PENGENALAN MS.

WORD 1
PENDAHULUAN

a) Mengenal Microsoft Word

Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata.
Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis,
skripsi, novel, dan sebagainya. Selain menulis dokumen, MS Word juga
dapat digunakan untuk bekerja dengan tabel, menulis teks dengan kreasi,
menyisipkan gambar, maupun yang lainnya.Secara default, tampilan area
kerja program MS Word terdiri atas Title Bar, Menu Bar, Tool Bar, Ruler, dan
Task Pane.
Tampilan area kerja dapat dilihat pada Gambar 1.

Title Bar
Menu Bar
Toolbar Standart

Ruler

 Title bar berisi nama file yang sedang dikerjakan, serta tombol
menampilkan,atau menyembunyikan jendela program, Task
Status BarToolbar Gambar danPane
menutup
program, yaitu tombol Minimize, Maximize/Restore, dan Close.

1
 Menu bar berisi serangkaian perintah yang didalamnya terdapat sub-
sub perintah sesuai kategorinya.
 Tool bar berisi tombol-tombol yang berfungsi sebagai alternatif
penggunaan perintah yang sering digunakan. Sebagai contoh, tool
Open merupakan shortcut dari perintah File > Open, atau tool Print
merupakan shortcut dari perintah File > Print.
 Ruler merupakan kotak pengukuran yang diletakkan secara horizontal,
yaitu di atas dokumen, dan secara vertikal, yaitu di sebelah kiri
dokumen. Ruler berfungsi untuk mempermudah melakukan
pengaturan letak halaman.
 Task pane merupakan fasilitas yang berisi rangkuman perintah yang
sering digunakan dalam pengeditan dokumen. Bagian di dalam
jendela Task Pane terdiri atas 13 bagian, yaitu Getting Started, Help,
Search Results, Clip Art, Research, Clipboard, New Dokument,
Shared Workspace, DocumentUpdates, Protect Document, Styles
and Formatting, Reveal Formatting,Mail Merge, dan XML
Structures.
 Status bar adalah baris horizontal yang menampilan informasi jendela
dokumen yang sedang ditampilkan.
 Tool bar gambar berisi tombol-tombol yang berfungsi sebagai alternatif
penggunaan tools gambar yang sering digunakan.

b) Latihan membuat surat lamaran dengan Ms. Word

Agar lebih jelasnya untuk memahami berbagai fungsi yang ada pada
Ms. Word kita mulai dengan membuat surat lamaran menggunakan
format pengaturan halaman standar yang biasa digunakan.

Berikut adalah contoh surat lamaran pekerjaan :

2
Kepada Yth,
Kepala Bagian Personalia
PT. Sumber Kaya
Jl. Pelituran 13
Jakarta

Dengan hormat,

    Menanggapi iklan Anda di harian Kompas terbitan tanggal 7 Juni 2011
untuk posisi sekretaris, saya ingin menawarkan diri saya untuk posisi tersebut.

    Saya berusia dua puluh dua tahun dan pernah bekerja sebagai staf juru ketik
selama dua tahun. Setelah tamat dari Akademi Sekretaris, saya mengikuti
pelatihan kerja untuk pekerjaan sekretaris selama tiga bulan. Sekarang saya
merasa memiliki keahlian yang diperlukan untuk mengisi lowongan yang Anda
tawarkan.

    Untuk informasi selanjutnya, dengan ini saya lampirkan daftar riwayat
hidup, surat keterangan dari akademi, dan selembar foto terbaru saya.

    Saya harap Bapak akan mempertimbangkan lamaran ini, dan memberi saya
suatu kesempatan untuk wawancara.

Hormat saya,

Phebe Setyarini

3
Langkah-langkah pembuatan tampilan diatas :

1. Buka Ms.Word 2003 kemudian atur Margins dengan ketentuan :

Atas : 4cm
Kiri : 4cm
Kanan : 3cm
Bawah : 3cm
Pilih menu File -> klik Page Setup -> pilih Margins maka akan tampil
seperti gambar dibawah ini.

2. Mengatur font dengan ketentuan :

Font : Times New Roman

Size : 12
Font style : regular

4
 Pilih menu Format -> klik Font -> maka akan tampil seperti gambar
dibawah ini.

3. Setelah mengatur format halaman dan font diatas, kita dapat memulai
penulisan.

a) Membuat kepala surat :

Kepada Yth, Pengaturan cetak tebal dapat
Kepala Bagian Personalia menggunakan Toolbar atau
menggunakan shortcut ctrl + b.
PT. Sumber Kaya
Atur perataan teks rata kiri
Jl. Pelituran 13
menggunakan Toolbar atau
Jakarta menggunakan shortcut ctrl + L

b) Untuk membuat isi surat : pada tiap awal paragraf terdapat tulisan
menjorok kedalam dapat menggunakan tombol Tab yang terdapat
pada keyboard dan penutup surat menggunakan format seperti
pembuatan kepala surat.

5
 Microsoft Word adalah perangkat lunak pengolah data yaitu perangkat
lunak yang digunakan untuk keperluan tulis menulis, dengan penambahan
fitur seperti pengaturan format tampilan huruf dan paragraph, penyisipan
gambar, penyisipan table dan fungsi-fungsi lanjut lain seperti pengujian
kesalahan tata bahasa dan integrasi dengan format dokumen lain. Sekarang
hampir semua lapisan masyarakat menggunakan komputer terutama
microsoft office word, seperti halnya siswa, guru, pekerja, pengusaha, dan
hampir semuanya menggunakan office word untuk menunjang aktifitasnya.

1. Pengenalan MS.Word

Microsoft Word merupakan program aplikasi pengolah kata (word

processor) yang biasa digunakan untuk membuat laporan, dokumen
berbentuk surat kabar, label surat, membuat tabel pada dokumen. Microsoft
Word 2007 merupakan program pengolah kata terbaru dari Microsoft.
Secara default ttampilan area kerja program MS Word 2007 terdiri atas
Title Bar, Office Button, Quick Access Toolbar, Menu Bar, Ribbon, Ruler,
Status Bar, dan View Toolbar.

6
 Title Bar berisi nama file yang sedang dikerjakan, serta tombol
menampilkan, atau menyembunyikan jendela program, dan menutup
program, yaitu tombol Minimize, Maximize/Restore, dan Close.
 Office Button berisi perintah-perintah yang berkaitan dengan
dokumen seperti membuat   dokumen   baru   (New),   membuka  
dokumen   (Open),   menyimpan dokumen (Save), mencetak dokumen
(Print), dan sebagainya.

Gambar .Menu-menu dalam Office Button

 Quick Access Toolbar berisi tombol-tombol yang berfungsi sebagai

alternatif penggunaan perintah yang sering digunakan. Sebagai
contoh, tool Open merupakan  shortcut dari  Office  Button > Open,
atau  tool  Save  merupakan shortcut dari Office Button > Save.
 Menu Bar berisi serangkaian perintah yang didalamnya terdapat sub-
sub perintah sesuai kategorinya. Sebagai contoh, pada menu Home
terdapat submenu Clipboard, Font, Paragraph, Styles, dan Editing
yang didalamnya berisi perintah-perintah sesuai kategorinya.

7
  Ribbon berisi perintah-perintah khusus merupakan submenu Menu
Bar.
 Ruler merupakan kotak pengukuran yang diletakkan secara
horizontal, yaitu di atas dokumen, dan secara vertikal, yaitu di sebelah
kiri dokumen. Ruler berfungsi untuk mempermudah melakukan
pengaturan letak halaman.
 Status Bar adalah baris horizontal yang menampilkan informasi
jendela dokumen yang sedang ditampilkan, antara lain

Gambar Status Bar

1.1 Mengoperasikan Microsoft Word

A. Membuka Microsoft Word
Untuk membuka Microsoft Word ada 2 cara, yaitu :
1. Double Click icon Microsoft Word pada Desktop

2. Click Start _ Programs _ Microsoft Office _ Microsoft Word

8
 B. Membuat Dokumen Baru
Jika baru dalam memulai mengoperasikan Microsoft Word, biasanya
akan langsung ditampilkan dokumen kosong yang siap untuk ditulisi.
Namun, jika komputer tidak secara otomatis menyediakan dokumen
kosong, ada 2 cara yang dapat menjadi alternatif dalam membuat
dokumen baru.
1. Click icon atau tekan Alt+F >New >Blank Document

2. Tekan Ctrl+N pada keyboard

C. Membuka File Yang Sudah Tersimpan

Ada beberapa cara untuk membuka file yang telah tersimpan dalam
folder komputer, antara lain:
1. Click icon atau tekan Alt+F _ Open

2. Tekan Ctrl+O pada keyboard

Dari ketiga cara di atas, akan menghasilkan tampilan kotak dialog Open File,
pilih file yang ingin dibuka dengan menentukan letak foldernya terlebih
dahulu. Click tombol Open, maka file yang dipilih akan dibuka oleh Microsoft
Word.

9
D. Menyimpan Dokumen
Segera setelah memulai penulisan sebuah dokumen sedapat mungkin
dilakukan penyimpanan. Hal ini bertujuan untuk menghindari dari
hilangnya dokumen.
Ada beberapa cara untuk menyimpan file dalam folder komputer,
antara lain:
1. Click icon atau tekan Alt+F >Save As

2. Klik icon Save pada ribbon

3. Tekan Ctrl+S pada keyboard

Kemudian akan ditampilkan kotak Dialog Save As. Ketikkan nama
file dokumen yang telah dibuat, dan Click Save.

10
 E. Menutup File Dokumen
1. Click icon atau tekan Alt+F _ Close

2. Klik icon pada ribbon

F. Menutup Jendela Microsoft Word

Pada saat menutup jendela Microsoft word, pastikan terlebih dahulu
bahwa dokumen telah tersimpan dengan benar.
1. Click icon atau tekan Alt+F _Exit Word

2. Click pada kanan atas dari jendela Microsoft Word

1.2 Format Penulisan

Mengatur format teks dapat menggunakan salah satu cara berikut ini :
1. Block teks yang akan di format, kemudian atur formatnya sesuai yang di
inginkan.
2. Tempatkan kursor pada posisi awal kemudian mengatur formatnya.
Dengan cara ini, semua teks yang telah di ketik mulai dari posisi awal
akan mengikuti format yang telah dipilih sampai dilakukan perubahan
kembali atau memindahkan posisi kursor ke bagian lain dari dokumen.
Untuk mengatur teks anda dapat menggunakan grup Font yang ada pada
ribbon.

11
Atau dapat juga diatur dengan menggunakan kotak dialog Font dengan
hotkey Ctrl+D atau Ctrl+Shift+F

A. Mengatur Paragraf
Untuk mengatur paragraf dapat menggunakan grup Paragraf pada
ribbon.

12
 B. Mengatur Perataan Teks Paragraf
Perataan teks dalam paragraf dapat dilakukan dengan posisi rata sisi
kiri (left-align), rata sisi kanan (right-align), ditengah (center) dan rata
sisi kiri dan kanan (justify).
A. Mengatur Indentasi
Dapat mengatur indentasi paragraf terhadap margin kiri, margin kanan
atau keduanya Juga dapat membuat indentasi hanya pada baris
pertama.
B. Mengatur Jarak Spasi Baris
Apabila diperlukan, dapat mengatur jarak spasi dari baris agar masing-
masing baris mempunyai jarak yang cukup dan sesuai dengan
kebutuhan.

1.3 Format Halaman

A. Mengatur Setting Halaman (Margin dan Ukuran Kertas)
a. Klik Page LayOut
b. Klik Tab Margin
c. Pilih bentuk Margini yang diinginkan
d. Jika tidak ada ukuran yang cocok, klik di Custom margin dan
tentukan:
o Top : Jarak antara sisi atas kertas dengan teks/naskah
o Bottom : Jarak antara sisi bawah kertas dengan teks/
naskah
o Left : Jarak antara sisi kiri kertas dgn sisi kiri naskah
o Right : Jarak antara sisi kanan kertas dengan sisi kanan
naskah
o Gutter : Jarak spasi tambahan pada margin kiri yang di-
-tujukan sebagai tempat penjilidan
o Gutter Position : Letak Gutter
o Orientation : Pengaturan arah cetakkan halaman dgn
Portrait (memanjang) dan Landscape
(melebar)

13
 o Preview : Tampilan layar Word

B. Paper Size
a. Klik di Size, kemudian tentukan ukuran kertas yang diinginkan.
b. Jika tidak ada yang sesuai, klik di More Paper Size.
Contoh : A4, Legal, dll
Width : Menentukan ukuran lebar kertas.
Height : Menentukan ukuran tinggi kertas.

C. Penomoran Halaman

Langkah-langkah membuat Bullets:

a. Blok atau tandai bagian naskah yang akan ditandai Bullet.
b. Klik tab Home, kemuadian klik tab Icon.
c. Untuk memilih jenis Bullet, klik tanda panah ke bawah, klik Bullet
yang diharapkan.
d. Selain itu juga bisa memilih alternatif Bullet yang lain dengan
mengklik Define New Bullet.
e. Klik Character, lalu pilih jenis Bullet yang diinginkan.
f. Klik Ok.

Langkah-langkah membuat Numbered:

a. Blok atau tandai bagian naskah yang ingin dibuat Numbered.
b. Klik tab Home, lalu klik Icon.
c. Untuk memilih jenis Numbered, klik tanda panah ke bawah, klik
Numbered yang diharapkan.
d. Selain itu juga bisa memilih alternatif Bullet yang lain dengan
mengklik Define New Numbered.
e. Klik Character, lalu pilih jenis Numbered yang diinginkan.
f. Klik Ok.

1.4 Header Footer

Untuk membuat nomor halaman, Header dan Footer yang berbeda-
beda pada setiap halaman dalam satu lembar kerja dokumen dapat dilakukan
dengan cara menggunakan fitur Break.

14
 Pada Word, fitur Break memiliki 2 bagian yaitu Page Break dan
Section Break. Dapat juga menggunakan fungsi Next Break dan memulai
section baru pada halaman selanjutnya.

Langkah-langkahnya:
a. Pilihlah dokumen yang akan dibuatkan nomor halaman.
b. Pada bagian Header dan Footer silahkan isi sesuai pilihan, lalu
tambahkan Page Number dengan format yang diinginkan.
c. Setelah itu masuk ke tab Page Layout dan pilih Breaks, pada bagian
Breaks, pilih Next Page.
d. Sebelum merubah bagian Header dan Footer halaman kedua,
pastikan mematikan Link to Previous terlebih dahulu.
e. Setelah itu baru dapat merubah Header dan Footer pada halaman
kedua dengan mudah.

2. Penyisipan Gambar
Untuk menyisipkan sebuah Clip Art/gambar/grafik ke dalam dokumen dari
menu bar, masuk ke Insert  Picture  Clip Art. Selanjutnya akan diberi
pilihan untuk memilih Clip Art yang akan disisipkan

Untuk mengubah pengaturan gambar, dapat mengklik-ganda gambar

tersebut untuk menampilkan jendela dialog pengaturan gambar.

3. Pembuatan Tabel

Untuk membuat table biasanya lebih mudah dengan menggunakan

Microsoft Excel. Akan tetapi Microsoft Word juga menyediakan fasilitas untuk
membuat sebuah table.
Langkah – Langkah pembuatan table :

15
 1. Klik menu Insert pada ribbon
2. Pilih icon table , kemudian Insert Table

Dalam pembuatan sebuah table disediakan beberapa menu tambahan,

antara lain :
1. Insert
Dengan menu Insert dapat menambahkan kolom, baris, dan cell
pada saat pembuatan table.
Langkah-Langkah: Klik kanan pada table > Insert > Insert ……
(sesuai yang diinginkan)
2. Merge
Dengan Merge dapat menggabungkan beberapa kolom atau baris
menjadi satu.
Langkah-Langkah :
a. Block baris atau kolom yang diinginkan terlebih dahulu
b. Klik kanan _ Merge Cells
3. Table properties, digunakan untuk mengatur tampilan table.
Langkah-Langkah :
a. Block tabel terlebih dahulu
b. Klik kanan _ Table Properties

RANGKUMAN
Dengan semakin canggihnya tool microsoft word, fungsi dari MS Word
pun tidak hanya terbatas  pada pengolahan kata. Tabel dalam word juga bisa
digunakan untuk olah angka meski tak sekomplit di MS Excel. 
Dalam MS Word baru misal seperti pada MS Word 2010 dan 2013 ada tool
baru untuk convert ke dalam file media lain, misal; convert dari file word ke

16
PDF, atau program lain dan masih banyak lagi fitur lain yang bisa di
manfaatkan dari MS Word. Selain itu masih banyak lagi manfaat yang bisa di
temukan dalam MS Word, seperti memudahkan menyelesaikan pekerjaan,
menghemat waktu dan menghemat kertas.

TUNTUNAN LATIHAN
Langkah – Langkah untuk membuat kolom berita :
1. Click menu tab Page Layout pada ribbon
2. Pilih Columns yang terletak pada ribbon Page Setup
3. Pilih banyak pembagian kolom yang anda inginkan

LATIHAN 1
Buatlah kolom berita seperti gambar dibawah ini

TUNTUNAN LATIHAN
Word menyediakan fungsi style untuk mempermudah penulisan karya ilmiah
dan laporan.
Berikut ini adalah cara untuk membuat style baru:
1. Klik panah ke bawah pada ribbon styles
2. Klik pada tombol new style ( )
3. Akan muncul kotak dialog sebagai berikut
4. Atur style yang diinginkan

17
 5. Klik OK

LATIHAN 2
o Buatlah style baru dengan nama “MyStyle”, tipe huruf Algerian, size
14, colorgreen dengan tipe awal heading 1, jika dienter akan
berpindah ke tipe normal.
o Buatlah style baru dengan nama “FunStyle”, tipe huruf Times New
Roman ,size 18, color blue dengan tipe awal heading 2, jika dienter
akan berpindah ketipe MyStyle.

TUNTUNAN LATIHAN

LATIHAN 3

Buatlah table seperti gambar dibawah ini!

Pertanyaan :
1. Kemudian letakkan kursor di baris paling bawah, tekan ctrl+enter.
Apa yang terjadi?
2. Apa fungsi dari Ctrl+enter?

18
19