UNIVERSITAS PALEMBANG

MAKALAH
ANALISA JABATAN

ANGGUN MARSELA
 ANALISA JABATAN
Analisa jabatan (job analysis) perlu dilakukan agar dapat mendesain organisasi serta
menetapkan uraian jabatan spesifikasi jabatan, dan evaluasi jabatan.

Analisi jabatan adalah menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja yang harus
dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa bpekerjaan itu harus dilakukan.

Analisis jabatan akan memberikan informasi mengenai uraian jabatan, spesifikasi

jabatan, dan evaluasi jabatan bahkan dapat memperkirakan pengayaan atau perluasan
jabatan dan penyederhanaan pekerjaan pada masa yang akan datang.

1. Pengertian Analisis Jabatan

Analisis jabatan adalah informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja yang harus
dikerjakan dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai (Drs. Malayu Hasibuan)

Analisa jabatan mrupakan kegiatan untuk menciptakan landasan/ pedoman bagi

penerimaan dan penempatan karyawan.

Jadi, analisa jabatan adalah kegiatan untuk memberikan analisis pada setiap jabatan/
pekerjaan, sehingga dengan demikian akan memberikan pula gambaran tentang spesifikasi
jabatan tertentu. Analisa jabatan secara sistematis meliputi kegiatan mengumpulkan ,
mengevaluasi, dan mengorganisasiklan pekerjaan atau jabatan.

Contohnya;

Informasi yang didapat dari analisi jabatan adalah uraian jabatan, syarat jabatan,
berat ringanya pekerjaan, besar kecilnya resiko pekerjaan, dan lain-lain.

Output dari analisis jabatan adalah deskripsi jabatan (job description) dan spesifikasi
jabatan (job spesification).

Manfaat analisis jabatan akan memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan,

standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan personalia, perilaku manusia, dan alat-
alat yang akan dipergunakan.

Deskripsi Jabatan adalah menjelaskan tentang suatu jabatan, tugas , tanggungjawab,

wewenang dan sebagainya.

Spesifikasi jabatan adalah informasi tentang syarat-syarat yang diperlukan bagi

setiap karyawan agar dapat memangku suatu jabatan dengan baik. Syarat tersebut berupa ;
syarat pendidikan, syarat kesehatan, syarat fisik, syarat status pernikahan, dan lain-lain.

Menurut French (1986), analisa jabatan adalah penyelidikan yang sistematis tentang
isi pekerjaan, lingkungan fisik yang melingkupi pekerjaan, dan kualifikasi yang dibutuhkan
untuk menjalankan tanggungjawab jabatan atau pekerjaan.
 Menurut Schuller (1992) berpendapat bahwa analisa jabatan adalah suatu proses
penguraian dan pencatatan pekerjaan.

Manfaat dan Fungsi Analisis Jabatan:

o Landasan untuk melaksanakan mutasi

o Landasan untuk melaksanakan promosi
o Landasan untuk melaksanakan training/ pelatihan
o Landasan untuk melaksanakan kompensasi
o Landasan untuk melaksanakan syarat lingkungan kerja
o Landasan untuk pemenuhan kebutuhan peralatan

Fungsi Analisis Jabatan:

o Menentukan basis regional bagi struktur organisasi

o Mengevaluasi tantangan lingkunagn
o Menghapuskan persyaratan kerja
o Merencanakan kebutuhan SDM yang akan datang
o Memadukan lowongan kerja yang ada
o Menetapkan standar prestasi kerja
o Membantu revisi struktur organisasi perusahaan

Sasaran Analisis Jabatan:

o Menentukan nilai pekerjaan yang memungkinkan untuk pemeliharaan hak pembayran

internal dan eksternal
o Memastikan perusahaan tidak melanggar ketetapan upah dan imbalan untuk pekerjaan
yang sama
o Membantu supervisor dan pekerja dalam mendefiniskan tugas dan tanggungjawab untuk
masing-masing pekerja.
o Sebagai dasar untuk memantapkan program dan pola pengmbangan karier bagi
karyawan.

Pengumpulan data dengan berbagai metode:

1) Observasi adalah pengamaan langsung dengan karyawan selama melaksanakan tugas.

Kelemahan : lambat, mahal, kurang akurat.
Kelebihan : dapat informasi dari tangan pertama, mengenal kondisi kerja.
2) Wawancara adalah bertatap muka langsung dengan karyawan dan atasannya.
3) Kuesioner adalah menggunakan daftar pertanyaan yang telah disusun sebelumnya.
Kelemahan : jika terjadi salah pemahaman, maka data akan habis, terkadang
Tanggapan kurang lengkap.
Kelebihan : biaya relatif murah, dan waktu efisien.
4) Pelaporan ialah informasi yang diperoleh dari catatan yang disimpan karyawan(log).
 Pengertian analisis jabatan berbeda dengan studi gerak
(motion study). Analisis jabatan menganalisis pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan
dalam suatu perusahaan, agar tujuan tercapai. Adapun studi gerak , mempelajari gerakan
yang paling efisien dan efektif untuk melakukan sesuatu pekerjaan.

TABEL PERBEDAAN JOB ANALYSIS DAN MOTION STUDY

Perbedaan Job analysis Motion Study

Tujuan Memberikan gambaran Mengubah dan

terhadap suatu jabatan memperbaiki metode kerja

Ruang lingkup Menyeluruh, mencakup Mengubah dan

tugas, tanggung jawab memperbaiki gerakan-
gerakan

Tingkat Ketelitian Kurang teliti Sangat teliti

Organisasi Dilakukan oleh bagian Dilakukan oleh industrial

personalia engineers

Teknik Observasi , wawancara, Observasi fotografi,

kuesioner stopwatch

Kegunaan Perekrutan, latihan, Memperbaiki metode dan

pengupahan, dll standarisasi.

2. Langkah-langkah analisis jabatan

Proses dalam manganalisis jabatan melalui langkah-langkah sebagai berikut:

a. Menentukan penggunaan hasil informasi analisis jabatan

Artinya penganalisis harus mengetahui secara jelas apa kegunaan hasil informasi
analisis pekerjaannya. Karena hasilnya akan digunakan untuk mementukan jenis
data yang akan dikumpulkan dan teknik oengumpulan datanya. Informasi hasil
analisis pekerjaan dipergunakan untuk menetapkan job description, job spesification,
dalam pengadaan pegawai.
b. Mengumpulkan informasi tentang latar belakang
Artinya penganalisis harus mengumpulkan dan mengklasifikasikan data, meninjau
informasi alatar belakang seperti bagan organisasi, bagan proses, danuraian jabatan.
Pengumpulan data dilakukan dengan metode penelitian deskriftip analisis, survei,
sensus dan sample.
c. Menyeleksi muwakaf ( orang yang akan diserahi) jabatan ang akan dianalisis, artinya
penganalisis haus memilih beberapa muwakal jabatan untuk dianalisis. Hal ini perlu
 dilakukan untuk menghemat biaya dan waktu jika banyak pekerjaan yang akan
dianalaisis.
d. Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan artinya, penganalisi kemudian
mengadakan analisis jabtan secara aktual dengan menghimpun data tentang
aktivitas pekerjaan, perilaku karyawan yang diperlukan, kondisi kerja, dan syarat-
syarat personel yang akan melaksanakan pekerjaan.
e. Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan artinya analisis jabatan
menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi jabatan. Informasi hendaknya
diverifikasi dengan pekerja yang akan melaksanakan pekerjaan itu serta atasan
langsung karyawan bersangkuutan.
f. Menyususn uraian jabatan, dan spesifikasi jabatan artinya penganalisis pekerjaan
kemudian menyusun uraian jabatan, uraian pekerjaan, dan evaluasi pekerjaan.
g. Meramalkan/ memperhitungkan perkembangan perusahaan
Artinya penganalisis harus juga mempertimbangkan/meramalkan perkembangan
uraian jabatn, spesifikasi jabatan, apakah dikemudian hari diperlukan pengayaan
pekerjaan.

Dengan analisis jabatan maka kita memperoleh informasi tentang uraian pekerjaan,
uraian jabatan, spesifikasi jabatan, dan evaluasi pekerjaan pada perusahaan tersebut.

3. Penggunaan Informasi Analisis Jabatan

Analisis pekerjaan selain menghasilkan job descripton, job spesification, dan job
evaluation juga berguna untuk hal-hal sebagai berikut:
a. Perekrutan dan seleksi
Analisis jabatan memberikan informasi tentang uraian pekerjaan dan syarat-syarat
karyawan yang diperlukan untuk melaksankan pekerjaan. Isi spesifikasi dipergunakan
menjadi dasar seleksi untuk memutuskan jenis orang yang perlu direkrut dan diangkat.

b. Kompensasi
Informasi analaisis jabatan memberikan pemehaman yang jelas tentang latar belakang
(pendidikan, usia, pengalaman, dan lain-lain) orang yang akan menduduki jabatan itu,
sehingga perusahaan dapat menentukan gajinya.

c. Evaluasi jabatan
Informasi analisis jabatan memberikan pemahaman yang jelas mengenai
berat/ringannya pekerjaan, besar/ kecilnya resiko yang akan dihadapi pekerja,
sulit/mudahnya mendapatkan personil. Dengan demikian perusahaan dapat
menetapkan gaji pada posisi jabatan tersebut.

d. Penilaian prestasi kerja

 Penilaian prestasi kerja merupakan uapaya membandingkan prestasi aktual pegawai
dengan prestasi kerja yang diharapkan darinya. Untuk menentukan apakah suatu
pekerjaan bisa dikerjakan atau diselesaikan dengan baik maka uraian pekerjaan akan
sangat membantu dalam penentuan sasaran pekerjaannya.

e. Latihan
Informasi analisis jabatan digunakan untuk merangsang program latihan dan
pengmbangan . uraian jabatan, perlengkapan, dan jenis keterampilan pekerja
digunakan bahan pembantu dalam pengembangan program-program latihan.

f. Promosi dan pemindahan

Informasi analisis jabatan akan digunakan untuk membantu menentukan promosi
ataupun pemindahan karyawan.

g. Organisasi
Informasi jabatan yang diperoleh dari analisis pekerjaan seringkali memberikan
petunjuk bahwa yang ada perlu diperbaiki.

h. Pemerkayaan pekerjaan
Informasi analisis pekerjaan dapat dipergunakan untuk memperkaya pekerjaan pada
suatu jabatan tertentu.

i. Penyederhanaan pekerjaan
Informasi analisis pekerjaan digunakan juga untuk penyederhanaan atau spesifikasi
pekerjaan. Dengan perkembangan perusahaan dan spesifikasi yang mendalam
mengakibatkan pekerjan yang harus dilakukan dalam sutau jabatan semakin
terspesialisasi.

j. Penempatan
Informasi analisis jabatan digunakan utnuk menenmpatkan para karyawan pada
pekerjaan yang sesuai dengan keterampilannya agar mereka bekerja secara efektif.

k. Peramalan dan perekrutan

Informasi analisis jabatan digunakan untuk peramalan dan perekrutan tenanga kerja
yang akan dibutuhkan perusahaan.

l. Orientasi dan induksi

Informasi analisis jabatan digunakan untuk orientasi dan induksi bagi kraywan baru
mengenai sejarah perusahaan, hak dan kewajibannya, menginduksi, dan lainnya.

4. Uraian Jabatan
 Uraian pekerjaan (job description) dan uraian jabatan(job position) diketahui serta
disusun berdasarkan informasi yang telah dihasilkan oleh analisis pekerjaan.

Uraian pekerjaan biasanya digunakan untuk tenga kerja operasional, sedangkan

uraian jabatan digunakan untuk tenaga kerja manajerial. Uraian jabatan harus ditetapkan
secara jelas untuk setiap jabatan, supaya pejabat tersebut mengetahui tugas dan
tanggungjawab yang harus dilakukannya. Uraian jabatan akan memberikan ketegasan dan
standar tugas yang harus dicapai oleh seorang pejabat yang memegang jabatan tersebut.
Uraian pekerjaan ini menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan dan evaluasi
pekerjaan bagi pejabat yang memegang jabatan tersebut. Uraian jabatan yang kurang jelas
akan mengakibatkan seorang pejabat kurang mengetahui tugas dan tanggungjawabnya. Hal
ini mengakibatkan pekerjaan tidak beres, bahkan pejabat bersangkutan menjadi overacting.
Disinilah letak pentingnya peranan uraian jabatan dalam setiap organisasi.

5. Pengertian Deskripsi Jabatan

Deskripsi jabatan adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung
jawab, kondisi pekrjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu
jabatan tertentu dalam organisasi.

Uraian pekerjaan harus jelas dan persepsinya mudah dipahami, serta menguraikan
hal-hal berikut:

1. Identifikasi pekerjaan atau jabatan, yakni memberikan nama jabatan, seperti rektor,
dekan, dosen, dan kabag adm.
2. Hubungan tugas dan tanggungjwab, yakni perincian tugas dan tanggungjawab secara
nyata diuraikan secara terpisah agar jelas diketahui. Rumusan hubugan hendaknya
menunjukkan antara pejabat dengan orang lain di dalam maupun diluar.
3. Standar wewenang dan pekerjaan , yakni kewenangang dan prestasi yang harus
dicapai oleh setiap pejabat harus jelas.
4. Syarat kerja diuraikan dengan jelas, sseperti alat-alat, mesin-mesin, dan bahan baku
yang akan dipergunakan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
5. Ringkasan pekerjaan atau jabatan , hendaknya menguraikan bentuk umum
pekerjaan dengan hanya mencantumkan fungsi dan aktivitas utamanya.
6. Penjelasan tentang jabatan dibawah dan di atasnya, yaitu harus dijelaskan jabatan
dari mana si petugas dipromosikan dan ke jabatan mana si petugas akan
dipromosikan.

Kesimpulan

Deskripsi jabatan harus diurakan secara jelas agar pejabat yang akan menduduki
jabatan tersebut mengetahui tugas, tanggungjawab, dan standar prestasi yang harus
dicapainya. Uraian jabatan harus menjadi dsar untuk menetapkan spesifikasi jabatan,
supaya pengisisna jabatan didasarkan apa baru siapa sehingga missmanajemen dapat
dihindari.

Spesifikasi Jabatan

Spesifikasi jabatan (job description) disusun berdasarkan uraian jabatan dengan

menjawab pertanyaan tentang ciri, karakteristik, pendidikan, pengalaman, dan yang lainnya
dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik. Spesifikasi pekerjaan
menunjukkan persyaratan orang yang akan direkrut dan menjaddi dasar untuk
melaksanakan seleksi.

Spesifikasi Jabatan adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa
diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten.

Pada umumnya spesifikasi jabatan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas dan
definitif yang dibutuhkan dari pemangku jabatan itu. Spesifikasi jabatan memberikan uraian
informasi mengenai hal-hal berikut:

a) Tingkat pendidikan pekerja

b) Jenis kelamin pekerja
c) Keadaan fisik pekerja
d) Pengatahuan dan kecakapan pekerja
e) Batas umur pekerja
f) Nikah atau belum
g) Minat pekerja
h) Emosi dan temperamen pekerja
i) Pengalaman bekerja

Spesifikasi jabatan bagi setiap perusahaan tidak sama karena spesifikasi ini pada
dasarnya disusun dari uraian sedang uraian pekerjaan perusahaan tidak sama, misalnya ada
perusahaan yang membutuhkan tinggi badan, pakai kacamata atau tidak, serta cantik atau
tidak.

Contoh Spesifikasi Jabatan

 PERUSAHAAN CV SAKTI PARLINDUNGAN

Spesifikasi Jabatan

Nama Jabatan : Kepala Bagian Komputer

Kode Jabatan : R-239

Tanggal : 2 Oktober 1968

Penyusun : Syachril R. A

Departemen : Divisi Administrasi

Lokasi : Jongjolong 22 Bandung

Persyaratan Pekerjaan

Pendidikan : Akademi komputer, menguasai komputer, mempunyai

Keterampilan dalam menggunakan komputer dan mem-

Program komputer.

Pengalaman : 3 tahun bekerja di bidang komputer

Persyaratan Fisik : Kesehatan baik untuk melakukan pekerjaan dan mem-

Punyai stamina serta daya tahan cukup kuat untuk

Melaksanakan tugas-tugas berat.

Persyaratan Mental : Jujur, inisiatif dan kreatif, dapat mengambil keputusan

Secara cepat, mampu menganlisa dan membuat ber-

Bagai output informasi yang bermutu tinggi.

Supervisi : Rentang kendal 3-9 orang lulusan SMTA. Mampu ber-

Komunikasi efektif lisan maupun tertulis, vertikal dan

Horizontal dalam perusahaan.

Kondisi Kerja : Baik, 75% duduk di atas kursi yang nyaman, tenang, dan

Dalam ruangan yang ber-AC.

Evaluasi Jabatan
 Evaluasi jabatan adalah menilai berat atau ringan, mudah atau sukar, besar atau kecil
resiko pekerjaan dan memberikan nama, ranking, serta harga atau gaji syatu jabatan.

Jika pekerjaan berat, sukar, berisiko besar dan ranking jabatan semakin tinggi maka
harga atau gaji semakin besar, tetapi sebaliknya apabila pekerjaan mudah, ringan, resiko
kecil, tanggungjawab kecil dan ranking jabatan rendah, maka harga atau gaji jabatannya
semakin kecil.

Pemberian nama atau jabatan yang teapat memberikan kebanggan dan status bagi
pejabat tersebut. Karena ego manusia yang selalu mengharapkan status. Misalnya, orang
lain lebih senang dikatakan manajer daripada kepala bagian walaupun ranking jabatannya
sama saja.

Penyederhanaan Pekerjaan

Penyederhanaan pekerjaan adalah penggunaan logika untuk mencari penggunaan

yang paling ekonomis dari usaha manusia, materi, mesin-mesin, waktu, dan ruangan agar
cara-cara yang paling baik dan paling mudah dalam mengerjakan pekerjaan dapat
digunakan.

Prinsip penyederhanaan pekerjaan ialah agar pemborosan dalam rangka

melaksanakan pekerjaan harus dapat ditiadakan dengan jalan menerapkan penyederhanaan
pekerjaan secara mantap, menekankan usaha membuat setiap komponen mpekerjaan
menjadi produktif melalui jalan penerapan akal sehat yang terutama dibantu oleh partisipasi
pengetahuan para pekerja.

Penyederhanaan pekerjaan terjadi karena spesialisasi yang lebih mendetail

diterapkan dalam perusahaan tersbut. Ini berati pekerjaan disederhanakan. Tugas suatu
pekerjaan bisa dibagi menjadi dua. Pekerjaan yang masih ada berisi tugas-tugas yang lebih
sedikit.

Simplifikasi pekerjaan ini mengakibatkan hal-hal berikut:

1) Struktur organisasi perusahaan semakin melebar

2) Pekerjaan bisa menjadi terlalu terspesialisasi, sehingga menimbulkan kebosanan
yang pada gilirannya menyebabkan kesalahan-kesalahan atau permintaan keluar.
3) Pekerja semakin produktif sehingga keuntungan ekonomis dari spesialisasi akan
diperoleh.

Penganalisis pekerjaan perlu memperhitungkan/ merumuskan:

 Job content (isi pekerjaan) adalah bagian persoalan yang pertama dalam
mengorganisasi keputusan . ini menyangkut penetapan persyaratan tugas atas tiap-
tiap pekerjaan dalam organisasi.
 Job depth ( kedalaman pekerjaan ) akan menunjukkan kepada jumlah pengendalian
yang dimiliki oleh seseorang untuk mengubah atau mempengaruhi pekerjaan dan
lingkungan sekelilingnya.
 Job range ( jajaran pekerjaan ) menunjukkan jumlah operasional yang dilakukan oleh
pemegang pekerjaan untuk menyelesaikan suatu tugas.
 Job relationship ( hubungan pekerjaan ) menunjukkan hubungan interpersonal yang
diperlukan atau yang dimungkinkan oleh suatu pekerjaan.
 Job rotation ( rotasi pekerjaan ) sebuah bentuk latihan yang menyakut pemindahan
seseorang karyawan dari satu pekerjaan kepada pekerjaan lainnya.
 Job order tehcnology (teknologi pekerjaan menurut pesanan ) adalah suatu bentuk
produksi di mana produk disesuaikan menurut spesifikasi pelanggan.

Pengayaan pekerjaan

Pengayaan pekerjaan adalah perluasan pekerjaan adan tanggungjawab secara vertikal

yang akan diekerjakan seseeorang pejabat dalam jabatannya. Perluasan pekerjaan ini
merupakan suatu perubahan yang direncanakan pada berbagai kegiatan pekerjaan untuk
memberikan variasi yang lebih besar kepada seseorang karyawan yang mempunyai
pengetahuan dan keterampilan lebih besar. Perluasan secara vertikal diterapkan untuk
dapat memberikan kepada karyawan kepuasan lebih besar dan kesempatan bagi
pengembangan pribadinya. Para karyawan diberi kesempatan untuk berpartisipasi dalam
kegiatan-kegiatan manajerial pekerjaan mereka disamping operasionalnya.

Persyaratan Pekerjaan

Persyaratan Pekerjaan adalah persyaratan-persyaratan jabatan tentang keterampilan

yang dikehendaki.

Misalnya: sopir mempunyai SIM B Umum. Usia tidak lebih dari 45 tahun, jujur, penyabar,
dan lian-lain.

Setelah diketahui uraian jabatan, spesifikasi jabatan, evaluasi jabatan, persayaratan

pekerjaan, dan lainnya maka barulah kita melakukan penarikan karyawan yang akan mengisi
lowongan yang kosong dalam perusahaan tersebut.

Seperti telah dijelaskan di muka bahwa pengadaan adalah proses penarikan, seleksi,
penempatan, dan orientasi serta induksi dengan maksud untuk memperoleh karyawan yang
kompeten sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Proses atau langkah-langkah pengadaan atau perekrutan karyawan

1. Peramalan kebutuhan tenaga kerja
2. Penarikan (recruitment)
3. Seleksi (selection)
4. Penempatan, orientasi, dan induksi karyawan.