EKMA4116 Manajemen

Pertemuan IV
Modul V Pendelegasian dan Pemberdayaan
Rengganis Banitya Rachmat
PENDELEGASIAN
Apa itu pendelegasian?
Memercayakan tugas kepada orang lain namun tanggung jawab
masih di tangan pendelegasi. Heller (2004)

Pemberian wewenang oleh atasan yang lebih atas kepada atasan

yang lebih rendah untuk melaksanakan suatu pekerjaan dengan
otoritas secara eksplisit dari atasan pemberi wewenang pada
waktu wewenang tersebut akan dilaksanankan. Mulyadi &
Setiawan (2001)
Manfaat Pendelegasian
 Kemampuan membebaskan diri demi tugas-tugas
lainnya
 Pemanfaatan keterampilan khusus karyawan
 Pemberian pelatihan dan pengalaman
 Terampil memecahkan masalah
 Awal tepat mempersiapkan pengganti sementara
 dsb… (Modul 5 hal 5.5-5.9)
Cara Efektif Pendelagasian Tugas
 Delegasikan pekerjaan yang disukai
 Delegasikan tugas secara bertanggung jawab
 Jangan selalu mendelegasikan tugas kepada
karyawan yang paling mampu
 Percayalah kepada karyawan
 Tekankan pada sasaran bukan prosedur
Alasan Atasan Tidak Melakukan
Pendelegasian (1)
Sisi Atasan:
• Belum ada waktu untuk melatih
• Kebijakan perusahaan harus dikerjaan atasan
• Kebiasaan menyelesaikan pekerjaan tanpa bantuan
orang lain
• Meragukan Kemampuan Karyawan
• Kekhawatiran jika pekerjaan didelegasikan maka sama
tidak punya pekerjaan
• dsb…. (modul 5 hal 5.11-5.14 )
Alasan Atasan Tidak Melakukan
Pendelegasian (2)

Sisi Karyawan:
 Karyawan takut memikul tanggung jawab
memutuskan sesuatu
 Karyawan takut dikritik jika membuat kesalahan
 Ketidaktersedian waktu
 Kurangnya motivasi
 Kurang percaya diri
Langkah-Langkah Sebelum dilakukan
pendelegasian
 Menentukan terlebih dahulu tugas/masalah yang
akan didelegasikan
 Menentukan karyawan yang akan menerima
delegasi
 Mempersiapkan & memberi motivasi kepada
karyawan yang menerima delegasi
 Membuat persetujauan dan mendelegasikan
 Memantau pekerjaan yang didelegasikan
Langkah-Langkah Mendelegasikan
Tugas dan Wewenang
 Adanya persetujuan antara kedua belah pihak tentang
hasil penyelesaian tugas
 Pengawasan tetap dilakukan oleh atasan
 Kepercayaan pimpinan untuk mendelegasikan harus
ditunjang oleh tingkat kemampuan karyawan
dibandingkan dengan tingkat kesulitan persoalan dalam
tugas
Kapan atasan harus mendelegasikan
sebagian pekerjaannya?

• Ketika waktunya banyak digunakan untuk

menyelesaikan masalah jangka panjang
• Tidak cukup waktu kepada bagian-bagian penting
dari pekerjaan
• Waktunya banyak digunakan untuk hal-hal
mendesak dan sering kali muncul
• Menghadapi krisis, panik dalam memenuhi target
• Persolaan sepele menghambatnya untuk
memecahkan masalah besar
Proses Pelaksanaan Delegasi
1. Identifikasi semua pekerjaan dan mengukur
durasi setiap pekerjaa tersebut
2. Mengidentifikasi kemampuan karyawan
3. Pembinaan dan pelatihan
4. Monitoring dan evaluasi
Peranan Pendelegasiaan (1)
1. Pendukung Karier Atasan
 Kesuksesan dalam pendelegasian akan membantu
seorang middle manajer untuk naik ke posisi
selanjutnya. Sukses karena mampu memberikan
kesempatan dan kesuksesan pada karyawan dan
sebaliknya.

 Lima Peranan Karyawan

(Menerapkan strategi; memimpin dirinya sendiri dan
kelompoknya; sumber informasi; memberi umpan
balik; mitra kerja atasan)
Peranan Pendelegasiaan (2)
2. Sebagai metode Pelatihan yang Efektif
 Pendelegasian adalah ujian yang terbaik yang mampu
mengukur tingkat kemampuan seseorang.
- Pelatihan yang unik
- Memperluas keterampilan karyawan
- Kekuatan pendorong partisipasi
- Pencetus tumbuhnya inisiatif
- Meningkatan kepuasan kerja
- Mengidentifikasikan berbagai kebutuhan pelatihan
- Sebagai Reward
Profil Karakteristik Pendelegasi (1)
Otoriter
Wewenang karyawan dibatasi hanya pada pengambilan
keputusan dan penugasan yang rutin. Biasanya cenderung
sewenang-wenang dan keras pendiriannya; menutupi
kelemahan dirinya dengan tidak memberikan wewenang
kepada karyawan

Tipe Penguji
 Biasanya menggunakan kalimat tanya untuk
menjalankan pendelegasian dan pengembangan
karyawannya.
Profil Karakteristik Pendelegasi (2)
Bebas
 Memberikan kebebasan yang besar kepada karyawan
untuk melaksanakan tugas yang didelegasikannya,
biasanya disertai wewenang dan tanggung jawab penuh.
Kelebihannya karyawan cepat dalam menyelesaikan
masalah dalam pekerjaan, kelemahannya Karyawan sulit
menerima umpan balik untuk perbaikan kinerja
Pedoman Efektif Melakukan
Pendelegasian

 Menjelaskan delegasi tugas secara jelas dan

lengkap
 Berikan batasan tanggung jawab dan wewenang
karyawan
 Monitoring pekerjaan yang dilakukan karyawan
 dst… (modul 5 hal 5.24-5.25)
Pemberdayaan
Definisi
Memaksimalkan pemberian wewenang kepada
karyawan untuk merencanakan, mengendalikan,
dan membuat keputursan tentang pekerjaan yang
menjadi tanggung jawabnya tanpa hrus secara
eksplisit dari manajer di atasnya. (Hansen dan
Mowen, 1997)
Dasar-dasar Pemberdayaan Karyawan
 Prinsip Subsidarity: tidak diperbolehkannya
badan/unit yang lebih tinggi mengambil
tanggung jawab badan/unit yang lebih rendah

 Karyawan pada hakikatnya baik. Suatu

keyakinan bahwa setiap orang pada dasarnya
baik walaupun kadang melakukan kesalahan.

 Trust-based relationship. Menekankan aspek

kepercayaan manajemen kepada karyawan
Manfaat Pemberdayaan terhadap Karyawan
Karyawan yang “berdaya” adalah mereka yang berbagai kebutuhan
dasarnya telah terpenuhi sehingga memiliki komitmen dan
motivasi yang tinggi.
Nilai tambah:
 Memiliki tingkat kebebasan dalam pengambilan keputusan
 Memiliki Kompetensi berdasarkan berbagai keterampilan yang
dibekali untuk melaksanakan tugas
 Memperoleh perlakuan sebagai mitra kerja pimpinan dan
manajemen
Kiat mewujudkan Pemberdayaan
 Pemberdayaan karyawan adalah hasil dari
pengembangan kompetensi dari dalam diri
karyawan itu sendiri
 Kompetensi karyawan akan menghasilkan
produk dan jasa berkualitas di dalam lingkungan
kerya yang berkualitas.
 Pada akhirnya berfungsi untuk mendapatkan
kepercayaan dan manajemen.
 Bagaimana menciptakan lingkungan kerja yang
kondusif?
Kiat mewujudkan Pemberdayaan (2)
Lingkungan kerja yang kondusif:
 Timbal balik kepercayaan antara manajemen dan karyawan
 Terdapat komitmen karyawan terhadap visi, core belief, dan core
value suatu perusahaan
 Kesediaan manajemen puncak untuk memberikan wewenang
kepada karyawan untuk mengambil keputusan atas pekerjaan
yang menjadi tanggung jawab karyawan tsb
 Kesediaan manajemen puncak memberikan wewenang kepada
karyawan untuk akses ke pusat informasi
 Sistem penghargaan harus berbasis kinerja (performance-based
reward)
Dampak Positif Pemberdayaan terhadap
Struktur organisasi
 Organisasi lebih datar
 Arus informasi bergerak dari arah vertikal ke arah
horizontal
 Tingkat kecepatan pemgambiln keputusan
 Meminimalisasi distorsi Informasi
 Meningkatnya komitment karyawan untuk
melakukan perbaikan kinerja
 dsb.. (modul 5 hal 5.33-5.34)
Proses Pemberdayaan
 Menetapkan kompetensi dan kesiapan mental karyawan
untuk sama-sama maju dan berkembang

 Mengidentifikasi kompetensi bawahan

 Jika ada kompetensi yang belum dikuasai karyawan,

manajer perlu mengidentifikasi kelemahannya,
memberikan pelatihan

 Pastikan motivasi karyawan tetap terjaga

Peningkatan pemberdayaan
Faktor untuk meningkatkan pemberdayaan:
- Penghormatan

- Mengakui keberadaan karyawan

- Penghargaan
Pedoman untuk Melakukan Pemberdayaan
 Para Karyawan hendaknya diberi tahu cara untuk
mencapai kinerja yang terbaik
 Dengarkanlah mereka
 Ubah tindakan mereka, bukan orangnya
 Tunjukan keteladanan kepada Karyawan
 Perlakukan setiap orang berbeda
 dsb.. (Modul 5 hal 4.39-5.41)
EKMA4116 Manajemen

Pertemuan IV
Modul VI Pengawasan
Rengganis Banitya Rachmat
PENGAWASAN
Definisi
Suatu upaya yang dilakukan oleh para manajer untuk
menjaga agar kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh
karyawan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan oleh
organisasi. Handoko (1996)

Proses pemantauan aktivitas organisasi untuk memastikan

apakah aktivitas tersebut sudah sesuai dengan yang
direncanakan dan sebagai proses mengkoreksi setiap
penyimpangan. Robbins & Coulter (2005)
PENGAWASAN
Suatu tindakan manajemen dalam memonitor aktifitas
karyawan untuk menjamin bahwa organisasi/perusahaan
dapat mencapai tujuan dan membuat koreksi/perbaikan yang
diperlukan. Daft (2006)
Usaha sistematis untuk menetapkan standar kinerja tertentu
dengan tujuan merencanakan, mendesain sistem umpan balik
informasi untuk membandingkan kinerja yang sesungguhnya
dengan standar yang ditentukan, mengidentifikasi &
mengukur penyimpangan, melakukan perbaikan untuk
memastikan sumber daya perusahaan digunakan secara
efektif dan effisien untuk mencapai tujuan organisasi.
(Mockler)
Key Point:
- Adanya standar kinerja
- Perbandingan hasil yang diperoleh dengan rencana
- Menentukan terjadi penyimpangan/ tidak
- Melakukan perbaikan
Manfaat Pengawasan
Memperlancar tercapainya sasaran secara efisien, dan
karyawan dapat diarahkan untuk dimotivasi

Mengapa Pengawasan penting?

 Perubahan
 Kompleksitas
 Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan
wewenang
 Kesalahan
Jenis dan Tipe Pengawasan (1)
1. Pengawasan Pendahuluan (Feedforward control)
 didesain untuk mendeteksi penyimpangan dari standar
tertentu dan memungkinkan perbaikan dilakukan sebelum
seluruh tahapan kegiatan tertentu diselesaikan

 Cukup agresif; memerlukan informasi yang akurat &

tepat waktu mengenai perubahan dalam lingkungan.
Jenis dan Tipe Pengawasan (2)
2. Pengawasan Concurrent (Yes/No)
 dimana suatu kegiatan akan terus dilanjutkan atau tidak
apabila ada persetujuan atau ada kondisi tertentu yang harus
dipenuhi

3. Pengawasan Umpan Balik

 mengevaluasi hasil-hasil yang telah terjadi setelah suatu
kegiatan selesai dilakukan
 memerlukan standar yang telah ditetapkan berkaitan
dengan kualitas dan kuantitas
Jenis dan Tipe Pengawasan (3)
4. Pengawasan Multiple
 Manajer melakukan pengawasan terhadap semua titik
strategi pengawasan.

 dirancang untuk mengantisipasi masalah2 yang muncul

pada pengawasan pendahuluan, pengawasan concurrent, dan
pengawasan umpan balik.
 Proses Pengawasan
Menetapkan standard prestasi
& Metode pengukuran prestasi

Mengukur Prestasi

Melakukan perbaikan-
perbaikan atau
Apakah prestasi TIDAK
mengevaluasi kembali
sesuai dengan standar
standard prestasi dan
pengukurannya
YA

Tidak ada Perubahan

Sumber: Hanafi, Mamduh (2003). Manajemen

Fokus Pengawasan
FOKUS PENGAWASAN DESKRIPSI CONTOH
1. Kuantitas (Quantity) Jumlah produk yang Memproduksi lima belas
dihasilkan unit dalam satu hari kerja
2. Kualitas (Quality) Jumlah produk yang Menghasilkan 99.5%
dapat diterima oleh produk yang memenuhi
konsumen atau lolos uji standard
kualitas
3. Ketepatan waktu Kecepatan atau ketepatan Semua sales
(Timeliness) dalam memberikan representatives (tenaga
layanan atau jasa penjualan) menyerahkan
laporan penjualan tepat
waktu
4. Anggaran (Budget) Jumlah deviasi atau Menggunakan anggaran
penyimpangan anggaran tidak melebihi jumlah
yang ditetapkan
 Faktor yang mempengaruhi efektivitas
pengawasan
Faktor Kondisi Rekomendasi Pengawasan
Kecil Informal, Pribadi, Manajer keliling untuk mengawasi
Lingkungan
Organisasi Besar Formal, impersonal, sistem pengendalian berdasarkan
laporan dan peraturan
Posisi dan Tinggi Banyak Kriteria
Tingkat Rendah Sedikit Kriteria
Tingkat Tinggi Peningkatan jumlah dan luas Kendali
Desentralisasi Rendah Pengurangan jumlah kendali
Terbuka dan Informal, pengendalian mandiri
Budaya mendukung
Organisasi
Mengancam Pengendalian formal yang dipaksakan
Pentingnya Tinggi Pengendalian dengan kerjasama yang luas
suatu kegiatan Rendah Pengendalian yang longgar dan informal
Standar
Definisi
Unit pengukuran yang dapat dijadikan sebagai titik acuan untuk
menilai hasil yang dicapai.

1. Standar yang bersifat nyata (tangible standard)

cth. Kualitas kerja, kualitas produk, ukuran, dll
2. Standar yang bersifat tidak nyata (intangible standard)
cth. Sikap, Moral, Etika
Merancang Sistem Pengawasan
1. Prestasi bidang kunci (key performance area)
 aspek-aspek penting yang harus berfungsi efektif agar
unit kerja/keseluruhan organisasi dapat mencapai sukses
seperti yang diharapkan.

2. Mengidentifikasi Titik-titik pengawasan Strategik

 manajemen harus memperhatikan titik-titik penting
dalam suatu operasi tertentu.
Jenis dan Metode Pengawasan
Metode Pengawasan Non-Kuantitatif
Bersifat menyeluruh terhadap semua aspek penting dalam
organisasi, dan sebagian besar berkaitan dengna kegiatan
mengawasi aktivitas dan kinerja karyawan

- Melakukan observasi, mengadakan inspeksi secara langsung

dan rutin, mengkaji laporan, baik secara lisan/tertulis,
melakukan brainstorming dengan bawahan secara berkala,
melakukan evaluasi
Metode Pengawasan Non-Kuantitaif
1. Management by Objective (MBO)
 Penetapan tujuan secara bersama2 antara manajer dan
bawahan, perumusan secara jelas tanggung jawab utama
setiap individu dalam bentuk sasaran-sasaran yang harus
dicapai, dan pengunaan ukuran-ukuran tersebut sebagai
pedoman pengoperasian unit kerja ataupun individu-
individu.

 Mengevaluasi pencapaian tujuan yang telah ditetapkan

Metode Pengawasan Non-Kuantitaif
2. Management by Exception (MBE)
 fokus pada bidang pengawasan yang paling kritis dan
strategis, dan menyerahkan urusan-urusan rutin dan tidak
strategis pada karyawan atau manajer yang lebih rendah

3. Management Information System (MIS)

 sistem perancangan dalam pengadaan, pemrosesan,
penyimpanan, dan penyebaran informasi untuk mendukung
keputusan manajemen yang efektif
Metode Pengawasan Non-Kuantitaif
Audit Kualitas (Audit Mutu)
Audit: Kegiatan mengumpulkan berbagai informasi faktual dan
relevan melalui interaksi secara sistematis, objektif, dan
terdokumentasi pada asas manfaat

Kualitas: Kesesuaian terhadap persyaratan

Audit Kualitas/Mutu
Contoh Audit Kualitas/Mutu;
Manajemen Kualitas secara Total (TQM)
Productivity, Quality, Cost, Delivery, Safty, dan Morale

10 Prinsip untuk menerapkan manajemen mutu yang berhasil

(modul 6 hal 6.24-6.25)
Metode Pengawasan Kuantitaif
Metode ini memerlukan data-data khusus dan menggunakan
metode kuantitatif untuk mengolah data tersebut sehingga
dapat digunakan sebagai alat bantu pengawasan

Anggaran, Audit Keuangan, Analisa Break Even, Analisa Rasio

Metode Pengawasan Kuantitaif
Anggaran:
Informasi atau laporan kuantitaif resmi tentang sumber daya
yang disahkan untuk melakukan kegiatan yang telah
direncanakan selama jangka waktu tertentu

Audit Keuangan:
- Eksternal: Auditor independen dari luar organisasi
 verifikasi bahwa dalam menyusun laporan keuangan
sudah mengikuti prinsip2 akuntansi
- Internal: anggota organisasi itu sendiri
 menjamin aset perusahanan telah dikelola dengan baik
Metode Pengawasan Kuantitaif
Analisa Break-Even:
 Menggambarkan kondisi di mana perusahaan dalam
keadaan tidak rugi dan juga tidak laba (Impas)
Memberikan pengukuran yang objektif untuk mengevaluasi
kinerja organisasi

Analisa Rasio Keuangan

 Rasio likuiditas, Leverage, Akitivitas, dan Profitabilitas
Metode Pengawasan Kuantitaif
Balance Scorecard
 Selain mempertimbangkan kinerja keruangan, BSC juga
memasukan kinerja2 non-keuangan.
No DIMENSI UKURAN KINERJA
1 KEUANGAN -Tingkatan Pengembalian Investasi (ROI); Revenue
Mix (Bauran Pendapatan); Asset Turnover
(pemanfaatan Aktiva); dll
2 Pelanggan - Pangsa Pasar; Tingkat perolehan Pelanggan Baru;
Tingkat Kepuasan Pelanggan; dll
3 Proses Bisnis Intern - Inovasi; Efektivitas dan efisiensi operasi; Layanan
Purna Jual; dll
4 Pembelajaran dan - Kompetensi SDM; Kualitas Lingkungan Kerja;
Pertumbuhan Motivasi; pemberdayaan pegawai; dll
Modul 6 Hal 6.28
Karakteristik Pengawasan yang Efektif
1. Akurat
2. Tepat waktu
3. Ekonomis
4. Fleksibel
5. Objektif dan bisa dipahami
6. Kriteria yang masuk akal
7. Penempatan yang Strategis
8. Disesuaikan dengna rencana dan struktur organisasi
9. Disesuaikan dengan Manajer
10. Tindakan perbaikan
Referensi
 Modul Manajemen Universitas Terbuka
 Slide Tutorial Manajemen
 Widita Rarasati
 Fadia Dewanda