TUGAS PAPER MANAJEMEN PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA

MANUSIA

PENDEKATAN SISTEM DALAM PELATIHAN SUMBER DAYA MANUSIA

OLEH: LISA ANGGRAENI PUTRI

NIM: 180502097

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

TAHUN 2021/2022
1. Pendekatam sistem dalam pelatihan sumber daya manusia
a. Assesmen
Fase pertama, assesmen bertujuan untuk mengumpulkan informasi guna menentukan
apakah pelatihan dibutuhkan organisasi. Jika pelatihan dibutuhkan, ini berarti penting
menentukan dibagian organisasi mana pelatihan dibutuhkan, jenis pelatihan apa yang
dibutuhakn dan apa saja pengetahuan, keterampilan, dan karakteristik lainnya
(KASOCs) seharusnya dipelajari. Informasi ini dikumpulkan dengan melaksanakan
tiga tipe analisis yaitu level organisasi, pekerjaan, dan individual. Setelah informasi
terkumpul, tujuan untuk program pelatihan dapat dirancang.

b. Analisis organisasi
Analisis organisasi mencoba menjawab pertannyaan mengenai kemana tekanan
pelatihan seharusnya dilakukan dalam organisasi dan apa saja faktor yang mungkin
mempengaruhi pelaithan. Untuk melakukan ini, seorang pengembang sumberdaya
manusia profesisonal seharusnya menentukan tujuan umum, inventoris personal, dan
iklim dan index-index organisasi. Penentuan kebutuhan ini idealnya dilaksanakan
dalam konteks peramalan penyediaan tenaga kerja dan analisis kesenjangan.
Hambatanhambatan sistem organisasi yang mungkin menghambat proses pelatihan
juga perlu dieksplore/diperjelas.

c. Analisis pekerjaan
Analisis pekerjaan mencoba untuk menjawab pertanyaan apa yang seharusnya
dipelajari agar peserta (pegawai) dapat melakukan pekerjaan secara memuaskan.
Analisis tugas mendokumenkan tugas-tugas dan kewajiban-kewajiban yang ada
dalam pekerjaan dan juga pengetahuan, sikap, keterampilan dan kemampuan lainnya
(KASOCs) yang dibutuhkan untuk melaksanakan kewajiban tersebut. Pelaksanaan
indentifikasi pekerjaan untuk menenutkan kebutuhan pelatihan perlu dilakukan
dengan menggunakan pendekatan berorientasi pegawai dan pendekatan beroriensi
pada pekerjaan. Pendekatakan beroritenasi pada pekerja/pegawai memfokuskan pada
pengindentifikasian tingkah laku-tingkah laku dan pengetahuan, sikap, keterampilan
dan kemampuan lainnya (KASOCs) yang rinci. Sedangkan pendekatan beroriensi
 pada pekerjaan terfokus tugastugas yang dikerjakan. Pendekatan ini bermanfaat untuk
mengetahui tujuan/sasaran pelatihan spesifik yang kemudian digunakan dalam
pengembangan kurikulum dan evaluasi program.

d. Analisis person
analisis person berusahan untuk memjawab pertanyaan mengenai orang (siapa) yang
membutuhkan pelatihan dalam urusan tertentu dan tipe khusus pelatihan tertentu yang
dibutuhkan orang-orang ini. Untuk melakukan ini, kinerja individual, kelompok, dan
unit-unit dalam kewajiban pekerjaan utama-diperoleh dari data penilaian kinerja-
dibandingkan terhadap standar kinerja yang diharapkan (sebagaimana teridentifikasi
dalam analisis tugas). Berdasarkan data ini, seorang seharusnya mampu menentukan
pekerjaan pokok (yang mengandung kewajiban utama) apakah berhasil dalam
penyelesaian tugas yang diharapkan.

2. Kebutuhan Pelatihan

analisis kebutuhan training merupakan alat untuk memetakan pelatihan dan

pengembangan kebutuhan untuk menumbuhkan bakat di tingkat manapun dalam
bisnis untuk memenuhi kebutuhan bisnis di tahun mendatang.
Analisis kebutuhan pelatihan adalah langkah awal dalam proses siklus yang
memberikan kontribusi untuk pelatihan dan strategi pendidikan karyawan dalam
suatu organisasi atau kelompok profesional.
Siklus dimulai dengan konsultasi yang sistematis untuk mengidentifikasi kebutuhan
belajar masyarakat dianggap, diikuti oleh perencanaan program, pengiriman dan
evaluasi.
Banyak pelatihan telah dirancang tanpa mengambil kebutuhan peserta menjadi
pertimbangan.
Sebaliknya, kebutuhan tenaga kerja atau kebutuhan lembaga pelatihan atau bahkan
kebutuhan pelatih dipandang lebih penting. Kadang-kadang upaya dilakukan untuk
mempertimbangkan kebutuhan pelatihan, namun informasi yang dikumpulkan tidak
cukup atau tidak dari sumber yang paling tepat.
Jika peserta training tidak terlibat, mereka mungkin merasa jauh dari proses belajar
dan kehilangan motivasi. Mereka mungkin tidak memahami konsep pelatihan dan
tidak tau pasti tentang apa yang akan mereka capai di akhir sehingga pelatihan ini
tidak mungkin efektif.
Analisis dilakukan pada tahap awal merupakan titik awal yang penting untuk
mengetahui kebutuhan training yang akan dijalankan. Analisis ini dapat membantu
untuk mengidentifikasi sumber informasi terbaik tentang pelatihan kebutuhan.
Karyawan yang sudah memiliki keterampilan yang tepat untuk melakukan tugas
tertentu secara efektif dapat memberikan informasi yang sangat berguna, serta
pengawas atau pengusaha dari peserta traning. Mereka sadar akan perkembangan
baru, kesulitan dan kendala serta para karyawan yang potensial karena mereka paling
tahu apa yang mereka sudah mampu capai dan apa yang mereka ingin lakukan di
masa depan.
Tim training akan merancang training yang dapat berkolaborasi dengan para
pemangku kepentingan ini untuk membangun dan struktur acara training secara
efektif.
Analisis kebutuhan training bisa sangat tepat dengan adanya prosedur yang jelas.
Melalui observasi dan wawancara dengan praktisi terampil, hal ini relatif mudah
untuk menguraikan tugas pokok dan keterampilan, serta pengetahuan dan sikap yang
dibutuhkan.
Teknologi yang tepat dan terintegrasi dengan praktek yang ada, dapat
memungkinkan karyawan untuk meningkatkan ketrampilan mereka. Bagaimana
trainer akan merancang training untuk kelompok yang berbeda, memenuhi kebutuhan
mereka yang berbeda dalam suatu perusahaan?
Untuk membuat analisis kebutuhan training, berikut beberapa langkahnya:
• Apa misi perusahaan Anda?
Anda bisa melihat misi perusahaan dan rencana perusahaan, sebuah rencana
perusahaan harus memberikan indikasi yang jelas tentang bagaimana perusahaan
berencana untuk berkembang dalam waktu dekat.
Dalam dunia yang ideal, Anda sebagai HR atau Training Manager sudah akan
terlibat dalam diskusi dengan orang-orang membuat keputusan tentang arah
perusahaan, tetapi jika hal ini tidak bisa dilakukan, cobalah untuk mengatur untuk
berbicara dengan manajemen senior pada tahap ini pada perubahan yang
direncanakan yang mungkin membutuhkan keterampilan baru atau perubahan
organisasi. Jika misi telah ditentukan, hal ini sangat membantu proses analisis
kebutuhan training yang diharapkan oleh perusahaan.
• Penyampaian informasi pada karyawan
Analisis kebutuhan training akan lebih baik jika HR atau pimpinan menyampaikan
informasi ini pada bawahannya sehingga mereka bisa membantu perusahaan agar
bekerja menuju tujuan tersebut. Jika organisasi akan mengalami perubahan besar
dalam waktu dekat, semua karyawan dapat mengambil manfaat dari lokakarya dan
briefing agar mereka memahami dan bekerja dengan perubahan ke depan.
Beberapa kebutuhan yang diidentifikasi oleh seluruh organisasi akan membantu
perusahaan untuk melakukan analisis kebutuhan training. Jika informasi training bisa
diberikan kepada karyawan, maka karyawan akan memberikan umpan balik yang
sangat membantu proses pelatihan tersebut.
• Pengumpulan data
Pengumpulan kebutuhan pelatihan data dapat menjadi proses yang sangat memakan
waktu.
Ada beberapa kemudahan setelah proses pengumpulan data telah dilakukan, dengan
data-data yang telah dikumpulkan tersebut maka sangat mudah bagi HR atau trainer
untuk kembali dan menindaklanjuti apa yang telah terjadi dan apa yang perlu
ditambahkan dalam rencana training tersebut, tetapi meskipun demikian, serangkaian
wawancara dan atau kuesioner perlu menjadi masukan yang dilakukan dengan setiap
karyawan.
Manajer dapat memberikan pengarahan agar mereka dapat melakukan wawancara
untuk menetapkan kebutuhan atau membantu dengan bentuk mengisi data jika
wawancara tidak mungkin dilakukan. Proses pembentukan kebutuhan pelatihan dapat
dilakukan sebagai bagian dari proses penilaian.
• Analisis data
Setelah pengumpulan data selesai maka sangat penting untuk memastikan Anda
memiliki sistem yang akan membantu untuk menyimpan dan menganalisis data yang
dikumpulkan dari individu sehingga Anda dapat menggunakannya dengan cara yang
Anda ingin. Alat untuk analisis data tidak harus mahal, Anda bisa menggunakan
perangkat lunak standar untuk akses data lebih baik dalam memanipulasi data teks,
sehingga jika Anda memiliki sistem terbuka tanggapan itu adalah pilihan yang lebih
baik.
• Menjalankan rencana
Menjalankan rencana memang susah dibandingkan dengan merencanakannya, semua
orang yang pernah mencoba tahu betapa sulitnya untuk melakukan training pada
beberapa karyawan untuk sesi pembelajaran formal, baik itu on the job dan
sejenisnya.
Agar analisis kebutuhan training bisa berjalan dengan tepat maka kuncinya adalah
untuk terus mengikuti pembelajaran yang sedang berlangsung dengan membentuk
sistem untuk memantau data yang telah dikumpulkan. Jika ada anggaran
pelatihan yang dikelola secara terpusat, beberapa informasi ini secara otomatis akan
datang ke manajer yang berhubungan dengan anggaran pelatihan.
3. Analisis Organisasi

Analisis Individu ini berfokus pada orang itu sendiri. Analisis ini berkaitan dengan orang-
orang yang berada di dalam organisasi yang membutuhkan pelatihan dan pengembangan
di bidang tertentu.  Kinerja atau hasil kerja individu dapat diambil dari data penilaian
kinerja dan dibandingkan dengan tingkat yang diharapkan atau kinerja standar yang
ditentukan organisasi. Analisis Individu juga dapat dilakukan melalui kuesioner, umpan
balik, wawancara pribadi dan lain-lainnya.

Misalnya Analisis Individu pada seorang manajer, jabatan manajer merupakan jabatan
tinggi yang memerlukan analisis lengkap. Dimulai dari pengalaman manajer atau
karyawan yang bersangkutan, pengetahuan, kemampuan hingga pada kepribadian
mereka. Manajer pada dasarnya merupakan sebuah jabatan yang memiliki penghasilan
yang tinggi namun mereka yang menjabat sebagai manajer ini juga harus mengetahui dan
memahami apa yang seharusnya dilakukan dan dimiliki oleh seorang manajer seperti
bagaimana caranya untuk menangani bawahannya, mengetahui setiap detil pekerjaan
bawahannya serta dapat bekerjasama dengan semua pihak yang berkaitan dengan tugas
dan jabatannya.

Tujuan dan strategi organisasi salah satu faktor dalam menentukan jenis pelatihan apa
yang akan diadakan, sebab pelatihan diharapkan mampu memberikan kontribusi dalam
pencapaian strategi bisnis dan target perusahaan. Dukungan dari rekan kerja dan manager
pun mempengaruhi antusiasme dan motivasi untuk mengikuti training. Faktor kunci dari
sukses adalah perilaku positif antar rekan, manager, dan karyawan terkait dengan
partisipasi pelatihan. Namun yang paling penting supaya training dapat terlaksana adalah
identifikasi terlebih dahulu kemampuan perusahaan terkait budget, waktu, dan
kemampuan untuk melaksanakan training (training resources).

4. Analisis Individu
Analisis Organisasi atau Organizational Analysis adalah Analisis yang membantu
perusahaan atau organisasi untuk memprediksi tentang strategi bisnis di masa depan
untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasinya. Analisis organisasi pada dasarnya
adalah penentuan kebutuhan pelatihan untuk organisasi secara menyeluruh seperti visi
dan misi, sasaran dan tujuan organisasi serta rencana-rencana strategis.

Analisis individu membantu untuk menentukan apakah penurunan kinerja disebabkan

oleh kurangnya pengetahuan, kemampuan, atau keterampilan, kemudian untuk
menentukan individu yang membutuhkan training, dan menentukan kesiapan karyawan
dalam mengikuti pelatihan. Analisis individu dapat dilakukan melalui identifikasi
karakteristik dari individu tersebut, Input (Memahami apa, bagaimana, dan kapan dalam
melaksanakan pekerjaan), Output (Ekspektasi dari hasil kerja), Konsekuensi, dan
Feedback (feedback terhadap kinerja karyawan sangat penting oleh karena itu feedback
yang diberikan tidak hanya tahunan tetapi perlu dilakukan berkali-kali).
Daftar Pusaka

- http://staffnew.uny.ac.id/upload/132310876/pendidikan/HRD+APPROACH+IMP
LEMENTASI.pdf
- http://ccg.co.id/blog/2016/10/03/analisis-kebutuhan-pelatihan-dalam-sebuah-
organisasi/
- https://pakarkinerja.com/analisa-kebutuhan-pelatihan-atau-training-need-analysis-
tna/
- ccg.co.id/blog/2016/10/03/analisis-kebutuhan-pelatihan-dalam-sebuah-organisasi/