6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pelayanan Gizi Rumah Sakit (PGRS)

Pelayanan gizi di rumah sakit adalah pelayanan yang diberikan dan
disesuaikan dengan keadaan pasien berdasarkan keadaan klinis, status gizi, dan
status metabolisme tubuh. Keadaan gizi pasien sangat berpengaruh pada proses
penyembuhan penyakit, sebaliknya proses perjalanan penyakit dapat berpengaruh
terhadap keadaan gizi pasien. Sering terjadi kondisi pasien yang semakin buruk
karena tidak tercukupinya kebutuhan zat gizi unuk perbaikan organ tubuh. Fungsi
organ yang terganggu akan lebih memburuk dengan adanya penyakit dan
kekurangan gizi. Selain itu masalah gizi lebih dan obesitas erat hubungannya
dengan penyakit degeneratif, seperti diabetes mellitus, penyakit jantung koroner,
hipertensi, dan penyakt kanker, memerlukan terapi gizi untuk membantu
penyembuhannya (PGRS,2013)
Pengorganisasian pelayanan gizi rumah sakit mengacu pada SK Menkes
Nomor 983 Tahun 1998 tentang rumah sakit dan peraturan Menkes Nomor
1045/MENKES/PER/2006 tentang pedoman organisasi rumah sakit di lingkungan
Dapartemen kesehatan. Kegiatan Pelayanan Gizi Rumah Sakit, meliputi :
1. Asuhan gizi rawat jalan
2. Asuhan gizi rawat inap
3. Penyelenggaraan makanan
4. Penelitian dan pengembangan.
Tujuan dari pelayanan gizi dirumah sakit, adalah sebagai berikut :
a. Tujuan Umum
Tujuan umum pelayanan gizi rumah sakit adalah terciptanya sistem
pelayanan gizi yang bermutu dan paripurna sebagai bagian dari pelayanan
kesehatan di rumah sakit.

6
 7

b. Tujuan Khusus
1) Menyelenggarakan Asuhan Gizi terstandar pada pelayanan gizi rawat
jalan dan rawat inap
2) Menyelenggarakan Makanan sesuai standar kebutuhan gizi dan aman
dikonsumsi
3) Menyelenggarakan penyuluhan dan konseling gizi pada klien/pasien dan
keluarganya
4) Menyelenggarakan penelitian aplikasi di bidang gizi dan dietetik sesuai
perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi (PGRS,2013)

B. Penyelenggaraan Makanan Rumah Sakit

1. Pengertian Penyelenggaraan Makanan
Penyelenggaraan makanan rumah sakit merupakan rangkaian kegiatan mulai
dari perencanaan menu, perencanaan kebutuhan bahan makanan, perencanaa
anggaran belanja, pengadaan bahan makanan, penerimaan dan penyimpanan,
pemasakan bahan makanan, distribusi dan pencatatan, pelaporan serta evaluasi.
(PGRS,2013)

2. Tujuan Penyelenggaraan Makanan Rumah Sakit

Menyediakan makanan yang berkualitas sesuai kebutuhan gizi, biaya, aman,
dan dapat diterima oleh konsumen guna mencapai status gizi yang optimal.
(PGRS,2013)

3. Kegiatan Penyelenggaraan Makanan Rumah Sakit

a. Perencanaan menu
1) Langkah langkah perencanaan menu di rumah sakit meliputi :
a) Bentuk tim kerja
Bentuk tim kerja untuk menyusun menu yang terdiri dari dietisien, kepala
masak (chef cook), pengawasan makanan.
 8

b) Menetapkan macam menu

Mengacu pada tujuan pelayanan makanan rumah sakit, maka perlu ditetapkan
macam menu, yaitu menu standar, menu pilihan, dan kombinasi keduanya.
c) Menetapkan lama siklus menu dan kurun waktu penggunaan menu
Perlu ditetapkan macam menu yang cocok dengan sisitem penyelenggaraan
makanan yang sedang berjalan.
d) Menetapkan pola menu
e) Pola menu yang dimaksud adalah menetapkan pola dan frekuensi macam
hidangan yang direncanakan untuk setiap waktu makan selama satu putaran
menu.
f) Menetapkan besar porsi
Besar porsi adalah banyaknya golongan bahan makanan yang direncanakan
setiap kali makan dengan menggunakan satuan penukar berdasarkan standar
makanan yang berlaku di rumah sakit
g) Mengumpulkan macam hidangan untuk pagi, siang, dan malam pada satu
putaran menu termasuk jenis makanan selingan.
h) Merancang format menu
i) Format menu adalah susunan hidnagan sesuai dengan pola menu yang telah
ditetapkan.
j) Melakukan penilaian menu dan merevisi menu
k) Untuk melakukan penilaian menu diperlukan instrument penilaian yang
selanjutnya instrument tersebut disebarkan kepada setiap manajer.
l) Melakukan test awal menu
Bila menu telah disepakati, maka perlu dilakukan uji coba menu.

b. Perencanaan kebutuhan bahan makanan

Serangkaian kegiatan menetapkan macam, jumlah dan mutu bahan makanan
yang diperlukan dalam kurun waktu tertentu, dalam rangka mempersiapkan
penyelenggaraan makanan rumah sakit
1) Langkah langkah perhitungan kebutuhan bahan makanan:
a) Susun macam bahan makanan yang diperlukan, lalu golongan bahan makanan
apakah termasuk dalam:
 9

a. Bahan makanan segar

b. Bahan makanan kering
b) Hitung kebutuhan semua bahan makanan satu persatu dengan cara :
a. Tetapkan jumlah konsumen rata rata yang dilayani
b. Hitung macam dan kebutuhan bahan makanan dalam 1 siklus menu
c. Tetapkan kurun waktu kebutuhan bahan makanan (1 bulan,3 bulan,
6 bulan atau 1 tahun)
d. Hitung berapa siklus dalam 1 periode yang telah ditetapkan dengan
menggunakan kalender
e. Hitung kebutuhan macam dan jumlah bahan makanan untuk kurun
waktu yang ditetapkan
f. Masukkan dalam formulir kebutuhan bahan makanan yang telah
dilengkapi dengan spesifikasinya.

c. Perencanan anggaran bahan makanan

Perencanaan anggaran belanja makanan adalah suatu kegiatan penyusunan
biaya yang diperlukan untuk pengadaan bahan makanan bagi pasien dan karyawan
yang dilayani
1) Langkah perencanaan anggaran bahan makanan :
a) Kumpulkan data tentang macam dan jumlah konumen/pasien tahun
sebelumnya
b) Tetapkan macam dan jumlah konsumen/pasien
c) Kumpulkan harga bahan makanan dari beberapa pasar dengan melakukan
survey pasar, kemudian tentukan harga rata rata bahan makanan
d) Buat pedoman berat bersih bahan makanan yang digunakan dan
dikonversikan ke dalam berat kotor
e) Hitung indeks harga makanan per orang per hari dengan cara mengalikan
berat kotor bahan makanan yang digunakan dengan harga satuan sesuai
konsumen atau pasien yang dilayani
f) Hitung anggaran bahan makanan setahun
g) Hasil perhitungan anggaran dilaporkan kepada pengambil keputusan (sesuai
dengan struktur organisasi masing masing)
 10

h) Rencana anggaran diusulkan secara resmi melalui jalur administrative yang

berlaku.

d. Pemesanan dan Pembelian Bahan Makanan

Pengertian Pemesanan Bahan Makanan
Pemesanan bahan makanan adalah penyusunan permintaan (order) bahan
makanan berdasarkan pedoman menu rata rata jumlah konsumen/pasien yang
dilayani, sesuai periode pemesanan yang ditetapkan
1) Prasyarat :
a) Adanya kebijakan rumah sakit tentang prosedur pengadaan bahan makanan
b) Tersedianya dana untuk bahan makanan
c) Adanya spesifikasi bahan makanan
d) Adanya menu dan jumlah bahan makanan yang dibutuhkan selama periode
tertentu
e) Adanya pesanan bahan makanan untuk 1 periode menu

2) Langkah pemesanan bahan makanan:

a) Menentukan frekuensi pemesanan bahan makanan segar dan kering
b) Rekapitulasi kebutuhan bahan makanan dengan cara mengalikan standar porsi
dengan jumlah konsumen/pasien kali kurun waktu pemesanan

Pengertian Pembelian Bahan Makanan :

Pembelian bahan makanan merupakan serangkaian kegiatan penyediaan
macam, jumlah, spesifikasi bahan makanan untuk memenuhi kebutuhan
konsumen/ pasien sesuai ketentuan/kebijakan yang berlaku. Pembelian bahan
makanan merupakan prosedur penting untuk memperoleh bahan makanan,
biasanya terkait dengan produk yang benar, jumlah yang tepat, waktu yang tepat
dan harga yang benar.
Sistem pembelian yang sering dilakukan antara lain:
1) Pembelian langsung kepasar (The open market of buying)
2) Pembelian dengan musyawarah (The negotiated of buying)
3) Pembelian yang akan datang (future contract)
 11

4) Pembelian tanpa tanda tangan (unsigned contract/auction)

5) Pembelian melalui pelelangan (the formal competitive)

e. Penerimaan Bahan Makanan

Suatu kegiatan yang meliputi memeriksa, meneliti, mencatat, memutuskan
dan melaporkan tentang macam dan jumlah bahan makanan sesuai dengan
pesanan dan spesifikasi yang telah ditetapkan, serta waktu penerimaannya.
1) Prasyarat :
a) Tersedianya daftar pesanan bahan makanan berupa macam dan jumlah bahan
makanan yang akan diterima pada waktu tertentu
b) Tersedianya spesifikasi bahan makanan yang telah ditetapkan

2) Langkah Penerimaan Bahan Bakanan :

a) Bahan makanan diperiksa, sesuai dengan pesanan dengan pesanan dan
ketentuan spesifikasi bahan makanan yang dipesan
b) Bahan makanan di kirim ke gudang penyimpanan sesuai dengan jenis barang
atau dapat langsung ketempat pengelolaan makanan.

f. Penyimpanan Dan Penyaluran Bahan Makanan

Penyimpanan Bahan Makanan
Penyimpanan bahan makanan adalah suatu tata cara menata, menyimpan,
memelihara jumlah, kualitas, dan keamanan bahan makanan kering dan segar di
gudang bahan makanan kering dan dingin/beku
1) Prasyarat :
a) Adanya ruangan penyimpanan bahan makanan kering dan bahan makanan
segar
b) Tersedianya fasilitas ruang penyimpanan bahan makanan sesuai peraturan
c) Tersedianya kartu stok bahan makanan/ buku catetan keluar masuknya bahan
makanan

1) Langkah Penyimpanan Bahan Makanan :

 12

a) Setelah bahan makanan yang memenuhi syarat diterima, segera dibawa ke

ruang penyimpanan, gudang atau ruang pendingin.
b) Apabila bahan makanan langsung akan digunakan, setelah ditimbang dan
diperiksa oleh bagian penyimpanan bahan makanan setempat dibawa ke
ruang persiapan bahan makanan.

Penyaluran Bahan makanan

Penyaluran bahan makanan adalah tata cara mendistribusikan bahan makanan
berdasarkan permintaan dari unit kerja pengelolahan makanan
1) Prasyarat :
a) Adanya bon permintaan bahan makanan ( contoh daftar permintaan bahan
makanan pasien/pegawai)
b) Tersedianya kartu stok/ buku catetan keluar masuknya bahan makanan.

g. Persiapan Bahan Makanan

Persiapan bahan makanan adalah serangkaian kegiatan dalam
mempersiapkan bahan makanan yang siap diolah (mencuci, memotong,
menyiangi, meracik, dan sebagainya) sesuai dengan menu, standar resep, standar
porsi, standar bumbu dan jumlah pasien yang dilayani.
1) Prasyarat :
a) Tersedianya bahan makanan yang akan disiapkan
b) Tersedianya tempat dan peralatan persiapan
c) Tersedianya prosedur tetap persiapan
d) Tersedianya standar porsi, standar resep, standar bumbu, jadwal persiapan,
dan jadwal pemasakan.

h. Pemasakan bahan makanan

Pemasakan bahan makanan merupakan suatu kegiatan mengubah (memasak)
bahan makanan mentah menjadi makanan yang siap dimakan, berkualitas, dan
aman untuk dikonsumsi.
 13

1) Prasyarat :
a) Tersedianya menu, pedoman menu, dan siklus menu
b) Tersedianya bahan makanan yang akan dimasak
c) Tersedianya peralatn pemasakan bahan makanan
d) Tersedianya aturan dalam menilai hasil masakan
e) Tersedianya prosedur tetap pemasakan
f) Tersedianya peraturan penggunaan bahan makanan tambahan pangan (BTP)

i. Distribusi Makanan
Distribusi makanan adalah serangkaian proses kegiatan penyampaian
makanan sesuai dengan jenis makanan dan jumlah porsi konsumen/pasien yang
dilayani
1) Prasyarat :
a) Tersedianya peraturan pemberian makanan rumah sakit
b) Tersedianya standar porsi yang ditetapkan rumah sakit
c) Tersedianya peraturan pemberian makanan
d) Adanya daftar permintaan makanan konsumen/pasien
e) Tersedianya peralatan untuk distribusi makanan dan peralatan makan
f) Adanya jadwal pendistribusian makanan yang ditetapkan

C. Pencatatan dan Pelaporan

1. Pengertian pencatatan
Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu aktivitas
dalam bentuk tulisan di atas kertas, file komputer, dan lain lain dengan ilustrasi
tulisan, grafik, gambar, dan suara. Bentuk pencatatan berdasarkan isi dibedakan
menjadi dua, yaitu catatan tradisional dan catatan sistematis.
a. Catatan tradisional : berisi hal hal yang didengar dan dilakukan oleh
pencatat secara tidak sistematis, tidak lengkap, dan biasanya berupa
catatan harian.
b. Catatan sistematis : menggambarkan pola keadaan, masalah, dan langkah
pemecahan masalah ( Mubarok, 2012)
 14

2. Pengertian pelaporan
Pelaporan adalah catatan yang memberikan informasi tentang kegiatan
tertentu dan hasilnya disampaikan kepihak yang berwewenang atau berkaitan
terhadap1kegiatan tersebut ( Mubarok,2012)

3. Pengertian Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan dan pelaporan merupakan bentuk pengawasan dan pengendalian.
Pencatatan dilakukan pada setiap langkah kegiatan sedangkan pelaporan
dilakukan berkala sesuai dengan kebutuhan rumah sakit
(bulanan/triwulan/tahunan)( PGRS,2013)
Beberapa pencatatan dan pelaporan dalam pelayanan gizi rumah sakit
sebagai berikut:
a. Pencatatan dan pelaporan pengadaan makanan
1) Formulir pemesanan bahan makanan harian.
2) Pencatatan bahan makanan yang diterima oleh bagian gudang instalasi gizi
pada hari itu
3) Pencatatan sisa bahan makanan (harian/bulanan), meliputi bahan makanan
basah dan bahan makanan kering
4) Pencatatan permintaan/pemesanan bahan makanan berdasarkan bon bon
pemesan dari masing masing unit kerja
5) Pencatatan pemakaian dan stok bahan makanan

b. Pencatatan dan pelaporan penyelenggaraan makanan

1) Buku laporan timbang terima antara pergantian rotasi ( berisi pesan pesan
yang penting)
2) Buku laporan pasien baru/yang berdiet khusus
3) Buku laporan pasien baru makanan biasa
4) Buku laporan pergantian/pertukaran diet pasien.
5) Laporan jumlah pasien pada pagi hari setiap harinya.
6) Laporan jumlah petugas yang dilayani di instalasi gizi
 15

c. Pencatatan dan pelaporan perlengkapan dan peralatan instalasi gizi

1) Kartu inventaris peralatan masak
2) Kartu inventaris peralatan makan
3) Kartu inventaris peralatan kantor
4) Formulir untuk pelaporan alat alat masak
5) Laporan utilisasi peralatan gizi

d. Pencatatan dan pelaporan anggaran belanja bahan makanan

1) Pencatatan pemasukan dan pemakaian bahan makanan harian selama 1 kali
puteran buku
2) Perhitungan rencana kebutuhan bahan makanan untuk yang akan datang
selama triwulan/tahunan
3) Rekapitulasi pemasukan dan pemakaian bahan makanan
4) Perhitungan harga rata rata pemakaian bahan makanan per orang per hari
dalam satu kali puteran menu
5) Pelaporan tentang kondite rekanan/tahunan
6) Pencatatan tentang penggunaan bahan bakar per bulan
7) Informasi survey harga bahan makanan
8) Laporan/usulam anggaran belanja bahan makanan
9) Realisasi penggunaan anggaran belanja
10) Evaluasi anggaran belanja

4. Manfaat pencatatan dan pelaporan

Manfaat pencatatan adalah sebagai berikut :
a. Memberi informasi tentang keadaan masalah/kegiatan
b. Sebagai bukti dari suatu kegitan/peristiwa
c. Bahan proses belajar dan bahan penelitian
d. Sebagai pertanggungjawaban
e. Bahan pembuatan laporan
f. Perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi
g. Bukti hukum
 16

h. Alat komunikasi dalam penyampaian pesan serta mengingatkan kegiatan

peristiwa khusus (Mubarok,2012)

Manfaat pelaporan adalah sebagai berikut :

a. Pertanggungjawaban otentik tentang pelaksanaan kegiatan
b. Memberi informasi terdokumentasi
c. Bahan bukti kegiatan (bukti hukum)
d. Bahan pelayanan
e. Bahan penyusunan rencana dan evaluasi
f. Bahan untuk penelitian (Mubarok, 2012)

D. Dampak Pencatatan dan Pelaporan yang Tidak Baik

a. Tidak dapat mengetahui aset dan kewajiban yang dimiliki
Pengertian aset dalam dunia usaha adalah semua hak yang dapat
digunakan dalam operasi perusahaan. Jika sebuah perusahaan tidak memiliki
laporan keuangan, otomatis aset yang dimiliki tidak dapat diketahui
b. Tidak mengetahui kontribusi biaya yang dikeluarkan
c. Tidak mengetahui kebocoran aset perusahaan
Pencatatan dan pelaporan penting untuk mengetahui banyak hal, seperti
untuk mengetahui ketersediaan stok, keuntungan,kerugian, dan kebocoran
keuangan. Laporan keuangan yang tidak baik sama halnya dengan member
peluang untuk terjadinya hal tersebut.
d. Tidak memiliki proyeksi yang baik
Dalam sebuah laporan keuangan, segala bentuk transaksi harus tercatat
dengan rapi. Dengan ini perusahaan akan mengetahui berapa besar profit atau
keuntungan yang didapat sehingga memiliki dasar untuk membuat keputusan
ke depan.

E. Evaluasi
Evaluasi adalah suatu kegiatan untuk membandingkan antara hasil yang telah
dicapai dengan rencana yang telah dibuat atau ditentukan. Tujuan evaluasi
pelayanan rumah sakit adalah meningkatkan nilai guna dan hasil guna dari
 17

perencanaan dan pelaksanaan program, serta memberikan petunjuk dalam

pengelolaan manajemen rumah sakit. Evaluasi juga dilakukan pada pembuatan
pelaporan rumah sakit baik itu bulanan, triwulan, maupun tahunan dimana
laporan rumah sakit dievaluasi bersama sama dengan yang lain atau unit unit
pelayanan yang ada di Rumah Sakit (Rustiyanto,2010)
 18

F. Kerangka Teori

Berdasarkan uraian tinjauan pustaka diatas maka dapat dilihat pada

kerangka teori sebagai berikut :

Perencanaan menu

Perencanaan kebutuhan bahan

makanan

Perencanaan anggaran bahan

makanan

Pemesanan dan pembelian bahan

makanan

Penerimaan bahan makanan

Penyelenggaraan makanan Penyimpanan bahan makanan

Persiapan bahan makanan

Pengolahan bahan makanan

Pendistribusian makanan

Pencatatan dan pelaporan

- Perencanaan menu
- Perencanaan kebutuhan
bahan makanan
- Perencanaan anggaran bahan
makanan
- Pemesanan dan pembelian
bahan makanan
- Penerimaan bahan makanan
- Penyimpanan bahan makanan
- Persiapan bahan makanan
- Pengolahan bahan makanan
- Pendistribusian makanan

(Sumber : PGRS, 2013)

Gambar 1
Bagan Kerangka Teori
 19

G. Kerangka Konsep
Kerangka Konsep penelitian ini adalah :

Pencatatan dan Pelaporan

- Pencatatan dan pelaporan dari

perencanaan menu
- Pencatatan dan pelaporan dari
perencanaan kebutuhan bahan makanan
- Pencatatan dan pelaporan dari
Perencanaan anggaran bahan makanan
- Pencatatan dan pelaporan dari
pemesanan dan pembelian bahan
makanan
- Pencatatan dan pelaporan dari
penerimaan bahan makanan
- Pencatatan dan pelaporan dari
penyimpanan bahan makanan
- Pencatatan dan pelaporan dari persiapan
bahan makanan
- Pencatatan dan pelaporan dari
pengolahan bahan makanan
- Pencatatan dan pelaporan dari
pendistribusian makanan

Gambar 2
Bagan kerangka konsep
 20

H. Definisi Operasional

Tabel 1

Definisi Operasional

No Variable Definisi Operasional Alat ukur Cara ukur Hasil ukur Skala ukur
.
1 Pencatatan Kegiatan atau proses Daftar ceklis Wawancara 0. Sesuai, jika ada dokumen Ordinal
kegiatan pendokumentasian suatu dan observasi pencatatan pada setiap
penyelenggaraan aktivitas dalam bentuk tulisan kegiatan penyelenggaraan
makanan yang dilakukan pada kegiatan makanan sesuai daftar ceklis
penyelenggaraan makanan,
meliputi : 1. Tidak sesuai, jika tidak
a. Perencanaan menu terdapat dokumen
b. Perencanaan kebutuhan pencatatan pada setiap
bahan makanan kegiatan penyelenggaraan
c. Perencanaan anggaran bahan makanan sesuai daftar ceklis
makanan
d. Pemesanan dan pembelian
bahan makanan
e. Penerimaan bahan makanan
f. Penyimpanan bahan makanan
g. Persiapan bahan makanan
h. Pengolahan bahan makanan
i. Pendistribusian makanan
 21

2 Pelaporan Catatan yang memberikan Kuesioner Wawancara 0. Jika ada pelaporan pada Ordinal
kegiatan informasi tentang suatu kegiatan dengan dan observasi kegiatan penyelenggaraan
penyelenggaraan dan hasilnya disampaikan pertanyaan makanan
makanan kepihak yang berwenang yang terbuka
dilakukan pada penyelenggaraan
makanan, meliputi : 1.Jika tidak ada pelaporan
a. Perencanaan kebutuhan pada kegiatan
bahan makanan penyelenggaraan
b. Perencanaan anggaran bahan
makanan
c. Penyimpanan dan penyaluran
bahan makanan
d. Pengolahan bahan makanan
e. Pendistribusian Makanan
22