1

MANAJEMEN LOGISTIK

A. PENGERTIAN

Siagian: 1992, menyatakan manajemen adalah seni

memperoleh hasil melalui berbagai kegiatan yang dilakukan oleh

orang lain, sedangkan logistik adalah bahan untuk kegiatan

operasional yang sifatnya habis pakai.

Manajemen logistik adalah suatu ilmu pengetahuan dan atau

seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan

kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan

pemeliharaan serta penghapusan material/alat-alat. (Subagya:

1994), sehingga manajemen logistik mampu menjawab tujuan

dan bagaimana cara mencapai tujuan dengan ketersediaan

bahan logistik setiap saat bila dibutuhkan dan dipergunakan

secara efisien dan efektif. Dalam sistem administrasi manajemen

logistik Subagya menyatakan sebagai berikut:

Fungsi logistic:
Unsur Fungsi Fungsi perencanaan
manajemen: manajemen: Fungsi penganggaran
Man Planning Fungsi Pengadaan
Money Organizing Fungsi penyimpanan
Material Actuating Fungsi penyaluran
Machine Controlling Fungsi penghapusan
Method Fungsi Pengendalian
 2

Pelaksanaan manajemen yang baik, maka unsur-unsur

manajemen diproses melalui fungsi-fungsi manajemen dan fungsi

tersebut merupakan pegangan umum untuk dapat

terselenggaranya fungsi-fungsi logistik.

FUNGSI MANAJEMEN LOGISTIK

Fungsi logistik dapat disusun dalam bentuk skema siklus

kegiatan logistik sebagai berikut (Mustiksari: 2007):

Perencanaan

Penghapusan Penganggaran

Pengendalian (control)

Pendistribusian Pengadaan

Penyimpanan

Masing-masing fungsi logistik tersebut saling berhubungan

satu dengan yang lain. Untuk itu kita bahas satu persatu fungsi

logistik tersebut.
 3

1 Fungsi Perencanaan

Pengertian umum adalah proses untuk merumuskan

sasaran dan menentukan langkah-langkah yang harus

dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Sedangkan secara khusus perencanan logistik adalah

merencanakan kebutuhan logistik yang pelaksanaannya

dilakukan oleh semua calon pemakai (user) kemudian diajukan

sesuai dengan alur yang berlaku di masing- masing organisasi(

Mustikasari: 2007). Subagya menyatakan perencanaan adalah

hasil rangkuman dari kaitan tugas pokok, gagasan,

pengetahuan, pengalaman dan keadaan atau lingkungan yang

merupakan cara terencana dalam memuat keinginan dan

usaha merumuskan dasar dan pedoman tindakan

Pengelolaan logistik cenderung semakin kompleks dalam

pelaksanannya sehingga akan sangat sulit dalam

pengendalian apabila tidak didasari oleh perencanaan yang

baik. Perencanaan yang baik menuntut adanya sistem

monitoring, evaluasi dan reporting yang memadai dan

berfungsi sebagai umpan balik untuk tindakan pengandalian

terhadap devisi-devisi yang terjadi.

 4

Suatu rencana harus di dukung oleh semua pihak,

rencana yang dipaksakan akan sulit mendapatkan dukungan

bahkan sebaliknya akan berakibat tidak lancar dalam

pelaksanaannya. Di bawah ini akan dilukiskan bagan

kerjasama antara pimpinan, perencana, pelaksana dan

pengawas (Subagya: 1994).

Pimpinan/Staf

Pengkajian Pengendalian

Sasaran
Persiapan Pelaksana

Pengawasan

Pengawas

Dalam suatu kegiatan dari tahap persiapan, pelaksanaan

sampai dengan pencapaian tujuan ( Sasaran ) di perlukan

kerjasama yang terus menerus antara pimpinan / staf,

 5

perencana, pelaksana dan pengawas dengan masing-masing

kegiatan yang dilakukan sesuai dengan uraian tugas masing-

masing. Seluruh kegiatan diarahkan pada pencapaian tujuan

(untuk mencapai sasaran) organisasi.

Perencanaan dapat dibagi ke dalam periode-periode

sebagai berikut:

a. Rencana jangka panjang (Long range)

b. Rencana jangka menengah (Mid range)

c. Rencana jangka pendek (Short range)

Periodisasi dalam suatu perencanaan sekaligus

merupakan usaha penentuan skala perioritas secara

menyeluruh dan berguna untuk usaha tindak lanjut yang

terperinci. Melalui fungsi perencanaan dan penentuan

kebutuhan ini akan menghasilkan antara lain:

a. Rencana Pembelian

b. Rencana Rehabilitasi

c. Rencana Dislokasi

d. Rencana Sewa

e. Rencana Pembuatan.
 6

Dalam tahapan perencanaan logistik pada umumnya dapat

menjawab dan menyimpulkan pernyataan sebagai berikut:

a. Apakah yang di butuhkan (what) untuk menentukan jenis

barang yang tepat

b. Berapa yang di butuhkan (how much, how many) untuk

menentukan jumlah yang tepat

c. Bilamana dibutuhkan (when) untuk menentukan waktu yang

tepat

d. Di mana dibutuhkan (where) untuk menentukan tempat yang

tepat

e. Siapa yang mengurus atau siapa yang menggunakan (who)

untuk menentukan orang atau unit yang tepat

f. Bagaimana diselenggarakan (how) untuk menentukan

proses yang tepat

g. Mengapa di butuhkan (why) untuk mengecek apakah

keputusan yang di ambil benar-benar tepat

2 Fungsi Penganggaran

Penganggaran (budgetting), adalah semua kegiatan dan

usaha untuk merumuskan perincian penentu kebutuhan dalam

suatu skala tertentu/skala standar yaitu skala mata uang dan

jumlah biaya (Subagya & Mustikasari)

 7

Dalam fungsi penganggaran, semua rencana-rencana

dari fungsi perencanaan dan penentu kebutuhan dikaji lebih

lanjut untuk disesuaikan dengan besarnya biaya dari dana-

dana yang tersedia. Dengan mengetahui hambatan-hambatan

dan keterbatasan yang dikaji secara seksama maka anggaran

tersebut merupakan anggaran yang reliable.

Apabila semua perencanaan dan penentu kebutuhan

telah dicek berulang kali dan diketahui untung ruginya serta

telah diolah dalam rencana biaya keseluruhan, maka

penyediaan dana tersebut tidak boleh diganggu lagi, kecuali

dalam keadaan terpaksa.

Pengaturan keuangan yang jelas, sederhan dan tidak rumit

akan sangat membantu kegiatan.

Dalam menyusun anggaran terdapat beberapa hal yang

harus di perhatikan antara lain adalah:

a. Peraturan–peraturan terkait

b. Pertimbangan politik, sosial, ekonomi dan tehnologi

c. Hal-hal yang berhubungan dengan anggaran

d. Pengaturan anggaran seperti: sumber biaya pendapatan

sampai dengan pegaturan logistik

 8

Sumber anggaran di suatu rumah sakit bermacam-macam,

tergantung pada institusi yang ada apakah milik pemerintah

atau swasta. Pada Rumah sakit Pemerintah, sumber anggaran

dapat berasal dari Dana Subsidi (Bappenas, Depkes, Pemda)

dan dari penerimaan rumah sakit. Sedangkan pada rumah

sakit swasta sumber anggaran berasal dari Dana Subsidi

(Yayasan dan Donatur), Penerimaan rumah sakit dan Dana

dari pihak ketiga (Mustikasari).

Alokasi anggaran logistik Rumah Sakit 40 % - 50 % dalam

bentuk obat-obatan dan bahan farmasi, alat tulis kantor,

cetakan, alat rumah tangga, bahan makanan, alat kebersihan

dan suku cadang.

3 Fungsi Pengadaan

Pengadaan adalah semua kegiataan dan usaha untuk

menambah dan memenuhi kebutuhan barang dan jasa

berdasarkan peraturan yang berlaku dengan menciptakan

sesuatu yang tadinya belum ada menjadi ada. Kegiatan ini

termasuk dalam usaha untuk tetap mempertahankan sesuatu

yang telah ada dalam batas-batas efisiensi. (Subagya: 1994).

Sedangkan Mustikasari berpendapat fungsi pengadaan

merupakan kegiatan untuk merealisasi atau mewujudkan

 9

kebutuhan yang telah direncanakan atau telah disetujui

sebelumnya.

Pengadaan tidak selalu harus dilaksanakan dengan

pembelian tetapi didasarkan dengan pilihan berbagai alternatif

yang paling tepat dan efisien untuk kepentingan organisasi.

Cara–cara yang dapat dilakukan untuk menjalankan fungsi

pengadaan adalah:

a. Pembelian

b. Penyewaan

c. Peminjaman

d. Pemberian ( hibah )

e. Penukaran

f. Pembuatan

g. Perbaikan

Proses pengadan peralatan dan perlengkapan pada

umumnya dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut:

a. Perencanaan dan penentuan kebutuhan

b. Penyusunan dokumen tender

c. Pengiklanan/penyampaian uandangan lelang

d. Pemasukan dan pembukuan penawaran

e. Evaluasi penawaran
 10

f. Pengusulan dan penentuan pemenang

g. Masa sanggah

h. Penunjukan pemenang

i. Pengaturan kontrak

j. Pelaksanaan kontrak

Mengingat fungsi pengadaan adalah fungsi tehnis yang

menyangkut pihak luar maka pengendalian fungsi pengadaan

perlu mendapatkan perhatian. Pengendalian dilaksanakan dari

awal kegiatan sampai dengan pemeliharaan. Kebijakan

pemerintah yang mengatur tentang pengadaan barang adalah

Keppres No. 80 tahun 2003.

Beberapa hal yang harus diperhatikan pada fungsi

pengadaan antara lain:

a. Kode etik pengadaan

Kode etik pengadaan yang dikemukakan oleh George W.

Aljian, antara lain:

 Hubungan pribadi dengan para pedagang sangat perlu,

namun seorang pembeli harus tetap tidak berpihak dalam

semua tahap perdagangan

 Tidak boleh ada keterangan orang dalam, kepada

siapapun.
 11

 Memberi batas kepada seorang rekanan adalah melanggar

etika

b. Pelelangan pengadaan barang

Setiap mengadakan pelelangan dan pengadaan barang

harus dibentuk panitia pengadaan dan pelangan milik

negara yang ditentukan sebagai berikut:

 Keanggotaan panitia sekurang-kurangnya 5 orang terdiri

dari unsur: Perencana, pemikir pekerjaan yang

bersangkutan, penaggung jawab keuangan, penanggung

jawab perlengkapan, penanggung jawab tehnis.

 Dilarang duduk sebagai anggota panitia adalah: Kepala

kantor/satuan pekerja/pemimpin proyek, pegawai pada

inspektorat jenderal atau unit-unit yang berfungsi sebagai

pemeriksa.

 Panitia pelelangan dibentuk oleh kepala kantor/satuan

pekerja/pemimpin proyek

 Masa kerja panitia berakhir sesuai dengan tugasnya

setelah pemenang pelelangan ditunjuk (Subagya:1994)

 12

4 Fungsi Penyimpanan

Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha

untuk melakukan pngelolaan barang persediaan di tempat

penyimpanan. (Mustikasari: 2007) Penyimpanan berfungsi

untuk menjamin penjadwalan yang telah ditetapkan dalam

fungsi-fungsi sebelumya dengan pemenuhan setepat-tepatnya

dan biaya serendah-rendahnya. Fungsi ini mencakup semua

kegiatan mengenai pengurusan, pengelolaan dan

penyimpanan barang. Fungsi yang lain adalah: Kualitas barang

dapat dipertahankan, barang terhindar dari kerusakan,

pencarian barang yang lebih mudah dan barang yang aman

dari pencuri.

Faktor – faktor yang perlu mendapat perhatian dalam

fungsi penyimpanan adalah:

a. Pemilihan lokasi

Aksesibilitas, utilitas, komunikasi, bebas banjir, mampu

menampung barang yang disimpan, keamanan dan sirkulasi

udara yang baik.

b. Barang (Jenis, bentuk barang atau bahan yang disimpan)

Jenis dan bentuk barang dapat digolongkan ke dalam:

 13

 Barang biasa: Kendaraan, mobil ambulance, alat-alat

berat, brankar, kursi roda dll.

 Barang khusus: Obat-obatan, alat-alat medis dll.

c. Pengaturan ruang

Bentuk-bentuk tempat penyimpanan, rencana penyimpanan,

penggunaan ruang secara efisien dan pengawasan ruangan.

d. Prosedur/sistem penyimpanan

Formulir-formulir transaksi, kartu-kartu catatan, kartu-kartu

pemeriksaan, cara pengambilan barang, pengawetan dll.

e. Penggunaan alat bantu

f. Pengamanan dan keselamatan

Pencegahan terhadap api, pencurian, tindakan pencegahan

terhadap kecelakan, gangguan terhadap penyimpanan dan

tindakan keamanan.

5 Fungsi Penyaluran (Distribusi)

Penyaluran atau distribusi merupakan kegiatan atau

usaha untuk mengelola pemindahan barang dari satu tempat

ke tempat lainnya (Subagya: 1994).

Faktor yang mempengaruhi penyaluran barang antara

lain:

a. Proses Administrasi
 14

b. Proses penyampaian berita (data-data informasi)

c. Proses pengeluaran fisik barang

d. Proses angkutan

e. Proses pembongkaran dan pemuatan

f. Pelaksanaan rencana-rencana yang telah ditentukan

Ketelitian dan disiplin yang ketat dalam menangani masalah

penyaluran merupakan unsur yang sangat penting untuk

mencapai tujuan yang diharapkan.

6 Fungsi Penghapusan

Penghapusan adalah kgiatan atau usaha pembebasan

barang dari pertanggungjawaban sesuai peraturan dan

perundang-undangan yang berlaku (Subagya: 1994).

Alasan penghapusan barang antaralain:

a. Barang hilang, akibat kesalahan sendiri, kecelakaan,

bencana alam, administrasi yang salah, tercecer atau tidak

ditemukan

b. Tehnis dan ekonomis: Setelah nilai barang dianggap tidak

ada manfaatnya. Keadaan tersebut disebabkan faktor-faktor:

Kerusakaan yang tidak dapat diperbaiki, obsolete

(meningkatkan efisiensi atau efektifitas), kadaluarsa yaitu

 15

suatu barang tidak boleh dipergunakan lagi menurut

ketentuan waktu yang ditetapkan, aus atau deteriorasi yaitu

barang mengurang karena susut, menguap atau hadling,

Busuk karena tidak memenuhi spesifikasi sehingga barang

tidak dapat dipergunakan lagi.

c. Surplus dan ekses

d. Tidak bertuan: Barang-barang yang tidak diurus

e. Rampasan yaitu barang-barang bukti dari suatu perkara

Program penghapusan dapat ditinjau dari dua aspek antara

lain:

a. Aspek yuridis, administrasi dan prosedur

Dalam aspek yuridis mencakup hal-ha: Pembentukan

panitia penilai, identifikasi dan inventarisasi peraturan-

peraturan yang mengikat, persyaratan atau ketentuan

terhadap barang yang dihapus, penyelesaian kewajiban

sebelum barang dihapus.

b. Aspek rencana pelaksana tehnis

Evaluasi, rencana pemisahan dan pembuangan serta

rencana tindak lanjut. Cara-cara penghapusan yang lazim

dilakukan antaralain:
 16

 Pemanfaatan langsung: Usaha merehabilitasi/merekondisi

komponen-komponen yang masih dapat digunakan

kembali dan dimasukkan sebagai barang persediaan baru.

 Pemanfaatan kembali: Usaha meningkatkan nilai ekonomis

dari barang yang dihapus menjadi barang lain

 Pemindahan:Mutasi kepada instansi yang memerlukan

dalam rangka pemanfaatan langsung

 Hibah: Pemanfaatan langsung atau peningkatan potensi

kepada badan atau pihak di luar instansi (Pemerintah)

 Penjualan/Pelelangan: Dijual baik di bawah tangan atau

dilelang

 Pemusnahan: Menyangkut keamanan dan keselamatan

lingkungan

7 Fungsi Pengendalian

Pengendalian adalah sistem pengawasan dari hasil

laporan, penilaian, pemantauan dan pemeriksaan terhadap

langkah-langkah manajemen logistik yang sedang atau telah

berlangsung (Mustikasari: 2007).

 17

Bentuk kegiatan pengendalian antara lain:

a. Merumuskan tatalaksana dalam bentuk manual, standar,

kriteria, norma, instruksi dan prosedur lain

b. Melaksanakan pengamatan (Monitoring), evaluasi dan

laporan, guna mendapatkan gambaran dan informasi

tentang penyimpangan dan jalannya pelaksanaan dari

rencana

c. Melakukan kunjungan staf guna mengidentifikasi cara-cara

pelaksanaan dalam rangka pencapaian tujuan

d. Melakukan supervisi

Agar pelaksanaan pengendalian dapat berjalan dengan

baik diperlukan sarana-sarana pengendalian sebagai berikut:

a. Struktur organisasi yang baik

b. Sistem informasi yang memadai

c. Klasifikasi yang selalu mengikuti perkembangan menuju

standardisasi

d. Pendidikan dan pelatihan

e. Anggaran yang cukup memadai

 18

DAFTAR PUSTAKA

Aljian George W ( 1958 )”Purchasing Hanbook ” 2 nd Edition, New York, Mc

Mc Graw Hill

Mustikasari ( 2007 ) Kuliah Manajemen Sumber Daya Menusia, Tidak di

Publikasikan

Subagya M S, ( 1994 ) “Manajemen Logistik” cetakan keempat Jakarta : PT Gunung

Agung