KERANGKA ACUAN KERJA Nama Pengadaan Pekerjaan Jasa Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP) Modul Keuangan di Perusahaan Umum Lembaga Penyelenggara Pelayanan Navigasi Penerbangan indonesia (Perum LPPNPI) Tanggal Dokumen 01-Jun-2017 Tahun Anggaran 2017 AirNav Indonesia | _ Ff _ | Dibuat oleh : | Disetujul oleh : | Andri Bharata a pe Julius Hermawan Arief Agustama | IT Operation Senior Analyst Kepala Divisi Teknologi Informasi | | Manajer Operasi Teknologi InformasiaC Tn Cc) Seiring dengan pertumbuhan industri angkutan udara di Indonesia yang meningkat pesat, Perum LPPNPI harus selalu mengedepankan pelayanan yang terbaik bagi pengguna jasa navigasi penerbangan di wilayah udara Indonesia. Guna mendukung pencapaian pelayanan terbaik tersebut, Perum LPPNPI berupaya meningkatkan kinerja operasional kantor dengan penggunaan teknologi informasi yang optimal. Teknologi informasi telah menjadi salah satu bagian yang sangat penting dalam keberhasitan Perum LPPNPI. Hal tersebut disebabkan oleh meningkatnya ketergantungan proses bisnis terhadap ‘teknologi informasi dalam menjalankan kegiatan operasional Perum LPPNPI. Manajemen teknologi informasi yang memadai menjadi salah satu faktor kritikal terhadap keberhasilan teknologi informasi dalam mendukung tujuan Perum LPPNPI. Berkaitan dengan hal di atas, Manajemen Perum LPPNPI berencana untuk mengimplementasikan suatu sistem yang terintegrasi dan komprehensif atau lebih sering di sebut dengan Enterprise Resource Plannning (ERP) yang merupakan salah satu sasaran strategis Perum LPPNPI, Pada core proses bisnisnya yang bersifat unik, Perum LPPNPI akan mengimplementasikan solusi platform aplikasi yang terintegrasi baik secara data, proses maupun tampilannya. Solusi ini diharapkan dapat terus mengikuti perkembangan operasional dan proses bisnis di Perum LPPNPI, untuk itu Perum LPPNPI memutuskan untuk mengedepankan implementasi modul Keuangan, modul Aset, modul Inventory dan Pengadaan, dan modul Penjualan sebagai modul-modul di phase awal dan untuk selanjutnya akan dikembangkan ke modul-modul lainnya dalam lingkup ERP. Adapun sasaran implementasi ERP adalah bukan hanya sekedar memberikan dukungan (support) di operasional akan tetapi juga menjadi decision making system yang mampu memberikan data analitik untuk mendukung proses pengambilan keputusan bagi jajaran manajemen LPPNPI. Selanjutnya juga diharapkan bahwa implementasi ERP akan berkontribusi dalam peningkatan sinergi, konsolidasi dan efektifitas kerja di seluruh unit organisasi di Perum LPPNPI, serta mendukung optimalisasi dan efektifitas proses bisnis di Perum LPPNPI.1. Sasaran Adapun sasaran strategis Perum LPPNPI berdasarkan indikator kinerja utama yang akan ditingkatkan dengan pengimplementasian ERP adalah sebagai berikut: 1.1 Perspektif Keuangan 1.1.1 _Akurasi pencatatan keuangan dan efisiensi biaya pengelolaan perusahaan 1.2 Perspektif Pasar 1.2.1. Meingkatkan Pelayanan Pelanggan 1.3 Perspektif Proses Bisnis 1.3.1 Meningkatkan Kualitas Operasional Layanan Tujuan Pekerjaan Pengadaan Enterprise Resources Planning (ERP) di Perum LPPNPI bertujuan kedepannya Perum LPPNP| memiliki sistem aplikasi ERP, sebuah sistem aplikasi yang terintegrasi dan terpadu untuk menunjang pengambilan keputusan bagi Manajemen terhadap proses bisnis yang ada secara cepat, tepat, dan akurat. Diharapkan melalui pengimplementasian ERP akan diperoleh perbaikan serta efisiensi bisnis proses dalam bidang: 2.1 Manajemen Keuangan 2.1.1 Pembuatan Anggaran dimulai dari Persiapan, Aktual, serta Realisasi yang bisa diatur berbasis Chart of Account (Buku Kode Rekening Akuntansi), tapi bisa juga berbasis dari jenis kegiatan; 2.1.2 Sistem akan memberikan peringatan apabila kegiatan yang dilakukan anggarannya sudah mencapai batas/persentasi tertentu dan apabila transaksi sudah melebihi anggarannya transaksi tersebut tidak dapat diteruskan sampai ada persetujuan penambahan anggaran; 2.1.3 Mendukung pengguna untuk mendefinisikan jadwal pembayaran kewajiban; 2.1.4 Memudahkan untuk menyiapkan tagihan (invoicing); 2.1.5 Membantu dalam melakukan pengelolaan kas (cash management); 2.1.6 Membantu dalam melakukan pengelolaan rekening bank (bank management};2.2. Akuntansi 224 2.2.2 2.23 224 2.2.5 2.2.6 227 2.28 229 Pengelolaan Chart of Accounts secara terstruktur; Mendukung transaksi multi currency) Bisa melakukan / set up proses otomatis akhir periode walaupun proses penutupannya menyeberang ke tahun berikutnya; Pembuatan laporan bisa dilakukan oleh pengguna (user) sendiri selama data / transaksinya sudah menjadi bagian dari kewenangannya; Mudah untuk dipelajari serta dipergunakan untuk menunjang kegiatan sehari hari; Bisa melakukan interface dan validasi terhadap transaksi yang berasal dari luar si Bisa membuat Laporan Keuangan Standar (PSAK / IFRS); Bisa menyusun Aging untuk akun-akun (accounts) tertentu sesuai dengan kebutuhan; Dapat menginformasikan status terkini dari masing-masing customer; 2.2.10 Dapat membuat Tax Report sesuai peraturan perpajakan yang berlaku di Indonesia dan dapat terhubung dengan aplikasi e-faktur dari Ditjen Pajak; 2.3 Manajemen Harta Tetap (Fixed Asset Management) 23.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 23.5 2.3.6 2.3.7 Membantu pendataan Harta Tetap Perum LPPN Memiliki fasilitas pengelolaan Harta Tetap; Bisa melakukan kalkulasi penyusutan Harta Tetap sesuai metodologi yang ditentukan oleh Perum LPPNPI; Dapat menghasilkan Laporan Harta Tetap; Mampu membantu kontrol atas kondisi Harta Tetap; Membantu fasilitasi skedul pemeliharaan Harta Tetap; Memelihara data pemeliharaan Harta Tetap; 2.4 Manajemen Pemasaran & Penjualan 24.1 2.4.2 Bisa menyusun daftar kontak yang akan jadi potensial pelanggan; Bisa menyusun daftar pelanggan secara dinamis;24.3 24.4 245 Dapat membantu proses proyeksi penjualan jasa layanan; Bisa mendukung proses permintaan barang/jasa, kontrak penjualan, monitoring pengitiman barang/jasa; Dapat membantu penyusunan Laporan Penjualan; 2.5 Manajemen Pembelian barang (Purchasing Management) 251 25.2 25.3 25.4 255 25.6 257 25.8 25.9 Dapat merekam semua penawaran harga dari pemasok barang; Menyediakan informasi untuk alternatif supplier/rekanan/pemasok, persediaan, spesifikasi persediaan, harga, data sejarah pembelian, syarat prasyarat, dan lain-lain; Bisa mengelola permintaan pengadaan / pembelian barang, delivery, serta persetujuan secara on-line; Mendukung proses permintaan order internal (Internal Requisition) dengan menggunakan pencetus parameter yang sudah ditentukan (MRP); Membantu menerbitkan perintah pembelian; Menyediakan fasilitas untuk retur pembelian; Dapat menginformasikan outstanding perintah pembelian; Bisa melakukan kontrol invoice untuk status pembayaran beserta realisasinya; Bisa membantu evaluasi terhadap pemasok; 2.6 Manajemen Persediaan (Inventory) 261 2.6.2 2.6.3 264 2.6.5 Mendukung untuk melihat status mutasi persediaan dan dikombinasikan dengan aspek Akuntansi dan Keuangannya; Menyajikan analisa secara cepat dan tepat untuk sejarah kejadian dari transaksi yang sudah terjadi; Membantu kontrol persediaan terhadap permintaan internal (Internal Requisition); Menginformasikan kendali atas status lokasi serta penyimpanan persediaan (available, reserved, or issued); Mendukung multi-site serta multi-gudang dari persediaan yang ada;2.6.6 Bisa terintegrasi dengan modul lainnya seperti Akuntansi, Keuangan, Pemasaran dan Penjualan (Produksi/Pendapatan); 2.7 Ad-Hoc Report & Analytics 2.7.1. Penyediaan laporan yang bersifat analitik dan disajikan dalam bentuk diagram atau dashboard yang sangat berguna bagi manajemen untuk melakukan analisis dan menentukan kebijakan secara cepat, tepat dan akurat. 2.7.2. Mengintegrasikan beragam data dari berbagai macam platform, sehingga dapat dihasilkan laporan yang lebih komprehensif. 2.7.3. Pemanfaatan fungsi workflow untuk menyederhanakan proses bisnis yang ada.Mean 1, KONDISI APLIKASI DAN INFRASTRUKTUR PERUM LPPNPI SAAT INI Dalam lingkup keuangan dan akuntansi, aplikasi yang sudah ada dan digunakan adalah: a. BION dipakai oleh cabang, Direktorat Keuangan dan Direktorat Operasi untuk mencatat produksi/ pendapatan Perum LPPNPI dan membuat tagihan / invoice. b. Accurate Accounting Sotfware dipakai oleh Direktorat Keuangan Perum LPPNPI untuk melakukan pencatatan akuntansi perusahaan, c. Computerized Maintenance Management Systems (CMMS) dipakai oleh Direktorat Teknik Perum LPPNPI untuk mencatat assets Perum LPPNPI yang saat ini dimiliki dan dipelihara oleh Perum LPPNPI. Assets-assets tersebut didapat dari hasil pelimpahan dari PT. Angkasa Pura | (Persero) dan PT. Angkasa Pura Il (Persero), dari Dirjen Perhubungan Udara, dan juga dari proses pengadaan sejak Perum LPPNPI resmi berdi d. E-Procurement Sistem Pengadaan elektronik yang digunakan dalam proses pengadaan barang/jasa di lingkungan Perum LPPNPI 2, INFRASTRUKTUR EKSISTING DI PERUM LPPNPI Saat ini Perum LPPNPI sudah memiliki suatu infrastruktur teknologi informasi yang terpusat walaupun belum terintegrasi dalam suatu data center. Sedangkan personal komputer desktop yang dimiliki oleh Perum LPPNPI diadakan pada saat awal Perum LPPNPI didirikan dengan kondisi yang terkini pada saat pengadaannya baik secara hardware maupun lisensi sistem operasi untuk menjalankannya. 3. LINGKUP PEKERJAAN Pekerjaan pengadaan ERP Keuangan melingkupi kegiatan: 3.1 Perencanaan344 Membuat rencana kerja untuk implementasi ERP Keuangan secara detail dan menyeluruh; 3.1.2 Melakukan identifikasi dan analisis terhadap kebutuhan bisnis Perum LPPNPI secara detall; 3.1.3. Melakukan identifikasi dan analisis terhadap kebutuhan Report, Interface, Conversion, Enhancement, dan Form; 3.14 Melakukan kajian dan analisis terhadap proses bisnis yang ada di Perum LPPNPI; dan 3.15 Melakukan kajian dan penyesuaian terhadap infrastruktur informasi teknologi terhadap sistem ERP yang akan implementasikan di Perum LPPNPI, termasuk hardware sizing atau copacity planning 3.2 Pengembangan ERP 3.2.1 Melakukan konfigurasi pada sistem ERP berdasarkan URS yang telah disetujui oleh Perum LPPNPI; 3.2.2. Membuatkan customize program untuk Report, Interface, Conversion, Enhancement, dan Form yang telah disetujui oleh Perum LPPNPI; dan 3.2.3. Melakukan konfigurasi user role dan security berdasarkan desain yang telah disetujui oleh Perum LPPNPI. 3.2.4 Melakukan proses penjaminan kualitas (quality assurance) terhadap konfigurasi dan program yang dibuat sesuai dengan desain yang telah disetujui. 3.2.5 Pengembangan harus dilakukan bersama antara pelaksanan pekerjaan dengan tim Perum LPPNPI. 3.3 Output Yang Diharapkan 3.3.1 Aplikasi ERP Keuangan menggantikan fungsi apilkasi Accurate yang dipakai PERUM LPPNPI saat ini. 3.3.2 Source code aplikasi ERP Keuangan beserta dokumen manual teknikal (System Design, dan Technical Guide). 33.3 Dokumen (hardcopy dan softcopy) manual penggunaan aplikasi ERP Keuangan.3.3.4 Dokumen Blue Print sistem ERP Keuangan 3.4 Testing 341 3.4.2 3.4.3 3.4.4 3.4.5 Membuat strategi, perencanaan, dan pendekatan testing. Testing minimal mencakup unit testing, integration testing, user authorization testing, user acceptance testing, dan system performance testing; Membuat skenario testing dan naskah testing; Melakukan eksekusi testing sesuai dengan rencana dan skenario yang telah disetujui; dan Melakukan asistensi dalam penyelenggaraan UAT dengan end-user dan melakukan perbaikan dalam pengembangan ketika terdapat ketidaksesuaian yang dicatat selama testing. Melakukan proses penjaminan kualitas (quality assurance) terhadap perencanaan dan pelaksanaan testing serta proses perbaikan yang dilakukan. 3.5 Migrasi data 35.1 3.5.2 3.5.3 3.5.4 35.5 3.5.6 35.7 Membuat pendekatan dan rencana migrasi data ke sistem ERP; Melakukan data cleansing bersama dengan user berkaitan dengan data yang akan di migrasi ke sistem ERP; Melakukan verifikasi data sebelum migrasi data ke sistem ERP; Membuat tools untuk migrasi data ke sistem ERP; Melakukan perbaikan dan resolusi terhadap issue yang berkaitan dengan aplikasi untuk migrasi; Melakukan uji coba migrasi data ke testing environment; dan Melakukan rekonsiliasi dan validasi data setelah migra 3.6 Pelatihan dan Transfer Knowledge 3.6.1 Membuat rencana pelatihan key user, end-user dan technical user dengan penyesuaian terhadap strategi dan rencana pelatihan penerapan ERP;3.6.2 3.63 3.6.4 3.65 3.6.6 3.6.7 3.6.8 Membuat bahan pelatihan untuk key user dan end-user minimal mencakup sub modul atas seluruh modul yang diimplementasikan ; Membuat bahan pelatihan kepada technical user minimal mencakup technical configuration, item/ report customization, ERP system maintenance, user administration, troubleshooting terhadap penggunaan di dalam sistem ERP; Membuat dokumentasi dan tools untuk user manual dan Standard Operating Procedure (SOP); Mempersiapkan system training environment (konfigurasi, data dummy, dan lain-lain); Membuat technical support procedures, e.g. backup/restore, operating system and database administration; dan Pelatihan untuk key user, end-user dan technical user, mencakup pelatihan business contingency plan. Melibatkan secara intensif personil Perum LPPNP! dalam proses perencanaan, jplementasi, testing, dan migrasi data sehingga personil Perum LPPNPI memiliki pengetahuan dan keterampilan yang cukup tentang sistem ERP yang sedang diimplementasikan. 3.7 Project Management 3.8.1 3.8.2 Melakukan perencanaan, pengelolaan, pengawasan dan memastikan keintegrasian atas pekerjaan yang dilakukan dan memastikan bahwa permasalahan-permasalahan yang timbul telah diselesaikan untuk menjamin kebutuhan; dan Melakukan progress reporting secara rutin (mingguan atau bulanan) untuk memastikan bahwa pekerjaan yang dilakukan dan permasalahan-permasalahan yang timbul dapat diselesaikan dalam waktu yang tepat; 10TORO GEL en Pelaksana Pekerjaan wajib menyediakan seluruh barang dan jasa yang diperjanjikan dengan Perum LPPNPI. Jumiah serta kualitas dari setiap barang dan jasa serta pelaksanaannya harus disetujui terlebih dahulu oleh Perum LPPNPI dan selanjutnya apabila ada perubahan akan diterbitkan amandemen atas kontrak. 1. Spesifikasi Aplikasi Enterprise Resources Planning (ERP) Penyediaan sistem aplikasi ERP yang terintegrasi antara modul dalam satu paket sistem aplikasi dan teknologi pendukungnya untuk memenuhi kebutuhan PERUM LPPNPI dengan beberapa syarat minimum diantaranya: 1.1 Secara Umum: 1.1.1 Sistem aplikasi ERP yang ditawarkan mampu mengakomodasikan kepatuhan tethadap International Financial Reporting Standards (IFRS); 1.1.2 Dapat berintegrasi dengan aplikasi Perum LPPNPI saat ini (existing); 1.1.3 Dapat dikembangkan secara mandiri oleh tim internal Perum LPPNPI; 1.1.4 Aplikasi bersifat open source dan memiliki support di Indonesia; 1.1.5 Dapat digunakan dalam berbagai macam mata uang (multi currency); 1.1.6 Dapat dilakukan penyesuaian (customization) terhadap input maupun output 1.1.7 Memiliki fitur atau fungsi workflow 1.1.8 Memiliki pengaturan otorisasi pengguna (user authorization) 1.1.9 Mengakomodir alur proses persetujuan (workflow) yang bersifat online 1.1.10 Dapat digunakan secara online baik di kantor pusat maupun di kantor cabang yang tersebar di seluruh Indonesia. 1.2 Secara Khusus: 1.2.1. Aplikasi dapat meggantikan fungsi aplikasi Accurate yang telah digunakan Perum LPPNPI saat ini; 1.2.2 Dapat mengelola proses Anggaran, Akuntansi dan Keuangan; 1.2.3 Dapat mengelola proses harta tetap; 1.24 Dapat mengelola proses inventory pergudangan dan pembelian; 1112.5 Sistem dapat memberikan notifikasi (alert/reminder) terkait kejadian (event) tertentu, seperti habis masa kontrak. 1.2.6 Dapat mengelola proses pemeliharaan harta tetap; 1.2.7 Dapat mengelola proses Intelijen Bisnis; 1.2.8 Dapat mengelola proses proyek management; 1.2.9 Dapat mengelola proses konsolidasi cabang; 2. Submodul ERP Yang Diimplementasikan 2.1 Modul Keuangan yang akan diimplementasikan harus dapat menggantikan fungsi aplikasi Accuarate yang sudah digunakan Perum LPPNP! saat ini; 2.2 Modul Keuangan termasuk Manajemen Harta Tetap dan Kontrol Anggaran; 2.3 Modul Akuntansi; 2.4 Pengelolan pelaporan ad-hoc & analitik, business intelligence (dashboard) Modul Keuangan & Akuntansi; 2.5 Modul Penjualan; 2.6 Modul Pengadaan dan Persediaan; 3. Kebutuhan Teknis Aplikasi ERP 3.1 Planning & Budgeting Planning | Usulan RKAP (eksploitasi, investasi, produksi, SDM, etc) 2 | kantor pusat dan cabang beserta dokumen pendukung (RAB, Manitetos — ing | dll) dapat di upload ke sistem untuk di approve oleh specified mi . Budgeting roles Planning | Dapat menelusuri tiap tahapan usulan RKAP yang telah di & setujul oleh Specified roles dan masing-masing dapat | Mandatory | High Budgeting | dibandingkan masing-masing perubahannya, BE | Dapat mengelompokkan rancangan anggaran ekspoitasi ke | s4andat igh ing | Kelompok COA tertentu sebagai alat control budget. ~ Budgeting 2Planning | Dapat mengelompokkan rancangan a ale kelompok COA atau Nomor Kontrak tertentu sebagai alat | Mandatory | High Budgeting | control budget. Dapat melakukan upload laporan yang memuat berapa usulan Planning dan berapa jumlah hasil pembahasan (termasuk dalam 5 |e Mandatory | High laporan tersebut cover untuk laporan yang memuat nama Budgeting cabang yang mengeluarken). Planning | papat mengeluarkan laporan yang memuat detail per bulan els dari jumlah hasil pembahasan per kantor cab: Mansatory’) High Budgeting | “2! p m ae Planning (fe ERP menampitan fporan hal Upload RKAP yane SUES | branatory | High paige iui versi yang terbaru. : Planning sia Menyimpan data historis upload usulan RKAP. Mandatory | High Budgeting Planning | Dapat memberikan Authorized personel di kantor cabang ola untuk view access hanya ke laporan untuk cabang tersebut | Mandatory | High Budgeting | dan tidak diperbolehkan melakukan edit aporan. Planning aie DapBE melkkan upload lporan resis! $01 PredUS | srangstory | Medium | | Budgeting a 220"! | ERP mampu melakukan Konsolidas (menjumlah) laporan dark , al asing-masing cabang dan kantor pusat, Monetary!) Heh | Budgeting | ™*sinemesing cabang P | Planning | Dapat mengakomodasi anggaran multi years (rencana | a2] & realisasi lebih dari 1 tahun) (e.g. anggaran dapat dicarried | Mandatory | High Budgeting | forward ke tahun berikutnya) Planning | Dapat melakukan revisi anggaran di tengah tahun anggaran 13a berjalan, anggaran bisa di update apabila diperlukan (untuk | Mandatory | High Budgeting | eksploitasi dan investasi) | Planning | Mampu mengelompokkan COA untuk menghasilkan laporan 14] & realisasi RKAP versi accounting (untuk eksploitasi dan | Mandatory | High Budgeting | investasi). Planning | input Notifikasi Konfirmasi Anggaran yang akan diapprove ke ee system untuk kemuian di approve oleh authorized person, | Mandatory | High Budgeting | *” ep et Menghasilkan laporan anggaran vs realisasi per mata Planning | anggaran (untuk eksploitasi dan investasi) yang bisa di drill | 16 | & down per pusat dan cabang. Laporan bisa dihasitkan untuk | Mandatory | High Budgeting | periode tertentu (e.g. 1-31 Januari 2013, atau 1 Januari -31 Maret 2013, dan lain-ain, Planning | Menghasilkan laporan anggaran vs realisasi untuk anggaran wie selain eksploitesi dan investasi (e.8. SDM, produksi, neraca, | Mandatory | High | Budgeting | kas, ete] yang bisa di drill down per pusat dan cabang. 13Planning | Support control anggeran, apabila terdapat anggaran (contoh: 1.1.5.2.00.05, dan lain-lain) a8 | & eksploitasi dan investasi yang diusulkan melebihi anggaran | Mandatory | High Budgeting | yang ada, maka akan di-reject secara system. me Jika anggaran eksploitasi dan investasi di-reject, akan muncul | lanning e 5 notifikasi ke authorized person untuk mengapprove adanya ‘ 19] & Mandatory | High Budgeting | Pe"seseran anggaran. Dan hasil approval tersebut dapat dicetak dalam bentuk nota dinas Planning | Sistem dapat mengakomodir pergeseran anggaran eksploitasi 20 | & dan investasi yang sudah melebihi dengan alokasi ke pos | Mandatory | High Budgeting | anggaran Planning | Dapat secara fleksibel melakukan alokasi anggaran dari satu a1] & mata anggaran ke mata anggaran lainnya sesuai aturan dan | Mandatory High Budgeting | persetujuan management Planning ; a aac Setelah reas ania deiancgorenyanedseusidi update sanatory | High Budgeting = : Planning aan ale Darat_mengidesitta! informasi detail penesinaan | suendgory | High Budgeting | *"88 aes Planning | Sistem dapat mengakomodasi_—_pengukuran 24 | & kinerja/performance suatu program kerja yang dilaksanakan | Mandatory | High Budgeting | untuk suatu periode tertentu yang di inginkan, CASH & BANK | | Cash & | Menghasitkan secara otomatis nomor referensi cash/bank * | bank | berdasarkan urutan input. Mandatory | (teh i : —— 1 | Cash & | Upload electronic bank statement/ integrasi dengan sistem i |? | Bank dari bank untuk ditampilkan di ERP system. Maus, High Cash & | Input transaksi penerimaan/pengeluaran kas/bank per nomor i Slaw | Mandatory High cash &, | Hasil input transaksi penerimaan/pengeluaran kas/bank per 4 |e nomor COA number terhubung ke specified roles untuk di | Mandatory High Bank lakukan verfikasi dan pengesahan. Cash & | Menghasilkan (print out) voucher penerimaan/pengeluaran 5 | eank | kas/bank yang dapat di break down per nomor COA. Mandatory) jie Cash | Menampitkan keterangan COA (contoh: biaya pemakaian air, 6 | penk biaya pemakaian listrik, dll) pada saat input nomor COA| Mandatory | Medium 14Menghasilkan laporan posisi kas dan bank secara harian di Cash & | akhir hari (yang bisa dibagi per bank dan nomor account) baik 7 | Bank konsolidasi maupun format detil (pusat/masing2 kantor | Mandatory High cabang) yang dibagi per currency (rupiah, dolar, dan lain-lain). Menghasilkan laporan mutasi kas dan bank harian (yang bisa Cash & | dibagi per bank dan nomor account) baik konsolidasi maupun , ® | Bank | format detil (pusat/masing2 kantor cabang) yang dibagi per | Mandatory | High currency (rupiah, dollar, dan lain-lain). cash m | Kantor cabang mempunyai otorisasi untuk mengganti nama 9 | G2 © | personel yang memitki otorisasi pembuatan laporan posisi | Mandatory | Medium ddan mutasi kas dan bank harian. cash m | Ubload laporan (dalam format excel) Kebutuhan dana untuk 20 | 52:0 ® | cash Dropping dari cabang ke Pusat untuk pembelanjaan dan | Mandatory | High pembayaran pihak ketiga. Cash & | Konsolidasi Kebutuhan dana Cash Dropping dari cabang- , +1 | Bank | cabang untuk pembayaran pihak ketiga. Mandetony | High a a & | piu cabang bisa input langsung ke ERP PMU cabang. Mandatory High cash g | SUPPOrt monitoring wang jaminan pelaksanaan dan 13 jaye Penawaran dari vendor dengan memberikan warning | Mandatory | High sebelum jatuh tempo untuk mengembalikan wang jaminan. 3.2 TREASURY Database deposito dan obligasi yangisinya, antara lain: -Bank; 4 | Treasury | Tangealjatuh tempo; -Besar investasi; Bunga; -Dan lain-lain. | Mandatory | High Input manual value dari reksadana, giro dan valas per item 2 Treasury ie ete Mandatory | Medium Menghasilkan laporan per jenis investasi (deposito, obligasi, 3 | Treasury | reksadana, giro, ete) yang dapat di break down per item | Mandatory | High (obligasi di bank A, 8, , etc) dan menghasilkan grafiknya. Menghasilkan faporan pendapatan per jenis investasi 4 | Treasury | (deposito, obligasi saja) yang dibagi per item dan | Mandatory | High menghasilkan grafiknya Upload electronic bank statement untuk rekening valas & o Mi 5 Treasury | rupiah untuk aitampilkan di ERP system. Mangory!|,_Mediua ‘Akses untuk display laporan kebutuhan dana dari cabang 5 | Treasury | Gntukperbevarenstak keg, Mandatory | High 15Input jadwal pembayaran yang infonya mencakup antara lain | 7 | Treasury | -Nomor kontrak; -Jenis pekerjaan; -Amount due; -Tanggal | Mandatory | High jatuh tempo; -Dan lain-lain, Kemudian generate reportnya. Menghasilkan informasi jumlah saldo yang tersisa dari dana pinjaman di bank tertentu (nilai pokok pinjaman, saldo, jadwal 8 | Treasury | penggunaan, realsasi penggunaan, tingkat bunga, dan lain-| Mandatory | High fain). | Menghasilkan Laporan Perubahan Modal dan cash Flow | 9 | Treasury | Merahast Mandatory | High 3.3 ACCOUNT RECEIVABLE & ACCOUNT PAYABLE | Account | Menghasilkan unique id number untuk setiap debitur dan | * | Receivables | menampung kode virtual account per debitur. Mandatory | High Adanya penyeragaman kode debitur antara komersial dan | | 4 [Account | keuangan. Kode debitur yang digunakan adalah kode i | Receivables | keuangan. interim solution: mapping antara kode debitur | M@ndatory | High komersial dan keuangan. Account | Menghasilkan laporan penggunaan uang muka debitur per 3 | Receivables | masing-masing debitur. Mandatory, High ‘account. | Menghasilkan laporan piutang per pendapatan (PNIP Feecriles | Domest, PUP International, Overflying) dan per customer | Mandatory | High = untuk suatu periode tertentu (contoh: 1 -31 Jan 2013). Account | Integrasi dengan sistem legacy BION untuk dilakukan proses © | Receivables | illing. Tahap awl data migrasi Mandatory | High Account | Upload rincian invoice yang dihasilkan oleh sistem legacy © | Receivables | darikomersal(Biling, BION) yang berkaitan dengan an. | Mandatory | High Account | Sistem dapat menolak nomor invoice yang sama yang di 7 | Receivables | upload dari legacy system. Mandarory:) Heh ‘Account | Verifikasi data dari legacy sistem (BION) sebelum di generate | © | Receivables | billing di dalam ERP system Mandatory) Hist 16Account | Dapat di lakukan Jurnal otomatis tethadap data yang di ® | Receivables | integrasikan dari BION system Mandatory | Heh Menghasilkan laporan aging piutang per pendapatan (PNIP Account | Domestik, PNIP international, Overflying) dan per customer 7° | Receivables | untuk suatu periode tertentu (contoh: Ke, per bulan, per 3 | Mandatory | High bulan, dan lain-in). ‘account | Menghasilkan laporan (up to) 10 besar piuteng per 1] Be pendapatan dan per debitur (di break down Ig per jenis | Optional High Receivables pendapatan). Account | TaNsaksi dari suatu debitur dapat dibedakan sesuai dengan 2 jenis pendapatan (PNJP Domestik, PNJP international, | Mandatory | Medium Receivables Overflying). | Menghasilkan laporan (up to) 10 besar piutang macet (misal Account tahun) per debitur dan di break down lagi per | oq, "3 Receivables | pendapatan (PNJP Domestik, PNJP International, | OPtion=l Heh | Overflying). account | Menghasilkan laporan nilai present value dari piutang tak 14 | Receivables | te"tagih dari tanggal jatuh tempo yang di diskonto | Mandatory | High berdasarkan suku bunga tertentu (bulanan dan tahunan). Account | Menghasilkan laporan mutasi piutang per pendapatan dan : *5 | Receivables | per debitur untuk satu jangka waktu tertentu. Margatory)|, Meda as Account | Disploy piutane dalam mata vang asi nye dan dsDCY | syendatory | Medium Receivables | piutang yang sudah dikonversi ke rupiah. “Account | Laporan pencadangan piutang yang kemungkinan tidak 17 Receivables | tertagih per debitur (berapa persen dari lama tidak tertagin) | Mandatory | High ‘Menghasilkan laporan aging persekot yang lewat dari 30 hari ‘Account | dari tanggal pengambilan yang memuat informasi antara 18 | Receivables | lain: pegawai, unt, jens transaksi, dan besartransaksi. Mendinly | iHigh | 49 | Account | Data piutang pegawai yang mutasi antar cabang bisa diinput 99 | Receivables | perubahannya oleh HR. Mandatory | High ‘Account i . 20 | poyables | Ad&subledger dari AP per vendor, : Mandatory | High ‘Ada database hutang kontrak (hutang investasi, eksploitasi, Account | 2iN2, asset under construction) yang. isinya antara lain: 21 | pevabies | ROMor Kontrak, nilai, masa kontrak,fisik aktual selesal (4), | Mandatory High ive pembayaran aktual (%), maturity date, jenis pekerjaan dan | vendor. 17‘account | Database hutang kontrak dapat diedit_untuk 22 Peyebles | Mettgakomodasi adendum kontrak (adendum nilai | Mandatory | Medium a tambah/kurang) dalam satu display. Menghasilkan laporan hutang baik hutang kontrak dan Account | hutang non-kontrak yang di break down per jenis nya 23 payables | (hutang kontrak: hutang investasi, eksploitasi,lain2; hutang | Mandatory | High non-kontrak: barang, jasa, barang dan jasa, dan lain-lain). ‘Account | Database hutang kontrak terintegrasi dengan neraca saat 24 | payables _| terjadi pembayaran. Mandatory!) High Dapat upload (format excel, pdf, csv) laporan inventor dari Account | legacy sistem ke ERP (penerimaan inventory dan 25 | payables | pengeluaran inventory ke user) sehingga jurmal secara | Mandatory | High otomotis terbuat untuk di verifikasi oleh accounting. ag | Account| Membuatkan template untuk meng-upload tansaisi| sasnastory | High Payables _| penerimaan dan pengeluaran inventory ke user. Account | UPload bill of quantity (format excel) yang akan Ta, | diklasifikasikan menjadi aset. Untuk kepentingan Klasifikasi | Mandatory | High asset. 3.4 TAX ‘Tax — PPH | Sistem ERP bisa menghitung berapa PPH 21 per pegawai yang 1 jan harus disetor secara bulanan berdasarkan rate ketentuan | Mandatory High masukan_ | pajak yang berlaku. Tax - PPH 2/21 Menghasilkan laporan tahunan PPH 24 (form 1721). Mandatory High masukan Tax~ PPH | Ketika ada kasus khusus (mutasi karyawan antar cabang, 3 jar Pensiun, masuk tengah tahun, tenaga ahli, etc) bisa | Mandatory High masukan | diakomodir oleh sistem ERP dalam perhitungan PPH 21. ‘Tax ~ PPH (il a lai mescinsan nat sri isc pela er masing-masing | wiandatory | Medium jmasukan | C2bane/unit yang per mn. Tax ~ PPH 5 |2a ‘Tax mempunyai hak access untuk melihat database pegawai. | Mandatory | Medium masukan Tax - PPH i i 2a taporan yan hasan oleh sistem ERP bisa dieksport dalam | wasndatory | High masukan | MAES REL excel: 18Tax PPH 7|2 Menchasitan aparantransati mana sia yang potOre Pt | randatry | gh rmasukan : Tax—PPH | input nomor bukti potong yang sudah di collect meliputi 8 | 23 informasi antara lain: nomor invoice, tahun bukti potong, ete | Mandatory | High masukan_| dan menghasilkan laporannya Fx PPK | sistem akan menolak secara otomatis ka nomor buktipotong 9 | 23 ada tahun yang sama di input lebih dari seal Mandatory | High ‘masukan | yang Pt i. FOx-PPH | Menghasilkan faporan ates nomor invoice mana saja 10 | 23 e Ps #2 Yen | tandatory High belum ada bukti potong nya. masukan Tax PPH f 5 PI 7 masukan henge Tax— PPH - »|2 Laporan yang nasiian lsh sistem ERP isa etsportdII™ | asndstny | High rmasukan 1 Pa excel. Tax — PPH ; als Menghasitan laporan transaksi mana sje yang ABOtON6 PEF | wandatory | High invoice. keluaran | [Tax= pH | 1a | 23 Display rate PPH 23 per pekerjaan dan bisa diedit. Mandatory | High keluaran Tax ~ PPH (2/2 may | keluaran aener | | |Tax-PPH ; ie | Laporan yang diasikan oleh sistem ERP bisa deksport dalam | wrendtory | High format csv, pdf, excel. keluaran Tax ~ PPH wa Menghasitan laporantransatsmana sia yang OI0M6PE| wandatny | High masukan | "vOICe Tax—PPH | Input nomor bukti potong yang sudah di collect meliputi as | 4(2) informasi antara lain: nomor invoice, tahun bukti potong, ete | Mandatory | High masukan_| dan menghasilkan laporannya. | a9 | oy PPM | sistem akan menolak secara otomatisjika nomor bukti potong ; 19 | 412) Mandatory | High pada tahun yang sama di input lebih dari sekali. masukan Tax - PPH ose) Menghasillanlaporan ates nomor invoice mane sala YAN | saandstory | High ae kan | Belum ada bukti potong nya. 19Tax-PPH | Menghasilkan laporan SSP atas PPH final 4 ayat 2 per masing- 21 | a(2) Mandatory | Medium macukan | ™asing cabang/unit yang perlu disetor bulanan. | Tax —PPH Laporan yang dihasilkan oleh sistem ERP bisa dieksport dalam 22 | 4(2) Mandatory High masukan | foTMAtCSY, Pdf, excel 72° PH | senghasikan laporan transaksi mana saja yang dipotong per 23 | 4(2) . ° BYANE CIPOIOME PET) Mandatory | High invoice. keluaran Tax —PPH 24 | 4(2) Display rate PPH final 4 ayat 2 per pekerjaan dan bisa diedit. | Mandatory High keluaran Tax- PPH (75,40) asncabanguntyengpers deeerbulsnan | Mandatory | — Meum keluaran ne sane bu Tax PPH : 25 Laem Laporan yang dihastkan oleh sistem ERP bisa dieksport dalam | Wan datory Hiei format csv, pdf, excel. keluaran Tax- pon | Menghasilkan laporan PPN per invoice untuk periode | 7 tertentu, di breakdown per jase (ENC dan TNC), dan masa | Mandatory High masukan manfaat. | Tax— ppn | ERtrY informasi terkait PPN per invoice. Informasi yang perlu | 28 | asukan | ‘input antara lain: nomor faktur pajak, nama PT, nilai | Mandatory High ekerjaan, NPWP, ete dan menghasilkan laporannya. tax—ppn | Menghasilkan laporan PPN Wapu (daftar nominatif) per 29 | macukan | Petiode tertentu yang diambil dari nomor faktur pajak yang | Mandatory High | dimutai dengan angka 030. Tax PPN | Menghasilkan laporan SSP PPN Masukan per masing-masing i °° | masukan__| cabang/unit yang perlu disetor bulanan. Maat, aa | T#= PP | Laporan yang dinasikan oleh sistem ERP bisa dieksport alam | My aatory High masukan_| format esv, pdf, excel. Tax —ppn | UPload rincian invoice yang terkena PPN Keluaran dari | 32 | tuaran | Kemersil dan mampu mencetak faktur pajak PPN berdasarkan | Mandatory High hasil upload dari komersil tersebut. Tax PPN | Menghasikan laporan SSP PPN Keluaran per masing-masing | as, dato 33 | keluaran__| cabang/unit yang perlu disetor bulanan. Mandatory High 3a | T#*=PPW | Laporan yang dhasikan oleh sistem ERP bisa dieksport dalam | wy atory jigs keluaran_| format csv, pdf, excel. | | — pag | Tax mempunyai view access ke Fixed Asset master fle untuk | 4, 35 | TX PBB | mengecek existence dari asset Mandatory ds = ut ibaya 36 |Tax-pap | 'NPUt asset mana yang sudah dibayar dan belum dibayar PBB | spa gatory Heh nya serta menghasilkan laporannya. 20| Taxmempunyai view access ke Financial Reporting statement Tax-PPH | AirNav versi accounting (Balance Sheet, Profit and Loss r High 37 | 25 Statement, and Cash Flow Statement), Dan Tax mempunyai | “2ndetory 2 hak untuk export laporan dalam format excel ‘rox—ppn | TX mempunyai view access ke laporan depreasi dan 38 | 5 amortisasi asset AirNav versi accounting. Dan Tax mempunyai | Mandatory High hak untuk export laporan dalam format excel. “Tax— PPH | Perhitungan pajak dlakukan manual, ERP hanya print SSP PPH 39 | 05 25 {badan) berdasarkan manual input dari user. Mandatory-))| ‘Medium 4p | T= PPH | Laporan yang dhasiian oleh sistem ERP bisa detsport dalam | yy | egium 25 format esv, pdf, excel. 3.5 FIXED ASSETS Support data migrasi seluruh asset dari legacy sistem yang terdiri dari : Nama asset; -Kategori asset; -Lokasi asset; -Nilai | perolehan; -Tanggal perolehan; -Tanggal kapitalisasi; -Cost Fixed _| center (pemilik asset); -Jenis metode depresiasi dan tanggal \ 1 Asset | depresiasi dimulai; -Nilai depresasi untuk periode sekarang | Mandatory | High dan total; -Masa manfeat;-Nilai sekarang; -Kondisi asset (baik, rusak, dan lain-lain); “Nama vendor; ~Jenis asset dalam kategori asset; -Dan lain-lain Fixed | Membuat dan maintain beberapa Kategori asset antara lain: ~ 2 [asset | Tanah; -Bangunan;-Peralatan;-Kendaraan;-Danain-lain, | Mandatory | __ High Fixed | Akses untuk membuat/menambah kategori asset terbatas 3 [Rewt | nerve pode pected rice Mandatory | Medium 4 | Bed | Membuat sub-grup ai dalam setiap kategori asset. Mandatory | High Menetapkan akun-akun GL yang berbeda (asset dan Fixed | akumulasi depresiasi) berdasarkan Kategori asset yong 5 | asset | berbeda untuk memudahkan posting nilai perolehan dan | Mandatory | High akumulasi depresiasi dari asset tersebut. Membuat dan maintain catatan data administrasi asset yang terdiri dari informasi antara lain: ‘Nama asset; -Kategori asset; -Lokasi asset; -Nilai perolehan; -Tanggal perolehan; -Tanggal Fixed | kapitalisasi; Cost center (pemilik asset); -Jenis_metode , © Asset | depresiasi dan tanggal depresiasi dima -Nilai depresasi | Mandatory | High untuk periode sekarang dan total; -Masa manfeat; -Nilai sekarang; -Kondlsi asset (baik, rusak, dan lain-lain); -Nama vendor; -lenis asset dalam kategori asset; -Dan lain-lain. anMembuat dan maintain database mengenai catatan data fisik asset yang digrup berdasarkan atas kategori asset, sebagai 7 | Ree | contoh: -Tanah (nama dan_-nomor sertfikat; -Kendaraan | Mandatory | High | {nomor mesin, nomor STNK, dan lain-lein); -Bangunan (nomor IMB -jka ada, luas bangunan, dan lain-lain). Fixed | Menehasilkan laporan detil dan ringkasan atas informasi asset | 8 | Reet | vang dapat di urutkan berdasarkan:-Lokasi;-Jenis asset dalam | Mandatory | High | sub-kategori asset; -Dan lain-lain, | Setting masa manfaat, status depresiasi (disusutkan / tidak | Fixed | disusutkan) dan basis depresiasi berdasarkan kategori asset, 9 Asset | dengan pilihan untuk mengubah nilai default setelah | Mandatory Heh diotorisasi oleh specified roles. Fixed | Pethitungan depresiasi untuk asset yang disusutkan secara 10 | Arcot | otOmatis berdasarkan masa manfaat dan basis depresiasi | Mandatory | High yang telah diset, serta menghasilkan journal entrynya. Fixed | Sistem dapat mengakomodasi perhitungan depresiasi yang ua berbeda, yaitu straight line untuk laporan komersial dan | Mandatory | High Asset double decline untuk laporan fiscal Fixed | Mengakomodasi penyajian laporan asset dalam bentuk | 12 | asset | komersial dan fskal(pajak) Mandatory | High Mengubah/ menetapkan tanggal ketika depresiasi terhadap | suatu asset harus dimulal/ dihentikan, dikarenakan | 43 | Fxed | pertimbangan operasional/ penyesuaian yang tertunda. | 13) asset | aturan yang default sebagai berikut: -Depresiasi dimulai pada | M@ndatory | Medium bulan asset tersebut diperoleh / dikapitalisasi; -Depresiast berhenti pada bulan asset tidak digunakan lagi Support depresiasi asset yang bukan merupakan asset baru Fixed | (e.g. asset hibah yang diperoleh mempunyai masa manfaat 10 , ™4 asset | tahun dan ketike diterima sudah di-depresiasi setama 5| M@ndatory | High tahun) Fixed | Melakukan melakukan perhitungan depreciation secara 15 | het | Moma Mandatory | High Fixed Memastikan biaya perolehan asset disusutkan penuh pada | 46 asset ___| akhir masa susut yaitu tidak ada ssa karena pembulatan. | Mandatory | Medium Tidak ada double-posting depresiasi terhadap suatu asset jika | Fixed ; 117 | Reser | tidak ada perubahan selma berjalannya perhitungan | Mandatory | High | depresiasi secara otomatis Fixed | Menghasilkan iaporan atas depresiasi aktual per ID asset, cost 18 | ecot | CeNter, Kategori asset dan per bulan serta agregat untuk | Mandatory High tahunan Fixed | Menghasilkan laporan atas Net Book Value per ID asset, cost *9'| asset__| center, kategori asset dan periode pelaporan. Mandatoty ), _ {eeMenghasilkan laporan atas asset yang baru diperoleh 20 | Fite | (penambahan asset baru) per cost center, Kategori asset, dan | Mandatory | High lain-ain, | Fixed | Support revaluasi asset (dalam hal book value) pada akhir 21 asset __| periode pelaporan (31 December). Mandatory | High 22 | fee | support asset dalam pengerjaan (konstrul Mandatory | High Fixed | Sistem bisa mengakomodasi untuk pencatatan asset yang 23 | Aecer | Masuk dalam kategori KCL (langsung di bebankan pada | Mandatory | High periode berjalan) 2a | Fred | support penghapusan asset. Mandat High heck spport penghapusan asset. indatory al Fixed | Menghasilkan laporan usulan penghapusan asset dan laporan 25 | asset | asset yang sudah dihapuskan. Maneatory | ‘Wal [rixed | SUBPO lsposal asset, apabila asset d-dsposal di suatu 26 masa/kondisitertentu, maka semua rilaibook value dariasset | Mandatory | High Asset di biayakan. 27 | Fixed |Support transfer asset (antar eabane) dan membuat url | sas aston | igh Asset___| transfer asset secara otomatis. Fixed | Menghasilkan laporan untuk transfer asset yang memuat 28 | asset__| informasi asset tersebut ex cabang mana, Maneaiey | Hef fixed | Sistem dapat memberikan informasi detail unit yang 29 | Keser __ | bertanggung jawab atas beban dari masing-masing asset | Mandatory | __ High yang di kelolanya Fixed | Sistem dapat menyajikan informasi detail terhadap 30 ‘ Mand: High Asset | perubahan yang terjadi seluruh asset-asset yang di kelola | M@ndetory e fixea | S¥Stem dapat_menyajikan informasi detail biaya 31 | je | Pemeliharaan dapat teridentifikasi yang terjadi pada | Mandatory | High | asset yang di kelola Fixed Sistem dapat mencatat asset hibah yang beberapa 32| Reset | nilainya sudan nol namun masih berfungsi dan di| Mandatory | High manfaatkan Fixed | Sistem bisa mengakomodasi pencatatan dan monitoring 33 | asset | terhadap asset yang terdiri dari beberapa sub-asset ean Het aa [Fired Sister bisa melakukan mengakomodasi untuk diakakan | sy stony | tigh Asset__| revaluasi atau appraisal asset 35 | FR¢ | Update report asset untuk laporan Kementrian BUNIN Mandatory | High 23,3.6 GENERAL LEDGER, CLOSING, & REPORTING oe ‘Membuat dan maintain GL master data yang meliputi antara losing. | aint -Kode perusahaan; Profit /cost centre; Kode akun GL;-| Mandatory | High sporting, | -2k28H-Danlarlain. ener! | Membuka dan membatasi akses ke GL master data yang telah closing | dibuat kepada semua pengguna atau beberapa | Mandatory High feporting, | Penaeuna/entitas. Gener ledger, Closing. a | D2Pat memprosesjumal, seperti reversal dan non-reversal. | Mandatory | High reporting General ledger, | menyimpan journal sebagai draft sebelum posti Mandator High closing & | Menvimpan ji a8 posting. v i |__| reporting (|General |g | ledger, | Menghasilkan secara otomatis nomor referensi jurnal untuk | 5 | closing & | posting. Mandatory High reporting General ledger, | Mengirim notifikasi ke specified roles untuk approve journal , closing & | tertentu. Mencstory, | Medium reporting General ledger, | Mengkonfirmasi journal entries yang telah di closing & | review dan posting. Maaatory)) Heh reporting General ledger, | Support jurnal standar dan recurring urnal yang diharapkan | 4, closing & | terjadi berulang secara periodik). Mandatory! Het reporting General ledger, | Bisa mengakomodasi kurs yang berlaku untuk transaksi input. | Mandatory | High closing & reportingGeneral ledger, | Menghasilkan jurnal laba rugi selisth kurs secara otomatis 10 | closing & | apabila ada kurs baru yang diinput. Mandatory | High reporting ‘6 panets! | Input manual journal entries untuk adjustments, meliput: so tlasing | Accruals; -Prepayments; -Amortisations; -Koreksi; -Dan lain- | Mandatory High reporting |!" General ledger, | Membatalkan dan memperbaiki journal entries untuk periode 22 | closing & | akuntansiyang masih dibuka. Weneaorve), High reporting 1 Penets! | Membatasi adjustment terhadap journal entries untuk 13 ween g, | Periode akuntansi yang telah ditutup (hanya specified roles | Mandatory High 2 & | tertentu). reporting | Sener | seintn serdeficle fancal periods dengan wg crc | Menentukan tanggal mulai dan akhir dari financial periods | Mandatory High ee | tersebut. reporting General | : | “as ledger, | Menetapkan dan megubah jumiah finncio! periods YANE | spangatory | igh (75 | closing & | menjadi financial year. | reporting General | Menghasilkan laporan eksternal dan manajemen, baik ledger, | konsolidasi maupun format yang detil (pusat/masing2 kantor | 7 | closing & | cabang),di antaranya:-Laba rugi;-Neraca; -Arus kas;-Laporan | Mandatory | High |__| reporting | detailed trial balance. General 17 ledger, | Dapat menyaian Teporan Kevangen oi masing-masiné | srandatory | High | closing & | cabang repor General ledger, | Kontrol di trial Balance terhadap saldo normal (e.g. AR tidak r Hi 48 | closing & | boleh negatifjumlahnya, dan lain-lin). Mencaiory 7 | reporting General ledger, | Menghasilkan laporan mutasi buku besar yang dapat di sort h *9 | closing & | per COA dan percabang dan pusat(yangsudah dikonsolidasi).| M@d@tory | Ha reporting General | Dapat menyajikan laporan antara satu periode dengan 20 | ledger, | okumulosi sampai dengan periode berjalan (contoh : Juni vs | Mandatory | High losing | Januari-Juni) 25| | Sgeer! | Bapat menyajtan laporan secara realtime atas perubahan | 22 | dse" | masing-masing akun COA yang terjadi selama periode | Mandatory | High ng & | berjalan, reporting | General | ledger, | Laporan yang dihasilkan dapat di-print out dan di-export r High 2? | closing & | dalam format excel, pdf, dan lain-lain. Mandatory = reporting General 23 |ledeer, | Menutup sub-fedgers untuk period end closing di Kantor | spsnaatory | igh closing & | cabang dan pusat. reporting | General 24) Direct posting transaksi dari subledger ke general ledger. Mandatory High reporting General ledger, “Hard close" periode GL. di kantor cabang atau kantor pusat 25 | closing & | untuk menolak re-opening GL. Mandatory | High reporting General ledger, | “Hard close” untuk kantor cabang hanya dapat dieksekusi , 26 | closing & | oleh kantor pusat. Mandatory | High reporting General_| Auto carry forward saldo ke periode yang baru setelah tutup | ledger, | bulan/tahun telah dilakukan dan auto update saldo yang di- High 77 | closing & | carried forward untuk segala back posting ke periode | Mandatory ie reporting | sebelumnya. General ledger, | Menutup semua saldo revenue dan expense ke akun Retained 28 | closing & | Earnings secara otomatis. Mandatory | High reporting General ledger, | Pilihan untukre-open sub-ledger setelah ditutup (‘soft close”) , 79 | closing & | untuk period-end accounting activities. Mandatory | Medium |_| reporting | |General 20 | led8er, | Rekonsliasi subedger bolanees dengan GL balances SeC23| wrsndatory | High closing & | otomatis. reporting Renee! | Menghasilkan journal entries untuk mengkonsoldasi / 31 asthe a, | Mengelompokkan beberapa buku perusahaan ke satu buku | Mandatory High Sporting | Korporat. 26General ledger, Menghasilkan recurring journal untuk mencatat eliminating Be closing & | journal entries. Mandatory Hee reporting | General | | ledger, System bisa mencatat data pelaku/user yang melakukan 33 | closing & | transaksijurnal secara detil Maney) «Heh reporting 3.7 PENGELOLAN SISTEM PELAPORAN AD-HOC & ANALITIK, BUSINESS INTELLIGENCE (DASHBOARD) FINANCE DAN ACCOUNTING Pelaporan yang terintegrasi dengan seluruh data keuangan untuk disajikan dalam bentuk dashboard untuk BoD. 1 | Laporan Analitik | Kemampuan menghasilkan report analytic, | Mandatory High (Analytical untuk bidang finance dan accounting. Report) _ 2 | Import Data | Kemampuan untuk melakukan import data ke | Mandatory High server lokal (PC) untuk proses analisa, misalnya ke dalam spreadsheet. __ 3° | EkstrakData— | Kemampuan untuk — melakukan ekstrak | Mandatory High data/informasi ke local storage untuk keperluan analisa, mengupdate informasi menggunakan custom form, mengubah informasi secara real time, menyimpan perubahan untuk untuk diproses di seat yang akan datang, dan mengembalikan informasi yang sudah diubah Kembali ke data warehouse. 4 | Forecasting & | Kemampuan untuk melakukan forecasting, | Mandatory High Pemodelan budgeting, analisa, pemodelan _bisnis, mendefinisikan sasaran (goal), analisa regresi, menggunakan fungsi-fungsi statistik dan keuangan serta dapat melakukan segmentasi data. S| Ragam Mampu menghasilkan berbagai ragam tipe | Mandatory High Pelaporan Feport, seperti columnar, pivot, melakukan akumulasi dan kalkulasi_ yang _kompleks, membuat drill up dan drill down report, text dan graphical, kontrol font, membuat katalog, membust layout report dan set preferences. 6 | Ragam Diagram | Memiliki berbagai macam tipe diagram (chart) | Mandatory High dan kombinasinya, diagram 2D, 3D, display multi skala, split, slide show, custom drawing, peta 7(map), clipart, template diagram, dan update otomatis. 7 | Proteksi Akses | Memiliki kemampuan proteksi akses database, | Mandatory High mulai dari table level, fied level, hingga field content. 3 |Tipe Dokumen | Kemampuan menghasikn berbagai_tipe | Mandatory High dokumen, seperti small text, eraphical, dsb. 3 | OtomasiTask | Kemampuan untuk mengotomasi task-task yané | Mandatory High sering digunakan, dan mendefinisikan form. 10 | Remote & Stand | Memillki kemampuan remote access, stand | Mandatory High Alone Access alone access, _internal/external dan collaboration. 3.8 PENIUALAN (PRODUKSI) Sons Master | Sistem mendukung master data penjualan yang terdiri dari Data master data pelanggan, jasa, dan kondisi harga. Mandatory | Highs Master | Sistem mendukung memasukkan informasi yang lebih rinci “ Data tentang Pelanggan, jasa dan Mitra bisnis. Mandatory | _ teh Master | Mendukung Struktur data yang lebih fleksibel terhadap Data lingkungan bisnis. wemneeeeny | Hist Master | Data Master Khusus untuk mendukung proses penjualan Data dan proses pemesanan. Wanestory| leh 3.9 PEMBELIAN & PERSEDIAAN Gene itur | Sistem dapat menyajikan semua informasi_mengenai 1 | Umum. | fekanan (General Data, Accounting Data, Purchasing Data, | Mandatory Material Supply, Service Supply dll) secara detail.Fitur Umum Sistem dapat menyajikan informasi mengenai_historis pengadaan (Purchase Order terakhir, sumber supply, long term Agreement, Fixed Vendor) sebagai referensi dalam pengambilan keputusan untuk proses pengadaan suatu item material, ‘Mandatory High Fitur Umum Sistem mempunyai kemampuan untuk membuat surat permintaan penawaran harga (Request for Quotation) berdasarkan referensi Purchase Request (PR) untuk satu rekanan atau untuk sistem kuota Mandatory High Fitur Umum Sistem menyediakan fasilitas yang dapat digunakan untuk pembelian yang langsung dibebankan pada pusat biaya (Direct Purchase) untuk item material tertentu, Mandatory High Fitur Umum Sistem dapat mendukung proses pembelian material secara bertahap. ‘Mandatory High Fitur Umum Sistem mempunyai kemampuan untuk memberikan pesan untuk melakukan proses pengadaan berdasarkan tanggal dibutuhkan. Mandatory High Fitur Umum ‘Sistem mempunyai fasilitas untuk mengirimkan Request for Quotation dengan menggunakan media Facsimile, Internet, EDI secara langsung dari sistem aplikasi. Mandatory High Fitur Umum Sistem menyediakan fasilitas untuk mencatat penawaran dari rekanan (Quotation) untuk material / service. Mandatory Fitur | Umum Sistem dapat menyajikan semua informasi status Request for Quotation. Mandatory High 10 Fitur Umum Sistem dapat berintegrasi dengan sistem keuangan untuk membuat Cosh Forecast mengenai perencanaan pengadaan. Mandatory High Fitur Umum ‘Sistem mempunyai kemampuan untuk membuat Purchase Order document secara langsung dari iter. Mandatory High 2 Fitur Umum Sistem dapat menyajikan garis besar kontrak pembelian (Outline Purchase Agreement) yang berisi (Quantity Contract, Value Contract dan Schedulling Agreement) sebagai dasar untuk memonitor status purchase order yang telah disetuj Mandatory High 13 Fitur Umum Sistem menyajikan informasi delivery schedule dari suatu purchase order dengan metoda pengiriman bertahap. Mandatory High 14 Fitur Umum Sistem mempunyai kemampuan untuk proses pengadaan jasa (service) berdasarkan jasa yang dibutuhkan, Mandatory High 15 Fitur Umum Sistem dapat memonitor perjanjian kontrak untuk pekerjaan jasa mengenai progrress pekerjaan yang telah dilakukan oleh rekanan. Mandatory High 29Sistem menyediakan fasilitas untuk konfirmasi kepada Fitur | rekanan mengenai status pengiriman barang. (Shipping 6 46 | Umum Notification & Confirmation) melalui media printer, | M@ndatory High facsimile, internet, dl.) | Sistem mempunyai kemampuan mengevaluasi rekanan me Fitur | secara otomatis, semi otomatis dan manual dithat dai | ro ee Umum parameter tertentu (Price, Quality, Delivery, Service dan dari v ® definisi user). sistem dapat menyajikan laporan yang besifat analysis (ABC fitur Analysis mengenai nilaipengadaan yang disortir 18 | Gimim | berdasarkan kode rekanan, Total Anaiysis mengenai suatu | Mandatory | High purchase order, Frequency Analysis mengenai tingkat pengadaan suatu material). Sistem dapat mendukung proses pengadaan yang dilakukan Fitur tanpa referensi purchase order Emergency) dimana tersedia 18! Umum | fasilitas untuk mendefinisikan item tertentu yang masuk | M@ndatory High dalam kriteria Emergency Material. Sistem mempunyai authorization leveling berdasarkan Fitur struktur organisasi dan fungsinya serta aktivitas yang 2° Umum | dipunyai user. Autorisasi ini digunakan untuk merealisasikan | Mandatory | High suatu Purchase Order. | Fitur Sistem mempunyai kemampuan terhubung dengan proses | dato High 21 | Umum __ | pengadaan yang di lakukan secara Online E-Procurement. | Mandatory - = Sistem mendukung proses pengadaan luar negeri misalnya 22 | fi ‘masalah Letter of Credit (LC) dan masalah administrasi untuk | Mandatory | High um _| barang-barang impor. PENERIMAAN MATERIAL (GOODS RECEIVING) 1 | ,___ Seed Terdapat fetd pada sistem untuk mencatat dokumen | wecgtory | digh Receive _ pendukung penerimaan item. Good | Sistem dapat mengidentifikasikan apakah penerimaan ini at > | Receive | adalah penerimaan final atau pengiriman partial Mandatory,| Heh Good | Sistem mempunyai kemampuan untuk mencatat pengirimen 3 | peceh partial, dan sistem harus memberikan tanda bahwa| Mandatory | High jecelve | Purchase Order masih terbuka (open). Good | Sistem memberi flag tertentu pada item tertentu yang siap , Mandator High | * | Receive | untuk diinspeksi. v 8 Good | Sistem dapat mengklasifikasikan item atas : “receive-with 5 | pecei hnotes”, misalnya item diterima tetapi perlu untuk di-epair | Mandatory | High SceING _| agar dapat digunakan, all terial d 6 Good | Sistem dapat memenitor status penerimaan material da | pas nastony | igh Receive _| inspeksi sampairealisasi penerimaan. Gooa | Sistem secara langsung dapat meng- update nila inventory 7 | pecei dari proses Goods Receipt ini dan menjadi informasi untuk | Mandatory | High Receive ° proses verfikasi pembayaran. 304, Invoice Verification Sistem mempunyai kemampuan verifikasi data untuk tagihan berdasarkan referensi dokumen Goods Receipt, dan Purchase Order secara langsung dari sistem Mandatory High Invoice Verification ‘Sistem mempunyai kemampuan untuk verifikasi data untuk tagihan pekerjaan jasa__berdasarkan laporan__hasil pemeriksaan pekerjaan jasa dan kontrak pengadaan jasa Mandatory High Invoice Verification Sistem mempunyai kemampuan untuk melakukan verifikasi data tanpa referensi dokumen GR dan dokumen PO misalnya untuk item / pekerjaan Emergency Mandatory High Invoice Verification Tersedia fasilitas untuk preliminary posting ke General Ledger pada sistem keuangan sebagai preliminary posting. Mandatory High Invoice | Verification Tersedia fasilitas untuk posting perbedaan harga antara nilal dari referensi Purchase Order dengan dokumen Goods Receipt Mandatory High Invoice Verification Tersedia fasilitas untuk mendefinisikan tipe pajak tertentu pada Klasifikasi material tertentu (deductible and non- deductible tax) yang digunakan pada saat memverifikasi | invoice dari rekanan. Mandatory High Invoice Verification Tersedia fasilitas untuk memproses invoice rekanan seperti: | | . Down payment Delivery Cost Unplanned delivery cost Mandatory High Invoice Verification Tersedia fasilitas untuk memblokir suatu invoice jika terjadi perbedaan di bawah ini . Perbedaan jumlah ° Perbedaan harga . Perbedaan kualitas Perbedaan jadwal pengiriman melewati nilai anggaran Mandatory High Kebutuhan Pelatihan submodul yang diimplementasikan kepada calon key user (Training of Trainer). Pelaksana Pekerjaan wajib memberikan training/pelatihan secara fungsional pada semua b. Pelaksana Pekerjaan wajib memberikan training/pelatihan secara fungsional pada semua submodul yang diimplementasikan kepada pengguna akhir / end user (End User Training). atBema LUE LULU 1, PERSYARATAN PERUSAHAAN PELAKSANA PEKERJAAN 1.1 Perusahaan Pelaksana Pekerjaan adalah sistem integrator yang pernah melaksanakan implementasi sistem aplikasi ERP pada sedikitnya 3 (lima) implementasi siklus penuh (full cycle implementation) dibuktikan dengan copy surat kontrak pekerjaan dan bersedia diverifikasi; 1.3. Pelaksana Pekerjaan wajib memenuhi tenggat waktu implementasi yang disepakati 14 Pelaksana Pekerjaan wajib memiliki kemampuan dalam mengelola barang dan jasa yang ditawarkan yang dibutuhkan oleh Perum LPPNPI dalam implementasi 15 Pelaksana Pekerjaan wajib memiliki tenaga ahli yang berkemampuan dalam melekukan kustomisasi sistem ERP 1.6 Pelaksana Pekerjaan_wajib melakukan alih (transfer) pengetahuan yang optimal, sehingga Perum LPPNPI siap untuk mengoperasikan dan mengembangkan lebih lanjut secara mandiri. 1.7 _ Proposal implementasi harus mencakup perencanaan time line, staffing dan level keahlian yang dimiliki. Oleh karena itu, Curriculum Vitae (CV) personal dari implementor wajib diserahkan dan bersedia diverifikasi. 8 Pelaksana Pekerjaan wajib menyediakan seluruh jasa yang diperjanjikan dengan Perum LPPNPI. Jumlah serta kualitas dari jasa serta pelaksanaannya harus disetujui terlebih dahulu oleh Perum LPPNPI dan selanjutnya apabila ada perubahen akan diterbitkan amandemen atas kontrak; 1.9. Pelaksana Pekerjaan tidak diperkenankan untuk melakukan perubahan terhadap spesifikasi dan program kerja yang telah disetujui termasuk setiap perubahan pada budget atau waktu proyek dan mengambil tindakan koreksi, yang dapat menimbulkan kerugian kepada Perum LPPNPI tanpa persetujuan dari Perum LPPNPI; 1.10 Atas semua fasilitas yang akan digunakan, Pelaksana Pekerjaan bertanggung jawab sepenuhnya atas seluruh biaya yang digunakan apabila biayanya melebihi jumlah yang dicantumkan oleh Pelaksana Pekerjaan di dalam proposal atau kontrak; 1.11 Pelaksana Pekerjaan wajib menjaga kerahasiaan data dan informasi terkait dengan data dan informasi yang dimiliki Perum LPPNPI dan tidak memberikan data dan informasi yang berkaitan kegiatan implementasi kepada pihak ketiga manapun. 322, PERSYARATAN TENAGA AHLI Untuk pekerjaan ini Pelaksana Pekerjaan harus menyediakan tenaga ahli yang terdiri dari a. b iG Project Manager Bisnis Anais Developer Dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing tenaga ahli serta kriteria yang dibutuhkan 2.1 PROJECT MANAGER Fungsi: Bertanggung jawab untuk menganalisis dan mengarahkan kegiatan-kegiatan terkait implementasi sistem ERP dengan tanggung jawab pengawasan untuk semua staf yang ditugaskan ke proyek, dan koordinasi proyek. Tugas: a. b. ze Menyusun seluruh jadwal implementasi ERP di Perum LPPNPI; Melaporkan perkembangan pekerjaan secara periodik; Menetapkan semua kebutuhan (resource) dan waktu; Membuat keputusan yang berhubungan dengan perubahan spesifikasi, alokasi proyek, program teknis, prioritas proyek dan biaya proyek; Memonitor perubahan jadwal dan mengidentifikasi dampak yang mungkin terjadi; Memonitoring proyek agar tetap di dalam tujuan yang telah ada dalam kontrak. Bertanggung jawab atas pemakaian alat-alat pendukung (support tools) dan metodologi; Bertanggung jawab atas perubahan contro! procedure yang berdampak pada perubahan budget dan/atau proyek; Bertanggung jawab atas semua pekerjaan yang akan diserahkan; Bertanggung jawab penuh terhadap keberhasilan proyek. 33Kriteria Project Manager: a. Pendidikan minimal Sarjana (S1) atau setingkat, dengan pengalaman di project implementasi ERP sebagai pemimpin proyek terkait dengan implementasi ERP mini jal 10 (sepuluh) tahun, atau lebih; b. Memiliki pengalaman proyek manajemen untuk implementasi transformasi IT dan ERP minimal 3 (sepuluh) full cycle project implementation; c. Memiliki pengalaman implementasi transformasi IT dan ERP; d. Memiliki pengalaman dalam pekerjaan penyusunan jadwal Implementasi ERP; dan 2.2. BISNIS ANALIS a. Fungsi dan Tugas Fungsi: Bertanggung jawab dalam mendesain, mengkonfigurasi, dan menguji submodul yang menjadi tanggung jawabnya dan memastikan keberhasilannya dalam sistem ERP. Tugas: a. Memastikan hasil pekerjaan sudah sesuai dengan seharusnya dan sesuai dengan tenggat waktu yang diharapkan b. Mendesain, mengkonfigurasi dan menguji submodul ERP yang menjadi tanggung jawabnya ¢. Bertanggung jawab atas keberhasilan pelaksanaan dan dukungan terhadap ERP, termasuk menyediakan keahlian, bimbingan, presentasi, dan instruksi atas produk ERP kepada pengguna; d. Bertindak sebagai penghubung antara pengguna dan vendor troubleshooting: menyelidiki, menganalisis, dan memecahkan masalah software dan memetakan proses kebutuhan bisnis pengguna, proses dan tujuan; e, Mengembangkan modifikasi produk yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pengguna. b. Kriteria Bisnis Analis a. Pendidikan minimal Sarjana ($1) atau setingkat dengan pengalaman min 5 (lima) tahun dalam konfigurasi ERP; 34b. Memil i. pengalaman implementasi ERP setidaknya 3 (lima) full cycle project implementation; ©. Memiliki pengetahuan bisnis proses dan keterampilan proses desain; dan d. Memiliki sertifikasi konsultan ERP dari Prinsipal Aplikasi ERP. 2.3 DEVELOPER a, Fungsi dan Tugas Fungsi : Bertanggung jawab dalam atas pengawasan terhadap aktivitas implementasi sesuai dengan waktu, budget, dan kebutuhan. Tugas: a. Memastikan hasil pekerjaan sudah sesuai dengan seharusnya dan sesuai dengan tenggat waktu yang diharapkan b. Memastikan pengembangan Report, Interface, Conversion, Enhancement dan Forms di sister ERP sesuai dengan kebutuhan dan blueprint yang telah disetujui serta functional specification. Memastikan berjalannya unit dan integration test terkait pengembangan Report, Interface, Conversion, Enhancement dan Forms. d. Memastikan tersedianya dokumentasi teknis terkait pengembangan Report, Interface, Conversion, Enhancement dan Forms. b. Kriteria Developer imal Sarjana (S1) atau setingkat dengan pengalaman lebih dari 5 a. Pendidikan (delapan) tahun dalam pengembangan program di sistem ERP khususnya ; b, Memiliki pengalaman implementasi ERP setidaknya 3 (lima) full cycle project implementation; 35Ose UUme cOa aL U) 1. JANGKA WAKTU PELAKSANAAN Waktu pelaksanaan pekerjaan implementasi sistem aplikasi ERP ini adalah 4 (empat) bulan. 2. LOKASI PEKERJAAN Lokasi pekerjaan melingkupi di Kantor Pusat Perum LPPNPI 3. JADWAL SELEKSI PELAKSANA PEKERJAAN / Tanggal Kegiatan Keterangan | Senin, 5 Juni 2017 | Pengiriman dokumen TOR — kepada calon pelaksana 5PM a | Rabu, 7Juni2017 | Aanwijzing Tempat Kantor Pusat Perum LPPNPI JI. Ir Juanda No 1 | Tangerang Banten Jam 09:00 | _ wis _ Jumat, 9 Juni 2017 | Penyerahan proposal teknis | Batas akhir calon pelaksana dan RAB | pekerjaan untuk memasukkan proposal | penawaran pekerjaan dan RAB hari Senin, 5 Juni 2017 jam 17:00. Senin, 12 Juni 2017 | Pemberitahuan jadual | a Beauty Contest | — Rabu, 14 Juni 2017 | Pelaksanaan Beauty contest | Calon pelaksana pekerjaan dan Kamis, 15 Juni mendemokan aplikasi yang 2017 sudah disiapkan untuk memenuhi kebutuhan Perum | LPPNPI. Rabu, 21 Juni 2017 | Pengumuman pemenang 36