Anda di halaman 1dari 2

Nama : Seruni Purnama Sari

Nim : 041154705
Mata Kuliah : Pengantar Kearsipan
Nama Tuton : Miftahunnisa Igiriza
Tugas 2
1. Salah satu konsekuensi logis dari keberadaan komputer dan teknologi informasi, menjadikan
alat bukti elektronik mengalami perkembangan yang sangat pesat.  Apalagi bukti elektronik ini
juga menjadi alat bukti otentik yang diakui legalitasnya. Dengan demikian arsip baik dalam
bentuk tercetak maupun elektronik memiliki fungsi yang sama bagi sebuah badan korporasi.
Jelaskan bagaimana penanganan pengolahan arsip kertas dan elektronik ini agar mampu
memberikan fungsi arsip, dan apakah ada perbedaan penanganannya?

2. Mengamankan arsip berarti mengamankan isi serta fisik sebuah arsip. Jelaskan bentuk-bentuk
pengamanan seperti apa agar isi dan fisik arsip dapat terjaga orisinalitasnya!

3. Sebuah badan korporasi memutuskan untuk menyimpan rekod rekod yang dihasilkan pada
sebuah perusahaan penyimpan rekod. Biasanya biaya untuk itu terbilang sangat mahal. Pendapat
saudara mengapa badan korporasi sampai mau mengeluarkan dana yang besar tersebut hanya
untuk menyimpan arsipnya?

Jawab
1. Seperti diketahui bahwa kehadiran arsip elektronik dapat dikatakan masih baru atau jenis baru
(new genre) dalam tipologi bidang kearsipan, dan arsip elektronik mulai dikenal pada dekade
1980 – 1990 di belahan benua Eropa. sistem pengelolaan arsip elektronik dengan tetap mengikuti
atau sesuai dengan norma-norma atau kaidah kearsipan yaitu :

1) Mempersiapkan pranata organisasi serta sistem dan prosedur berkaitan dengan program
diversikasi pengelolaan arsip berbasis teknologi komputer.

2) Menyusun dan menata alokasi sumber daya untuk implementasi sistem pengelolaan arsip
elektronik.

3) Menyusun Detail Enginering Design (DED) untuk empat modul arsip elekronik oleh arsiparis
dan programer komputer.

4) Melaksanakan implementasi sistem pengelolaan arsip elektronik sesuai kelayakan atau


kemampuan sumber daya organisasi, seperti penerapan empat modul arsip elektronik secara
modular.
Berdasarkan keempat hal diatas, secara garis besar operasional sistem pengelolaan arsip
elektronik dilaksanakan sebagai berikut :

1. Melakukan input data, scanning dan recognation terhadap surat menyurat pada mail
processing centre, dengan menggunakan modul e-letter.

2. Melakukan verifikasi, validasi, autentifikasi terhadap file-file (arsip aktif) pada filing
processing centre, dengan menggunakan modul e-file.

3. Melakukan kendali berkas terhadap records (arsip inaktif) pada records processing centre,
dengan menggunakan e-records.

4. Melakukan integrasi, migrasi terhadap group arsip (arsip statis) pada data processing centre
menggunakan modul e-archives.

2. Pengamanan arsip dari segi fisiknya adalah pengamanan arsip dari segi kerusakan. Kerusakan
terhadap arsip dapat terjadi karena faktor internal dan faktor eksternal. Faktor internal meliputi
kualitas kertas, tinta dan bahan perekat atau lem. Faktor eksternal antara lain meliputi
kelembaban udara, sinar matahari, kotoran udara, jamur dan sejenisnya, dan berbagai jenis
serangga perusak / pemakan kertas arsip lainnya.
Pengamanan terhadap kertas arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain dengan
cara :
            - Restorasi arsip
            - Laminai arsip
            - Microfilm
3. Menurut saya, karena badan korporasi memiliki rekod yang sangat penting, pengamanan isi
rekod memberikan perlindunganTerhadap perusak yang disengaja, penyebarluasan isi ,
modifikasi isi dan pengingkaran kerahasiaan yang telah disepakati sebelumnya.

Sumber : BMP MODUL PENGANTAR ILMU KEARSIPAN


https://tulisanterkini.com/artikel/artikel-ilmiah/8179-pemeliharaan-dan-pengamanan-arsip.html