MAKALAH

PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

D
I
S
U
S
U
N
OLEH :
Nama : Deli Yani
Nim : 041611459

FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS

UNIVERSITAS TERBUKA TAHUN AJARAN 2020/2021
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan atas kehadiran Allah SWT, bermohon kiranya memberikan taufiq,
hidayah, rahmat dan karunianya serta kelapangan berfikir dan waktu, sehingga penulis dapat
menyusun dan menyelesaikan makalah ini. Dengan judul perencanaan pesan-

pesan bisnis makalah ini dibuat untuk melengkapi tugas dari dosen pembimbing mata kuliah
“komunikasi bisnis”.
Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan
suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan
komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian
tujuan komunikasi.
Pengarang juga mengucapkan terima kasih kepada rekan dari semua pihak yang telah
berpartisispasi dalam penyusunan makalah ini, sehingga dapat selesai tepat waktu.
Penulis juga menyadari bahwa materi dan teknik yang digunakan masih banyak kekurangan.
Oleh Karena itu kritik dan saran sangat kami butuhkan agar makalah ini lebih sempurna. Atas
kritik dan sarannya diucapkan terima kasih.

Banyuasin, 25 April 2020

Penyusun

i
 DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR...................................................................................................... i
DAFTAR ISI.................................................................................................................... ii
BAB I................................................................................................................................ 1
a.    Pembahasan .................................................................................................................. 1

BAB II............................................................................................................................... 2
a.    Pemahaman proses komposisi....................................................................................... 2
b.    Penentu tujuan............................................................................................................... 3
c.    Analisis audiens............................................................................................................. 6
d.   Penentu ide pokok......................................................................................................... 9
e.    Seleksi saluran dan media.............................................................................................. 10
BAB III.............................................................................................................................. 12
a.    Penutup.......................................................................................................................... 12
b.    Kesimpulan.................................................................................................................... 12
 BAB I
PENDAHULUAN
a.    Latar belakang
Dalam komunikasi bisnis ada beberapa langkah termasuk perencanaan pesan-pesan bisnis.
Perencanaan pesan-pesan bisnis mencakup pesan-pesan yang di smpaikan secara tertulis dan
pesan-pesan yang di sampaikan secara lisan. Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu
langkah strategis bagi pencapaian tujuan organisasi secara menyeluruh dan salah satu faktor
prnrntu keberhasilan komunikasi, pesan-pesan bisnis yang terrencana dengan baik akan
mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Dalam hal ini perencanaan pesan-pesan bisnis
lebih di fokuskan pada perencanaan secara tertulus.

b.    Perumusan masalah

1.    Apa tujuan penulisan pesan-pesan bisnis?
2.    Bagaimana memenuhi kebutuhaan informasi audiens?
3.    Apa tahapan dalam proses komposisi?
4.    Bagaimana cara menganalisis audiens?

c.    Tujuan pembahasan

1.    Mengetahui tujuan penulisan pesan-pesan bisnis.
2.    Mengetahui bagaimana memenuhi kebutuhan informasi audiens.
3.    Memahami tahapan dalam proses komposisi.
4.    Mengetahui cara menganalisis audiens.
 BAB II
PEMBAHASAN
PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI
Proses komposisi (komposition process) penyusunan prinsip-prinsip bisnis dapat
dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang komposer. Dia
harus merencanakan lagu apa yang akan dibuat, menentukan bentuk aransemen dan personal
group yang mengiringi lagu tersebut. Kemudian mereka harus melakukan latihan dan uji ulang
atau revisi-revisi yang diperlukan, sehingga lagu yang diciptakan mempunyai mutu yang bagus,
enak didengar, dan mudah dicerna para penggemarnya. Begitu halnya dengan proses komposisi
untuk pesan-pesan bisnis. Penyususunan pesan-pesan bisnis meliputi 3 tahap, yaitu :
1.    Perencanaan
Daftar fase perencanaan (planning phase) dipikirkan hal-hal yang cukup mendasar, seperti
maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok (main idea) pesan-
pesan yang akan di sampaikan dan seluruh atau media yang akan digunakan menyampaikan
pesan. Di samping itu, intonasi juga perlu di atur, apakah menlemah, mendatar, atau
meninggi.yang terpenting adalah menyiasati situasi yang ada, sehingga tujuan yang di kehendaki
dapat tercapai.
2.    Organisasi dan komposisi
Setelah tahap perencanaan, tahap berikutnya adalah bagaimana mengorganisasikan ide-ide dan
selanjutnya di tuangkan dalam bentuk draft yang berkaitan dengan komitmen pemikiran anda
yang dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf dan memiliki ilustrasi yang di perlukan
untuk mendukung ide pokok bahasan.
Organisasi dan kompsisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata,
kalimat dan pargraf. Oleh karena itu diperlukan perhatikan bagaimana mengunakan kata-kata,
kalimat dan paragraf yang sederhana.

3.      Revisi
Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali baik dari sisi subtitusi pesan yang
ingin di smpaikan, tetapi juga bagaimana gaya penulisannya, stuktur kalimat yang digunakan dan
bangaimana tingkat pemahamannya.
 Kalau belum sesuai, perlu di lakukan pengecekan sekaligus revisi/perbaikan-perbaikan
seperlunya.
Oleh karena perkembangan dunia bisnis saat ini begitu cepatnya, maka penyampaian
pesan-pesan bisnis perlu tetap memperhatikan bagaimana merencanakan, mengorganisasi dan
mengkomposisi, serta merevisi pesan-pesan bisnis secara jelas dan seefektif mungkin.

PENENTUAN TUJUAN
Tahap pertama dalam merencanakan dalam suatu pesan bisnis adalah memikirkan
maksud atau tujuan komunikasi, seorang komunikator tentunya ingin nama baik di hadapan
audiens, sekaligus menghasilkan sesuatu yang baik bagi organisasi.
Sebelum nenutuskan untuk menympaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain, ada perlu
menjawab 3 pertanyaan, apakah tujuan tersebut realistis, apakah waktunya sudah tepat, dan
apakah tujuannya dapat diterima organisasi tersebut.
Mengapa tujuan harus jelas
Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan anda mencapai tujuan yang dikehendaki,
sebagaimana diketahui, setiap organisai tentunya memiliki tujuan yang bermacam-macam.di
samping itu, dapat mengambil keputusan yang mencakup antara lain:
a.    Keputusan untuk meneruskan pesan
Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyaka pada diri anda sendiri apakah pesan yang akan
di sampaikan benar-benar perlu atu tidak. Jika pesan-pesan yang akan di sampaikan diduga
mempunyai pengaruh yang sangat kecil kepada audiens, sebaiknya penyampaiannya ditunda
dulu. Sebalinya bila sangat penting dan akan membawa pengaruh yang besar, pesan seharusnya
segera di sampaikan atau di teruskan.

b.    Keputusan untuk menanggapi audiens

Untuk memutuskan cara terbaik mennggapi audiens, komunikator perlu mempertimbangkan
motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan isi pesan yang di sampaikan? Apakah
mereka mengharapkan keuntungan? Apakah harapan mereka sesuai dengan harapan
komunikator? Tanpa mengetahui motif audiensnya, komunikator tidak akan menggapai mereka
dengan baik. Kpmunikator dan audiens juga akan gagal mendapatkan apa yang mereka ingkan
bila harapan mereka tidak sesuai/sejalan.
c.    Keputusan untuk memusatkan isi pesan
Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memutuskan isi pesan.komunikator
seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan
yang telah di tetapkan. Informasi yang rrlrvan harus di singkirkan atau di buang jauh-jauh. Bila
informasi yang tidak penting dimasukan dalam pesan pesan yang akan di sampaikan, inti pesan
akan kabur, dan waktupun akan terbuang percuma.
d.   Keputusan yang akan menetapkan media yang akan digunakan
Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu pesan,
sangat bergantung pada tujuan yang dikehendaki. Media komunikasi dapat di gunakan yang
dapat berupa lisan maupun tulisan.
Tujuan komunikasi bisnis
Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu:
a.    Memberi informasi
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan
dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan
membutuhkan beberapa pegawai baru yang akan ditetapkan sebagai staf administrasi di kantor-
kantor cabang yang ada.
Untuk memperoleh pegawai yang di harapkan, ia dapat memasang iklan lowongan kerja
melalui media surat kabar, majalah, radio, dan internet. Media komunikasi yang mana yang akan
dipilih sangant bergantung kebijakan perusahan mempertimbulkan kemampuan internal
perusahaan tersebut.

b.    Melakukan persuasi

Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah melakuan persuasi kepada pihak lain agar apapun
yang di sampaikan dapat di pahami dengan baik dan benar.
Dilakukan, terutama berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam
bisnis.
c.    Melakukan kolaborasi
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama
bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang
dapat melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.
 Dalam dunia bisnis, persentasi yang baik harus mampu mampu menjelaskan tujuan yang
diinginkan secara spesifik. Oleh karena itu, untuk merumuskan tujuan tersebut, sesorang perlu
menanyakan kepada dirinya sendiri, apakah audiens mampu melakukan penelaahan terhadap
suatu pesan atau tidak.
Cara menguji tujuan
Penentuan tujuan yang baik tentunya harus mudah di aplikasikan pada dunia nyata. Oleh karena
itu, untuk menguji apakah tujuan yang telah di tetapkan sudah baik apa belum, perlu dilakukan
pengujian denagn empat pertanyaan.

a.    Apakah tujuan tersebut realisti?

TUJUAN UMUM TUJUAN KHUSUS
Memberi informasi Menyajikan penjualan bulan lalu ke manajer perusahaan.
Membujuk Meyakinkan manajer pemasaran untuk mengangkat beberapa
karyawan baru bagian penjualan.
Kolaborasi Membantu pendapatan personal mengembangkan program
pelatihan bangi beberapa nggota baru.

Tujuan yang akan di smapiakan hendaknya harus realistis, dalam arti bahwa ide-ide atau gagasan
yang hendak di sampaikan dapat di sesuaikan dengan kemampuan yang ada.

Apakah waktu yang tepat?

Dalam menyampaikan suatu ide atau gagasan, hendaknya di pertimbangkan masalah
ketepatan waktu. Sebagai contoh, dalam situaisi krisis moneter, ide untuk melakukan ekspansi
pabrik kemungkinan besar tidak akan di terima. Penyampain ide ini tidak tepat waktunya karena
pada saat itu penjualan sedang menurun sampai 50 persen dibanding dengan tahun sebelumnya.
c.    Apakah orang yang mengirim pesan sudah tepat?
Pesan atau ide yang di sampaikan oleh seseorang yang memiliki kedudukan atau jabatan tinggi
cenderung lebih dapat di terima daripada bila di smpaikan oleh orang yang kedudukannya rendah.
d.   Apakah tujuan selera dengan tujuan organisasiperusahaan?
Tujuan penyampaian suatu pesan hendaknya mengacu pada tujuan organisasi secara
keseluruhan. Oleh karena itu, apabila ingin menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada audiens,
usahakan agar pesan tersebut sesuai dengan kebijakan organisasi.
 ANALISA AUDIENS
Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah
memperhatikan audiens yang akan di paham. Siapa mereka, bagaimana pemahaman/pengetahuan
mereka, latar belakang usia, pendidikan, jenis kelamin mereka, bagaimana minat mereka dan apa
yang mereka ketahui.

Cara mengembngkan profil audiens

Mengembangkan suatu profil audiens boleh di katakan gampang-gampang susah. Akan
menjadi mudah apabila lawan komunikasi dikenal baik. Akan tetapi, semua akan menjadi sulit
jika yang menjadi audiens adalah orang-orang yang sama sekali belum di kenal. Dan
komunikator perlu melakukan invetigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.
a.    Melakukan ukuran dan komposisi audiens.
Audiens dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukan perilaku yang berbeda denag
audiens yang berjumlah sedikit, sehingga untuk menghadapinya diperlukan teknik komunikasi
yang berbeda pula.
Bentuk dan format penulisan materi yang akan di smpaikan juga di tentukan oleh jumlah
audiens. Untuk audiens yang jumlah kecil, materi dapat di kemas dalam susunan laporan
sederhana kemudian di persentasikan atau di bangikan kepada mereka. Untuk audiens yang
jumlahnya besar, materi sebaiknya di kemas dalamsuatu makalah atau laporan dengan gaya
pengorganisasian dan format penulisan yang lebih formal.
b.    Siapa audiensnys
Bila auudiens yang di tuju lebih dari satu orang, komunikaor perlu mengidentifikasi siapa
diantara mereka yang memegang posisi kunci/posisi paling penting.
c.    Reaksi audiens
Perlu diketahui (diantisipai) reaksi yang mungkin dimunculkan oleh audiens tersebu. Jika
komposisi audiens adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis, presentasi
sebauknya di sajikan langsung pada bangian kesimpulandan saran-saran.
d.   Tingkat pemahaman audiens
ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audienssperti tingkat pendidikan, usia dan
pengalaman juga perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audiens memiliki latar belakang yang
jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh audiens tersebut harus dididik.
 Secara umum, usahakan agar anda tidak terlalubmenggurui, kalau terkesan menggurui, audiens
cenderung merasa jenuh, bosan dan kurang tertarik pada kesan yang di sampaikan.

e.    Hubungan komunikator dengan audiens

Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audiens, audiens harus dapat
diyakinkan sebelum penyampaian suatu pesan yang dilakuan. Komunikator dengan penampilan
yang meyakinkan, akan membuat audiens termotivasi untuk mendengarkan dan menyimak
pembicaraan sehimgga pesan dapat di tampilkan denga baik.
Cara memuaskan audiens akan kebutuhan informasi
kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi audiens,
dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut. Ada lima tahap yang diperlukan untuk
memenuhi kebutuhan audiens, yaitu
a.     Temukan/cara apa yang diinginkan oleh audiens
Komuikator harus dapat menemukan apa yang ingin mereka ketahui dan segera memberikan
informasi yang diminta,
b.    Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
Berikan tambahan informasi yang mungkin sangat membantu meskipun informasi tersebut
secara khusus tidak diminta oleh audiens.
c.    Berikan semua informasi yang diperlukan
Usahakan agar semua informasi yang penting diminta oleh sudiens tidak ada yang
terlewatkan. Lakukan pengecekan terlebih dahulu sebelum pesan disampaikan oleh audiens. Hal
ini untuk menjaga agar apa yang diminta audiens bener-bener telah sesuai dengan apa yang di
kirim.
d.   Pastikan bahwa informasi akurat
Informasi yang di smpaikan kepada audiens hendaknya informasi yang benar-benar akurat
dan dapat di pertanggungjawabkan kebenarannya.
e.    Tekan ide-ide yang paling menarik kepada audiens
Cobalah untuk menemukan hal penting yang sngat menarik bangi para audiens. Selanjutnya,
berikan perhatian khusus atau perhatian yang lebih kepada hal tersebut.

Cara memuaskan kebutuhan motivasional audiens

 Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audiens untuk mau mengubah perilaku
mereka. Akan tetapi, pemberian motifasi ini sering kali mengalami hambatan/kendala. Salah satu
cara untuk mengatasi kendala adalah dengan mengatur pesan-pesan sedemikian rupa sehingga
informasi yang di sampaikan dapat diterima audiens dengan mudah.
Pendekatan yang dapat di lakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat
rasional. Meskipun pendekatan dengan mengunakan argumentasi merupakan cara yang baik
untuk menarik audiens, perlu juga untuk mencoba menggunakan pendekatan emosi audiens.

PENENTU IDE POKOK

Setelah menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya adalah menentukan cara untuk mencapai
tujuan tersebut. Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok yaitu ide pokok
(main idea). Hal-hal yang lain dianggap sebagai ide-ide pendukung. (supporting idea).
Topik dan ide pokok adalah dua hal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang lebih luas,
sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari
topik tersebut. Ide pokok dapat memotivasi orang untuk melakukan apa yang diinginkan dengan
menggabungkan atau menyelaraskan tujuan pengirim dengan tujuan mereka. Sebelum dapat
menentukan ide pokok, hal-hal yang penting harus diidentifikasi terlebih dahulu.

Teknik curah pendapat (brainstroming)

Untuk dapat mengidentifikasi ide pokok, diperlukan kreativitas dan pengalaman.
Pendekatan yang paling baik adalah curah pendapat yang memberikan keleluasaan pikiran untuk
mencari berbagai kemungkinan, menguji berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan,
audiens, dan fakta yang ada. Beberapa teknik curah pendapat yang dapat di gunakan antara lain.
a.    Storyteller’s tour
Hidupkan tape recorder, dan telaahpesan-pesan yang di sampaikan. Dengarkan dengan teliti
dan berlatihlah sehingga ide-ide pokok dari suatu pesan dapat di temukan dengan mudah.

b.    Random list

Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran anda di atas kertas kosong. Hubungkan antara
ide satu dengan ide yang lain. Bagi kedalam kelompok-kelompok, dan temukan butir yang
penting dan tidak penting.
c.    CFR (conclusions, findings, recommendations) workssheet
Jika sunjeknya mencakup pemecahan masalah, gunakanlah suatu lembar kerja (workssheet)
yang akan membatu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions),
dan rekomendasi (recommendations) yang akan di berikan.
d.   Journalistic approach
Pendekatan ini memberikan butir yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok.
Jawaban terhadap pertanyaan siapa (who), apa(what) kapan(when), dimana(where) dan
bagaimana(how), akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.
e.    Question and answer chain
Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audiens. Apa pertanyaan
pokok audiens, apa yang di ingnkan audiens, periksa jawaban atas pertanyaan tersebut. Apa
pertanyaan tambahan yang mungkin muncul. Ikuti arus pertanyaan dan jawab pertanyaan
tersebut sehingga ide pokok dapat di temukan.

Pembatasan Cakupan
Secara umum, penyajian informasi rutin kepada audiens yang telah anda kenal hendaknya
menggunakan kata-kata yang singkat. Ini dapat membangkitkan rasa hormat (respect) audiens
kepada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan kontroversial akan
memakan waktu lebih lama. Yang lebih penting adalah ide-ide pokok yang disampaikan haruslah
mudah dimengerti dan diterima oleh audiens.

SELEKSI SALURAN DAN MEDIA

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat di sampaikan melalui dua
saluran, yaitu saluran lisan (oral) dan tulisan (wrutten). Pilihan mendasar antara berbicara atau
menulis bergantung pada tujua atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran
komunikasi tersebut.

Komunikasi lisan
Salah satu kelebihan dari komunikasi lisan (oral communicantons) adalah
kemampuannya memberikan umpan balik (feedback) dengan segera. Komunikasi lisan ini lebih
ekonomis, pendekatan lisan juga bermanfaat bila yang di sajikan adalah informasi kontoversial,
karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka sehingga komunikator dapat
menyesuaikan pesan-pesan yang di sampaikan.
Kominikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang atau lebih,
pembicara lewat telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil (diskusi kelompok)
seminar, lokakarya, program pelatihan, pidato formal, dan persentasi penting lainnya.
Pada umumnya semakin sedikit jumlah audiens, semakin baik interaksi di antara mereka,
jika informasi bertujuan untuk mencapai suatu keputusan atau pemecahan suatu masalah.
Program yang relatif informasi dan tidak terstuktur memungkinkan ide-ide akan mengalir dengan
bebas.
Persentasi formal, dengan jumlah audiens yang lebih besar, seperti konversi penjualan,
rapat para pemegang saham, persentasi untuk pengenalan produk baru, dan fungsi-fungsi
seremonial ungul.

Komunikasi tertulis
Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai macam bentuk, seperti surat, memo, proposal
dan laporan. Salah satu kelebihan komunikasi tertulis (writter communications) adalah bahwa
penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka.
Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu di pertimbangkan tingkat
kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkar kerahasiaan, emosional, dan biaya pengirim
serta harapan audiens.

BAB III
PENUTUP
 Demikian yang dapat kami sampaikan mengenai materi yang menjadi bahasan dalam
makalah ini, tentunya banyak kekurangan dan kelemahan karena terbatasnya pengetahuan
kurangnya rujukan/referensi yang kami peroleh, hubungannya dengan makalah ini kami banyak
berharap kepada pembaca memberikan kritik saran yang membangun kepada kami demi
sempurnanya makalah ini. Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi penulis dan pembaca.

Kesimpulan :
Berdasarkan pembahasan tersebut kami menyimpulkan bahwa, dalam melakukan
komunikasi bisnis kita perlu melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis yang baik dan
benar, kami berharap pembaca mampu memahami tentang perencanaan pesan-pesan bisnis
dan bagian-bagian penting dalam pembahasan tersebut. Dalam pembahasan tersebut mampu
memberikan gambaran tentang perencanaan pesan-pesan bisnis yang akan berguna untuk
mencapai tujuan dalam berkomunikasi.