RINGKASAN MATERI KULIAH

Buku Besar dan Buku Pembantu serta Sistem Pengendalian Internal

Disusun Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Sistem Akuntansi

Kelas F
Dosen Pengampu:

Invony Dwi Aprilisanda, S.E., M.Ak.

Oleh Kelompok 7:
1. Dinda Amaria Purba (19013010078)

2. Raulita Ramadina P. F. (19013010129)

3. Dhea Adellya Firs’ke S. (19013010184)

4. Lorensa Prima Dwi A. (19013010200)

5. Mikhael Garda Prasetya (19013010203)

6. M. Hilmi Junaidi (19013010208)

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN”

JAWA TIMUR
 BAB 5

BUKU BESAR DAN BUKU PEMBANTU

Buku besar dan buku pembantu adalah catatan akuntansi terakhir dalam sistem akuntansi
pokok. Buku besar ini terdiri dari kumpulan data yang sudah diklasifikasikan dan berasal dari
jurnal. Setelah data dari jurnal dikumpulkan dalam buku besar nantinya tidak ada lagi proses
pencatatan dalam catatan akuntansi yang dilakukan untuk menghasilkan laporan keuangan.
Sedangkan buku pembantu merupakan perluasan lebih lanjut akun tertentu dalam buku
besar. Buku Besar dan Buku Pembantu ini merupakan proses terakhir dalam pencatatan
akuntansi.

 Karakteristik Buku Besar dan Buku Pembantu

Buku besar adalah kumpulan akun-akun yang digunakan untuk meringkas atau
mengumpulkan informasi yang telah dicatat dalam jurnal. Buku Pembantu adalah lanjutan dari
buku besar yang isinya rincian akun tertentu yang ada dalam buku besar.

Proses pemindahan data ke dalam buku besar dan buku pembantu dinamakan pembukuan
(posting). Dalam sistem manual terdapat 4 tahapan, yaitu :

1. Pembuatan rekapitulasi jurnal.

Pada bagian ini menjumlahkan kolom-kolom, dan membuat ringkasan data rupiah dari
kolom lain-lain dalam jurnal tersebut. Angka rupiah beserta nama dan nomor akun
hasil kegiatan pembuatan rekapitulasi ini siap untuk dipindahkan ke akun yang terkait
dalam buku besar.
2. Penyortasian akun yang akan diisi dengan data rekapitulasi.
Setelah tahap pertama selesai, tahap selanjutnya adalah melakukan penyortasian ke
akun dalam buku besar yang nantinya diambil dari arsip, diletakkan dimeja untuk
disiapkan menerima posting informasi dari rekapitulasi jurnal.
3. Pencatatan data rekapitulasi dalam akun yang bersangkutan.
Pencatatan data hasil rekapitulasi jurnal ke dalam akun dilakukan dengan mencatat
tanggal, nama jurnal, halaman jurnal, dan jumlah rupiah yang didebitkan atau
dikreditkan kedalam akun tersebut.
4. Pengembalian akun ke dalam arsip pada urutannya semula.
Setelah tahap ketitga selesai, akun yang bersangkutan dikembalikan kedalam arsip,
pada tempat awal mulanya, untuk memudahkan pencarian kembali dalam kegiatan
posting yang lain.

 Formulir Akun Buku Besar

Ada berbagai macam bentuk formulir akun buku besar:

1. Akun dengan debit lebar

Pada akun ini menyediakan kolom “keterangan” pada sebelah debit dengan tujuan
penjelasan yang bersangkutan dengan transaksi pendebitan lebih banyak bila
dibandingkan dengan penjelasan yang bersangkutan dengan traksaksi pengkreditan,
dan jika penentuan saldonya perlu dilakukan secara periodik.
2. Akun biasa
Bentuk akun ini memiliki kolom “keterangan” yang sama lebar untuk sebelah debit
maupun sebelah kredit. Umumnya akun buku besar menggunakan bentuk akun ini.
Buku pembantu yang menggunakan bentuk akun ini adalah buku pembantu piutang
dan buku pembantu utang

3. Akun berkolom saldo ditengah

Bentuk akun ini digunakan jika diperlukan informasi saldo rekening setiap saat, baik
saldo debit maupun saldo kredit dan diperlukan penjelasan yang relatif sama
banyaknya baik untuk transaksi pendebitan maupun transaksi pengkreditan.
Kolom saldo diletakkan ditengah-tengah rekening. akun pembantu piutang dan utang
umumnya menggunakan bentuk formulir seperti ini.
4. Akun berkolom saldo
Bentuk akun ini digunakan apabila perlu penjelasan yang banyak, baik bagi transaksi
pendebitan maupun transaksi pengkreditan, dan jika diperlukan informasi saldo
berjalan setiap saat, Kolom saldo diletakan di sebelah kanan untuk memudahkan
penyusunan neraca sisa nantinya.

Untuk menunjukkan apakah saldo yang tercantum dalam kolom “saldo” merupakan
saldo debit atau saldo kredit, ada 2 cara merancang kolom saldo tersebut
1) Mencantumkan kolom D/K untuk memberi tanda D untuk saldo debit dan K untuk
saldo kredit di muka angka yang tercantum dalam kolom “saldo”
2) Membuat kolom saldo debit terpisah dari kolom saldo kredit. Rekening piutang,
utang dan persediaan umumnya menggunakan bentuk formulir ini.

5. Akun ganda berkolom saldo

Bentuk akun ini berguna jika hanya diperlukan penjelasan sungkat mengenai setiap
transaksi pedebitan dan pengkreditan. Jika diperlukan informasi saldo berjalan setiap
saat.
 6. Akun dengan saldo lama dan saldo baru
Akun ini biasanya berguna apabila perusahaan menggunakan mesin pembukuan
sebagai alat postingnya, Operas posting menggunakan mesin pembukuan
membutuhkan kegiatan pengambilan saldo lama untuk memungkinkan mesin
pembukuan dengan otomatis menghitung saldo baru. Karenanya pada desain formulir
ini memiliki kolom-kolom saldo lama dan saldo baru untuk memenuhi kebutuhan.

SUSUNAN AKUN BUKU BESAR

Berikut ini contoh jenis dan susunan informasi terkait aset lancar di dalam laporan posisi
keuangan perusahaan manufaktur pada umumnya:

 Kas dan bank;

 Investasi jangka pendek;
 Piutang;
 Cadangan kerugian penurunan nilai piutang;
 Persediaan barang jadi;
 Persediaan barang dalam proses;
 Persediaan bahan baku dan bahan penolong;
 Uang muka;
 Biaya dibayar di muka;
 Aset lancar lainnya.
KODE AKUN (CHART OF ACCOUNTS)

Kode merupakan susunan yang menggunakan angka maupun huruf atau kombinasi angka
dan huruf guna memberi tanda terhadap klasifikasi yang telah dibuat sebelumnya.

1. Tujuan Kode
Berikut ini tujuan kode dalam sistem pengolahan data akuntansi:
 Mengidentifikasi data akuntansi secara unik
Hal ini perlu dilakukan agar proses pencatatan, klasifikasi, penyimpanan, dan
pengambilan data dapat terjadi dengan baik dan benar.
 Meringkas Data
Dengan adanya kode, data akuntansi akan lebih ringkas atau singkat sehingga
lebih mudah dipahami dan tidak memerlukan banyak ruang dalam
pencatatannya.
 Mengklasifikasi Akun atau Transaksi
Kode dapat memudahkan pengelompokkan data akuntansi.
 Menyampaikan Makna Tertentu
Dengan adanya kode, makna dari sebuah data akan lebih mudah
tersampaikan.

2. Metode Pemberian Kode Akun

Terdapat lima metode dalam pemberian kode akun, di antaranya:
 Kode Angka atau Alfabet Urut (Numerical or Alphabetic Sequence Code);
 Kode Angka Blok (Block Numerical Code);
 Kode Angka Kelompok (Group Numerical Code);
 Kode Angka Desimal (Decimal Code);
 Kode Angka Urut Didahului dengan Huruf (Numerical Sequence Preceded by
An Alphabetic Reference).
a. Kode Angka atau Alfabet Urut.
Berikut ini contoh Kode Angka Urut:
 Kas dan Bank;
 Investasi Jangka Pendek;
 Piutang;
 Biaya Dibayar di Muka;
 Aset Lancar Lainnya;
 Investasi Jangka Panjang;
 Tanah;
 Gedung;
 Akumulasi Penyusutan Gedung;
 Mesin;
 Akumulasi Penyusutan Mesin;
 Mebel;
 Akumulasi Penyustan Mebel;
 Aset Tetap Lainnya;
 Akumulasi Penyusutan Aset Tetap Lainnya;
 Beban Tangguhan;
  Aset Lain-lain;
 Utang Dagang;
 Utang Pajak;
 Utang Gaji dan Upah;
 Utang Biaya;
 Pendapatan Diterima di Muka;
 Utang Lancar Lainnya;
 Modal Saham;
 Saldo Laba;
 Pendapatan Penjualan;
 Beban Pokok Penjualan;
 Biaya Bahan Baku;
 Biaya Tenaga Kerja;
 Biaya Overhead Pabrik;
 Beban Administrasi dan Umum;
 Beban Pemasaran;
 Laba Rugi, dan lainnya.

Sementara itu, dalam pemberian kode dengan Kode Angka Urut memiliki
beberapa karakteristik berikut:

 Pemberian kode dalam akun diurutkan dari angka terkecil ke terbesar.

 Jumlah angka dalam kode tidaklah sama.
 Akibat dari perluasan klasifikasi, perubahan kode semua akun yang kodenya
lebih besar dari kode akun yang mengalami perluasan.

Kode Angka Blok

Dalam metode pengkodean ini, akun buku besar dibagi menjadi beberapa kelompok, dan
setiap kelompok memiliki blok nomor urut untuk memberikan kodenya. Penggunaan kode
nomor kelompok dapat mengatasi kekurangan kode nomor urut, jika klasifikasi akun diperluas
maka kode semua akun yang kodenya lebih besar dari kode akun yang diperluas akan
berubah. Untuk menghadapi kemungkinan perluasan akun, setiap blok digital memiliki nomor
cadangan ekstensi, sehingga perluasan kode akun hanya akan memengaruhi pengkodean
akun di blok yang dimaksud.

Contoh kode nomor blok adalah sebagai berikut: akun buku besar dibagi menjadi beberapa
kelompok, dan setiap kelompok menyediakan blok nomor dengan urutan sebagai berikut:

 1-24 Aset Lancar

 25-39 Investasi Jangka Panjang
 40-69 Aset Tetap
 70-79 Aset Tak berwujud
 80-99 Aset Lain-Lain
 100-124 Liabilitas Lancar
 125-129 Liabilitas Jangka Panjang
 130-139 Ekuitas
 140-169 Pendapatan Penjualan
 170-199 Beban Pokok Penjualan
  200-299 Biaya Produksi
 300-349 Beban Administrasi
 350-399 Beban Pemasaran dan Umum
 400-449 Pendapatan Lain-Lain
 450-499 Beban Lain-Lain
 500 Laba Rugi

Kode yang diberikan dalam kode angka blok memiliki karakteristik sebagai berikut:

a. Dikodekan sesuai dengan angka blok bernomor dalam urutan menaik.

b. Jumlah digit (digit) dalam kode tersebut tidak sama. Rekening digital pada blok 1
sampai dengan 9 terdapat 1 digit pada kode, kode pada blok 10 hingga 99 terdapat 2
digit pada kode, dan akun digital pada blok 100 hingga 999 terdapat 3 digit pada
kodenya, begitu seterusnya.
c. Untuk mengakomodasi perluasan klasifikasi pada akun dengan memberikan nomor
cadangan di setiap blok, diharapkan nomor tersebut mengalami perluasan klasifikasi.
Sebagai contoh, untuk klasifikasi akun Liabilitas jangka panjang diberikan angka 125
sampai dengan 129 karena diperkirakan jumlah akun yang termasuk dalam klasifikasi
ini tidak akan melebihi 5. Saat ini hanya 3 digit yang digunakan untuk
menyandikannya, yaitu angka 125, 126, dan 127. Angka 128 dan 129 disediakan untuk
mengakomodasi perluasan klasifikasi utang jangka panjang, yang diperkirakan oleh
analis sistem tidak melebihi 2 akun lainnya. Misalnya, jika analis sistem
memperkirakan kemungkinan peningkatan akun karena perluasan klasifikasi
kewajiban. Ada total 10 akun jangka panjang, dan kisaran angka yang disediakan
untuk klasifikasi kewajiban jangka panjang adalah 125 hingga 139, bukan hanya 125
hingga 129.

Kode angka kelompok. Kode angka kelompok terdiri dari dua atau lebih sub-kode, yang
digabungkan menjadi satu kode. Kode nomor kelompok memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

1. Berikan kode numerik atau kombinasi angka dan huruf untuk akun tersebut.
2. Jumlah angka dan/atau huruf dalam kode tersebut tetap.
3. Kedudukan angka dan/atau huruf dalam kode memiliki arti tertentu.
4. Perluas klasifikasi dengan memberikan nomor dan/atau huruf alternatif di sebelah
kanan.

Kode nomor kelompok juga dapat digunakan untuk menampilkan hierarki data. Contohnya
adalah dengan menggunakan kode nomor kelompok untuk menyandikan akun pengeluaran
untuk menghasilkan informasi biaya yang menjelaskan hal berikut:

1. Hubungan beban dengan pusat tanggung jawab perusahaan dibagi menjadi beberapa
tingkatan berikut

a. Direktur

b. Departemen,

C. bagian.

2. Jenis biaya
Berdasarkan data di atas maka dapat ditentukan jumlah digit pada kode adalah 5. Informasi
detail dari 3 digit pertama menunjukkan hubungan biaya dengan struktur organisasi (ada level
organisasi), dan sisanya 2 digit. tunjukkan jenis muatan (karena muatan yang diharapkan
Jumlahnya tidak akan melebihi 100, jadi hanya diperlukan 2 nomor).

Rincian kode pusat pertanggungjawaban tersebut dapat diambil contoh makna kode 213
Bagian Penyelesaian sebagai berikut:

a) Posisi nomor 1 menunjukkan bahwa departemen penyelesaian berada di bawah

kendali direktur produksi, dan kodenya adalah 200.
b) Posisi kedua menunjukkan bahwa departemen penyelesaian berada di bawah
departemen produksi, dan kode departemen produksi adalah 21.
c) Posisi ketiga mewakili kode bagian, yang merupakan bagian penyelesaian itu sendiri.
Oleh karena itu, posisi nomor 3 merupakan kode unik untuk bagian penyelesaian.

Oleh karena itu, jika seseorang menjumpai kode 213, orang tersebut akan mengartikan bahwa
digit ketiga berkode 3 menunjukkan bahwa departemen penyelesaian berada di bawah
kepemimpinan departemen produksi dan direktur produksi. Semua kode dengan nomor posisi
1 dan kode posisi 2 menunjukkan bahwa kode tersebut berada di bawah kendali direktur
produksi. Demikian pula, kode apa pun dengan kode posisi numerik 3 menunjukkan bahwa
kode tersebut berada di bawah kendali kepala keuangan. Metode pengkodean ini akan
memudahkan penanggung jawab beban untuk mengenali terjadinya beban tersebut.

Posisi digit ke-4 dan ke-5 menunjukkan jenis beban. Sebagaimana disebutkan di atas,
disediakan 2 posisi digital untuk beban tersebut, karena diperkirakan jumlah jenis beban tidak
akan melebihi 100. Misalnya, jika perkiraan jenis beban total 100 atau lebih, untuk jenis beban
disediakan 3 nomor yang akan menempati posisi ke-4 hingga ke-6.

Kode Angka Desimal

Desimal berarti persepuluhan. Kode Angka Desimal memberi kode angka terhadap klasifikasi
yang membagi kelompok menjadi maksimum 10 subkelompok dan membagi subkelompok
menjadi maksimum 10 golongan yang lebih kecil dari subkelompok itu. Beirkut contohnya:

1 Persediaan

1.1 Persediaan Suku Cadang

1.2 Persediaan Bahan Penolong

1.3 Persediaan Bahan Baku

1.9 Persediaan Lain-Lain

Persediaan Bahan Baku dibagi menjadi maksimum 10 golongan:

1.3.1 Bahan Baku Kayu

1.3.2 Bahan Baku Ampas Tebu

1.3.3 Bahan Baku Jerami

1.3.4 Bahan Baku Bambu

1.3.9 Bahan Baku Lain-Lain

Persediaan Bahan Kayu dibagi menjadi maksimum 10 golongan:

1.3.1.1 Bahan Baku Serat Panjang Ex Jepang

1.3.1.2 Bahan Baku Serat Panjang Ex USA

Pemberian kode dengan Kode Angka Desimal mempunyai beberapa karakteristik sebagai
berikut.

a. Akun diberi kode dengan angka yang berurutan, dimulai dari angka terkecil hingga ke
angka terbesar.
b. Jumlah angka (digit) dalam kode berbeda. Klasifikasi besar mempunyai jumlah angka
yang lebih sedikit jika dibandingkan dengan klasifikasi rinciannya.
c. Perluasan klasifikasi pada sebuah akun dilaksanakan dengan maksimum pemecahan
tidak lebih dari 10. Kode perluasan diberikan dengan menambahkan 1 angka di
sebelah kanannya.

Kode Angka Urut Didahului dengan Huruf

Metode tersebut memakai kode berupa kombinasi angka dengan huruf. Setiap akun diberi
kode angka yang di mukanya diberikan huruf singkatan kelompok akun tersebut. Contoh:

AL 101

ATL 112

MO 245

HAL YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN DALAM MERANCANG KODE AKUN

1. Rerangka kode harus secara logis memenuhi kriteria keperluan pengguna dan metode
pengolahan data yang digunakan.
2. Setiap kode harus mewakili secara unik unsur yang dicantumkan kode.
3. Desain kode harus ringkas dan cocok dengan adanya tuntutan perubahan.

BUKU PEMBANTU (SUBSIDIARY LEDGERS)

Buku pembantu adalah sebuah kumpulan akun-akun yang merupakan rincian akun tertentu
yang ada di dalam sebuah buku besar, yang disusun untuk mempermudah dan mempercepat
penyusunan laporan dan neraca saldo. Berikut rincian dari berbagai macam buku pembantu
yang umumnya digunakan oleh perusahaan manufaktur:

a. Buku Pembantu Persediaan

Buku pembantu ini terdiri atas kartu persediaan yang memuat informasi mengenai
kuantitas dan harga pokok persediaan. Kartu persediaan tersebut dipakai untuk
mencatat mutase persediaan dan saldo tiap jenis persediaan, baik kuantitas maupun
harga pokoknya. Biasanya hal ini diselenggarakan oleh bagian Akuntansi Biaya.
b. Buku Pembantu Piutang
 Buku pembantu ini terdiri dari kartu piutang yang dibentuk menurut urutan nama
debitur perusahaan. Kartu piutang ini dipakai untuk mencatat mutasi dan saldo piutang
kepada tiap debitur serta digunakan sebagai sumber informasi untuk pembuatan
pernyataan piutang yang dikirimkan kepada debitur secara berkala.
c. Buku Pembantu Utang
Buku pembantu ini tersusun atas kartu utang yang diurutkan menurut nama kreditur
perusahaan. Kartu utang ini digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo utang kepada
tiap debitur serta berfungsi sebagai sumber informasi untuk rekonsiliasi dengan
pernyataan piutang yang diterima dari kreditur secara berkala.
d. Buku Pembantu Harga Pokok Produk
Buku pembantu ini terdiri atas kartu harga pokok produk yang dipakai untuk mencatat
harga pokok pesanan yang diproduksi perusahaan. Buku pembantu ini digunakan
dalam perusahaan yang produksinya didasarkan pada pesanan, dan berupa rincian
akun persediaan barang dalam proses yang diselenggarakan dalam buku besar.
e. Buku Pembantu Biaya
Buku pembantu ini terdiri dari kartu biaya yang dipakai untuk mencatat biaya yang
tidak memiliki keterkaitan dengan pesanan tertentu (biaya overhead pabrik
sesungguhnya), beban administrasi dan umum, dan beban pemasaran.
f. Buku Pembantu Aset Tetap
Buku pembantu ini terdiri dari kartu aset tetap yang digunakan untuk mencatat semua
informasi mengenai aset tetap, seperti tanggal perolehan, jenis aset tetap, spesifikasi,
lokasi, penyusutan, dan belanja modal

Buku Pembantu Utang

Definisi dari buku pembantu utang merupakan suatu kumpulan kartu yang disusun
dengan urutan nama kreditur perusahaan. Kartu ini berguna untuk pencatatan mutase dan
saldo utang kepada setiap debitur serta bermanfaat sebagai pusat informasi untuk rekonsiliasi
dengan suatu pernyataan piutang atau biasa disebut account receivable. Buku ini adalah
sebuah rincian akun utang usaha yang terdapat dalam buku besar atau general ledger.

Buku Pembantu Harga Pokok Produk

Buku ini bermanfaat untuk mencatat harga pokok pesanan yang telah di produksi oleh
perusahaan dan merupakan rincian akun persediaan barang dalam proses yang termuat
dalam buku besar

Buku Pembantu Biaya

Buku ini terdiri atas biaya yang digunakan untuk suatu pencatatan biaya yang tidak
ada kaitannya dengan pesanan tertentu.

Buku Pembantu Aset Tetap

Buku ini merupakan kartu aset tetap yang berguna untuk pencatatan semua informasi
mengenai aset tetap tersebut.

POSTING KE DALAM AKUN BUKU BESAR DAN BUKU PEMBANTU

Posting merupakan suatu proses penyortiran dan pemindahan data ke dalam akun buku besar
dan buku pembantu, dengan metode sebagai berikut :
 1. Posting jurnal ke dalam akun buku besar (general ledger) dengan cara tulisan
tangan dan posting dokumen sumber ke dalam akun buku pembantu dengan
cara yang sama.
Dalam metode ini, data kolektif yang terkumpul dalam jurnal diposting ke dalam
buku besar dengan tulisan tangan. Posting ke dalam akun buku pemabntu dapat dari
data yang telah tercatat di dalam jurnal atau langsung bersumber dari sebuah
dokumen. Mem-posting jurnal kedalam akun yang bersangkutan di buku besar, perlu
pembuatan rakpitulasi jurnal. Dan pembuatan neraca saldo yang berisi jumlah
pendebitan dan pengkreditan tiap akun buku pembantu berguna untuk menjamin
ketelitian posting.
Pada neraca saldo tersebut lalu direkonsiliasi dengan pendebitan dan
pengkreditan akun kontrol yang bersangkutan dalam buku besar (general ledger).
Akun-akun buku besar secara periodic dibuat neraca saldo yang berguna untuk
mengecek jumlah pendebitan dan jumlah pengkreditan akun-akun buku besar
seimbang.
2. Posting dokumen sumber ke dalam akun buku pembantu yang mengasilkan
jurnal sebagai posting ke dalam akun tersebut.
Dalam metode satu ini, dokumen yang ada sumber di-posting ke dalam buku
pembantu dengan tulis tangan ata dengan menggunakan mesin pembukuan dan
tembusan posting-nya akan menghasilkan jurnal.
3. Posting ke dalam buku pembantu sebagai akibat dari pengisian dokumen
sunber, yang sekaligus menghasilkan jurnal sebagai tembusan pengisian bukti
tersebut.
Dalam metode posting satu ini, dalam membuat dokumen sumber, posting ke
dalam buku pembantu, dan pencatatan jurnal dilakukan dalam sekali tulis tangan atau
biasanya juga menggunakan mesin pembukuan. Data yang akan dicatat dalam buku
pembantu, dan jurnal merupakan tembusan hasil pengisian data diatas dokumen
sumber.
4. Pembukuan tanpa buku pembantu.
Dalam metode posting satu ini, tidak menggunakan buku pembantu karena
digantikan dengan arsip dokumen sumber.

CARA PENANGANAN DOKUMEN SUMBER

Dokumen sumber atau yang biasa disebut denngan media dapat diklasifikasikan menjadi dua
jenis media tunggal yang berisi satu akun yang didebit atau satu akun yang dikredit dan media
campuran yang berisi lebih dari satu akun yang dikredit atau lebih dari satu akun yang di
debit..

5 tahapan pencatatan media ke dalam akun pembantu, sebagai berikut :

1. Mengambil media yang dibutuhkan untuk bahan pencatatan di dalam akun

pembantu
2. Mencari akun yang didebit atau dikredit di dalam arsip yang terdapat dalam media
3. Mengambil arsip dalam langkah 2 kemudian meletakkan diatas meja atau jika
posting dilakukan dengan mesin dapat meletakkan pada mesin tersebut.

CARA PENANGANAN DOKUMEN SUMBER

Dokumen sumber yang seringkali disebut media dapat dibedakan emnjadi dua, yaitu;

1. Media tunggal (single document atau single media). Media tunggal merupakan
dokumen sumber yang hanya berisi satu akun yang didebit atau satu akun yang
dikredit.
2. Media campuran (mixed document atau mixed media). Media campuran merupakan
dokumen sumber yang berisi lebih dari satu akun yang dikredit atau lebih dari satu
akun yang didebit.

Dokumen sumber digunakan untuk merekam data terjadinya transaksi keuangan, yang
merupakan dasar untuk melakukan pencatatan dalan jurnal dan akun pembantu. Dalam
pencatatan data yang direkam pada media campuran ke dalam akun pembantu memerlukan
tahap seperti ini;

 Tahap ke 1: Mengambil media yang akan dicatat dalam akun pembantu

 Tahap ke 2: Mencari kartu akun yang hendak didebit atau dikredit yang disimpan
dalam arsip berdasar daa yang ada pada media.
 Tahap ke 3: dari arsip diambil kartu akun yang dipilih dalam tahap 2, meletakkannya
diatas meja.
 Tahap ke 4: mencatta data yang tercantum dalam media ke dalam kartu akun yang
diambil pada tahap 3.
 Tahap ke 5: mengembalikan kartu ke dalam arsip untuk memudahkan proses
pencarian dalam kegiatan posting selanjutnya.

Umumnya, media di posting kea kun pembantu secara berkelompok atau batch, serta
kelompok media ini diposting sekaligus ke dalam akun pembnayi dalam satu kali periode
posting.

Penanganan Media Tunggal

Contoh dari media tunggal adalah faktur penjualan kredit. Faktur penjualan kredit dibuat untuk
setiap pembeli, sehingga satu faktur hanya berisi satu pendebitan ke dalam akun pembantu
piutang debitur yang namanya ada dalam faktur.

Penanganan Media Campuran

Posting media campuran ke dalam akun pembantu dilakukan dengan salah satu dari dua
metode ini:

1. Random posting. Media campuran diposting ke dalam akun sesuai dengan urutan
pada saat diterima oleh petugas posting.
Karakteristik random posting adalah:
 Setiap media hanya diambil sekali untuk diposting ke dalam akun.
 Akun bisa diambil lebih dari satu kali selama periode tersebut.
2. Exhaust posting. Media dikelompokkan dan dikelompokkan kembali menurut akun
yang akan didebit dan dikredit. Akun hanya diisi sekali dengan semua debit atau kredit
selama posting semua media.
Karakteristik exhaust posting:
 Setiap akun hanya diambil sekali untuk diisi posting dari media.
 Media bisa diambil lebih dari satu kali untuk duposting ke dalam akun selama
periode tersebut.
 BAB 6

SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL

DEFINISI SISTEM PENGANDALIAN INTERNAL

Sistem pengendalian internal tersebut mencakup suatu struktur organisasi, aplikasi, dan
ukuran yang disatukan untuk menjaga set oragnisasi, mengecek ketelitian, dan kevalidan
data di akuntansi, efisiensi, dan pembentukan pematuhan peraturan manajemen.

Tujuan dari sistem pengendalian internal tersebut dapatdibagi menjadi dua bagian
yaitu pengendalian internal akuntansi yang merupakan bagian dari sistem pengendalian
internal dan menjadi pengenadlian internal administrative.

UNSUR SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL

Unsur tersebut terdiri dari :

1. Suatu struktur organisasi yang membedakan tanggung jawab fungsional secara

terarah
2. Suatu kebijakan dan prosedur yang menciptakan perlindungan terhadap aset, utang,
pendapata, dan beban.
3. Melaksanakan tugas dan fungsi dari tiap unit organisasi dalam praktik yang sehat.
4. Karyawan yang telah sesuai dengan tanggung jawab.

Suatu struktur organisasi yang membedakan tanggung jawab fungsional secara

terarah

Struktur organisasi adalah rangkaian (framework) dari pemisahan tanggung jawab

fungsional kepada tiap unit organisasi yang merupakan bentuk pelaksanaan kegiatan-
kegiatan pokok dari perusahaan. Maka dibentuk departemen produksi, departemen
pemasaran, dan departemen keuangan dan umum. Kemudia departemen tersebut dibagi
lagi menjadi unit yang lebih kecil.

Pembagian fungsional di dalam pelaksanaan transaksi pembelian tersebut dilakukan

dengan membagi tahapan transaksi ke tangan manajer di berbagai unit organisasi yang
dibentuk, maka semua tahap transaksi pembelian tidak diselesaikan oleh satu unit
organisasi saja. Dengan demikian transaksi sesungguhnya yang dilakukan oleh unit
organisasi yang mempunyai peran fungsi operasi dan fungsi penyimpanan maka dilakukan
pemisahan antara fungsi-fungsi operasi dan fungsi penyimpanan, catatan akuntansi.

Suatu kebijakan dan prosedur yang menciptakan perlindungan terhadap aset, utang,
pendapata, dan beban.

Setiap transaksi di dalam organisasi hanya terjadi atas dasar wewenang dari pejabat untuk
menyetujui adanya transaksi tersebut. Dengan demikia, diperlukan adanya sistem yang
mengatur pemisahan wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya berbagai transaksi yang
terjadi. Sistem otorisasi tersebut juga menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang
dapat dipercaya.
 Pada transaksi pembelian terdapat beberapa wewenang sebagai berikut :

a) Kepala fungsi bagian gudang akan berwenang dalam mengajukan suatu

permintaan pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian
kepada fungsi pembelian.
b) Kepala fungsi bagian pembelian akan berwenang memberikan suatu otorisasi
di dalam surat order pembelian yang akan diterbitkan oleh fungsi pembelian.
c) Kepala fungsi bagian penerimaan akan berwenang memberikan otorisasi di
dalam laporan penerimaan barang yanag akan diterbitkan oleh fungsi
penerimaan.
d) Kepala fungsi bagian akuntansi akan memberikan otorisasi di dalam butki kas
keluar yang digunakan sebagai dasar pencatatan terjadinya suatu transaski
pembelian.

Melaksanakan tugas dan fungsi dari tiap unit organisasi dalam praktik yang sehat.

Tanggung jawab fungsional yang dibagi dan sistem wewenang dan prosedur pencatatn
yang telah ditetapkan tidak akan berjalan dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk
menjamin praktik yang sehat pada pelaksanaannya.

Untuk menjamin praktik yang sehat dalam melaksanakan transaksi pembelian,

seperti pembelian yang disusun dengan dasar sebagai berikut:

a. Pelaksanaan transaksi pembelian oleh beberapa fungsi yang dikoordinasikan untuk

bekerja sama secara independen.
b. Dokumen formulir-formulir seperti surat permintaan pembelian, surat order pmbelian,
laporan penerimaan barang dan bukti kas keluar yang dirancang sesuai nomor yang
berurutan dan dapat dipertanggungjawabkan pemakaiannya.
c. Rekonsiliasi dilakukan secara periodic antara buku pembantu persediaan yang
dilaksanakan oleh fungsi akuntansi dengan persediaan barang di gudang secara
fisik.

Karyawan yang telah sesuai dengan tanggung jawab

Struktur organisasi, sistem wewenang atau otorisasi dan prosedur pencatatan, serta
berbagai cara di implementasikan untuk mendorong terciptanya praktik yang sehat, maka
semuanya tergantung dalam bagaimana cara pelaksanaannya.

Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan tanggunga jawab dapat dilakukan
berbagai cara sebagai berikut :

a. Menyeleksi calon karyawan berdasarkan kualifikasi yang dituntut oleh perusahaan.

Manajemen harus mengadakan analisis jabatan yang ada dalam perusahaan
tersebut yang kemudian menentukan kualifikasi atau syarat-syarat yang harus
dipenuhi calon karyawan yang mencalonkan diri menduduki jabatan tersebut.
b. Melakukan pngembangan skill para karyawan selama menjadi karyawan
perusahaan, sesuai dengan tuntutan pekerjaan.

Dengan melaksanakan unsur-unsur dalam pengendalian internal tersebut maka dapat

menetapkan karyawan sesuai kualifikasi yang menduduki jabatan-jabatn tersebut dengan
memiliki kecakapan seperti yang dituntut oleh perusahaan. Lain halnya, seleksi calon
karyawan dengan cara hubungan keluarga yang bukan merupakan sumber yang baik untuk
dijadikan kompetensi yang diperlukan oleh perusahaan.

LINGKUNGAN PENGENDALIAN (CONTROL ENVIRONMENT)

Lingkungan pengendalian merupakan sikap dan perilaku dari para petinggi perusahaan, baik
manajer, CEO, dan lainnya terkait pentingnya pengendalian internal perusahaan. Lingkungan
pengendalian terdiri atas empat unsur, yakni filosofi dan gaya operasi, berfungsinya dewan
komisaris dan komite audit, metode pengendalian manajemen, serta kesadaran
pengendalian.

 Filosofi dan Gaya Operasi

Filosofi merupakan dasar perilaku bagi perusahaan dan karyawannya mengenai apa
yang sebaiknya dikerjakan dan apa yang sebaiknya tidak dikerjakan. Filosofi ini
memberikan jawaban atas pertanyaan: (1) mengapa perusahaan berada dalam
bisnis?, (2) bagaimana perusahaan melaksanakan bisnis?, (3) apa yang dilakukan dan
apa yang seharusnya tidak dilakukan sebagai bisnis perusahaan? Sementara itu, gaya
operasi diartikan sebagai cerminan ide manajer mengenai bagaimana operasi suatu
kesatuan usaha harus dilaksanakan.
 Berfungsinya Dewan Komisaris dan Komite Audit
Dewan komisaris merupakan wakil pemegang saham sebuah perusahaan dengan
berbadan hukum perseroan terbatas. Dewan ini memiliku fungsi untuk mengawasi
pelaksanaa pengelolaan perusahaan oleh manajemen (direksi). Sementara itu, fungs
komite audit di antaranya sebagai berikut:
a. Memilih akuntan publik yang dapat melakukan audit tahunan.
b. Mendiskusikan luas pemeriksaan dengan akuntan publik.
c. Berkomunikasi langsung dengan akuntan publik terkait masalah besar yang
terjadi dalam perusahaan.
d. Menelaah laporan keuangan dan laporan akuntan.
 Metode Pengendalian Manajemen
Metode ini merupakan metode perencanaan dan pengendalian alokasi sumber daya
perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan. Ada empat tahap dalam metode ini,
yakni penyusunan program (rencana jangka panjang), penyusunan anggaran,
(rencana jangka pendek), pelaksanaan dan pengukuran, dan pelaporan dan analisis.
 Kesadaran Pengendalian

Kesadaran pengedalian ini dapat tercermin dari reaksi manajemen di berbagai tingkatan
organisasi atas kelemahan pengendalian yang ditunjuk oleh akuntan internal atau akuntan
publik.

SIAPA YANG BERTANGGUNG JAWAB ATAS PENGENDALIAN INTERNAL

AKUNTANSI?

Pemilik menyerahkan pengelolaan asset kepada manajer professional dan manajer

professional wajib mempertanggungjawabkan hasil pengelolaan asset pada pemiliknya dan
disajikan dalam laporan keuangan. Jika pengendalian internal akuntansi dirancang dan
diterapkan secara baik dan benar maka laporan keuangan yang disajikan akan terjamin
ketelitian dan keandalannya.

Maka bisa kita simpulkan, tanggung jawab untuk mengembangkan dan

mengoperasikan pengendalian internal akuntansi yang baik dalam perusahaan adalah
terletak di tangan manajemen puncak karena mereka bertanggung jawab atas pengelolaan
dana yang dipercayakan oleh pemilik perusahaan.

KONSEP YANG SALAH MENGENAI SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL

Sistem penegndalian internal umumnya dianggap tanggung jawab direktur keuangan

saja sehingga direksi hanya melimpahkannya pada direktur keuangan saja tanpa bantuan
direksi lain. Padahal dengan dukungan semua direksi, tujuan dari sistem ini dapat dipastikan
tercapai. Tidak jarang pula manajemen puncak mengira bahwa sistem pengendalian internal
bisa menggantikan ketidakmampuannya dalam mengelola perusahaan.

Kelemahan sistem pengendalian internal dalam perusahaan hanya bisa diselesaikan

dengan pengembangan berbagai unsur sistem pengendalian internal. Perancangan unsur
pengendalian internal bisa dilakukan oelh Departemen Pengembangan Sistem Informasi
yang terpisah dari pengawas intern. Perancangan sistem pengendalian internal bisa juga
diserahkan kepada akuntan public atau konsultan luar, dengan partisipasi, dukungan serta
komitmen dari seluruh manajemen puncak.

PENDEKATAN UNTUK MERANCANG PENGENDALIAN INTERNAL AKUNTANSI

Pendekatan untuk merancang pengendalian internal akuntansi memiliki dua titik tolak dari
tujuan sistem yang lalu dirinci menjadi tujuan umum dan tujuan khusus yang diterapkan
pada transaksi pokok. Secara garis besar, pendekatan untuk merancang pengendalian
internal akuntansi merupakan bertitik tolak dari 2 tujuan sistem:

1. Menjaga kekayaan perusahaan:

Yang dimaksud disini penggunaan aset perusahaan hanya melalui sistem otorisasi
yang telah ditetapkan. Dan juga Pertanggungjawaban aset perusahaan yang dicatat
nantinya akan dibandingkan dengan aset yang sesungguhnya ada Penggunaan aset
perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan.Pembatasan akses
langsung terhadap aset danPembatasan akses tidak langsung terhadap aset.

2. Mengecek ketelitian & keandalan data akuntansi:

Pada bagian ini Pelaksanaan transaksi dilakukan melalui sistem otorisasi yang telah
ditetapkan. Pencatatan transaksi yang terjadi dalam catatan akuntansi.

Setelah tujuan pengendalian dirinci, langkah selanjutnya adalah merinci tiga unsur pokok
sistem pengendalian internal dengan memperhatikan rincian tujuan sistem pengendalian
internal tersebut dan karakteristik transaksi pokok yang bersangkutan.

PENGENDALIAN INTERNAL AKUNTANSI DALAM PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK

Sistem pengendalian internal yang masih menggunakan sistem manual dalam akuntansinya
lebih menitikberatkan pada orang yang melaksanakannya, dalam hal penanggung jawab
dalam pelaksanaan prosedur dan teknik pengendalian terhadap penjagaan aset dan
pengecekan ketelitian dan keandalan data akuntansi.Sedangkan jika menggunakan
komputer sebagai alat bantu pengolah data, maka penanggung jawab akan berpindah ke
sistem pada komputer. Masing masing pengolah data memiliki kelebihan dan
kekurangannya masing-masing.
Pengendalian internal akuntansi dalam lingkungan pengolahan data elektronik dibagi
menjadi 2, yaitu:

1. Pengendalian umum (General Control)

Dalam lingkungan pengolahan data elektronik, penngendalian umum meliputi

dokumen sistem, prosedur pengembangan dan perubahan sistem, dan metode operasi
fasilitas pengolahan data. Kelemahannya adalah memiliki dampak terhadap semua jenis
pengendalian aplikasi yang dirancang dalam suatu perusahaan.

Pengendalian Umum

Bagian dari pengendalian umum meliputi: organisasi, prosedur, dan tolak ukur perubahan
program, pengembangan sistem dan pengoperasian fasilitas pengolahan data.

1. Organisasi

Dalam sistem manual, kontrol dicapai dengan memisahkan fungsi utama: operasi,
penyimpanan, dan akuntansi. Jika sudah mendapatkan otorisasi, maka transaksi akan
dijalankan oleh fungsi operasi, hasil transaksi akan disimpan oleh fungsi penyimpanan, dan
transaksi yang telah terjadi akan dicatat oleh fungsi akuntansi. Dalam sistem komputer,
fungsi otorisasi, operasi, dan akuntansi biasanya digabungkan dalam bentuk program
komputer, oleh karena itu untuk menggabungkan ketiga fungsi tersebut diperlukan suatu
metode pengendalian yang khusus.

Misalnya, dalam pengendalian persediaan, sistem manual memisahkan fungsi akun

persediaan dari fungsi otorisasi pembelian dan fungsi penyimpanan barang. Penanggung
jawab fungsi pembelian memiliki otorisasi untuk membeli persediaan, sedangkan
penanggung jawab fungsi gudang menyimpan persediaan yang dibeli, dan fungsi akuntansi
mencatat transaksi pembelian persediaan. Dengan memisahkan ketiga fungsi ini,
penghitung persediaan dapat dilakukan secara berkala untuk membandingkan persediaan
yang tersisa berdasarkan catatan dalam buku besar persediaan yang dikelola oleh fungsi
akuntansi. Selain itu, Perusahaan dapat secara teratur memeriksa catatan inventaris
pembantu inventaris dengan akun pengendalian inventaris di buku besar untuk
membuktikan keakuratan catatan. Oleh karena itu, perusahaan mengambil bentuk inventaris
aman dan data akuntansi untuk mencatat keakuratan dan keandalannya.

Dalam sistem komputer, program komputer dapat dirancang untuk menentukan kapan harus
memesan barang habis pakai, dan pada saat yang sama, surat pesanan pembelian dapat
dikirim ke pemasok tertentu. Apabila barang pesanan sudah diterima dari pemasok maka
fungsi penerimaan akan memberikan input ke komputer agar data persediaan dapat
terupdate yang sekaligus akan menghasilkan dokumen laporan kuitansi. Dari sudut pandang
ini, fungsi operasi dan fungsi penagihan digabungkan dalam satu sistem komputer.

Untuk membuat sistem pengendalian internal dalam lingkungan pemrosesan data elektronik
di mana program komputer mencakup fungsi otorisasi dan penagihan, fungsi-fungsi berikut
harus dipisahkan:

a. Fungsi desain sistem dan pembentukan program.

b. Fungsi operasional peralatan pengolah data.
c. Fungsi penyimpanan program dan kepustakaan.
Pemisahan ketiga fungsi ini harus dilakukan dalam lingkungan pemrosesan data elektronik
karena:

a) Pemisahan ini memeriksa ulang keakuratan dan kesesuaian perubahan pada sistem
masukan.
b) Pemisahan ini mencegah karyawan operator komputer membuat perubahan pada
program tanpa izin dan tanpa pengujian sebelumnya.
c) Pemisahan ini dapat mencegah karyawan selain operator komputer dan orang lain
yang memahami sistem untuk mengakses komputer.
d) Pemisahan ini akan meningkatkan efisiensi, karena masing-masing fungsi tersebut
memerlukan ketrampilan pelatihan dan keahlian yang berbeda dalam melaksanakan
kegiatan.

2. Pengawasan terhadap Sistem dan Program

Seperti disebutkan di atas, dalam lingkungan pemrosesan data elektronik, fungsi desain dan
pemrograman harus dipisahkan dari fungsi pengoperasian peralatan pemrosesan data.
Pengendalian umum yang berkaitan dengan fungsi pengembangan sistem dan program
meliputi:

a. Proses peninjauan dan pemberlakukan sistem baru.

b. Tahapan uji program.
c. Proses pengubahan program.
d. Dokumentasi.

Sebelum menggunakan komputer untuk pemrosesan data, setiap sistem baru harus terlebih
dahulu ditinjau oleh komite yang berwenang sebelum dapat dinyatakan efektif. Tidak ada
sistem baru yang dapat digunakan di perusahaan sampai diperoleh persetujuan dari komite
otorisasi.

Pengujian program sangat penting untuk memastikan bahwa program dirancang sesuai
dengan spesifikasi desain, dan menyertakan logika keputusan dan logika pemrosesan data
untuk memenuhi kebutuhan pengguna.

Perubahan program harus dilakukan oleh fungsi sistem dan pemrograman, bukan oleh
fungsi pengoperasian peralatan pemrosesan data. Mengubah prosedur membutuhkan
prosedur yang terdefinisi dengan baik dan terdokumentasi untuk mencegah manipulasi
prosedur untuk tujuan yang tidak sah. Perubahan program harus didokumentasikan dalam
program run book, yang mencatat semua perubahan yang dilakukan pada program yang
digunakan untuk memproses data.

Dokumentasi program adalah alat penting untuk memahami dan memantau program, dan
merupakan catatan sejarah dari semua fakta yang terkait dengan setiap program. Data
dalam program run book berisi (1) uraian tujuan program, (2) diagram alir lengkap, (3)
penyusunan daftar program, (4) instruksi penggunaan komputer, (5)) catatan uji program, (6)
Contoh semua laporan yang dihasilkan oleh program.

Mengontrol Fasilitas Pengolahan Data

Fasilitas pemrosesan data mencakup empat bidang utama berikut: (1) operasi konversi
data, (2) operasi komputer, (3) perpustakaan, dan (4) fungsi kontrol, Kegiatan konversi data
antara lain mengkonversi data dari dokumen sumber untuk dibaca oleh komputer melalui
batch processing atau direct entry mode. Untuk memulai operasi komputer dapat
menggunakan konsol pengendali. Konsol dapat digunakan untuk menghentikan dan
memulai sistem serta untuk memulai ulang komputer yang terhenti karena kerusakan.
Dengan menggunakan konsol, operator dapat menentukan status internal register dan dapat
digunakan untuk memasukkan data secara manual ke sistem. Konsol juga menghasilkan log
konsol untuk merekam aktivitas komputer.

Pengoperasian komputer harus dipantau dengan cara yang memastikan keandalan data
akuntansi yang diproses dan memberikan perlindungan untuk catatan dan prosedur data
terhadap kehilangan, kerusakan atau perubahan dan pengungkapan yang tidak sah.
Pengendalian operasi komputer meliputi:

1) Hanya karyawan tertentu yang dapat memasuki ruang computer.

2) Kontrol penggunaan data arsip yang disimpan di perpustakaan.
3) Dinyatakan dengan jelas bahwa data dalam dokumen sumber diubah menjadi bentuk
yang dapat dibaca oleh komputer.
4) Tahapan menyimpan file di perpustakaan.
5) Keamanan fisik file dan komputer.
6) Membuat program rekonstruksi catatan.
7) Tahapan pembuatan arsip cadangan.
8) Kata sandi yang digunakan untuk mengatur kewenangan penggunaan data yang
disimpan di komputer.

Pengendalian penyimpanan data dan program harus dilakukan oleh staf perpustakaan di
area yang terlindungi dengan baik, dan hanya staf yang berwenang yang dapat mengakses
kawasan tersebut. Arsip yang disimpan dalam perpustakaan harus mengikuti pedoman
berikut:

1) Nama dan nomor file.

2) Otorisasi diperlukan untuk meminjamkan arsip dengan penggunssn terbatas.
3) Pembaruan siklus.
4) Jangka waktu penyimpanan.
5) Ukuran file dan ukuran blok.
6) Bagaimana membangun kembali file yang rusak.
7) Bagaimana file disimpan di perpustakaan.

Jika ketiga bidang utama di atas yang terkait dengan peralatan pengolah data terkait
dengan pengoperasian peralatan komputer, maka fungsi kontrol berkaitan dengan
pengendalian input dan output dari departemen pemrosesan data elektronik. Fungsi kontrol
dibagi menjadi dua bagian: (1) Fungsi Pengendalian Intern, dan (2) Fungsi Pengawas
Eksternal

Fungsi pengendalian internal sebagian dilakukan oleh tim pengawas departemen

pemrosesan data elektronik, meliputi:

1) Dari saat pengguna meneriam data hingga saat informasi dikirim ke pengguna, tahap
pemrosesan data telah dilindungi.
2) Bertindak sebagai penghubung antara departemen pemrosesan elektronik dan
pengguna.
3) Catat jumlah control total dalam log kontrol untuk mencocokkan jumlah total yang
dihitung oleh komputer.
 4) Memantau kesalahan yang ditolak oleh komputer untuk memastika bahwa semua
kesalahan telah diperbaiki dan hasil koreksi sudah dimasukkan ke dalam sistem
komputer.
5) Memastikan bahwa laporan yang dikeluarkan oleh departemen pemrosesan data
elektronik dapat disampaikan tepat waktu dan didistribusikan kepada Manajer yang
berwenang untuk menerima laporan tersebut.

Fungsi pengontrol eksternal dilakukan dengan berbagai cara, tetap pada dasarnya
tujuannya adalah untuk memeriksa secara mandiri kinerja fungsi departemen pemrosesan
data elektronik. Inspeksi tersebut dilakukan oleh departemen organisasi khusus yang
dibentuk dalam departemen akuntansi dan keuangan perusahaan perusahaan. Unit
organisasi khusus yang dibentuk sebagai direktur eksternal departemen pemrosesan data
elektronik, dengan tugas sebagai berikut:

1) Membandingkan output dari departemen pemrosesan data elektronik dengan output

yang direncanakan untuk mendeteksi elemen abnormal dan mengusulkan tindakan
korektif.
2) Pengambilan sampel sistematis dari keluaran departemen pemrosesan data
elektronik untuk menentukan apakah sistem yang digunakan berjalan sesuai yang
dirancang sebelumnya.
3) Menangani pertanyaan, permintaan, dan kritik pengguna dari pemrosesan data
elektronik sebagai umpan balik untuk perancang dan pemrogram sistem.

PENGENDALIAN APLIKASI (APPLICATION CONTROL)

Pengendalian aplikasi memiliki beberapa tujuan, dijabarkan sebagai berikut.

1. Menjamin bahwa semua transaksi yang telah diotorisasi telah diproses sekali saja
secara lengkap.
2. Menjamin bahwa data transaksi lengkap dan teliti.
3. Menjamin bahwa pengolahan data transaksi benar dan sesuai dengan keadaan
sebenarnya.
4. Menjamin bahwa hasil pengolahan data dimanfaatkan untuk tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya.
5. Menjamin bahwa aplikasi dapat berfungsi terus-menerus.

Pengendalian aplikasi dapat dibagi menjadi dua, yaitu:

PENGENDALIAN PREVENTIF

Pengendalian preventif bertindak sebagai petunjuk untuk sesuatu terjadi sesuai dengan yang
seharusnya terjadi. Pengendalian preventif meliputi berbagai unsur berikut.

1. Otorisasi data sumber

Contoh data sumber yang membutuhkan otorisasi sebelum diproses lebih
lanjut oleh komputer adalah syarat kredit, potongan harga, tarif komisi dan jam lembur.
2. Konversi data
Konversi data merupakan proses mengubah data dari bentuk yang tidak dapat
dibaca oleh mesin menjadi bentuk yang dapat dibaca oleh mesin. Teknik yang umum
digunakan untuk mengawasi konversi data yakni:
 - Pembuatan dokumen sumber sebagai produk sampingan dari kegiatan
pencatatan.
- Penggunaan turnaround documents yang menghilangkan kegiatan konversi data.
3. Penyiapan data sumber
Cara-cara yang jamak digunakan dalam mengawasi penyiapan data sumber
adalah sebagai berikut.
- Perancangan formulir secara khusus untuk mendorong perekaman data secara
teliti ke dalamnya.
- Pemeriksaan terhadap dokumen sumber oleh karyawan untuk mendeteksi adanya
kesalahan ejaan, penulisan kode yang tidak sah, penulisan jumlah yang tidak
masuk akal, dan data lainnya yang tidak seharusnya ada.
- Jika dokumen sumber dihilangkan dalam sistem pengolahan data elektronik atau
digunakan formulir yang tidak memungkinkan dilakukan pemeriksaan oleh
manusia, pengendalian terhadap penyiapan data sumber dilakukan sedemikian
rupa untuk mencegah akses dan penggunaan peralatan yang dipakai untuk
mencatat dan mengirimkan data, agar dapat dihindari terjadinya penggunaan
tanpa izin.
4. Turnaround documents
Penggunaan turnaround documents dapat menciptakan ketelitian dalam
penyiapan masukan yang nantinya akan diolah oleh komputer.
5. Formulir bernomor urut tercetak
Seperti halnya dalam sistem manual, penggunaan formulir bernomor urut
tercetak yang pemakaiannya dipertanggungjawabkan merupakan unsur sistem
pengendalian internal untuk mendorong adanya praktik yang sehat.
6. Validasi masukan
Cara ini merupakan upaya terakhir untuk mengawasi persiapan masukan yang
akan dikerjakan menggunakan komputer. Validasi masukan tersebut dikerjakan
dengan menggunakan kinerja komputer dalam melakukan pemeriksaan (edit)
masukan dengan menggunakan program. Kemampuan mengedit komputer dapat
dicapai dengan menginput pengecekan dalam sebuah program yang dapat berupa:
- Validity tests
- Complement tests
- Logical tests
- Limit tests
- Self-checking digits
- Control totals
7. Pemutakhiran arsip dengan komputer
Setelah melalui proses validasi, komputer selanjutnya digunakan untuk
memutakhirkan arsip induk (master file) dengan menggunakan arsip transaksi
(transaction file) yang sudah divalidasi sebelumnya. Pemutakhiran arsip induk dengan
menggunakan komputer meliputi pengurutan transaksi, pembandingan record dalam
arsip transaksi dengan record dalam arsip induk, perhitungan, dan manipulasi serta
penyusunan data untuk kebutuhan pemutakhiran arsip induk dan produksi keluaran
untuk didistribusikan kepada departemen pengguna atau untuk proses pengolahan
komputer lebih lanjut.
8. Pengendalian terhadap pengolahan data.
Pengendalian terhadap pengolahan data dilaksanakan dengan menggunakan
pengendalian terprogram. Pengendalian terprogram dirancang untuk mendeteksi
 kehilangan data, mengecek perhitungan, dan menjamin pembukuan transaksi
dilakukan secara benar. Pengendalian terprogram dapat berupa pengendalian yang
diterangkan sebagai berikut.
- Record counts
- Control totals
- Hash totals
- Limit checks
- Cross-footing balance check
- Overflow test
- File check

PENGENDALIAN DETEKTIF

Pengendalian detektif tidak akan mencegah terjadinya masalah, tetapi akan

memberikan petunjuk mengenai di mana letak terjadinya masalah. Contoh dari pengendalian
detektif ini adalah data transmission, control register, control totals, dokumentasi dan testing,
penggunaan label, dan output check.

Control totals pada umumnya dihitung dari batch data masukan dan dihitung secara
manual sebelum pengolahan data dilaksanakan, dan kemudian diinput sebagai masukan
dalam tahap pengolahan oleh komputer. Selanjutnya, dokumentasi program akan menolong
kita dalam mencari kesalahan program dan mempermudah pembetulan kesalahan program,
meski perancang program tersebut sudah tidak ada lagi di perusahaan. Kemudian pemberian
label, pemberian label tentu akan mempermudah identifikasi arsip dan akan mencegah
penggunaan arsip secara keliru.

Output check terdiri atas prosedur dan teknik pengendalian sebagai berikut.

- Rekonsiliasi data keluaran, terutama control totals, dengan control totals, dengan
control totals yang ditentukan sebelumnya pada saat mempersiapkan data
masukan.
- Review terhadap data keluaran mengenai kewajaran dan formatnya.
- Pengendalian terhadap data masukan yang ditolak oleh komputer dalam
mengolah data, dan pendistribusian data yang ditolak tersebut kepada karyawan.
- Pendistribusian laporanyang dikeluarkan oleh komputer kepada departemen
pengguna pada saat yang tepat.