Pentingnya Administrasi Pada Manajemen Pendidikan

KATA PENGANTAR

            Puji dan syukur kehadirat  kehadirat Tuhan yang Maha Esa kerena atas berkat dan

rahmat-Nyalah,maka makalah yang penulis buat dapat terselesaikan dengan baik

        Tak lupa penulis  ucapkan terima kasihyang sebesar-besarnya kepada bapak  selaku dosen

pembimbing dan juga teman-teman sekalian.Adapun makalah ini kami buat berdasarkan

informasi yang ada.

        Demikianlah kiranya makalah ini penulis buat dengan besar harapan agar dapat bermanfaat

bagi kita semua dan dapat pula bermanfaat dalam proses pembelajaran mahasiswi STIKes Mega

Rezky Makassar terkhususnya bagi D.IV bidan pendidik. .

        penulis sadari bahwa makalah ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu saran dan

kritik yang di berikan akan penulis  terima dengan baik.

                                                     Makassar,     januari 2012

                                                                       Penulis

                                                                    Rosa Bunga

DAFTAR ISI

SAMPUL ............................................................................................................ i

KATA PENGANTAR .................................................................................. i.i

DAFTAR ISI ................................................................................................ i.ii

 BAB I. PENDAHULUAN ............................................................................... 1

            I.I   Latar Belakang ........................................................................... 1 

            I.Ii  Rumusan Masalah ...................................................................... 5

            I.Iii Tujuan Penulisan ........................................................................ 5

BAB II. PEMBAHASAN .............................................................................. 6

BAB III. PENUTUP ..................................................................................... 15

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................. 17   

BAB I

PENDAHULUAN

1.     LATAR BELAKANG

      Adminiatrasi suatu lembaga pendidikan merupakan suatu sumber utama manajemen dalam

mengatur proses belajar mengajar dengan tertib sehingga tercapainya suatu tujuan terpenting

pada lembaga pendidikan tersebut. Yang sangat diperlukan oleh para pelaku pendidikan untuk

melakukan tugas dan profesinya. Kepala Sekolah dan guru disekolah sangat memerlukan data-

data tentang siswa, kurikulum, sarana dan sebagainya untuk pengelolaan sekolah sehari-hari.

Pengaws tingkat MTs/SMP/SMPLB memerlukan data-data tersebut sebagai bahan sarana

supervisi. Untuk tingkat yang lebih tinggi misalnya Dinas Penididikan mulai tingkat kecamatan
 sampai propinsi memerlukan data-data tersebut untuk pelaporan yang lebih tinggi, untuk

melakukan pembinaan, serta untuk menyusun rencana atau program pendidikan pada masa

mendatang. Di tingkat pusat (nasional) data pendidikan diperlukan untuk perencanaan yang lebih

makro, melakukan pembinaan, pengawasan, penilaian (evaluasi), dan keperluan administrasi

lainnya.

      Data pendidikan yang terdapat disekolah sangat banyak macam dan jenisnya. Ada yang

bersifat relatif tetap dan ada yang selalu berubah. Untuk mendapatkan gambaran perubahan data

dari waktu ke waktu, perlu dilakukan pencatatan yang teratur dan berkelanjutan dengan

menggunakan sistem yang baku dalam satu sistem. Agar pencatatan data lebih akurat dan benar

sesuai yang diharapkan tenaga administrasi yang terampil dan mengetahui apa yang menjadi

tugasnya. Di lembaga pendidikan tingkat menengah hampir sebagian besar belum ada tenaga

administrasi sesuai yang diharapkan. Kepala Sekolah sebagai administrtor di lingkungan sekolah

yang dipimpinnya, dalam melaksanakan tugas administrasi dibantu oleh guru dengan cara

membagi tugas administrasi mereka. Agar dalam melaksanakan tugas administrasi dan

pelaporan, cepat dan benar diperlukan pedoman administrasi sekolah dasar.

2.      RUMUSAN MASALAH

Latar belakang diatas, penulis bertolak dari merumuskan masalah sebagai berikut :

1.       Bagaimana peranan pedoman administrasi dalam dunia pendidikan ?

2.       Apa saja yang termuat dalam administrasi pada pendidikan?

3. Faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi efektifitas pemimpin dalam manejemen

pendidikan.

3.      TUJUAN PENULISAN MASALAH

 Sesuai dengan permasalahan yang telah dikemukakan di atas, maka tujuan dari penulisan ini

diarahkan untuk:

1.      Untuk mengetahui peranan pedoman administrasi dalam dunia pendidikan

2.      Untuk mengetahui apa saja yang termuat dalam administrasi pada pendidikan

3.      Untuk mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi efektifitas pemimpin dalam manejemen

pendidikan

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Peranan Pedoman Administrasi dalam dunia pendidikan

                        Administrasi dalam pendidikan yang tertib dan teratur, sangat diperlukan untuk

meningkatkan kemampuan pengelolaan pendidikan bagi Kepala Sekolah dan Guru.

Penigkatan kemampuan tersebut akan berakibat positif, yaitu makin meningkatnya efisiensi,

mutu dan perluasan pada kinerja di dunia pendidikan tersebut. Untuk memperlancar kegiatan di

atas agar lebih efektif dan efisien perlu informasi yang memadai. Sistem informasi di dunia

pendidikan ini menyangkut dua hal pokok yaitu kegiatan pencatatan data(recording system) dan

pelaporan (reporting system).

Untuk memperlancar dua kegiatan tersebut diperlukan faktor-faktor penunjang antara lain :

1.       Format-format yang dipergunakan

2.       Petunjuk dan aturan yang berlaku

3.       Ketrampilan personil yang memadai

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan di Sekolah itu sering disebut kegiatan administrasi. Pencatatan

dan perekaman data dan pengaturan sumber data di sekolah yang rapi / teratur dan benar sangat
 diperlukan dalam sistem informasi. Untuk itu pedoman administrasi secara tertulis memegang

peranan yang penting dalam kegiatan administrasi. Kepala Sekolah memiliki patokan-patokan

untuk menjabarkan lebih lanjut kebijakan-kebijakan pemerintah dalam penyelenggaraan

pendidikan.

B.     Apa Yang Termuat Dalam Pedoman Administrasi Pendidikan

                        Data pendidikan yang terdapat di Sekolah khususnya tingkat menengah sangat

banyak macam dan jenisnya. Agar pencatatan data lebih mudah dan sederhana sehingga

memperlancar kegiatan administrasi, data yang banyak jenisnya itu dapat dikelompokkan

menjadi 5 jenis yaitu :

          Administrasi Program Pengajaran

          Administrasi Kesiswaan

          Administrasi Kepegawaian

          Administrasi Keuangan

           Administrasi Perlengkapan / barang

Administrasi Program Pengajaran.

Sebagai kelengkapan administrasi pengajaran di sekolah dasar dipelukan 17 format yang harus

diisi oleh Kepala Sekolah maupun Guru secara rutin, teratur dan benar. Untuk itu disediakan

format serta petunjuk pengisiannya.

Administrasi Kesiswaan

Dalam buku Pedoman Administrasi Kesiswaan selama satu tahun pelajaran dibagi dalam tiga

tahap waktu., terdapat beberapa jenis kegiatan . Untuk setiap macam jenis kegiatan diperlukan
beberapa format pencatatan data. Untuk itu satu tahun pelajaran dibagi dalam tiga tahapan waktu

dengan delapan jenis kegiatan dan dua puluh satu jenis format.

1. Awal Tahun Pelajaran

          Penerimaan Siswa Baru

                       S-1 Surat Pendaftaran Siswa Baru

                       S-2 Daftar Calon Siswa Baru Kelas I

                       S-3 Daftar Siswa Baru Kelas I

2. Selama Tahun Pelajaran

          Penyusun Data Siswa

                       S-4 Buku Induk Siswa

                       S-5 Buku Klapper

          Keadaan Siswa Awal Tahun

                       S-6 Jumlah Siswa menurut Kelas, Asal dan Jenis Kelamin

                       S-7 Jumlah Siswa menurut Kelas, Jenis Kelamin dan Usia

          Kehadiran Siswa

                       S-8 Papan Absensi Harian Siswa (kelas)

                       S-9 Papan Absensi Harian Siswa (sekolah)

                       S-10 Buku Absensi Siswa

                       S-11 Rekapitulasi Absensi Siswa dalam Sebulan

          Mutasi Siswa

                       S-12 Surat Permohonan Pindah Sekolah

                       S-13 Surat Keterangan Pindah Sekolah

                       S-14 Mutasi Siswa selama Caturwulan

3. Akhir Tahun Pelajaan

          Pelaksanaan Ujian Akhir

                       S-15 Daftar vClon Peserta Ujian

                       S-16 Tanda Peserta Ujian

                       S-17 Daftar Peserta Ujian dan Prestasinya

                       S-18 Daftar Masuk SLTP

          Kenaikan Kelas

                       S-19 Daftar Sswa yang Naik Tingkat

                       S-20 Rekapitulasi Siswa Naik Tingkat dan Behasil EBTA

Agar data mengenai kesiswaan itu sampai pada investasi di jenjang atas, digunakan beberapa

format laporan, yaitu :

S-2,S-3,S-5,S-6,S-10,S-14,S-17,S-19 dan S-20

Administrasi Kepegawaian

Buku Pedoman Administrasi Kepegawaian menguraikan kegiatan yang berkaitan dengan

kepegawaian, tugas dan tanggung jawab pengelolaan satuan pendidikan dan peningkatan tata

usaha kepegawaian di sekolah. Sebagai perlengkapan tata laksana kepegawaian disediakan

format-format untuk menata pelaksanaan kegiatan tertentu yang diperlukan. Sesuai dengan

prinsip tata laksana kepegawaian sekolah dasar yang menyeluruh dan berkelangsungan. Untuk

itu telah diusahakan bentuk-bentuk pelayanan hak-hak pegawai/guru yang bertugas di seklah

tertentu, pindah tempat, sampai yang bersangkutan berhenti menjadi pegawai / guru. Penggunaan

frmat sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan suatu kegiatan pelayanan administrasi dalam rangka

pembinaan pegawai/guru berkelangsungan, berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang

berlaku.
 Administrasi Keuangan

Di dalam buku pedoman ini ijelaskan dasar/asas dan pengertian administrasi dalam pengelolaaan

keuangan di sekolah dasar. Di dalamnya dibahas antara lain :

1. Asas pemisahan tugas (Otorisator, Ordonator, dan Bendaharawan)

2. Perencanaan anggaran tahunan sekolah

3. Ketata usahaan keuangan sekolah meliputi :

          Dasar hukum,

           Pembukuan setiap transaksi

          Pertanggungjawaban

          Pelaporan, dan

          Pendapatan

4. Pengawasan

5. Jadwal kegiatan pelaksanaan administrasi keuangan sekolah

6. Contoh-contoh mengenai ketata usahaan keuangan sekolah dan format      pelaporan

Administrasi Perlengkapan / Barang

                        Pada buku pedoman administrasi diuraikan tentang perencanaan, pengadaan,

penyimpanan, dan pemeliharaan semua perlengkapan/barang inventaris, barang yang dimutasi

dan syarat-syarat penghapusan semua perlengkapan/ barang di sekolah. Kewajiban melapor bagi

kepala sekolah tentang keadaan barang yang telah dihapuskan, dilakukan satu kali alam setahun

dengan menggunakan format P-1 dan P-2.

C.    Faktor faktor yang mempengaruhi efektifitas pemimpin dalam manejemen pendidikan
             Dalam melaksanakan aktivitasnya bahwa pemimpin dipengaruhi oleh berbagai macam

faktor. Faktor-faktor tersebut sebagaimana dikemukakan oleh H. Jodeph Reitz (1981) yang

dikutif Nanang Fattah, sebagai berikut :

1.      Kepribadian (personality), pengalaman masa lalu dan harapan pemimpin, hal ini mencakup nilai-

nilai, latar belakang dan pengalamannya akan mempengaruhi pilihan akan gaya kepemimpinan.

2.      Harapan dan perilaku atasan.

3.         Karakteristik, harapan dan perilaku bawahan mempengaruhi terhadap apa gaya kepemimpinan.

4.         Kebutuhan tugas, setiap tugas bawahan juga akan mempengaruhi gaya pemimpin.

5.       Iklim dan kebijakan organisasi mempengaruhi harapan dan perilaku bawahan.

6.      Harapan dan perilaku rekan.

           Berdasarkan faktor-faktor tersebut, maka jelaslah bahwa kesuksesan pemimpin dalam

aktivitasnya dipengaruhi oleh factor-faktor yang dapat menunjang untuk berhasilnya suatu

kepemimpinan, oleh sebab itu suatu tujuan akan tercapai apabila terjadinya keharmonisan dalam

hubungan atau interaksi yang baik antara atasan dengan bawahan, di samping dipengaruhi oleh

latar belakang yang dimiliki pemimpin, seperti motivasi diri untuk berprestasi, kedewasaan dan

keleluasaan dalam hubungan social dengan sikap-sikap hubungan manusiawi.

Selanjutnya peranan seorang pemimpin sebagaimana dikemukakan oleh M. Ngalim Purwanto,

sebagai berikut :

1.      Sebagai pelaksana (executive)

2.      Sebagai perencana (planner)

3.      Sebagai seorangahli (expert)

4.       Sebagai mewakili kelompok dalam tindakannya ke luar (external group representative)

5.       Sebagai mengawasi hubungan antar anggota-anggota kelompok (controller of internal

relationship)

6.       Bertindak sebagai pemberi gambaran/pujian atau hukuman (purveyor of rewards and
punishments)

7.      Bentindak sebagai wasit dan penengah (arbitrator and mediator)

8.      Merupakan bagian dari kelompok (exemplar)

9.      Merupakan lambing dari pada kelompok (symbol of the group)

10.  Pemegang tanggung jawab para anggota kelompoknya (surrogate for individual responsibility)

11.  Sebagai pencipta/memiliki cita-cita (ideologist)

12.  Bertindak sebagai seorang aya (father figure)

13.  Sebagai kambing hitam (scape goat).

            Berdasarkan dari peranan pemimpin tersebut, jelaslah bahwa dalam suatu kepemimpinan

harus memiliki peranan-peranan yang dimaksud, di samping itu juga bahwa pemimpin memiliki

tugas yang embannya, sebagaimana menurut M. Ngalim Purwanto, sebagai berikut :

1.      Menyelami kebutuhan-kebutuhan kelompok dan keinginan kelompoknya.

2.      Dari keinginan itu dapat dipetiknya kehendak-kehendak yang realistis dan yang benar-benar
dapat dicapai.

3.      Meyakinkan kelompoknya mengenai apa-apa yang menjadi kehendak mereka, mana yang
realistis dan mana yang sebenarnya merupakan khayalan.

            Tugas pemimpin tersebut akan berhasil dengan baik apabila setiap pemimpin memahami

akan tugas yang harus dilaksanaknya. Oleh sebab itu kepemimpinan akan tampak dalam proses

di mana seseorang mengarahkan, membimbing, mempengaruhi dan atau menguasai pikiran-

pikiran, perasaan-perasaan atau tingkah laku orang lain.Untuk keberhasilan dalam pencapaian

suatu tujuan diperlukan seorang pemimpian yang profesional, di mana ia memahami akan tugas
 dan kewajibannya sebagai seorang pemimpin, serta melaksanakan peranannya sebagai seorang

pemimpin. Di samping itu pemimpin harus menjalin hubungan kerjasama yang baik dengan

bawahan, sehingga terciptanya suasana kerja yang membuat bawahan merasa aman, tentram, dan

memiliki suatu kebebsan dalam mengembangkan gagasannya dalam rangka tercapai tujuan

bersama yang telah ditetapkan.

BAB III

PENUTUP
A.    KESIMPULAN
             Dari hasil pembahasan di atas bahwa sangat penting dan juga sangat berarti administrasi

pada suatu pendidikan untuk mencapai tujuan yang optimal, yang sebagaian besar pengelolaan

manajemen pada pendidikan terutama tingkat menengah sangat meluas dan abstrak sehingga

dapat terperinci terbagi 5 pengelompokan, mulai dari Program pengajaran, kesiswaan,

kepegawaian, keuangan dan perlengkapan inventaris/barang. Sehingga dengan pembagian jenis

tersebut dapat di bedakan macamnya, untuk memudahkan dalam penataan dan akan menciptakan

suasana tertib, rapid an aman.dan Faktor-faktor yang mempengaruhi aktivitas pemimpin meliputi

; kepribadian (personality), harapan dan perilaku atasan, karakteristik, kebutuhan tugas, iklim

dan kebijakan organisasi, dan harapan dan perilaku rekan. Yang selanjutnya bahwa factor-faktor

tersebut dapat mempengaruhi kesuksesan pemimpin dalam melaksanakan aktivitasnya.

B.     SARAN

            Demikianlah penulisan makalah kami, apabila masih terdapat kesalahan atau kekurangan

dalam pembahasan makalah kami ini, terutamanya kami ucapkan mohon maaf yang sebesar-

besarnya dan juga kami harapkan teguran yang sehat sekiranya dapat membangun dalam

perbaikan pembuatan makalah kami ini.

 DAFTAR PUSTAKA

Abdurrahman Arifin, ” Kerangka Pokok-Pokok Manajemen Umum” PT. Ictiar Baru, Jakarta

1973.

Djamin, Aaloedin, ”Peranan Administrasi Dalam Pembangunan” PT. Gunung Agung, Jakarta,

1983.

Handayaningrat Soewarno, ”Pengantar Studi Ilmu Administrasi Dan Manajemen” Pt. Gunung

Agung, Jakarta, 1985.