MODUL PEMBELAJARAN ROLE PLAYING

SISWA
MODUL 4 – F O
KELAS X
SMK PARIWISATA PHT FRONT OFFICE
RESERVATION FORM
CIANJUR DEPARTMENT

NAMA

KELAS

PENGENALAN DAN CARA PENGISIAN FORMULIR.

A. Penulisan Nama Tamu

1. Nama biasa
Penulisan nama tamu terdiri dari nama depan (first name), nama keluarga (family
name/surname), dan atau tanpa nama depan atau tengah (initial) untuk memudahkan
mencari kembali dan memeriksa dokumen di rack yang disusun menggunakan alphabet
nama keluarga (family name/surname).
Contoh : Mr. Harry R. Tobing ket : family/surename : Tobing
First name/initial :H
Initial of Middle Name : R
Tittle : Mr.
Mr. Robert Willis ket : family/surename : Willis
First name/initial :R
Initial of Middle Name : -
Tittle : Mr.
2. Nama yang memiliki nama sisipan (Prefixes)
Bila nama akhir didahului dengan kata-kata seperti : d.D, Da, de, Des, Di, Fits, L, La, Le,
Mac, Mc, O’, St, Van, Vander, atau Von. Penulisan tidak bisa dipisahkan dari family
name/surname, harus disertakan sebagai nama keluarga.
Contoh : Miss Lily La Rose ket : family/surename : La Rose
First name/initial : Lily
Initial of Middle Name : -
Tittle : Miss
Mr. Effendy E. Candra ket : family/surename : Candra
First name/initial :E
Initial of Middle Name : E

Tittle : Mr.
B. Simbol Atau Singkatan
Penggunaan symbol atau singkatan diperlukan dalam penulisan. Singkatan harus dapat
dimengerti oleh setiap petugas penerima pesanan kamar. Contoh :
a. Single room (- atau S)
b. Twin room (= atau TWT/T)
c. Double room (+ atau Dbl/D)
d. Triple room (TRP/ TR)
e. Deluxe room (DLX)
f. Suite room (SU/ST)
g. Single room with bath (SWB)
h. Sitting room (SR)
i. Cribe (CR)
j. Adult (A)
k. Children (CLD)
l. Night (Nt)
m. Extra bed (EB)

DATES :

a. The first of June 2017 (01/06/2017 atau 01-06-2017)

b. The second of July 2017 (02/07/2017 atau 02-07-2017)
c. The third of August 2017 (03/08/2017 atau 03-08-2017)
d. The twentieth of September 2017 (20/09/2017 atau 20-09-2017)
e. The twenty first of October 2017 (21/10/2017 atau 21-10-2017)

ACCOUNTS:

a. Personal account (P/A)

b. Company account (C/A)
c. Travel agent account (T/A)
d. American breakfast (ABF)
e. Modifyed American plan (MAP)
f. Full ameican plan (FAP)
g. European plan (EP)
h. Half board (HB)
i. Full board (FB)
 OTHERS :

a. Reservation (RES)
b. Airport (APT)
c. Hotel (HTL)
d. Transportation (TRANS)
e. Make by himself/herself (HIMSELF/HERSELF)

C. JENIS-JENIS FORMULIR RESERVASI

1. Reservation Form
Formulir yang berisikan catatan pemesanan kamar tamu yang ditulis oleh petugas
pemesanan. Reservation Form adalah sebagai pemandu dalam mengambil informasi yang
diperlukan dari tamu, terutama bila pemesanan dilakukan dengan telepon sehingga
komunikasi dapat terkontrol dan informasi yang diminta terarah sesuai tujuan. Tujuannya
untuk mengingatkan hal-hal penting, seperti pembayaran, tanggal tiba, layanan penjemputan,
menghindari hilangnya data tamu, sebagai dokumen yang sewaktu-waktu dapat
dibaca/diperiksa, dan memudahkan proses lebih lanjut.

2. Reservation Diary (Catatan Harian Pesanan Kamar)

Reservation Diary adalah catatan pesanan kamar yang diterima dalam satu hari.
Digunakan oleh hotel kecil sampai dengan menengah. Informasi yang ditulis pada
formulir ini bersumber dari Reservation Form yang telah diterima petugas. Reservation
Diary biasanya today’s expected arrival list.

Informasi yang dapat diperoleh dari Reservation Diary adalah :

 Hari dan tanggal tamu tiba

 Reservation form no
 Reservation date
 Pax
 Room type
 Rate
 Length of stay
 Remarks
 Room no
3. Reservation Slip (Slip Pemesanan Kamar)
Pada hotel kecil untuk mengontrol pesanan tamu yang diterima dalam satu hari akan
digunakan Reservation Diary. Pada hotel besar, setelah pesanan diisi kedalam Reservation
Form akan disalin kembali kedalam Slip Pemesanan Kamar (Slip Reservation) yang akan
disimpan dengan cara disusun kedalam Reservation rack dengan cara :
 Disusun berdasarkan jenis tamu : VIP, GROUP, Individual
 Diberi perbedaan warna untuk jenis tamu : VIP warna merah, tamu biasa warna
putih,tamu dari travel agent warna hijau, dan Group warna biru.
 Disusun berdasarkan bulan dan tanggal tamu akan tiba.
 Nama tamu disusun berdasarkan abjad (A-Z)
Data informasi yang diperoleh pada Reservation Slip :
 Arrival Date
 Arrival Flight Number And Time
 Name
 Joiner
 Departure Date
 Departure Flight Number And Time
 Room Types
 Booked By
 Address
 Telephone Number
 Account
 Remarks
 Clerk/Date

4. Today’s Expected Arrival List
Daftar nama-nama tamu yang diharapkan akan tiba besok. Dibuat sesuai dengan urutan
dan informasi yang ada pada Reservation rack sesuai tanggal kedatangan tamu. Tujuan
pembuatan adalah agar dapat menyiapkan segala permintaan tamu (special requests),
memudahkan koordinasi antarbagian, dan memeriksa jumlah pemesanan yang ada.
5. Reservation Chart
Untuk memeriksa ketersediaan kamar dan juga menghitung jumlah kamar yang telah
dipesan. Penggunaannya dibedakan menjadi 2, yaitu :
a. Conventional chart
Digunakan oleh hotel kecil dan menengah dengan jumlah kamar yang sedikit,
memudahkan untuk memeriksa keadaan kamar, no kamar, dan lokasi kamar. Informasi
yang dapat diperoleh adalah bulan dan tahun reservasi, no kamar, tanggal kedatangan
tamu, tanggal keberangkatan tamu, lama tinggal, nama tamu, type kamar, dan lokasi
kamar.
b. Density chart
Digunakan oleh hotel besar yang memiliki banyak kamar. Bertujuan untuk
menyiapkan informasi tentang jumlah dan jenis pemsanan yang telah diterima hotel
untuk periode tertentu. Oleh karena itu, dengan mudah dapat diprediksikan tingkat
hunian hotel periode mendatang.
Perbedaan antara density chart dengan convention chart adalah pada density
tidak ada no kamar, lokasi kamar, dan penulisan tidak menggunakan anak panah
sehingga nama tamu tidak bisa diketahui.
6. Surat Konfirmasi (Confirmation Letter)
Confirmation Letter adalah surat yang dibuat oleh pihak hotel sebagai balasan atas pesanan
yang telah dilakukan tamu. Surat ini berisi tentang kepastian pesanan kamar yang telah
dilakukan. Confirmation Letter saat ini banyak dilakukan menggunakan email sehingga
keepatan informasi dapat segera diketahui.
Informasi yang biasanya disampaikan dalam surat ini adalah :
 Nama tamu
 Type kamar yang dipesan
 Harga kamar
 Tanggal kedatangan
 Tanggal keberangkatan
 Permintaan khusus tamu
 Kepastian pesanan
 Deposit yang diminta
7. Formulir Reservasi Berkelompok (Group Reservation Form)
Formulir ini bentuknya hampir sama dengan form Reservation biasa. Hanya saja
diperuntukkan bagi tamu yang datang secara berkelompok atau group.
8. Form Penggantian Reservasi (Change Form/Amendment Form)
 Form ini digunakan ketika ada tamu yang menginginkan penggantian Reservasi, seperti
penggantian hari, jenis /jumlah kamar dll.

9. Form Pembatalan Reservasi (Cancellation Form)

Formulir yang digunakan untuk mencatat keterangan pembatalan pemesanan kamar.
Pembatalan yang dimaksud adalah pembatalan yang dilakukan sebelum tiba waktu
kedatangan yang telah disepakati sebelumnya. Lalu pihak hotel akan memberikan semacam
kode atau number pembatalan reservasi kepada tamu sebagai bukti bahwa telah terjadi
pembatalan reservasi.
Beberapa hotel biasanya telah menetapkan peraturan terkait dengan pembatalan
Reservasi kamar, misalnya pengembalian pembayaran akan dipotong 50% jika dilakukan
setelah lewat pukul 18.00 dimalam sebelum hari Reservation tiba.
Langkah pembatalan :
 Mengambil Form Reservasi yang telah terisi
 Menanyakan alasan pembatalan Reservasi kepada tamu
 Membantu tamu mengisi Form Pembatalan (cancellation form)
 Mencoret Slip Reservasi
 Menghapus data tamu pada tabel Reservasi kamar.

Kesimpulan :

1. Reservation Form adalah petugas penerima pesanan kamar akan memastikan ketersediaan
kamar yang diminta tamu berdasarkan keadaan kamar yang ada di tabel pesanan kamar.
Kemudian, permintaan tersebut dikonfirmasi kepada tamu bahwa hotel masih memiliki kamar
yang diminta. Setelah ada jawaban pasti dari tamu, petugas penerima pesanan kamar akan
mencatat informasi tamu kedalam Reservation Form.
2. Reservation Diary adalah formulir yang digunakan oleh hotel kecil. Selain sebagai catatan harian
tentang jumlah pesanan kamar, formulir ini juga berfungsi sebagai Expected Arrival List.
3. Reservation Slip fungsinya sama dengan Rservation Diary. Formulir ini digunakan oleh hotel
besar. Reservation yang telah diisi disimpan kedalam Reservation rack yang diurut sesuai
dengan bulan, tanggal kedatangan tamu, dan disusun sesuai jenis tamu dan abjad nama tamu.
4. Reservation Chart dapat dibagi menjadi 2 jenis, yaitu Conventional Chart dan Density Chart.
Tujuan pencatatan pada tabel ini adalah sebagai gambaran tentang jumlah pesanan yang
diterima. Oleh karena itu, hotel memperkirakan tingkat hunian kamar periode berikutnya.
5. Confirmation Letter adalah surat yang dibuat sebagai balasan atau penegasan atas permintaan
tamu bahwa hotel telah menyiapkan kamar sesuai permintaan dan layanan lainnya.
 RESERVATION FORM

Reserve By :

Phone /WA : EMAIL : TA/OTA :

Guest Name : 1. …………………………………………………………………………………………………………………..
2. …………………………………………………………………………………………………………………..

Company /Office :..…………………………………………………………………………………………………

Address :…………………………….……………………………………………………………………………

Telp Number : …………………………..………………

Email : ………………….……………………

Arrival Date Flight no : (ETA)

:
……………………………………………………………………………………………………………………
Departure Date …

Room Type Room Capacity /Room Rate

Suite Single
Deluxe Double
Superior
 Confirmation No: #

CONFIRMATION LETTER
Attention :
Company :
Phone/Fax/E-mail :
From :
Date :
=======================================================================================
We are pleased to confirm your reservation below:

Name of Guest :
Arrival Date :
Departure Date :
No of Rooms / Room Type :
Room Rate :
Rates is included to 21% service and government tax
Total : Rp. …………….,- nett / …. rooms / …nights
Room Rate : Rp. ……………. x ………. room x ……. nights = Rp. ………………

Total : Rp. ……………………

Equipment Rental :0

Grand Total : Rp. ………………………

Payment Method : Will be paid by company

PHT HOTELS Account :……………………………………… Account Number :……………………………….

Branch…………………………………….
Check in time is after 14.00 and check out time is before 12:00.

Cancellation & Modification Policy

- Room modification is permitted 7 day(s) prior to the Check-In Date
- No charge will be levied on cancellation made more than 7 day(s) prior to the Check-In Date
- Cancellation made between 0 day(s) and 6 days(s) will be charged 100% from the total amount of room
reserved for 1 night only
- No show will be charged 100% from the total amount of room reserved for 1 night only

If you need to amend your booking or require further assistance, please contact me on mobile …………………….|
email to ………………………………………. (email)

We look forward to welcoming you/your guest to PHT Hotel Cianjur

Yours sincerely, Acknowledge,

……………………… ……………………….
Sales Executive Guest / Company

Jalan Raya Simpang Kalimaya- Cianjur. West Java |

Ph. +62 263-266455 | Fax. +62 263-266455