untuk mencapai sebuah tujuan. Organisasi memiliki banyak jenis
tergantung dengan pembedanya, salah satu pembeda dalam organisasi adalah
bentuk atau tipe organisasi. Dalam bentuk/tipe organisasi yang sangat
ditekankan adalah struktur dari organisasi tersebut. Struktur organisasi adalah
merupakan sebuah konsep abstrak yang menunjukkan bagaimana tugas akan
dibagi, siapa yang melakukan tugas tugas yang telah ditentukan dan
mekanisme koordinasi formal serta pola interaksi dalam organisasi.
Kepemimpinan dapat diartikan sebagai kemampuan mempengaruhi kelompok
ke arah pencapaian tujuan atau suatu usaha menggunakan gaya mempengaruhi
dan tidak memaksa untuk memotivasi individu dalam mencapai tujuan.
Berdasarkan definisi diatas maka, kepemimpinan dapat diartikan sebagai suatu
kemampuan maupun keahlian yang ada pada seseorang dalam menggerakkan
atau memotivasi suatu individu maupun kelompok untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan.
28
C. MATERI
1. Pengertian dan Jenis Organisasi
Organisasi adalah suatu sistem perserikatan formal, berstuktur dan
terkoordinasi dari sekelompok orang yang berkerja sama dalam mencapai
tujuan tertentu, dan organisasi hanya merupakan alat dan wadah saja
(Hasibuan, 1996:24). Organisasi merupakan sebuah entitas sosial yang
dijalankan dan dikoordinasikan secara sadar oleh orang-orang yang terkait
didalamnya untuk mencapai sebuah tujuan. Organisasi memiliki banyak
jenis tergantung dengan pembedanya, salah satu pembeda dalam
organisasi adalah bentuk atau tipe organisasi. Dalam bentuk/tipe
organisasi yang sangat ditekankan adalah struktur dari organisasi tersebut.
Struktur organisasi adalah merupakan sebuah konsep abstrak yang
menunjukkan bagaimana tugas akan dibagi, siapa yang melakukan tugas
tugas yang telah ditentukan dan mekanisme koordinasi formal serta pola
interaksi dalam organisasi. Ada 5 jenis organisasi berdasarkan
bentuk/tipenya, yaitu:
a. Organisasi Lini
Organisasi lini adalah salah satu bentuk organisasi yang manajer
puncaknya dianggap sebagai sumber semua wewenang. Semua
keputusan dan tanggung jawab berada pada satu tangan, dan tiap
anggota hnaya mengenal satu pimpinan langsung yang
membawahinya ( Saydam, 1993:92). Dari pengertian diatas dapat kita
ketahui bahwa tipe organisasi lini adalah tipe organisasi yang sangat
menekankankan pada hierarki vertikal. Pada organisasi lini perintah
hanya diberikan oleh seorang atasan saja, dan kepada atasan yang
bersangkutan karyawan bertanggung jawab.
29
1) Struktur Organisasi
Camat
Sekretaris Camat
Lurah A Lurah B Lurah C
Gambar 1. Struktur Organisasi Lini
Terlihat pada struktur organisasi diatas bahwa tegasnya garis

komando dari camat sebagai puncak pimpinan kepada struktur
dibawahnya yang ditunjukkan oleh garis lurus. Sedangkan garis
putus-putus merupakan garis koordniasi. Dalam sebuah organisasi
bagaimanapun bentuk strukturnya pasti ada koordinasi antara satu
elemen dengan elemen lainnya karena koordinasi merupakan
sebuah usaha untuk mengintegrasikan gerak organisasi agar
tercapai tujuan organisasi. Pada struktur diatas terlihat bahwa
masing masing lurah melakukan koordinasi dan juga melakukan
koordinasi dengan sekretaris camat, sedangkan camat berhak
memberi perintah pada setiap lurah karena mereka dihubungkan
oleh garis hitam vertikal yang merupakan garis komando
2) Organisasi lini dan prinsip organisasi
Pada dasarnya setiap organisasi harus bergerak sesuai dengan
prinsip-prinsip organisasi yang telah ada, tetapi dalam suatu bentuk
organisasi ada penerapan prinsip yang bersifat utama tergantung
dengan bentuk/tipe organisasinya. Begitu juga dengan organisasi
lini, memiliki prinsip-prinsip utama, yaitu prinsip hierarki, prinsip
kesatuan perintah, prinsip pertanggung jawaban dan prinsip
30
kepemimpinan. Dalam organisasi bentuk lini sangat ditekankan

siapa struktur yang berada diatas dan dibawah, siapa yang memberi
perintah pada siapa, dan siapa yang bertanggung jawab pada siapa.
Kehadiran pimpinan yang mengayomi dan tegas juga sangat
mempengaruhi organisasi karena pimpinan yang dianggap sebagai
sumber kewenangan. Pada organisasi bentuk lini, pilar hierarki
merupakan pilar utama karena adanya penekanan line authority
pada bentuk organisasi lini
b. Organisasi staf
Organisasi bentuk staf adalah salah satu bentuk organisasi yang tidak
mempunyai garis komando ke bawah. Para karyawan hanya berfungsi
sebagai pemberi bantuan kepada pimpinan puncak untuk kelancaran
tugas. Organisasi bentuk staf merupakan organisasi sederhana.
(Saydam, 1993:94) Berbeda dengan struktur organisasi lini yang
memiliki ketegasan dalam pemberian perintah, organisasi staf hanya
memperlakukan staf sebagai bagian dari struktur organisasi yang
memberikan nasihat atau saran pada pimpinan untuk pencapaian
tujuan organisasi. Pada organisasi bentuk staf, para karyawan atau
pekerja dalam organisasi tersebut dianggap sebagai staf
Kepala Bengkel
Staff Montir
Gambar 2. Struktur Organisasi Staf
Terlihat pada struktur organisasi bentuk staf diatas bahwa

organisasi bentuk staf dimiliki oleh organisasi sederhana yang
menganggap semua karyawan adalah staff nya yang merupakan
pembantu dalam memberikan petunjuk dan nasihat dan juga
31
bekerja untuk mencapai tujuan organisasi. Nampak diatas bahwa

sebuah bengkel sepeda motor yang dipimpin oleh seorang
pemimpin hanya dihubungkan oleh garis putus-putus dengan
stafnya karena staf hanyalah karyawan yang tidak mendapatkan
perintah langsung, melainkan hanya memberikan manfaat dan
membantu dalam pencapaian tujuan organisasi
2) Organisasi staf dan prinsip organisasi
Organisasi staf harus senantiasa berpegang teguh pada tujuan
organisasi, sehingga gerak staf dalam memberikan nasihat dan
bantuan dalam pencapaian tujuan organisasi tetap dalam kerangka
tujuan organisasi tersebut. Dan juga perlu ada keseimbangan dalam
organisasi artinya staff yang ada dalam struktur organisasi
memanglah staff yang perlu ada dan sesuai dengan kebutuhan
organisasi sehingga organisasi tidak boros struktur atau mungkin
pelit struktur. Pilar pengorganisasian yang penting dalam
organisasi bentuk staf adalah pilar koordinasi karena hubungan
antara pimpinan dengan staff dihubungkan oleh garis koordinasi,
karena komunikasi dan koordinasi antara pimpinan dengan staf
harus selalu dijaga agar dapat meningkatkan produktivitas
organisasi
c. Organisasi Lini dan Staf
Disebut organisasi garis dan staf disebabkan karena disamping adanya
otoritas garis yang menjadi saluran perintah, ada juga otoritas staf.
(Sukarna, 1992:70). Organisasi bentuk lini dan staf merupakan
gabungan dari organisasi lini dan staf. Artinya selain adanya garis
komando dan struktur lini dalam sebuah organisasi, struktur staf juga
ada yang bertujuan untuk memberi bantuan dan nasihat bagi para
manajer dalam proses pengambilan keputusan, penggerakan organisasi
dan proses pencapaian tujuan organisasi. Hadirnya staf dalam
organisasi merupakan wujud dari struktur yang merupakan jabatan
politis yang dipilih melalui pemilihan, karena yang terpilih menjadi
32
pemimpin belum tentu seseorang yang cakap dan spesialisasi dalam

hal tersebut
REKTOR
Staff Ahli
PR I PR II PR III
Staff Ahli Staff Ahli Staff Ahli
Gambar 3. Struktur Organisasi Lini dan Staf
Terlihat dari struktur diatas adanya kombinasi antara struktur

organisasi bentuk lini dan staf. Terlihat adanya garis hitam yang
merupakan garis perintah yang menghubungkan rektor dengan
para pembantu rektor. Karena rektor dan pembantu rektor
merupakan jabatan politis yang jabatannya didapatkan berdasarkan
pemilihan maka perlu adanya staf yang membantu pekerjaan rektor
dan pembantu rektor. Tidak ada hubungan pemerintah antara
keduanya, melainkan garis putus putus yang merupakan garis
koordinasi. Para pembantu rektorpun dihubungkan oleh sebuah
garis putus-putus yang menunjukkan adanya koordinasi diantara
mereka dalam pencapaian tujuan universitas.
2) Organisasi Lini Staff dan Prinsip Organisasi
Karena organisasi ini merupakan gabungan dari dua bentuk
organisasi maka, masingmasing prinsip yang harus ditekankan
dalam organisasi lini dan organisasi staf harus ditekankan pula
dalam bentuk organisasi ini. Karena kehadiran organisasi
merupakan langkah menggabungkan manfaat dua organsasi
33
dengan meniadakan sisi negatif dua organisasi tersebut. Dalam

organisasi bentuk lini dan staf ini, pilar pengorganisasin tetap perlu
ditegakkan dengan baik. Adanya pembagian dan depatermenisasi
yang jelas sehingga pekerjaan pembantu rektor 1, 2 dan 3 dapat
dibedakan dengan jelas. Perlu ada hierarki yang tegas sehingga
jelas perintah diberikan oleh siapa pada siapa dan akan
dipertanggung jawabkan oleh siapa kedapa siapa. Juga perlu ada
pilar koordinasi antara masing-masing pembantu rektor sehingga
mereka memiliki gerak yang sama dan tidak overlap dalam
pencapaian tujuan organisasi yang dalam struktur merupakan
tujuan universitas
d. Organisasi Fungsional
Hardjito (2001:35) mengatakan bahwa organisasi fungsional adalah
suatu bentuk organisasi yang didalamnya terdapat hubungan yang
tidak terlalu menekankan kepada hierarki struktural, akan tetapi lebih
banyak didasarkan pada sifat dan jenis pekerjaan yang akan
dilakasanakan. Senada dengan itu Hasibuan (2001:156) mengatakan
bahwa pada organisasi bentuk fungsional, pembagian kerja merupakan
masalah yang mendapatkan perhatian yang sungguh-sungguh, karena
didasarkan pada spesialisasi masing-masing orang dalam organisasi
Gambar 4. Struktur Organisasi Fungsional
34
Pada struktur organisasi diatas terlihat dengan jelas bahwa

karyawan dibagi berdasarkan spesialisasinya masing-masing,
seperti yang ahli dalam hal mengurusi praproduksi, produksi
ataupun yang ahli dalam bidang marketing. Diketahui juga bahwa
dalam organisasi bentuk fungsional, bawahan akan meneriman
perintah dari banyak atasan dan juga melalukan koordinasi dengan
banyak atasan. Terlihat pada struktur organisasi sebuah catering
diatas, bahwa karyawan dibagi berdasarkan keahliannya, dan
dalam suatu pekerjaan karyawan berkaitan dengan struktur yang
ada diatasnya. Contoh, dalam proyek catering untuk pesta Baralek,
maka bagian pra produksi akan memberikan perintah sesuai
dengan kewenangannya. Bagian pra-produksi juga melakukan
koordinasi dengan bagian produksi untuk mengetahui apa saja
bahan yang perlu dibeli dan berapa banyak perlu dibeli. Setelah itu
bagian produksi akan mengurusi proses produksi dan dilanjutkan
oleh bagian pemasaran yang nanti akan mengatur proses
pengantaran makanan ke pemesan. Garis perintah dalam struktur
diatas ditunjukkan dengan garis hitam dan garis koordinasi
ditunjukkan dengan garis putus-putus.
2) Organisasi Fungsional dan Prnsip Organisasi
Dalam organisasi bentuk fungsional, prinsip-prinsip yang sangat
ditekankan adalah prinsip fungsional dan pemisahan. Prisnip
fungsional menegaskan pembagian tugas dan siapa yang
mengerjakan suatu pekerjaan. Sedangkan prinsip pemisahan
menegaskan bahwa si A tidak dapat mengerjakan pekerjaan si B
karena masing-masing orang seudha mendapatkan job desc
masing-masing. Bentuk organisasi yang dibagi berdasarkan
spesialisasi pegawainya membuat pilar pembagian kerja dan
departemenenisasi serta koordinasi menjadi kuat. Karena apabila
pekerjaan tidak dibagi dengan baik maka seorang pegawai bisa saja
salah mengerjakan dan apabila tidak didepartemenisasi maka
35
kemungkinan overlap dalam organisasi akan semakin besar. Perlu

adanya pilar koordinasi yang kuat karena masing-masing bawahan
tidak mendapat perintah dari satu pimpinan saja, melainkan dari
banyak pimpinan, sehingga perlu ada komunikasi yang baik guna
mengintegrasikan pekerjaan untuk mencapai tujuan
e. Organisasi Lini, Staff dan Fungsional
Hasibuan (1996:73) mengatakan bahwa organisasi lini, staf dan
fungsional merupakan kombinasi dari organisasi lini, lini dan staf serta
organisasi fungsional. Gabungan dari ketiga organisasi ini
mengakibatkan struktur organisasi menjadi lebih kompleks dan
banyak digunakan oleh organisasi besar
Gambar 5. Struktur Organisasi Lini, Staf, dan Fungsional
Terlihat dalam struktur organisasi diatas bahwa organisasi lini, staf

dan fungsional merupakan gabungan dari 3 bentuk organisasi. Dari
direksi ke bagian produksi dan pemasaran dihubungkan oleh garis
komando tegas khas organisasi bentuk lini. Terlihat juga adanya
staf dalam struktur menandakan bahwa struktur organisasi diatas
merupakan gabungan dari organisasi bentuk staf. Dan pada bagian
bawah dapat dilihat adanya pembagian tugas berdasarkan
36
spesialisasi pegawainya, bagian produksi roti merupakan orang

yang ahli dalam membuat roti dan mengetahui bahan-bahan yang
dibutuhkan untuk membuat roti, sedangkan bagian pemasaran
merupakan orang yang ahli dalam menjajakan dan memasarkan
sebuah barang dagangan. Oleh karena itulah dikatakan organisasi
ini merupakan gabungan dari 3 macam bentuk organisasi. Dalam
struktur organisasi diatas terdapat 2 macam garis, yaitu garis
komando yang ditandai dengan garis hitam, dan garis koordinasi
yang ditandai dengan garis putus-putus
2) Organisasi Lini, Staff dan Fungsinonal dan prinsip organisasi
Dikarenakan organisasi ini adalah gabungan dari 3 organisasi maka
prinsip yang harus ditekankan dalam organisasi ini juga merupakan
gabungan dari ketiga jenis organisasi tersebut. Adanya hierarki
yang tegas, siapa yang memberikan komando, adanya pembagian
tugas yang jelas menunjukkkan adanya bagian dari bentuk
organisasi fungsional
2. Kepemimpinan
Ada beberapa macam pengertian mengenai kepemimpinan diantaranya
menurut Wukir (2013: 134) memberikan pengertian kepemimpinan yang
merupakan seni memotivasi dan mempengaruhi sekelompok orang untuk
bertindak mencapai tujuan bersama. Sedangkan menurut Samsudin (2009:
287) kepemimpinan dapat diartikan sebagai kemampuan meyakinkan dan
menggerakkan orang lain agar mau bekerja sama di bawah
kepemimpinannya sebagai suatu tim untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Kemudian menurut Rachmawati (2004: 67) kepemimpinan dapat diartikan
sebagai kemampuan mempengaruhi kelompok ke arah pencapaian tujuan
atau suatu usaha menggunakan gaya mempengaruhi dan tidak memaksa
untuk memotivasi individu dalam mencapai tujuan. Berdasarkan definisi
diatas maka, kepemimpinan dapat diartikan sebagai suatu kemampuan
maupun keahlian yang ada pada seseorang dalam menggerakkan atau
37
memotivasi suatu individu maupun kelompok untuk mencapai tujuan yang

telah ditetapkan.
Menurut Sudarmo dan Sudita dalam Sunyoto (2013: 35-36)
kepemimpinan terdapat lima variabel, yaitu:
a. Cara berkomunikasi
Setiap pemimpin harus mampu memberikan informasi yang jelas dan
untuk itu harus mempunyai kemampuan berkomunikasi yang baik dan
lancar. Karena dengan komunikasi yang baik dan lancar, tentu hal ini
akan memudahkan bagi bawahannya untuk menangkap apa yang
dikehendaki oleh seorang pemimpin.
b. Pemberian motivasi
Seorang pemimpin harus mempunyai kemampuan untuk
berkomunikasi yang baik dan lancar tentu saja juga harus mempunyai
kemampuan untuk memberikan dorongan-dorongan atau motivasi
kepada bawahannya. Perhatian seorang pemimpin akan sangat berarti
bagi bawahan, bahwa dari segi penghargaan ataupun pengakuan sangat
memberikan makna yang sangat tinggi bagi karyawan atau bawahan.
c. Kemampuan memimpin
Tidak setiap pemimpin mampun memimpin, karena yang berkenaan
dengan bakat seseorang untuk mempunyai kemampuan memimpin
adalah berbeda-beda. Hal ini dapat terlihat dalam gaya
kepemimpinannya, apakah mempunyai gaya kepemimpinan otokratik,
partisipatif, atau bebas kendali.
d. Pengambilan keputusan
Seorang pemimpin harus mampu mengambil keputusan berdasarkan
fakta dan peraturan yang berlaku di perusahaan serta keputusan yang
diambil tersebut mampu memberikan motivasi bagi karyawan untuk
bekerja lebih baik bahkan mampu memberikan kontribusi bagi
kemajuan dari perusahaan.
38
e. Kekuasaan yang positif

Seorang pemimpin dalam menjalankan organisasi atau perusahaan
walaupun dengan gaya kepemimpinan yang berbeda-beda tentu saja
harus memberikan rasa aman bagi karyawan (bawahan) yang bekerja
Menurut pendapat Siagian (2009: 74-83) ada lima tipe kepemimpinan
yang ada pada diri seorang pemimpin, diantaranya adalah sebagai berikut:
a. Tipe Otoriter
Merupakan tipe seorang pemimpin yang tergolong sebagai orang yang
otoriter memiliki ciri-ciri yang pada umumnya negatif. Ciri-cirinya
sebagai berikut:
1) Penonjolan diri yang berlebihan sebagai simbol keberadaan
organisasi hingga cenderung bersikap bahwa dirinya dan
organisasi adalah identik. Dengan demikian, yang bersangkutan
memandang dan memperlakukan organisasi sebagai miliknya.
2) Kegemarannya yang suka menonjolkan diri sebagai penguasa
tunggal dalam organisasi dan tidak dapat menerima adanya orang
lain dalam organisasi yang potensial menyaingi dirinya.
3) Pemimpin yang otoriter biasanya dihinggapi sikap gila kehormatan
dan menggemari berbagai upacara atau seremoni yang
menggambarkan kehebatannya.
4) Tujuan pribadinya sama dengan tujuan organisasi. Ciri ini
merupakan “konsekuensi” dari tiga ciri yang disebut terdahulu.
Dengan ciri ini timbul persepsi kuat dalam dirinya bahwa para
anggota organisasi mengabdi kepadanya.
5) Karena pengabdian para karyawan dianggap sebagai pengabdian
yang sifatnya pribadi, loyalitas karyawan merupakan tuntutan yang
sangat kuat. Demikian kuatnya sehingga mengalahkan kriteria
kekayaan yang lain seperti kinerja, kejujuran, serta penerapan
norma-norma, moral dan etika.
6) Pemimpin yang otoriter menentukan dan menerapkan disiplin
organisasi yang keras dan menjalankannya dengan sikap yang
39
kaku. Dalam suasana kerja seperti itu tidak ada kesempatan bagi
para bawahan untuk bertanya apalagi untuk mengajukan pendapat
atau saran.
7) Seorang pemimpin yang otoriter biasanya menyadari bahwa gaya
kepemimpinannya itu hanya efektif jika yang bersangkutan
menerapkan pengendalian atau pengawasan yang ketat. Karena itu,
pemimpin yang demikian selalu berupaya untuk menciptakan
instrumen pengawasan sedemikian rupa sehingga dasar ketaatan
para bawahan bukan kesadaran, melainkan ketakutan.
b. Tipe Paternalistik
Pengalaman para praktisi dan penelitian para ahli menunjukkan bahwa
banyak pejabat pemimpin dalam berbagai jenis oraganisasi termasuk
organisasi bisnis tergolong pada tipe ini. Berbagai ciri-ciri yang
menonjol adalah sebagai berikut:
1) Penonjolan keberadaanya sebagai simbol organisasi. Seorang
pemimpin yang paternalistik senang untuk menonjolkan diri.
2) Sering menonjolkan sikap paling mengetahui. Karena itu, dalam
praktik tidak jarang menunjukkan gaya “menggurui” dan, bahwa
para bawahannya harus melaksanakan apa yang diajarkannya itu.
Dengan kata lain, dengan ciri ini, seorang pemimpin tidak
membuka pintu atau memberikan kesempatan bagi para
karyawannya untuk menujukkan kreativitas dan inovasinya.
3) Memperlakukan para karyawan sebagai orang-orang yang belum
dewasa, bahwa seolah-olah mereka masih anak-anak. Seorang
pemimpin yang tergolong dalam tipe paternalistik tidak akan
mendorong kemandirian para karyawannya karena tidak ingin
mereka berbuat kesalahan yang pada akhirnya akan berakibat pada
kerugian bagi organisasi.
4) Sifat melindungi. Bersifat melindungi yang memiliki arti negatif
yaitu sikap seorang pemimpin yang tidak mendorong para
40
karyawannya 14 untuk mengambil risiko karena takut akan timbul

dampak negatif bagi organisasi.
5) Sentralisasi pengambilan keputusan. Artinya, pemimpinlah yang
menjadi pusat pengambilan keputusan, pelimpahan wewenang
untuk mengambil keputusan pada tingkat yang lebih rendah dalam
organisasi tidak akan terjadi.
6) Melakukan pengawasan yang ketat.
c. Tipe Laissez Faire
Tipe ini ditandai oleh ciri-ciri yang mungkin dapat dikatakan “aneh”
dan sulit membayangkan situasi organisasional dimana tipe ini dapat
digunakan secara efektif. Ciri-ciri yang menonjol ialah:
1) Gaya santai yang berangkat dari pandangan bahwa organisasi tidak
menghadapi masalah yang serius dan kalaupun ada, selalu dapat
ditemukan penyelesaiannya.
2) Pemimpin tipe ini tidak senang mengambil risiko.
3) Tipe ini gemar melimpahkan wewenang kepada para karyawan dan
lebih menyenangi situasi bahwa para karyawan yang mengambil
keputusan dan keberadaannya dalam organisasi lebih bersifat
suportif.
4) Enggan mengenakan sanksi-sanksi yang keras terhadap para
karyawannya yang menampilkan perilaku menyimpang, tetapi
sebaliknya senang “mengobral pujian”.
5) Memperlakukan karyawan sebagai rekan dan karena itu hubungan
yang bersifat hierarkis tidak disenanginya.
6) Keserasian dalam interaksi organisasional dipandang sebagai etos
yang perlu dipertahankan.
d. Tipe Demokratik
Tidak sedikit orang yang mendambakan atasan yang tergolong sebagai
pemimpin yang demokratik. Bahkan ada pendapat yang mengatakan
bahwa tipe inilah yang ideal. Ciri-cirinya antara lain:
41
1) Mengakui harkat dan martabat manusia. Dengan demikian,

berupaya untuk selalu memperlakukan para bawahan dengan cara-
cara yang manusiawi.
2) Menerima pendapat yang mengatakan bahwa sumber daya
manusia merupakan unsur yang paling strategik dalam organisasi
meskipun sumber daya dan dana lainnya tetap diakui sebagai
sumber yang penting, seperti uang atau modal, mesin, materi,
metode kerja, waktu dan informasi yang kesemuanya hanya
bermakna apabila diolah dan digunakan oleh manusia, misalnya
menjadi produk untuk dipasarkan kepada para konsumen yang
memerlukannya.
3) Para karyawannya adalah insan dengan jati diri yang khas dan
karena itu harus diperlakukan dengan mempertimbangkan
kekhasannya itu.
4) Pemimpin yang demokratik tangguh membaca situasi yang
dihadapi dan dapat menyesuaikan gaya kepemimpinannya dengan
situasi tersebut.
5) Gaya kepemimpinan yang demokratik rela dan mau melimpahkan
wewenang pengambilan keputusan kepada para karyawannya
sedemikian rupa tanpa kehilangan kendali organisasional, dan
tetap bertangung jawab atas tindakan para karyawannya itu.
6) Mendorong para karyawannya untuk mengembangkan kreativitas
mereka.
7) Tidak ragu untuk membiarkan para karyawannya mengambil
risiko dengan catatan bahwa faktor-faktor yang berpengaruh telah
diperhitungkan dengan matang.
8) Pemimpin yang demokratik bersifat mendidik dan membina,
dalam hal bawahan berbuat kesalahan dan tidak serta-merta
bersifat menghukum.
42
e. Tipe Kharismatik
Ciri utama pemimpin tipe kharismatik yaitu bahwa ia mempunyai daya
tarik kuat bagi orang lain sehingga orang lain itu bersedia
mengikutinya tanpa selalu bisa menjelaskan apa penyebab kesediaan
itu. Ciri- ciri pemimpin dengna tipe kharismatik adalah sebagai
berikut:
1) Percaya diri yang besar, yang mempunyai arti para pemimpin yang
kharismatik memiliki keyakinan yang mendalam tentang
kemampuannya, baik dalam arti berpikir maupun bertindak.
2) Mempunyai visi. Seperti dimaklumi, visi adalah rumusan tentang
masa depan yang diinginkan bagi organisasi yang berperan selaku
memberi arah yang akan ditempuh di masa depan dan pedoman
untuk bergerak.
3) Kemampuan untuk mengartikulasikan visi. Dalam dunia
manajemen bahwa visi dinyatakan oleh pemimpin harus menjadi
milik setiap orang dalam organisasi. Hal itu dilakukan melalui
proses sosialisasi yang sistematik sehingga terjadi internalisasi
dalam diri apra anggota organisasi dan dengan demikian siap dan
mampu mengaktualisasikannnya dalam kehidupan sehari-hari.
4) Keyakinan yang kuat tentang tepatnya visi yang dinyatakannya
kepada para bawahan. Seorang pemimpin yang kharismatik
dipersepsikan sebagai seorang yang bersedia
Seorang pemimpin paling sedikit harus memimpin bawahan untuk
mencapai tujuan organisasi, mampu menangani hubungan antar karyawan,
mempunyai interaksi antarpersonel yang baik, mempunyai kemampuan
untuk bisa menyesuaikan diri dengan keadaan. Menurut Samsudin (2009:
293-294), ada beberapa sifat pemimpin yang berguna dan dapat
dipertimbangkan adalah sebagai berikut:
43
a. Keinginan untuk Menerima Tanggung Jawab

Seorang pemimpin yang menerima kewajiban untuk mencapai suatu
tujuan berarti bersedia bertanggung jawab pada pimpinannya atas
segala yang dilakukan bawahannya.
b. Kemampuan untuk “Perceptive”
Perceptive adalah menunjukkan kemampuan untuk mengamati atau
menemukan kenyataan dari suatu lingkungan. Setiap pimpinan harus
mengenal tujuan organisasi sehingga ia dapat bekerja untuk membantu
mencapai tujuan tersebut.
c. Kemampuan Bersikap Objektif
Objektivitas adalah kemampuan untuk melihat suatu peristiwa atau
merupakan perluasan dari kemampuan persepsi. Objektivitas
membantu pimpinan untuk meminimumkan faktor-faktor emosional
dan pribadi yang mungkin mengaburkan realitas.
d. Kemampuan untuk Menentukan Prioritas
Kemampuan ini sangat diperlukan karena pada kenyataanya
masalahmasalah yang harus dipecahkan bukan datang satu per satu,
melainkan datang bersamaan dan berkaitan antara satu dengan yang
lainnya
e. Kemampuan untuk Berkomunikasi
emampuan untuk memberikan dan menerima informasi merupakan
keharusan bagi seorang pemimpin. Oleh karena itu, pemberian
perintah dan penyampaian informasi kepada orang lain mutlak perlu
dikuasai
Menurut Rivai (2009: 823) ada beberapa kualitas kepemimpinan yang
mungkin dapat diusahakan dalam penyeleksian manajer-manajer dan
dikembangkan dalam mempersiapkan manajer bagi pelaksanaan tugas
masa depan. Para pemimpin lazimnya berbeda dalam hal:
a. Menentang status quo yaitu mereka dengan rasa ingin tahu yang besar,
berani, terang-terangan, dan bertindak untuk mengubah yang sudah
dilakukan.
44
b. Terinspirasi visi yang tersebar yaitu mereka meneriakkan misi, visi,

seperangkat sasaran yang tepat, dan berkelakuan dengan cara yang
konsisten bersama karyawan.
c. Membantu yang lain mengambil tindakan yaitu merka memberikan
bimbingan dan sumber serta pekerjaan ke arah pemberian wewenang
yang lain untuk bertindak menurut cara mereka sendiri.
d. Menanggulangi kerancuan, ketidakpastian dan kompleksitas yaitu
mereka bertindak secara menyenangkan dalam organisasi yang
fleksibel dan berubah.
e. Sungguh-sungguh perhatian terhadap orang-orang yaitu mereka
sensitif pada orang-orang, mereka mendengarkannya, memberi
mereka perhatian, dan menjaga agar mereka termotivasi.
f. Menyadari diri sendiri yaitu mereka tahu kekuatan dan keterbatasan
mereka sendiri dan memiliki tingkat kerendahan hati yang mendorong
untuk belajar terus
Menurut Hamalik (2007: 170-172) untuk menjadi seorang pemimpin
haruslah memenuhi beberapa syarat, yaitu diantaranya:
a. Karakteristik Manajer
Manajer adalah pemimpin dalam suatu organisasi. Dia harus mampu
melaksanakan pekerjaannya dan menggerakkan semua sumber yang
tersedia guna mencapai tujuan organisasinya. Tugasnya sebagai
manajer atau pemimpin pada gilirannya mempersyaratkan
karakteristik tertentu yang harus terpenuhi adalah:
1) Memiliki kondisi badan yang sehat.
2) Memiliki pengetahuan dan pandangan yang luas.
3) Memiliki keyakinan, bahwa organisasi yang dipimpinnya akan
berhasil mencapai tujuannya.
4) Memiliki pemahaman yang jelas tentang hakikat dankeunikan
tujuan organisasi
5) Memiliki daya kerja dan antusias yang besar atas pekerjaannya.
45
6) Memiliki kemampuan mengambil keputusan secara cepat dan

tepat.
7) Memiliki sikap yang objektif dan rasional
8) Memiliki sikap dan tindakan yang adil dalam memperlakukan
bawahan.
9) Menguasai prinsip-prinsip hubungan antarmanusiawi.
10) Menguasai teknik-teknik berkomunikasi.
11) Memiliki kemampuan bertindak sebagai penasihat atau
pembimbing bagi bawahan dan rekan kerjanya.
12) Memiliki gambaran yang menyeluruh terhadap semua aspek
kegiatan organisasi
b. Tingkah laku kepemimpinan Tingkah laku kepemimpinan tentunya
dapat dipelajari asalkan manajer bersangkutan mau belajar. Pemimpin
yang efektif perlu mempelajari kebutuhan kelompok dalam situasi
tertentu dan bersikap luwes, bertingkah laku sesuai dengan tuntutan
dan kondisi yang ada, disamping perlunya kerjasama dengan anggota
kelompok dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen yang
penting.
c. Kepemimpinan dan Pembuatan Keputusan
Pembuatan keputusan terdiri dari dua alternatif, yakni alternatif
pembuatan keputusan masalah-masalah pribadi dan alternatif
pembuatan keputusan masalah kelompok. Alternatif pertama
dilkakukan dengan cara membuat keputusan berdasarkan informasi
yang dimiliki sendiri, atau berdasarkan informasi dari bawahan, atau
menyebarkan masalah kepada bawahan untuk memperoleh gagasan
dan saran atau menyebarkan masalah kepada seorang bawahan, lalu
bersama-sama menganalisis dan membuat keputusan atau
mendelegasikan masalah kepada seorang bawahan sambil
melengkapinya dengan informasi yang serasi dan memberinya
tanggung jawab untuk memecahkan masalah.
46
Alternatif kedua, yakni masalah pokok diselesaikan dengan cara

memecahkan masalah sendiri atau memperoleh informasi dari
bawahan dan pemimpin yang memecahkannya, atau membagi masalah
kepada bawahan secara individual untuk memperoleh gagasan dan
saran, atau membagi masalah tersebut melalui pertemuan kelompok
untuk memperoleh gagasan dan saran, atau membagai masalah
tersebut kepada satu kelompok dan bersama pemimpin mencapai
kesepakatan dalam pemecahan masalah dan pembuatan keputusan
Menurut Sunyoto (2013: 39) para pemimpin menggunakan jenis
keterampilan yang berbeda yaitu:
a. Keterampilan Teknis (Technical Skill)
Keterampilan ini mengacu pada pengetahuan dan keterampilan
seseorang dalam salah satu jenis proses atau teknik. Keterampilan ini
merupakan ciri yang menonjol dari prestasi kerja pada tingkat
operasional, tetapi pada saat pegawai dipromosikan pada tanggung
jawab kepemimpinan, keterampilan teknis secara proporsional
menjadi kurang penting
b. Keterampilan Manusiawi (Human Skill)
Keterampilan manusiawi adalah kemampuan bekerja secara efektif
dengan orang-orang dan membina kerja tim. Setiap pemimpin pada
semua tingkat organisasi memerlukan keterampilan manusiawi yang
efektif. Ini merupakan bagain penting dari perilaku pemimpin.
c. Keterampilan Konseptual (Conseptual Skill)
Keterampilan konseptual adalah kemampuan untuk berpikir dan
kaitannya dengan model, kerangka, hubungan yang luas seperti
rencana jangka panjang. Keterampilan ini menjadi semakin penting
dalam pekerjaan manajerial yang lebih tinggi. Keterampilan
konseptual berurusan dengan gagasan, sedangkan keterampilan
manusiawi berfokus pada orang dan keterampilan teknis pada benda
47
D. LATIHAN SOAL
Jawablah pertanyaan berikut dengan singkat dan jelas!
1. Organisasi adalah ?
2. Organisasi berdasarkan bentuk/jenisnya dibagi menjadi 5, sebutkan !
3. Berikan 3 contoh struktur organisasi dalam jenis organisasi staff !
4. Apakah yang dimaksud dengan kepemimpinan menurut Wukir ?
5. Apakah yang dimaksud dengan manajer ?
48
BAB III TATA RUANG KANTOR DAN TATA

KELOLA SURAT

1. Mampu Memahami dan Menjelaskan Tentang Pengertian Tata Ruang
Kantor;
2. Mampu Memahami dan Menjelaskan Tentang Tujuan dan Keuntungan
Tata Ruang Kantor;
3. Mampu Memahami dan Menjelaskan Tentang Prinsip dan Macam Tata
Ruang Kantor;
4. Mampu Memahami dan Menjelaskan Tentang Pengertian Jenis, Fungsi dan
Kedudukan Surat;
5. Mampu Memahami dan Menjelaskan Tentang Prinsip, Peralatan dan
Pengelolaan Surat
Tata ruang kantor dalam bahasa inggris disebut dengan “ office layout”.
Terdapat beberapa definisi tentang tata ruang kantor menurut para ahli. Quible
menyatakan bahwa tata ruang kantor menjelaskan bagaimana penggunaan
ruang secra efektif serta mampu memberikan kepuasan kepada pegawai
terhadap pekerjaan yang dilakukan, maupun memberikan kesan yang
mendalam bagi pegawai. Selanjutnya, Terry menyatakan bahwa tata ruang
kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan
ruang secara terperinci, untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dan
faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan pekerjaan kantor
dengan biaya yang layak
Manusia merupakan makhluk sosial yang saling membutuhkan. Karena saling
membutuhkan, maka mereka secara otomatis akan saling interaksi. Dalam
49
proses interaksi tentunya mereka melakukan suatu komunikasi dengan surat

menyurat.
Surat juga dapat menjadi buku tertulis atau arsip sehingga penulisannya harus
di susun dengan baik, teliti, dan efesien. Untuk itu, kita harus mengusai kaidah-
kaidah bahasa yang baik dan benar. Dari kaidah-kaidah bahasa tersebut kita
harus mengetahui tentang pengertian surat
C. MATERI
1. Pengertian Tata Ruang Kantor
Tata ruang kantor dalam bahasa inggris disebut dengan “ office layout”.
Terdapat beberapa definisi tentang tata ruang kantor menurut para ahli.
Quible menyatakan bahwa tata ruang kantor menjelaskan bagaimana
penggunaan ruang secra efektif serta mampu memberikan kepuasan
kepada pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan, maupun memberikan
kesan yang mendalam bagi pegawai. Selanjutnya, Terry menyatakan
bahwa tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan
dalam penggunaan ruang secara terperinci, untuk menyiapkan suatu
susunan yang praktis dan faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi
pelaksanaan pekerjaan kantor dengan biaya yang layak.
Gie menyatakan bahwa penyusunan tata ruang kantor harus berdasarkan
aliran pekerjaan kantor, sehingga perencanaan ruang kantor dapat
membantu para pekerja dalam menngkatkan produktifitas. Apalagi
pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan-
keuntungan sebagai berikut:
a. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena
berjalan mundar-mandir yang sebetulnya tidak perlu.
b. Menjamin kelancara proses pekerjaan yang bersangkutan.
c. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas
lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-
banyaknya.
50
d. Mencegah para pegawai dibagian lain terganggu oleh public yang

akan memenuhi suatu bagian tertentu
Menurut Wallace, P.D. bahwa tata ruang kantor mengacu pada susunan
yang sistematis dari furniture, mesin, dan fasilitas lainya dalam ruang
kantor yang tersedia. Ini menyiratkan penempatan orang dan peralatan
pada masing-masing departemen atau bagian kantor sehingga
pemanfaatan akomodasi atau ruangan yang tersedia dapat dilakukan
dengan sebaik mungkin.
Sedangkan menurut Gibson, P bahwa secara umum tata ruang kantor dapat
didefinisikan sebagai penataan fasilitas kerja dan meja kerja. Tata ruang
kantor yang efektif didasarkan pada interaksi antara peralatan, aliran kerja,
dan karyawan
2. Tujuan dan Keuntungan Tata Ruang Kantor

Tata ruang kantor harus memastikan susunan terbaik dari furniture dan
peralatan sesuai dengan aliran kerja dalam ruangan tertentu, sehingga
dapat menghasilkan produkt
ifitas yang maksimum dan biaya yang minimum. Tujuan dari tata ruang
kantor adalah sebagai berikut:
a. Memastikan kelancaran dan efektifitas aliran kerja di kantor.
b. Meminimalkan biaya ruang kantor melalui pemanfaatan ruang kantor
yang efektif.
c. Meningkatkan kepuasan, kenyamanan, dan semangat kerja karywan
dengan menyediakan ruang kerja yang memadai dan kondisi yang
baik.
d. Memudahkan pengawasan pekerjaan.
e. Meningkatkan citra yang baik dari kantor kepada pelanggan dan
pengunjung.
f. Menjaga fleksibilitas tata ruang kantor untuk beradaptasi dengan
perubahan output, layanan pelanggan, dan volume dokumen.
51
g. Memastikan kapasitas yang seimbang antara peralatan dan personel

untuk setiap tahap pada aliran kerja
Tata ruang kantor adalah faktor yang sangat penting dalam mewujudkan
efisiensi organisasi. Oleh karena itu, tata ruang kantor harus direncanakan
oleh seorang ahli dan dirancang secara ilmiah. Jika perencanaan tata ruang
kantor kurang memadai akan mengakibatkan berkurangnya produktifitas
karyawan, absensi meningkat, peningkatan Turn over karyawan,
penurunan kenyamanan fisisk, dan semangat kerja karyawan yang
menurun.
Tata ruang kantor yang baik menawarkan keuntungan sebagai berikut:
a. Aliran kerja menjadi teratur dan lancar, sehingga pergerakan karywan
dapat diminimalkan.
b. Penggunaan ruangan yang tepat.
c. Memudahkan pengawasan dan pengendalian.
d. Penggunaan peralatan dan mesin kantor yang lebih baik.
e. Menciptakan kesan yang baik pada semua pengunjung dan pelanggan,
yang merupakan promosi yang baik bagi perusahaan.
f. Meningkatkan kenyamanan dan semangat kerja karywan
3. Prinsip-prinsip Tata Ruang Kantor

Prinsip-prinsip berikut harus dipertimbangkan ketika merencanakan tata
ruang kantor. Sesuai dengan aliran kerja
Ini adalah prinsip yang paling penting. Sejauh mungkin pekerjaan harus
bergerak maju dari satu operasi ke operasi lainnya. Mundur kebelakang
atau melebar kesamping akan menyebabkan kehilangan banyak waktu dan
meningkatkan gaya. Disis lain, garis lurus aliran kerja akan meningkatkan
kecepatan kerja, menghilangkan gerakan yang tidak perlu, serta
memungkinkan pengendalian dan pengawasan yang efektif.
a. Pengaturan antar departemen
Departemen atau bagian yang sering berinteraksi harus diletakkan
secara berdekatan. Hal ini membantu mengurangi waktu perjalanan
52
dokumen, arsip dan personel. Sebagai contoh, departemen pembeliyan

harus ditempatkan berdekatan dengan departemen persediaan.
Demikian pula, ruang tamu dan ruang petugas yang sering dikunjungi
oleh orang luar harus dekat dengan pintu masuk utama.
b. System dan prosedur kantor
Penataan mesin dan peralatan harus sesuai dengan system dan
prosedur kantor yang telah ditetapkan. Ini akan memastikan
keteraturan dan kesetabilan aliran kerja.
c. Kebutuhan staff dan layanan
Setiap karywan harus dilengkapi dengan ruang kerja dan fasilitas
pelayanan yang memadai. Misalnya, lemari arsip, harus dekat meja
kerja sehingga pegawai tidak perlu pindah dari tempat duduk mereka
ketika memerlukan arsip.
d. Ruang privasi
Jika pekerjaan bersifat rahasia atau memerlukan konsentrasi mental,
ruang privasi harus disediakan. Gunakan partisi bergerak untuk
memberikan privasi dan kerahasiaan dalam pekerjaan kantor.
e. Kebutuhan supervisi
Ruang supervisor harus ditempatkan sedemikian rupa, sehingga
supervisor dapat mengamati para pegawai. Sedapat mungkin, ruangan
atau meja karywan menghadap atasan.
f. Pemisahan kebisingan
Ruang pegawai yang menggunakan peralatan bising harus
ditempatkan secara terpisah untuk menghindari gangguan terhadap
kelompok kerja lainnya.
g. Furniture dan peralatan
Furnitur dan peralatan harus ditempatkan sehingga tersediia ruang
yang cukup untuk pergerakan orang. Penempatan furniture dan
peralatan juga harus memberikan kemudahan untuk membersihkan
dan memperbaiki
53
4. Macam-Macam Tata Ruang Kantor

Tata ruang kantor pada dasarnya dibedakan menjadi dua macam yaitu Tata
Ruang Terpisah (tertutup) dan Tata Ruang Terbuka.
a. Tata ruang terpisah (tertutup) biasa juga disebut tata ruang bersel, yaitu
apabila unit kerja yang satu tetapkan secara terpisah dari unit kerja
lainnya. Pemisahan ini berupa kamar-kamar atau sekat-sekat yang
dibuat menggunakan kayu, teak wood, teak block, kaca, atau
kombinasi diantara ketiganya.
1) Kelebihan tata ruang terpisah.
a) Keamanan dan kerahasian pekerjaan lebih terjamin.
b) Suasana kerja lebih tenang karena tidak terganggu oleh unit
lain.
c) Apabila berjangkit penyakit yang menular atau timbul rasa
tidak senang/ ketidak puasan para pegawai tidak begitu cepat
menular.
d) Dapat menimbulkan rasa memiliki atau bertanggung jawab
atas peralatan kantor yang ada diruangannya.
e) Bagi para pegawai senior/ pimpinan tidak merasa kehilangan
status,karena ia menempati tempat atau ruangan yang terpisah
dari tempat bawahannya.
2) Kelemahan tata ruang terpisah.
a) Perlu biaya besar untuk keperluan membuat sekat-sekat,
lampu-lampu, alat pengatur suhu, pelayanan dan pemeliharaan
umum lainnya.
b) Ruangan tidak dapat dimanfaatkan secara maksimal.
c) Pengawasan pegawai sulit dilaksanakan.
d) Komunikasi antara atasan dan bawahan tidak mudah
dilakukan.
e) Fleksibilitas tat ruang kantor rendah (tidak mudah diadakan
perubahan).
54
b. Tata ruang terbuka, yaitu ruangan untuk bekerja yang tidak dipisah-
pisahkan tetapi semua aktifitas dilaksanakan pada satu ruangan besar.
1) Kelebihan tata ruang terbuka.
a) Biaya lebih rendah karena tidak diperlukan biaya pembuatan
penyekat, juga terhindar dari tambahan biaya perawatan.
b) Bidang-bidang ruangan dapat dimanfaatkan secara maksimal
c) Ada fleksibilitas bagi pegawai, bagian/seksi dapat berpindah
dengan mudah disesuaikan dengan berkembangnya organisasi.
d) Pengawasan pegawai mudah dilakukan.
e) Komunikasi mudah dilaksanakan.
f) Tataruang mudah diubah.
g) Penggunaan mesin kantor dapat bergantian.
h) Kerjasama antara atasan dengan bawahan lebih erat.
2) Kelemahan tata ruang terbuka.
a) Keamanan dan kerahasiaan pekerjaan kurang terjamin.
b) Kebisingan dan gangguan dari tempat kerja, karena suara dari
bagian ruangan lainnya, disamping itu lalu lintas pegawai dan
orang luar dapat mengganggu pegawai yang sedang melakukan
pekerjaan.
c) Letak meja-meja kerja yang selalu tetap, menimbulkan rasa
bosan dan dapat menurunkan semngat kerja serta kurang
bertanggung jawab atas peralatan kantor karna dipakai
bersama-sama.
d) Bagi staf senior dan pimpinan dapat mengakibatkan rasa
statusnya berkurang karena ia sehari-hari berada satu ruangan
dengan bawahannya
5. Pengertian dan Macam-Macam Surat

Manusia merupakan makhluk sosial yang saling membutuhkan. Karena
saling membutuhkan, maka mereka secara otomatis akan saling interaksi.
55
Dalam proses interaksi tentunya mereka melakukan suatu komunikasi

dengan surat menyurat.
Surat juga dapat menjadi buku tertulis atau arsip sehingga penulisannya
harus di susun dengan baik, teliti, dan efesien. Untuk itu, kita harus
mengusai kaidah-kaidah bahasa yang baik dan benar. Dari kaidah-kaidah
bahasa tersebut kita harus mengetahui tentang pengertian surat. Adapun
pendapat mengenai pengertian surat menurut para ahli ialah: menurut
Sedarmayanti, surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu
pihak ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta.(2005:26).
Sedangkan menurut Y.S. Marjo dalam bukunya surat menyurat lengkap
mempunyai pengertian lain bahwa: Surat adalah komunikasi tertulis atau
sarana untuk menyampaikan pernyataan maupun informasi secara tertulis
dari pihak satu kepada pihak yang lain (2005:15).
Dari pendapat di atas mengenai surat, ada lagi pendapat menurut Thomas
Wiyasa pengertian surat yaitu: Surat adalah sarana untuk menyampaikan
pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak yang satu ke pihak
yang lain, informasi dapat berupa pemberitahuan, pernyataan laporan,
pemikiran, sanggahan dan lain sebagainya (1996:2). dan menurut Moekijat
Surat adalah kertas sehelai atau lebih di mana di tuliskan suatu pernyataan
atau berita sesuatu yang hendak orang nyatakan pada orang lain (2006:5).
Sedangkan menurut Suhanda Panji surat adalah sehelai kertas / lebih yang
memuat suatu bahan komunikasi yang di sampaikan oleh seseorang
kepada orang lain baik atas mana pribadi maupun kedutaan dalam
organisasi. (1997:38).
Ada juga pendapat yang di ungkapkan menurut Atmo Sudirjo mengenai
surat adalah sehelai kertas yang di tulis atau di ketik atas nama dalam
kedudukan yang di tujukan kepada suatu alamat tertentu dan membuat
suatu badan komunikasi. (1999:139).
Sedangkan menurut The Liang Gie, surat adalah setiap cacatan tertulis
atau bergambar yang memuat keterangan mengenai suatu hal atau
peristiwa yang di buat orang untuk membantu ingatannya. (2000:115).
56
Pendapat yang berbeda di ungkapkan menurut Tedja Sutisna yaitu surat

adalah alat komunikasi untuk menyampaikan pernyataan / informasi
secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain (1999:82).
Sedangkan menurut Rizal, surat adalah alat untuk menyampaikan suatu
maksud secara tertulis, baik tentang penawaran, permintaan, pernyataan,
pertanyaan, lamaran pekerjaan, dan lain-lain. (2003:2). dan menurut
Bratawidjaja mengunkapkan bahwa surat adalah sarana untuk
menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak satu ke
pihak lain, informasi itu dapat berupa pemberitahuan, pertanyaan,
pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan dan sebagainya.
(1982:5).
Sedangkan pendapat menurut Wursanto yaitu: surat adalah salah satu alat
penyampaian informasi atau keterangan-keterangan (keputusan,
pernyataan, permintaan, dan sebagainya) secara tertulis dari pihak satu ke
pihak lainnya. (1991:11). Menurut Pratama, surat adalah satu alat untuk
menyampaikan informasi / suatu pernyataan secara tertulis kepada pihak
lain, baik itu atas nama sendiri, jabatan yang di sondang dari suatu instansi
perusahaan / organisasi. (1997:1).
Lain halnya dengan yang di kemukakan menurut Mansur, surat adalah
sehelai kertas / lebih yang di tulis / di ketik dengan menggunakan susunan
kalimat dalam bahasa yang baik dan benar dan biasanya berisi curahan hati
atau berita yang di sampaikan dari jarak jauh dari seseorang ke orang lain.
(1986:11).
Dari pendapat-pendapat para ahli di atas, penulis menyimpulkan bahwa
surat merupakan bukti tertulis dan menjadi suatu alat komunikasi /
informasi yang kita sampaikan sesuai dengan tujuan yang kita harapkan,
maka kita harus mengusahakan agar isi surat mudah di mengerti dan
disusun dengan baik teliti dan efisien.
Surat merupakan lembaran kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis,
atau atas nama kedudukannya dalam organisasi untuk berbagai
kepentingan. pengertian lain dari surat adalah alat komunikasi tertulis
57
untuk menyampaikan isi hati atau maksud kepada orang lain

(perseorangan atau organisasi).
Surat juga dapat diartikan sebagai suatu sarana komunikasi yang
digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak
kepada pihak lain atas nama perseorangan dan dapat atas nama jabatan
dalam suatu organisasi. Kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan
atau oleh organisasi di sebut surat menyurat atau korespondensi, dan pihak
yang terlibat atau para pelakunya di sebut dengan koresponden.
Dalam kehidupan sehari-hari terdapat bermacam-macam jenis surat yang
beredar, baik wujud, tujuan, isi, jumlah penerima, keamanan isinya,
urgensi penyelesaian, sumber dan pengelolaannya. Menurut Barthos (2009
: 37-39) jika diklasifikasikan maka surat dapat dibedakan dalam berbagai
hal seperti dibawah ini:
a. Menurut wujudnya
Menurut wujudnya surat dapat dibedakan menjadi beberapa macam
antara lain :
1) Kartu pos
Kartu pos adalah wujud surat terbuka yang terbuat dari karton
berukuran 10 x 15 cm. Kartu pos dipergunakan untuk
menyampaikan berita pendek yang isinya dapat diketahui orang
lain
2) Warkat pos
Warkat pos adalah wujud surat yang tertutup yang terbuat dari
sehelai kertas yang telah dicetak, dapat dilipat seperti amplop.
Warkat pos dipergunakan untuk menyampaikan berita pendek
yang isinya dapat diketahui orang lain.
3) Surat bersampul
Surat bersampul adalah wujud surat tertutup yang memakai
sampul. Surat bersampul digunakan untuk :
a) Menyampaikan berita yang isinya tidak dapat diketahui orang
lain.
58
b) Mengirim berita yang isinya lebih panjang daripada warkat

pos, dan lebih menghormati pihak yang dikirimi
berita.
4) Memorandum dan Nota
Morandum adalah surat yang berisi catatan singkat tentang pokok-
pokok persoalan. Memo dibuat oleh atasan untuk bawahan atau
sebaliknya. Nota adalah surat yang hanya dibuat oleh atasan untuk
bawahannya. Pada dasarnya isi nota sama dengan isi surat dinas,
hanya lebih ringkas tetapi jelas.
5) Telegram
Telegram adalah surat yang susunannya ringkas dan jelas dengan
bahasa yang jelas yang memuat berita-berita yang penting saja
yang dituliskan, dan penulisannya menggunakan huruf morse.
b. Menurut isinya
Menurut isinya dapat digolongkan menjadi :
1) Surat dinas
Surat dinas adalah surat yang berisi masalah kedinasan atau
administrasi pemerintah. Surat dinas dibuat oleh instansi
pemerintah dan dikirim kepada semua pihak yang memiliki
hubungan dengan instansi tersebut, karena surat dinas sifatnya
resmi, maka surat tersebut ditulis menggunakan bahasa ragam
resmi. Contoh surat dinas diantaranya adalah surat keputusan,
instruksi, surat tugas, surat edaran, surat panggilan, nota dinas,
pengumuman dan surat undangan rapat dinas.
2) Surat niaga
Surat niaga adalah surat yang berisi masalah perniagaan. Surat
niaga dibuat oleh suatu perusahaan yang ditujukan kepada semua
pihak. Contoh surat niaga diantaranya adalah surat pesanan, surat
tagihan, surat permohonan lelang dan periklanan.
59
3) Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat yang berisi masalah pribadi yang
ditujukan kepada keluarga, teman atau kenalan. Karena surat
pribadi sifatnya akrab, maka menggunakan bahasa yang santai dan
luwes untuk menambah rasa kekeluargaan atau persahabatan.
c. Menurut jumlah penerima
Dilihat dari jumlah penerima surat, maka surat dapat dibedakan
menjadi beberapa macam antara lain :
1) Surat biasa
Surat biasa adalah surat yang khusus ditujukan kepada seorang
pejabat, atau instansi tertentu.
2) Surat edaran
Surat edaran adalah surat yang dibuat oleh instansi luar. Isi surat
ini adakalanya hanya ditujukan kepada pejabat tertentu yang
bersangkutan (edaran khusus), dan adakalanya disebarkan kepada
lingkungan yang luas (edaran umum).
3) Surat pengumuman
Surat pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada para
pejabat, karyawan dan masyarakat umum.
d. Menurut keamanan isinya
Dilihat dari keamanan isinya surat dapat dibedakan menjadi beberapa
macam antara lain :
1) Surat sangat rahasia
Surat sangat rahasia adalah surat yang berisi dokumen atau naskah
yang sangat penting yang berhubungan dengan rahasia keamanan
negara ataupun rahasia pribadi seseorang. Surat seperti ini
berhubungan erat dengan keamanan negara, dan biasanya diberi
tanda “RHS” atau “SR”.
2) Surat rahasia
Surat rahasia adalah surat yang berisi dokumen penting yang hanya
diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya.
60
3) Surat biasa
Surat biasa adalah surat yang berisi masalah umum dan biasa,
bukan rahasia, yang bila diketahui orang lain tidak merugikan
lembaga atau pejabat yang bersangkutan.
e. Menurut urgensi penyelesaian
Berdasarkan urgensi pengiriman surat dapat dikelompokkan menjadi :
1) Surat Sangat Segera (Kilat)
Surat sangat segera (kilat) adalah surat yang isinya harus sesegera
mungkin diketahui oleh penerima surat dan harus sesegera
mungkin diselesaikan atau ditanggapi. Penyelesaian surat ini harus
lebih diprioritaskan daripada surat lainnya. Jadi, surat sangat
segera harus diutamakan penyelesainnya.
2) Surat Segera
Surat segera adalah surat yang harus segera diketahui dan
ditanggapi. Penyelesaian surat ini tidak harus dilakukan pada
kesempatan pertama tetapi disesuaikan dengan pedoman yang
berlaku pada instansi yang bersangkutan.
3) Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang isinya tidak harus segera diketahui
dan ditanggapi. Meskipun demikian, surat yang diterima harus
segera dibalas agar komunikasi dapat berjalan dengan lancar.
f. Menurut prosedur pengurusan
Menurut prosedur pengurusannya surat digolongkan menjadi :
1) Surat Masuk
Surat masuk adalah suatu alat komunikasi tertulis untuk
menyampaikan pesan atau informasi dari satu pihak kepada pihak
yang lain.
2) Surat Keluar Surat keluar adalah surat yang lengkap (bertanggal,
bernomor, berstempel dan ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain.
Surat keluar biasanya dikirim melalui pos atau kurir.
61
g. Menurut jangkauannya
Menurut jangkauannya surat digolongkan menjadi :
1) Surat Intern Surat intern adalah surat yang hanya digunakan untuk
berkomunikasi dalam suatu kantor atau instansi yang
bersangkutan.
2) Surat Ekstern
Surat ekstern adalah surat yang digunakan untuk berkomunikasi
dengan pihakpihak diluar kantor instansi yang bersangkutan
6. Fungsi dan Kedudukan Surat

Setiap organisasi atau lembaga pasti memiliki pengelolaan surat menyurat
yang berbeda-beda. Surat yang dimiliki dapat menyangkut kelangsungan
hidup organisasi dan mempunyai kepentingan bagi organisasi. Karena
pentingnya surat maka penyimpanannya akan dilakukan secara teratur
dalam suatu tempat sehingga setiap akan diperlukan dapat ditemukan
kembali dengan cepat dan tepat. Surat tersebut harus disimpan dengan baik
karena mempunyai fungsi dan nilai kegunaan didalamnya. Selain sebagai
sarana atau wahana komunikasi surat juga mempunyai fungsi antara lain:
a. Menurut Barthos (2009 : 36) surat mempunyai fungsi sebagai berikut:
1) Wakil dari pengirim atau penulis.
2) Bahan Pembukti.
3) Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut.
4) Alat pengukur kegiatan organisasi.
5) Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak).
b. Sedangkan fungsi surat menurut Silmi (2008 : 2-3) antara lain:
1) Surat berfungsi sebagai sarana komunikasi, surat merupakan
sarana komunikasi yang ekonomis, efektif dan praktis.
2) Wakil, surat menjadi wakil dari pembuat surat yang membawa
pesan, misi atau informasi yang hendak disampaikan kepada
penerima.
62
3) Bahan bukti, mengingat surat merupakan sarana komunikasi secara

tertulis, maka surat dapat dijadikan bahan bukti yang mempunyai
kekuatan hukum.
4) Sumber data, surat dapat menjadi sumber data yang dapat
digunakan untuk informasi atau petunjuk keterangan untuk di
tindak lanjuti.
5) Bahan pengingat, Surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan
atau aktifitasnya dimasa lalu yang bisa dipergunakan untuk
melakukan kegiatan selanjutnya baginya.
6) Jaminan, Surat dapat menjadi surat jaminan, seperti jaminan
keamanan pada surat jalan, jaminan tanggungan pada surat gadai
dan lain sebagainya.
7) Alat pengikat, Surat dapat digunakan untuk mengikat antara dua
pihak dengan kekutan hukum, semisal dalam surat kontrak.
8) Alat promosi, Surat dapat menjadi alat promosi bagi biro, kantor
atau perusahaan pengirim surat kepada penerima surat atau
siapapun juga yang membaca surat tersebut.
9) Alat untuk penghematan, Surat dapat menghemat, baik waktu,
tenaga dan juga biaya, karena selembar surat telah dapat mewakili
kedatangan pembuat surat secara nyata
Dari fungsi surat diatas dapat diketahui kedudukan surat dalam kinerja
kantor meliputi sebagai berikut :
a. Surat mempunyai kedudukan sebagai wakil dari pengirim atau
penulis.
b. Surat berkedudukan sebagai pedoman dalam mengambil tindakan
lebih lanjut.
c. Surat berkedudukan sebagai jaminan
.
7. Prinsip-Prinsip Surat
Menurut Moekijat (2001 : 52) ada empat prinsip yang akan
memungkinkan dalam menulis sepucuk surat agar memberikan kesan yang
63
baik dan pada waktu bersamaan menyampaikan arti yang sebenarnya

mengenai apa yang ingin dikatakan, keempat prinsip tersebut meliputi:
a. Keringkasan, ini berarti bahwa surat harus pendek, walaupun ada
beberapa surat yang panjang akan tetapi adalah masih mungkin
menggunakan jumlah kata yang sedikitdikitnya untuk menyatakan arti
yang penulis ingin sampaikan.
b. Kejelasan, tidak boleh ada arti dua, misal, kata “ apakah yang
dimaksud ini apa itu ?” maka surat tersebut dikatakan tidak jelas.
c. Kesederhanaan, dalam pembuatan surat kata-kata yang sedehana akan
memberikan arti yang lebih jelas daripada menggunakan kata-kata
yang panjang dan sulit.
d. Kesopanan, pembuatan surat dengan penyusunan kalimat yang
bijaksana, suatu pendekatan yang menyenangkan dan penulisan yang
lancar membentuk nada surat.
8. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar

Prosedur menurut Moekijat (2001 : 194) adalah suatu rangkaian tugas-
tugas yang saling berhubungan yang merupakan urutan-urutan menurut
waktu dan tatacara tertentu untuk melaksanakan suatu pekerjaan yang
harus diselesaikan, prosedur merupakan bagian penting dalam tiap
perusahaan. Menurut Zulkifli (2005 : 51) prosedur adalah langkahlangkah
atau kegiatan yang mempunyai urutan untuk menyelesaikan pekerjaan
yang bersangkutan. Prosedur adalah suatu rangkaian metode yang telah
menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan
suatu kebulatan. (The Liang Gie, 2003: 187) Menurut pendapat beberapa
ahli di atas maka dapat disimpulkan bahwa prosedur adalah suatu tatacara
kerja atau kegiatan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan urutan waktu
dan memiliki pola kerja yang telah ditentukan
Pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan
tujuan organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada semua
hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijaksanaan dan pencapaian tujuan.
64
(Poerwadarminta, 2006 : 88) Pengelolaan adalah proses, cara, perbuatan

pengelolaan yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi
atau yang memberikan pengawasan suatu hal yang terlibat dalam
pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan dengan menggunakan
tenaga orang lain. (Ibnu syamsi, 2008 : 8). Pengelolaan adalah suatu proses
yang membantu merumuskan kebijaksanaan dan tujuan organisasi atau
proses yang memberikan pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam
pelaksanaan kebijaksanaan dan pencapaian tujuan. (Tim Penyusun KBBI,
2002 : 534) Menurut pendapat beberapa ahli di atas maka dapat
disimpulkan bahwa pengelolaan adalah suatu proses dalam menjalankan
suatu pekerjaan untuk mencapai tujuan tertentu
Menurut Atmosudirdjo (2001 : 139) surat adalah sehelai kertas yang ditulis
(pada waktu ini umumnya diketik) atas nama pribadi penulis, atau atas
nama kedudukanya dalam organisasi, yang ditujukan pada suatu alamat
tertentu dan memuat sesuatu “ bahan komunikasi “. Surat menurut Barthos
(2009 : 36) adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan
ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta. Sedangkan
pengertian surat menurut Silmi (2008 : 1) adalah sehelai kertas atau lebih
yang digunakan untuk mengadakan komunikasi secara tertulis. Menurut
Rahardi (2008: 12) surat adalah pernyataan tertulis dari pihak satu kepihak
lain, atas nama perseorangan ataupun atas nama jabatan. Dari beberapa
pendapat diatas maka dapat disimpulkan mengenai pengertian surat yaitu
sarana atau wahana komunikasi tertulis yang ditujukan kepada orang lain
atau suatu instansi dengan tujuan untuk menyampaikan suatu hal baik itu
berupa informasi, perintah atau sebuah pemberitahuan. Surat masuk
adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun
perorangan, baik yang diterima melalui pos, maupun yang diterima dari
kurir dengan mempergunakan buku pengiriman. Surat keluar adalah surat
yang lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel dan ditandatangani oleh
pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga
lain. Surat keluar biasanya dikirim melalui pos atau kurir. Dari pengertian-
65
pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa prosedur pengelolaan surat

masuk dan surat keluar adalah pekerjaan surat-menyurat yang harus
dilakukan secara tertata dan berurutan dengan kegiatan utama yaitu
mengelola, mengatur dan mengurus surat-menyurat agar dapat
memperlancar administrasi instansi tersebut. Dalam pengelolaan surat
dapat diselenggarakan dengan dua cara yaitu:
a. Buku agenda
Menurut Agus Sugiarto (2005 : 27) pencatatan dengan buku agenda
dilakukan oleh instansi yang belum menerapkan sistem kartu kendali.
Pencatatan surat masuk dan surat keluar dapat dipisahkan dengan
menggunakan buku agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar,
yang biasanya dibedakan tahunnya.
1) Buku agenda tunggal
Buku agenda tunggal adalah buku yang digunakan untuk mencatat
surat masuk dan surat keluar sekaligus berurutan pada tiap-tiap
halaman.
2) Buku agenda berpasangan
Buku agenda berpasangan adalah buku yang dipergunakan untuk
mencatat surat masuk dihalaman kiri dan surat keluar pada
halaman kanan dengan nomor surat sendiri.
3) Buku agenda kembar
Buku agenda kembar adalah buku yang digunakan untuk mencatat
surat masuk dan surat keluar sendiri.
b. Kartu kendali
Menurut Sudarmayanti (2003 : 85) pengurusan dengan menggunakan
kartu kendali disebut dengan sistem kearsipan pola baru. Kartu kendali
adalah helai tipis berukuran 10 x 15 cm berisi kolom-kolom untuk
mencatat surat masuk dan surat keluar serta untuk mengendalikan surat
tersebut. Kartu kendali berfungsi sebagai pengganti buku agenda, yang
mana penggunaannya dapat ditulis rangkap dua, rangkap tiga atau
rangkap empat, sesuai dengan kebutuhan masing-masing kantor.
66
Menurut Wursanto (2003 : 110-128) prosedur pengelolaan surat masuk

dan surat keluar melalui beberapa tahapan, yaitu:
1) Pengelolaan Surat Masuk Dalam pengelolaan surat masuk
diperlukan langkah-langkah yang baik dan sistematis. Adapun
pengelolaan surat masuk adalah sebagai berikut:
a) Penerimaan
Surat pertama kali diterima atau diambil dari kurir yang
mengantar surat tersebut. Tugas penerima adalah:
- Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk,
- Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat,
- Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian,
- Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda surat telah
diterima.
b) Penyortiran
Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat
biasa, rutin dan rahasia. Penyortiran adalah kegiatan memisah-
misahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut.
c) Pencatatan
Setelah surat dicatat, distempel (dicap) serta memeriksa
ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima
maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan.
d) Mengagendakan Surat Masuk
Mengagendakan surat masuk adalah kegiatan mencatat surat
masuk dan surat keluar kedalam buku agenda (buku harian).
Setiap surat yang masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat
masuk.
e) Pengarahan dan penerusan Surat-surat yang perlu diproses
lebih lanjut, harus diarahkan dan diteruskan kepada pejabat
yang berhak mengolahnya.
67
f) Penyampaian surat Penyampaian surat dilakukan oleh

petugas pengarah yang dilaksanakan dengan langkah-langkah
sebagai berikut :
- Surat yang sudah didisposisi terlebih dahulu dicatat dalam
buku agenda.
- Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku agenda
yang bersangkutan.
- Petugas pengarah mengembalikan kepada petugas untuk
dicatat dalam buku pengarahan.
g) Penggandaan
Penggandaan surat dapat dilakukan dengan mesin fotokopi.
h) Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk
Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan
oleh unit pengolah dengan mempergunakan metode kearsipan
yang berlaku pada instansi tersebut.
Untuk lebih jelasnya, berikut ini Arus atau Tata aliran Pengelolaan
Surat Masuk.
Pencatatan dan Penyortiran
Surat Pribadi disampaikan

Surat Dinas
Kepada yang bersangkutan
Penggandaan Surat Dinas bukan rahasia
Pendistribusian Surat
Surat Dinas rahasia langsung
disampaikan kepada
Pendisposisian Surat
Penyampaian Surat
Gambar 6. Arus atau Tata aliran Pengelolaan Surat Masuk
68
Keterangan gambar Penyimpanan Surat:

a) Setelah surat masuk diterima oleh petugas penerima
selanjutnya akan dipilah menjadi 2 macam, yaitu :
- Surat pribadi dapat langsung ditujukan kepada yang
bersangkutan.
- Surat dinas dapat dibedakan antara surat sangat
rahasia/rahasia dan bukan rahasia, kemudian diserahkan
kepada Agendaris.
b) Selanjutnya oleh Agendaris surat yang sifatnya rahasia akan
langsung disampaikan kepada pimpinan dan untuk surat yang
sifatnya bukan rahasia oleh Agendaris dibuka. Selanjutnya
Agendaris akan membaca isi suratnya terus dicatat pada buku
agenda.
c) Kemudian surat akan dibaca oleh pimpinan untuk didiposisi.
Biasanya disposisi dibubuhkan di bagian kiri bawah yang
kosong atau bagian kiri atas sebelum salam pembuka. Disposisi
berupa: alamat disposisi, isi disposisi, paraf dan tanggal
disposisi. Selesai didisposisi oleh pimpinan, surat akan
disalurkan ke alamat disposisi (biasanya Kepala Bagian).
d) Kepala bagian (alamat disposisi) setelah membaca isi surat
akan memproses surat tersebut sesuai dengan disposisi yang
dibubuhkan pimpinan. Apabila surat telah selesai diolah,
Kepala Bagian akan membubuhkan disposisi di bawah
disposisi yang telah ada. Selanjutnya surat diserahkan kepada
Arsiparis.
e) Selanjutnya Arsiparis mencatat surat pada buku arsip sesuai
dengan pokok soal
2) Pengelolaan Surat Keluar
Prosedur pengelolaan surat keluar yang baik hendaknya
menggunakan langkah-langkah sebagai berikut :
a) Pembuatan konsep surat
69
Konsep surat disebut juga dengan istilah draft. Konsep surat

disusun dan dibuat sesuai bentuk surat yang benar atau yang
dikehendaki pimpinan.
b) Pengetikan
Apabila konsep surat telah mendapat persetujuan dan
memperoleh kode atau nomor surat, diserahkan kepada unit
pengolah. Kemudian kepala unit pengolah harus tekun dan
teliti dalam memeriksa hasil pengetikan konsep surat tersebut
hingga konsep surat tersebut menjadi bentuk surat yang sesuai
dengan ketentuan yang ada, setelah melalui koreksi kesalahan.
c) Mengetik surat dalam bentuk akhir
Konsep yang telah disetujui pimpinan kemudian diketik dalam
bentuk akhir pada kertas berkepala surat atau kop surat.
d) Penandatanganan
Surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat
yang berewenang untuk menandatangani.
e) Pencatatan Dalam pencatatan ini kegiatan-kegiatan yang
dilakukan yaitu sebagai berikut:
- Surat yang telah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan
lainnya, seperti lampiran dan amplop.
- Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam agenda oleh
petugas yang disebut agendaris.
- Surat dinas telah selesai dicatat dalam buku agenda,
kemudian surat tersebut siap untuk dikirim.
f) Pengiriman surat
Pengiriman surat dapat dilakukan dengan dua macam cara
yaitu dikirim secara langsung atau melalui pos.
g) Penyimpanan surat
Lembar utama dikirim ke alamat yang dituju, sedangkan
lembar kedua disimpan dengan menggunakan sistem kearsipan
yang dipakai oleh suatu organisasi.
70
Berikut ini Arus atau Tata aliran Pengelolaan Surat Keluar:
Gambar 7.Arus atau Tata aliran Pengelolaan Surat Keluar
Keterangan gambar Surat Keluar:

a) Pembuatan surat diawali dengan adanya perintah atau instruksi
dari pimpinan kepada Unit Pengolah.
b) Unit Pengolah kemudian membuat konsep surat.
c) Konsep surat kemudian diserahkan kepada pimpinan untuk
mendapatkan persetujuan.
d) Konsep surat yang sudah disetujui oleh pimpinan kemudian
diserahkan ke bagian Verbalis untuk mendapatkan nomor
surat.
e) Konsep surat diserahkan kepada juru tik dan siap untuk diketik.
f) Tugas juru ketik kemudian adalah:
- Mengetik konsep tersebut rangkap dua (satu untuk dikirim
dan satu untuk diarsipkan)
71
- Setelah selesai pengetikan, juru tik membubuhkan paraf

pada lembar konsep, dan
- Menyerahkan naskah surat kepada Sekretaris atau Kepala
Tata Usaha untuk dicocokkan dengan konsep surat.
Apabila naskah surat tidak sama dengan konsep maka
naskah akan dikembalikan kepada juru tik untuk diketik
ulang, tetapi apabila naskah surat sudah sesuai dengan surat
maka Sekretaris dan Kepala Tata Usaha akan
membubuhkan paraf kecil sebagai tanda penelitian (tanda
taklik) di sebelah kiri atas bagian tanda tangan.
g) Naskah surat kemudian diserahkan kepada pimpinan yang
memberikan instruksi untuk ditandatangani
h) Setelah ditandatangani, surat asli dan tembusan diserahkan ke
bagian Verbalis untuk dicatat di buku verbal atau buku agenda.
Surat keluar kemudian dicap dan diperiksa kelengkapannya
seperti lampiran dan sampul surat. Surat asli diserahkan ke
bagian ekspedisi, sedangkan tembusan diserahkan ke bagian
arsip.
i) Surat asli oleh ekspeditur dicatat dalam buku ekspedisi
kemudian dilipat dan dimasukkan ke dalam sampul surat.
j) Tembusan surat oleh Arsiparis dicatat dalam buku arsip
kemudian diarsipkan menggunakan sistem kearsipan yang
dipergunakan di kantor tersebut
9. Peralatan dan Perlengkapan Pengelolaan Surat

Dalam penanganan surat diperlukan alat-alat sebagai berikut:
a. Kartu kendali
Kartu kendali merupakan alat yang berfungsi untuk menelusuri dan
mengendalikan proses pengelolaan surat-surat dinas. Kartu kendali
dapat digunakan sebagai pengganti dari buku agenda, karena dengan
menggunakan buku agenda justru akan mempersulit dalam penemuan
72
informasi suatu surat secara cepat. Kartu kendali yaitu prosedur

pencatatan dan pengendalian surat sehingga surat dapat dikontrol sejak
masuk sampai disimpan. (Zulkifli Amsyah, 2005 : 57) Kartu kendali
dapat digunakan untuk mendapatkan informasi suatu surat agar lebih
mudah dibanding dengan buku agenda. Sebab kartu kendali disusun
sistematis didalam kotak, sedangkan buku agenda susunannya
kronologis.
b. Lembar disposisi
Lembar disposisi adalah lembaran untuk menuliskan disposisi suatu
surat baik yang diberikan oleh atasan kebawahan maupun sebaliknya.
(Basir Barthos, 2009 : 5) Lembar disposisi digunakan untuk mencatat
pendapat singkat dari pimpinan mengenai suatu surat. Oleh sebab itu
surat tidak perlu digandakan walaupun pemrosesan surat melalui lebih
dari satu unit kerja. Lembar disposisi disiapkan oleh petugas tata usaha
pada satuan kerja pengarah dan pimpinan tinggal mengisi kolom isi
disposisi serta penerusannya kepada pejabat siapa. Lembar disposisi
dibuat dengan ukuran setengah kuarto.
c. Folder
Folder adalah semacam map tetapi tidak dengan daun penutup. Pada
folder terdapat tab yaitu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk
menempatkan titel file yang bersangkutan. Lipatan pada dasar folder
dibuat sedemikian rupa sehingga dapat membuat daya muat dokumen.
Pada umumnya folder terbuat dari kertas manila, panjang 35 cm, lebar
24 cm, tabnya berukuran panjang 8-9 cm, lebar 2 cm. Folder diisi
dengan (tempat memasukkan) dokumen atau arsip hingga merupakan
bagian terkecil dalam klasifikasi suatu masalah. (Bartos Bashir, 2009 :
198) .
d. Guide (penunjuk atau pemisah)
Guide merupakan penunjuk tempat berkas-berkas itu disimpan,
sekaligus berfungsi sebagai pemsah antara berkas-berkas tersebut.
Guide berbentuk segi panjang dan terbuat dari kertas setebal 1 cm,
73
dengan panjang 33-35 cm dan tinggi 23-24 cm. Guide mempunyai tab
(bagian yang menonjol) diatasnya yang berguna untuk menempatkan
atau mencantumkan kode klasifikasi dan disusun secara berdiri. (Basir
Barthos, 2009 :199)
e. Tickler file (berkas pengingat)
Alat ini semacam kotak dipergunakan untuk menyimpan kartu kendali
atau kartu pinjam arsip. (Basir Barthos, 2009 : 200)
f. Filling cabinet (lemari arsip)
Filling cabinet dipergunakan untuk menyimpan folder yang telah berisi
lembaranlembaran arsip bersama guide-guidenya. Filling cabinet
berlaci empat dan terbuat dari logam yang kuat, tahan air, tahan panas
serta praktis. (Basir Barthos, 2009 : 201)
g. Buku agenda
Buku agenda berisi kolom-kolom keterangan (data) dari surat yang
dicatat. Buku agenda juga digunakan sebagai alat bantu untuk mencari
surat yang disimpan di file dan merupakan referensi pertama untuk
mencari surat.
D. LATIHAN SOAL
Jawablah Pertanyaan Berikut Dengan Singkat dan Jelas!
1. Sebutkan tujuan dari tata ruang kantor !
2. Apakah pengertian dari surat menurut Wursanto ?
3. Menurut wujudnya surat dapat dibagi menjadi beberapa macam , sebutkan!
4. Bagaimanakan arus atau tata aliran dalam pengurusan surat masuk dan
surat keluar ?
5. Sebutkan dan Jelaskan Peralatan dan Perlengkapan dalam Pengeloaan
Surat!
74
75
BAB IV STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

DAN EFISIENSI PEKERJAAN

1. Mampu Memahami dan Menjelaskan Tentang Pengertian Tujuan Fungsi
dan Manfaat SOP;
2. Mampu Memahami dan Menjelaskan Tentang Prinsip, Tahapan, Simbol
dan Format SOP;
3. Mampu Memahami dan Menjelaskan Tentang Pengertian Efisiensi
Perkantoran;
4. Mampu Memahami dan Menjelaskan Tentang Penerapan Efisiensi Dalam
Kantor
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah dokumen yang berkaitan dengan
prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yang paling efektif dari
para pekerja dengan biaya yang serendah-rendahnya. SOP biasanya terdiri dari
manfaat, kapan dibuat atau direvisi, metode penulisan prosedur, serta
dilengkapi oleh bagan flowchart di bagian akhir
Setiap perusahaan bagaimanapun bentuk dan apapun jenisnya, membutuhkan
sebuah panduan untuk menjalankan tugas dan fungsi setiap elemen atau unit
perusahaan.
Tujuan pembuatan SOP adalah untuk menjelaskan perincian atau standar yang
tetap mengenai aktivitas pekerjaan yang berulang-ulang yang diselenggarakan
dalam suatu organisasi.
Kata "Efisien" berasal dari bahasa latin efficere yang berarti menghasilkan,
mengadakan, menjadikan. Suatu tindakan dapat disebut efisien apabila
mencapai hasil yang maksimum dengan usaha tertentu yang diberikan. Atau
76
apabila mencapai suatu tingkat hasil tertentu dengan usaha terkecil yang
mungkin diberikan. Di dalam kantor, perlu diterapkan efisiensi pekerjaan agar
supaya sesuatu dapat berjalan lebih baik. Pelaksanaan efisiensi pada macam-
macam kerja ketatausahaan digolonggolongkan menurut penggunaan masing-
masing sumber kerja.
C. MATERI
1. Pengertian Standar Oprasional Prosedur
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah dokumen yang berkaitan
dengan prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk menyelesaikan
suatu pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yang paling
efektif dari para pekerja dengan biaya yang serendah-rendahnya. SOP
biasanya terdiri dari manfaat, kapan dibuat atau direvisi, metode penulisan
prosedur, serta dilengkapi oleh bagan flowchart di bagian akhir (Laksmi,
2008:52).
Setiap perusahaan bagaimanapun bentuk dan apapun jenisnya,
membutuhkan sebuah panduan untuk menjalankan tugas dan fungsi setiap
elemen atau unit perusahaan. Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah
sistem yang disusun untuk memudahkan, merapihkan dan menertibkan
pekerjaan. Sistem ini berisi urutan proses melakukan pekerjaan dari awal
sampai akhir.
Berikut beberapa pengertian SOP dari beberapa sumber buku:
a. Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan panduan yang
digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau
perusahaan berjalan dengan lancar (Sailendra, 2015:11).
b. Menurut Moekijat (2008), Standar Operasional Prosedur (SOP)
adalah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan
pekerjaan), di mana pekerjaan tersebut dilakukan, berhubungan
dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana
melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa yang
melakukannya.
77
c. Menurut Tjipto Atmoko (2011), Standar Operasional Prosedur (SOP)

merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas
pekerjaan sesuai denga fungsi dan alat penilaian kinerja instansi
pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan
prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit
kerja yang bersangkutan.
d. SOP atau standar operasional prosedur adalah dokumen yang berisi
serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai
proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara
melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan
dan aktor yang berperan dalam kegiatan (Insani, 2010:1)
2. Tujuan Fungsi dan Manfaat SOP

Tujuan pembuatan SOP adalah untuk menjelaskan perincian atau standar
yang tetap mengenai aktivitas pekerjaan yang berulang-ulang yang
diselenggarakan dalam suatu organisasi. SOP yang baik adalah SOP yang
mampu menjadikan arus kerja yang lebih baik, menjadi panduan untuk
karyawan baru, penghematan biaya, memudahkan pengawasan, serta
mengakibatkan koordinasi yang baik antara bagian-bagian yang berlainan
dalam perusahaan
Tujuan Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah sebagai berikut (Indah
Puji, 2014:30):
a. Untuk menjaga konsistensi tingkat penampilan kinerja atau kondisi
tertentu dan kemana petugas dan lingkungan dalam melaksanakan
sesuatu tugas atau pekerjaan tertentu.
b. Sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi sesama
pekerja, dan supervisor.
c. Untuk menghindari kegagalan atau kesalahan (dengan demikian
menghindari dan mengurangi konflik), keraguan, duplikasi serta
pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan.
d. Merupakan parameter untuk menilai mutu pelayanan.
78
e. Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara

efisien dan efektif.
f. Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari
petugas yang terkait.
g. Sebagai dokumen yang akan menjelaskan dan menilai pelaksanaan
proses kerja bila terjadi suatu kesalahan atau dugaan mal praktek dan
kesalahan administratif lainnya, sehingga sifatnya melindungi rumah
sakit dan petugas.
h. Sebagai dokumen yang digunakan untuk pelatihan.
i. Sebagai dokumen sejarah bila telah di buat revisi SOP yang baru
Sedangkan fungsi SOP adalah sebagai berikut (Indah Puji, 2014:35):
a. Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
b. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
c. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
d. Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam
bekerja.
e. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin
SOP atau yang sering disebut sebagai prosedur tetap (protap) adalah
penetapan tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, dimana dan
oleh siapa dan dibuat untuk menghindari terjadinya variasi dalam proses
pelaksanaan kegiatan oleh pegawai yang akan mengganggu kinerja
organisasi (instansi pemerintah) secara keseluruhan. SOP memiliki
manfaat bagi organisasi antara lain (Permenpan No.PER/21/M-
PAN/11/2008):
a. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam
menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan
kelalaian.
b. SOP membantu staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada
intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan
pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
79
c. Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung

jawab khusus dalam melaksanakan tugas.
d. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai.
cara konkret untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi
usaha yang telah dilakukan.
e. Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai
baru untuk cepat melakukan tugasnya.
f. Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan
baik.
g. Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam
melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari.
h. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.
i. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural
dalam memberikan pelayanan. Menjamin proses pelayanan tetap
berjalan dalam berbagai situasi
3. Prinsip-Prinsip SOP
Dalam PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008 disebutkan bahwa
penyusunan SOP harus memenuhi prinsip-prinsip antara lain: kemudahan
dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, keselarasan, keterukuran, dimanis,
berorientasi pada pengguna, kepatuhan hukum, dan kepastian hokum.
a. Konsisten. SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke
waktu, oleh siapapun, dan dalam kondisi apapun oleh seluruh jajaran
organisasi pemerintahan.
b. Komitmen. SOP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari
seluruh jajaran organisasi, dari level yang paling rendah dan tertinggi.
c. Perbaikan berkelanjutan. Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap
penyempurnaan-penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang
benar-benar efisien dan efektif.
d. Mengikat. SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan
tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan.
80
e. Seluruh unsur memiliki peran penting. Seluruh pegawai peran-peran

tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika pegawai
tertentu tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan
mengganggu keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada
proses penyelenggaraan pemerintahan.
f. Terdokumentasi dengan baik. Seluruh prosedur yang telah
distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat
selalu dijadikan referensi bagi setiap mereka yang memerlukan
4. Tahapan Penyusunan SOP

SOP merupakan standar yang dijadikan acuan dalam proses penyelesaian
setiap judul kegiatan dalam organisasi. Oleh karena itu, penetapan SOP
merupakan suatu keharusan dan untuk kesempurnaan SOP dilakukan
evaluasi setiap tahun sekali.
Untuk mendapatkan SOP yang valid clan reliabel serta benar-benar I?-
enjadiacuan dalam proses pelaksanaan p6nyelesaian kegiatan, maka setiap
rangkaian proses mulai dari sampai dengan akhir suatu jenis kegiatan
tertentu diberikan ''judul SOP". Disamping itu perlu diatur tentang
prosedur penyusunan SOP, sehingga setiap organlsasi mendapat gambaran
dan langkah-langkah penyusunan SOP yang baik dan benar, mulai dari
.persiapan, inventarisasi jenis kegiatan, pemberian judul, penyusunan dan
perumusan SOP, pengujian dan review, serta pengesahan hingga
pengintegrasian SOP.
a. Persiapan
Dalam penyusunan SOP perlu dilakukan langkah-langkah persiapan
sebagai berikut:
1) Membentik Tim dan Kelengkapan
2) Pembekalan Bagi Anggota Tim
b. Inventarisasi Judul SOP
Agar terdapat kejelasan dalam penyusunan rancangan dokumen SOP
yang akan ditetapkan untuk kegiatan-kegiatan tertentu, maka terlebih
81
dahulu dilakukan inventarisasi jenis dan hasil (output) kegiatan

organisasi yang penyelesiannya menjadi satu rangkaian kegiatan.
Untuk satu rangkaian tahapan proses penyelesaian uraian jenis
kegiatan tertentu diberikan satu nama, dan nama dimaksud menjadi·
judul SOP. Setiap judul SOP yang merupakan penyelesaiann berbagai
uraian jenis kegiatan mela1ui tahapan-tahapan tertentu, maka pada
setiap tahapnya dilambangkan dengan simbol-simbol proses kegiatan
yang berbeda. Dad berbagai simbol yang berbeda dimaksud disusun
dan dirangkai menjadi satu rangkaian penyelesaian kegiatan, dan
ditetapkan sebagai SOP. Jadi judul SOP merupakan sebutan yang
diberikan dari serangkaian penyelesaian proses kegiatan, dan sebutan
yang diberikan dimaksud sesuai dengan produk akhir yang dihasilkan
c. Aspek Penyusunan Dokumen SOP
Penyusunan dokumen SOP dilaksanakan dengan mempertimbangkan
berbagai aspek terkait yang dapat berpengaruh terhadap penetapan
SOP. Hal pokok dalam penyusunan dokumen SOP yaitu sebagai
berikut:
1) Nama unit kerja yang memiliki SOP;
2) Pejabat penetap SOP;
3) Judul SOP;
4) Rumusan uraian jenis kegiatan dan pentahapan atau uruturutannya;
5) Penentuan seluruh pelaksana (aktor) sesuai tahapan proses dari
setiap uraian jenis kegiatan;
6) Pemilihan dan penempatan simbol;idan
7) Penentuan mutu baku dan harus tertera dengan jelas.
d. Pengujian dan Review
Untuk memperoleh SOP yang memenuhi aspek-aspek sebagaimana
telah diuraikan sebelumnya, maka SOP yang dirumuskan oleh Tim
Penyusun SOP harus melalui tahap pengujian dan review. Berbagai
catatan mengenai pengujianharus dibuat oleh Tim Penyusun sebagai
82
bahan penyempurnaan SOP yang telah dirumuskan sebelum

ditetapkan oleh pejabat yang berwenang.
Setelah proses penyempumaan perumusan diselesaikan, maka
selanjutnya rumusan SOP yang telah dianggap baik disampaikan
kepada pimpinan dengan disertai suatu pengantar atau executive
summary yang berisi antara lain penjelasan mengenai
prosedurprosedur apa saja yang distandarkan, mengapa prosedur
tersebut perlu distandarkan, sejauh mana prosedur yang telah
distandarkan telah efektif dan efisien, serta standar yang telah
dirumuskan mernenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan, dan
lain sebagainya.
e. Pengesahan SOP
Proses pengesahan merupakan tindakan pengambilan keputusan oleh
pimpinan. Dalam proses pengesahan, pimpinan dapat melakukan
penelitian dan evaluasi terhadap rumusan SOP berdasarkan executive
summary, dikarenakan dengan executive summary pimpinan akan
lebili mudah memahami hasil rumusan SOP sebelum melakukan
pengesahan. SOP yang telah disahkan oleh pimpinan hams
diimplementasikan dalam rangka efektivitas, efisiensi, dan
transparansi pemberian pelayanan publik.
Dalam implementasi harus dilakukan review kembali dan dilakukan
secara terus-menerus agar diperoleh SOP yang benar-benar efektif dan
efisien.
f. Pengintegrasian SOP
Berbagai SOP yang telah ditetapkan, perlu diintegrasikan ke dalam
suatu dokumen yang akan menjadi panduan dalam pelaksanaan
prosedur-prosedur pelaksanaan tugas dan fungsi ataupun
penyelenggaraan pelayanan publik. Pengintegrasian perlu dilakukan
karena satu prosedur dengan prosedur lainnya yang dimungkinka
saling terkait hams diselaraskan, .sehingga tejadi konsistensi,
83
keseragaman, dan tidak saling bertentangan yang justru akan

menghambat prosedur itu sendiri
5. Simbol dan Format SOP

Ada empat Faktor yang dapat dijadikan dasar dalam penentuan format
penyusunan Standard Operating Prosedure (SOP) yang akandipakai oleh
suatu organisasi yaitu:
a. banyaknya keputusan yang akan dibuat dalam suatu prosedur.
b. Banyaknya langkah dan sub langkah yang diperlukan dalamsuatu
prosedur.
c. Siapa yamh dijadikan target sebagai pelaksana StandradOperating
Prosedure (SOP)
d. tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan Standard Operating
Prosedure (SOP) ini.
Ada 4 jenis format umum Standard Operating Prosedure (SOP):
a. Langkah sederhana (simple steps)
Simple steps dapat digunakan jika prosedur yang akan disusunhanya
memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikt keputusan yang
bersiat sederhana. Format SOP ini dapat digunakan dalamsituasi
dimana hanya ada beberapa orang yang akan melaksanakanprosedur
yang telah disusun.
b. Tahapan berurutan (Hierarchical steps)
format ini merupakan pengembangan dari simple steps.0igunakan jika
prosedur yang disusun panjang, lebih dari 10 langkah dan membutuh
kan informasi yang lebih detail, akan tetapi hanyamemerlukan sedikit
pengambilan keputusan.
c. Grafik (graphic)
Format grafik ini bertujuan untuk memudahkan dalam memahami
prosedur yang ada dan biasanya ditujukan untukpelaksanaan eksternal
organisasi (pemohon).
84
d. Diagram alir (Flowcharts)

Flowcharts merupakan format yang biasa digunakan, jika dalam SOP
diperlukan pengambilan keputusan yang banyak Dan membutuhkan
sebuah opsi alternatif jawaban seperti ya atau tidak, lengkap atau tidak,
benar atau salah dan seterusnya yang dapat mempengaruhi sub langkah
selanjutnya dari proses. Penggunaan format diagram alir ini juga
melibatkan beberapa simbol khusus (flow chart) untuk dapat
menggambarkan proses. Seperti pada simbol kotak (process), anak
panah (arrow), belah ketupan (decision) dan sebagainya. Berikut
adalah bentuk-bentuk symbol flowchat
85
Tabel 1. Bentuk Bentuk Simbol Penyusunan SOP dengan Flowchat
6. Pengertian Efisiensi Perkantoran

Kata "Efisien" berasal dari bahasa latin efficere yang berarti
menghasilkan, mengadakan, menjadikan. Suatu tindakan dapat disebut
efisien apabila mencapai hasil yang maksimum dengan usaha tertentu
yang diberikan. Atau apabila mencapai suatu tingkat hasil tertentu dengan
usaha terkecil yang mungkin diberikan.
Stoner mendefinisikan efisiensi sebagai kemampuan untuk meminimalkan
penggunaan sumber daya dalam mencapai tujuan organisasi. Seorang yang
bertindak secara efisien mampu meminimalkan biaya sumber daya yang
diperlukan.
Efisiensi kerja adalah merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan
tanpa mengurangi tujuannya merupakan cara yang termudah dalam
mengerjakannya, termurah dalam biayanya, tersingkat dalam waktunya,
86
teringan dalam bebannya dan terpendek dalam jaraknya (Sedarmayanti,

2012).
Pengertian efisiensi menurut SP. Hasibuan (1984) yang mengutip
pernyataan H. Emerson adalah: “Efisiensi adalah perbandingan yang
terbaik antara input (masukan) dan output (hasil antara keuntungan dengan
sumbersumber yang dipergunakan), seperti halnya juga hasil optimal yang
dicapai dengan penggunaan sumber yang terbatas." Efisiensi adalah suatu
asas dasar tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha kerja dengan
hasilnya. Perbandingan ini dapat dilihat dari dua segi, yaitu:
a. Segi Hasil
Suatu kegiatan dapat dikatakan efisien kalau sesuatu hasil tertentu
tercapai dengan usaha sekecil-kecilnya. Pengertian "usaha" dapat
dilihat dari 5 sumber kerja yaitu pikiran, tenaga, waktu, ruang dan
benda (termasuk uang)
b. Segi Usaha
Suatu kegiatan dapat disebut efisien apabila dengan suatu usaha
tertentu memberikan hasil yang banyak, baik yang mengenai mutunya
ataupun jumlah satuan hasil itu.
Di dalam kantor, perlu diterapkan efisiensi pekerjaan agar supaya sesuatu
dapat berjalan lebih baik. Untuk mencapai tujuan itu, ada beberapa asas-
asas efisien yang perlu diterapkan yaitu sebagai berikut:
a. Asas perencanaan
Segala sesuatu kegiatan harus punya perencanaan, supaya bias
dijalankan dengan benar, tepat, dapat dikontrol dan juga dapat
dievaluasi, sehingga dapat diperoleh hasil yang maksimal (sebesar-
besarnya). Perencanaan berarti penetapan langkah-langkah tindakan
yang diperlukan dalam rangka pencapaian tujuan dengan mengadakan
perhitungan-perhitungan secara matamg dan pertimbangan-
pertimbangan yang sebaik-baiknya. Perwujudan perencanaan
pekerjaan kantor itu berupa penetapan pedoman tentang maksud dan
pengurusan warkat/berkas, pedoman tentang prosedur atau tata kerja,
87
pedoman tentang pengadaan mesin-mesin kantor dan penggunaannya,

pedoman dan perancangan dan pengendalian formulir.
b. Asas Penyederhanaan
Penyederhanaan dilakukan dengan tujuan supaya suatu pekerjaan
menjadi lebih mudah atau lebih ringan untuk dikerjakan. Asas ini
meliputi penggunaan cara-cara yang lebih mudah, praktis dan cepat.
Dalam pelaksanaan asas ini biasanya diadakan pertimbangan-
pertimbangan tentang langkah-langkah tindakan yang perlu
dihapuskan atau digabungkan dan hubungan-hubungan kerja dalam
organisasi yang perlu dipersingkat sehingga dapat merampingkan
struktur organisasi
c. Asas Penghematan
Pemakaian biaya, bahan, benda, sedapat mungkin diusahakan tidak
berlebihan, cukup sesuai dengan yang dituntut atau dibutuhkan. Asas
ini meliputi penetapan pedoman tentang perhitungan biaya dan
kemanfaatannya, pedoman tentang perhitungan kebutuhan warkat, dan
pedoman tentang mekanisasi pekerjaan kantor
d. Asas Penghapusan
Menghapus atau meniadakan sesuatu kegiatan yang dianggap kurang
perlu, sudah tentu yang tidak punya dengan hasil yang hendak dicapai.
Dalam asas ini dilakukan pertimbangan-pertimbangan tentang
kegiatankegiatan yang dianggap kurang perlu sehingga sebaiknya
dihapuskan atau ditiadakan
e. Asas Penggabungan
Menggabungkan atau menyatukan beberapa kegiatan yang memiliki
persamaan dalam kemungkinan bisa dikerjakan sekaligus atau
bersamaan sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga kerja. Asas
ini mempertimbangkan langkah-langkah tindakan yang perlu
digabungkan sehingga lebih efisien
88
7. Penerapan Efisiensi Dalam Kantor

Pelaksanaan efisiensi pada macam-macam kerja ketatausahaan
digolonggolongkan menurut penggunaan masing-masing sumber kerja itu:
a. Pemakaian Pikiran
1) Pekerjaan mental yang memakai banyak pikiran sedapat-dapatnya
diubah menjadi pekerjaan yang semata-mata dapat diselesaikan
dengan tenaga jasmani saja.
2) Pekerjaan yang terdiri dari banyak kegiatan visual hendaknya
memakai sarana yang memudahan pembacaan atau penangkapan
mata itu.
3) Pada pekerjaan yang tersusun atas beberapa langkah dan cukup
ruwet sedapat-dapatnya langkah-langkah permulaanya disiapkan
atau diselesaikan terlebih dahulu untuk memudahkan penyelesaian
seluruh pekerjaan tersebut.
4) Pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai sifat-sifat yang berlainan
atau yang memerlukan pengerjaan yang berbeda-beda hendaknya
digolonggolongkan secara jelas. Bila pekerjaan-pekerjan ini akan
diajukan kepada atasan hendaknya diajukan secara terpisah-pisah
sehingga mempermudah penyelesainnya.
5) Tingkat urgensi dalam penyelesaian suatu pekerjaan hendaknya
tidak terlampau banyak sehingga hilang artinya atau sukar
membedakannya satu sama lain maupun melaksanakannya.
6) Setiap tempat penyimpanan hendaknya diberi tanda pengenal
seperlunya atau catatan-catatan keterangan mengenai isinya
b. Pemakaian Tenaga
1) Gerak-gerak tangan atau tubuh lainya yang berlebih-lebihan dalam
melaksanakan suatu pekerjaan jasmani hendaknya dihindarkan.
2) Pekerjaan jasmani sedapat-dapatnya diubah menjadi pekerjaan
otomatis atau dilaksanakan dengan bantuan sarana mekanis.
89
3) Bagi setiap pekerjaan sedapat-dapatnya diusahakan agar dilakukan

dengan kedua tangan berbarengan dengan arah yang berlawanan
dan setangkup.
4) Pada pekerjaan yang memakai jari-jari tangan, beban kerja
hendaknya dibagi secara tepat diantara masing-masing jari itu
sesuai dengan kekuatannya.
5) Benda dan alat kerja yang setiap stas taluaat dipakai hendaknya
ditaruh dalam lingkungan bidang kerja yang dicapai oleh tangan
dengan tidak usah menggerakkan badan.
6) Sesuatu langkah pekerjaan yang sama hendaknya tidak dilakukan
berulang-ulang dalam suatu kebutuhan kerja, 1 kali saja sudah
cukup.
7) Pekerjaan-pekerjaan yang sejenis sedapat-dapatnya diusahakan
pelaksanaannya sekali jalan atau digabungkan penyelesaiannnya
dalam 1 proses.
8) Setiap kegiatan jasmani hendaknya selalu produktif, yaitu
memberikan hasil tertentu dan tidak ada tenaga yang terbuang sia-
sia.
9) Tangan kiri hendaknya tidak dijadikan semacam alat pemegang
dalam proses pekerjaan atau berdiam diri menunggu saja.
c. Pemakaian Waktu
1) Hari, bulan dan tahun hendaknya direncanakan pemakaiannya
dengan sebaik-baiknya sehingga tidak ada pekerjaan yang
tertunda, terlambat, atau terbengkalai.
2) Waktu kerja hendaknya selalu produktif, yaitu tidak ada waktu
yang hampir tanpa memberikan suatu hasil kerja betapa pun
kecilnya.
d. Pemakaian Ruang
1) Lalu lintas warkat dalam kantor hendaknya diusahakan menempuh
jarak yang terpendek dengan menghapuskan perjalanan yang tak
90
perlu atau mengubah letak perabotan kantor sesuai dengan urut-

urutan penyelesaian warkat itu.
2) Alat-alat perlengkapan kantor hendaknya ditaruh dekat
pegawaipegawai yang paling sering mempergunakannya untuk
mengurangi jarak mondar-mandir yang banyak.
3) Benda-benda yang tidak diperlukan lagi hendaknya tidak disimpan
terus melainkan langsung dibuang ke dalam keranjang sampah
sehingga tidak memakan tempat.
e. Pemakaian Benda (termasuk uang)
1) Material dan peralatan tatausaha yang dibeli sedapat-dapatnya
yang bercorak serbaguna sehingga dapat dipakai untuk berbagai
keperluan.
2) Pembelian barang perbekalan tatausaha yang habis pakai
hendaknya dilakukan sekaligus dalam jumlah dan ukuran yang
besar.
3) Bagi beberapa material tatausaha tertentu bila mungkin dibeli saja
bahan mentahnya untuk kemudian diolah sendiri.
4) Untuk setiap barang perbekalan tatausaha yang banyak
pemakaiannya hendaknya dibuatkan spesifikasinya sehingga tidak
akan terjadi salah beli, terutama membeli dalam mutu yang lebih
rendah.
5) Dalam pembelian barang-barang tatausaha hendaknya waspada
agar tidak terperangkap dalam penghematan semu
6) Setiap pemakaian material tata usaha hendaknya dapat
diperhitungkan banyaknya dan dipertanggungjawabkan
pentingnya
Pada umumnya setiap organisasi memiliki unsur-unsur manajemen yang
terdiri dari manusia, uang. material, mesin-mesin, metode dan pasar (Tool
of Management) sebagai sumber daya yang akan dikelola sumber daya
tersebut. Secara rinci sumber daya dalam manajemen perkantoran terdiri
dari:
91
a. Pegawai Kantor
Yaitu para pegawai atau pejabat yang hakikat tugasnya adalah
mengolah informasi.
b. Biaya Kantor
Dalam melaksanakan pekerjaan kantor tentu memerlukan biaya, baik
untuk gaji, pembelian peralatan, maupun biaya untuk keperluan
lainnya.
c. Materiel Kantor, yang terdiri dari:
1) Alat tulis kantor
Alat tulis kantor, antara lain kertas, stensil sheet, karbon, pita mesin
tulis dan sebagainya. Benda-benda tersebut mempunyai kegunaan
yang penting dalam proses penanganan informasi sehingga perlu
pengelolaan yang baik agar tidak terjadi pemborosan.
2) Perabot kantor
Hal yang termasuk sumber daya ini antara lain lemari file, meja
tulis, kursi dan lain-lain yang harus tepat pengadaan dan
penggunaannya dalam mengelola informasi.
3) Ruang kantor
Pekerjaan kantor tidak mungkin dikerjakan di luar ruangan, kecuali
dalam keadaan darurat atau untuk sementara. Pada umumnya
pekerjaan kantor perlu dikerjakan dalam ruangan yang memadai.
4) Mesin-mesin kantor
Termasuk dalam sumber daya ini adalah mesin tulis, telex, mesin
foto copy, komputer dan lain-lain.
5) Waktu khusus untuk pegawai kantor
Dalam hal tertentu, misalnya untuk suatu perusahaan yang tidak
sepanjang hari menangani informasi maka perlu pengaturan waktu
sehingga sehari-harinya tersedia waktu khusus untuk menangani
informasi.
92
d. Metode kantor
Yaitu cara kerja dan prosedur dalam menangani informasi. Untuk
menangani informasi yang besar jumlahnya dan banyak macam
ragamnya, cara kerja yang tepat dan prosedur yang tidak berbelit-belit
akan menunjang tercapainya tujuan manajemen perkantoran.
e. Pasar
Dalam hal tertentu untuk memasarkan hasil produksi dan keperluan
lainnya
Berdasarkan pendapat Cascio (2003) (dalam Sukoco 2007), ada 3 proses
yang harus dilakukan dalam mengontrol/mengawasi pekerjaan kantor:
a. Mendefinisikan parameter pekerjaan yang akan di awasi. Hal ini akan
membantu pegawai untuk mengetahui kinerja yang diharapkan
terhadap mereka dan secara efektif dapat mencapainya. Manajer dapat
melakukannya dengan melakukan hal-hal berikut:
1) Penetapan tujuan, dalam beberapa penelitian yang berbeda, tempat
maupun budaya menunjukan bahwa tujuan yang telah ditetapkan
dapat meningkatkan kinerja pegawai (Matsui, Kakuyama, dan
Onglatco, 1987).
2) Standar ukuran, merupakan syarat mutlak agar pegawai dapat
mencapai kinerja yang diharapkan apabila alat ukurnya ditetapkan
secara objektif. Untuk itulah, tujuan hendaknya ditetapkan sedetail
mungkin sehingga pengukuran yang objektif dapat dilakukan.
3) Standar terukur, merupakan standar kerja yang dapat diidentifikasi
dan diukur dengan mudah. Misalnya, teller disebuah bank
ditargetkan untuk melayani 20 orang dalam menyelesaikan
transaksi (penarikan, penyimpanan, maupun pembayaran),
sehingga rata-rata nasabah dapat dilayani selama 3 menit.
4) Standar tak terukur, merupakan standar kerja yang sulit untuk
dikuantifikasikan dan biasanya berhubungan dengan karakteristik
hubugan manusia, seperti sikap terhadap pelanggan, tingkat moral
93
yang tinggi, dan tingkat kepuasan terhadap pelayanan administrasi

di kantor.
5) Pengukuran, merupakan inti dari pengontrolan atau pengawasan
kantor. Hendaknya pengukuran ini dilakukan secara reguler, bisa
per kuartal maupun semester, untuk menjamin tercapainya tujuan
secara konsisten.
b. Memfasilitasi kinerja yang hendak dicapai. Beberapa hal yang dapat
dilakukan antara lain:
1) Mengurangi hambatan yang ada, misalnya peralatan kantor yang
ada sudah out of date (penggunaan komputer dengan kecepatan
processor 486 MHz, sedangkan aplikasi yang dijalankan menuntut
penggunaan processor di atas 2 GHz); kurang efisiennya desain
tempat kerja, atau bisa juga disebabkan kurang efektifnya desain
kerja.
2) Menyediakan sumber daya yang memadai untuk penyelesaian
kerja, misalnya sumber daya modal, bahan maupun manusia.
3) Memberikan perhatian penuh dalam perekrutan pegawai, hal ini
didasari bahwa tujuan hendaknya dicapai pada saat yang tepat,
tempat yang sesuai, dan orang yang tepat. Kualifikasi pegawai
yang dibutuhkan tidak boleh lebih dan tidak boleh kurang.
c. Memotivasi pegawai, yang harus dilakukan oleh seorang manajer
untuk agar pegawai senantiasa tertantang untuk mencapai target yang
ditetapkan dan secara konsisten serta persisten mencapainya. Beberapa
hal yang dapat dilakukan adalah:
1) Memberikan imbalan yang dihargai oleh pegawai, pemberian ini
harus didiskusikan terlebih dahulu dengan pegawai mengenai hal
apa yang penting buat mereka, apakah peningkatan gaji, fasilitas,
cuti, pengakuan dan lain-lain.
2) Memberikan imbalan secara adil dan tepat dalam hal jumlah dan
waktunya, apabila pegawai memenuhi target yang ditetapkan,
94
organisasi harus memberikannya secara tepat sesuai dengan yang

dituangkan dalam peraturan.
3) Fungsi pengawasan biasanya diasosiasikan negatif oleh anggota
organisasi, karena pada dasarnya manusia tidak suka diawasi.
Fungsinya ini juga dapat mempengaruhi hubungan dengan
pegawai yang bersangkutan jika terpaksa dilakukan langkah
pembinaan atau pembenahan dari kondisi kerja yang sekarang.
Untuk itu, demi tercapainya tujuan organisasi, hendaknya staf yang
bertugas melakukan fungsi ini mempunyai sikap empati dan
kooperatif dengan departemen yang lain
D. LATIHAN SOAL
Jawablah Pertanyaan Berikut Dengan Singkat dan Jelas!
1. Apa yang dimaksud dengan SOP? Jelaskan!
2. Bagimana Tahapan-Tahapan dalam Penyusunan SOP? Jelaskan!
3. Coba jelaskan apa yang dimaksud dengan efisiensi kerja !
4. Sebutkan dan jelaskan asas – asas efisiensi dalam pekerjaan kantor !
5. Berdasarkan pendapat Cascio (2003) (dalam Sukoco 2007), ada 3 proses
yang harus dilakukan dalam mengontrol/mengawasi pekerjaan kantor,
yaitu ?
95
BAB V SISTEM PENGELOLAAN KEARSIPAN

1. Mendeskripsikan peraturan perundang-undangan tentang arsip dengan,
2. Menjelaskan pengertian arsip dengan santun,
3. Menentukan jenis-jenis arsip dengan teliti,
4. Menentukan nilai guna arsip dengan teliti,
5. Menentukan asas pengelolaan arsip dengan teliti,
6. Memilih peralatan kearsipan yang sesuai dengan tepat
7. Menentukan dan menganalisis bahan dan alat kearsipan yang akan
digunakan
8. Menggunakan alat dan bahan kearsipan dengan benar
9. Mengidentifikasikan alat sesuai dengan fungsi dan kegunaan
10. Menghitung kebutuhan dan alat kearsipan dengan tepat
11. Menjelaskan sistem kearsipan dengan santun,
12. Menentukan sistem kearsipan dengan telliti,
13. Mempraktikkan sistem kearsipan dengan tepat dan rapi
14. Mendeskripsikan penilaian arsip dengan santun,
15. Memilih sistem penyimpanan arsip dengan cermat,
16. Menghitung angka pemakaian arsip dengan teliti,
17. Menghitung angka kecermatan dengan teliti
Administrasi kearsipan atau filing merupakan penyelenggaraan
administrasi/penatalaksanaan kearsipan yang mempermudah lalu lintas surat-
menyurat keluar dan masuk. Kearsipan yaitu aktivitas yang berkaitan dengan
pemberkasan arsip-arsip, baik arsip dinamis ataupun arsip statis.
96
Menurut Mulyono Kearsipan yakni tata cara mengurus penyimpanan warkat

berdasarkan aturan dan prosedur yang berlaku dengan selalu ingat 3 unsur
pokok yang mencakup: penyimpangan (sorting), penempatan (placing), dan
penemuan kembali.
Pengertian lain dari administrasi kearsipan atau filing yakni sebuah proses
aktivitas mengatur arsip dengan memakai suatu sistem tertentu, sampai arsip-
arsip tersebut bisa ditemukan kembali ketika dibutuhkan.
Sistem kearsipan yang baik mempunyai ciri-ciri yakni:
1. Pelaksanaannya mudah, sampai tidak memunculkan kesulitas baik dalam
penyimpananny, pengambilan ataupun dalam pengembalian arsip-arsip.
2. Mudah dipahami, sehingga tidak memunculkan banyak kesalahan ketika
dijalankan
3. Murah atau ekonomis, dalam makna tidak berlebihan, baik dalam
pengeluaran dana/biaya atapun dalam penggunaan tenaga, peralatan atau
perlengkapan arsip
4. Tidak menghabiskan tempat
5. Mudah dalam pencapaian, sehingga sangat memungkinkan arsip yang
disimpan mudah dan cepat ditemukan, jika sewaktu-waktu dibutuhkan lagi.
6. Cocok untuk organisasi, dalam makna sesuai dengan jenis dan luas lingkup
aktivitas organisasi.
7. Fleksibel atau luwes, sehingga bisa mudah diterapkan satuan organisasi
yang bisa mengikuti perkembangan organisasi.
8. Bisa mencegah kerusakan dan kehilangan arsip. Maksudnya adalah bisa
mencegah orang-orang yang tidak bertanggung jawab untuk ikut campur,
atau yang tidak memiliki kewenangan dan bertugas dalam bidang
kearsipan, dan dari berbagai bentuk kerusakan yang dikarenakan oleh
binatan misalnya rayap, serangga, bahkan dengan kelembapan udara dan
sebagainya.
9. Memudahkan pengawasan, yakni dengan memakai berbagai macam
pengawasan, yakni dengan memakai berbagai jenis kelengkapan atau
97
peralatan. Seperti kartu indeks, lembar pengantar, lembar tunjuk silang,

kartu pinjaman arsip (out slip) dan lain sebagainya.
C. MATERI
1. Pengertian dan Dasar Hukum Pengeloaaan Kearsipan
Pemerintah telah mengeluarkan sebuah undang-undang mengenai
kearsipan yang bisa dibilang baru karena disahkan pada tahun 2009 yaitu
UU. No.43 Tahun 2009 menggantikan Undang-undang mengenai
kearsipan yang sebelumnya.
Dengan keberadaan Undang-undang ini tentu akan menjadikan sebuah
payung hukum yang jelas bagi para pengelola kearsipan di berbagai
organisasi maupun perusahaan. Selain itu juga terdapat Peraturan
pemerintah yang menjelaskan bagaimana tata cara pelaksanaan Undang-
undang tersebut yaitu PP 28 tahun 2012 yang masih benar-benar baru
dalam pengesahannya.
Jika digali lebih dalam mengenai kedua peraturan tersebut maka akan
didapatkan tentang sanksi hukum yang akan diberikan kepada sebuah
organisasi apabila tidak melaksanakan fungsi kearsipan dan merugikan
orang lain akan mendapatkan sebuah sanksi yang jelas. Perhatian
pemerintah akan pentingnya arsip saat ini sangat baik dengan munculnya
kedua undang-undang dan peraturan pemerintah tersebut.
Diharapkan dengan kedua payung hukum tersebut pengelolaa arsip dapat
lebih kembali meningkatkan kompetensi Manajemen Kearsipan di
Indonesia.
Pengertian Arsip
Arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani yaitu archium yang
berarti peti untuk menyimpan sesuatu, atau dalam bahasa Belanda yaitu
archief yang berarti warkat.
Pengertian arsip menurut beberapa ahli, antara lain:
98
f. The Liang Gie, dalam bukunya yang berjudul “Administrasi

Perkantoran” menjelaskan bahwa arsip adalah warkat yang disimpan
secara teratur dan terencana karena mempunyai suatu kegunaan dalam
rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
g. Sir Hillary Jenkinson, dalam bukunya yang berjudul “A Manual of
Archives Administration” menjelaskan bahwa arsip adalah dokumen
yang disusun atau digunakan selama transaksi administrasi dan
eksekutif (pemerintah ataupun swasta) yang membentuk sebagian dan
kemudian dipelihara di tempat pemeliharaan guna informasi mereka
oleh orang-orang yang bertanggung jawab atas transaksi itu dan
penggantinya yang sah
Sedangkan pengertian arsip menurut UU RI No. 43 Tahun 2009, bahwa
arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi poitik, organisasi
kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara
Dengan kata lain, suatu arsip dapat dikatakan baik jika memenuhi syarat-
syarat sebagai berikut :
a. Autentik,
Maksudnya adalah arsip harus memilliki struktur, isi dan konteks yang
sesuai dengan kondisi pada saat pertama kali arsip diciptakan dan
diciptakan oleh orang aatau lembaga yang memiliki otoritas atau
kewenangan sesuai dengan isi informasi arsip.
b. Terpercaya,
Maksudnya adalah arsip harus mempunyai informasi yang dapat
dipercaya penuh dan akurat karena merepresentasikan secara lengkap
dari suatu tindakan, kegiatan atau fakta, sehingga dapat diandalkan
untuk kegiatan selanjutnya.
99
c. Lengkap,
Maksudnya adalah arsip harus memiliki informasi yang lengkap sesuai
dengan kegiatan atau faktanya.
d. Dapat digunakan.
Maksudnya adalah arsip harus memiliki nilai guna sehingga dapat
dijadikan informasi atau sebagai bahan pertimbangan/rujukan dalam
pengambilan kebijakan
Tujuan dari penyelenggaraan pengelolaan arsip adalah:
a. Arsip dapat terpelihara dengan baik, teratur dan aman,
b. Mudah dalam menemukan kembali arsip yang telah disimpan,
c. Menghindari pemborosan tenaga dan waktu,
d. Menghemat tempat penyimpanan,
e. Menjaga kerahasiaan informasi,
f. Menjaga kelestarian arsip,
g. Menyelamatkan arsip yang berisi pertanggungjawaban, perencanaan
dan penyelenggaraan kegiatan kemasyarakatan
Jenis – Jenis Arsip

Jenis-jenis arsip dikelompokkan berdasarkan :
a. Bentuk fisiknya, yaitu :
1) Arsip yang berbentuk lembaran, seperti surat, faktur, kuitansi, dll.
2) Arsip yang berbentuk non lembaran, seperti flashdisk, disket,
micro film, dll
b. Masalahnya, yaitu
1) Personal record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah
kepegawaian, seperti surat lamaran pekerjaan, daftar riwayat
hidup, surat tugas, dll.
2) Sales record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah
penjualan, seperti daftar agen dan distributor, daftar harga barang,
prosedur penjualan, dll.
100
3) Production record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah

produksi, seperti prosedur pengolahan produk/barang, jenis bahan
baku, standar kualitas barang, dll.
4) Financial record, yaitu arsip yang berhubungan dengan catatan-
catatan tentang masalah keuangan, seperti tanggal jatuh tempo
pembayaran, daftar piutang, cek, giro, dll.
5) Inventory record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah
barang inventaris, seperti catatan tentang keadaan fisik barang
atau lokasi barang, catatan tentang barang-barang inventaris
kantor, dll
c. Kepemilikannya, yaitu:
1) Milik lembaga pemerintahan
a) Arsip yang berada di Arsip Nasional Republik Indonesia
(ANRI)
b) Arsip yang berada di Arsip Nasional Daerah (Pemda Tingkat
I)
2) Instansi pemerintah/swasta
a) Arsip primer dan sekunder (asli dan tindasan/copy carbon)
b) Arsip sentral dan unit (terpusat dan tersebar pada bagian/unit
organisasi)
d. Sifatnya, yaitu :
1) Arsip Biasa
Yaitu arsip yang semula penting, tetapi pada akhirnya tidak
berguna lagi setelah arsip tersebut telah diinformasikan, seperti
surat tagihan, surat lamaran kerja.
2) Arsip Penting
Yaitu arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa
yang akan datang sehingga perlu disimpan dalam waktu yang lama,
surat kontrak kerja, surat perjanjian jual beli.
101
3) Arsip Tidak Penting

Yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan informasi saja,
seperti surat edaran/pemberitahuan, surat undangan.
4) Arsip Sangat Penting (Vital)
Yaitu arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama-lamanya
(bernilai sejarah/ilmiah), seperti naskah sumpah pemuda, naskah
proklamasi, naskah piagam Jakarta.
5) Arsip Rahasia
Yaitu arsip yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang
tertentu/berkepentingan saja dalam suatu organisasi, seperti arsip
penilaian kinerja pegawai, arsip strategi pemasaran
e. Fungsinya, yaitu:
1) Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung
untuk perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari
adaministrasi Negara.
2) Arsip Dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung
untuk perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari
adaministrasi Negara. Arsip dinamis dibedakan menjadi 3 yaitu :
3) Arsip Aktif, yaitu arsip yang sering dipergunakan secara terus
menerus dalam kegiatan kantor.
4) Arsip Semi Aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah
mulai menurun, tetapi kadang-kadang masih dibutuhkan.
5) Arsip In Aktif, yaitu arsip dinamis yang sudah sangat jarang
dipergunakan, hanya sebagai referensi atau pemberi keterangan
saja
Nilai Guna Arsip

Arsip sebagai sumber informasi bagi organisasi/perusahaan dalam rangka
menjalankan roda usahanya, memiliki nilai guna antara lain :
102
a) Nilai Penerangan, yaitu arsip mempunyai kegunaan sebagai bahan

informasi atau pemberitahuan, seperti surat edaran/pengumuman.
b) Nilai Historis, yaitu arsip dapat menggambarkan suatu
ssepertejarah/kejadian pada masa lampau, seperti teks Sumpah
Pemuda.
c) Nilai Yuridis, yaitu arsip yang dapat dipergunakan sebagai bahan atau
alat pembuktian dalam sebuah peristiwa hukum, seperti surat
perjanjian kerjasama.
d) Nilai Ilmiah, yaitu arsip yang dapat dipergunakan untuk
pengembangan ilmu pengetahuan dan penelitian, seperti hasil
riset/penelitian.
e) Nilai Fiskal, yaitu arsip yang mempunyai kegunaan dalam bidang
keuangan, seperti faktur pajak
Asas Pengelolaan Arsip

Kegiatan pengelolaan arsip dalam organisasi dapat dilakukan dengan
beberapa pilihan asas pengelolaan arsip sesuai dengan tipe organisasi yang
bersangkutan, antara lain :
a) Asas Sentralisasi
Yaitu kegiatan pengelolan arsip yang dilakukan secara terpusat
(sentral) pada unit kearsipan. Seluruh penyimpanan arsip dilakukan
terpusat pada unit kearsipan.
103
PIMPINAN
Unit Kearsipan
Bagian SDM Bagian Bagian

Keuangan Pemasaran
Staf Staf Staf
Gambar 8. Asas Sentralisasi
b) Asas Desentralisasi
Yaitu kegiatan pengelolaan arsip yang dilakukan oleh masing-masing
unit/bagian dalam organisasi
PIMPINAN

Keuangan Pemasaran
TU SDM
Staf Staf Staf
Gambar 9. Asas Desentralisasi
104
Keuntungan dari penggunaan asas desentralisasi adalah :

1) Unit kerja dapat menggunakan sistem kearsipan sesuai dengan
bidang pekerjaannya,
2) Proses kerja akan lebih lancar karena arsip dapat lebih mudah
ditemukan,
3) Setiap karyawan akan lebih berkembang pengetahuannya tentang
kearsipan karena di setiap unit terdapat bagian arsip
h. Asas Desentralisasi Terkendali
Yaitu kegiatan pengelolaan arsip yang menggabungkan asas
sentralisasi dan desentralisasi. Pada asas ini, pengelolaan arsip aktif
dilakukan oleh setiap bagian/unit, sedangkan untuk pengelolaan
arsip inaktif diserahkan kepada pusat sentral arsip/unit kearsipan.
PIMPINAN

Keuangan Pemasaran
TU SDM
Staf Staf Staf
Gambar 10. Asas Desentralisasi Terpusat
Keuntungan dari penggunaan asas desentralisasi terkendali adalah:

1) Adanya keseragaman prosedur dan tata kerja,
2) Proses kerja menjadi lebih lancar karena arsip aktif berada di
unit/bagian masing-masing,
105
3) Efisiensi kerja di unit pengolah karena adanya pemisahan antara

arsip aktif dengan arsip inaktif,
4) Memudahkan pengawasan dan pembinaan
2. Menentukan Kebutuhan Alat dan Bahan Kearsipan

Pengertian Peralatan Kearsipan
Yaitu alat atau sarana yang dipergunakan dalam kegiatan pengelolaan
arsip, yang mempunyai fungsi antara lain
a. Sebagai sarana penyimpanan arasip,
b. Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan dan
mempermudah pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip,
c. Sebagai pelindung arsip dari bahaya kerusakan
Macam-macam peralatan yang dipergunakan dalam kegiatan pengelolaan
kearsipan, antara lain :
a. Filing Cabinet
Adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1 – 6 laci.
Tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci
dapat menampung kurang lebih 5000 lembar arsip ukuran surat yang
disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berderet ke belakang
Gambar 11. Filling Cabinet
106
b. Rotary (Alat Penyimpanan Berputar)

Adalah alat penyimpanan arsip seperti filing cabinet yangdapat
digerakkan secara berputar
Gambar 12. Rotary Filing Cabinet
c. Lemari Arsip
Adalah lemari tempat penyimpanan arsip, yang biasanya terbuat dari
besi atau kayu yang dilengkapi dengan daun pintu, dan arsip terlebih
dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau stopmap
107
Gambar 13. Lemari Arsip
d. Rak Arsip
Adalah lemari tempat penyimpanan arsip, yang biasanya terbuat dari
besi atau kayu tanpa pintu, dan arsip terlebih dahulu dimasukkan ke
dalam ordner atau box file.
Gambar 14. Rak Arsip
108
e. Stopmap Folio
Adalah map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun
penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya
agar tidak terjatuh
Gambar 15. Stop Map Folio
f. Map Snelhecter
Adalah map yang mempunyai penjepit di tengahnya dan tidak
mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada di
dalamnya maka digunakan penjepit tersebut, maka sebelumnya arsip
harus terlebih dulu dilubangi dengan menggunakan perforator.
109
Gambar 16. Map Snelhecter
g. Folder
Adalah map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa
lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya
maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan
dimasukkan ke dalam box arsip secara vertikal.
Map ini mempunyai TAB (Bagian yang menonjol pada posisi atas)
untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder
tersebut
Gambar 17. Map Folder
110
h. Hanging Map
Adalah folder yang mempunyai besi penggantung. Fungsi besi
penggantung ini adalah untuk di pasang pada gawang yang ada di filing
cabinet. Hanging folder juga mempunyai TAB untuk menuliskan kode
atau indeks arsip yang ada di dalamnya.
Gambar 18. Hanging Map
i. Ordner
Adalah map besar yang terbuat dari kardus atau plastik tebal dengan
ukuran punggung sekitar 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit
yang dipergunakan untuk menjepit arsip. Untuk itu arsip sebelum
disimpan harus dilubangi terlebih dahulu dengan menggunakan
perforator
111
Gambar 19. Ordner
j. Guide
Adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang digunakan
sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.
Gambar 20. Guide
112
k. Stepler
Adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas dengan
cara memasukkan isi stapler (staples) berbentuk huruf “U” yang
terlipat di bagian bawah kertas bila panjang kedua ujung staples
melebihi tebal kertas.
Gambar 21. Stepler
l. Perforator, dll.
Adalah alat untuk melubangi kertas/kartu
Gambar 22. Perforator
113
m. Numerator
Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran
dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan
menjdi sebagai berikut :
1) Numerator Kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan
terdiri dari 4-4 digit.
2) Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih
besar dan terdiri lebih dari 6 digit
Numerator digerakkan dengan tangan, cara kerja dan komponennya
mekanis, terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara
otomatis dengan cara menekannya, jika tidak digunakan, numerator
harus disimpan di tempat tertutup dan kering.
Adapun cara kerja numerator adalah sebagai berikut:
1) Beri tinta pada bantalan huruf
2) Atur nomor awal
3) Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator
Gambar 23. Numerator
114
n. Kotak / Box
Kotak / Box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip
yang bersipat in-aktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang
disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder.
Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip lateral (berderet
ke samping).
o. Alat Sortir
Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat/ warkat
yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder
masing-masing. Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan.
Ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir
ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik,
atau karton (kertas tebal);
p. Label
Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada
map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah
folder/ guide.Label terbuat dari bahan kertas dengan berbagai ukuran
dan mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingga tidak perlu
diberi lem lagi ketika ingin menempelkan label pada tempat yang
diinginkan.
q. Tickler File
Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi
baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang
berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang
memiliki jatuh tempo. Namun demikian, tickler file bisa saja
digunakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. Di
bagian dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas.
Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.
r. Cardex (Kartu Index) Cabinet
Cardex (kartu Index) cabinet adalah alat yang digunakan untuk
menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat
115
ditarik keluar memanjang. Di dalam Cardex terdapat semacam

kantung plastik tempat menyimpan kartu index. Alat ini terbuat dari
bahan besi baja.
s. Rak / laci Kartu
Rak / laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak,
untuk menyimpan kartu kartu ukuran kecil yang disusun secara
vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat
disesuaikan dengan kebutuhan.
t. Alat Penyimpanan Khusus
Alat penyimpanan khusus adalah alat yang digunakan untuk
menyimpan arsip dalam bentuk bentuk khusus seperti flash disk, CD
(compact Disk), kaset dan sebagainya. Alat ini mempunyai beragam
bentuk dan desain, karena sangat tergantung dari perkembangan
kemajuan teknologi. Sebelum ada flash disk untuk menyimpan data
elektronik digunakan disket. Alat ini dapat terbuat dari logam atau
plastik.
Alat-alat tersebut sangat memungkinkan untuk mengalami perkembangan,
baik dari segi bahan pembuatannya, desain maupun jenisnya, karena
mengikuti perkembangan teknologi yang juga semakin berkembang
Jenis-Jenis Perlengkapan Kearsipan

Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan
dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak
tahan lama (penggunaannya relatif singkat), artinya bahan-bahan ini selalu
disediakan secara terus menerus.
Beberapa perlengkapan kearsipan, antara lain sebagai berikut:
a. Kartu Indeks
Kartu Indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang
disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu
indeks dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm X 7,5cm.
Kartu indeks mencatat informasi tentang :
116
1) Judul/ nama surat

2) Nomor surat
3) Hal surat
4) Tanggal surat
5) Kode surat
6) Kode kartu indeks
Kartu indeks digunakan apabila arsipyang disimpan menggunakan sistem
penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor. Kartu indeks tidak
digunakan jika arsip/ dokumen disimpan dengan menggunakan sistem
abjad. Hal ini disababkan kartu indeks dibuat untuk membantu
menemukan arsipapabila petugas atau si peminjam lupa tentang judul/
caption/ kode dari surat yang akan dipinjam
3. Implementasi Sistem kearsipan

Ada beberapa sistem penyimpanan surat/arsip yang banyak digunakan di
kantor-kantor baik pemerintah maupun swasta, yaitu :
a. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)
b. Sistem Subjek (Subjectical Filing System)
c. Sistem Tanggal (Chronological Filing System)
d. Sistem Wilayah (Geographical Filing System)
e. Sistem Nomor (Numerical Filing System)
f. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)
Sistem Abjab (Alphabetical Filing System)

Yaitu sistem penyimpanan arsip yang disusun berdasarkan
pengelompokkan nama orang dan atau nama badan/instansi. Nama
orang/badan tersebut disusun berdasarkan urutan abjad
Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem abjad adalah
a. Memeriksa surat/berkas
Yaitu kegiatan memeriksa terlebih dahulu surat/arsip yang akan
disimpan, apakah sudah selesai penggunaannya. Jika sudah boleh
117
disimpan maka surat diberi tanda “file” yang berarti surat sudah boleh
diarsipkan
b. Mengindeks surat/berkas
Langkah selanjutnya adalah menetapkan indeks untuk penyimpanan
surat. Jika surat masuk, maka yang diindeks adalah nama pengirim
surat, sedangkan untuk surat keluar maka yang diindeks adalah nama
tujuannya.
c. Mengkode surat/berkas
Kode surat didapat setelah mengetahui indeksnya. Kode diambil dari
2 huruf pertama pada unit pertama nama yang telah diindeks.
d. Menyortir surat
Yaitu mengelompokkan surat-surat yang mempunyai kode yang sama
menjadi satu. Contohnya, kelompok surat yang berkode Ab
dikumpulkan menjadi satu sehingga memudahkan dalam menyimpan
dan menghemat waktu (tidak mondar-mandir)
e. Menempatkan surat/berkas
Yaitu menempatkan/meletakkan arsip pada tempatnya sesuai dengan
dengan kode yang telah ditentukan
Gambar 24. Contoh Penyimpanan Arsip Sistem Abjad
118
Sistem Subjek (Subjectical Filing System)

adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan
pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat.
Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem subjek adalah:
a. Memeriksa berkas
Yaitu kegiatan memastikan apakah surat sudah selesai diproses atau
digunakan.
b. Mengindeks
Yaitu menentukan permasalahan surat untuk dijadikan kode
penyimpanan.
c. Mengkode
Yaitu menuliskan kode subjek pasa sudut kanan atas untuk arsip yang
disimpan vertikal dan di sudut kanan bawah.
d. Menyortir
Yaitu surat-surat yang memiliki kode arsip yang sama dikumpulkan
menjadi satu
e. Menempatkan
Yaitu surat-surat ditempatkan atau diletakkan sesuai dengan kode arsip
dan kode tempat penyimpanan.
119
Gambar 25. Contoh Penyimpanan Arsip Sistem Subjek
Sistem Tanggal (Chronological Filing System)

Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan
tahun, bulan dan tanggal arsip dibuat.
Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem tanggal adalah :
a. Memeriksa berkas
Yaitu memastikan bahwa surat sudah selesai diproses atau digunakan.
b. Mengindeks
Yaitu membagi tanggal menjadi tanggal utama (tahun), sub tanggal
(bulan) dan sub-sub tanggal (tanggal).
c. Mengkode
Yaitu memberi kode pada surat dengan kode tanggal.
d. Menyortir
Yaitu surat-surat yang memiliki kode arsip yang sama (tanggal surat
yang sama) dikumpulkan menjadi satu.
120
e. Menempatkan
Yaitu menempatkan/meletakkan arsip sesuai dengan kode arsipnya.
Contohnya : Arsip tertanggal 1 Desember 2015 disimpan pada laci
yang berkode 2015, dibelakang guide berkode Desember, di dalam
folder berkode 1
Gambar 26. Contoh Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal
Sistem Wilayah (Geographical Filing System)

Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan
nama wilayah atau nama tempat.
Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem wilayah adalah :
a. Memeriksa berkas
Yaitu memastikan bahwa surat sudah selesai diproses atau digunakan.
b. Mengindeks
Yaitu menentukan wilayah surat untuk dijadikan kode penyimpanan.
c. Mengkode
121
Yaitu memberi kode wilayah pada surat. Jika surat masuk maka yang
menjadi kode adalah daerah asal surat tersebut dan jika surat keluar
maka yang menjadi kode adalah daerah tujuan dari surat keluar
d. Menyortir
Yaitu surat-surat yang memiliki kode arsip yang sama (berasal dari
daerah yang sama) dikumpulkan menjadi satu.
e. Menempatkan
Yaitu menempatkan atau meletakkan arsip pada tempat
penyimpanannya berdasarkan kode wilayah pada arsip
Gambar 27. Contoh Penyimpanan Arsip Sistem Wilayah
Sistem Nomor (Numerical Filing System)

Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan
menggunakan kode angka/nomor.
Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor terdiri dari :
a. Sistem Penyimpanan Arsip berdasarkan Nomor Dewey
Untuk membuat Daftar Klasifikasi Dewey memerlukan pemikiran
yang tajam, karena setiap tingkat permasalahan hanya dibuat 10
122
masalah saja. Masalah Utama terdiri dari 10 masalah. Setiap satu

masalah utama terdiri dari 10 sub masalah. Setiap satu sub masalah
terdiri dari 10 sub-sub masalah. Oleh karena itu pengelompokkan
nama masalah harus benar-benar teliti, sehingga semua masalah surat
dapat tercakup semua dalam klasifikasi.
Contoh klasifikasi nomor Dewey :
000 Organisasi
100 Kepegawaian
100 Bonus
110 Cuti
110 Cuti Besar
111 Cuti Hamil
112 Cuti Sakit
113 Cuti Tahunan
200 Keuangan
200 Kredit
210 Pajak
210 Pajak Motor
211 Pajak Mobil
212 PBB
213 PPh
214 PPn
123
Gambar 28. Contoh Penyimpanan Arsip Sistem Nomor Dewey
b. Sistem Penyimpanan Arsip berdasarkan Nomor Seri (Urut)

Sistem ini dapat dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan berkisar
1.000 sampai 10.000 arsip. Penomoran dimulai dari nomor 1, 2, 3, dan
seterusnya. Pada sistem ini setiap koresponden diberi nomor kode
sesuai dengan urutan yang berada pada buku nomor
Buku nomor adalah buku yang berisi nomor-nomor yang sudah
digunakan sebagai nomor koresponden (nama) dalam file sistem
nomor. Nama koresponden yang dapat diberi kode nomor adalah jika
surat atas nama tersebut sudah lebih dari 5 surat. Tetapi jika belum
mencapai 5, maka belum ditulis pada buku nomor. Surat diberi kode
sementara dengan huruf C yang berarti file (Campuran).
Contoh klasifikasi nomor seri :
1 – 100
1 – 10
11 – 20
11
12
124
Gambar 29. Contoh Penyimpanan Arsip Sistem Nomor Seri (Nomor Urut)
c. Sistem Penyimpanan Arsip berdasarkan Nomor Terminal Digit

Adalah sistem penyimpanan dan penemuan arsip berdasarkan nomor
urut pada buku arsip. Nomor urut pada buku arsip di mulai pada nomor
0000 (4 digit), sehingga arsip yang bernomor 0000 adalah arsip yang
pertama disimpan
Pada sistem ini penomoran ditentukan pada satu kelompok nomor
yang mudah dibaca dari kanan ke kiri, yang dipisahkan dalam
kelompok terdiri dari 2 – 3 nomor.
125
Gambar 30. Sistem Penyimpanan Arsip berdasarkan Nomor Terminal Digit
4. Menilai Sistem Kearsipan

Penilaian Arsip
Penilaian arsip adalah suatu proses yang dilakukan oleh arsiparis untuk
mengevaluasi seberapa jauh arsip tersebut dapat memberikan manfaat
kepada pengambilan kebijakan perusahaan.
Penilaian dilakukan terhadap setiap jenis arsip agar dapat ditentukan
berapa lama arsip tersebut disimpan di file aktif dan file in aktif serta
apakah jenis aktif tersebut kemudian dimusnahkan atau dikirim untuk
menjadi arsip statis ke Arsip Nasional.
Penilaian arsip dapat mempergunakan kriteria penilaian ALFRED, yaitu:
a. Administrative Value (Nilai Administrasi)
b. Legal Value (Nilai Hukum)
c. Financial Value (Nilai Uang)
d. Research Value (Nilai Penelitian)
126
e. Education Value (Nilai Pendidikan)

f. Documentary Value (Nilai Dokumentasi)
Nilai ALFRED berkisar antara 0 % s.d. 100 %, dengan penggolongan arsip
sebagai berikut:
a. Arsip Vital (90 % s.d. 100 %) merupakan arsip yang sangat penting
bagi kehidupan organisasi/bisnis dan tidak dapat digantikan kembali
bilamana dimusnahkan. Arsip ini tidak boleh dipindahkan atau
dimusnahkan dan disimpan abadi selamanya.
Contohnya : Akte Pendirian Perusahaan, Sertifikat Tanah dan
Bangunan
b. Arsip Penting (50 % s.d. 89 %), arsip ini melengkapi bisnis rutin dan
dapat diganti dengan biaya yang tinggi dan lama. Arsip ini disimpan
dalam file aktif selama 5 tahun dan di file inaktif selama 25 tahun.
Contohnya : Bukti-bukti keuangan (bukti transaksi)
c. Arsip Berguna (10 s.d. 49 %), arsip jenis ini berguna sementara dan
dapat diganti dengan biaya rendah. Arsip ini disimpan dalam file aktif
selama 2 tahun dan di file in aktif selama 10 tahun
Contohnya : Surat Pesanan
d. Arsip Tidak Berguna (0 % s.d. 10%), arsip ini dapat dimusnahkan
sesudah dipakai sementara. Paling lama arsip ini disimpan selama 3
bulan di file aktif.
Contohnya : Undangan Rapat
Memilih Sistem penyimpanan Arsip

Setiap kantor/instansi ruang lingkup pekerjaannya tidak selalu sama
dengan kantor yang lainnya, maka jenis surat-suratnya pun juga beragam,
sesuai dengan bidang kegiatan yang dilakukannya. Dalam penerapan
sistem kearsipannya pun berbesa-beda, ada kantor yang menggunakan
sistem abjad, ada kantor yang menggunakan sistem subjek, wilayah,
tanggal dan sebagainya. Bahkan ada pula kantor yang memadukan sistem
yang satu dengan sistem yang lainnya :
127
Sistem penyimpanan arsip dikatakan baik apabila memenuhi kriteria-

kriteria sebagai berikut:
a. Mudah dilaksanakan dan digunakan,
b. Hemat tenaga dan peralatan,
c. Hemat waktu,
d. Hemat biaya,
e. Sederhana,
f. Fleksibel dan mudah dikembangkan,
g. Sesuai dengan fungsi dan tugas pokok organisasi
Sebelum memilih sistem kearsipan apa yang akan digunakan, alangkah
baiknya memperhatikan hal-hal berikut ini, yaitu:
a. Sistem Abjad, cocok digunakan untuk kriteria berikut ini :
1) Jika arsip yang ditangani menyangkut tentang kepegawaian. Arsip
kepegawaian lebih mudah dan lebih sering dicari berdasarkan
nama pegawai.
Contoh : Unit kerja Kepegawaian
2) Untuk menyimpan arsip nama pelanggan, nama keanggotaan
Contoh : Perpustakaan, Bank
3) Dengan kata lain identitas arsip lebih dikenal dengan nama
b. Sistem Subjek, sangat cocok digunakan, apabila :
1) Kantor/instansinya besar, baik dari sisi gedungnya maupun dari
ruang lingkup pekerjaannya
Kantor yang besar pada umumnya mempunyai ruang lingkup
pekerjaan yang banyak, terdiri dari banyak masalah. Dan biasanya
kantor yang besar pengelolaan kearsipannya menggunakan sistem
gabungan. Artinya pengelolaan arsip ada yang dilaksanakan oleh
unit kerja masing-masing sesuai dengan kepentingannya, yang
pada umumnya merupakan arsip aktif, sedangkan pengelolaan
arsip inaktif pengelolaannya dilaksanakan secara terpusat.
Sehingga arsip-arsip yang berada pada sentral arsip banyak berasal
dari unit-unit kerja yang berbeda masalahnya.
128
2) Sistem pengelolaan kearsipan yang digunakan oleh suatu

kantor/instansi adalah sentralisasi (Terpusat) dan campuran.
Kantor instansi yang menggunakan sentralisasi dalam pengelolaan
kearsipannya, berarti semua surat baik aktif maupun in aktif
dikelola oleh satu unit kearsipan sebagai pusatnya. Dengan
demikian surat-surat yang dikelola tentunya merupakan surat-surat
dengan aneka ragam permasalahan, misalnya ada arsip tentang
bidang kepegawaian, keuangan, pemasaran dan sebagainya.
3) Tetapi jika menggunakan desentralisasi sistem subjek kurang
cocok, karena setiap unit kerja menangani sendiri arsip-arsipnya,
sedangkan arsip-arsip yang dikelola oleh unit kerja tersebut
hanyalah arsip-arsip yang menyangkut bidang unit kerjanya saja.
Misalnya, bagian kepegawaian tentu saja arsip-arsip yang
dikelolanya adalah yang menyangkut bidang kepegawaian saja.
c. Sistem Tanggal, sangat cocok digunakan apabila :
1) Menyangkut masalah keuangan, karena pada umumnya pencatatan
keuangan dilakukan berdasarkan transaksi yang terjadi setiap hari,
setiap bulan, setiap tahun dan sebagainya. Sehingga bukti-bukti
juga disusun secara urutan tanggal
Contoh : Bagian Keuangan
d. Sistem Wilayah, sangat cocok digunakan apabila :
1) Suatu perusahaan mempunyai kantor cabang di berbagai daerah
Contoh : Perusahaan Transportasi, Bank
2) Suatu perusahaan mempunyai bidang tugas yang berkaitan dengan
luar negeri
Contoh : Perusahaan Export – Import
3) Suatu perusahaan mempunyai daerah pemasaran yng cukup luas di
seluruh daerah
Contoh : Kantor Pos, Jasa Titipan Kilat dan sebagainya
129
e. Sistem Nomor, sangat cocok digunakan apabila :

1) Suatu kantor yang penanganan surat-suratnya banyak
menggunakan nomor identitas sebagai suatu ciri atau tanda yang
melekat pada suatu nama
Cotnoh :
a) Rumah sakit : Nomor Identitas Pasien
b) Kantor Pos : Nomor Kode Pos
c) Bank : Nomor Rekening
d) Perguruan Tinggi : Nomor Induk Mahasiswa
e) PLN : Nomor Rekening Listrik
Namun demikian, banyak juga perusahaan atau kantor-kantor baik swasta
maupun pemerintah yang menggabungkan sistem penyimpanan yang satu
dengan yang lain. Hal yang demikian tidak perlu menjadi masalah,
asalkan dengan adanya penggabungan sistem tersebut dapat membuat
penyimpanan dan penemuan kembali dilakukan lebih mudah dan lebih
cepat
Contoh :
a. Sistem subjek digabungkan dengan sistem abjad
Subjek utama dan Sub subjek terdiri dari nama subjek, tetapi sub sub
subjek terdiri dari nama orang
b. Sistem Subjek digabungkan dengan sistem tanggal
Subjek utama dan sub subjek terdiri dari nama subjek, tetapi sub-sub
subjek berdasarkan tanggal surat
c. Sistem Tanggal digabungkan dengan sistem abjad
Arsip mula – mula disusun berdasarkan tahun dan bulan. Arsip pada
bulan tersebut kemudian disusun berdasarkan nama korespondensi
Menghitung Angka Pemakaian Arsip

Penilaian arsip merupakan dasar kebijakan dalam melaksanakan
penyusutan dan penghapusan arsip yang dapat dinyatakan dengan
prosentase angka pemakaian arsip, yaitu dengan rumus:
130
Suatu arsip dinilai baik, apabila

a. Prosentase angka pemakaian arsip tinggi (minimum 15 %),
b. Warkat yang disimpan dalam arsip masih mempunyai manfaat
(bernilai),
c. Masih aktif membantu jalannya perusahaan/oroganisasi
Menghitung Angka Kecrmatan

Arsip-arsip yang sudah disimpan, sering dicari kembali karena akan
dipergunakan untuk keperluan tertentu. Arsip yang sering dicari berarti
arsip tersebut masih mempunyai manfaat yang besar. Jika arsip tidak
tersimpan dengan baik maka arsip dapat hilang sehingga pada saat
dibutuhkan arsip tidak dapat ditemukan
Sistem penyimpanan yang baik apabila angka kecermatan tidak melebihi

dari 0,5 %. Apabila angka kecermatan mencapai 3 % atau lebih maka
mengisyaratkan agar mengadakan perbaikan pengelolaan arsipnya, yang
mencakup sistem dan prosedur penyimpanan, peralatan yang digunakan,
ketrampilan petugas/personil, prosedur pemakaian arsip dan kebijakan
pemindahan dan pemusnahan arsip
131
D. SOAL LATIHAN
Evaluasi
Pilihlah salah satu jawaban di bawah ini yang paling benar!
1. Perundang-Undangan RI yang mengatur tentang arsip adalah….
a. UU RI No. 34 Tahun 2009
b. UU RI No. 43 Tahun 2009
c. UU RI No. 34 Tahun 2008
d. UU RI No. 43 Tahun 2008
2. Salah satu tujuan dari pengelolaan arsip adalah….
a. Menghindari pemborosan tenaga dan waktu,
b. Menghindari kerahasiaan informasi,
c. Menjaga kelestarian perusahaan,
d. Menyiapkan tempat penyimpanan.
3. Arsip harus memilliki struktur, isi dan konteks yang sesuai dengan
kondisi pada saat pertama kali arsip diciptakan dan diciptakan oleh
orang atau lembaga yang memiliki otoritas atau kewenangan sesuai
dengan isi informasi arsip, berarti arsip tersebut memiliki syarat….
a. Lengkap
b. Terpercaya
c. Autentik
d. Dapat digunakan
4. Contoh arasip yang berbentuk non lembaran adalah….
a. Cek, kartu kredit, foto
b. Flash disk, giro, kuitansi
c. Mikro film, disket, rekaman pada pita kaset
d. Rekaman pada pita kaset, foto, lukisan
5. Arsip yang sering digunakan secara terus menerus dalam kegiatan
organisasi atau kantor, disebut arsip….
a. Aktif
b. In aktif
c. Vital
132
d. Primer
6. Arsip dipergunakan sebagai bahan atau alat pembuktian dalam
sebuah peristiwa hukum, berarti arasip tersebut memiliki nilai….
a. Penerangan
b. Historis
c. Fiskal
d. Yuridis
7. Faktur pajak sebagai bukti bahwa seseorang atau perusahaan telah
melunasi tagihan pajaknya, berarti faktur pajak tersebut memiliki
nilai guna….
a. Penerangan
b. Historis
c. Fiskal
d. Yuridis
8. Pengendalian kegiatan pengelolaan surat dan arsip yang dibebankan
dan dipertanggungjawabkan kepada suatu unit kerja yang disebut
dengan unit kearsipan, berarti pengelolaan tersebut menggunakan
asas….
a. Sentralisasi
b. Desentralisasi
c. Gabungan
d. Desentralisasi terkendali
9. Asas pengelolaan arsip yang bertujuan meningkatkan kelebihan dari
suatu asas dan meminimalkan kekurangannya adalah asas….
a. Sentralisasi
b. Desentralisasi
c. Gabungan
d. Desentralisasi terkendali
10. Tempat penyimpanan arsip yang penggunaannya memerlukan alat
bantu perforator adalah….
a. Stopmap folio dan box file
133
b. Map snelhecter dan guide

c. Ordner dan map snelhecter
d. Box file dan ordner
11. Prosedur pengurusan surat masuk dengan menggunakan sistem buku
sgenda adalah….
a. Penerimaan – pencatatan – penyortiran – pengarahan –
penyimpanan -penyampaian,
b. Penerimaan – penyortiran – pencatatan – pengarahan –
penyampaian – penyimpanan,
c. Penerimaan –pengarahan – pencatatan – penyortiran –
penyimpanan -penyampaian,
d. Penerimaan – pencatatan – penyortiran – pengarahan –
penyampaian – penyimpanan.
12. Lembaran yang digunakan untuk mencatat instruksi pimpinan yang
berkaitan dengan isi surat adalah lembar….
a. Agenda
b. Kartu Kendali
c. Disposisi
d. Ekspedisi
13. Menerima surat masuk, menandatangani surat pengantarnya dan
membubuhi cap tanggal pada sampul surat, merupakan ugas dari….
a. Satpam
b. Penerima surat
c. Kurir
d. Pengarah surat
14. Dalam penanganan surat masuk biasa, setelah surat dicatat pada
Lembar Pengantar I dan II, maka selanjutnya diserahkan kepada….
a. Pengarah surat
b. Penata arsip
c. Unit Pengolah
d. Unit Kearsipan
134
15. Pegawai yang bertugas mengeola arsip disebut….

a. Juru Arsip
b. Arsiparis
c. Agendaris
d. Juru Tik
16. Yang harus dilakukan dalam menangani surat-surat yang memiliki
lampiran adalah….
a. Menyatukan lampiran dengan suratnya menggunakan paper clip,
b. Menyimpan lampirannya pada tempat khusus,
c. Mencatat tersendiri untuk surat-surat yang memiliki lampiran,
d. Surat dan lampiran dipisahkan.
17. Dalam penanganan surat penting masuk dengan kartu kendali, maka
Kartu Kendali (KK) I disimpan oleh….
a. Pengarah surat
b. Penata arsip
c. Pencatat surat
d. Penerima surat
18. Buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian distribusi surat
dalam lingkungan perusahaan/organisasi, disebut….
a. Agenda
b. Ekspedisi Ekstern
c. Ekspedisi Intern
d. Kartu Kendali
19. Sistem penyimpanan arsip yang disusun berdasarkan
pengelompokkan nama orang dan atau nama badan/instansi,
adalah….
135
20. Jika sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan

tahun, bulan dan tanggal arsip dibuat, maka penyimapanan arsip
tersebut menggunakan….
21. Arsip atas nama PT. Indah Jaya Motor, jika disimpan dalam arsip
sistem abjad, disimpan pada….
a. Laci berkode A – F, di belakang guide M, di dalam hanging
folder berkode In,
b. Laci berkode M – R, di belakang guide M, di dalam hanging
folder berkode Mo,
c. Laci berkode G – L, di belakang guide I, di dalam hanging folder
berkode In,
d. Laci berkode A – F, di belakang guide I, di dalam hanging folder
berkode In.
22. Suatu proses yang dilakukan oleh arsiparis untuk mengevaluasi
seberapa jauh arsip tersebut dapat memberikan manfaat kepada
pengambilan kebijakan perusahaan, disebut kegiatan….
a. Penyimpanan arasip
b. Penilaian arsip
c. Pemusnahan arsip
d. Pemeliharaan arsip
23. Arsip yang selalu digunakan dalam kegiatan bisnis rutin dan dapat
diganti dengan biaya yang tinggi dan lama, tergolong pada
kategori….
a. Arsip vital
b. Arsip penting
c. Arsip berguna
d. Arsip tidak berguna
136
24. Sertifikat tanah dan bangunan, termasuk dalam kategori….

a. Arsip vital
b. Arsip penting
c. Arsip berguna
25. Sedangkan surat undangan rapat, termasuk dalam kategori….
a. Arsip vital
b. Arsip penting
c. Arsip berguna
26. Sedangkan bagi kantor/perusahaan yang besar dengan lingkup
permasalahan yang banyak, maka sistem penyimpanan arsip yang
cocok digunakan adalah….
27. Prosentase angka pemakaian arsip minimum adalah….
a. 5 %
b. 10 %
c. 15 %
d. 20 %
28. Jika seorang arsiparis diminta untuk menemukan 70 buah arsip dan
dapat menemukannya sebanyak 65 buah sedangkan 5 buah arsip
tidak tertemukan, maka angka kecermatan arsiparis tersebut
adalah….
a. 0,077 %
b. 0,081 %
c. 0,092 %
d. 0,10 %
137
29. Yang bukan merupakan tujuan pemeliharaaan dan perawatan arsip

adalah….
a. Memperkecil gangguan terhadap organisasi,
b. Mempermudah pencarian kembali arsip,
c. Mencegah kerugian bagi pegawai dan masyarakat
d. Melindungi hak milik perusahaan.
30. Jika arsip berupa kertas dan antara lembaran kertas menjadi lengket
atau menyatu dengan kertas lainnya, maka arsip tersebut rusak
dikarenakan faktor….
a. Jamur
b. Serangga
c. Panas
d. Cahaya
31. Kegiatan pemeliharaan dan perawatan arsip yang berhubungan
dengan fisik arsip, antara lain….
a. Pengecekan arsip secara periodik,
b. Pencegahan bencana,
c. Penyalinan arsip
d. Pelatatihan arsiparis.
32. Yang bukan merupakan keuntungan dari penggunaan arsip
elektronik adalah….
a. Menghemat tempat penyimpanan,
b. Sulit untuk recovery data,
c. Memudahkan untuk transfer dokumen,
d. Memudahkan pencarian kembali.
33. Memindahkan data ke dalam sistem komputerisasi dapat dilakukan
melalui….
a. Scanning, conversion dan fotocopy
b. Conversion, importing dan scanning
c. Fotocopy, duplicating dan scanning
d. Duplicating, conversion dan importing
138
34. Pembaruan media penyimpanan arsip dengan cara mengcopy dari

satu jenis media ke media lain yang sama, disebut….
a. Renewal
b. Copying
c. Transfer
d. Disposa
35. Sedangkan pembaruan media penyimpanan arsip dengan cara
mengubah format arsip, misalnya dari format Ms. Word ke Pdf.,
disebut….
a. Renewal
b. Copying
c. Transfer
d. Disposal
36. Kegiatan penyusutan arsip telah diatur pada….
a. PP No. 28 Tahun 2008
b. PP No. 43 Tahun 2009
c. PP No. 82 Tahun 1978
d. PP No. 34 Tahun 1979
37. Yang bukan merupakan tujuan dari penyusutan arsip adalah….
a. Efisiensi dan efektifitas pengelolaan arsip,
b. Menghemat penggunaan alat dan tempat penyimpanan,
c. Menjamin tersedianya informasi dan bernilai guna,
d. Menjamin keselamatan dan bahan pertanggungjawaban nasional.
38. Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara….
a. Dibakar dan dihancurkan dengan bahan kimia,
b. Dijual dan dihancurkan dengan mesin,
c. Diserahkan ke ANRI dan dijual,
d. Dihancurkan dengan bahan kimia dan diserahkan ke BAD.
39. Daftar yang berisi tentang jenis arsip yang akan dimusnahkan,
disebut….
a. Daftar penilaian arsip
139
b. Berita acara pemusnahan arsip

c. Daftar pertelaan arsip
d. Surat rekomendasi tim
40. Yang bukan merupakan dokumen pemusnahan arsip adalah….
a. Berita acara pemusnahan arsip
b. Daftar pertelaan arsip
c. Surat rekomendasi tim
d. Daftar penilaian arsip
140
BAB VI KESEKRETARIATAN

1. Mampu Memahami dan Menjelaskan Tentang Pengertian dan Tugas
Sekretaris;
2. Mampu Memahami dan Menjelaskan Tentang Profesionalisme Sekretaris;
Kata “sekretaris” tentu sudah merupakan bagian yang akrab dengan Anda.
Sebagai mahasiswa yang sedang mengambil program Kearsipan maka Anda
tentu telah mendengar dari orang lain, dari media, maupun dari hasil membaca
berbagai artikel yang berhubungan dengan kesekretarisan. Dengan berbekal
pengetahuan tersebut maka dalam Modul ini, Anda akan mengkaji apa yang
menjadi ruang lingkup tugas seorang sekretaris. Selain itu, setelah Anda
menguasai materi Modul maka diakhir perkuliahan Anda diharapkan mampu
memahami pengertian dan konsep serta aplikasi yang berkaitan dengan
kesekretarisan, yang merupakan tujuan akhir dari mata kuliah ini.
Pada zaman modern seperti sekarang ini, seorang pimpinan perusahaan,
instansi atau kantor karena keterbatasan kemampuan serta banyaknya
pekerjaan yang harus ditanganinya, diperlukan bantuan staf yang mampu
menangani kegiatan korespondensi (surat menyurat), penyimpanan dokumen
atau arsip, mengatur rapat, melayani tamu pimpinan ataupun menyiapkan
segala sesuatu yang diperlukan pimpinan untuk kelancaran tugasnya. Staf yang
bertugas membantu pimpinan tersebut sering disebut dengan sekretaris.
Pada masa lalu profesi sekretaris kurang memberikan citra yang positif. Profesi
tersebut membuat pembicaraan yang cenderung melecehkan profesi sekretaris
baik itu di dalam kantor maupun di luar kantor. Citra yang terbangun di
masyarakat mengenai sosok seorang sekertaris yang cenderung negatif.
Seorang sekretaris hanya dituntut penampilan fisik yang menarik, dengan
141
mengenyampingkan kemampuannya yang berkaitan dengan pekerjaan sebagai

seorang sekretaris itu sendiri.
Namun, pada masa sekarang jabatan sekretaris merupakan jabatan yang penuh
tantangan dan menuntut tingkat profesionalisme yang tinggi. Para eksekutif
memandang jabatan sekretaris sangat penting dan terkadang bahkan sebagai
simbol gengsi manajer atau perusahaan. Seorang sekretaris harus mampu
mengikuti irama gerak kerja pimpinannya dan harus mampu melayani
kebutuhan pimpinannya dengan cepat, tepat dan efisien. Oleh karena itu, dalam
bekerja seorang sekretaris harus didukung dengan pengetahuan dan
kemampuan akademik yang memadai, kepribadian yang menarik serta
memiliki motivasi yang tinggi untuk mengembangkan dirinya agar dapat
melaksanakan pekerjaan secara profesional. Sekretaris diharapkan mempunyai
keterampilan dasar (skill) yang memadai, sikap (attitude) maupun pribadi yang
menyenangkan, pengetahuan yang luas (general knowledge), serta menguasai
pekerjaan yang berhubungan dengan kesekretarisan. Oleh karena itu, tidaklah
mengherankan jika profesI kesekretarisan diminati oleh banyak kalangan
karena menjanjikan pekerjaan serta profesi yang menjanjikan.
Manfaat praktis dari mempelajari materi tentang ruang lingkup tugas sekretaris
ini adalah Anda akan mendapatkan pemahaman mengenai apa yang
sebenarnya menjadi tugas seorang sekretaris. Selain itu juga, Anda akan
memahami mengapa seorang sekretaris harus memahami etika dalam
berkomunikasi maupun berhubungan dengan tamu, terutama mereka yang
akan bertemu dengan pimpinan organisasi atau perusahaan. Anda juga akan
memahami bagaimana kepribadian yang sebaiknya harus ditunjukkan agar
seorang sekretaris dapat bergaul atau dapat menyenangkan bagi orang yang
melihat atau berhubungan.
142
C. MATERI
1. Pengertian dan Tugas Sekretaris
Apabila kita membicarakan atau membahas sesuatu yang berhubungan
dengan pengertian sekretaris maka kita akan diarahkan untuk mempelajari
sesuatu yang sangat mendasar. Oleh karena itu, sebelum kita mendalami
lebih jauh bidang kesekretarisan maka kita diharapkan untuk mengerti
konsep-konsep awal pengetahuan kesekretarisan tersebut. Dengan
demikian, dalam memahami pengertian dan tugas sekretaris maka Anda
diharapkan dapat menguasai kemampuan berikut:
a. Menjelaskan pengertian sekretaris.
b. Menjelaskan macam sekretaris.
c. Menjelaskan apa yang dimaksud sekretaris perusahaan.
d. Menjelaskan peranan sekretaris.
e. Ruang lingkup tugas sekretaris
Untuk menguasai kemampuan yang dituntut dalam memahami pengertian
dan tugas sekretaris tersebut maka baca dan pahami materi yang diuraikan
selanjutnya. Luangkan waktu dengan memadai sehingga Anda benar-
benar dapat menangkap apa yang diuraikan dalam bagian ini.
Untuk istilah sekretaris berasal dari bahasa Latin secretum yang berarti
rahasia, serta secretarium, yaitu seorang petugas atau pejabat yang diberi
kepercayaan untuk menyimpan rahasia. Kata atau istilah sekretaris yang
dikenal dan sering digunakan dalam percakapan sehari-hari diperkirakan
berasal dari bahasa Belanda “secretaries” manakala Belanda sangat lama
menjajah dan mempengaruhi aspek sosial, budaya, politik, dan ekonomi
Indonesia. Sementara itu, secretary dalam bahasa Inggris berasal dari kata
secret yang juga berarti rahasia. Dari pengertian tersebut maka sekretaris
dapat didefinisikan sebagai seorang petugas atau pejabat yang dipercaya
untuk menjaga kerahasiaan, terutama rahasia pimpinan dan rahasia
perusahaan.
Sebelum Anda memasuki bahasan mengenai pengertian dan tugas seorang
sekretaris, coba simak ilustrasi berikut ini yang akan memberikan
143
pemahaman secara menyeluruh kepada Anda mengenai pengertian serta

tugas seorang sekretaris
Dalam sebuah adegan film terlihat seorang perempuan di dalam
suatu ruangan kerja, yang bersebelahan dengan kamar kerja
orang lain. Perempuan itu sedang menghadapi sebuah komputer,
dan nampaknya sedang mengetik di mana tangannya menekan
keyboard dengan cepat dan lancar. Nampaknya, dia sudah
terbiasa melakukan pekerjaan mengetik di komputer tersebut.
Kemudian pintu di sebelahnya, yang ternyata merupakan pintu
seorang pimpinan perusahaan, terbuka dan muncul seorang pria
yang menggunakan baju jas, berdasi, dan sangat rapi. Pria itu
kemudian menyodorkan sebuah map kepada perempuan tersebut
sambil mengatakan sesuatu. Perempuan tersebut mengangguk,
kemudian meletakkan map tersebut di atas mejanya.
Dalam suatu adegan lain, tergambar seseorang sedang
memimpin rapat dalam suatu ruangan khusus, yang dihadiri oleh
beberapa peserta rapat. Pimpinan rapat tersebut dandannya
nampak rapi dengan menggunakan jas, berdasi, serta terlihat
berwibawa. Terlihat pembicaraan serius dalam rapat tersebut.
Pimpinan rapat menjabarkan penjelasannya di dalam suatu layar
monitor sehingga seluruh peserta melihat dengan jelas hasil
paparan pimpinan sidang tersebut. Timbul berbagai komentar
serta pertanyaan-pertanyaan. Kemudian, dari adegan dalam
ruang tersebut beralih ke adegan lain yang memunculkan nama
kantor di mana rapat tersebut diselenggarakan. Kantor tersebut
bertuliskan: Sekretaris Daerah.
Kedua adegan tersebut menggambarkan bidang tugas dan
tanggung jawab yang berbeda, tapi ada sisi yang sama dilihat
dari namanya. Adegan perempuan tadi menggambarkan tugas
dan perannya sebagai seorang sekretaris pimpinan yang
menyelenggarakan tugas dan pekerjaan di bidang perkantoran
144
atau tugas klerikal, misalnya mengetik atau mengarsipkan

berkas-berkas. Dia hanya menerima tugas yang diberikan oleh
pimpinan perusahaan. Oleh karena itu, peran dan tanggung
jawab perempuan tersebut tidak besar dan tidak berhubungan
dengan pengambilan keputusan.
Berbeda dengan yang pertama, pada adegan kedua, orang yang
memimpin rapat tersebut mempunyai tugas penting karena
berhubungan dengan fungsi manajemen, misalnya fungsi
perencanaan. Namun, orang tersebut dapat dikatakan sebagai
seorang sekretaris, tetapi peran yang berbeda dengan peran
sekretaris pimpinan. Sesuai dengan namanya, yaitu sekretaris
daerah, dia mempunyai tugas yang sangat penting dalam rangka
menyelenggarakan fungsi pemerintahan dalam bidang
ketatausahaan. Namun, aspeknya tidak hanya bersifat klerikal,
tapi lebih luas lagi karena menyangkut fungsi pengambilan
keputusan, yang tidak dimiliki oleh sekretaris pribadi atau
sekretaris pimpinan perusahaan.
Dengan kedua ilustrasi tersebut, diharapkan Anda dapat lebih memahami
adanya nama yang hampir sama, tetapi mempunyai tugas dan tanggung
jawab yang berbeda.
Apa yang dapat Anda tangkap dari ilustrasi tersebut? Saya yakin pasti
Anda akan memahami bahwa sesuai dengan perubahan waktu maka tugas
seorang sekretaris menjadi bertambah, tidak lagi hanya bertugas menjaga
kerahasiaan pekerjaan pimpinan ataupun perusahaan, namun juga
pekerjaan tata usaha terutama yang berhubungan dengan tugas pimpinan
perusahaan seperti menyelenggarakan surat menyurat, menangani
penyimpanan dokumen, menerima serta menyambungkan telepon masuk
ataupun ke luar, mencatat perjanjian-perjanjian, menyiapkan rapat,
ataupun menyiapkan keperluan dinas pimpinan, seperti penyiapan
keberangkatan dan penginapan pimpinan.
145
Setelah Anda membaca dan memahami ilustrasi yang berhubungan

dengan kesekretarisan maka coba simak lebih lanjut bacaan berikut ini
sehingga Anda memahami lebih mendalam mengenai pengertian dan tugas
sekretaris.
Pengertian Sekretaris
Dalam Webster’s New Dictionary of American Language College
disebutkan bahwa sekretaris merupakan seseorang yang ditugaskan untuk
menyimpan arsip atau dokumen, menyelenggarakan aktivitas
korespondensi serta pekerjaan tulis menulis lainnya, untuk kepentingan
organisasi maupun individu (Secretary is a person employed to keep
record, take care correspondence and other writing task, etc. for an
organization or individual). Dengan demikian, tugas sekretaris menurut
penjelasan dalam Kamus Webster tersebut sebenarnya sangat sederhana,
yaitu hanya berhubungan dengan pengelolaan arsip atau dokumen serta
pekerjaan surat-menyurat atau korespondensi. Dalam pengertian tersebut,
belum ada tugas sekretaris yang berhubungan dengan pemikiran yang
mendalam, perencanaan atau inisiatif yang berhubungan dengan pekerjaan
penting, misalnya Sekretaris Kabinet dalam bidang pemerintahan. Tugas
dan fungsi Sekretaris Kabinet sama sekali berbeda dengan pengertian yang
dimaksud dalam Kamus tersebut karena tugas Sekretaris Kabinet
berhubungan dengan aspek manajerial, seperti perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan serta pengawasan.
Selain itu, menurut Ikatan Sekretaris di Amerika (The Professional
Secretary International), yang dimaksud dengan sekretaris adalah “an
assistant to an executive possessing mastery of office skill and ability to
assume responsibility without direct supervision, who display initiative,
exercises judgment and makes decisions within the scope of her authority”
(seorang sekretaris adalah pembantu pimpinan eksekutif yang mempunyai
keterampilan dan pengetahuan administrasi perkantoran, serta mengetahui
apa yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya, tanpa harus diberi
pengarahan terlebih dahulu oleh pimpinan, serta mampu berinisiatif,
146
memberikan pertimbangan serta membuat keputusan yang tidak

bertentangan dengan kewenangannya sebagai seorang sekretaris.
Bagaimana pendapat Anda? Apakah ada perbedaan dengan yang
dijelaskan dalam kamus tadi? Benar, dalam pengertian ini tugas sekretaris
lebih luas lagi, tidak sekadar berhubungan dengan korespondensi atau
pengelolaan dokumen. Terdapat unsur kemandirian yang dimiliki seorang
sekretaris dan mempunyai inisiatif dalam melaksanakan tugasnya, tanpa
harus selalu minta petunjuk kepada pimpinan.
Coba bandingkan pengertian sekretaris sebelumnya dengan pendapat dari
Braum dan Portugal (dalam The Liang Gie, 1992) yang menjelaskan
bahwa yang dimaksud dengan sekretaris adalah seorang asisten pimpinan
yang melakukan pendiktean, menyiapkan korespondensi, menerima tamu,
mengecek, atau mengingatkan pimpinan mengenai kewajiban, atau
perjanjian dinasnya, dan melakukan kegiatan terkait lainnya dalam rangka
meningkatkan tugas pimpinan secara efektif.
Kita juga perhatikan pernyataan dari Nanasay dan Selden (dalam
Bratawidjaja, 1994) yang menjelaskan pengertian sekretaris sebagai
seorang pegawai kantor yang tanggung jawabnya tidak sekadar sebagai
Stenographer (juru steno atau menulis cepat), tetapi pada umumnya
mencakup penyalinan dikte, berhubungan dengan masyarakat, seperti
menjawab telepon, mengadakan pertemuan dan perjanjian, serta
mengelola dokumen-dokumen termasuk surat dan sebagainya.
Penulis lain, yaitu Skeat (dalam The Liang Gie, 1992) mendefinisikan
seorang sekretaris sebagai seorang pegawai yang bertugas membantu
pimpinan dalam menerima pendiktean, menyiapkan surat menyurat,
menerima tamu, mengecek, dan mengingatkan pimpinan mengenai
pertemuan atau perjanjian resmi dan melakukan berbagai tugas kewajiban
yang mendukung keefektifan kerja pimpinannya. Penulis yang lain,
Blackburn (dalam The Liang Gie, 1992) menguraikan pengertian seorang
sekretaris sebagai seorang staf yang tugasnya mengurusi surat menyurat
atau korespondensi dan mengelola kegiatan sehari-hari bagi atasan atau
147
pimpinannya. Adapun pengertian yang lebih sederhana dapat dijumpai

dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia yang menyebutkan bahwa
sekretaris adalah orang atau pengurus yang diserahi pekerjaan tulis
menulis.
Dari beberapa pengertian sekretaris tersebut di atas maka dapat diketahui
bahwa tugas seorang sekretaris adalah sebagai seorang asisten yang
bertugas membantu pimpinan kantor atau perusahaan terutama yang
menyangkut kegiatan administrasi perkantoran sehingga pimpinan dapat
melaksanakan tugasnya secara efektif. Hal ini sejalan dengan pendapat
France (2009) yang menyatakan “the term ‘assistant’ will be used to
encompass various roles and titles such as personal assistant, executive
assistant, secretary and management assistant”.Namun demikian,
ternyata dalam perkembangan keorganisasian muncul jenis sekretaris yang
berbeda dengan pengertian awalnya seperti yang telah disampaikan
sebelumnya, yaitu apa yang disebut dengan sekretaris organisasi (business
secretary atau executive secretary) atau sekretaris eksekutif. Munculnya
jenis sekretaris tersebut karena menyangkut perbedaan ruang lingkup
pekerjaan, tanggung jawab, dan wewenangnya.
Bagaiamana pendapat Anda mengenai pengertian sekretaris? Sangat
beragam bukan? tetapi saya yakin Anda bahwa setelah membanding-
bandingkan berbagai pengertian tersebut maka Anda dapat membuat suatu
kesimpulan sendiri mengenai pengertian sekretaris. Memang benar bahwa
tugas dan tanggung jawab seorang sekretaris adalah berhubungan dengan
urusan administrasi perkantoran, seperti korespondensi, pengarsipan,
penginformasian, ataupun tatabuku atau pembukuan. Seorang sekretaris
bertugas membantu pimpinan dalam melaksanakan tugas perkantoran
yang timbul dari tugasnya sebagai seorang pimpinan. Dengan banyak
komunikasi yang dilakukan oleh pimpinan, rapat-rapat, perjalanan, atau
pertemuan dengan rekan bisnis menyebabkan seorang sekretaris juga
banyak terlibat dengan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh pimpinan
tersebut.
148
Jika Anda telah memahami pengertian sekretaris maka baca dengan teliti
uraian di bawah ini untuk meningkatkan pemahaman Anda mengenai
ruang lingkup dan tugas sekretaris
Macam Sekretaris
Dilihat dari cakupan pekerjaan seorang sekretaris, muncul berbagai
macam fungsi sekretaris sehingga dalam masyarakat juga muncul berbagai
nama sekretaris. Dengan demikian, dilihat dari namanya akan dapat
dibedakan tugas yang dikerjakan oleh seorang sekretaris.
Tugas sekretaris organisasi atau sekretaris eksekutif menyangkut bidang
manajemen, mulai kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan
sampai dengan pengawasan. Dengan demikian, selain terdapat seorang
sekretaris yang tugasnya semata-mata hanya membantu pimpinan dan
sekretaris tersebut tidak memiliki anak buah, terdapat juga sekretaris lain
yang berfungsi sebagai manajer dan mempunyai fungsi manajerial yang
mencakup pembuatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan
pengawasan terhadap berbagai kegiatan organisasi. Karena fungsinya
sebagai manajer maka dia memiliki anak buah dan kegiatannya tercakup
dalam suatu satuan organisasi yang dinamakan sekretariat.
Cakupan bidang tugas seorang sekretaris eksekutif tergantung dari besar
kecilnya organisasi tempat sekretaris tersebut bekerja. Sebagai contoh,
pada tingkat lokal atau daerah terdapat jabatan Sekretaris Daerah (Sekda)
yang mengepalai sekretariat daerah dan bertugas membantu kegiatan
Kepala Daerah. Pada tingkat nasional, terdapat jabatan Sekretaris Jenderal
(Sekjen) pada suatu departemen yang tugasnya adalah membantu Menteri.
Pada tingkat internasional, kita kenal Sekretaris Jenderal Perserikatan
Bangsa-bangsa (Sekjen PBB) yang menjadi pucuk pimpinan sekretariat
dari lembaga internasional tersebut.
Dari uraian tersebut apa yang dapat Anda simpulkan? Memang, sesuai
dengan kedudukan, wewenang, dan tanggung jawab maka sekretaris dapat
dibedakan menjadi dua jenis, yaitu:
149
a. Sekretaris Pribadi
Adalah sekretaris yang hanya melaksanakan tugas-tugas dan fungsi
kesekretarisan dari pimpinan atau atasannya. Sekretaris pribadi
bukanlah seorang manajer dan tidak mempunyai bawahan. Jika
seorang sekretaris digaji oleh orang perseorangan, misalnya sekretaris
seorang aktor maka ia disebut sebagai private secretary, sedangkan
apabila ia digaji oleh sebuah perusahaan maka ia disebut dengan
personal secretary.
b. Sekretaris Organisasi / Eksekutif
Yaitu sekretaris yang dalam perusahaan mengepalai suatu unit tertentu
(sekretariat). Sekretaris yang sudah menduduki jabatan ini biasanya
mempunyai pengalaman yang cukup lama sebagai senior sekretaris
dan memiliki kelebihan-kelebihan tersendiri, mengingat ia adalah
seorang manajer untuk unitnya, mempunyai bawahan yang sering
harus membuat suatu kebijakan untuk ke seluruh pekerjaan
kesekretarisan di perusahaan atau organisasi.
Sekretaris seperti dijelaskan di atas juga dapat dikatakan sebagai
seorang sekretaris yang berfungsi sebagai manajer serta melakukan
fungsi manajemen, seperti perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, dan pengawasan. Sekretaris eksekutif mempunyai anak
buah dan berada dalam suatu unit organisasi tertentu, misalnya
Sekretariat Jenderal, Sekretaris Kabinet, Sekretaris Daerah
Pada umumnya, macam sekretaris masih sering disalahpersepsikan oleh
sebagian masyarakat sehingga menimbulkan kebingungan tentang peran
dan tugas seorang sekretaris, seperti istilah sekretaris eksekutif/executive
secretary, sering disalahartikan. Executive secretary dianggap sebagai
seorang sekretaris yang melayani seorang eksekutif. Banyak orang
menuliskan di koran-koran atau media lainnya seperti “membutuhkan
seorang sekretaris eksekutif” dengan harapan perusahaan tersebut
memperoleh seorang sekretaris yang berkualitas dan berpengalaman.
150
Yang akan diuraikan dalam modul ini adalah tugas sekretaris pribadi dan
bukan sekretaris eksekutif karena lebih banyak membahas aspek-aspek
yang berkaitan dengan tugas seorang sekretaris dalam rangka membantu
pimpinan perusahaan atau perkantoran agar tugas pimpinan dapat berjalan
dengan efektif, terutama yang menyangkut surat menyurat, pengurusan
keperluan rutin pimpinan, persiapan rapat, atau pengagendaan pertemuan
dengan pimpinan.
Untuk memudahkan Anda dalam mempelajari kesekretarisan lebih lanjut
dan tidak membingungkan dalam menggunakan pengertian sekretaris
maka dalam modul ini yang dijelaskan adalah pengertian sekretaris yang
cenderung ke arah pengertian sekretaris sebagai sekretaris pimpinan atau
sekretaris pribadi (personal secretary). Penjelasan mengenai sekretaris
eksekutif (misalnya Sekretaris Kabinet, Sekretaris Jenderal) karena
merupakan peran seorang manajer atau pimpinan, tidak dibahas di modul
ini, tetapi lebih banyak dibahas di modul yang lain.
Anda dapat memberikan contoh yang lain untuk menunjukkan apakah
sekretaris tersebut merupakan sekretaris pribadi atau sekretaris eksekutif?
Jika Anda dapat memberikan contoh yang lain maka saya yakin Anda
memahami materi yang telah diuraikan tadi.
Coba perhatikan penjelasan berikut ini apakah sudah tertanam dalam
pikiran Anda mengenai pengertian sekretaris perusahaan. Mudah-
mudahan Anda memahami konsep tersebut, tetapi apabila belum, kaji
penjelasan berikut.
Sekretaris Perusahaan
Berbeda dengan jabatan sekretaris yang nanti akan dibahas dalam modul
ini, sekretaris perusahaan (corporate secretary) bukanlah sekretaris yang
memberikan pelayanan klerikal sebagai asisten pimpinan dalam bidang
perkantoran. Corporate secretary atau sering disebut dengan Sekretaris
Perusahaan mempunyai peran dan tanggung jawab yang berbeda dengan
sekretaris biasa atau sekretaris pribadi
151
Ada dua fungsi yang biasa dilakukan oleh seorang corporate secretary,
yaitu :
a. Compliance Officer
Tugas seorang sekretaris yang menjabat compliance officer, antara lain
1) memastikan implementasi anggaran dasar perusahaan, peraturan
pasar modal, dan peraturan pemerintah dalam perusahaan;
2) membuat interpretasi yang jelas mengenai penerapan dari
peraturan-peraturan yang berhubungan dengan kegiatan
perusahaan
b. Public Relations Officer
Pada umumnya, jabatan sekretaris ini diperlukan oleh perusahaan yang
sedang mempersiapkan diri untuk go public, dengan perannya sebagai
penghubung antara perusahaan dengan masyarakat atau investor.
Seorang corporate secretary dituntut mempunyai wawasan yang luas
dan memahami dengan baik seluk-beluk perusahaan. Adalah menjadi
tugas dan tanggung jawab seorang corporate secretary untuk
memahami segala sumber dan dampak masalah yang dihadapi oleh
perusahaan dan kemudian memberikan informasi yang utuh tentang
perusahaan kepada pihak-pihak lain yang membutuhkannya. Tugas
corporate secretary yang lainnya adalah menyampaikan garis besar
prospek perusahaan secara terbuka, termasuk risiko usaha yang
dihadapi perusahaan untuk memperkecil risiko tersebut. Hal-hal yang
harus disampaikan dan dikomunikasikan kepada pihak luar, misalnya
detail keuangan dan akunting yang berkaitan dengan strategi
pemasaran, gambaran mengenai kebijakan pengembangan sumber
daya manusia, atau proses produksi yang dijalankan perusahaan,
semua tersebut disampaikan kepada masyarakat terutama kepada para
pemodal.
Anda dapat mengambil kesimpulan dari penjelasan tersebut? Saya
yakin Anda sudah semakin paham. Nah bagaimana dengan
peranan sekretaris? Silakan kaji bacaan berikut
152
Peranan Sekretaris
Hampir dipastikan seorang manajer tidak mungkin mengerjakan semua
pekerjaannya sampai hal yang sekecil-kecilnya. Sekretaris dibutuhkan
oleh setiap organisasi untuk membantu dalam bidang keorganisasian
(supporting staff) serta melaksanakan fungsi perkantoran sehingga
manajer dapat melaksanakan tugasnya secara lebih terfokus pada peran
manajerial. Seperti dinyatakan oleh Stroman, Wilson, dan Wauson (2008):
“Every business person dreams of having the perfect administrative
assistant, and every administrative assistant dreams of having the perfect
boss”. Dari beberapa atau banyak bawahan yang bekerja di suatu
perusahaan, sekretaris merupakan posisi yang paling penting dan dekat
dengan kegiatan manajer sehingga sering kali menjadi tangan kanan serta
kepercayaan dari manajer. Sekretaris juga menjadi orang yang pada
umumnya mengetahui seluruh rencana kebijakan yang dibuat manajer.
Mungkin Anda tidak dapat membayangkan seandainya seorang manajer
harus mengonsep dan mengetik seluruh kegiatannya (misalnya mengetik
undangan rapat), menerima telepon atau berusaha menelepon seseorang,
kemudian ternyata orang yang dituju tidak ada, menyapa seluruh tamu
yang datang dan ingin bertemu, atau mengumpulkan serta menyimpan
seluruh dokumen kantor yang mungkin dalam keadaan acak-acakan. Jika
manajer mengerjakan seluruh hal tersebut maka dipastikan dia tidak akan
memiliki waktu untuk memimpin perusahaannya, sebab pikiran dan
tenaganya tercurah hanya untuk mengerjakan hal-hal yang remeh tersebut.
Pada masa lalu, seorang sekretaris mungkin direkrut karena kondisi saat
itu memang memungkinkan dan menuntut seorang manajer agar
mempunyai sekretaris yang cantik dan seksi, walaupun kepintaran dan
keterampilan di bidang kesekretarisan pas-pasan. Namun, saat ini kondisi
seperti itu sudah berubah. Mungkin memang akan lebih meyakinkan
organisasi maupun manajer itu sendiri apabila mempunyai sekretaris yang
cantik, tapi yang lebih penting dari itu semua adalah saat ini manajer lebih
153
mempertimbangkan aspek efisiensi, efektivitas, dan produktivitas

manajer, dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Seperti disampaikan
oleh Hendarto dan Tulusharyono (2004) yang menjelaskan bahwa kalau
zaman dahulu seorang sekretaris direkrut hanya karena masalah gengsi
semata, sekarang ini lebih pada pertimbangan efisiensi, efektivitas, dan
produktivitas pimpinan. Bayangkan apa yang akan terjadi seandainya
seorang pimpinan harus melakukan semuanya seorang diri seperti
mengangkat telepon, mengetik semua surat-surat, serta menyimpan semua
dokumen perusahaan. Dipastikan bahwa apabila seorang pemimpin
perusahaan melaksanakan semua kegiatan yang berhubungan dengan
administrasi tersebut maka dia tidak akan mungkin mampu menjalankan
tugasnya sebagai seorang pemimpin.
Coba simak pendapat dari Susanto (dalam Sukoco, 2007) yang
mengatakan bahwa seorang sekretaris mempunyai 3 peran yang penting.
Pertama, peran strategis, sebagai pusat informasi maka seorang sekretaris
menjalankan perannya di dalam organisasi dengan memberikan pengaruh
positif pada status dan performasi perusahaan melalui kelancaran arus
informasi internal maupun eksternal. Kedua, peran teknis, manakala
seorang sekretaris mempunyai kemampuan menunjang kinerja pimpinan
dengan menyalurkan informasi yang jelas dan akurat sebagai bahan
pengambilan keputusan, sedangkan peran ketiga, yaitu peran pendukung
maka seorang sekretaris memberikan pengaruh positif bagi anggota
organisasi lainnya dengan mendistribusikan informasi secara cepat dan
tepat sasaran.
Mungkin apa yang dilakukan oleh seorang sekretaris dianggap merupakan
pekerjaan yang tidak penting atau tidak ada kontribusinya secara langsung
dengan tujuan organisasi. Akan tetapi, jika ditilik lebih jauh maka
keberhasilan manajer dalam mengerjakan pekerjaannya akan sangat
tergantung kepada apa yang dilakukan oleh sekretaris. Pekerjaan sekretaris
terkadang seperti pekerjaan yang serabutan, mengerjakan apa yang
diminta oleh manajer sebagai pribadi atau manajer sebagai pimpinan
154
perusahaan. Dengan demikian, walaupun pekerjaannya dianggap remeh

karena sifatnya hanya membantu kelancaran pekerjaan manajer, tetapi
sebenarnya tugasnya sangat penting karena dengan demikian manajer
dapat terbebas dari segala kegiatan yang bersifat administratif. Manajer
juga akan lebih mudah memusatkan perhatiannya pada tugas yang telah
menjadi tanggung jawabnya.
Dari penjelasan yang diuraikan tadi, apakah Anda sudah mendapat
gambaran mengenai peranan sekretaris? Coba bandingkan pemahaman
Anda dengan penjelasan berikut ini untuk lebih memudahkan Anda dalam
memahami peranan sekretaris.
Sekretaris mempunyai peran penting sebagai :
a. Pembantu/tangan kanan/asisten pribadi pimpinan
Sekretaris mempunyai tugas penting yang membantu segala keperluan
pimpinan sehingga tugas pimpinan menjadi lebih lancar.
b. Pengelola informasi
Tugas perkantoran sering berhubungan dengan informasi. Informasi
tersebut dapat masuk melalui surat, telepon, fax, atau sarana lainnya.
Sekretaris bertanggung jawab mengelola segala informasi yang masuk
untuk disampaikan kepada pimpinan. Sekretaris mencari, mengolah,
menyimpan, mengatur, dan jika perlu mencari informasi yang
dibutuhkan pimpinan. Informasi yang ada, apalagi yang bersifat
penting atau rahasia, harus benar-benar dijaga kerahasiaannya
sehingga tidak sampai bocor atau digunakan untuk hal-hal yang
merugikan perusahaan. Informasi yang ada pada sekretaris nantinya
akan digunakan oleh pimpinan dalam hal antara lain pembuatan
keputusan.
c. Penghubung atau Humas (Hubungan Masyarakat)
Manajer biasanya tidak langsung menelepon lawan bicaranya, tetapi
biasanya diawali terlebih dahulu oleh sekretaris. Selain itu, untuk
mempertemukan pihak lain dengan manajernya, peranan sekretaris
sangat penting sehingga pertemuan tersebut dapat berjalan dengan
155
lancar dan menguntungkan perusahaannya. Sekretaris berdiri di antara

pimpinan dan pihak lain. Untuk itu, sekretaris harus pandai
menjabarkan kebijakan pimpinan atau menjadi penyampai informasi
dari pihak luar. Peranan sekretaris dengan demikian adalah sebagai
penghubung atau penyampai informasi dari suatu pihak ke pihak yang
lain.
d. Pengatur tamu pimpinan
Sekretaris juga berperan dalam mengatur tamu yang akan menemui
pimpinan. Dalam menerima tamu, sekretaris menyeleksi siapa yang
dapat dan tidak dapat bertemu dengan pimpinan, kapan waktunya
supaya diatur jadwalnya, dan tidak saling bertabrakan. Jika tamu yang
akan berkunjung tidak diatur maka tugas dan kegiatan pimpinan akan
terganggu.
e. Pemelihara kondisi dan lingkungan kerja
Walaupun bersifat pribadi, sekretaris harus memperhatikan
keselamatan dan kesehatan pimpinan, termasuk di dalamnya
menciptakan suasana kerja yang menyenangkan sehingga pimpinan
merasa nyaman dalam mengerjakan tugas-tugasnya
Sudah jelas bukan peranan dari sekretaris? Anda dapat menerapkan
pengertian ini sewaktu Anda bertemu dengan sekretaris sewaktu Anda
datang ke suatu kantor perusahaan atau pemerintah. Ternyata peranan
sekretaris tidak seperti yang dianggap oleh sebagaian orang yang
menganggap sekretaris hanya pekerjaan yang kurang penting dalam suatu
organisasi.
Saya yakin bahwa dengan mengetahui peranan sekretaris maka Anda juga
akan mudah memahami apa yang menjadi ruang lingkup tugas seorang
sekretaris.
Ruang Lingkup Tugas Sekretaris

Kini Anda dapat menerapkan peran sekretaris dengan ruang lingkup tugas
seorang sekretaris.
156
Sudah diyakini bahwa dalam menjalankan pekerjaannya, seorang

pimpinan sangat memerlukan bantuan sekretaris yang profesional. Oleh
karena itu, seorang yang menjabat sebagai sekretaris harus mengetahui apa
yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya, serta mampu melaksanakan
tugas tersebut dengan baik. Tugas seorang sekretaris hanya membantu
pimpinan dalam melaksanakan pekerjaannya, namun tugas yang
nampaknya sederhana tersebut tidak mungkin dilakukan sendiri oleh
pimpinan karena tugas pimpinan organisasi mengarah kepada
pengambilan keputusan atau pembuatan kebijakan. Coba Anda bayangkan
jika seorang manajer tingkat atas harus membuka amplop dinasnya setiap
hari, atau sering menerima telepon yang mungkin tidak ada kaitan dengan
pekerjaannya, mengetik jawaban surat, atau mengarsipkan sendiri surat-
surat ataupun dokumennya. Seorang manajer atau pimpinan tidak akan
mempunyai waktu untuk mengerjakan tugas-tugas seperti itu, dan itulah
peranan serta tugas yang dilaksanakan oleh seorang sekretaris, yaitu
membantu meringankan tugas pekerjaan pimpinannya.
Adapun tugas seorang sekretaris pribadi dapat digolongkan menjadi tugas
rutin/operasional dan tugas insidental/khusus. Simak penjelasan berikut :
a. Menurut Wewenangnya
1) Tugas rutin atau operasional
Tugas rutin atau tugas operasional adalah tugas yang harus
dikerjakan setiap hari oleh seorang sekretaris dan telah menjadi
tugas kebiasaan sehari-hari tanpa ada perintah khusus. Selama
tugas-tugas tersebut menjadi tanggung jawab sekretaris maka
sekretaris harus melaksanakan dan menyelesaikannya tanpa
menunggu diperintah oleh pimpinan serta tidak menundanya.
Adapun tugas rutin seorang sekretaris, yaitu
a) membantu memproses penyelesaian surat, faks, atau telegram;
b) menerima telepon dan menelepon, menyampaikan pesan
kepada pimpinan dan menerima pesan dari luar
157
c) menyusun, menempatkan, dan menemukan arsip dinas

pimpinan;
d) pengaturan dan pemeliharaan alat-alat kantor dan
pemeliharaan ruangan;
e) menyusun rencana perjalanan pimpinan baik yang menyangkut
tiket ataupun akomodasinya;
f) pengaturan dan penggunaan kas kecil;
g) pengaturan jadwal janji pertemuan pimpinan;
h) mencari dan menyusun informasi yang tepat untuk pimpinan;
i) mengajukan kebutuhan perlengkapan kantor, mesin kantor,
dan perlengkapan kantor lainnya;
j) mengatur pertemuan, rapat pimpinan dengan pihak yang
terkait.
2) Tugas khusus atau instruksi
Adakalanya seorang pimpinan meminta sekretaris untuk
melaksanakan tugas-tugas khusus yang diberikan pimpinannya.
Tugas khusus adalah
tugas yang tidak setiap hari dikerjakan oleh seorang sekretaris,
tetapi hanya jika diperintahkan oleh pimpinan. Tugas khusus
seorang sekretaris, antara lain :
a) mengonsep surat perjanjian kerja sama dengan mitra kerjanya;
b) menyiapkan rapat dan membuat risalahnya;
c) mengikuti seminar, rapat, pertemuan yang berhubungan
dengan kepentingan instansi atau perusahaannya;
d) menyampaikan ucapan selamat, mengirim kado, atau hadiah
bagi relasi atau mitra kerja perusahaan;
e) mengurus dokumen bank, asuransi atau pajak pimpinannya;
f) penyusunan jadwal perjalanan;
g) pengaturan keuangan;
h) persiapan dan penyelenggaraan rapat
b. Menurut Jenis Tugasnya
158
1) Tugas administrasi/perkantoran
Sekretaris menjalankan tugas yang berhubungan dengan tulis
menulis, dokumentasi, dan pengetikan, yaitu
a) mengarsipkan surat;
b) menangani surat;
c) pengetikan laporan.
2) Tugas resepsionis
Sekretaris menjalankan tugas yang berhubungan dengan pekerjaan
komunikasi dan informasi, yaitu
a) menerima telepon dan menelepon;
b) melayani tamu yang datang untuk bertemu dengan pimpinan;
c) menyusun jadwal perjanjian pimpinan.
3) Tugas keuangan
Sekretaris menjalankan tugas yang berhubungan dengan keuangan,
antara lain:
a) menangani keuangan pimpinan;
b) melakukan pembayaran-pembayaran
4) Tugas sosial
Sekretaris menjalankan tugasnya yang berhubungan dengan
pekerjaan, antara lain:
a) mengatur rumah tangga kantor termasuk perlengkapan kantor,
alat tulis kantor;
b) mempersiapkan pertemuan-pertemuan.
5) Tugas insidental
Sekretaris menjalankan tugas-tugas yang bersifat insidental,
seperti
a) mempersiapkan rapat;
b) mempersiapkan pidato, presentasi seminar;
c) mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan
159
Sampai di sini, Anda telah memahami tentang pengertian serta apa yang
menjadi tugas seorang sekretaris. Sekarang, untuk mengukur seberapa
jauh Anda sudah memahami materi tersebut, kerjakan tugas berikut ini
Sebutkan beberapa contoh kepribadian seorang sekretaris yang
dianggap bertentangan dengan tugas-tugas seorang sekretaris
dalam membantu memperlancar tugas pimpinan organisasi
atau perusahaan.
Dalam mengerjakan soal ini gunakanlah pemahaman Anda
mengenai tugas dan kepribadian seorang sekretaris
Anda sudah selesai mempelajari materi Kegiatan Belajar 1. Anda sudah
memahaminya dengan baik bukan? Untuk mengukur tingkat pemahaman
Anda terhadap keseluruhan materi Kegiatan Belajar 1 ini maka kerjakan
latihan yang telah disediakan, baca rangkuman untuk memperjelas
pemahaman Anda mengenai materi Kegiatan Belajar 1, dan kerjakan soal-
soal Tes Formatif 1. Kami harapkan Anda tidak menemui kesulitan dalam
mengerjakan tugas tersebut sehingga siap untuk membaca dan memahami
materi pada Kegiatan Belajar 2 nanti.
2. Profesionalisme Sekretaris
Dalam Kegiatan Belajar 1 Anda sudah mempelajar mengenai pengertian
dan tugas sekretaris. Ini berarti Anda sudah menguasai apa itu yang
dimaksud sekretaris, macam serta peranan sekretaris, dan ruang lingkup
tugas sekretaris. Apa yang sudah dikuasai dalam Kegiatan Belajar 1 sangat
penting untuk memahami materi yang dijelaskan dalam Kegiatan Belajar
selanjutnya. Dalam Kegiatan Belajar 2 ini akan dibahas profesionalisme
sekretaris manakala profesionalisme sekretaris ini dapat dirinci menjadi
kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan persyaratan yang diperlukan
seseorang untuk menjabat sebagai sekretaris, etika yang menjadi landasan
sekretaris dalam bekerja, serta bagaimana kepribadian seorang sekretaris
harus ditampilkan sewaktu berhubungan dengan orang lain. Penguasaan
tentang profesionalisme sekretaris ini akan membantu Anda memahami
160
materi selanjutnya. Oleh karena itu, dalam Kegiatan Belajar 2 ini Anda
diharapkan mampu menjelaskan.
a. persyaratan yang diperlukan bagi seorang sekretaris;
b. etika seorang sekretaris;
c. bagaimana kepribadian yang harus dimiliki seorang sekretaris.
Agar tujuan tersebut dapat tercapai, silakan Anda baca uraian dan contoh
berikut. Jika Anda mempunyai pendapat atau pandangan sendiri mengenai
profesionalisme sekretaris, Anda dapat membandingkan dengan
penjelasan yang diberikan dalam Kegiatan Belajar 2 ini. Untuk lebih
memahami mengenai profesionalisme simak materi berikut:
Persyaratan Sekretaris
Bidang kesekretarisan merupakan bidang yang oleh sebagian orang masih
dianggap sebagai pekerjaan yang sepele, tidak menantang, kurang
inovatif, pekerjaannya yang remeh ataupun hanya bidang yang hanya
menonjolkan sisi negatif dari seorang wanita, misalnya harus berpakaian
seksi.
Namun demikian, seiring dengan kemajuan teknologi dan pengetahuan
serta semakin bervariasinya jenis-jenis pekerjaanmaka bidang
kesekretarisan menuntut seorang sekretaris yang harus mampu
mendukung kegiatan pimpinan perusahaan. Pimpinan perusahaan
berperan dalam pengambilan keputusan yang penting untuk mencapai
tujuan perusahaan. Untuk mendukung tugas pimpinan tersebut sehingga
pengambilan keputusan dapat dilaksanakan dengan cepat dan tepat maka
diperlukan seorang sekretaris yang mampu mengikuti gerak irama kerja
dari pimpinan. Dapat dibayangkan apa yang terjadi apabila seorang
pimpinan meminta seorang sekretaris yang harus mengonsep suatu surat
yang ditujukan ke perusahaan lain, tetapi ternyata hasil pekerjaan
sekretarisnya tidak sesuai dengan apa yang diharapkan pimpinan sehingga
bukannya menjadi staf pendukung pimpinan, tetapi bahkan
mengakibatkan pimpinan terhambat dalam pengambilan.
161
Apakah menurut Anda syarat yang diperlukan untuk menjadi seorang

sekretaris berat? Untuk membandingkan dengan pikiran Anda coba kaji
lebih lanjut penjelasan berikut
Syarat seorang sekretaris dapat dikategorikan menjadi dua, yaitu syarat
pokok dan syarat pendukung.
a. Syarat pokok (principal requirements)
Syarat pokok berarti seorang sekretaris harus mampu menjalankan
tugas utamanya sebagai seorang sekretaris. Biasanya syarat
pengetahuan khusus ini harus ditempuh melalui pendidikan yang
sifatnya formal, seperti sekolah tentang kesekretarisan. Syarat ini
sangat penting karena berhubungan dengan resiko pekerjaan seorang
sekretaris yang terkait dengan tercapainya tugas dan tujuan pimpinan
perusahaan. Ketidakmampuan seorang sekretaris untuk memenuhi
syarat pokok ini akan berakibat kegagalan atau tidak tercapainya tugas
dan tujuan pimpina perusahaan. Tugas utama seorang sekretaris adalah
membantu tercapainya tugas seorang pimpinan perusahaan dalam
menjalan tugasnya secara umum dan secara khusus adalah bagaimana
pengambilan keputusan yang dibuat oleh seorang pimpinan
perusahaan dapat terlaksana dengan baik dan lancar. Oleh karena itu,
apabila seorang sekretaris tidak mempunyai persyaratan pokok ini
maka segala kegiatan pimpinan perusahaan dalam menjalankan
tugasnya akan menjadi terhambat dan dapat berakibat pada kegagalan
pimpinan dalam pengambilan keputusan yang berujung pada
kegagalan perusahaan dalam mencapai tujuannya
Adapun persyaratan pokok seorang sekretaris adalah
1) Pengetahuan (knowledge)
Seseorang akan mampu menjalankan tugasnya di bidang
pekerjaannya apabila mempunyai pengetahuan yang memadai
mengenai bidang tersebut. Tidak terkecuali seorang sekretaris, dia
harus mempunyai pengetahuan yang memadai mengenai
kesekretarisan. Segala kegiatan yang berhubungan dengan tugas
162
pimpinan harus diketahui oleh seorang sekretaris dan untuk

menjalankannya maka harus didukung oleh pengetahuan yang
memadai dari sekretaris. Sebagai contoh, seorang pimpinan
membutuhkan dokumen yang dibutuhkan dalam rangka
memimpin rapat perusahaan. Untuk mendukung tercapaian tujuan
pimpinan tersebut maka seorang sekretaris harus mempunyai
pengetahuan yang memadai mengenai bidang kearsipan. Seorang
pimpinan akan terhambat dan bahkan gagal dalam menjalan
tugasnya apabila seorang sekretaris tidak mampu menemukan
dokumen yang diminta oleh pimpinan dikarenakan sekretaris tidak
mempunyai pengetahuan yang mendalam mengenai penyimpanan
dokumen atau arsip perusahaan.
2) Minat (interest)
Seseorang akan lebih cepat memahami suatu permasalahan serta
mampu menikmati pekerjaannya, bekerja dengan senang dan tidak
terpaksa, apabila orang tersebut mempunyai minat yang tinggi
terhadap pekerjaannya. Demikian pula seorang yang berminat
bekerja sebagai seorang sekretaris, maka minat tersebut akan
berperan besar dalam mendukung pekerjaan kesekretarisannya.
Karena dengan mempunyai minat yang tinggi terhadap bidang
pekerjaan kesekretarisan maka dia akan selalu berusaha untuk terus
belajar mengenai bidang kesekretarisan tersebut. Sebagai
contohnya, pekerjaan seorang sekretaris berhubungan dengan
perbankan, maka untuk menyesuaikan ilmu perbankan yang selalu
berkembang dengan cepat maka agar dia tidak ketinggalan dalam
ilmu perbankan tersebut maka dia akan selalu berusaha belajar agar
menguasai ilmu perbankan tersebut
3) Keterampilan (skill)
Keterampilan atau skill berkaitan erat dengan pengetahuan
(knowledge). Sebagai contohnya, untuk mengerjakan sesuatu yang
berhubungan dengan pengetahuan teknologi informasi maka
163
seorang sekretaris harus mampu menguasai keterampilan

penggunaan aplikasi program komputer, misalnya dalam rangka
menyampaikan informasi pimpinan kepada para stafnya maka dia
harus mampu mengirim surat elektronik tersebut pada waktu
singkat yang ditujukan kepada banyak orang secara bersamaan
atau sekaligus
b. Syarat pendukung (additional requirements)
Adapun syarat pendukung yang harus dimiliki seorang sekretaris
bukan berarti syarat ini tidak penting, namun syarat pendukung ini
sebagai syarat yang mengikuti atau melekat pada syarat yang pokok
tadi. Jadi, syarat pendukung tidak terlepas dari syarat pokok, tetapi
melengkapi apa yang menjadi syarat pokok tugas seorang sekretaris.
Tingkat resiko dalam pekerjaan yang diakibatkan oleh kekurangan
yang dimiliki seorang tidak seberat syarat pokoknya sehingga kurang
mempengaruhi pencapaian tugas dan tujuan pimpinan perusahaan
secara langsung, misalnya menyangkut kedisiplinan kerja, seorang
sekretaris terlambat masuk kerja, atau makan siangnya terlalu lama.
Syarat pendukung yang perlu dimiliki seorang sekretaris sebagai
berikut
1) Kepribadian, yaitu sifat-sifat yang dimiliki oleh seseorang yang
menjadi sekretaris, seperti penyabar, simpatik, bijaksana,
penampilan baik, pandai bergaul, dapat dipercaya, memegang
teguh rahasia, dan lain-lain.
2) Sifat yang berhubungan dengan pekerjaan kesekretarisan, seperti
teliti, rapi, cermat, kreatif, inisiatif, dan dedikasi.
3) Pengetahuanumum, seperti pengetahuan mengenai sosial
kemasyarakatan, olahraga, kesenian, yang terkait dengan
kepentingan atau kesukaan pimpinan. Sebagai contoh, pimpinan
mempunyai hobi golf maka seorang sekretaris perlu memahami
bidang ini agar sewaktu pimpinan menanyakan, dia mampu
menjawab dengan memuaskan.
164
4) Praktek, yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari,

seperti mengatur waktu, menerima tamu, telepon, dan membuat
agenda pertemuan pimpinan
Coba Anda bandingkan dengan syarat yang diperlukan oleh bidang
pekerjaan lain, misalnya persyaratan menjadi seorang akuntan, atau
menjadi notaries. Apakah syarat sebagai seorang akuntan, misalnya, juga
harus memerlukan syarat pokok serta perlu ada syarat pendukungnya?
Apakah ada suatu pekerjaan yang hanya memerlukan syarat pokok saja
atau syarat pendukung saja. Anda dapat menjelaskan permasalahan
tersebut dengan membaca literatur yang terkait sehingga pemahaman
Anda lebih meningkat.
Selain persyaratan yang diperlukan seorang sekretaris maka aspek lain
yang penting adalah etika. Coba Anda simak penjelasan berikut.
Etika Sekretaris
Pada bagian ini, Anda akan mempelajari tentang etika, suatu norma atau
aturan yang sering diterapkan dalam kehidupan sehari-hari.
Dalam kehidupan sehari-hari, pengertian etika dapat digunakan
bermacam-macam. Etika dapat diartikan sebagai seperangkat norma atau
nilai yang berupa sikap dan perilaku yang baik dalam pergaulan antar
manusia. Terkadang etika diartikan sebagai moral, yaitu untuk
membedakan mana yang baik dan buruk, mana yang benar dan salah, atau
mana yang boleh dikerjakan, dan mana yang tidak boleh dikerjakan. Etika
menyangkut tata krama pergaulan yang menyangkut sopan santun, sikap
saling menghormati, berbahasa yang baik sehingga tercipta keselarasan
dan keserasian kerja, meningkatkan efisiensi, dan suasana kerja yang
menyenangkan.
Menurut Anda, sebetulnya sejarah munculnya etika itu dari mana? jika
dilihat dari literatur yang ada maka sebenarnyas istilah etika berasal dari
bahasa Yunani “ethicos” yang berarti norma-norma, aturan-aturan,
kaidah-kaidah, serta nilai-nilai bagi tingkah laku manusia yang baik, dapat
165
membedakan mana yang baik dan mana yang buruk. Dalam bahasa
Indonesia, etika atau etik (ethics) disebut kesusilaan yang mengandung
arti:
a. norma (kaidah), peraturan hidup, perintah;
b. menyatakan keadaan batin terhadap peraturan hidup, maksudnya
adalah sikap keadaban, sikap batin, perilaku, sopan santun.
Dengan demikian maka sebenarnya etika mempersoalkan bagaimana
manusia harus bertindak. Bagaiamana Anda mengaitkannya dengan
sekretaris? Seorang sekretaris perlu memahami etika, agar sekretaris
mengetahui dan berperilaku yang baik sebab perilaku yang baik tidak
hanya penting bagi sekretaris saja, tetapi juga penting bagi orang lain dan
masyarakat luas. Dengan demikian, etika disebut juga tata sopan santun.
Etika sekretaris dalam kontak kedinasan hendaknya mempunyai prinsip
loyalitas yang tinggi, yang berarti termasuk juga rasa tanggung jawab yang
besar. Oleh karena itu, nilai loyalitas dan tanggung jawab besar
manfaatnya demi terselesaikannya tugas yang dihadapi seorang sekretaris.
Budi bahasa yang baik, saling menghormati, akan menjamin keselarasan
kerja sama, meningkatkan efisiensi dan suasana yang menyenangkan di
tempat kerja.
Bagaimana penerapan etika dalam lingkungan kerja perkantoran? Apakah
etika di keluarga, misalnya sama dengan etika yang harus diterapkan
dalam perusahaan, terutama etika yang harus diterapkan seorang
sekretaris.
Coba Anda bandingkan dengan pendapat Sedarmayanti (1997) yang
mengartikan etika sekretaris sebagai norma-norma, nilai-nilai, kaidah-
kaidah, ukuran-ukuran yang diterima, dan ditaati oleh sekretaris, yang
berupa peraturan-peraturan atau hal-hal yang sudah merupakan kebiasaan
(yang baik) dan dianggap sudah diketahui dan perlu atau harus
dilaksanakan. Dengan demikian, etika sekretaris juga dapat dikatakan
sebagai kebiasaan yang baik atau peraturan-peraturan yang diterima dan
166
ditaati oleh sekretaris, yang kemudian mengendap menjadi nilai-nilai

normatif.
Saya yakin Anda sudah lebih memahami mengenai etika sekretaris.
Untuk lebih memahami maka simak uraian berikut.
Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh seorang sekretaris dalam kaitannya
dengan etika kerja, antara lain
a. jika tidak hadir harus memberitahu dengan alasan yang tepat;
b. tidak boleh terlalu sering menerima tamu pribadi;
c. tidak mengulur-ulur waktu jam makan yang telah ditentukan;
d. berusaha menyelami perasaan orang lain dan tidak egois;
e. memberitahukan rahasia perusahaan kepada orang yang tidak berhak;
f. tidak sering menggunakan fasilitas perusahaan untuk keperluan
pribadi tanpa izin pimpinan, misalnya sering menggunakan telepon
perusahaan;
g. tidak pulang sebelum waktunya, sedangkan kalau datang selalu
terlambat;
h. menerima hadiah dari orang lain yang oleh pimpinan dianggap kurang
pada tempatnya.
i. menghindarkan diri dari perbuatan yang kurang pada tempatnya,
misalnya senang ngobrol, ramah yang dibuat-buat, mengritik dengan
keras, atau selalu berkeluh kesah;
j. selalu menunda pekerjaan yang seharusnya dapat diselesaikan lebih
awal;
k. tidak hemat dalam menggunakan peralatan dan perlengkapan kantor;
l. bersikap tidak peduli, acuh tak acuh terhadap publik yang seharusnya
dilayani dengan baik.
Anda barangkali pernah juga mendengar penggunaan kata “etiket”.
Apakah ada perbedaan di antaranya keduanya, etika dan etiket? Istilah
yang hampir sama dengan etika dan juga diterapkan di bidang
kesekretarisan adalah etiket. Etiket berasal dari kata Prancis, etiquette,
yang memiliki arti tata krama, sopan santun. Jadi, bila etika membahas apa
167
yang benar dan yang salah maka etiket membahas apa yang pantas, sopan,
dan santun. Etiket dapat pula diartikan sebagai peraturan atau ketentuan
yang menetapkan tingkah laku yang baik dalam bergaul atau berhubungan
dengan orang lain.
Etika dan etiket dapat diterapkan dalam berbagai bidang kehidupan,
misalnya etiket bertelepon, ketika kita tidak saja hanya harus melakukan
komunikasi dengan menggunakan telepon secara baik dan benar, tetapi
juga sesuai dengan tata krama dan sopan santun. Tujuan seseorang
menguasai pengetahuan etiket adalah untuk menghargai dan membuat
senang lawan bicara. Etiket akan membuat pelakunya tampak simpatik,
menarik, dan menyenangkan.
Coba Anda simak pendapat mengenai etiket berikut yang disampaikan
oleh Hendarto dan Tulusharyono(2004). Menurut mereka, etiket yang
perlu diperhatikan oleh seorang sekretaris antara lain:
a. Mengucapkan selamat pagi/siang/sore
Usahakan mengucapkan salam dengan mengatakan selamat pagi/siang
atau sore apabila baru bertemu dengan pegawai atau tamu lain. Ucapan
salam ini menandakan seseorang mempunyai sifat positif dan optimis
dalam bekerja.
b. Memanggil rekan kantor
Jangan menyebut langsung nama seseorang apabila belum kenal betul.
Panggilan dengan kata Bapak/Ibu akan lebih formal dan bersifat
menghargai kepada orang lain. Seorang sekretaris yang menerima
seorang tamu yang akan bertemu dengan pimpinan kantor, akan sangat
baik jika memanggil tamu tersebut dengan sebutan Bapak atau Ibu.
c. Menolong karyawan baru
Adalah sudah menjadi kelaziman jika seorang sekretaris akan menegur
karyawan baru yang ada di lingkungan kerjanya dan diusahakan
membantu seperlunya. Jika memungkinkan, dapat mengenalkan
kepada karyawan-karyawan yang lain
168
d. Mengobrol di kantor
Hindari mengobrol pada jam kerja apalagi pada saat pimpinan ada di
ruangan kantor. Jangan juga terlalu lama meninggalkan meja kantor
karena mengobrol dengan teman di ruang lain. Hal tersebut untuk
menjaga sewaktu-waktu pimpinan memanggil atau ada dering telepon
yang harus segera di jawab. Jangan sampai pimpinan sendiri yang
menerima telepon.
e. Makan siang di kantor
Beberapa kantor menyediakan katering bagi karyawannya. Sempatkan
untuk makan siang karena penting untuk menjaga kesehatan dan
kebugaran fisik dalam bekerja sampai sore atau malam hari. Terkadang
makan tidak di tempat ruang makan karena memang tidak ada ruang
khusus untuk makan. Dalam hal ini, mungkin akan terpaksa
menggunakan meja kerja untuk makan. Jangan makan siang sambil
bekerja supaya kertas-kertas kerja tidak terkena noda makanan. Bila
pekerjaan menumpuk, makanlah agak cepat, dan segera kembali
bekerja. Selesai makan, jangan lupa berdandan lagi terutama rias
wajah karena seorang sekretaris tugasnya sering berhubungan dengan
orang lain
f. Merokok di kantor
Bila menjadi seorang perokok, jangan pernah melakukan kegiatan
merokok di ruang kerja atau di meja kerja. Selain tidak nyaman dilihat,
selalu saja ada risiko dengan kertas-kertas kerja, dan biasanya juga
akan mengotori ruangan serta menimbulkan bau rokok di ruangan,
manakala ruang kantor tersebut mungkin ber AC.
g. Di dalam lift
Dalam menggunakan lift/elevator, biasanya wanita dipersilakan
terlebih dahulu. Oleh karena itu, sangat baik apabila seorang sekretaris
yang perempuan, mengucapkan terima kasih apabila ada orang lain
yang menyilakan untuk menggunakan lift terlebih dahulu karena
mereka menghormatinya
169
h. Bergaul dengan pimpinan

Sekretaris diharapkan menjaga hubungan dengan pimpinan atau
menghormati kedudukan pimpinan. Selain itu, seorang sekretaris juga
tidak boleh berbuat sesuatu di luar wewenang sekretaris itu sendiri
i. Bergaul dengan pegawai rendahan
Sekretaris mempunyai status tertentu karena menjadi asisten atau
pembantu dekat dari seorang pimpinan kantor. Sebaiknya, bersikap
rendah hati dan tidak sewenang-wenang terhadap pegawai perusahaan
yang berstatus rendah. Pegawai rendahan tersebut juga menjalankan
pekerjaannya untuk membantu mencapai tujuan organisasi. Jika
meminta bantuan kepada mereka, usahakanlah dengan cara yang baik,
dan sopan agar mereka mau membantu Anda dengan senang hati.
j. Bergaul dengan rekan kerja
Bergaul dengan rekan kerja secara proporsional, dan jika Anda seorang
wanita, tentu sebaiknya menjaga hubungan yang baik, dan tetap terjaga
dengan rekan kerja pria.
k. Melakukan janj
Sebelum membuat janji, yakinkan Anda dapat memenuhinya.
Sesungguhnya janji menyangkut kepercayaan dan harga diri. Jika
sering melanggar janji yang Anda buat maka kepercayaan orang lain
akan berkurang dan Anda akan kurang dihargai. Segera menghubungi
orang kepada siapa Anda membuat janji, bila ada sesuatu hal yang
menyebabkan Anda terlambat atau tidak dapat memenuhi janji dengan
mereka.
l. Menerima tamu pribadi
Ruang kerja Anda mungkin terbatas sehingga bila ada tamu pribadi,
sebaiknya diminta menunggu di ruang tamu. Jika tamu tersebut bicara
kepada Anda sambil melihat-lihat meja Anda, tentu secara etika tidak
pantas, mengingat meja kerja Anda mungkin terpenuhi dengan
dokumen atau informasi perusahaan
170
m. Jangan berbisnis di kantor

Banyak perusahaan melarang keras karyawannya melakukan transaksi
dagang di kantor. Suasana kerja menjadi tidak nyaman apabila setiap
orang membawa dagangan ke kantor. Bila perusahaan Anda masih
mengizinkan, maka sebaiknya dilakukan pada waktu istirahat, di ruang
yang tersendiri, jangan di ruang kerja Anda. Anda juga dilarang
melakukan bisnis yang sama atau sejenis dengan bisnis yang dilakukan
perusahaan di mana Anda bekerja, misalnya perusahaan Anda
berbisnis sabun wangi merek „A‟ maka dagangan Anda jangan
berbentuk sabun wangi
Menurut Anda apakah mudah untuk melaksanakan dengan baik etiket,
seperti disampaikan oleh Hendarto dan Tulus Haryono tersebut? Ternyata
untuk melaksakan etiket tidak mudah, perlu banyak aspek yang harus
diperhatikan, seperti disiplin, komunikasi yang baik, dan sebagainya.
Setelah Anda mempelajari mengenai etika sekretaris maka untuk dapat
memahami mengenai profesionalisme sekretaris lebih lanjut, silakan Anda
mengkaji bacaan berikut mengenai kepribadian sekretaris
Kepribadian Seorang Sekretaris

Apakah Anda setuju dengan pernyataan“ tidak perlu cantik-cantik, yang
penting kepribadiannya baik“. Bagaimana pandangan Anda mengenai
kepribadian sekretaris?
Seorang sekretaris dituntut untuk memiliki kepribadian yang menarik
sehingga dapat memperlancar tugas pimpinan dan tidak merugikan tamu
atau orang lain.
Kepribadian seorang sekretaris yang menarik adalah sangat menentukan.
Oleh karena itu, dalam merekrut seorang sekretaris, tidak cukup hanya
mensyaratkan kecakapan serta pengetahuan mengenai perkantoran saja,
tetapi kepribadian seorang sekretaris juga sangat diperlukan. Seorang
pimpinan akan mencari sekretaris yang dapat dipercaya, teliti, dan penuh
pertimbangan.
171
Kepribadian menunjukkan sifat atau karakter seseorang yang tercermin

dalam perbuatan sehingga orang dapat dikatakan bersifat baik atau buruk.
Orang yang sering membantu orang lain maka dapat dianggap
berkepribadian baik. Sebaliknya, orang yang sering membicarakan
perilaku orang dan selalu memandang rendah orang lain maka dia
berkepribadian tidak baik. Karena itu, semua orang memiliki kepribadian,
baik atau buruk.
Coba Anda kaitkan dengan pendapat Sedarmayanti (1997), yang
menyatakan bahwa kepribadian merupakan pola menyeluruh yang
menyangkut semua kemampuan, perbuatan serta kebiasaan seseorang baik
dari segi jasmani, rohani, emosi serta mental yang ditata dalam suatu cara
yang khas serta mendapat pengaruh dari luar. Pola tersebut terbentuk
dalam perilaku sebagai usaha untuk menjadi manusia yang sesuai dengan
apa yang diingininya.
Oleh karena itu, seorang sekretaris tidak semata-mata dituntut mampu
dalam melaksanakan tugasnya, seperti menjawab telepon, membuat surat,
menyimpan arsip, dan dokumen atau mengikuti rapat pimpinan, namun
kepribadian memegang peranan sangat penting yang terkadang prasyarat
tersebut dalam kegiatan sehari-hari melebihi prasyarat kemampuan
keterampilan yang dimiliki seorang sekretaris.
Coba Anda perhatikan penjelasan berikut mengenai kepribadian.
Kepribadian yang perlu dimiliki oleh seorang sekretaris meliputi.
a. Penampilan
Penampilan pribadi yang perlu ditunjukkan oleh seorang sekretaris
meliputi:
1) Berpakaian yang serasi
Cara berpakaian yang serasi selain menunjukkan kepribadian juga
menunjukkan kewibawaan seorang sekretaris. Pakaian yang serasi
dengan perilaku yang sopan dan menyenangkan, akan
menunjukkan kewibawaan seorang sekretaris.
172
Seorang sekretaris harus dapat membedakan pakaian yang

digunakan ke kantor, pakaian pesta maupun rekreasi. Pakaian yang
dipakai untuk ke kantor perlu memperhatikan keserasian,
kesopanan, dan tidak menggunakan perhiasan yang berlebihan,
seperti menggunakan aksesoris pada hampir semua anggota
badannya.
2) Kesehatan dan kebersihan diri
Seorang sekretaris harus dapat menjaga kesehatannya dengan baik
karena dia dituntut untuk dapat melayani kepentingan
pimpinannya serta harus selalu siap menjalani perintahnya.
Irama dan gerak kerja pimpinan harus dapat diimbangi oleh
sekretaris. Tanpa dapat menjaga kesehatan maka apa yang menjadi
tugas dan tanggung jawab seorang sekretaris dapat terbengkalai,
yang pada akhirnya juga akan menghambat pekerjaan dan kegiatan
pimpinannya. Kesehatan yang terjaga sangat berhubungan erat
dengan gairah dan semangat kerja. Oleh karena itu, agar semangat
kerja sekretaris dapat selalu terjaga maka perlu memperhatikan
makanan yang cukup mengandung gizi serta istirahat yang
memadai.
Kesehatan adalah penting, tetapi akan lebih penting lagi jika
diimbangi dengan kebersihan diri. Seorang sekretaris harus
menyadari bahwa setiap orang tentu tidak menginginkan melihat
seseorang dalam keadaan tidak bersih. Untuk membiasakan diri
agar tampak selalu bersih maka seorang sekretaris harus
memperhatikan penampilan fisiknya, terutama kebersihan badan
termasuk kebersihan kulit, gigi, kuku, rambut, maupun wajahnya.
Bagaimana pandangan Anda mengenai penampilan sekretaris.
Berikanlan contoh yang lain mengenai penampilan seorang
sekretaris. Apakah menurut Anda penampilan sekretaris harus
ditunjang dengan dandanan yang seronok atau pakaian yang seksi?
173
Amati berbagai kegiatan di lingkungan kantor atau perusahaan

yang Anda ketahui.
b. Kemampuan Bebicara
Kemampuan berbicara merupakan salah satu aspek penting dalam
komunikasi. Dalam pengertian umum, komunikasi adalah

penyampaian pesan dari seseorang kepada orang lain. Komunikasi
yang baik harus mempunyai makna sehingga bila hal tersebut
diabaikan maka komunikasi tidak dapat berlangsung. Jika seorang
sekretaris menyampaikan pesan, perasaan ataupun pemikiran kepada
orang lain dan orang yang dituju tersebut mengerti apa yang diinginkan
olehnya maka komunikasi dianggap telah dapat berlangsung. Namun,
jika dia ingin menyampaikan pesan dengan segala cara, menggunakan
metode yang mutakhir, tetapi ternyata penerima pesan tidak
memahaminya maka komunikasi tersebut dianggap gagal.
Pada dasarnya, komunikasi dapat dibagi menjadi dua, yaitu
komunikasi lisan dan nonlisan (tertulis, isyarat, gambar, warna).
Di dalam berkomunikasi lisan maka seorang sekretaris perlu
meningkatkan kemampuan berbicara, membiasakan, dan melatih diri
secara terus-menerus agar komunikasi dengan orang lain dapat
berlangsung baik.
Aspek-aspek yang perlu diperhatikan oleh sekretaris dalam berbicara
yang baik dengan orang lain adalah
1) Suara
Suara sedapat mungkin enak didengar oleh orang lain, jelas dan
tidak monoton. Suara yang diatur oleh sekretaris dalam berbicara
membuat orang lain tidak bosan mendengarnya, dan jika
pembicaraan tersebut normal dan cukup penting, dapat
menghidupkan suasana pembicaraan serta menimbulkan suatu
diskusi yang menarik. Hindari suara yang terlalu keras ataupun
174
terlalu lunak karena akan menyebabkan pembicaraan kurang

menarik.
2) Ucapan yang jelas dan sistematis
Sewaktu menyampaikan pesan, sekretaris juga harus
menyampaikannya secara jelas dan sistematis sehingga apa yang
disampaikan dapat dengan mudah ditangkap arahnya oleh
penerima pesan. Penyampaian pesan yang kurang jelas dan tidak
sistematis dapat berakibat lawan bicaranya akan selalu bertanya
terus karena tidak dapat menangkap maksud yang disampaikan.
3) Ekspresi wajah dan gaya bicara
Komunikasi yang baik adalah tercapainya maksud yang diberikan
oleh pemberi pesan kepada penerima pesan. Seorang sekretaris
yang ingin menyampaikan pesan kepada orang lain sebaiknya
dilakukan dengan menggunakan gaya bicara yang menarik serta
menggunakan ekspresi wajah sehingga akan menarik, dan lebih
meyakinkan serta mempermudah penyampaian pesan
4) Perbendaharaan kata
Perbendaharaan kata yang dimiliki sekretaris sangat penting
karena menunjukkan wawasan pengetahuan yang dimiliki, tidak
ketinggalan zaman dan akan dapat menyesuaikan dengan segala
lapisan masyarakat yang dijumpainya. Dengan perbendaharaan
kata yang cukup, seorang sekretaris akan dapat berbicara secara
lancar dan mampu melayani pembicaraan dari lawan bicaranya.
Jika perbendaharaan kata seorang sekretaris sedikit maka hal
tersebut dapat memalukan pimpinan karena sekretarisnya
dianggap tidak profesional.
Kesuksesan seorang sekretaris di dalam membantu tugas pimpinan
dan menunjang keberhasilan perusahaan tidak saja didasarkan atas
kemampuan dan pengetahuan perkantoran saja, tetapi juga
didukung dengan sikap atau perilakunya.
175
Apakah Anda yakin bahwa dengan aspek-aspek tersebut maka

diharapkan seorang sekretaris memang dapat berbicara dengan
baik? Coba Anda beri contoh yang lain
c. Sikap
Sikap atau perilaku yang ditunjukkan oleh sekretaris pada umumnya
dapat dibagi menjadi dua, yaitu sikap yang ditujukan untuk pekerjaan
itu sendiri serta sikap dalam berhubungan dengan orang lain.
1) Sikap dalam bekerja
Sikap atau perilaku seseorang tidak muncul begitu saja tapi
didasarkan atas pengetahuan dan pengalaman yang dimilikinya.
Dengan demikian, sikap yang baik dapat dipelajari oleh seorang
sekretaris dalam mendukung pekerjaannya dalam membantu tugas
pimpinan.
Sikap positif seorang sekretaris yang harus ditunjukkan dalam
kerja, yaitu
a) Teliti
Seorang sekretaris dituntut untuk bekerja secara teliti dan rapi
sehingga apabila suatu saat pimpinan membutuhkan dokumen,
misalnya maka akan dengan mudah dicari dan ditemukan.
Ketelitian merupakan suatu sikap cermat, serius, dan berhati-
hati dalam melakukan tindakan.
b) Bertanggung jawab
Tidak ada tugas yang tidak memerlukan suatu tanggung jawab.
Hanya masalahnya adalah seberapa besar tanggung jawab
seseorang dalam melaksanakan tugasnya. Seorang sekretaris
bertanggung jawab atas pekerjaan yang harus dilaksanakan,
baik pekerjaan rutin maupun bukan rutin. Jika pimpinan
menghendaki konsep suatu surat harus sudah selesai dalam
waktu satu hari maka sekretaris harus mampu
menyelesaikannya sesuai jadwal.
176
c) Bekerja terencana dan teratur

Dalam melaksanakan pekerjaan, seorang sekretaris perlu
merencanakan pekerjaannya dengan baik, jika perlu membuat
catatan-catatan kecil, menentukan pekerjaan mana yang harus
segera diselesaikan dan mana yang dapat ditunda, atau
membuat rencana kerja harian
d) Berinisiatif
Inisiatif sangat diperlukan dalam bekerja. Orang yang tidak
punya inisiatif sama saja dengan robot. Seorang sekretaris
dituntut untuk memiliki inisiatif kerja karena kegiatan
pimpinan terkadang tidak dapat ditentukan terlebih dahulu,
atau seorang sekretaris harus mampu mengambil keputusan
sewaktu pimpinannya tidak ada.
Inisiatif sangat berhubungan dengan pengetahuan,
kemampuan, keberanian dalam mengambil keputusan. Seorang
sekretaris tidak hanya menunggu perintah yang diberikan
pimpinan, tetapi dia harus berusaha mencari tahu atau selalu
berinisiatif dalam bekerja sehingga benar-benar tugas
pimpinan dapat dibantu dan dikurangi bebannya.
Inisiatif seorang sekretaris sangat diperlukan pimpinan,
misalnya sewaktu pimpinan lupa mengenai jadwal
kegiatannya, menghubungi mitra kerja pimpinan atau
mengusulkan kepada pimpinan agar memberikan ucapan
selamat kepada rekan pimpinan yang berulang tahun.
2) Sikap dalam berhubungan dengan orang lain
Selain sikap terhadap pekerjaan, seorang sekretaris juga harus
mampu bersikap yang baik dan patut dalam hubungannya dengan
orang lain karena secara tidak langsung seorang sekretaris
merupakan wakil dari seorang pimpinan.
Sikap yang perlu ditunjukkan sekretaris dalam berhubungan
dengan orang lain, yaitu
177
a) Jujur serta dipercaya

Kejujuran sangat penting bagi seorang sekretaris karena tanpa
kejujuran, pimpinan tidak akan dapat memberikan tugas
dengan sepenuh hati. Karena sekretaris juga sering
berhubungan dengan orang lain termasuk mitra kerja pimpinan
maka kejujuran sekretaris serta kepercayaan yang diberikan
pimpinan dalam menjaga kerahasiaan perusahaan harus dapat
dijaga. Sekali seorang sekretaris diketahui melakukan
pembocoran rahasia perusahaan maka risikonya adalah
dikeluarkan dari perusahaan Tugas seorang pimpinan banyak
mencakup hal yang bersifat rahasia karena pimpinan memiliki
segala informasi perusahaan. Tugas seorang sekretaris adalah
menjaga nama baik pimpinan dan perusahaan, serta menjaga
rahasia perusahaan, dan kepercayaan yang diberikan pimpinan,
bukan membocorkannya.
b) Ramah-tamah
Seorang sekretaris merupakan penjaga pintu pekerjaan
pimpinan, di mana pada umumnya sekretaris sering melakukan
komunikasi dengan orang lain. Sikap ramah dan penuh
perhatian harus selalu ditunjukkan sekretaris manakala sedang
berbicara tatap muka ataupun melalui telepon. Apa yang
dibicarakan oleh orang lain, apalagi berhubungan dengan
pekerjaan pimpinan, harus dapat diserap dan dimengerti karena
informasi tersebut yang akan disampaikan kepada
pimpinannya. Sikap yang tidak ramah dari seorang sekretaris
akan dapat menghambat tugas pimpinan dan akan merugikan
perusahaan.
c) Rasional
Sikap rasional seorang sekretaris berarti bahwa dalam
bertindak tidak dilakukan menurut kepentingan pribadinya,
menggunakan emosi atau berlaku subjektif, tetapi
178
menggunakan rasio dan bertindak objektif. Jika pekerjaan yang

dilakukannya ternyata menurut pimpinan tidak sesuai atau
harus diperbaiki lagi, dia tidak boleh ngotot atau tetap
mempertahankan kebenarannya. Ketika berbicara dengan
orang lain, misalnya melalui telepon, padahal lawan bicaranya
menggunakan kata-kata yang kurang sopan, seorang sekretaris
tidak boleh terpancing emosinya, tetapi bahkan berusaha agar
pembicaraan tersebut menjadi positif.
d) Siap menolong orang lain
Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan maka
segala sesuatu yang berhubungan dengan pekerjaan pimpinan
harus dapat diselesaikan tepat pada waktunya.
Pimpinan sering berkomunikasi dan berhubungan dengan
mitra kerjanya sehingga seorang sekretaris harus sepenuhnya
membantu kelancaran komunikasi tersebut dengan tidak
melakukan tindakan yang menghambat lancarnya hubungan
dan kerja sama tersebut. Misalnya, seorang mitra kerja
perusahaan ingin bertemu dengan pimpinannya, namun
ternyata pimpinan sedang dalam keadaan sibuk maka tugas
sekretaris adalah membantu mencarikan jalan ke luar
bagaimana mitra kerja tersebut dapat bertemu atau berbicara
dengan pimpinannya.
e) Kemampuan khusus
Untuk mengantisipasi perubahan lingkungan baik di dalam
perusahaan itu sendiri maupun di luar perusahaan maka
seorang sekretaris dituntut untuk meningkatkan wawasan
pengetahuan yang menyangkut organisasi maupun seluruh
kegiatan perusahaan. Agar seorang sekretaris dapat mengikuti
pola kerja serta mampu melayani kepentingan dinas pimpinan
maka dia harus selalu menambah pengetahuan dan
179
meningkatkan keterampilannya, misalnya kemampuan dalam

membuat konsep surat, atau menggunakan media komunikasi.
Dengan mempelajari materi Kegiatan Belajar 2 ini diharapkan
Anda semakin mengetahui aspek-aspek yang menyangkut
profesonalisme sekretaris. Selanjutnya, Modul 2 akan lebih
menjelaskan secara lebih lengkap penjelasan mengenai
kearsipan, terutama menyangkut tata ruang kantor
Jika Anda melamar sebagai seorang sekretaris pada suatu perusahaan,
kemudian dites mengenai etika serta kepribadian, apa saja yang harus
Anda perhatikan?
Untuk menjawab pertanyaan di atas, coba Anda pahami etika serta

kepribadian sekretaris yang telah dijelaskan sebelumnya sehingga Anda
dapat menjelaskan dengan lebih komprehensif
D. LATIHAN SOAL
Pilihlah satu jawaban yang paling tepat!
1) Istilah sekretaris berasal dari bahasa latin sekretrum yang berarti ….
A. pribadi
B. pembantu
C. staf
D. rahasia
2) Tugas sekretaris pribadi pemimpin pada umumnya menyangkut tugas-tugas di

bawah ini, kecuali ….
A. bidang manajemen
B. menjawab telepon
C. mengonsep surat
D. mengirim faks
3) Seorang sekretaris eksekutif tugasnya adalah ….
180
A. di bidang manajemen
B. menjawab telepon
C. mengonsep surat
D. membuat risalah rapat
4) Menyusun, menempatkan, dan menemukan arsip dinas pemimpin merupakan

tugas sekretaris yang termasuk tugas ….
A. khusus
B. rutin
C. penting
D. sederhana
5) Tugas yang tidak setiap hari dikerjakan oleh seorang sekretaris dan hanya
sewaktu-waktu diperintah pimpinan termasuk tugas ….
A. khusus
B. rutin
C. penting
D. sederhana
6) Dalam Webster’s New Dictionary of American Language College disebutkan

bahwa tugas seorang sekretaris adalah ….
A. Sulit
B. Sederhana
C. rumit
D. berat
7) Tugas sekretaris eksekutif cukup berat karena ….

A. mengerjakan fungsi-fungsi manajemen
B. mengelola arsip yang sangat banyak
C. harus menurut perintah pimpinan
D. berhubungan dengan korespondensi
181
8) Seorang sekretaris yang digaji oleh perusahaan disebut dengan ….

A. personal secretary
B. personal executive
C. privat officer
D. privat administrator
9) Salah satu fungsi yang dilakukan oleh seorang corporate secretary adalah ….
A. Compliance Officer
B. Management Officer
C. Clerical work
D. Administration officer
10) Sekretaris Daerah lebih tepat disebut sebagai sekretaris ….

A. privat
B. pribadi
C. personal
D. eksekutif
11) Sesuatu yang menyangkut pengertian baik dan buruk, boleh dan tidak boleh
dikerjakan disebut ….
A. persepsi
B. etos
C. etika
D. prinsip
12) Seorang sekretaris harus berpenampilan menarik sehingga dalam berpakaian

harus ….
A. Serasi
B. Seksi
C. ketat
182
D. beraksesoris
13) Dalam berbicara dengan orang lain maka seorang sekretaris harus ….
A. bersuara jelas
B. bersuara monoton
C. bersuara keras
D. bersuara lunak
14) Dalam berkomunikasi maka yang terpenting adalah ….

A. harus berhadap-hadapan secara langsung
B. alat-alat komunikasinya canggih
C. metode komunikasi harus mutakhir
D. lawan bicaranya paham dengan apa yang disampaikan
15) Di bawah ini yang bukan termasuk sikap kerja seorang sekretaris yang positif
adalah ….
A. bertanggung jawab
B. berinisiatif
C. bekerja terencana dan teratur
D. bersikap menunggu perintah
16) Sikap atau perilaku seorang sekretaris yang menggunakan rasio atau bertindak
objektif disebut ….
A. rasional
B. irasional
C. abstrak
D. negatif
17) Etiket berasal dari kata Perancis, etiquette yang berarti ….

A. tata krama atau sopan santun
B. beradab
183
C. bergaya
D. lemah lembut
18) Mengucapkan selamat pagi atau selamat datang, merupakan bentuk etiket
yang sebaiknya dilakukan seorang sekretaris yang menandakan ….
A. terdapat hubungan yang erat dengan tujuan perusahaan
B. agar tamu dapat membawa keuntungan bagi perusahaan
C. terjadi hubungan yang istimewa dengan sekretaris
D. sekretaris mempunyai sifat positif dan optimis dalam bekerja
19) Agar seorang sekretaris dapat mengikuti pola kerja serta mampu melayani
kepentingan dinas pimpinan dalam hubungannya dengan kegiatan perusahaan
maka dia harus ….
A. berhubungan secara akrab dengan pimpinan
B. selalu mengikuti apa yang menjadi keinginan pimpinan
C. mempunyai kemampuan khusus
D. selalu bekerja di luar jam kantor
20) Agar apa yang disampaikan seorang sekretaris dapat dengan mudah ditangkap
arahnya oleh penerima pesan maka ucapannya harus ….
A. benar
B. jelas dan sistematis
C. serius
D. jujur
184
BAB VII BIROKRASI DAN ADMINISTRASI

KEPEGAWAIAN

1. Mampu Memahami dan Menjelaskan Tentang Pengertian Pengertian
Birokrasi;
2. Mampu Memahami dan Menjelaskan Tentang Karakteristik, Tipe, Tugas
dan Fungsi Birokrasi;
3. Mampu Memahami dan Menjelaskan Tentang Pengertian Administrasi
Kepegawaian;
4. Mampu Memahami dan Menjelaskan Tentang Sistem dan Fungsi Teknis
Administrasi Perkantoran
5. Mampu Memahami dan Menjelaskan Tentang Pengewasan Admnistrasi
Perkantoran
Birokrasi adalah entitas penting suatu negara. Apa yang dimaksud dengan
birokrasi? Secara etimologis, birokrasi berasal dari kata Biro (meja) dan
Kratein (pemerintahan), yang jika disintesakan berarti pemerintahan Meja.
Tentu agak 'lucu' pengertian seperti ini, tetapi memang demikianlah hakikat
birokrasi oleh sebab lembaga inilah tampak kaku yang dikuasai oleh orang-
orang di belakang meja.
Administrasi kepegawaian berkaitan dengan penggunaan sumber daya
manusia dalam suatu organisasi. Berkaitan dengan hal tersebut, dalam kegiatan
belajar ini telah dikemukakan beberapa pendapat para ahli tentang pengertian,
ruang lingkup, dan fungsi/aktivitas kepegawaian.
Sistem administrasi kepegawaian adalah bagian dari administrasi negara yang
kebijaksanaannya ditentukan dari tujuan yang ingin dicapai. Pola
185
kebijaksanaannya tergantung pada bentuk negara yang dianut suatu negara,

apakah federal atau kesatuan.
Kebijaksanaan dasar sistem administrasi kepegawaian di negara kita mengacu
pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan atas Undang-
Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian. Dalam
undang-undang tersebut, dinyatakan bahwa dalam rangka usaha mencapai
tujuan nasional untuk mewujudkan masyarakat madani yang taat hukum,
berperadaban modern, demokratis, adil, dan bermoral tinggi; diperlukan
pegawai negeri yang merupakan unsur aparatur negara yang bertugas sebagai
abdi masyarakat yang menyelenggarakan pelayanan secara adil dan merata
serta menjaga persatuan dan kesatuan bangsa dengan penuh kesetiaan kepada
Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945
Administrasi kepegawaian pada hakikatnya melakukan dua fungsi, yaitu fungsi
manajerial dan fungsi operatif (teknis). Fungsi manajerial berkaitan dengan
pekerjaan pikiran atau menggunakan pikiran (mental) yang meliputi
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian pegawai.
Sementara itu, fungsi operatif (teknis) berkaitan dengan kegiatan-kegiatan
yang dilakukan dengan fisik. Hal ini meliputi pengadaan, pengembangan,
kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemensiunan pegawai.
Secara Filosofis pengawasan (controlling) yaitu psoses pengamatan
pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan
yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan
sebelumnya.
pengawasan administrasi perkantoran merupakan keseluruhan aktivitas
mengawasi, memeriksa, mencocokkan, dan mengendalikan segenap kegiatan
aktivitas yang dilakukan pegawai administrasi agar berlangsung sesuai rencana
yang ditetapkan dan hasil yang dikehendaki.
Selain itu, kegiatan pengawasan ini juga dapat digunakan untuk memfasilitasi
bagaimana melakukan perbaikan terhadap hal tersebut.
186
C. MATERI
1. Pengertian Birokrasi
Birokrasi adalah entitas penting suatu negara. Apa yang dimaksud dengan
birokrasi? Secara etimologis, birokrasi berasal dari kata Biro (meja) dan
Kratein (pemerintahan), yang jika disintesakan berarti pemerintahan Meja.
Tentu agak 'lucu' pengertian seperti ini, tetapi memang demikianlah
hakikat birokrasi oleh sebab lembaga inilah tampak kaku yang dikuasai
oleh orang-orang di belakang meja. Mengapa demikian ?
Di dalam pendekatan institusional (kelembagaan), khususnya di dalam
skema, tercantum 'lalu-lintas' administrasi negara dari eksekutif 'turun' ke
Kebijakan Administrasi, lalu ke Administrasi dan yang terakhir ke
pemilih. Artinya, setiap kebijakan setiap kebijakan negara yang yang
diselenggarakan pihak eksekutif diterjemahkan ke dalam bentuk kebijakan
administrasi negara, di mana pelaksanaan dari administrasi tersebut
dilakukan oleh lembaga birokrasi. Kita mungkin mengenal badan-badan
seperti Departemen, Kanwil, Kantor Kelurahan, Kantor Samsat, di mana
kantor-kantor tersebut semua merupakan badan-badan birokrasi negara
yang mengimplementasikan kebijakan negara dan bersifat langsung
berhubungan dengan masyarakat. Potret Indonesia.
Michael G. Roskin, et al., menyebut pengertian birokrasi. Bagi mereka
birokrasi adalah "setiap organisasi yang berskala besar yang terdiri atas
para pejabat yang diangkat, di mana fungsi utamanya adalah untuk
melaksanakan (to implement) kebijakan-kebijakan yang telah diambil oleh
para pengambil keputusan (decision makers). Idealnya, birokrasi
merupakan suatu sistem rasional atau struktur yang terorganisir yang
dirancang sedemikian rupa guna memungkinkan adanya pelaksanaan
kebijakan publik yang efektif dan efisien.
Birokrasi juga dioperasikan oleh serangkaian aturan serta prosedur yang
bersifat tetap. Terdapat rantai komando berupa hirarki kewenangan di
mana tanggung jawab setiap bagian-bagiannya 'mengalir' dari 'atas' ke
'bawah.
187
Selain itu, birokrasi juga disebut sebagai badan yang menyelenggarakan

Civil Service (pelayanan publik). Birokrasi terdiri dari orang-orang yang
diangkat oleh eksekutif, dan posisi mereka ini 'datang dan pergi.' Artinya,
mereka-mereka duduk di dalam birokrasi kadang dikeluarkan atau tetap
dipertahankan berdasarkan prestasi kerja mereka. Seorang pegawai
birokrasi yang malas biasanya akan mendapat teguran dari atasan, yang
jika teguran ini tidak digubris, ia kemungkinan besar akan diberhentikan
dari posisinya. Namun, jika seorang pegawai menunjukkan prestasi kerja
yang memuaskan, ada kemungkinan ia akan dipromosikan untuk
mendapat posisi yang lebih tinggi (tentunya dengan gaji dan kewenangan
yang lebih besar pula).
2. Karakteristik, Tipe, Tugas dan Fungsi Birokrasi

Karakteristik Birokrasi
Karakteristik birokrasi yang umum diacu adalah yang diajukan oleh Max
Weber. Menurut Weber, paling tidak terdapat 8 karakteristik birokrasi,
yaitu :
a. Organisasi yang disusun secara hirarkis
b. Setiap bagian memiliki wilayah kerja khusus.
c. Pelayanan publik (civil sevants) terdiri atas orang-orang yang
diangkat, bukan dipilih, di mana pengangkatan tersebut didasarkan
kepada kualifikasi kemampuan, jenjang pendidikan, atau pengujian
(examination).
d. Seorang pelayan publik menerima gaji pokok berdasarkan posisi.
e. Pekerjaan sekaligus merupakan jenjang karir.
f. Para pejabat/pekerja tidak memiliki sendiri kantor mereka.
g. Setiap pekerja dikontrol dan harus disiplin.
h. Promosi yang ada didasarkan atas penilaiaj atasan (superior's
judgments).
Ditinjau secara politik, karakteristik birokrasi menurut Weber hanya
menyebut hal-hal yang ideal. Artinya, terkadang pola pengangkatan
188
pegawai di dalam birokrasi yang seharusnya didasarkan atas jenjang

pendidikan atau hasil ujian, kerap tidak terlaksana. Ini diakibatkan masih
berlangsungnya pola pengangkatan pegawai berdasarkan kepentingan
pemerintah.
Tipe Tipe Birokrasi

Untuk melihat tipe-tipe birokrasi negara, dapat kiranya kita manfaatkan
pemisahan tipe birokrasi menurut ideal typhus Amerika Serikat. Ideal
typhus tersebut lalu kita komparasikan dengan apa yang ada di Indonesia.
Di Amerika Serikat, terdapat 4 jenis birokrasi yaitu: (1) The Cabinet
Departments (departemen-departemen di dalam kabinet), (2) Federal
Agencies (agen-agen federal), (3) federal Corporation (perusahaan-
perusahaan federal milik federal), dan (4) Independent Regulatory
Agencies agen-agen pengaturan independen).
Departemen-departemen dalam kabinet terdiri atas beberapa beberapa
lembaga birokrasi yang dibedakan menurut tugasnya. Ada departemen
tenaga kerja, departemen pertahanan, atau departemen pendidikan. Tugas
utama dari departemen-departemen ini adalah melaksanakan
kebijaksanaan umum yang telah digariskan oleh lembaga eksekutif
maupun yudikatif.
Agen-agen federal merupakan kepanjangan tangan dari lembaga
kepresidenan. Ia dibentuk berdasarkan pilihan dari presiden yang tengah
memerintah, oleh sebab itu sifatnya lebih politis ketimbang murni
administratif. Organisasi NASA di sana merupakan salah satu contoh dari
agen-agen federal. Contoh dari birokrasi ini juga diposisikan oleh FBI
(Federal Bureau Investigation). Di Indonesia agen-agen seperti ini
misalnya Badan Tenaga Atom Nasional (Batan), Lembaga Penerbangan
dan Antariksa Nasional (Lapan).
Korporasi-korporasi federal merupakan birokrasi yang memadukan antara
posisinya sebagai agen pemerintah sekaligus sebagai sebuah lembaga
bisnis. Di Indonesia contoh yang paling endekati adalah BUMN (Badan
189
Usaha Milik Negara). Meskipun negara (eksekutif) terkadang masih

merupakan pihak yang paling menentukan dalam pengangkatan
pejabatnya, tetapi secara umum -----sebagai sebuah lembaga bisnis----- ia
memiliki otoritas untuk menentukan jenis modal dan juga memutuskan
apakah perusahaan akan melakukan pemekaran organisasi atau
sebaliknya, perampingan. Di Indonesia, contoh dari korporasi-korporasi
milik negara ini misalnya Perusahaan Jawatan Kereta Api (PJKA), Garuda
Indonesia Airways (GIA), Perusahaan Listrik Negara (PNL) atau Bank
Mandiri.
Agen-agen Pengaturan Independen, sebagai jenis birokrasi yang terakhir,
merupkan birokrasi yang dibentuk berdasarkan kebutuhan untuk
menyelenggarakan regulasi ekonomi terhadap dunia bisnis, di mana
penyelenggaraan tersebut berkaitan secara langsung dengan kesejahteraan
masyarakat. Di Indonesia kini dibentuk Badan Penyehatan Perbankan
Nasional (BPPN) yang berfungsi untuk melakukan rekstrukturisasi
kalangan bisnis tanah air yang di masa lalu dianggap banyak merugikan
keuangan negara, dan secara lebih jauh, kesejahteraan masyarakat
Indonesia akibat, katakanlah, 'kredit-kredit macet' mereka. Selain itu,
contoh bisa kita sebutkan misalnya Komisi Pemberantasan Korupsi
(KPK), Komisi Pemilihan Umum (KPU), Komisi Pengawasan Persaingan
Usaha (KPPU), Komisi Penyiaran Indonesia (KPI), dan sejenisnya
Tugas dan Fungsi Birokrasi

Michael G. Roskin, et al. meneyebutkan bahwa sekurang-kurangnya ada 4
fungsi birokrasi di dealam suatu pemerintahan modern. Fungs-fungsi
tersebut adalah :
a. Administrasi
Fungsi administrasi pemerintahan modern meliputi administrasi,
pelayanan, pengaturan, perizinan, dan pengumpul informasi. Dengan
fungsi administrasi dimaksudkan bahwa fungsi sebuah birokrasi
adalah mengimplementasikan undang-undang yang telah disusun oleh
190
legislatif serta penafsiran atas UU tersebut oleh eksekutif. Dengan

demikian, administrasi berarti pelaksanaan kebijaksanaan umum suatu
negara, di mana kebijakan umum itu sendiri telah dirancang
sedemikian rupa guna mencapai tujuan negara secara keseluruhan.
b. Pelayanan
Birokrasi sessungguhnya diarahkan untuk melayani masyarakat atau
kelompok-kelompok khusus. Badan metereologi dan Geofisika
(BMG) di Indonesia merupakan contoh yang bagus untuk hal ini, di
mana badan tersebut ditujukan demi melayani kepentingan masyarakat
yang akan melakukan perjalanan atau mengungsikan diri dari
kemungkinan bencana alam. Untuk batas-batas tertentu, beberapa
korporasi negara seperti PJKA atau Jawatan POS dan Telekomunikasi
juga menjalankan fungsi public service ini.
c. Pengaturan (regulation)
Fungsi pengaturan dari suatu pemerintahan biasanya dirancang demi
mengamankan kesejahteraan masyarakat. Dalam menjalankan fungsi
ini, badan birokrasi biasanya dihadapkan anatara dua pilihan:
Kepentingan individu versus kepentingan masyarakat banyak. Badan
birokrasi negara biasanya diperhadapkan pada dua pilihan ini.
d. Pengumpul Informasi (Information Gathering)
Informasi dibutuhkan berdasarkan dua tujuan pokok: Apakah suatu
kebijaksanaan mengalami sejumlah pelanggaran atau keperluan
membuat kebijakan-kebijakan baru yang akan disusun oleh
pemerintah berdasarkan situasi faktual. Badan birokrasi, oleh sebab itu
menjadi ujung tombak pelaksanaan kebijaksanaan negara tentu
menyediakan data-data sehubungan dengan dua hal tersebut.
Misalnya, pemungutan uang yang tidak semestinya (pungli) ketika
masyarakat membuat SIM atau STNK tentunya mengalami
pembengkakan. Pungli tersebut merupakan pelanggaran atas idealisme
administrasi negara, oleh sebab itu harus ditindak. Dengan
ditemukannya bukti pungli, pemerintah akan membuat prosedur baru
191
untuk pembuatan SIM dan STNK agar tidak memberi ruang bagi
kesempatan melakukan pungli
Selain Roskin, et.al., Andrew Heywood juga mengutarakan sejumlah
fungsi yang melekat pada birokrasi. Bagi Heywood, fungsi dari birokrasi
adalah
a. Pelaksanaan Administrasi.
Fungsi ini serupa dengan yang diutarakan Roskin, et.al, bahwa fungsi
utama birokrasi adalah mengimplementasikan atau mengeksekusi
undang-undang dan kebijakan negara. Sehubungan dengan fungsi ini,
Heywood membedakan 2 peran di tubuh pemerintah. Pertama, peran
pembuatan kebijakan dalam mana peran ini ada di tangan politisi.
Kedua, peran pelaksanaan kebijakan dalam mana peran ini ada di
tangan birokrat. Sebab itu, kerap disebut bahwa suatu rezim
pemerintahan disebut dengan “administrasi.” Misalnya administrasi
Gus Dur, administrasi Sukarno, administrasi SBY, atau administrasi
Barack Obama. Ini akibat kenyataan, suatu kebijakan baru akan
“terasa” jika telah dilaksanakan. Fungsi administrasi, oleh karena itu,
merupakan fungsi sentral dari birokrasi negara.
b. Nasehat Kebijakan (Policy Advice)
Birokrasi menempati peran sentral dalam pemberian nasehat kebijakan
kepada pemerintah. Ini akibat birokrasi merupakan lini terdepan dalam
implementasi suatu kebijakan, mereka adalah pelaksananya. Sebab itu,
masalah dalam suatu kebijakan informasinya secara otomatis akan
terkumpul di birokrasi-birokrasi. Heywood membedakan 3 kategori
birokrat yaitu (1) top level civil servants, (2) middle-rangking civil
servants, dan (3) junior-ranking civil servants. Top Level Civil Servant
banyak melakukan kontak dengan politisi, sementara middle dan
junior civil servants lebih pada pekerjaan-pekerjaan rutin di
“lapangan.” Top Level Civil Servants dapat bertindak selaku
penasehat kebijakan bagi para politisi, dalam mana informasi
192
pelaksanaan kebijakan mereka peroleh dari middle dan junior civil

servants.
c. Artikulasi Kepentingan
Kendati bukan fungsi utamanya guna mengartikulasi kepentingan (ini
fungsi partai politik), tetapi birokrasi kerap mendukung upaya
artikulasi dan agregasi kepentingan. Dalam tindak keseharian mereka,
birokrasi banyak melakukan kontak dengan kelompok-kelompok
kepentingan di suatu negara. Ini membangkitkan kecenderungan
“korporatis” dalam mana terjadi kekaburan antara kepentingan-
kepentingan yang terorganisir dengan kantor-kantor pemerintah
(birokrasi). Kelompok-kelompok kepentingan seperti perkumpulan
dokter, guru, petani, dan bisnis kemudian menjadi “kelompok klien”
yang dilayani oleh birokrasi negara. Pada satu ini “klientelisme” ini
positif dalam arti birokrasi secara dekat mampu mengartikulasikan
kepentingan kelompok-kelompok tersebut yang notabene adalah
“rakyat” yang harus dilayani. Namun, pada sisi lain “klientelisme” ini
berefek negatif, utamanya ketika birokrasi berhadapan dengan
kepentingan-kepentingan bisnis besar seperti Bakri Group (ingat kasus
Lapindo), kelompok-kelompok percetakan dalam kasus Ujian
Nasional di Indonesia, dalam mana keputusan pemerintah “berbias”
kepentingan kelompok-kelompok tersebut.
d. Stabilitas Politik
Birokrasi berperan sebagai stabilitator politik dalam arti fokus kerja
mereka adalah stabilitas dan kontinuitas sistem politik. Peran ini
utamanya kentara di negara-negara berkembang dalam mana
pelembagaan politik demokrasi mereka masih kurang handal.
3. Pengertian Administrasi Kepegawaian

Pada dasarnya administrasi merupakan fenomena masyarakat atau salah
satu gejala masyarakat. Administrasi bertujuan untuk mencapai tujuan-
tujuan pokok masyarakat. Administrasi merupakan proses kerja sama
193
antara dua orang atau lebih yang didasarkan rasionalitas tertentu untuk
mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Hal ini berarti
administrasi mempunyai unsur-unsur tertentu, seperti adanya dua manusia
atau lebih, adanya tujuan yang hendak dicapai, adanya tugas-tugas yang
harus dilaksanakan, dan adanya peralatan dan perlengkapan untuk
melaksanakan tugas-tugas. Di samping itu, administrasi—sebagai proses
kerja sama— bukan merupakan sesuatu hal yang baru, ia ada bersama
dengan munculnya peradaban manusia.
Salah satu cabang administrasi adalah administrasi kepegawaian. Modul
ini akan mengajak Anda untuk memahami dasar-dasar administrasi
kepegawaian, khususnya tentang pengertian dan ruang lingkup
administrasi kepegawaian.
stilah administrasi kepegawaian atau personnel administration di Amerika
Serikat dipergunakan dalam bidang pemerintahan, sedangkan personnel
management dipergunakan dalam bidang bisnis. Di Indonesia, ada
kecenderungan menggunakan istilah manajemen kepegawaian
(personnel management) baik dalam bidang pemerintahan maupun bidang
bisnis.
Felix A. Nigro (1988) mengatakan bahwa personnel administration is the
art of selecting new employees and making use of old ones in such manner
that the maximum quality and quantity of output and service are obtained
from the working force (administrasi kepegawaian adalah seni memilih
pegawai-pegawai baru dan mempekerjakan pegawai-pegawai lama
sedemikian rupa sehingga dari pegawai-pegawai itu diperoleh mutu dan
jumlah hasil serta pelayanan yang maksimum). Fungsi-fungsi atau
kegiatan-kegiatan administrasi kepegawaian, menurut Felix A. Nigro,
meliputi berikut ini:
a. Pengembangan struktur organisasi untuk melaksanakan program
kepegawaian termasuk tugas dan tanggung jawab dari setiap pegawai
yang ditentukan dengan jelas dan tegas.
194
b. Penggolongan jabatan yang sistematis dan perencanaan gaji yang adil

dengan mempertimbangkan saingan yang berat dari sektor swasta.
c. Penarikan tenaga kerja yang baik.
d. Seleksi pegawai yang menjamin adanya pengangkatan calon pegawai
yang cakap dan penempatannya dalam jabatan-jabatan yang sesuai.
e. Perencanaan latihan jabatan dengan maksud menambah keterampilan
pegawai, memotivasi semangat kerja, dan mempersiapkan mereka
untuk kenaikan pangkat.
f. Penilaian kecakapan pegawai secara berkala dan teratur dengan tujuan
meningkatkan hasil kerjanya dan menentukan pegawai-pegawai yang
cakap.
g. Perencanaan kenaikan pangkat yang didasarkan atas kecakapan
pegawai dengan adanya sistem jabatan. Pegawai-pegawai yang baik
ditempatkan pada jabatan-jabatan yang sesuai dengan kecakapannya
sehingga mereka dapat mencapai tingkat jabatan yang paling tinggi
h. Kegiatan-kegiatan untuk memperbaiki hubungan antarmanusia.
i. Kegiatan-kegiatan untuk memelihara dan mempertahankan moril serta
disiplin pegawai
Glen O. Stahl (1986) merumuskan administrasi kepegawaian sebagai
keseluruhan yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari
organisasi. Fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan dalam administrasi
kepegawaian, menurut Glen O. Stahl, meliputi:
a. penentuan yurisdiksi;
b. pengusahaan tenaga kerja;
c. pengujian pelamar-pelamar dan pengembangan daftar-daftar dari
calon-calon yang lulus ujian;
d. pengurusan sistem sertifikasi dan penggunaan daftar calon-calon yang
lulus ujian, pengurusan masa percobaan, pemindahan dan kenaikan
pangkat, kehadiran dan cuti, tingkah laku dan disiplin, serta
pemberhentian dan keluhan-keluhan;
195
e. pengembangan petunjuk dan informasi serta mendorong praktik yang

terbaik dalam pengawasan dan program-program, kesehatan dan
keamanan, penilaian prestasi kerja, lingkungan kerja, serta rekreasi
dan latihan jabatan;
f. penyelenggaraan riset kepegawaian;
g. penyelenggaraan latihan jabatan;
h. pelaksanaan sistem pensiun pegawai;
i. pemeliharaan rencana yang membangun hubungan masyarakat;
j. pemberian saran-saran mengenai manajemen kepegawaian dan
perbaikan kebijaksanaan secara berkala kepada pimpinan atasan
Sementara itu, Arifin Abdulrachman (1998) mengatakan bahwa
administrasi kepegawaian negara adalah salah satu cabang dari
administrasi negara yang berkaitan dengan segala persoalan mengenai
pegawai-pegawai negara. Kegiatan-kegiatan administrasi kepegawaian
negara meliputi :
a. analisis jabatan, klasifikasi jabatan, dan evaluasi jabatan;
b. rekrutmen, ujian-ujian, dan penempatan;
c. training;
d. penggajian;
e. employee counselling;
f. personnel relations
g. disiplin dan moral;
h. catatan kepegawaian
Burhannudin A. Tayibnapis (1994) memberi batasan administrasi
kepegawaian sebagai upaya untuk memperoleh pegawai negeri sipil yang
setia dan loyal pada Pancasila, Undang-Undang Dasar 1945, cakap dan
terampil, serta jujur dan berdisiplin dalam melaksanakan tugas-tugas
pokok pemerintahan dan pembangunan. Upaya untuk memperoleh
pegawai tersebut dilakukan melalui perencanaan, pengarahan, dan
pengawasan terhadap pengadaan pegawai, pembinaan, gaji dan
196
kesejahteraan, pemberhentian, serta kegiatan mengintegrasikan

kepentingan pemerintah dan pegawai selaku perorangan
Paul Pigors dan Charles A. Myers (1974) dalam Personnel
Administration memberikan definisi administrasi kepegawaian sebagai
seni memperoleh, memajukan, dan memelihara kecakapan serta kekuatan
kerja sedemikian rupa untuk menyelesaikan fungsi-fungsi dan tujuan
organisasi dengan efisiensi dan ekonomis yang maksimum.
Pada sisi lain, Paul Pigors, Charles A. Myers, dan Thomas G. Spates
(1976) berpendapat bahwa administrasi kepegawaian adalah suatu tata
cara atau prosedur tentang cara-cara mengorganisasi dan memperlakukan
orang yang bekerja sedemikian rupa sehingga mereka mendapatkan hasil
yang sebesar-besarnya dari kemampuannya. Jadi, memperoleh efisiensi
yang maksimum untuk dirinya sendiri dan golongannya. Di samping itu,
untuk organisasi, mereka menjadi bagian yang menentukan keuntungan
yang bersifat kompetitif dan hasil yang optimum. Kalau kita cermati,
rumusan ini lebih ditekankan pada dua hal:
a. administrasi kepegawaian didasarkan suatu tata cara dari mana
diperoleh sudut pandang dan teknik-teknik mengawasi orang-orang
yang sedang bekerja;
b. administrasi kepegawaian yang bagus membantu individu untuk
bekerja dengan sebaik-baiknya dan tidak hanya untuk mendapatkan
kepuasan individu yang maksimum dari pekerjaannya, tetapi juga
kepuasan sebagai bagian dari suatu kelompok pekerjaan.
Dalam rumusan tersebut, terkandung anggapan bahwa jika orang
diperlakukan sebagai individu yang mempunyai tanggung jawab dan juga
sebagai anggota kelompok yang bekerja sama, mereka akan memberikan
kontraprestasi dengan jalan melaksanakan pekerjaan sebaik-baiknya untuk
organisasi, tempat mereka menjadi bagian yang penting. Pegawai-pegawai
akan lebih bahagia dan akan bekerja lebih efektif daripada selalu disodori
aturan-aturan (ditekankan pada pekerjaan atau tidak bebas bekerja).
197
Menurut Lawrence A. Appley (1988), manajemen dan administrasi

kepegawaian tidak dapat dibedakan satu sama lain. Administrasi
kepegawaian mula-mula menjadi bagian dari manajemen ilmiah, terutama
dalam hubungannya dengan employment, ujian, penempatan, penentuan
upah, dan penilaian hasil kerja. Pada sisi lain, manajemen yang baik berarti
memperoleh hasil yang efektif melalui orang-orang. Manajer yang
berhasil mendapatkan orang-orang untuk diajak bekerja sama—bukan
karena ia mempunyai kekuasaan dan dapat memerintahkan mereka untuk
melaksanakan pekerjaan yang dikehendakinya—tetapi karena ia seorang
pemimpin yang dicintai oleh bawahannya sehingga orang-orang ini suka
bekerja dengan giat dan baik. Mendapatkan kerja sama yang ikhlas dari
bawahan merupakan persoalan manajemen. Manajemen memberikan
instruksi-instruksi yang jelas dan latihan-latihan yang efektif sehingga
orang-orang tersebut mengetahui dan cakap serta terampil mengerjakan
apa yang diharapkan. Manajemen mengawasi hasil-hasil pekerjaan dari
bawahan secara terus-menerus dan memberitahukan bagaimana sebaiknya
mereka bekerja. Manajemen harus terus-menerus berusaha mencapai hasil
pekerjaan yang lebih baik dengan jalan mendorong, mengajak, memberi
semangat, dan motivasi. Dari uraian tersebut, dapat dikatakan bahwa
manajemen kepegawaian sesungguhnya sama dengan administrasi
kepegawaian.
Selanjutnya, administrasi kepegawaian dirumuskan sebagai segenap
aktivitas yang bersangkut paut dengan masalah penggunaan tenaga kerja
manusia dalam suatu usaha kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Aktivitas administrasi kepegawaian terutama berkisar pada penerimaan,
pengembangan, pemberian balas jasa, dan pemberhentian. William E.
Mosher dan J. Donald Kingsley (1992) mengemukakan bahwa aktivitas
administrasi kepegawaian meliputi :
a. klasifikasi-yurisdiksi;
b. klasifikasi- kewajiban;
c. penarikan tenaga kerja;
198
d. seleksi dan sertifikasi;

e. percobaan;
f. penilaian kecakapan pegawai
g. pemindahan;
h. kenaikan pangkat;
i. penempatan kembali dalam jabatan lama;
j. latihan dan pendidikan;
k. kehadiran, absensi;
l. pengeluaran pegawai;
m. disiplin;
n. pengajuan keberatan;
o. kompensasi, imbalan jasa;
p. pemeriksaan daftar pembayaran gaji;
q. pensiun;
r. keluhan dan saran;
s. kesehatan, rekreasi, dan kesejahteraan;
t. lingkungan kerja;
u. kerja sama pegawai;
v. kerja sama pegawai-atasan;
w. peraturan dan ketentuan;
x. penyelidikan atas pelaksanaan undang-undang;
y. riset;
z. hubungan masyarakat
Untuk memantapkan pandangan dan pengertian lebih luas mengenai
administrasi kepegawaian, perhatikanlah beberapa pendapat mengenai
administrasi kepegawaian menurut beberapa ahli atau penulis berikut ini
a. Wendel French dalam Personnel Management Process mengatakan,
personnel management is the recruitment, selection, development,
utilization of and accomodation to human resources by organization
b. Julius E. Etington dalam artikel yang berjudul “Pioneers of
Management” dimuat dalam buku Reading in Personnel Management
199
mengatakan, personnel management is a multi faceted discipline to

which distinguished individuals from a number of disciplines have
made contributions.
c. M.J. Julius dalam Personnel Management mengatakan, the general
outline of personnel functions is much the same among progressive
companies. These functions fall intotwo major classes: operative and
managerial. The technical function of personnel management includes
the activities speciallyconcerned with procuring, developing, utilizing,
and maintaining an efficient working force. The managerial functions
certain to the activities concerned with planning, organizing,
directing, and controlling the work of those performing technical
personnel functions.
Jika ditelaah lebih lanjut pendapat para ahli atau penulis tersebut, pada
dasarnya tujuan mereka adalah sama. Walaupun berbeda gaya bahasanya,
yang ditekankan adalah masalah kepegawaian. Jika Anda cermati, dalam
pandangan French, administrasi kepegawaian melakukan aktivitas
merekrut pegawai, setelah itu perlu diseleksi dan dikembangkan untuk
keperluan organisasi. Etington berpendapat bahwa untuk menghadapi
individu-individu yang berbeda, perlu multidisiplin atau para ahli
menyumbangkan sesuatu sesuai dengan disiplin mereka. Lebih lanjut,
Edwin B Flippo mengatakan bahwa administrasi kepegawaian adalah
merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, dan mengendalikan
pegawai untuk berbagai tujuan. Jadi, menurut Edwin B. Flippo,
administrasi kepegawaian itu mempunyai dua fungsi, yaitu fungsi
manajerial dan fungsi operatif (yang bersifat teknis). Fungsi manajerial
administrasi kepegawaian meliputi perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, dan pengendalian. Fungsi operatif administrasi kepegawaian
meliputi pengadaan, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan,
dan pensiun.
200
4. Sistem dan Fungsi Teknis Administrasi Kepegawaian

Sistem Administrasi Kepegawaian
administrasi kepegawaian merupakan suatu sistem terbuka yang terdiri
atas unsur-unsur (komponen) yang dikendalikan ke arah sasaran agar
mencapai hasil-hasil yang optimal. Untuk itu, sistem mendapat input
berupa informasi tentang kebutuhan pegawai yang diperlukan, keadaan
pasar tenaga kerja, anggaran belanja pegawai, dan lain-lain. Input diproses
dalam sistem untuk menghasilkan output. Proses yang terjadi dalam sistem
adalah interaksi unsur yang berhubungan secara seri, yaitu suatu
kegiatan merupakan kelanjutan dari kegiatan sebelumnya. Keseluruhan
input dianalisis ketika melakukan kegiatan perencanaan untuk
menentukan jumlah dan jenis pegawai yang dibutuhkan. Hasil
perencanaan kemudian ditindaklanjuti dengan kegiatan pengadaan yang
terdiri atas seleksi, pengangkatan, dan penempatan. Kegiatan berikutnya
adalah pembinaan karier, seperti kenaikan pangkat, pengangkatan dalam
jabatan, serta perpindahan wilayah atau tempat kerja. Dalam kaitan
dengan pembinaan ini, pegawai sudah selayaknya mendapatkan
pendidikan dan pelatihan sehingga kemampuannya meningkat. Dalam
sistem administrasi kepegawaian, terdapat kebijaksanaan penggajian dan
pengaturan kesejahteraan serta kegiatan pengendalian, seperti
pengawasan, pemeriksaan terhadap bahan-bahan administrasi, disiplin
pegawai, dan prestasi kerja pegawai.
Sistem administrasi kepegawaian negara merupakan bagian dari
administrasi negara yang kebijaksanaannya ditentukan dari tujuan yang
ingin dicapai. Pola kebijaksanaannya tergantung pada bentuk negara yang
dianut suatu negara, apakah federal atau kesatuan. Pada negara yang
pemerintahannya berbentuk federal, terdapat pemisahan yang tajam antara
pegawai negara bagian dan pusat. Pegawai negara bagian menerima gaji,
tunjangan, serta fasilitas-fasilitas lain dari anggaran belanja negara bagian.
Perpindahan pegawai antarnegara bagian tidak mungkin dilakukan karena
setiap negara bagian membayar gaji yang berasal dari sumber
201
pendapatannya masing-masing. Pegawai yang akan pindah wajib

mengajukan permintaan berhenti untuk mengajukan lamaran baru pada
pemerintah negara bagian yang diminati. Dengan demikian,
pengembangan kariernya terbatas dalam satu wilayah tertentu. Sementara
itu, pegawai pusat lebih terbuka kariernya karena dapat ditugaskan dari
satu negara bagian ke negara bagian lain untuk. mengurus kepentingan
pusat. Pengadaan pegawai dalam negara bagian tidak tergantung subsidi
dari pusat. Bagi pegawai pusat atau negara bagian, terdapat satu
perundangan yang bersifat umum yang mengatur standar kecakapan,
standar gaji minimum, kode etik, dan lain-lain. Peraturan tersebut
merupakan pedoman umum untuk melindungi hak-hak pegawai. Jenis
kepegawaiannya pun tidak terikat pada jenis pegawai yang permanen,
tetapi untuk menampung beban kerja yang meningkat, diangkat pegawai
yang berikatan kerja (kontrak kerja). Adanya pegawai berikatan kerja ini
memungkinkan pemerintah untuk mengendalikan besar dan jumlah
pegawainya. Apabila beban kerja meningkat, direkrut lebih banyak tenaga
berikatan kerja. Sebaliknya, apabila beban kerja menurun, ikatan kerja
dihentikan. Mengenai pembayaran gaji bagi pegawai berikatan kerja,
pemerintah negara bagian sering mendapat bantuan dari pusat yang
besarnya tergantung keadaan keuangan pemerintah pusat. Oleh karena itu,
dapat pula terjadi pemberhentian ikatan kerja karena menurunnya subsidi
pemerintah pusat kepada negara bagian
Pada negara kesatuan, setiap pegawai—apa pun jenisnya (pegawai pusat
dan daerah)—adalah pegawai negeri yang mengacu pada peraturan
perundangan yang sama. Kebijaksanaan didasarkan pada tujuan untuk
menggalang persatuan dan kesatuan di antara pegawai sehingga
pembinaannya tidak terkotak-kotak karena faktor politik. Pembinaannya
terpusat sehingga memungkinkan pegawai daerah dan pusat dapat
dipindah-pindahkan dari satu daerah ke daerah lainnya, tanpa kehilangan
status kepegawaiannya. Dengan demikian, pengembangan kariernya lebih
terbuka. Gaji pegawai pada negara kesatuan dibayar oleh pemerintah pusat
202
sehingga tidak ada kebebasan bagi pemerintah daerah untuk mengangkat

sendiri pegawainya dengan dana yang bersumber dari anggaran
pendapatan dan belanja daerah. Apabila hal ini terjadi, pemerintah daerah
harus memperhitungkan kemampuan keuangannya untuk menjamin
pensiun serta pembayaran kenaikan gaji dan tunjangan. Ini berarti
pengadaan pegawai daerah tergantung dari alokasi formasi yang diberikan
oleh pemerintah pusat.
Dari kedua bentuk sistem kepegawaian negara tersebut, tidak ada yang
lebih unggul karena keduanya memiliki keuntungan dan kerugian. Namun,
yang terpenting adalah memanfaatkan kelemahan-kelemahannya untuk
mengusahakan sistem berfungsi secara optimal.
Sebagaimana telah diuraikan di atas bahwa sistem kepegawaian memiliki
pengertian yang lebih luas, bukan hanya berkaitan dengan system
pengangkatan pegawai, tetapi juga meliputi perencanaan, pembinaan
karier, pengendalian, dan sebagainya. Secara umum, kita mengenal
beberapa sistem kepegawaian negara sebagai berikut:
a. Integrated system: suatu sistem kepegawaian ketika manajemen
kepegawaian mulai dari rekrutmen, penempatan, pengembangan,
penilaian sampai dengan penggajian dan pensiun ditentukan oleh
pusat. Umumnya, sistem ini dipergunakan di negara-negara
berkembang karena ketidakmampuan daerah untuk menggaji pegawai,
sedangkan pegawai difungsikan juga sebagai alat perekat bangsa dan
negara
b. Separated system: suatu sistem kepegawaian ketika manajemen
kepegawaian dari rekrutmen sampai penggajian dan pensiun dilakukan
oleh masing-masing daerah. Umumnya, sistem ini dipergunakan di
negara-negara maju karena pemerintah daerah mampu menggaji
pegawainya. Pegawai sebagai alat perekat bangsa bukan merupakan
isu karena yang lebih ditekankan adalah profesionalisme pegawai.
203
c. Unified system: suatu sistem kepegawaian ketika manajemen

kepegawaian dilakukan oleh suatu lembaga di tingkat nasional yang
khusus dibentuk untuk keperluan itu
Sementara itu, sistem pengangkatan pegawai secara umum dapat
dibedakan sebagai berikut:
a. Spoils System
Dalam sistem kepegawaian ini, pengangkatan pegawai didasarkan atas
keanggotaan partai. Jabatan-jabatan penting dalam organisasi
diberikan oleh pejabat yang berwenang mengangkat pegawai kepada
teman-teman separtai dengan tujuan terdapat kerja sama yang baik
sehingga prestasi pun meningkat.
Sistem ini merupakan sistem kepegawaian yang paling tua dan sudah
banyak negara yang tidak menggunakannya karena kurang
memperhatikan faktor kecakapan yang sangat penting bagi tercapainya
efisiensi kerja. Sistem ini tidak memberi manfaat besar terhadap
bangsa dan negara karena pegawai-pegawai akan berisi orang-orang
yang kurang cakap.
b. Nepotism System
Dalam sistem ini, pengangkatan pegawai didasarkan atas hubungan
keluarga, termasuk saudara, dan teman dekat. Sistem ini mempunyai
kebaikan dan kelemahan yang sama dengan spoils system, yaitu
kemungkinan diperoleh kerja sama yang baik di antara pegawai karena
mereka saling mengenal. Kelemahannya adalah kemungkinan
diperoleh pegawai yang tidak memenuhi syarat.
c. Patronage System
Pengangkatan pegawai dalam sistem ini didasarkan atas keinginan
untuk membantu pegawai tersebut. Usaha untuk membantu pegawai
tersebut dapat berdasar hubungan politik atau hubungan keluarga.
d. Merit System
Pengangkatan pegawai dalam sistem ini didasarkan atas kecakapan.
Sistem ini beranggapan bahwa negara akan maju apabila pegawai-
204
pegawainya terdiri atas orang-orang yang cakap. Oleh karena itu,

pegawai perlu diberikan pendidikan dan pelatihan untuk meningkatkan
efisiensi kerja. Kelemahan sistem ini adalah terlalu menekankan pada
pekerjaan rutin, barang-barang, atau benda-benda dan menganggap
manusia sebagai mesin.
e. Career System
Sistem ini menekankan bahwa pengangkatan pertama pegawai
didasarkan kecakapan. Sementara itu, dalam pengembangan lebih
lanjut, masa kerja pegawai diperhitungkan dan ikut menentukan.
Dalam perkembangannya, di samping masa kerja, unsur kesetiaan,
pengabdian, dan syarat-syarat objektif lain juga menentukan
Funfsi Teknis Administrasi Kepegawaian

Sebagaimana telah dikemukakan dalam Kegiatan Belajar 1, tujuan utama
administrasi kepegawaian adalah penggunaan tenaga kerja manusia
(pegawai) yang dapat dilakukan secara berdaya guna serta berhasil guna
dan tepat guna agar dapat diciptakan, dipelihara, dan dikembangkan
suasana kerja yang menyenangkan di antara para pegawai, kemudian
pengembangan yang maksimal dari tenaga kerja (pegawai) yang ada.
Dalam Kegiatan Belajar 1, telah disinggung pula bahwa administrasi
kepegawaian pada hakikatnya melakukan dua fungsi (kegiatan pokok yang
dilakukan dalam suatu organisasi), yaitu fungsi manajerial dan fungsi
operatif (teknis). Berkaitan dengan hal tersebut, marilah kita cermati
kembali pendapat M.J. Julius, dalam Personnel Management yang
mengatakan bahwa the general outline of personnel functions is much the
same among progressive companies. These functions fall into two major
classes: operative and managerial. The technical function of personnel
management includes the activities specially concerned with procuring,
developing, utilizing, and maintaining an efficient working force. The
managerial functions certain to the activities concerned with planning,
organizing, directing, and controlling the work of those performing
205
technical personnel functions. Kemudian, pendapat Edwin B. Flippo

dalam Personnel Management mengatakan bahwa administrasi
kepegawaian adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan
pengendalian terhadap kegiatan/fungsi pengadaan, pengembangan,
kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemberhentian/pemensiunan
dari sumber daya manusia dengan harapan agar tujuan-tujuan individu,
organisasi, dan sosial dapat tercapai.
Dari rumusan tersebut, terlihat bahwa ada dua aspek aktivitas besar yang
menjadi lingkup administrasi kepegawaian. Di satu pihak, terdapat
rangkaian aktivitas perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan
pengendalian (merupakan fungsi manajerial). Di pihak lain, terdapat
rangkaian aktivitas pengadaan, pengembangan, kompensasi, integrasi,
pemeliharaan, dan pemberhentian (merupakan fungsi operasional
administrasi kepegawaian).
a. Pengadaan
Edwin B. Flippo dalam Personnel Management mengatakan this first
operative function of personnel management is concerned with the
obtaining of the proper kind and number of personnel necessary to
accomplish organization goals
Jadi, fungsi operasional administrasi kepegawaian yang pertama
adalah memperoleh jumlah dan jenis pegawai yang tepat untuk
mencapai tujuan organisasi. Fungsi ini terutama berkaitan dengan
penentuan kebutuhan pegawai dan penarikannya, seleksi, dan
penempatannya. Kebutuhan pegawai harus dianalisis dari segi mutu
dan jumlah setiap jenis pegawai yang dibutuhkan. Rancangan dan
analisis pekerjaan adalah proses dasar yang memberikan informasi
untuk penetapan standar-standar mutu pegawai. Hasil langsung dari
proses itu adalah penciptaan uraian pekerjaan dan spesifikasi
pekerjaan. Uraian dan spesifikasi pekerjaan bermanfaat sebagai
standar yang dapat dipergunakan sehingga kita dapat mengukur para
pelamar pekerjaan. Kemudian, dalam penentuan jumlah dari setiap
206
pegawai yang dibutuhkan untuk jangka waktu tertentu, perlu

peramalan jumlah yang dibutuhkan, persediaan bakat masa kini, dan
tindakan-tindakan tertentu untuk menyeimbangkan kebutuhan dan
ketersediaan tenaga kerja. Ringkasnya, penentuan kebutuhan pegawai
berkaitan dengan mutu dan jumlah pegawai. Penentuan pegawai yang
diperlukan harus berdasarkan tugas-tugas yang tercantum pada
rancangan pekerjaan yang ditentukan sebelumnya. Penentuan ini
merupakan keputusan yang dipengaruhi oleh tujuan pimpinan dalam
memenuhi kebutuhan pegawai. Sementara itu, seleksi dan penempatan
menyangkut masalah memilih dan menarik pegawai, pembahasan
formulir-formulir surat lamaran, mengadakan tes psikologis,
pemeriksaan surat rekomendasi, serta penyelenggaraan wawancara.
Pembahasan lebih perinci tentang fungsi pengadaan dapat Anda
pelajari.
b. Pengembangan
Sesudah direkrut (ditarik), dipilih, dan dilantik/diperkenalkan,
pegawai perlu dibina dan dikembangkan agar lebih sesuai dengan
pekerjaan dan organisasi. Tidak seorang pun yang sepenuhnya sesuai
pada saat pengangkatan sehingga harus dilakukan pendidikan dan
pelatihan. Tidak ada pilihan lain, organisasi harus mengembangkan
pegawainya. Jika tidak ada
program yang terorganisasi, pengembangan dapat dilakukan melalui
diri sendiri sambil belajar dalam pekerjaan. Pengembangan meliputi
pelatihan untuk meningkatkan keterampilan yang diperlukan agar
dapat menjalankan pekerjaannya dengan baik ataupun pendidikan
untuk meningkatkan pengetahuan umum dan pemahaman atas
keseluruhan lingkungan. Kegiatan ini dianggap semakin penting untuk
menyesuaikan diri dengan perkembangan ilmu pengetahuan ataupun
teknologi, reorganisasi pekerjaan, dan semakin rumitnya tugas-tugas
pimpinan.
207
Latihan untuk meningkatkan keterampilan pegawai ini sering pula

disebut sebagai penataran. Penataran dapat dilakukan melalui dua cara.
Pertama, pegawai yang sudah diterima setelah diseleksi ditugaskan
langsung mengikuti penataran. Kedua, pegawai yang diterima segera
ditugaskan bekerja. Setelah bekerja beberapa lama, pegawai tersebut
ditugaskan mengikuti penataran bidang tertentu. Program-program
pengembangan yang direncanakan akan memberi manfaat kepada
organisasi berupa peningkatan produktivitas, peningkatan moral,
pengurangan biaya, stabilitas, dan keluwesan organisasi yang makin
besar untuk menyesuaikan diri dengan lingkungan eksternal yang
berubah. Di samping itu, akan membantu memenuhi kebutuhan
perorangan dalam usaha mencari pekerjaan yang bermakna bagi karier
seumur hidup. Uraian lebih perinci tentang fungsi pengembangan ini
dapat Anda cermati pada modul lain
c. Kompensasi
Fungsi ini merupakan salah satu fungsi teknis administrasi
kepegawaian yang sangat penting. Kompensasi adalah balas jasa yang
memadai dan layak kepada pegawai sesuai dengan kontribusi pegawai
kepada tujuan organisasi atau pemberian penghargaan kepada pegawai
sesuai dengan sumbangan para pegawai tersebut dalam pencapaian
tujuan organisasi. Kompensasi biasanya diterima pegawai dalam
bentuk uang ditambah dengan tunjangan-tunjangan lain selama
sebulan. Kompensasi ini biasanya termasuk gaji bulanan yang diterima
sebulan sekali bagi pegawai tetap dalam suatu organisasi. Pembahasan
yang lebih perinci mengenai kompensasi dapat Anda pelajari pada
modul selanjutnya
d. Pengintegrasian
Walaupun pegawai sudah diterima, sudah dikembangkan, dan sudah
diberi kompensasi yang memadai, fungsi lain yang tidak kalah
penting— bahkan dapat dikatakan sebagai masalah yang sulit—adalah
integrasi. Integrasi merupakan usaha untuk menghasilkan suatu
208
rekonsiliasi (kecocokan) yang layak atas kepentingan-kepentingan

perorangan (individu), masyarakat, dan organisasi. Dengan kata lain,
integrasi adalah penyesuaian sikap-sikap dan keinginan pegawai
dengan keinginan organisasi dan masyarakat. Definisi ini didasarkan
pada kepercayaan bahwa dalam masyarakat, terdapat tumpang-tindih
kepentingan yang cukup berarti sehingga dalam menerapkan asas-asas
dan kebijakan organisasi perlu dipertimbangkan perasaan dan sikap
pegawai.
Dalam kaitan dengan integrasi ini, pegawai secara individu diminta
untuk mengubah pandangan, kebiasaan, dan sikap-sikap lain yang
kurang menguntungkan bagi organisasi. Hal ini dilakukan supaya
pegawai berniat dan mempunyai kemauan yang kuat untuk mengubah
pandangan, kebiasaan, dan sikap-sikap lain yang perlu disesuaikan
dengan keinginan serta tujuan organisasi. Sebaliknya, pimpinan
organisasi perlu memahami perasaan, tingkah laku, dan sikap para
pegawai untuk dipertimbangkan dalam rangka pembuatan keputusan
berbagai kebijaksanaan organisasi. Aktivitas spesifik yang berkaitan
dengan fungsi integrasi, antara lain, adalah tindakan kedisiplinan,
keluhan, dan organisasi pegawai. Penjelasan lebih perinci tentang
fungsi integrasi dapat Anda ikuti pada modul lain
e. Pemeliharaan
Walaupun pegawai sudah diterima, sudah dikembangkan, dan sudah
diberi kompensasi yang memadai, fungsi lain yang tidak kalah
penting— bahkan dapat dikatakan sebagai masalah yang sulit—adalah
integrasi. Integrasi merupakan usaha untuk menghasilkan suatu
rekonsiliasi (kecocokan) yang layak atas kepentingan-kepentingan
perorangan (individu), masyarakat, dan organisasi. Dengan kata lain,
integrasi adalah penyesuaian sikap-sikap dan keinginan pegawai
dengan keinginan organisasi dan masyarakat. Definisi ini didasarkan
pada kepercayaan bahwa dalam masyarakat, terdapat tumpang-tindih
kepentingan yang cukup berarti sehingga dalam menerapkan asas-asas
209
dan kebijakan organisasi perlu dipertimbangkan perasaan dan sikap

pegawai.
Dalam kaitan dengan integrasi ini, pegawai secara individu diminta
untuk mengubah pandangan, kebiasaan, dan sikap-sikap lain yang
kurang menguntungkan bagi organisasi. Hal ini dilakukan supaya
pegawai berniat dan mempunyai kemauan yang kuat untuk mengubah
pandangan, kebiasaan, dan sikap-sikap lain yang perlu disesuaikan
dengan keinginan serta tujuan organisasi. Sebaliknya, pimpinan
organisasi perlu memahami perasaan, tingkah laku, dan sikap para
pegawai untuk dipertimbangkan dalam rangka pembuatan keputusan
berbagai kebijaksanaan organisasi. Aktivitas spesifik yang berkaitan
dengan fungsi integrasi, antara lain, adalah tindakan kedisiplinan,
keluhan, dan organisasi pegawai. Penjelasan lebih perinci tentang
fungsi integrasi dapat Anda ikuti pada modul lain
f. Pemberhentian
Jika fungsi pertama administrasi kepegawaian adalah mendapatkan
pegawai, fungsi terakhir dari administrasi kepegawaian adalah fungsi
pemberhentian (separation). Fungsi ini berhubungan dengan
pengakhiran hubungan kerja dan pengembalian orang-orang tersebut
kepada masyarakat, termasuk juga pemberian jaminan hari tua. Jadi,
fungsi ini berhubungan dengan pegawai yang sudah lama bekerja pada
organisasi. Fungsi utama administrasi kepegawaian adalah menjamin
pegawai. Sebagian besar pegawai tersebut tidak meninggal dunia pada
masa kerjanya, tetapi akan pensiun. Sewaktu pensiun, pegawai harus
merasa aman. Biasanya, instansi pemerintah menyediakan dana bagi
pegawai yang sudah pensiun. Sumber dana pensiun ini dapat berasal
dari potongan gaji pegawai yang bersangkutan pada waktu masih aktif
bekerja. Pembahasan yang lebih perinci dari aktivitas ini—seperti
jenis-jenis pemutusan hubungan kerja, yaitu pensiun, pemberhentian
sementara, penempatan luar (out placement), dan pemecatan—dapat
Anda ikuti pada modul terakhir mata kuliah ini.
210
Semua kegiatan di atas bertujuan membantu mencapai sasaran-sasaran

dasar organisasi. Oleh karena itu, administrasi kepegawaian dimulai dari
perincian dan penentuan sasaran untuk tingkatan yang lebih rendah
(subobjective) dari fungsi administrasi kepegawaian. Pengeluaran semua
dana dalam bidang kepegawaian hanya dapat dibenarkan sejauh adanya
kontribusi terhadap pencapaian tujuan organisasi yang bersangkutan.
Tidaklah mengherankan jika setiap organisasi mempunyai fungsi
kepegawaian yang tidak peduli apakah telah diangkat seorang pimpinan
kepegawaian khusus atau tidak. Namun, kenyataan menunjukkan bahwa
setiap organisasi harus mengangkat, melatih, membayar, memotivasi,
memelihara, dan pada akhirnya berpisah dengan pegawainya. Jika terdapat
seorang pimpinan kepegawaian yang khusus, sudah barang tentu dia dapat
memberikan banyak sumbangan untuk meningkatkan efektivitas
organisasi
5. Pengawasan Administrasi Perkantoran

Salah satu dari lima fungsi dasar manajemen adalah control atau
pengawasan. Yang berfungsi membantu memastikan apakah aktifitas yang
dilakukan pegawai administrasi sesuai dengan hasil yang diinginkan.
Selain itu, fungsi ini juga dapat digunakan untuk menfasilitasi bagaimana
melakukan perbaikan terhadap hal tersebut. Tidak dilaksanakannya fungsi
ini oleh manajer administrasi akan mengakibatkan kurang efektifnya
proses administrasi, yang pada gilirannya akan berpengaruh terhadap
kinerja department, divisi maupun stakeholders yang lain.
Perspektif fungsi control perkantoran sebagai bagian dari sebuah sisitem
ini diajukan oleh Bacal (1999). Pengontrolan yang baik pada suatu
department tidak akan berdampak optimal bagi organisasi apabila
pengawasan pada departemen lainnya tidak dilakukan sebagaimana
mestinya.
Pendekatan lain diajukan oleh Brown dan Gulycz (2002) yang
menyarankan agar organisasi mengontrol aktifitasnya dengan menitik
211
beratkan pada pelanggan dan kebutuhannya, organisasi dan kompetensi

intinya, serta komitmen pada kualitas layanan, baik terhadap pelanggan
internal maupun eksternal.
a. Proses Pengawsan
1) Tujuan pengawasan
beberapa tujuan pengawasan administrasi kantor menurut Odgers
(2005) adalah :
a) Meningkatkan kinerja organisasi secara kontinu, karena
kondisi persaingan usaha yang semakin tinggi menuntut
organisasi untuk setiap saat mengawasi kinerjanya.
b) Meningkatkan efesiensi dan keuntungan bagi organisasi
dengan menghilangkan pekerjaan yang tidak perlu atau
mengurangi penyalahgunaan alat atau bahan.
c) Menilai derajat pencapaian rencan kerja dengan hasil actual
yang dicapai, dan dapat di pakai sebagai dasar pemberian
kompensasi bagi seorang pegawai.
d) Mengkoordinasikan beberapa elemen tugas atau program yang
dijalankan.
e) Meningkatkan keterkaitan terhadap tujuan organisasi.
2) Manfaat Pengawasan.
Beberapa manfaat control administrasi kantor menurut Quible
(2001) antara lain :
a) Membantu memaksimalkan keuntungan yang akan diperoleh
organisasi.
b) Membantu pegawai dalam meningkatkan produktivitas karena
kesadaran akan kualitas dan kuantitas output yang dibutuhkan.
c) Menyediakan alat ukur produktivitas pegawai atau aktifitas
yang objektif bagi organisasi.
d) Mengindentifikasi beberapa hal yang membuat rencana tidak
sesuai dengan hasil actual yang dicapai, dan memfasilitasi
pemodifikasiannya.
212
e) Membantu pencapaian kinerja sesuai tingkat atau deadline

yang ditetapkan.
3) Unsur Pengawasan
Menurut Quible (2001), proes pengawasan akan kurang optimal
jika unsur-unsur dibawah ini dihilangkan :
a) Faktor-faktor yang diawasi. Sebelum pengawasan dilakukan
sebaiknya stakeholders internal diberikan pemahaman tentang
faktor-faktor apa saja yang akan diawasi.
b) Identifikasi hasil yang diharapkan. Identifikasi parameter yang
kurang jelas mengenai hasil yang diinginkan dari aktifitas
pekerjaan yang dilakukan membuat pengawasan tidak akan
berjalan dengan efektif. Untuk itulah, keterlibatan semua pihak
(termasuk pihak yang akan diawasi) mutlak diperlukan, bila
perlu organisasi dapat mengundang konsultan untuk
menentukan alat ukur yang digunakan.
c) Pengukuran kinerja. Sebelum hasil actual dan hasil yang
diinginkan dibandingkan, hasil actual harus diukur. Dalam
bebrapa hal, pengukuran ini juga menjelaskan output kuantitas.
d) Aplikasi tindakn pembenahan. apabila hasil actual kurang dari
hasil yang diharapkan, perlu dilakukan tindakan koreksi untuk
memperkecil gap yang terjadi dengan mengimplementasikan
hal yang dianggap perlu.
4) Proses Yang Dilakukan
Berdasarkan pendapat Cascio (2003), ada 3 proses yang dilakukan
dalam mengontrol pekerjaan administrasi kantor :
a) Mendefinisikan parameter pekerjaan yang akan diawasi. Hal
ini akan membantu pegawai untuk mengetahui tingkat kinerja
yang diharapkan terhadap mereka dan secara efektif dapat
mencapainya. Manejer dapat melakukannya dengan
melakukan hal-hal berikut :
213
- Penetapan tujuan, dalam beberapa penelitian yang berbeda,

tempat maupun budaya menunjukkan bahwa tujuan yang
telah ditetapkan dapat meningkatkan kinerja pegawai
(Matsui, Kakuyama, dan Onglatc, 1987).
- Standar ukuran, merupakan syarat mutlak agar pegawai
dapat mencapai kinerja yang diharapkan apabila alat
ukurannya ditetapkan secara objektif. Menurut Leonard
dan Hilgert (2004), terdapat dua standar yang dapat
digunakan oleh organisasi :
• Standar ukuran. Merupakan standar kerja yang dapat
didentifikasi dan diukur dengan mudah.
• Standar tak terukur. Merupakan standar kerja yang
sulit untuk dikuantifikasikan dan biasanya
berhubungan dengan karakteristik hubungan manusia,
seperti sikap terhadap pelanggan, tingkat moral yang
tinngi, dan tingkat kepuasan terhadap pelayanan
administrasi di kantor.
- Pengukuran. Merupakan inti dari pengontrolan
administrasi kantor. Hendaknya pengontrolan ini dilakukan
secara regular, bisa per kuartal maupun semester, untuk
menjamin tercapainya tujuan secara konsisten.
b) Menfasilitasi kinerja yang hendak dicapai. Apabila proses
pertama telah dilakukan, manajer administrasi hendaknya
memberikan feedback kepada pegawai mengenai apa yang
harus dilakukan untuk meningkatkan kinerja mereka sesuai
dengan target yang ditetapkan. Beberapa hal yang dapat
dilakukan antara lain :
- Mengurangi hambatan yang ada.
- Menyediakan sumber daya yang memadai untuk
penyelesaian kerja, misalnya sumber daya modal, bahan,
maupn manusia.
214
- Memberikan perhatian penuh dalam perekrutan pegawai.

c) Memotivasi pegawai. Yang harus dilakuakan oleh manajer
administrasi agar pegawai senantiasa tertantang untuk
mencapai target yang ditetapkan dan secara konsisten serta
persisten mencapainya. Beberapa hal yang dapat dilakukan
adalah :
- Memberika imbalan yang dihargai oleh pegawai.
Pemberian ini harus didiskusikan terlebih dahulu dengan
pegawai mengenai hal yang penting buat mereka, apakah
peningkatan gaji, fasilitas, cuti, pengakuan dan lain-lain.
Hasil survey ini akan dijadikan bahan penentuan system
imbalan bagi pegawai, dan imbalan tersebut dapat
menyerap keinginan dari para pegawai.
- memberikan imbalan secara tepat dalam hal jumlah dan
waktunya. Apabila pegawai memenuhi target yang
ditetapkan, organisasi harus memberikannay secar tepat
sesuai dengan yang dituangkan dalam peraturan. Hal ini
sangat penting untuk menjaga kredibilitas organisai di mata
pegawai dan memberikan motivasi bagi pegawai untuk
selalu mencapai target yang telah ditetapkan.
- Memberikan imbalan secara adil. Hal ini penting dilakukan
untuk menjaga ketidakpuasan dari masing-masing pihak.
Apabila pencapaian kerja dilakukan secara berkelompok,
hendaknya manajer administrasi juga mendapatkan input
dari masing-masing anggota kelompok mengenai
kinerjanya. Masukan ini dapat dijadikan dasar pemberian
imbalan yang adil bagi setiap anggota kelompok kerja yang
dimaksud.
Fungsi pengawasan biasanya diasosiasikan negative oleh anggota
organisasi, karena pada dasarnya manusia tidak suka diawasi.
Fungsi ini juga dapat mempengaruhi hubungan dengan pegawai
215
yang bersangkutan jika terpaksa dilakukan langkah pembinaan

atau pembenahan dari kondisi kerja yang sekarang. Untuk itu, demi
tercapainya tujuan organisasi, hendaknya staf yang bertugas
melakukan fungsi ini mempunyai sikap empati dan kooperatif
dengan departemen yang lain.
5) Pengawas.
Hal utama yang menjadi dasar pemilihan seorang pengawas adalah
mempunyai kesempatan yang cukup guna mengamati kinerja
pegawai dalam periode waktu tertentu. Beberapa orang yang dapat
dijadikan penilai menurut Gomez-Mejia, Balkin, dan Cardy (2003)
adalah :
a) Supervisor, yang mempunyai kesempatan lebih banyak dan
bertanggung jawab atas kinerja langsung anak buahnya. Hal ini
yang mendasari control dari supervisor banyak dipakai pada
setiap organisasi (Beckerdan Klimoski, 1989).
b) Teman sekerja, yang didasari atas kenyataan tidak setiap atasan
dapat memonitor kinerja anak buahnya, dan yang merasakan
baik tidaknya kinerja seorang pegawai adalah teman
sekerjanya, terlebih mereka tergabung dalam sebuah tim kerja.
Hendaknya penilaian atau control oleh teman kerja bukanlah
secara umum, namun hal khusus yang berkaitan dengan
kesediaan yang bersangkutan untuk membantu yang lain
(McEvoy dan Buller, 1987). Fungsi control ini akan lebih
efektif jika organisasi memberiakan kesempatan kepada
penilai untuk memberikan umpan balik yang bersifat positif
atau negative, mengumpulkan pendapat anggota lain, dan
berdiskusi langsung dengan yang bersangkutan, sehingga
efektifitas pengawasann akan meningkat (Druskat dan
Wolff,1999).
c) Bawahan, merupakan salah satu umpan balik dalam proses
pengawasan yang sangat baik. Banyak study yang menemukan
216
bahwa pengawasan yang diberikan oleh bawahan berdampak

positif terhadap kinerja atasan (Atwater, Waldman, Atwater
dan Cartier, 2000).
d) Menilai diri sendiri, yang bisa dijadiakan bahan untuk proses
kerja sesuai dengan harapan pegawai dan bisa menguangi sikap
defensive mereka dalam proses pengawasan. Kontrol terhadap
terhadap diri sendiri ini juga baik sebagai bahan konseling bagi
pegawai dalam pengembangan dirinya (Yu dan Murphy,
1993).
e) Pelanggan, yang cukup penting dalam proses pengawasan bagi
pegawai administrasi yang berhubungan langsung dengan
pelanggan atau konsumen suatu organisasi atau perusahaan.
Pengawasan yang dilakuakan pelanggan akan menunjukkan
seberapa puas mereka terhadap layanan yang diberikan,
terutama oleh pegawai yang dimaksud. Hal ini juga akan
meningkatkan loyalitas pelanggan, karena rasa memiliki
terhadap organisasi atau perusahaan tersebut (Ulrich, 1989).
f) Computer, merupakan salah satu pengawas terbaru pada
administrasi perkantoran. Menurut Glover (2002), lebih dari
80% perusahaan di A.S memonitor penggunaan internet dan
Email pekerjanya yang menggunakan computer perusahaan.
Computer juga dapat digunakan untuk mengontrol
penyelesaian pekerjaan seorang pegawai dalam penyelesaian
transaksi yang menggunakan system terintegrasi (Nebeker dan
Tatum, 1993), yang membuat manajer administrasi dapat
menganalisis kemacetan penanganan pelanggan terjadi pada
bagian atau pegawai mana, sehingga penanganan bisa cepat
dilakukan.
g) Umpan-balik 360 derajat, yaitu penggunaan control dari
dimensi yang berbeda dapat menangkap kompleksitas kinerja
seorang pegawai, control dari atasan akan semakin kuat apabila
217
semua pihak menyatakan hal yang sama dan yang

bersangkutan akan lebih menyadari kondisi kinerjanya
sekarang, dan sebagainya
b. Pengawasan Kualitas
1) Teknik pengawasan kualitas.
Beberapa cara atau teknik yang dapat dilakukan dalam melakukan
pengawasan kualitas (Leonard dan Hilgert (2004) adalah :
a) Inspeksi total, berupa pengecekan menyeluruh terhadap
seluruh unit kerja atau tugas yang dilakukan oleh pegawai dan
menjelaskan apakah standar kualitas minimum sudah tercapai,
dan bila belum, bagaimana memperbaikinya.
b) Pengecekan pada area tertentu, dilakukan melalui pengecekan
kinerja pegawai di suatu departemen atau divisi tertentu,
seperti departement keuangan, yang dilakaukan secara
periodic.
c) Pengontrolan kualitas dengan statistic. Apabila inspeksi total
belum diperlukan dan pengecekan pada divisi tertentu tidak
terlalu akurat, manajer administrasi dapat menggunakan teknik
ini dengan memakai data yang berbasis sample yang dipilih
untuk menjamin validitas dan relibilitas hasil pengukuran.
d) Kesalahan nihil, merupakan teknik preventif terhadap potensi
kesalahan yang dilakukan oleh pegawai sejak pertama kali
mengerjakan tugasnya. Hal ini juga dapat memotivasi pegawai
untuk selalu bebas dari kesalahan.
2) Total Quality Management.
Program ini diimplementasikan untuk menjamin tercapainya
kualitas manajemen di organisasi. Menurut Quible (2001), TQM
sangat perlu dilakukan dalam administrasi perkantoran yang
berpijak pada :
218
a) Kepuasan pelanggan. Hal ini dianggap penting Karena

pelanggan yang puas akan menjadi pelanggan yang loyal dan
meningkatkan pendapatan perusahaan.
b) Pengukuran statistic yang akurat. Setelah standar ditetapkan
oleh organisasi dan disosialisasikan ke seluruh bagian,
keakuratan pengukuran hasil kerjaj mutlak diperlukan guna
menghasilkan keputusan yang tepat berdasarkan data statistic
kinerja yang dilakukan pegawai.
c) Perbaikan secara terus-menerus terhadap produk maupun
layanan yang diberikan. Hal ini perlu diperhatikan karena
perbaikan terhadap produk atau jasa yang dianggap kurang
baik dan dilakukan secara kontinu lambat laun akan
meningkatkan kualitas manajement dan membuat puas seluruh
stakeholders.
d) Bentuk hubungan baru dengan pegawai. Meningkatnya
kebutuhan akan tim kerja dan pemberdayaan pegawai
merupakan bentuk hubungan baru yang dihasilkan dari
implementasikannya program TQM
c. Pengawasan Kuantitas
1) Standar kuantitas
Untuk memulai pengontrolan, hendaknya organisasi mulai dengan
mengumpulkan data aktifitas administrasi di kantor dan dijadikan
dasar untuk penetapan standar kuantitas. Pengukuran ini didesain
untuk mendifinisikan dan menggambarkan apa yang diharapkan
dari pelaksanaan sebuah kerja, baik dari pegawai maupun dari
pihak organisasi.
2) Mengontrol Fluktuasi.
Untuk meengontrol fluktuasi pekerjaan kantor, beberapa tindakan
yang dapat dilakukan (Quible, 2001 dan Odgers, 2005) antara lain:
a) Overtime, banyak perusahaan yang menambah jam kerja
(lembur) untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan
219
deadline yang terbatas atau karena volume pekerjaan yang

menumpuk.
b) Temporary help, jika penambahan jam kerja kurang memadai
atau kurang tepat dilakukan, pemakaian tenaga temporer dalam
menghadapi peak season dapat dilakukan
c) Part-time help, jika fluktuasi terjadi secara regular, menyewa
tenaga paruh waktu juga dapat dilakukan.
d) Floating work unit, beberapa organisasi telah mengembangkan
unit kerja yang akan dipakai jika mereka diperlukan dalam
penyelesaian proyek dengan volume kerja yang tinggi atau
time limit yang terbatas.
e) Cycle billing, banyak organisasi yang mempunyai jumlah
pelanggan yang besar mengimplementasikan teknik ini untuk
mengurangi antrian layanan yang akan dilakukan
d. Metode Pengawasan Alternatif
Beberapa isu strategis perlu dipertimbangkan oleh manajer
administrasi dalam melaksanakan fungsi pengawasan, seperti tujuan
dari pelaksanaan control, sikap manager dan pegawai, frekuensi
pelaksana, dan sumber juga data yang digunakan untuk pengawasan.
Selain jenis pengawasan diatas, Cascio (2203) juga mengajukan dua
metode pengawasan alternative, yaitu:
1) Behavior-oriented rating methods, yang merupakan metode
penilaian kerja yang berorientasi pada perilaku pegawai, dengan
membandingkan kinerja karyawan yang satu dengan yang lain.
Ada 4 teknik yang dapat digunakan:
a) Teknik deskripsi, penilai memberikan deskripsi terhadap
bawahannya mengenai kekuatan, kelemahan, dan potensi dari
pegawai yang dinilai. Namun system ini reliabilitasnya kurang,
mengingat setiap penilai mempunyai penekanan dan
subjektifitas tersendiri terhadap masing-masing pegawai.
220
b) Teknik rangking, dengan menyebutkan pegawai mana yang

berkinerja paling bagus, dan seterusnya. Pemberian rangking
ini bisa melibatkan tim penilai atau dari masing-masing
supervisor
c) Behavioral checklist, yaitu teknik yang menyediakan daftar
perilaku yang berkaitan dengan pekerjaan, dan tugas penilai
adalah memilih pernyataan mana yang sesuai denagn kondisi
kerja pegawai
Tabel 2. contoh behavioral checklist
d) Teknik skala penilaian secara grafis, yang relative banyak

digunakan pada organisasi atau perusahaan (landy dan
Rastegary,1998). Walaupun teknik ini kurang detail, namun
mudah digunakan dalam waktu yang singkat. Teknik ini juga
mudah dianalisis secara kuantitatif, dan banyak tim penilai
lebih dapat menerima karena realibilitas dan validitasnya
relative teruji (Cascio, 1996)
221
Tabel 3. Contoh Teknik skala penilaian secara grafis
e) Behaviorally anchored rating scales (BARS), merupakan

variasi dari teknik sebelumnya. Keuntungan utama dari teknik
ini adalah adanya pendeskripsian perilaku mana yang dapat
dikategorikan sebagai prestasi kerja yang memuaskan. Namun
teknik ini membutuhkan usaha yang lebih banyak untuk
mengembangkan usaha skala yang dapat diterima oleh semua
pihak. Table 3 mengilustrasikan teknik ini.
222
Tabel 4. Contoh Behaviorally anchored rating scales (BARS)
2) Result-oriented rating methods, merupakan metode yang menitik

beratkan pada hasil dari kerja yang dibebankan kepada pegawai.
Ada 2 teknik yang dapat digunakan yaitu;
a) Management by objectives, yang didasarkan pada
penetapantujuan bagi organisasi secara keseluruhan, bagi
masing-masing department atau divisi, maupun masing-
masing pegawai. Teknik ini tidak mengukur perilaku pegawai,
namun kontribusi mereka terhadap organisasi (Cambell,
Dunnette, Lawler dan weick, 1970)
b) Work planning and review, menitik beratkan pada perodisitas
penilaian rencana kerja oleh tim penilai dan bawahan untuk
mengidentifikasi tujuan yang tercaapi, masalah yang harus di
peecahkan, dan training yang diperlukan (Meyer, Kay dan
French, 1965).
223
D. LATIHAN SOAL
Jawablah Pertanyaan-Pertanyaan Berikut dengan Jelas dan Singkat!
1. Apa yang anda ketahui tentang birokrasi?
2. Sebutkan dan jelaskan kareteristik dan fungsi birokrasi!
3. Apa yang dimaksud dengan administrasi kepegawaian?
4. Bagaimana system administrasi kepagawan yang baik dan benar menurut
saudara?
5. Bagaimana tipe dan proses pengawasan terhadap administrasi perkantoran?
224
BAB VIII TATA CARA MEMBUAT LAPORAN

1. Mampu Memahami dan Menjelaskan Tentang Pengertian Laporan;
2. Mampu Memahami dan Menjelaskan Tentang Peranan Laporan;
3. Mampu Memahami dan Menjelaskan Tentang Syarat Laporan;
4. Mampu Memahami dan Menjelaskan Tentang Langkah-Langkah
Pembuatan Laporan;
5. Mampu Memahami dan Menjelaskan Tentang Jenis dan Bentuk Laporan;
Laporan adalah salah satu alat resmi untuk menyampaikan informasi yang
isinya memberikan gambaran tentang apa, di mana, bilamana, mengapa dan
siapa yang bertanggung jawab terhadap kejadian-kejadian tersebut. Dengan
demikian laporan mempunyai fungsi yang cukup penting, sehingga laporan
perlu mempunyai syarat-syarat benar dan objektif, jelas dan cermat, langsung
mengenai persoalan, tegas dan konsisten, tepat waktu, dan tepat penerimanya.
Agar laporan yang disampaikan kepada atasan dapat digunakan sesuai dengan
kegunaannya, laporan harus disusun secara tepat. Penyusunan secara tepat jika
laporan tersebut disusun melalui langkah-langkah yang tepat pula, yaitu
pertama-tama menentukan perihal (subjek), mengumpulkan data dan fakta,
mengklasifikasi kan data, mengevaluasi, mengolah, menganalisis dan
menginterpretasikan data, dan membuat kerangka laporan. Kerangka
mencakup pendahuluan, batang tubuh laporan, dan penutup yang berisi
kesimpulan dan saran. Untuk melengkapi laporan perlu diikuti dengan
lampiran. Hal yang tidak boleh dilupakan dalam pembuatan laporan ialah
ukuran kertas, cara pengetikan, yang mencakup tata letak bagian-bagian
laporan, dan penomoran
225
C. MATERI
1. Pengertian Laporan
Laporan dalam bahasa Inggris "report" berasal dari bahasa Latin "portare"
yang berarti membawa atau mengangkut. Awalan (prefix) "re" berarti
kembali, maknanya bahwa jika seseorang ditugaskan untuk mengadakan
penelitian, dan setelah itu ia harus membawa hasil fakta dan data hasil
penelitian tersebut obyektif dan tulus. Laporan dimaksudkan untuk
memberikan gambaran mengenai peristiwa yang terjadi. Isi laporan yang
benar akan mendorong mutu penulisan laporan yang baik. Artinya,
kebenaran isi tercakup pada laporan yang memiliki bentuk yang sistematis,
penalaran yang jelas, dan mengikuti bahasa dengan kritis. Secara umum,
laporan dapat dianggap sebagai pelaksanaan komunikasi secara tertulis
dan lisan. Sedangkan secara khusus yaitu dalam konteks administrasi,
laporan memperoleh pengertian khusus sebagai pertanggungjawaban
pelaksanaan tugas dan fungsi setiap satuan organisasi. ( Soetrisno dan
Renaldi, Brisma : 121).
Dari beberapa pengertian tersebut di atas, dapat disimpulkan bahwa
laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data informasi.
Laporan juga merupakan alat komunikasi yang di dalamnya terdapat,
beberapa kesimpulan atau rekomendasi dari fakta-fakta atau keadaan yang
telah diselidiki. Berdasarkan pengertian ini, suatu laporan berkaitan
dengan suatu penyelidikan, penglihatan, pengamatan, pendengaran,
penelitian dari suatu keadaan yang kemudian diperoleh data/informasi
yang relevan. Selanjutnya, data informasi tersebut diolah dan ditulis
menjadi suatu laporan.
Oleh karena laporan berisi informasi yang dapat dikomunikasikan, maka
laporan dapat digunakan oleh pihak lain untuk tujuan tertentu. Laporan
yang dibuat harus jelas tujuannya. Pada umumnya, laporan mempunyai
beberapa tujuan sebagai berikut:
a. mengatasi masalah;
b. mengambil keputusan;
226
c. mengetahui perkembangan/kemajuan;
d. mengadakan pengawasan, pengendalian atau perbaikan;
e. menemukan teknik-teknik baru
Ilustrasi berikut ini menunjukkan bahwa tujuan pembuatan laporan tidak
hanya satu tujuan melainkan dapat lebih dari satu tujuan, yaitu
menumpuknya barang-barang di gudang. Setelah mendapatkan informasi
secukupnya, dapat diketahui penyebab menumpuknya barang di gudang.
Salah satu penyebabnya adalah pemasukan barang ke gudang yang cepat
tetapi arus keluarnya lambat karena otorisasi yang lambat. Di samping itu,
barang yang sudah diizinkan keluar dari gudang belum dapat diangkat
karena kendaraan yang ada terbatas jumlahnya. Informasi lain adalah
sempitnya gudang rumitnya sistem yang dianut
2. Peranan Laporan
a. Peranan Laporan Dalam Organisasi
Laporan merupakan alat komunikasi ke atas dalam suatu organisasi. 1.
Dengan alat inilah pimpinan diberikan umpan balik (feed-back),
sehingga pimpinan memungkinkan untuk menguji atau mengubah
kebijaksanaan yang telah dibuat. Di samping itu, laporan juga sebagai
alat manajerial dalam melaksanakan tugas/fungsi perencanaan,
pengorganisasian, pengambilan keputusan, pengawasan dan
pengendalian
b. Peranan Laporan dalam "administrative communication"
Peranan laporan dalam administrative communication sangat strategis
yaitu sebagai berikut:
1) Pertanggungjawaban dan pengawasan/pengendalian
Laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari seorang
pejabat/petugas kepada atasannya sesuai dengan tugas dan fungsi
yang dibebankan kepadanya. Dari laporan itu seorang atasan akan
meneliti tentang pelaksanaan tugas dan fungsi oleh pejabat
bersangkutan.
227
2) Penyampaian Informasi
Sebagaimana telah dikemukakan, bahwa laporan merupakan alat
untuk menyampaikan informasi.
3) Bahan Pengambilan Keputusan
Untuk keperluan pengambilan keputusan seorang pimpinan
memerlukan data/dan informasi yang berhubungan dengan
keputusan yang akan diarnbil. Data dan informasi yang akan
diambil. Data dan informasi itu berasal dari laporan-laporan yang
disampaikan ke semua satuan organisasi atau oleh semua satuan
organisasi atau oleh pejabat di dalam organisasi.
4) Alat Pembina Kerja Sama
Laporan dapat berperan sebagai salah satu alat untuk membina
kerja sama. Saling tukar informasi, saling pengertian, dan
koordinasi antara atasan dan bawahan sangat mendukung kerja
sama yang baik.
5) Alat Pengembangan Cakrawala Wawasan
Dengan saling tukar informasi, maka Pengetahuan kita sebagai
pelaksana atau pimpinan akan bertambah luas dan mendorong
timbulnya gagasan baru. Inovasi tugas dapat dikembangkan
berdasarkan pengalaman orang lain
3. Syarat Laporan
a. Laporan Harus Benar dan Obyektif
Subyek laporan mungkin berbeda-beda, namun apa-pun subyeknya
laporan harus dapat dimengerti oleh si penerima. Di samping itu, agar
laporan dapat memenuhi fungsinya, maka laporan harus memuat
informasi yang benar dan obyektif. Ini berarti bahwa informasi yang
dituangkan dalam laporan harus erat hubungannya dengan masalah
yang akan dikemukakan. Kebenaran obyektivitas informasi tersebut
penting sekali oleh karena tepat dan melesetnya keputusan yang
228
diambil oleh pimpinan banyak tergantung pada kualitas laporan yang

diterima.
b. Laporan Harus Jelas dan Cermat
Data yang telah dikumpulkan untuk bahan penyusunan laporan
mungkin banyak sekali. Untuk itu diperlukan kemampuan serta
ketelitian pembuat laporan dalam menentukan mana data yang harus
dimasukkan untuk bahan penyusunan laporan. Banyaknya data dalam
laporan yang kurang ada hubungannya dengan masalah yang
dikemukakan akan mengaburkan persoalan, dan sebagai akibatnya
laporan menjadi tidak jelas. Di samping itu, dalam menyusun laporan
si pembuat laporan harus menempatkan dirinya pada kedudukan
pembaca/penerima laporan, serta menggunakan pandangan pembaca.
Artinya, bahwa ia sendiri harus memahami benar-benar mengerti baik
materi, maupun susunan kalimat, istilah-istilah yang digunakan dalam
laporan
Kalau dia sendiri sulit memahami apa yang ditulisnya, maka orang
lainpun akan lebih tidak mengerti. Oleh karena itu, si pembuat laporan
harus menghindari penggunaan kata-kata atau istilah-istilah yang ia
sendiri kurang memahaminya. Ia hendaknya mengusahakan
penggunaan istilah-istilah dan kata-kata yang sederhana, tetapi jelas
maksudnya. Kalau kedua hal di atas diperhatikan dan dilaksanakan,
maka hal ini akan menjamin kualitas laporan
c. Laporan Harus Langsung Mengenai Sasaran
Perlu disadari bahwa si penerima Laporan seperti pimpinan, terlalu
sibuk dengan banyaknya persoalan yang dihadapi sehari-hari. Oleh
karena itu, diusahakan agar waktunya yang terbatas tidak lagi
dihabiskan untuk menelaah lebih dalam laporan yang diterima.
Laporan yang diterima atasan uraiannya jangan terlalu panjang dan
menggunakan katakata kiasan yang sekedar untuk memberi kesan
bahwa laporan itu tebal. Laporan harus diusahakan singkat, tepat,
padat dan jelas serta langsung mengenai persoalannya
229
d. Laporan Harus Lengkap

Sebagai saran untuk pengambilan keputusan oleh pimpinan, maka
laporan harus dikemukakan secara lengkap. Kelengkapan suatu
laporan banyak ditentukan oleh kemampuan penyusun dalam
mengorganisir data yang mencakup semua segi masalah yang
dilaporkan, di samping dalam mengemukakannya komprehensif.
Penyajian dalam bentuk uraian yang komprehensif berdasarkan data
yang selektif akan lebih lengkap Kalau ditunjang oleh dukungan data
misalnya data statistik, grafik, skema dan sebagainya.
Laporan yang lengkap harus :
1) mencakup segala segi masalah yang dikemukakan;
2) uraiannya tidak memberikan kesempatan timbulnya masalah-
masalah atau pertanyaan-pertanyaan baru;
3) disertai data penunjang, misalnya statistik, tabel, skema dan
sebagainya
Laporan harus Iengkap dan objektif, artinya laporan tidak dibuat-buat,
tidak dikarang semaunya, dan tidak direkayasa berdasarkan kira-kira.
Laporan yang benar dan objektif harus ditulis secara cermat dan dapat
dipertanggung jawabkan
e. Laporan Harus Tegas dan Konsisten
Di depan pernah dikemukakan bahwa laporan hendaknya di buat
sedemikian rupa, sehingga tidak memberikan kesempatan timbulnya
masalah-masalah/persoalan baru. Ini berarti bahwa uraian yang
dikemukakan harus tegas dan tidak kontradiktif antara bagian laporan
yang satu dan yang lainya.
Keterangan yang dilaporkan harus tegas, artinya si pelapor harus
konsekuen atas keterangan yang dikemukakannya dalam keadaan dan
situasi apapun. Konsisten tidak hanya berlaku bagi data atau
keterangan yang dituangkan dalam laporan, tetapi juga berlaku atas
penggunaan bentuk kalimat. Misalnya, sekali kalimat pasif digunakan,
maka dalam uraian Selanjutnya bentuk ini yang digunakan terus.
230
f. Laporan Harus diusahakan Secepat-cepatnya

Laporan dibuat dan disampaikan yang selanjutnya untuk
menanggulangi suatu masalah yang perlu segera penyelesaiannya.
Oleh karena itu, ketepatan waktu penyampaiannya harus benar-benar
diperhatikan. Laporan harus diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan
di sampaikan kepada atasan. Tidak tepatnya waktu penyampaian suatu
laporan berarti bahwa tindakan korektif ataupun tindak lanjut yang
harus diambil akan mengalami keterlambatan. Hal ini memberikan
akibat negatif terhadap organisasi, karena suatu persoalan menjadi
terkatung-katung penyelesaiannya
g. Laporan Harus Tepat Penerimanya
Laporan pada dasarnya mengandung pengertian komunikasi timbal
balik antara yang meminta laporan dan yang memberi laporan, atau
antara atasan dan bawahan. Di satu pihak atasan ingin mengetahui
sampai di mana peiaksanaan tugas yang telah diberikannya, dan di lain
pihak bawahan mendapatkan tanggapan dari atasan atas laporannya
serta bagaimana tindak lanjutnya. Oleh karena itu, laporan harus
benar-benar sampai ke yang memintanya. Laporan yang tidak sampai
ke alamatnya, pasti mengarah ke yang tidak berhak membacanya.
Kalau hal yang demikian itu sampai terjadi, maka menimbulkan
banyak segi negatif. Akibatnya antara lain kebocoran rahasia, laporan
bagi yang memintanya sudah tidak ada nilainya lagi, dan penilaian
negatif oleh atasan terhadap bawahan yang bersangkutan. Mengingat
hal-hal tersebut di atas, maka bagi penyusun laporan diperlukan
persyaratan-persyaratan sebagai berikut:
1) benar-benar menguasai masalah yang dilaporkan;
2) harus mempunyai minat/kesanggupan, obyektif, teliti, di samping
ia harus pula analitis, kooperatif, dan "Open minded";
3) harus mampu menggunakan bahasa tulis yang baik;
4) dapat menggunakan kata-kata dan istilah-istilah yang sederhana,
jelas serta mudah dimengerti
231
4. Langkah-Langkah Pembuatan Laporan

Agar laporan yang akan disampaikan kepada atasan dapat digunakan
sesuai dengan kegunaannya (fungsinya), maka laporan harus disusun
secara tepat. Laporan dapat disusun secara tepat apabila prosedur atau
langkah-langkah yang dilakukan dalam penyusunan nya tepat pula.
Langkah-langkah atau prosedur yang harus ditempuh dalampembuatan
laporan adalah sebagai berikut:
a. Menentukan perihal (subyek)
Ini dilakukan dengan maksud:
1) agar yang akan dilaporkan terang dan jelas;
2) agar tahu membatasi diri (tidak melantur);
3) agar memenuhi keinginan pihak yang akan menerima laporan;
4) untuk mempermudah pengumpulan data
b. Mengumpulkan fakta dan data
Data dan fakta yang dipergunakan dalam penyusunan laporan,
misalnya
1) Surat Keputusan dan landasan-landasan yuridis lainnya;
2) Skema atau struktur organisasi;
3) Data kepegawaian, keuangan, materiil, peralatan pemasaran dan
sebagainya;
4) Rencana/program kerja;
5) Notulen rapat;
6) Grafik, tabel dan sebagainya;
7) Rumusan tugas, job description dan sebagainya;
8) Buku-buku pedoman kerja (manual).
Bahan-bahan laporan di atas diperoleh dari sumber-sumber primer
(primary resource) maupun dari sumber-sumber sekunder (secondary
resource); Sumber-sumber primer (primary resource), meliputi data
dari :
1) Hasil wawancara;
232
2) Hasil diskusi;
3) Hasil pengisian daftar pertanyaan (questionaire);
4) Hasil observasi Iangsung
Sumber-sumber sekunder (secondary resource) meliputi data dari:
1) Perpustakaan dan dokumentasi;
2) Statistik;
3) Almanak;
4) Buku harian;
5) Laporan-laporan;
6) Hasil riset dari lembaga
c. Data yang telah terkumpul melalui cara-cara pengumpulan seperti
tersebut di atas, agar dapat dipergunakan dengan baik, sistematis dan
tepat harus diadakan pengklasifikasian dengan setepat-tepatnya
Pengklasifikasian ini berguna dalam rangka:
1) menyusun sistematika laporan;
2) menentukan data mana yang perlu dimasukkan untuk analisis dan
data mana pula yang cukup disertakan sebagai lampiran-lampiran;
3) mempermudah penentuan korelasi antara data yang satu dan data
lainnya, dan selanjutnya akan mempermudah dalam analisisnya;
4) evaluasi dan pengolahan data
5) membuat kerangka laporan
Seperti telah dijelaskan, pada pokoknya laporan dimaksudkan untuk
memberikan gambaran tentang apa yang telah terjadi, di mana, bilamana
dan mengapa hal itu terjadi, serta siapa yang bertanggung jawab terhadap
kejadian-kejadian tersebut. Pada garis besarnya laporan mencakup:
a. keadaan secara faktual, termasuk di sini antara lain penyajian
mengenai:
1) Tujuan laporan;
2) Latar belakang informasi yang menyangkut obyek yang
dilaporkan;
3) Landasan-landasan yang bertalian dengan obyek tersebut;
233
4) Data statistik.
b. Analisis terhadap obyek yang dilaporkan, mencakup antara lain :
1) Pendekatan yang digunakan;
2) Asas-asas yang digunakan;
3) Teknik-teknik dan model-model matematika yang digunakan;
4) Teknik menginventarisasi, mengklasifikasi, mentabulasi, dan
mengevaluasi, menginterpretasi data;
5) Penemuan sebab-sebab;
6) Pilihan berbagai macam jalan keluar.
c. Saran-saran mencakup:
1) Penemuan pemecahan masalah;
2) Pengarahan implementasi;
3) Kesimpulan;
4) Penutup.
d. Ringkasan
Dalam laporan-laporan penelitian, summary biasanya ditempatkan di
depan, yaitu setelah pendahuluan dengan mempergunakan judul
ringkasan untuk pimpinan (Executive Summary). Cara ini
dimaksudkan agar yang berkepentingan dengan cepat dapat
memperoleh gambaran yang menyeluruh tentang hal-hal yang
tercakup dalam laporan
e. Lampiran dan Daftar Kepustakaan masalah-masalah yang dicakup
dalam laporan tersebut dituangkan dalam kerangka laporan.
Pada pokoknya kerangka laporan itu mencakup:
a. Pendahuluan
Pendahuluan bermaksud mengantarkan dan mengajak pembaca
mengetahui isi laporan. Jadi, pendahuluan memuat latar belakang
persoalan, apa sebabnya laporan dibuat, apa maksud penulisan, apa
sesungguhnya perihal yang akan dikupas. Singkatnya, di samping
mengajak : memasuki "alam pikiran pelapor”, yang membaca harus
merasa tertarik setelah membaca pendahuluan untuk terus
234
membacanya. Bahkan untuk mereka yang sibuk, dengan membaca

pendahuluan sudah mendapat gambaran tentang isi laporan. Biasanya
pendahuluan ini dibagi dalam sub-sub.
1) Maksud dan tujuan laporan;
2) Masalah pokok yang akan dilaporkan;
3) Pendekatan dan sistematika laporan.
b. Batang Tubuh Laporan
Bagian ini merupakan bagian laporan yang terpenting, karena di
bagian inilah dipaparkan segala fakta dan data yang telah diolah tadi.
Batang tubuh laporan dapat dikelompokkan ke dalam beberapa Bab
sesuai dengan keperluan. Laporan yang kurang dari 20 lembar,
pemecahan batang tubuh laporan ke dalam bab-bab tidak diperlukan.
Biasanya judul sub-sub ditempatkan pada bagian sebelah kiri.
Pada batang tubuh laporan dapat pula dilengkapi dengan chart,
diagram, tabel-tabel, gambar-gambar dan lain sebagainya, sepanjang
hal ini merupakan bagian dari pembahasan. Namun demikian, kalau
chart dan yang lain-lain itu hanya sebagai pelengkap saja, cukup
dimasukkan pada bagian lampiran. Batang tubuh laporan yang
merupakan isi pokok dari laporan biasanya mengandung uraian
tentang.
1) Fakta dan data pelaksanaan kegiatan;
2) Fakta tentang tujuan yang telah dicapai;
3) Masalah-masalah yang dihadapi.
Dalam mengemukakan masalah sebaiknya dikemukakan dalam
pertanyaan negatif, misalnya: belum sempurnanya sistem
pengangkatan pegawai. Setelah permasalahan dikemukakan,
kemudian diuraikan dan ditunjukkan faktanya.
4) Pembahasan atau analisis masalah Setelah diuraikan dan
ditunjukkan faktanya, kemudian dianalisis, maksudnya diuraikan
sebab-musababnya timbulnya masalah itu yang mengarah
kepemecahan masalah (belum pemecahan masalah).
235
c. Kesimpulan
Yang dimaksud dengan kesimpulan adalah hal-hal yang besar (garis-
garis besar) dalam penyajian Bab sebelumnya. Perlu diingat bahwa
masalah tidak disimpulkan, yang disimpulkan adalah fakta, dan
pemecahan masalah.
d. Saran
Saran adalah semacam terapi atau pengobatan, langkah-langkah yang
akan dijalankan untukpemecahan masalah baik dalam jangka pendek
maupun jangka panjang. Saran sifatnya harus dinamis. Saran pada
dasarnya berasal dari yang telah disajikan maupun yang berasal di luar
yang telah disajikan.
e. Lampiran
Sumber Bahan (Kepustakaan) Lampiran merupakan data pendukung
uraian isi laporan yang mungkin terlalu banyak, sehingga tidak
dimasukkan dalam teks laporan. Karena apabila dimasukan dalam teks
laporan, dapat mengganggu kontinuitas laporan, dan lebih jauh lagi
dikhawatirkan dapat mengganggu pengertian mengenai hal-hal yang
diuraikan dalam teks laporan. Lampiran laporan, dapat berupa:
Peraturan perundangan, surat-surat, bagan, diagram, tabel, gambar,
foto, denah, dan lain-lain. Apabila jenis/macam lampiran banyak, perlu
ditulis-kan nomor urutnya. Misalnya, Lihat Lampiran I, Lihat
Lampiran II, dan selanjutnya. Kepustakaan perlu dicantumkan, apabila
penulisan suatu laporan mengambil acuan dari berbagai buku atau
hasil penelitian yang sudah dipublikasikan.
Perhatikan contoh penulisan kepustakaan berikut
Bratawidjaya. Thomas, Wiyasa, Surat Bisnis
Modern, Jakarta: Pustaka Binaman Pressindo, 1990.
Subagyo, P. Joko, Metode Penelitian Dalam Teoridan Praktek (1991),
Jakarta: Rineka Cipta
236
5. Jenis Dan Bentuk laporan

a. Jenis Laporan
Laporan dapat digolongkan menurut :
1) Maksud Pelaporan
a) Laporan informativ, yaitu laporan yang dimaksudkan untuk
memberi informasi dan bukan dimaksudkan untuk memberi
analisis atau rekomendasi. Titik pentingnya adalah pemberian
informasi yang akurat dan terinci.
b) Laporan rekomendasi yaitu laporan yang di samping
memberikan informasi juga menyertakan pendapat si pelapor,
dengan maksud memberikan rekomendsasi (usul yang tidak
mengikat). Meski demikian akurasi dan rincian informasi tetap
diperlukan supaya rekomendasi yang diberikan juga
meyakinkan.
c) Laporan analitis yaitu laporan yang memuat sumbangan
pikiran si pelapor, bisa berupa pendapat atau saran, setelah
melalui analitis yang matang dan mendalam. Kebanyakan
laporan akademis berada pada kategori ini.
d) Laporan Pertanggungjawaban yaitu di mana si pelapor
memberi gambaran tentang pekerjaan yang sedang
dilaksanakan (Progress report) atau sudah dilaksanakan
(bersifat evaluatif)
e) Laporan Kelayakan (feasibility report) yaitu pelapor
menganalisis suatu situasi atau masalah secara mendalam
untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan: layak atau tidak.
Berbagai alternative dinanalisis, kemudian ditentukan mana
yang lebih baik.
2) Berdasarkan Cara Penyampaian
Jika dilihat dari segi cara penyampaian, laporan dalam
diklasifikasikan menjadi 3, yaitu :
a) Laporan Lisan
237
Laporan ini tidak memerlukan bentuk penulisan khusus, karena

pelapor mengungkapkan isi laporannya secara lisan kepada
pimpinan, baik bertatap muka secara langsung maupun melalui
telepon. Tetapi penting diperhatikan bahwa menyampaikan
laporan melalui telepon, menurut etika perkantoran dianggap
kurang sopan. Laporan lisan disampaikan bila hal-hal yang
dilaporkan hanya bersifat informatif dan singkat, tidak
memerlukan perincian yang mendetail, serta hal-hal yang
dilaporkan tidak membawa akibat atau pengaruh yang fatal.
Salah satu kelemahan dari laporan lisan adalah adanya
ketidakleluasaan untuk mengungkapkan isi laporan, baik
karena waktu terbatas maupun tekanan psikologis pelapor
terhadap pimpinan.
b) Laporan Tertulis
Laporan yang disampaikan dalam bentuk tulisan biasanya
diketik di komputer, yang memberikn keleluasaan penggunaa
data yang menukung dalam bentuk diagram maupun gambar
yang mendukung isi laporan. Mengenai berapa banyak yang
akan dilaporkan tergantung pada kebutuhan, apakah laporan
dapat dibuat secara ringkas atau perlu pembahasan secara
mendalam. Laporan ini bisa berbentuk laporan formal atau
informal. Melalui laporan tertulis diharapkan informasi yang
disajikan lebih terstruktur disertai dengan analisis yang
mendalam.
c) Laporan Visual
Laporan visual merupakan merupakan laporan yang disajikan
dalam bentuk gambar, entah lukisan, foto, film atau slide.
Laporan ini bisa kita temui pada berita yang ditayangkan dalam
televisi atau film dokumentasi yang dibuat untuk melaporkan
kejadian tertentu sehingga membutuhkan biaya yang relatif
lebih besar.
238
3) Berasarkan Waktu Penyampaian

diklasifikasikan menjadi 2, yaitu :
a) Laporan Rutin
Laporan ini sering pula disebut sebagai laporan berkala atau
periodik. Laporan rutin merupakan laporan yang dibuat secara
rutin menurut periode waktu tertentu, misalnya mingguan,
bulanan, atau triwulan. Laporan ini biasanya memuat informasi
yang berhubungan dengan pelaksanaan aktivitas pada satuan
unit organisasi atau tugas individu dalam organisasi.
b) Laporan Isidental
Laporan isidental merupakan laporan yang dibuat dan
disampaikan dengan waktu yang tidak terjadwal secara tetap.
Laporan ini disusun biala ada sesuatu hal yang dipandang
sangat penting untuk disampaikan atau kegiatan yang bersifat
khusus dan mendadak.
4) Berasarkan Bentuk
diklasifikasikan menjadi 3 , yaitu :
a) Laporan berbentuk surat
Laporan ini dibuat dalam bentuk surat dengan isi yang terbatas,
biasanya hanya poin-poin terpenting saja yang perlu ditulis di
dalamnya.
b) laporan berbentuk formulir
laporan ini disajikan dengan bentuk dan format yang tetap.
Dengan emikian, yang berubah hanya isi laporan, tetapi materi
yang dilaporkan tetap. Laporan berbentuk formulir digunakan
untuk laporan yang bersifat rutin, misalnya laporan penjualan,
laporan pembelian, laporan penilaian suatu hasil kerja, dan
laporan produksi unit kerja.
c) Laporan berbentuk karangan atau naskah
239
Laporan dibuat dalam bentuk karangan, karena informasi yang

disampaikan cukup banyak. Laporan ini biasanya untuk
menulis laporan formal, misalnya skripsi atau thesis maupun
disertasi.
5) Berdasarkan Sifat penyajian
diklasifikasikan menjadi 2 , yaitu :
a) Laporan Informal
Laporan ini biasanya diwujudkan dalam bentuk e-mail, memo,
atau surat yang dibuat dengan tidak mengikuti atauran
pembuatan laporan pada umumnya. Pembuat laporan dapat
membuat bentuk yang sesuai dengan keinginannya sendiri dan
sering tanpa disertai dokumen-dokumen yang mendukung
materi laporan.
b) Laporan Formal
Laporan ini sifatnya analitis yang dibuat dengan mengikuti
aturan resmi dalam pembuatan laopran dan didukung oleh
dokumen-dokumen resmi. Salah satu hal yang paling penting
diperhatikan adalah pembuat laporan harus mampu
menginterpretasikan data dengan benar. Kekeliruan dalam
menginterpretasikan data akan berdampak pada kesalahan
dalam pembuatan kesimpulan atau rekomendasi. Dalam
pembuatan kesimpulan, unsur subektivitas pembuat laporan
tidak boleh dimasukkan agar laporan tetap bersifat benar dan
objektif.
240
D. LATIHAN SOAL
Jawablah Soal-Soal Berikut Dengan Singkat dan Benar!
1. Jelaskan Tentang Pengertian Laporan!
2. Sebutkan Peranan Laporan!
3. Sebutkan dan Jelaskan Syarat Laporan!
4. Bagaimakah Langkah-Langkah Pembuatan Laporan?
5. Sebutkan Jenis dan Bentuk Laporan!
241

Modul Adm Perkantoran

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Modul Adm Perkantoran

Judul Asli:

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

BAHAN AJAR

POLITEKNIK TRANSPORTASI DARAT BALI

Tabanan, Mei 2020

BAHAN AJAR INI HANYA DIGUNAKAN UNTUK INTERNAL

KATA PENGANTAR ............................................................................................. i

DAFTAR ISI .......................................................................................................... iii

DAFTAR TABEL ................................................................................................. vii

DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... viii

TINAJUAN MATA KULIAH ................................................................................ 1

A. DISKRIPSI SINGKAT MATA KULIAH ............................................. 1

B. KEGUNAAN / MANFAAT MATA KULIAH ..................................... 1

C. STANDAR KOMPETENSI MATA KULIAH ...................................... 2

D. SUSUNAN URUTAN BAHAN AJAR ................................................. 2

E. PETUNJUK BAGI TARUNA ............................................................... 3

BAB I KONSEP DASAR ADMINISTRASI PERKANTORAN........................... 4

A. KOMPETENSI DASAR DAN INDIKATOR ....................................... 4

B. DESKRIPSI SINGKAT ......................................................................... 4

D. LATIHAN SOAL ................................................................................. 27

BAB II ORGANISASI DAN KEPEMIMPINAN KANTOR............................... 28

A. KOMPETENSI DASAR DAN INDIKATOR ..................................... 28

B. DESKRIPSI SINGKAT ....................................................................... 28

D. LATIHAN SOAL ................................................................................. 48

A. KOMPETENSI DASAR DAN INDIKATOR ..................................... 49

B. DESKRIPSI SINGKAT ....................................................................... 49

D. LATIHAN SOAL ................................................................................. 74

BAB IV STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR DAN EFISIENSI

A. KOMPETENSI DASAR DAN INDIKATOR ..................................... 76

B. DESKRIPSI SINGKAT ....................................................................... 76

3. Prinsip-Prinsip SOP .............................................................................. 80

D. LATIHAN SOAL ................................................................................. 95

BAB V SISTEM PENGELOLAAN KEARSIPAN .............................................. 96

A. KOMPETENSI DASAR DAN INDIKATOR ..................................... 96

B. DESKRIPSI SINGKAT ....................................................................... 96

D. SOAL LATIHAN ............................................................................... 132

BAB VI KESEKRETARIATAN ........................................................................ 141

A. KOMPETENSI DASAR DAN INDIKATOR ................................... 141

B. DESKRIPSI SINGKAT ..................................................................... 141

C. MATERI ............................................................................................. 143

D. LATIHAN SOAL ............................................................................... 180

BAB VII BIROKRASI DAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN ................. 185

A. KOMPETENSI DASAR DAN INDIKATOR ................................... 185

B. DESKRIPSI SINGKAT ..................................................................... 185

C. MATERI ............................................................................................. 187

2. Karakteristik, Tipe, Tugas dan Fungsi Birokrasi ................................ 188

D. LATIHAN SOAL ............................................................................... 224

BAB VIII TATA CARA MEMBUAT LAPORAN ........................................... 225

A. KOMPETENSI DASAR DAN INDIKATOR ................................... 225

B. DESKRIPSI SINGKAT ..................................................................... 225

C. MATERI ............................................................................................. 226

D. LATIHAN SOAL ............................................................................... 241

Tabel 1. Bentuk Bentuk Simbol Penyusunan SOP dengan Flowchat ................... 86

Gambar 1. Struktur Organisasi Lini ...................................................................... 30

TINAJUAN MATA KULIAH

A. DISKRIPSI SINGKAT MATA KULIAH

B. KEGUNAAN / MANFAAT MATA KULIAH

C. STANDAR KOMPETENSI MATA KULIAH

D. SUSUNAN URUTAN BAHAN AJAR

BAB IV STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR DAN EFISIENSI

E. PETUNJUK BAGI TARUNA

BAB I KONSEP DASAR ADMINISTRASI

A. KOMPETENSI DASAR DAN INDIKATOR

Unsur – Unsur Administrasi