Topik 4

Pengurusan dan
Kod Kursus : RBT 3117 Pentadbiran Aset
Alih Kerajaan Mata
Pelajaran KHSR

Pengurusan dan Pentadbiran

Aset Alih Kerajaan
Mata Pelajaran KHSR

RBT3117 Pengurusan dan Pentadbiran Mata Pelajaran Kemahiran Hidup 46

4. Pengenalan

Sistem pengurusan stor yang cekap dan berkesan perlu menjamin

perolehan, penyenggaraan dan pengawalan aset kerajaan yang baik dan sempurna.
Setiap kementerian/jabatan kerajaan mempunyai stor yang berbeza dari segi saiz
dan jenis barang yang disimpan. Bilangan stor kerajaan dibawah Kementerian
Pelajaran pula adalah yang paling banyak dan dengan nilai yang paling besar. Jadi
kepentingan pengurusan stor di KPM merupakan perkara yang tidak boleh
dipandang ringan.

4.1. PROSEDUR PEROLEHAN

Melalui prosedur perolehan membolehkan sesebuah organisasi dapat berfungsi
dengan sempurna melalui perancangan yang teliti dari aspek berikut:
(i) Pesanan kuantiti yang mencukupi; dan
(ii) Anggaran seberapa tepat yang boleh dilakukan sebelum membuat
pesanan.

4.1.1 Penerimaan Barang-barang

Pegawai stor atau pegawai yang menerima barang-barang dari pembekal perlu
memastikan barang-barang yang diterima mempunyai kuantiti yang betul dan
mengikut spesifikasi, bermutu dan berkeadaan baik. Pegawai stor yang
menerima barangan daripada pembekal perlu melakukan langkah-langkah
penerimaan berikut:
(i) Semak nota atau bil serahan, nota bungkusan dan invois.
(ii) Semak dan hitung kuantiti yang diterima.
(iii) Memberi akuan terima hanya setelah dipastikan semua barang yang
diterima adalah mengikut spesifikasi, dalam keadaan baik dan cukup
kuantitinya.
(iv) Lapor kepada pegawai atasan dengan serta-merta sekiranya ada barang-
barang yang rosak dan kurang bermutu.

RBT3117 Pengurusan dan Pentadbiran Mata Pelajaran Kemahiran Hidup 47

(v) Catat dalam baucer penerimaan bagi barang-barang yang dikembalikan
kepada pembekal.
(vi) Rekod dalam kad kawalan stok/kad petak/lejar/daftar stok bekalan
pejabat dengan secepat mungkin.

4.1.2 Pembelian
Patuhi had nilai perolehan, kuasa dan tanggungjawab Lembaga Perolehan dan
Jawatankuasa Sebut Harga (Surat Pek. Perb. Bil.2/99).

(a) Pembelian Terus

(i) Bekalan / Perkhidmatan
< RM10,000 mana-mana pembekal.
 RM10,000 - RM50,000 pembekal bumiputra yang berdaftar.

(b) Sebutharga
(i) Bekalan / Perkhidmatan
RM50,000 - < RM100,000.

(c) Tender
(i) Perolehan >RM200,000.
(ii) Pengecualian peraturan perlu mendapat kelulusan Kementerian
Kewangan terlebih dahulu.

RBT3117 Pengurusan dan Pentadbiran Mata Pelajaran Kemahiran Hidup 48

4.2. PENYIMPANAN, KAWALAN STOK DAN INVENTORI
4.2.1 Merekod Penerimaan Barang-barang
Untuk tujuan pengurusan harta modal, inventori dan bekalan pejabat, empat
borang baru telah diperkenalkan mengikut Pekeliling Perbendaharaan
Bil.02/1991 yang berkuatkuasa mulai 01hb. Mei 1991. Borang-borang tersebut
ialah:
KEW PA1 - Borang Laopran Penerimaan Aset Alih Kerajaan
KEW PA2 - Daftar Harta Modal;
KEW PA3 - Daftar Inventori;
KEW PA4 - Senarai daftar harta modal (tahunan)
KEW PA5 - Senarai Daftar Inventori (tahunan)
KEW PA6 - Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori (peminjaman)
KEW PA7 - Senarai Aset Alih kerajaan.
KEW PA8 - Laporan Tahunan Harta Modal Dan Inventori (tahunan)
Kad Petak - Daftar Stok Bekalan Pejabat;

(a) Daftar Harta Modal (KEW PA2)

Daftar harta modal boleh diklasifikasikan sebagai:
(i) Harta Modal ialah barang-barang takluak yang bernilai RM 1000.00 atau
lebih setiap satu pada masa perolehan.
(ii) Daftar Harta Modal mengandungi dua bahagian.
(iii) Untuk memudahkan pengrekodan segala pembelian dan penyenggaraan
didalam ruang yang disediakan dan memudahkan penyusunan rekod mengikut
abjad. Dengan sistem ini memudahkan kerja-kerja pengawalan dan penyenggaraan.
(v) Borang KEW PA2 merupakan sambungan daripada Borang KEW PA2
(vi) Butir-butir dalam rekod ini dibahagikan kepada dua bahagian, iaitu:

RBT3117 Pengurusan dan Pentadbiran Mata Pelajaran Kemahiran Hidup 49

 KEW PA2 (Bahagian A) KEW PA2 (Bahagian B)

Kategori. Tarikh Servis/Pembaikan.

Jenis. Butir-butir Servis/Pembaikan

Jenama dan Model. No. Pesanan Kerajaan

Jenis dan No Enjin. Tempat

No. Casis/Siri Pembuat. Pembelian/Servis/Pembaikan.

No. Siri Pendaftaran. Kos.

Kos dan Tarikh Tandatangan.

Beli/Terima.

No. Pesanan Kerajaan.

Pembekal.

No. Rujukan Fail.

Aksesori.

Tandatangan.

Penempatan/Pindahan.

Pemeriksaan Harta

Modal.

RBT3117 Pengurusan dan Pentadbiran Mata Pelajaran Kemahiran Hidup 50

 Pelupusan.

(b) Daftar Inventori (KEW PA3)

(i) Inventori ialah barang-barang tak luak yang bernilai kurang dari RM 1000.00 setiap
satu pada masa perolehan. Walau bagaimanapun, barang-barang seperti perabot,
permaidani dan langsir serta pinggan mangkuk adalah termasuk di dalam kategori
inventori tanpa kira kos.
(ii) Daftar inventori diperkenalkan untuk merekodkan perolehan dan penempatan
inventori. Rekod ini disusun mengikut jenis inventori dan abjad.
(iii) Satu daftar hendaklah disimpan untuk merekodkan penggunaan borang ini.
Butir-butir yang perlu direkodkan di dalam bahagian ini adalah seperti:

Bilangan Lokasi

Butiran No. Pesanan Kerajaan (L/O)

Catatan No. Siri Pendaftaran

Jenis Pelupusan

Kategori Tandatangan

Kos Seunit Tarikh Beli

Kuantiti

RBT3117 Pengurusan dan Pentadbiran Mata Pelajaran Kemahiran Hidup 51

(c) Daftar Stok Bekalan Pejabat ( Kad Petak kew PS4 )
(i) Bekalan pejabat ialah semua barang luak, termasuk alatulis serta kelengkapan
pejabat tak luak yang rendah nilainya dan tidak ekonomik untuk dikesan
penempatannya secara satu persatu.
(ii) Daftar Stok Bekalan Pejabat diperkenalkan untuk merekodkan segala perolehan
bekalan pejabat-pejabat. Daftar ini adalah dalam bentuk kad.
(iii) Butir-butir direkodkan di dalam daftar ini adalah seperti berikut:

Baki Kuantiti Terimaan

Bilangan No. Pesanan

Diterima Penerima

Daripada/Dikeluarkan Tarikh

Kepada Unit Pengukuran

Jenis

(d) Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori (KEW 6)

(i) Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori bertujuan untuk merekod
pergerakan sebarang harta modal atau inventori. Pergerakan yang dimaksudkan
adalah pindahan melalui pinjaman atau penempatan sementara.
(ii) Daftar Pergerakan Harta Modal adalah dalam bentuk buku.
(iii) Butir-butir yang perlu direkodkan di dalam bahagian ini adalah
seperti:

RBT3117 Pengurusan dan Pentadbiran Mata Pelajaran Kemahiran Hidup 52

 Bilangan No Siri Pendaftaran
Catatan Pegawai Pengeluar
Jenama Tandatangan Peminjam
Jenis Tarikh dikeluarkan
Nama Peminjam Tarikh Jangka
No Siri Pembuat Dipulangkan

4.2.2 Nombor Siri Pendaftaran

Semua alat kekal/mesin yang dibekalkan perlu diberi Nombor Kad dan
direkodkan dalam kad yang berkenaan. Setiap kod yang diberi mestilah ringkas
dan mampu memberikan maklumat penting supaya ianya dapat dikesan dengan
mudah, cepat dan tepat.
Sebelum kita mencatatkan Nombor Kod pada alat/mesin, terlebih dahulu kita
mestilah membuat susunatur blok bangunan yang sedia ada begitu juga dengan
bahagian bilik yang dikenalpasti untuk diletakkan peralatan tersebut. Selepas itu
kita harus menentukan kod bagi setiap bangunan mahupun setiap bilik yang
ada. Harus diingat kod yang dicatat hendaklah ringkas dan berlainan bagi setiap
blok dan bilik.
Contoh 1
Kod Pada Bangunan
A

B T1 T2

C
01 02 03 04

RBT3117 Pengurusan dan Pentadbiran Mata Pelajaran Kemahiran Hidup 53

Petunjuk:
A, B, C dan D Blok Bangunan
01, 02, 03, 04, 05 Bilik
T1 & T2 Bangunan Bertingkat

Contoh 2

Kod Asas Dalam Nombor Siri Pendaftaran Untuk Kegunaan Daftar Harta
Modal/Inventori

IPGKRM/A01/PA2-10/2013/01
atau
IPGKRM/A01/PA3-10/2013/01

Keterangan Kod:
IPGKRM - Nama ringkas bagi setiap institusi atau sekolah. Contoh di atas adalah
bagi IPGK Raja Melewar.
A01 - Nombor bilik, bengkel, pejabat, stor atau sebagainya tempat
alat/mesin ditempatkan
PA2 - Alat/mesin didaftarkan dalam Kad Harta Modal PA2/Kad Inventori KEW PA3
10 - Muka surat dimana alat/mesin dicatat dalam Kad Harta Modal/Kad Inventori
2013 - Tahun Pembelian
01 - Bilangan alat/mesin tersebut. Jika hanya terdapat satu sahaja alat/mesin
maka bilangan yang perlu dicatatkan ialah 01. Jika lebih, catatkan 01 pada
alat/mesin pertama, 02 pada alat atau mesin kedua dan seterusnya.

RBT3117 Pengurusan dan Pentadbiran Mata Pelajaran Kemahiran Hidup 54

Contoh 3

Kod Asas Dalam Nombor Siri Pendaftaran Untuk Kegunaan Daftar Harta
Modal/Inventori bagi institusi yang besar dan banyak menerima peralatan yang
sama jenis.

IPGKRM/A01(A) /PA2-10/2013/01

Keterangan Kod:
IPKRM - Nama ringkas bagi setiap institusi atau sekolah. Contoh di atas adalah
bagi IPGK RAJA MELEWAR
A01 - Nombor bilik, bengkel, pejabat, stor atau sebagainya tempat alat/mesin
ditempatkan.
A - Kedudukan alat/mesin di dalam almari atau kabinet bilik tertentu.
PA2 - Alat/mesin didaftarkan dalam Kad Harta Modal KEW PA2/ Kad Inventori
KEW PA3.
10 - Muka surat dimana alat/mesin dicatat dalam Kad Harta Modal/Kad Inventori.
2013 - Tahun Pembelian
01 - Bilangan alat/mesin tersebut. Jika hanya terdapat satu sahaja alat/mesin
maka bilangan yang perlu dicatatkan ialah 01. Jika lebih, catatkan 01 pada
alat/mesin pertama, 02 pada alat atau mesin kedua dan seterusnya.

4.2.3 Pengiraan Stok

Setiap stok yang masuk dan keluar haruslah dicatat dan dikira dengan
betul. Tanggungjawab pengurusan stor bukan sahaja terletak di atas bahu
Ketua Jabatan/Bahagian dan Pengetua/Guru Besar tetapi juga guru mata pelajaran
tersebut . Pegawai-pegawai yang diberi kuasa perlu bagi menjamin barang-barang
stor sentiasa berada dalam keadaan baik dan selamat.
Semua stor hendaklah melaksanakan pengiraan stok yang formal yang
dijalankan terus menerus sepanjang tahun dan rancangan tersebut hendaklah

RBT3117 Pengurusan dan Pentadbiran Mata Pelajaran Kemahiran Hidup 55

menentukan bahawa barang-barang itu diperiksa secara fisikal sekurang-kurangnya
sekali dalam setahun.
Pegawai Stor yang menjalankan pusingan pengiraan stok hendaklah
menyenaraikan barang-barang yang telah dikira. Tarikh barang-barang itu dikira dan
hasil pengiraan tersebut hendaklah dicatatkan dalam senarai itu.

4.2.4 Pelupusan Barang-barang

Tindakan pelupusan haruslah diambil bagi barang-barang kerajaan yang
didapati :
 rosak
 tidak berekonomik dibaiki.
 usang
 luput tempoh penggunaan
 Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum
 Tiada alat ganti
 Ddisyor selepas pemeriksaan aset
 Tidak lagi diperlukan oleh jabatan
 Perubahan teknologi
 Melebihi keperluan

Permohonan pelupusan hendaklah dikemukakan sekurang-kurangnya sekali

setahun dan tidak lewat daripada 31hb. Januari, tahun berkenaan. Sekiranya
terdapat banyak barang yang perlu dilupuskan, maka permohonan pelupusan
boleh dibuat dari masa ke semasa.

(a) Syarat Pelupusan

Tindakan yang perlu diambil adalah berdasarkan nilai asal barang-barang
yang hendak dilupus itu, iaitu:

RBT3117 Pengurusan dan Pentadbiran Mata Pelajaran Kemahiran Hidup 56

(i) Bagi barang-barang bernilai tidak melebihi RM50,000.00 bagi setiap
satu barang atau RM500,000.00 keseluruhan, Kuasa meluluskan
Pelupusan adalah dibawah Pegawai Pengawal Kementerian Pelajaran Malaysia/
Jabatan Pelajaran Negeri

(iii) Bagi barang-barang bernilai melebihi RM50,000.00 bagi setiap barang

atau RM500,000.00 keseluruhan, Kuasa meluluskan Pelupusan adalah
terletak dibawah bidang Kuasa Perbendaharaan Malaysia.

(b) Prosedur Pelupusan

 Ketua Jabatan hendaklah melantik Pegawai Pemeriksa yang tiada kaitan

dengan pembelian dan pengurusan barang-barang tersebut (lantikan KEW
PA15).
 Membuat perakuan pelupusan aset dalam borang KEW PA16.
 membuat laporan lembaga pemeriksa dalam borang KEW PA17
 Proses pelupusan dijalankan, dapatkan sijik penyaksian Pemusnahan Aset KEW
PA18
 Seterusnya memperolehi sijil pelupusan aset KEW PA19 bagi semua pelpusan
yang telah dilaksanakan.
 Sediakan laporan tahunan Pelupusan Aset KEW PA20 dan kemukakan ke
Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

(c) Cara Pelupusan Barang-barang

Lembaga Pemeriksa atau Pemverifikasi Stok boleh mengesyorkan supaya
barang-barang atau harta benda Kerajaan yang tidak boleh digunakan atau
lebihan dengan cara berikut:

RBT3117 Pengurusan dan Pentadbiran Mata Pelajaran Kemahiran Hidup 57

(a) Jualan secara:
(i) Jualan lelong;
(ii) Jualan melalui tender;
(iii) Sebut harga

(b) Tukar beli (trade in)

(c) Hadiah
(d) Musnah secara :

(i) ditanam
(ii)Dibakar
(iii)Dibuang
(iv) Ditenggelam

4.3. Penyenggaraan
Penyelenggaraan aset kerajaan bertujuan :
 Memastikan aset berfungsi dengan lancar berterusan dan selamat
 Memelihara dan memanjangkan jangka hayat
 Meningkatkan keupayaan
 Mengurangkan kerosakan
 Menjimatkan perbelajaan kerajaan
 Menjamin keselamatan pengguna
 Memelihara imej kerajaan

RBT3117 Pengurusan dan Pentadbiran Mata Pelajaran Kemahiran Hidup 58

4.3.1. Jenis Penyelenggaraan
Dua jenis penyelenggaraan seperti berikut:

(a) Penyelenggaraan pencegahan

(b) Penyelenggaraan Pemulihan
4.3.2. Manual penyelenggaraan
 Menyediakan senarai aset yang memerlukan penyelenggaraan mengikut KEW
PA13
 Merancang penyelenggaraan
 Melaksanakan program penyelenggaraan
 Merekod penyelenggaraan (KEW PA 14)
 Menilai penyelenggaraan

RBT3117 Pengurusan dan Pentadbiran Mata Pelajaran Kemahiran Hidup 59