Nama : Seruni Purnama Sari

Nim : 041154705
Mata Kuliah : Pengelolaan Arsip Vital
Nama Tuton : Ahmad Juaini, S.Sos
Tugas 2
Manajemen keadaan darurat diperlukan oleh organisasi perusahaan dalam rangka
menyelamatkaan arsip dan informasi dalam menghadapi bencana.  Berikan pendapat anda
tentang  tahapan dalam manajemen keadaan darurat yang dapat dilakukan  untuk menyelamatkan
arsip vital!

Jawab
menurut saya tahapan dalam manajemen keadaan darurat yang dapat dilakukan untuk
menyelamatkan arsip vital dengan prosedur penyelamatan harus sesuai dengan tipe bencana dan
media arsip beberapa teknik penyelamatan antara lain :
A.arsip kertas
1. akibat kebakaran arus yang terbakar dan gosong atau hitam karena jelaga dan asap tidak
perlu segera ditangani karena tetap stabil dan tetap ditangani beberapa waktu kemudian. hanya
perlu dibersihkan dan dirapikan agar kertas yang terbakar dan difotokopi atau di mikrofilm kan
serta artinya dapat dimusnahkan jika fotocopy dapat menggantikan aslinya. hal-hal yang sering
terjadi adalah arsip yang terbakar juga rusak karena air akibat pemadam kebakaran menggunakan
air.
2. Akibat air. kerusakan arsip akibat air dapat terjadi pada saat banjir, pada saat kebakaran, juga
pada saat gempa di mana pipa-pipa air bocor dan pecah. tindakan yang cepat dan langkah-
langkah yang komprehensif dapat mengurangi kerusakan arsip. Usia, kondisi, dan komposisi
kertas juga menentukan penyerapan air dan menentukan tingkatan kerusakan kertas. beberapa
teknik dan cara dapat dilakukan dalam penyelamatan arsip yang rusak akibat air teknik freezing
dapat dilakukan yaitu menempatkan arsip kedalam cold storage untuk menormalkan material
kertas dan dapat mengontrol pertumbuhan jamur. teknik vacuum drying untuk arsip kertas yang
basah dapat digunakan untuk mencegah timbulnya jamur dan serta untuk jumlah arsip yang
besar.
3. akibat serangga arsip kertas yang rusak akibat kecoa dan silver/fish atau serangga masih dapat
dibersihkan dan dilakukan mikrofilm untuk menyelamatkan informasinya. Sementara nasib yang
rusak karena binatang pengerat seperti tikus biasanya sulit untuk di perbaiki.
4.akibat bahan kimia. Arsip yang rusak akibat bahan kimia harus ditransfer ke media lain (alih
media) serta sipasi dapat dimusnahkan.
B. Mikrofilm, negatif film dan fotografi
Jika mikrofilm terendam air maka biarkan tetap basah, masukkan ke kontainer berisi air bersih
dan segera kirim ke laboratorium yang khusus menangani nya. Teknik freezing dapat merusak
arsip film, serta bahan foto segera ditangani orang yang ahli tidak lebih dari 2 hari. Negatif film
yang basah masukkan ke kantong plastik dan segera ditangani pihak yang ahli tidak lebih dari 3
hari.
C. Media magnetik
1. akibat kebakaran. Magnetik tape merupakan konduktor panas yang jelek, akibat panas akan
merusak fisik dan bahan kimia bahan magnetik. Teknik pemadam kebakaran untuk arsip
magnetik dapat menggunakan karbon dioksida, gas halon atau air. Arsip magnetik yang basah
masih dapat diselamatkan.
2. akibat air. Magnetik tape yang basah masih dapat diselamatkan. Keringkan satu persatu
dengan tangan jangan menggunakan pengering yang basah. Kemudian disimpan pada suhu dan
temperatur normal untuk media magnetik selama 48 jam. Sementara data arsip-arsip yang
musnah atau tidak dapat diselamatkan sebagai bukti jika ada tuntutan dan demi kepentingan
organisasi.
Sumber : BMP ASIP 4324 / PENGELOLAAN ARSIP VITAL