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I. Presentación 2
III. Objetivo 6
V. Lineamientos generales 9
VI. Metodología 12
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I. PRESENTACIÓN
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II. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Bienes faltantes.- Una vez transcurrido el plazo de 15 días hábiles otorgado por el
Departamento de Control de Inventarios para encontrar los bienes “no localizados” en el
momento del inventario, se considerarán como faltantes y tal situación obligará a su
restitución en los términos previstos en el Reglamento para el Control Patrimonial de la
UV.
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Comité de recepción.- Cuerpo colegiado integrado por el servidor universitario
designado por la superioridad para asumir la titularidad de la entidad académica o
dependencia, así como por las personas que juzgue conveniente, preferentemente
servidores universitarios, que se reúne y organiza para recibir los recursos
administrados y los asuntos y documentos manejados durante el periodo de gestión del
titular saliente.
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Marco normativo universitario.- Conjunto de leyes, estatutos y reglamentos que rigen
el desempeño de los servidores universitarios.
Órgano interno de control.- Contraloría General de la Universidad Veracruzana,
dependiente de la H. Junta de Gobierno.
Titular entrante.- Servidor universitario que asume el cargo, empleo o comisión por
disposición de la superioridad.
Titular saliente.- Servidor universitario que por cualquier motivo se separa del cargo,
empleo o comisión para el que fue nombrado.
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III. OBJETIVO
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IV. MARCO JURÍDICO
ESTATUTO GENERAL
CAPÍTULO III
DE LA CONTRALORÍA GENERAL
I a II…
a) a inciso d)…
IV a V.
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REGLAMENTO EN MATERIA DE REGISTRO PATRIMONIAL DE LOS SERVIDORES
DE LA UNIVERSIDAD VERACRUZANA
II. Dentro de los treinta días naturales siguientes a la terminación del encargo, o a la
designación para otro puesto dentro de la Universidad;
I. …
TÍTULO CUARTO
CAPÍTULO II
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V. LINEAMIENTOS GENERALES
c) El demás personal que maneje directamente valores y/o recursos, así como los
titulares de cargos equivalentes a los mencionados en las fracciones anteriores.
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5. La entrega-recepción se formalizará por escrito mediante acta administrativa y
anexos, donde se describa el estado que guarda la administración de los recursos,
documentos y asuntos de la entidad académica o dependencia sujeta a este
proceso.
12. Durante los 15 días hábiles posteriores a la firma del acta de entrega-recepción, el
servidor universitario saliente, a petición escrita del servidor universitario entrante,
hará las aclaraciones que procedan y proporcionará, en su caso, la información
adicional. El servidor universitario entrante deberá informar por escrito a la
Contraloría General, sobre las aclaraciones realizadas en un lapso no mayor a 5
días hábiles.
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13. En caso de que el servidor universitario entrante detecte alguna irregularidad de
acción u omisión en el contenido del acta respectiva o en los anexos de la misma,
durante el término señalado en el lineamiento 12, deberá hacerlo del conocimiento
de la Contraloría General para que proceda según corresponda.
14. La entrega formal por la causa o motivo que origine su separación, no releva al
servidor universitario saliente de la responsabilidad en que pudiese haber incurrido
durante el período de su gestión, en su empleo, cargo o comisión.
15. No podrá recibirse o asumirse otro cargo, empleo o comisión, mientras no se haya
efectuado la entrega del anterior.
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VI. METODOLOGÍA
INTRODUCCIÓN
En el primero de los casos, que se presenta por haber cumplido los servidores
universitarios el período para el cual fueron designados, de acuerdo a lo establecido en
el marco normativo universitario, el evento se conoce con la debida anticipación,
pudiéndose contar con el tiempo suficiente para planear y desarrollar los trabajos que
anteceden al acto de entrega-recepción, lo cual permite la preparación, ordenamiento y
actualización oportuna de la información requerida para efectuar un proceso formal de
transmisión, una vez que se conoce de manera oficial.
Cabe señalar que en todas las situaciones, el proceso formal inicia cuando el C. Rector
solicita a la Junta de Gobierno la intervención de la Contraloría General para participar
en el proceso de entrega-recepción que corresponda, consecuentemente, resulta
conveniente que este comunicado se emita conjuntamente con el nombramiento del
titular entrante para propiciar que inicie su gestión administrativa oportuna y
formalmente.
1. Planeación de la entrega
3. Acto de entrega-recepción
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1. Planeación de la entrega
a. Académicas
c. Recursos financieros
d. Recursos humanos
e. Recursos materiales
f. Obra pública
g. Control patrimonial
h. Patrimonio documental
El comité de recepción podrá ser integrado por el titular entrante, así como por las
personas que juzgue conveniente, preferentemente servidores universitarios,
debiendo responder de su actuación el citado titular que recibe.
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1.2 Capacitación: La Contraloría General, en coordinación con la Dirección General de
Recursos Humanos, será la responsable de la capacitación de los comités,
actividad que se programará conjuntamente con los interesados, una vez recibida la
copia del acta de su constitución.
1.3 Difusión del programa: Es importante dar a conocer los detalles del programa y
acciones calendarizadas a todo el personal de la entidad académica o dependencia
involucrado en el proceso, de modo que los objetivos, procedimientos y acciones le
resulten claros y comprensibles.
1.4 Operación de los Comités: El comité de entrega será el responsable del proceso de
entrega-recepción, desde su inicio hasta su terminación.
2. Integración de la información
a) Expediente protocolario
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b) Organización y marco normativo
c) Situación programática
d) Situación presupuestaria
e) Estados financieros
f) Recursos financieros
g) Recursos humanos
h) Recursos materiales
i) Recursos físicos
j) Obra pública
k) Recursos documentales
l) Patrimonio documental
o) Diversos
a) Expediente protocolario.- Se integra con todas las actas de entrega previa y/o
definitivas que precisen ser levantadas, según el caso.
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Para el efecto, obtener el POA del Sistema Integral de Información Universitaria
(SIIU), y verificar que coincida con el importe del presupuesto anual consignado
en el Reporte de Avance Presupuestal; en caso contrario, explicar el origen de
las variaciones.
d) Situación presupuestaria.- Comprende principalmente el Reporte de Avance
Presupuestal, las modificaciones presupuestales autorizadas en el ejercicio y su
justificación. En su caso, se requerirá incluir el anteproyecto o proyecto de
presupuesto para el ejercicio fiscal siguiente.
e) Estados Financieros.- Se integra con los estados financieros y sus notas
complementarias, formulados con base en registros contables actualizados con
corte al fin del mes inmediato a la entrega. Comprende el Balance General,
integrado por fondo y consolidado, el Estado de Resultados y la Balanza de
Comprobación.
f) Recursos financieros.- Contiene la información relativa a los ingresos, egresos,
fondos rotatorios, y la referente al manejo de las cuentas bancarias, etc.
Fondo rotatorio.- Conocer con la debida anticipación el cambio de titulares,
permitirá comprobar oportunamente todos los gastos efectuados del fondo
rotatorio y, en su caso, efectuar el reintegro del saldo, con el objeto de entregar
únicamente copia del oficio de finiquito de cancelación del vale correspondiente o
la constancia de no adeudo expedidos por la Dirección de Contabilidad, con la
finalidad de que el titular entrante tramite el nuevo fondo rotatorio mediante la
firma del vale correspondiente.
Tratándose de cambios repentinos, se deberán arquear y entregar, el efectivo y
los documentos comprobatorios existentes en el momento de la entrega, así
como las afectaciones presupuestales por aquellos comprobantes que se
encuentren en trámite para su reintegro en efectivo. Quien recibe deberá tramitar
la comprobación de los importes recibidos y la cancelación del vale
correspondiente, así como gestionar un nuevo fondo rotatorio mediante la
expedición de un nuevo vale a su nombre.
Vales de gastos a comprobar.- Estos vales deberán ser comprobados dentro del
período establecido en el documento, de conformidad con las políticas
establecidas en el Manual de Procedimientos Administrativos en vigor, si dicho
plazo vence antes del momento de la entrega. En caso de que el proceso se
realice dentro del plazo estipulado para la comprobación, se deberán entregar al
nuevo titular los documentos y el efectivo que integren el saldo pendiente de
comprobar. Quien recibe será responsable de la comprobación y cancelación del
vale correspondiente.
Afectaciones presupuestales en trámite.- En las relaciones de afectaciones
presupuestales en trámite por pagos directos a proveedores, se deberá
identificar con precisión en qué fase del proceso o dependencia se encuentran
las afectaciones presupuestales en trámite.
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Cuentas bancarias.- Previo a la entrega, aclarar las partidas en conciliación y
efectuar las correcciones procedentes, con el objeto de que las cuentas
bancarias y el registro de firmas sean cancelados antes del evento protocolario y
entregar únicamente para el efecto el saldo conciliado, mediante cheque
certificado expedido a nombre de la entidad académica o dependencia. El
servidor universitario que recibe deberá recabar el oficio de cancelación de la
cuenta bancaria y verificar que se hayan devuelto a la institución de crédito los
cheques pendientes de utilizar; además, que se hayan dejado en la cuenta como
saldo, exclusivamente los fondos correspondientes a los cheques en circulación.
Con lo anterior, el titular entrante estará en posibilidad de tramitar la apertura de
una nueva cuenta bancaria con firmas mancomunadas. Tratándose del relevo
del administrador, únicamente se hará el cambio de firmas de no existir
inconveniente por parte del titular en funciones.
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Inventario de mobiliario y equipos.- Previo al levantamiento del inventario de
mobiliario y equipos por parte del Departamento de Control de Inventarios (DCI),
se recomienda, en su caso:
pegar las etiquetas de código de barras que se encuentren pendientes de
colocar o solicitar al DCI etiquetas nuevas, en caso de que algunas se hayan
deteriorado o desprendido de los equipos;
tramitar las transferencias correspondientes de aquellos bienes que se tengan
en posesión pero que pertenezcan a otras entidades o dependencias;
aplicarse en la búsqueda de los bienes que se tengan en condición de “no
localizados”;
contar con los resguardos debidamente actualizados y
soportar la sustracción de bienes, con la copia de las actas y oficios remitidos
a la Dirección de Asuntos Jurídicos o con las denuncias presentadas al
ministerio público correspondiente.
Asimismo, se deberán reportar el mobiliario y los equipos:
en comodato;
que se encuentren sin instalar o sin funcionar, especificando la antigüedad de
su recepción;
en poder de terceros, porque se haya autorizado a servidores de la entidad
académica o dependencia mediante vales, su utilización fuera de las
instalaciones donde se encuentren asignados o adscritos y
en reparación, debiendo especificar, en este caso, los proveedores de
servicios que los tengan en posesión.
Equipo de transporte.- En cuanto al equipo de transporte, se recomienda
concentrarlo en las instalaciones de la entidad académica o dependencia objeto
de la entrega para la verificación de su estado físico, procurando que:
tenga placas vigentes;
cuente con su etiqueta de código de barras;
se encuentren dentro del vehículo documentos actualizados, como tarjeta de
circulación, copia de la póliza de seguro, calcomanías de tenencia y
verificación;
cuente con llanta de refacción útil, utensilios (gato, llave para tuercas, etc.) y
herramientas;
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hacer entrega del expediente relativo, el cual deberá contener, entre otros
documentos, pagos de tenencias actualizadas, copia de los comprobantes de
las reparaciones efectuadas y demás documentos inherentes a la unidad.
Inventario de obras de arte.- En el inventario de obras de arte, además de las
existentes, considerar las obras de arte otorgadas y recibidas en comodato,
procurando contar con los contratos y resguardos debidamente formalizados y
actualizados. Asimismo, consignar su estado de conservación y verificar que las
obras cuenten con etiquetas con código de barras correspondientes a su número
de inventario.
i) Recursos físicos.- Se integra con la relación de inmuebles reconocidos dentro del
patrimonio institucional, así como con los bienes raíces que se encuentren en
proceso de regularización. Asimismo, con la relación de inmuebles recibidos y
otorgados en arrendamiento, su ubicación y el importe del arrendamiento
mensual.
j) Obra pública.- Se integra con la información correspondiente a las obras
ejecutadas durante la gestión administrativa, diferenciando las concluidas de las
que se encuentren en proceso a la fecha de la entrega, incluyendo su avance
físico y financiero.
k) Recursos documentales.- Lo constituyen los inventarios de libros, revistas,
periódicos, videos, etc., así como los vales debidamente autorizados por el
préstamo de estos bienes. Se debe verificar que cuenten con número de
inventario y, en su caso, solicitarlo a la Dirección de Bibliotecas. Asimismo,
requerir oportunamente, antes de la entrega, la devolución de aquellos bienes
por los que haya vencido el plazo otorgado para su préstamo.
l) Patrimonio documental.- Consta de todos los archivos activos y pasivos que se
encuentren bajo resguardo de la entidad académica o dependencia objeto de la
entrega. Es importante que se relacionen, entre otros, los expedientes de los
alumnos, tanto los que correspondan a los egresados, como los relativos a los
estudiantes en activo, así como los expedientes del personal y los documentos
que soporten la autenticidad de la propiedad de los bienes que conforman el
patrimonio institucional.
Los archivos deberán estar clasificados:
por ejercicio;
por su unidad de presentación (folders, carpetas, recopiladores, etc.) y
por su ubicación física, para facilitar su localización, debiendo numerarse los
muebles donde se contengan (gaveteros, vitrinas, estantes, escritorios,
credencias, etc.), en orden progresivo, de izquierda a derecha en cada área
donde se encuentren; los entrepaños, gavetas o cajones serán numerados
progresivamente de arriba hacia abajo.
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Se recomienda contar con los convenios y contratos debidamente actualizados y
formalizados. Asimismo, depurar la documentación antes del proceso, con
excepción del archivo pasivo, con el objeto de asegurarse de entregar la
documentación activa por encontrarse vigente dentro del término de cinco años.
Si se conoce con antelación la fecha del evento, procurar resolver los asuntos
pendientes, con la finalidad de entregar la menor cantidad en esas condiciones.
De ser imposible solucionar todos los asuntos pendientes, por causas ajenas a la
voluntad de quien entrega, señalar, en su caso, al responsable del asunto, el
grado estimado de atención, así como la entidad o dependencia donde se
encuentre en trámite.
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plenamente satisfechos tanto el titular que entrega como el que recibe, por
constatar que dicho proceso ha sido efectuado por sus respectivos representantes
según lo planeado. Dicho de otra manera, en este procedimiento se realiza la
inspección y se verifica antes de llevar a cabo el acto protocolario, en virtud de que
se cuenta con el tiempo suficiente para hacerlo.
Cada paquete de información debe ser firmado también por los servidores
universitarios que hayan tenido directamente bajo su responsabilidad el control,
custodia o posesión de los bienes patrimoniales, archivos y documentos legales de
la entidad o dependencia, como cajeros, administradores, responsables de los
fondos rotatorios, pagadores, almacenistas, responsables del control presupuestal,
de la contabilidad, del control de inventarios, etc.
2.3 Actualización de la información: La información documental materia de la entrega
deberá ser lo más actualizada posible, de acuerdo al calendario de cierre, a efecto
de no sufrir nuevas actualizaciones cuando se lleve a efecto el acto protocolario,
debido a los nuevos eventos que van sucediendo por tratarse de una información
dinámica.
3. Acto de entrega-recepción
Una vez efectuada la inspección física y la verificación de la corrección de los datos
contenidos en los paquetes documentales a satisfacción del titular entrante, en la
fecha programada se procederá a la entrega-recepción de la entidad académica o
dependencia, mediante la elaboración del acta respectiva (formato VII.2) con la
intervención del personal designado por la Contraloría General, detallándose, en el
cuerpo de la misma, los anexos correspondientes, así como las observaciones que
se juzguen pertinentes.
De ser necesario, dada la magnitud de la entrega, como en el caso de cambio de
Rector, se deberán formular y anexar actas adicionales, correspondientes a las
entregas de cada área administrativa que se entregue, las cuales estarán firmadas
por los servidores que entregan y por los que reciben.
3.1 Distribución: Los paquetes de información deberán formularse en cuatro tantos con
firmas autógrafas, distribuidos de la siguiente manera:
Un tanto para el titular entrante
Un tanto para el titular saliente
Un tanto para el archivo de la entidad o dependencia que se entrega
Un tanto para la Contraloría General
El tanto correspondiente a la Contraloría General, será para su archivo o, en su
caso, para su seguimiento. Tratándose del cambio de Rector, únicamente se
proporcionará a la Contraloría General copia del acta de entrega-recepción.
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3.2 Aclaraciones: Una vez firmada el acta de entrega-recepción, el titular entrante
contará con un período de 15 días hábiles posteriores a este acto protocolario para
solicitar por escrito, en su caso, al saliente con copia a la Contraloría General, las
aclaraciones procedentes y/o la información adicional relevante que no se hubiera
detectado como materia de la entrega durante el proceso citado. Asimismo,
informará por escrito a la Contraloría General dentro del término de 5 días hábiles
sobre las correcciones efectuadas.
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Para darle formalidad a este acto, el personal designado por la Contraloría General,
levantará el acta circunstanciada correspondiente (formato VII.1) indicando en el
texto de la misma que la administración entrante recibe la información en las
condiciones descritas anteriormente.
Por su parte, el titular entrante contará con 5 días hábiles después de haberse
cumplido la fase de integración, para verificar la corrección de la información, así
como para llevar a efecto la inspección para constatar la existencia física del
efectivo, valores, bienes y recursos documentales, todo ello con la cooperación de
los servidores designados por el titular que entrega.
Una vez transcurridos los 15 días hábiles otorgados para llevar a cabo la totalidad
del proceso, el auditor designado para el efecto se presentará en la entidad o
dependencia en proceso de entrega para levantar el acta de entrega definitiva
(formato VII.2), en la cual se detallarán los anexos correspondientes, así como las
observaciones que se juzguen pertinentes.
3.1 Distribución: De igual forma que en el proceso de entrega recepción por término de
gestión administrativa, los paquetes documentales de información serán elaborados
en cuatro tantos, uno para el titular que recibe, otro para el que entrega, otro para el
archivo de la entidad o dependencia que se entrega y uno más para la Contraloría
General para su archivo o seguimiento.
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VII. MODELOS DE ACTAS DE ENTREGA-RECEPCIÓN
N° RECOMENDACIÓN
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VII.1 ACTA DE ENTREGA PREVIA
UNIVERSIDAD VERACRUZANA
CONTRALORÍA GENERAL
REGIÓN:-------------------------------------------------------------(1)----------------------------------------
ENTIDAD ACADÉMICA O DEPENDENCIA: ---------------(2)---------------------------------------
ACTA PREVIA DE ENTREGA-RECEPCIÓN POR CAMBIO DE --------(3)---------------------
ENTREGA: -------------------------------------(4) -----------------------------------------------------------
RECIBE: ----------------------------------------(5)-------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------Lugar, hora y fecha------------------------------------------
En la ciudad de (6), Ver., siendo las (7) horas del día (8) de (9) de dos mil (10), se
levanta la presente acta en la oficina que ocupa la (11) de la (12) de la Universidad
Veracruzana ubicada en (13).------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------Motivo--------------------------------------------------------
Hacer constar la entrega–recepción previa de la (14) de la (15), en cumplimiento a lo
establecido en los artículos 235, fracción III inciso e), 266 y 269 del Estatuto General de
la Universidad Veracruzana, la cual tiene como finalidad la inmediata instalación del
titular que recibe y facilitar la continuidad de la gestión administrativa. ------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------Autorizaciones-------------------------------------------------
El C. (16) asume el cargo de (17) de (18) en base a su nombramiento de fecha (19)
firmado por el C. (20) Rector de la Universidad Veracruzana.------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Oficio número CG (21), de fecha (22), signado por el/la C.(23), Contralor (a) General de
la Universidad Veracruzana, dirigido al C. (24), donde se indica que se ha comisionado
al C.(25), auditor (a) adscrito (a) a la Contraloría General, para intervenir en el
levantamiento del acta de entrega-recepción correspondiente. ----------------------------------
------------------------------------------------- Participantes ------------------------------------------------
Intervienen en el presente acto por parte de la (26), el (la) C. (27), titular saliente, con
número de personal (28), con domicilio particular en la calle (29), número (30), colonia
(31) y código postal (32) en (33), Ver. y el/la administrador (a) C.(34), con número de
personal (35), con domicilio particular en la calle (36), número (37), colonia (38) y
código postal (39), en (40), Ver., quien participa aportando información sobre los
recursos administrados y los documentos y asuntos manejados en la entidad
académica/dependencia. Así como, el (la) C. (41), titular entrante, con número de
personal (42), con domicilio particular en la calle (43), número (44), colonia (45) y
código postal (46), en (47), Ver.---------------------------------------------------------------------------
Por parte de la Contraloría General, el auditor(a) comisionado, C.(48).------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
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---------------------------------------------- página dos -------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------Testigos de asistencia---------------------------------------
Como testigos de asistencia de la presente diligencia, designados por el titular
saliente, intervienen en este acto el (la) C.(49) y el (la) C. (50), manifestando el
primero ser mayor de edad de (51) años, estado civil (52) prestar sus servicios en (53)
con cargo o funciones de (54) con RFC. (55) y con domicilio particular en la calle (56)
número (57), colonia (58) y código postal (59), en (60), Ver; el segundo manifiesta ser
mayor de edad de (61) años, estado civil (62), prestar sus servicios en (63) con cargo o
funciones de (64), con RFC. (65) y con domicilio particular en la calle (66), número (67),
colonia (68) y código postal (69), en (70), Ver. -------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------Diligencias--------------------------------------------------
El (la) C.(71), que concluye el cargo, dio curso a la entrega de la (72) al (la) C.(73),
manifestando que en este momento la información que se entrega es la única de que se
dispone (en caso de que se cuente con alguna información en el momento de levantar
el acta de entrega previa). Quien toma posesión del cargo recibe la documentación
existente, relativa a los bienes, documentos y asuntos, inherentes a la (74) mediante los
siguientes anexos que se relacionan conforme al orden que les corresponde en la Guía
para la Entrega-recepción: ---------------------------------------------------------------------------------
Anexo No..------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Anexo No..------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Anexo No--------------------------------------------------------------------------------------------------------
Etcétera. --------------------------------------------------------------------------------------------------------
A partir de esta fecha, el (la) C. (75), asume formalmente el cargo de (76), haciendo
notar que junto con el titular saliente se han dado instrucciones al (los) C. (77), quien
(es) funge (n) en la (78) como (79) para preparar los anexos con la información y
documentación complementaria a la entregada en este acto y que servirá para efectuar
la entrega definitiva: -----------------------------------------------------------------------------------------
(Seleccionar de entre los anexos contemplados en la Guía para la Entrega-recepción
los que tendrán que prepararse conforme al orden siguiente)------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
I ---------------- Organización y marco normativo -------------------------------------------------
CGER-ON-01 Organigrama (documento). -----------------------------------------------------------
CGER-ON-02 Relación de legislación y normatividad universitaria. --------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
II --------------- Situación programática --------------------------------------------------------------
CGER-SP-01 Oficio de techo financiero del ejercicio vigente (documento). ----------------
CGER-SP-02 Programa Operativo Anual de los fondos que se tengan en
------------------ operación en el ejercicio vigente (reporte). ---------------------------------------
CGER-SP-03 Plan de Desarrollo de la Entidad Académica (documento). ------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
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--------------------------------------------- página tres ------------------------------------------------------
III --------------- Situación presupuestaria -----------------------------------------------------------
CGER-SR-01 Avance presupuestal de los fondos que se tengan en operación
---------------- (reporte). ----------------------------------------------------------------------------------
CGER-SR-02 Modificaciones presupuestales y su justificación (reporte). ------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
IV -------------- Estados financieros -------------------------------------------------------------------
CGER-EF-01 Balance General (reporte).------------------------------------------------------------
CGER-EF-02 Estado de Resultados (reporte). ----------------------------------------------------
CGER-EF-03 Balanza de comprobación (reporte). -----------------------------------------------
CGER-EF-04 Notas a los estados financieros (documento). ----------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
V --------------- Recursos financieros: ----------------------------------------------------------------
CGER-RF-01 Arqueo de caja del fondo rotatorio --------------------------------------------------
CGER-RF-02 Oficio de finiquito de cancelación de vale de fondo rotatorio (documento)
CGER-RF-03 Arqueo de caja de vales de gastos a comprobar. -------------------------------
CGER-RF-04 Oficio de finiquito de cancelación de vale de gastos a comprobar
----------------- (documento). ------------------------------------------------------------------------------
CGER-RF-05 Constancia de no adeudo (documento) -------------------------------------------
CGER-RF-06 Conciliación bancaria actualizada. --------------------------------------------------
CGER-RF-07 Relación de recibos de ingresos útiles. --------------------------------------------
CGER-RF-08 Relación de facturas útiles. -----------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
VI -------------- Recursos Humanos: ------------------------------------------------------------------
CGER-RH-01 Plantilla de personal. -------------------------------------------------------------------
CGER-RH-02 Copia del vale correspondiente a la nómina de la última quincena
----------------- pagada, sellada de recibido por la Dirección de Contabilidad. --------------
CGER-RH-03 Nómina en proceso de pago, y relación de cheques de sueldos no
----------------- cobrados y cancelados. ----------------------------------------------------------------
CGER-RH-04 Relación de becarios. ------------------------------------------------------------------
CGER-RH-05 Relación de prestadores de servicio social. --------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
VII ------------- Recursos Materiales: -----------------------------------------------------------------
CGER-RM-01 Inventario de Mobiliario y Equipo. ---------------------------------------------------
CGER-RM-02 Inventario de equipo de transporte. -------------------------------------------------
CGER-RM-03 Inventario de obras de arte. -----------------------------------------------------------
CGER-RM-04 Inventario de material de limpieza. --------------------------------------------------
CGER-RM-05 Inventario de material de laboratorio. ----------------------------------------------
CGER-RM-06 Inventario de papelería, útiles de escritorio y cómputo. -----------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
VIII ------------ Recursos físicos -----------------------------------------------------------------------
CGER-RF-01 Relación de inmuebles propiedad de la Universidad Veracruzana. --------
CGER-RF-02 Relación de inmuebles en proceso de regularización. -------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------- pasa a la página cuatro ----
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--------------------------------------------- página cuatro ---------------------------------------------------
CGER-RF-03 Relación de inmuebles recibidos en arrendamiento. ---------------------------
CGER-RF-04 Relación de inmuebles otorgados en arrendamiento. --------------------------
CGER-RF-05 Relación de inmuebles recibidos en comodato. ---------------------------------
CGER-RF-06 Relación de inmuebles otorgados en comodato. --------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
IX -------------- Obra pública -----------------------------------------------------------------------------
CGER-OP-01 Relación de obras concluidas. -------------------------------------------------------
CGER-OP-02 Relación de obras en proceso. -------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
X --------------- Recursos documentales -------------------------------------------------------------
CGER-RD-01 Inventario de bibliografía (reporte). -------------------------------------------------
CGER-RD-02 Relación de vales vencidos por préstamos de libros. --------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
XI -------------- Patrimonio documental --------------------------------------------------------------
CGER-PD-01 Relación de contratos y/o convenios vigentes. ----------------------------------
CGER-PD-02 Relación de expedientes de personal. ---------------------------------------------
CGER-PD-03 Relación de facturas que amparan la propiedad del mobiliario y equipos.
CGER-PD-04 Relación de escrituras que amparan la propiedad de los inmuebles. ------
CGER-PD-05 Relación de archivo común. ----------------------------------------------------------
CGER-PD-06 Relación de matrícula de alumnos del último periodo escolar (reporte). –
CGER-PD-07 Relación de expedientes de alumnos activos y egresados. ------------------
CGER-PD-08 Relación de cartas de pasantes. ----------------------------------------------------
CGER-PD-09 Relación de certificados de estudios profesionales y de posgrado. --------
CGER-PD-10 Relación de autorizaciones de examen profesional o de grado
------------------ académico. --------------------------------------------------------------------------------
CGER-PD-11 Relación de actas de examen profesional o de grado académico. ---------
CGER-PD-12 Relación de títulos profesionales o de grado académico. ---------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
XII ------------- Asuntos pendientes y en trámite -------------------------------------------------
CGER-AP-01 Relación de afectaciones presupuestales por pagos directos. --------------
CGER-AP-02 Relación de requisiciones (reporte). ------------------------------------------------
CGER-AP-03 Relación de pedidos (reporte). -------------------------------------------------------
CGER-AP-04 Relación de bienes pagados pendientes de recibir (reporte). ----------------
CGER-AP-05 Relación de cheques pendientes de entregar a sus beneficiarios. ---------
CGER-AP-06 Relación de movimientos de personal en trámite. ------------------------------
CGER-AP-07 Relación de plazas pendientes de asignar. ---------------------------------------
CGER-AP-08 Relación de estimaciones de obra. -------------------------------------------------
CGER-AP-09 Relación de contratos y convenios. -------------------------------------------------
CGER-AP-10 Relación de asuntos penales en proceso. ----------------------------------------
CGER-AP-11 Relación de solicitudes de información y resoluciones efectuadas por la
---------------- Coordinación de Transparencia y Acceso a la Información. -----------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------- pasa a la página cinco ----
29/07/2009 28/148
--------------------------------------------- página cinco ----------------------------------------------------
CGER-AP-12 Relación de solicitudes de información sobre denuncias y resoluciones
----------------- efectuadas por la Defensoría de Derechos Universitarios. -------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
XIII ------------- Estado de atención de observaciones de auditoría pendientes o en
----------------- proceso de atención -----------------------------------------------------------------
CGER-OP-01 Relación de observaciones de la Contraloría General. ------------------------
CGER-OP-02 Relación de observaciones de auditoria externa. -------------------------------
CGER-OP-03 Relación de observaciones de los órganos superiores de fiscalización. --
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
XIV ------------ Diversos -----------------------------------------------------------------------------------
CGER-DI-01 Combinación de caja fuerte en sobre cerrado. ----------------------------------
CGER-DI-02 Relación de llaves de mobiliario, equipo y oficinas. ----------------------------
CGER-DI-03 Relación de sellos oficiales. ----------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------Aclaraciones-----------------------------------------------------
El C. (80), recibe con las reservas de Ley del C. (81), todos los recursos y documentos
que se precisan en el contenido de la presente acta y sus anexos.-----------------------------
La verificación del inventario físico de mobiliario y equipo será realizada por el
Departamento de Control de Inventarios.---------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
El titular que entrega se compromete a presentar debidamente integrado el “paquete de
entrega” en un plazo no mayor a 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de la
presente acta.--------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Una vez concluido el término señalado en el párrafo anterior, el titular que recibe se
compromete a verificar la existencia de los recursos, bienes e información contenidos
en los anexos que integran el “paquete de entrega” en un plazo de 5 días hábiles, así
como asistir el día en que se levante el acta de entrega definitiva a su lectura y firma ----
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
La presente entrega previa no implica liberación alguna de responsabilidades que
pudieran llegarse a determinar con posterioridad por la autoridad competente.-------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
En este acto, la Contraloría General como parte de sus actividades tendientes a la
difusión del marco normativo vigente de la Universidad Veracruzana, a través de su (s)
representante (s), hace (n) saber al (la) (82) titular entrante y dejan constancia en la
presente acta, que dicho marco jurídico universitario puede ser consultado en Internet
en la página www.uv.mx .-----------------------------------------------------------------------------------
El Titular entrante, manifiesta que se da por sabedor de tales ordenamientos
universitarios y bajo protesta de decir verdad, se compromete a desempeñar su función
dentro del marco de legalidad establecido por la Legislación Universitaria y vigilar en el
ámbito de su competencia el cumplimiento de dicha normatividad. -----------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------- pasa a la página seis -----
29/07/2009 29/148
--------------------------------------------- página seis -------------------------------------------------------
En este acto, el (la) C. (83), hace entrega de los formatos de Declaración-de Situación
Patrimonial al (la) C. (84), Titular saliente y al (la) C. (85), Titular entrante, quienes
cuentan con 30 y 60 días naturales respectivamente, para presentarlos debidamente
requisitados ante la Contraloría General de la Universidad Veracruzana como lo
estipulan los Artículos, 4, fracción IV, 6, fracción I, y 7 del Reglamento en Materia de
Registro Patrimonial de los Servidores de la Universidad Veracruzana.-----------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------Cierre del Acta-----------------------------------------------------
Previa lectura de la presente, por los que en ella intervinieron, y habiendo sido aceptada
en todas sus partes, se da por concluida a las (86) horas del día de su inicio, firmando
en ella para constancia al margen derecho y al calce todos los que en ella
intervinieron.----------------------------------------------------------------------------------------------------
===================================================================
Entrega Recibe
__________(87)_______________ ____________(88)_________________
Testigos de asistencia
__________(89)_______________ ____________(90)_________________
------------------(91)---------------------
29/07/2009 30/148
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO DE ACTA PREVIA DE
ENTREGA-RECEPCIÓN
N° ANOTACIONES
1 Nombre de la Región donde se encuentra la entidad académica o
dependencia.
2 Nombre de la entidad académica o dependencia.
3 Nombre institucional del cargo, empleo o comisión objeto de la
designación.
4 Nombre del servidor universitario que entrega.
5 Nombre del servidor universitario que recibe.
6 Nombre de la ciudad donde se encuentra ubicada la entidad
académica o dependencia.
7, 8, 9 y 10 Hora, día, mes y año en que se levanta el acta.
11 Nombre de la oficina donde se levanta el acta (Dirección,
Administración, etc.).
12 Nombre de la entidad académica o dependencia.
13 Domicilio de la entidad académica o dependencia.
14 Nombre de la entidad académica o dependencia.
15 Nombre de la región donde se encuentre ubicada la entidad
académica o dependencia.
16 Nombre de quien recibe.
17 Nombre del cargo, empleo o comisión.
18 Nombre de la entidad académica o dependencia.
19 Fecha del nombramiento.
20 Nombre del rector en funciones que otorga el nombramiento.
21 Número de oficio de comisión.
22 Fecha del oficio de comisión.
23 Nombre del Contralor en funciones.
24 Nombre del destinatario del oficio de comisión.
25 Nombre del auditor comisionado.
26 Nombre de la entidad académica o dependencia.
27 Nombre del titular saliente.
28 Número de personal del titular saliente.
29,30, Nombre de la calle, número, colonia, código postal y ciudad,
31,32 y 33 donde se encuentre el domicilio del titular saliente.
34 Nombre del administrador de la entidad académica o
dependencia.
35 Número de personal del administrador.
36,37, 38 y Nombre de la calle, número, colonia, código postal y ciudad,
39 y 40 donde se encuentre el domicilio del administrador.
41 Nombre del titular entrante.
42 Número de personal del titular entrante.
43,44,45,46 Nombre de la calle, número, colonia, código postal y ciudad,
FECHA DE ENTRADA EN VIGOR PÁGINA
29/07/2009 31/148
N° ANOTACIONES
y 47 donde se encuentre el domicilio del titular entrante.
N° ANOTACIONES
48 Nombre del auditor designado para intervenir en la entrega-
recepción.
49 Nombre del primer testigo de asistencia.
50 Nombre del segundo testigo de asistencia.
51 Edad del primer testigo de asistencia.
52 Estado civil del primer testigo de asistencia.
53 Nombre de la oficina o área donde se desempeña el primer
testigo de asistencia.
54 Cargo o funciones que desempeña.
55 Siglas y números de su Registro Federal de Contribuyentes.
56,57,58,59 Nombre de la calle, número, colonia, código postal y ciudad,
y 60 donde se encuentre el domicilio del primer testigo de asistencia.
61 Edad del segundo testigo de asistencia.
62 Estado civil del segundo testigo de asistencia.
63 Nombre de la oficina o área donde se desempeña el segundo
testigo de asistencia.
64 Cargo o funciones que desempeña.
65 Siglas y números de su Registro Federal de Contribuyentes.
66,67,68,69 Nombre de la calle, número, colonia, código postal y ciudad,
y 70 donde se encuentre el domicilio del segundo testigo de
asistencia.
71 Nombre del titular saliente.
72 Nombre de la entidad académica o dependencia.
73 Nombre del titular entrante.
74 Nombre de la entidad académica o dependencia.
75 Nombre del titular entrante.
76 Nombre del cargo, empleo o comisión para el que fue designado.
77 Nombre del o los servidores universitarios designados por el
titular entrante para preparar los anexos faltantes.
78 Nombre de la entidad académica o dependencia.
79 Cargo, empleo o comisión de los servidores universitarios
designados para preparar los anexos faltantes.
80 Nombre del titular entrante.
81 Nombre del titular saliente.
82 Nombre del titular entrante.
83 Nombre del auditor designado.
84 Nombre del titular saliente.
85 Nombre del titular entrante
86 Hora de conclusión del acta.
87 Nombre y firma del titular saliente.
88 Nombre y firma del titular entrante.
FECHA DE ENTRADA EN VIGOR PÁGINA
29/07/2009 32/148
N° ANOTACIONES
89 Nombre y firma del primer testigo de asistencia.
90 Nombre y firma del segundo testigo de asistencia.
91 Nombre y firma del auditor que intervino.
29/07/2009 33/148
VII.2 ACTA DEFINITIVA DE ENTREGA-RECEPCIÓN
UNIVERSIDAD VERACRUZANA
CONTRALORÍA GENERAL
REGIÓN:---------------------------------------------------------------------(1)------------------------------
ENTIDAD ACADÉMICA O DEPENDENCIA:------------------------2)-------------------------------
ACTA DEFINITIVA DE ENTREGA-RECEPCIÓN POR CAMBIO DE:---------------------------
---------------------------------------------------------(3)--------------------------------------------------------
ENTREGA:------------------------------------------(4)--------------------------------------------------------
RECIBE:---------------------------------------------(5)--------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------Lugar, hora y fecha----------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
En la ciudad de (6), Ver., siendo las (7) horas del día (8) de (9) de dos mil (10), se
levanta la presente acta en la oficina que ocupa la (11) de la (12) de la Universidad
Veracruzana ubicada en (13).------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------Motivo-------------------------------------------------------
Hacer constar la entrega–recepción definitiva de la (14) de la región (15), en
seguimiento al acta previa del (16) de (17) de (18) y en cumplimiento a lo establecido en
los artículos 235, fracción III inciso e), 267 y 268 del Estatuto General de la Universidad
Veracruzana ---------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------Autorizaciones-------------------------------------------------
Nombramiento de fecha (19) firmado por el C. (20) Rector de la Universidad
Veracruzana, donde designa al C. (21) como (22) de la (23).-------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Como se mencionó en el acta previa, la presente, se realiza en atención a las
instrucciones contenidas en el oficio número CG (24), de fecha (25), signado por el/la
C.(26), Contralor (a) General de la Universidad Veracruzana. -----------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------Participantes-------------------------------------------------
Intervienen en el presente acto por parte de la (27), el (la) C. (28), titular saliente, con
número de personal (29), con domicilio particular en la calle (30), número (31), colonia
(32) y código postal (33) en (34), Ver. y el/la C. (35), con número de personal (36), con
domicilio particular en la calle (37), número (38), colonia (39) y Código Postal (40) en
(41), Ver., quien funge como administrador de la misma y participa aportando la
información sobre los bienes y recursos radicados y adscritos en la (42). Así como, el
(la) C. (43), Titular entrante, con número de personal (44), con domicilio particular en la
calle (45), número (46), colonia (47) y Código Postal (48), en (49), Ver.-----------------------
Por parte de la Contraloría General, interviene el auditor(a), C.(50).----------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------- pasa a la página dos ------
FECHA DE ENTRADA EN VIGOR PÁGINA
29/07/2009 34/148
--------------------------------------------- página dos --------------------------------------------------------
------------------------------------------Testigos de asistencia-------------------------------------------
Como testigos de asistencia de la presente diligencia, designados por el Titular saliente,
intervienen en este acto el (la) C. (51) y el (la) C. (52), manifestando el primero ser
mayor de edad de (53) años, estado civil (54), prestar sus servicios en (55) con cargo o
funciones de (56) con RFC. (57) y con domicilio particular en la calle (58), número (59),
Colonia (60) y Código Postal (61), en (62), Ver; el segundo manifiesta ser mayor de
edad de (63) años, estado civil (64), prestar sus servicios en (65) con cargo o funciones
de (66), con RFC. (67), y con domicilio particular en la calle (68), número (69), Colonia
(70) y Código Postal (71), en (72), Ver. -----------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------Antecedentes------------------------------------------------
Con fecha (73) de (74) de dos mil (75), se levantó el acta previa de entrega recepción
en la que se asentaron los anexos siguientes: -------------------------------------------------------
(enlistar los anexos que se entreguen identificándolos con la clave que le
corresponda de acuerdo al catálogo de anexos incluido en la Guía para la
entrega-recepción).-----------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------Diligencias-------------------------------------------------
El (la) C. (76), que concluye el cargo, dio curso a la entrega definitiva de la (77) al (a la)
C.(78), quien recibe la documentación existente, relativa a los bienes, documentos y
asuntos, inherentes a la entidad/dependencia mediante los anexos siguientes: ------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
I ---------------- Organización y marco normativo -------------------------------------------------
CGER-ON-01 Organigrama (documento). -----------------------------------------------------------
CGER-ON-02 Relación de legislación y normatividad universitaria. --------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
II --------------- Situación programática --------------------------------------------------------------
CGER-SP-01 Oficio de techo financiero del ejercicio vigente (documento). ----------------
CGER-SP-02 Programa Operativo Anual de los fondos que se tengan en operación en
----------------- el ejercicio vigente (reporte). ---------------------------------------------------------
CGER-SP-03 Plan de Desarrollo de la Entidad Académica (documento). ------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
III --------------- Situación presupuestaria -----------------------------------------------------------
CGER-SR-01 Avance presupuestal de los fondos que se tengan en operación
----------------- (reporte). -----------------------------------------------------------------------------------
CGER-SR-02 Modificaciones presupuestales y su justificación (reporte). ------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
IV -------------- Estados financieros -------------------------------------------------------------------
CGER-EF-01 Balance General (reporte). -----------------------------------------------------------
CGER-EF-02 Estado de Resultados (reporte). ----------------------------------------------------
CGER-EF-03 Balanza de comprobación (reporte). -----------------------------------------------
CGER-EF-04 Notas a los estados financieros (documento). ----------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------- pasa a la página tres ------
29/07/2009 35/148
--------------------------------------------- página tres --------------------------------------------------------
V --------------- Recursos financieros: ----------------------------------------------------------------
CGER-RF-01 Arqueo de caja del fondo rotatorio. -------------------------------------------------
CGER-RF-02 Oficio de finiquito de cancelación de vale de fondo rotatorio (documento)
CGER-RF-03 Arqueo de caja de vales de gastos a comprobar. -------------------------------
CGER-RF-04 Oficio de finiquito de cancelación de vale de gastos a comprobar
----------------- (documento). ------------------------------------------------------------------------------
CGER-RF-05 Constancia de no adeudo (documento) -------------------------------------------
CGER-RF-06 Conciliación bancaria actualizada. ).------------------------------------------------
CGER-RF-07 Relación de recibos de ingresos útiles. --------------------------------------------
CGER-RF-08 Relación de facturas útiles. -----------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
VI -------------- Recursos Humanos: ------------------------------------------------------------------
CGER-RH-01 Plantilla de personal. -------------------------------------------------------------------
CGER-RH-02 Copia del vale correspondiente a la nómina de la última quincena
----------------- pagada, sellada de recibido por la Dirección de Contabilidad. --------------
CGER-RH-03 Nómina en proceso de pago, y relación de cheques de sueldos no
----------------- cobrados y cancelados. ----------------------------------------------------------------
CGER-RH-04 Relación de becarios. ------------------------------------------------------------------
CGER-RH-05 Relación de prestadores de servicio social. --------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
VII ------------- Recursos Materiales: -----------------------------------------------------------------
CGER-RM-01 Inventario de Mobiliario y Equipo. ---------------------------------------------------
CGER-RM-02 Inventario de equipo de transporte. -------------------------------------------------
CGER-RM-03 Inventario de obras de arte. -----------------------------------------------------------
CGER-RM-04 Inventario de material de limpieza. --------------------------------------------------
CGER-RM-05 Inventario de material de laboratorio. ----------------------------------------------
CGER-RM-06 Inventario de papelería, útiles de escritorio y cómputo. -----------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
VIII ------------ Recursos físicos -----------------------------------------------------------------------
CGER-RF-01 Relación de inmuebles propiedad de la Universidad Veracruzana. --------
CGER-RF-02 Relación de inmuebles en proceso de regularización. -------------------------
CGER-RF-03 Relación de inmuebles recibidos en arrendamiento. ---------------------------
CGER-RF-04 Relación de inmuebles otorgados en arrendamiento. --------------------------
CGER-RF-05 Relación de inmuebles recibidos en comodato. ---------------------------------
CGER-RF-06 Relación de inmuebles otorgados en comodato. --------------------------------
IX -------------- Obra pública -----------------------------------------------------------------------------
CGER-OP-01 Relación de obras concluidas. -------------------------------------------------------
CGER-OP-02 Relación de obras en proceso. -------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
X --------------- Recursos documentales -------------------------------------------------------------
CGER-RD-01 Inventario de bibliografía (reporte). -------------------------------------------------
CGER-RD-02 Relación de vales vencidos por préstamos de libros. --------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------- pasa a la página cuatro ----
29/07/2009 36/148
--------------------------------------------- página cuatro ----------------------------------------------------
XI -------------- Patrimonio documental --------------------------------------------------------------
CGER-PD-01 Relación de contratos y/o convenios vigentes. ----------------------------------
CGER-PD-02 Relación de expedientes de personal. ---------------------------------------------
CGER-PD-03 Relación de facturas que amparan la propiedad del mobiliario y equipos.
CGER-PD-04 Relación de escrituras que amparan la propiedad de los inmuebles. ------
CGER-PD-05 Relación de archivo común. ----------------------------------------------------------
CGER-PD-06 Relación de matrícula de alumnos del último periodo escolar (reporte). --
CGER-PD-07 Relación de expedientes de alumnos activos y egresados. ------------------
CGER-PD-08 Relación de cartas de pasantes. ----------------------------------------------------
CGER-PD-09 Relación de certificados de estudios profesionales y de posgrado. --------
CGER-PD-10 Relación de autorizaciones de examen profesional o de grado
----------------- académico. --------------------------------------------------------------------------------
CGER-PD-11 Relación de actas de examen profesional o de grado académico. ---------
CGER-PD-12 Relación de títulos profesionales o de grado académico. ---------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
XII ------------- Asuntos pendientes y en trámite -------------------------------------------------
CGER-AP-01 Relación de afectaciones presupuestales por pagos directos. --------------
CGER-AP-02 Relación de requisiciones (reporte). ------------------------------------------------
CGER-AP-03 Relación de pedidos (reporte). -------------------------------------------------------
CGER-AP-04 Relación de bienes pagados pendientes de recibir (reporte). ----------------
CGER-AP-05 Relación de cheques pendientes de entregar a sus beneficiarios. ---------
CGER-AP-06 Relación de movimientos de personal en trámite. ------------------------------
CGER-AP-07 Relación de plazas pendientes de asignar. ---------------------------------------
CGER-AP-09 Relación de contratos y convenios. -------------------------------------------------
CGER-AP-10 Relación de asuntos penales en proceso. ----------------------------------------
CGER-AP-11 Relación de solicitudes de información y resoluciones efectuadas por la
----------------- Coordinación de Transparencia y Acceso a la Información. -----------------
CGER-AP-08 Relación de estimaciones de obra. -------------------------------------------------
CGER-AP-12 Relación de solicitudes de información sobre denuncias y resoluciones
----------------- efectuadas por la Defensoría de Derechos Universitarios. -------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
XIII ------------- Estado de atención de observaciones de auditoría pendientes o en
----------------- proceso de atención ------------------------------------------------------------------
CGER-OP-01 Relación de observaciones de la Contraloría General. ------------------------
CGER-OP-02 Relación de observaciones de auditoria externa. -------------------------------
CGER-OP-03 Relación de observaciones de los órganos superiores de fiscalización. --
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
XIV ------------ Diversos -----------------------------------------------------------------------------------
CGER-DI-01 Combinación de caja fuerte en sobre cerrado. ----------------------------------
CGER-DI-02 Relación de llaves de mobiliario, equipo y oficinas. ----------------------------
CGER-DI-03 Relación de sellos oficiales. ----------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------- pasa a la página cinco ----
29/07/2009 37/148
--------------------------------------------- página cinco ------------------------------------------------------
----------------------------------------------Aclaraciones----------------------------------------------------
El C. (79), recibe con las reservas de Ley del C.(80), todos los recursos y documentos
que se precisan en el contenido de la presente acta y sus anexos.-----------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
La presente entrega definitiva no implica liberación alguna de responsabilidades que
pudieran llegarse a determinar con posterioridad por la autoridad competente.-------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
El titular que entrega manifiesta bajo protesta de decir verdad, haber entregado en su
totalidad los recursos, bienes, documentos y asuntos que manejó durante su gestión
administrativa y que no existen otros en poder de terceros ni tampoco adeudos a favor
o en contra de la (81).----------------------------------------------------------------------------------------
Se hace la aclaración que los formatos para la formulación de las declaraciones de
situación patrimonial de inicio y de terminación de encargo fueron entregados por el
auditor al titular entrante y al titular saliente, cuando se levantó el acta de entrega
previa.------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------Cierre del Acta--------------------------------------------------
Previa lectura de la presente, por los que en ella intervinieron, y no habiendo mas que
hacer constar, se da por concluida a las (82) horas del día de su inicio, firmando de
conformidad para constancia, en todas sus fojas al margen y al calce todos los que en
la misma intervinieron.---------------------------------------------------------------------------------------
===================================================================
Por la Entidad Académica o Dependencia
Entrega Recibe
_____________(83)______________ ______________(84)_______________
Testigos de asistencia
____________(85)_______________ ______________(86)_______________
____________(87)_______________
29/07/2009 38/148
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO DE ACTA DE ENTREGA
RECEPCIÓN DEFINITIVA
N° ANOTACIONES
1 Nombre de la Región donde se encuentra la entidad académica o
dependencia.
2 Nombre de la entidad académica o dependencia.
3 Nombre institucional del cargo, empleo o comisión objeto de la
designación.
4 Nombre del servidor universitario que entrega.
5 Nombre del servidor universitario que recibe.
6 Nombre de la ciudad donde se encuentra ubicada la entidad
académica o dependencia.
7, 8, 9 y 10 Hora, día, mes y año en que se levanta el acta.
11 Nombre de la oficina donde se levanta el acta (Dirección,
Administración, etc.).
12 Nombre de la entidad académica o dependencia.
13 Domicilio de la entidad académica o dependencia.
14 Nombre de la entidad académica o dependencia.
15 Nombre de la región donde se encuentre ubicada la entidad
académica o dependencia.
16,17 y 18 Día, mes y año del levantamiento del acta de entrega previa.
19 Fecha del nombramiento.
20 Nombre del rector en funciones que otorga el nombramiento.
21 Nombre del servidor universitario que recibe.
22 Nombre del cargo, empleo o comisión.
23 Nombre de la entidad académica o dependencia.
24 Número del oficio girado por el Contralor.
25 Fecha del oficio girado por el/la Contralor (a).
26 Nombre del Contralor (a) en funciones.
27 Nombre de la entidad académica o dependencia.
28 Nombre del titular saliente.
29 Número de personal del titular saliente.
30,31,32,33 Nombre de la calle, número, colonia, código postal y ciudad,
y 34 donde se encuentre el domicilio del titular saliente.
35 Nombre del administrador de la entidad académica o
dependencia.
36 Número de personal del administrador.
37,38,39,40 Nombre de la calle, número, colonia, código postal y ciudad,
y 41 donde se encuentre el domicilio del administrador.
42 Nombre de la entidad académica o dependencia.
43 Nombre del titular entrante.
44 Número de personal del titular entrante.
45,46,47,48 Nombre de la calle, número, colonia, código postal y ciudad,
FECHA DE ENTRADA EN VIGOR PÁGINA
29/07/2009 39/148
N° ANOTACIONES
y 49 donde se encuentre el domicilio del titular entrante.
50 Nombre del auditor designado para intervenir en la entrega-
recepción.
51 Nombre del primer testigo de asistencia.
52 Nombre del segundo testigo de asistencia.
53 Edad del primer testigo de asistencia.
54 Estado civil del primer testigo de asistencia.
55 Nombre de la oficina o área donde se desempeña el primer
testigo de asistencia.
56 Cargo o funciones que desempeña.
57 Siglas y números de su Registro Federal de Contribuyentes.
58,59,60,61 Nombre de la calle, número, colonia, código postal y ciudad,
y 62 donde se encuentre el domicilio del primer testigo de asistencia.
63 Edad del segundo testigo de asistencia.
64 Estado civil del segundo testigo de asistencia.
65 Nombre de la oficina o área donde se desempeña el segundo
testigo de asistencia.
66 Cargo o funciones que desempeña.
67 Siglas y números de su Registro Federal de Contribuyentes.
68,69,70,71 Nombre de la calle, número, colonia, código postal y ciudad,
y 72 donde se encuentre el domicilio del segundo testigo de
asistencia.
73,74 y 75 Día, mes y año en que se levantó el acta de entrega previa.
76 Nombre del titular saliente.
77 Nombre de la entidad académica o dependencia.
78 Nombre del titular entrante.
79 Nombre del titular entrante.
80 Nombre del titular saliente.
81 Nombre de la entidad académica o dependencia.
82 Hora de cierre del acta.
83 Nombre y firma del titular saliente.
84 Nombre y firma del titular entrante.
85 Nombre y firma del primer testigo de asistencia.
86 Nombre y firma del segundo testigo de asistencia.
87 Nombre y firma del auditor que intervino.
29/07/2009 40/148
VIII. ANEXOS (formatos e instructivos)
29/07/2009 41/148
ÍNDICE DE ANEXOS
REF. ANEXO
I Organización y marco normativo
CGER-ON-01 Organigrama (documento).
CGER-ON-02 Relación de legislación y normatividad universitaria.
II Situación programática
CGER-SP-01 Oficio de techo financiero del ejercicio vigente (documento).
CGER-SP-02 Programa Operativo Anual de los fondos que se tengan en operación en
el ejercicio vigente (reporte).
CGER-SP-03 Plan de Desarrollo de la Entidad Académica (documento).
IV Estados financieros
CGER-EF-01 Balance General (reporte).
CGER-EF-02 Estado de Resultados (reporte).
CGER-EF-03 Balanza de comprobación (reporte).
CGER-EF-04 Notas a los estados financieros (documento).
V Recursos financieros:
CGER-RF-01 Arqueo de caja del fondo rotatorio.
CGER-RF-02 Oficio de finiquito de cancelación de vale de fondo rotatorio (documento)
CGER-RF-03 Arqueo de caja de vales de gastos a comprobar.
CGER-RF-04 Oficio de finiquito de cancelación de vale de gastos a comprobar
(documento).
FECHA DE ENTRADA EN VIGOR PÁGINA
29/07/2009 42/148
CGER-RF-05 Constancia de no adeudo (documento)
CGER-RF-06 Conciliación bancaria actualizada.
CGER-RF-07 Relación de recibos de ingresos útiles.
CGER-RF-08 Relación de facturas útiles.
VI Recursos Humanos:
CGER-RH-01 Plantilla de personal.
CGER-RH-02 Copia del vale correspondiente a la nómina de la última quincena
pagada, sellada de recibido por la Dirección de Contabilidad.
CGER-RH-03 Nómina en proceso de pago. Relación de cheques de sueldos no
cobrados y cancelados
CGER-RH-04 Relación de becarios.
CGER-RH-05 Relación de prestadores de servicio social.
29/07/2009 43/148
IX Obra pública
CGER-OP-01 Relación de obras concluidas.
CGER-OP-02 Relación de obras en proceso.
X Recursos documentales
CGER-RD-01 Inventario de bibliografía (reporte).
CGER-RD-02 Relación de vales vencidos por préstamos de libros.
XI Patrimonio documental
CGER-PD-01 Relación de contratos y/o convenios vigentes.
CGER-PD-02 Relación de expedientes de personal.
CGER-PD-03 Relación de facturas que amparan la propiedad del mobiliario y equipos.
CGER-PD-04 Relación de escrituras que amparan la propiedad de los inmuebles.
CGER-PD-05 Relación de archivo común.
CGER-PD-06 Relación de matrícula de alumnos del último periodo escolar (reporte).
CGER-PD-07 Relación de expedientes de alumnos activos y egresados.
CGER-PD-08 Relación de cartas de pasantes.
CGER-PD-09 Relación de certificados de estudios profesionales y de posgrado.
CGER-PD-10 Relación de autorizaciones de examen profesional o de grado
académico.
CGER-PD-11 Relación de actas de examen profesional o de grado académico.
CGER-PD-12 Relación de títulos profesionales o de grado académico.
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CGER-AP-07 Relación de plazas pendientes de asignar.
CGER-AP-08 Relación de estimaciones de obra.
CGER-AP-09 Relación de contratos y convenios.
CGER-AP-10 Relación de asuntos penales en proceso.
CGER-AP-11 Relación de solicitudes de información y resoluciones efectuadas por la
Coordinación de Transparencia y Acceso a la Información.
XIV Diversos
CGER-DI-01 Combinación de caja fuerte en sobre cerrado.
CGER-DI-02 Relación de llaves de mobiliario, equipo y oficinas.
CGER-DI-03 Relación de sellos oficiales.
NOTA:
En los apartados únicamente se incluyen los formatos propuestos por la Contraloría
General. No se incluyen los apartados II Situación programática, III Situación
presupuestaria, IV Estados financieros, en virtud de que se trata de documentos
emitidos por el Sistema Integral de Información Universitaria (SIIU) o formatos
establecidos por la administración de la Universidad.
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