BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Kas Kecil

Pengertian Kas kecil atau petty cash adalah uang yang dicadangkan oleh
entitas bisnis/perusahaan untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang
bersifat rutin namun jumlah nominalnya relatife kecil, serta tidak material.
Kas kecil (Petty Cash) adalah sejumlah dana yang dibentuk khusus untuk
pengeluaran yang bersifat rutin dan relative kecil jumlahnya. Kas kecil
digunakan untuk mendanai pengeluaran-pengeluaran pimpinan yang
jumlahnya relative kecil seperti dana entertain klien atau rekan kerja
pimpinan, dana konsumsi untuk kepentingan rapat, dan sebagainya. Sebagai
orang yang dipercaya pimpinan untuk mengelola kas kecil, sekretaris harus
dapat mengatur dan merencanakan penggunaan dana kas kecil dan membuat
catatan keuangan yang dibukukan kembali oleh bagian keuangan perusahaan.
Pengelolaan kas kecil keuangan dilakukan oleh Biro
Kesekretariatan atas pengeluaran-pengeluaran tunai yang bersifat relative
kecil. Hal ini dilakukan untuk mendukung tugas pelaksanaan yang ada.
Maksud diadakannya kas kecil adalah agar kesekretariatan tidak perlu
meminta dana kebagian keuangan.
Tujuan dibentuknya dana kas kecil untuk mempercepat kegiatan
atasan yang mempergunakan dana secara mendadak dan tidak terencana,
menghindari cara-cara pembayaran pengeluaran yang relative kecil dan
mendadak yang tidak ekonomis dan tidak praktis, sebagai contoh pimpinan
kedatangan tamu mendadak kemudian pimpinan ingin menjamu tamu
tersebut, maka rasanya tidak ekonomis dan tidak praktis kalau sekretaris harus
melakukan pembayaran entertain tersebut dengan menggunakan cek atau
bilyet giro.

Karakteristik dasar dari kas kecil adalah :

 a. Kas kecil jumlahnya dibatasi, tidak lebih atau tidak kurang dari suatu
jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan.
Besarnya kas kecil tergantung kebijaksanaan masing-masing perusahaan.
b. Kas kecil dipergunakan untuk membiayai dan mendanai pengeluaran-
pengeluaran yang sifatnya rutin setiap hari.
c. Kas kecil disimpan ditempat khusus, biasanya dengan menggunakan kotak
kecil yang disebut dengan Petty Cash Box.
d. Ditangani atau dipegang oleh petugas keuangan tingkatan pemula

Tujuan dibentuknya kas kecil adalah :

a. Menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dialami oleh
suatu bagian di kantor
b. Menghindari cara pembayaran yang tidak ekonomis juga tidak praktis atas
pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan mendadak.
c. Meringankan beban staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara
maksimal kepada pelanggan juga termasuk kepada relasi bisnis pimpinan. 
d. Mempercepat aktivitas atasan yang menggunakan dana secara mendadak
dan juga tidak terencana sebelumnya.
Pembayaran Kas Kecil

1. Pembayaran melalui kas kecil dilakukan untuk suatu hal seperti berikut:
2. Pengeluaran kas kecil biasanya telah ditentukan batas maksimalnya setiap
terjadi pengeluaran
3. Pengeluaran tidak diperbolehkan untuk pemberian pinjaman (utang)
kepada staf
4. Bukti pengeluaran kas kecil harus ditanda-tangani oleh bagian pemengang
petty cash
5. Apabila ada bukti pembayaran, semisal kuitansi, faktur atau bukti
pendukung yang lain harus dilampirkan juga pada bukti pengeluaran kas.
Pengisian Kas Kecil
1. Jadi apabila jumlah nominal uang yang terdapat dalam akun kas kecil telah
menipis, maka dana kas kecil harus diisi lagi dengan cara sebagai berikut:
2. Pemegang petty cash mengajukan permintaan kepada bendahara kas
3. Pemegang petty cash menyiapkan daftar pengeluaran yang telah dilampiri
bukti transaksi atas pengeluaran kas kecil.
4. Jika telah sesuai dengan ketentuan, bendahara kas memberikan tanda
persetujuan kepada formulir permintaan tersebut dan memberi dana
sebesar jumlah nominal kas kecil yang sudah dikeluarkan.

2.2 Dokumen yang dibutuhkan dalam pengelolaan dana kas kecil

Dokumen atau bukti pemakaian Kas kecil ada dua yaitu bukti pengeluaran
Intern dan bukti pengeluaran Ekstern. Peralatan atau dokumen yang
dibutuhkan dalam pengelolaan dana kas kecil adalah :
1. Bukti kas keluar
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi
akuntansi kepada fungsi kas besar yang tercantum dalam dokumen
tersebut. Dalam sistem dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat
pengisian kembali dana kas kecil.
2. Cek
Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank
melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang/badan yang namanya
tercantum pada cek atau pembawa cek.
3. Permintaan pengeluaran kas kecil
Dokumen ini digunakan oleh pemakai kas kecil untuk meminta sejumlah
uang kepada pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil
dokumen ini berfungsi sebagai bukti pengeluaran. Dokumen ini diarsipkan
oleh pemegang kas kecil menurut
nama pengeluaran dana kas kecil.
4. Bukti pengeluaran kas kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk
mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini
 dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh
pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil.
5. Permintaan pengisian kembali kas kecil.
Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta
kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian
kembali dana kas kecil.
1.RECEIPT
Bukti transaksi adanya penerimaan uang karena adanya
pembayaran.
2. INVOICE
Bukti terjadinya transaksi pembelian atau penjualan secara kredit.
3. CEK
Surat yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan
pembayaran sejumlah uang kepada orang/badan yang namanya
tercantum di dalam cek.
4. BILYET GIRO
Surat perintah memindahbukukan sejumlah uang yang tertera dari
rekening nasabah lain pada bank yang bersangkutan.

2.3 Macam-macam metode dalam pengelolaan kas kecil

Melakukan tahapan-tahapan pengelolaan dalam penggunaan dana
yang ada, sehingga ketika laporan penggunaan kas kecil diminta oleh pihak-
pihak yang terkait dapat ditunjukkan dengan segera dan lengkap tanpa ada
kesalahan.
Metode pencatatan kas kecil ada dua yaitu :

a. Metode Tetap (Imprest fund system)

Metode Tetap adalah metode pembukuan kas kecil dimana rekening kas
kecil jumlahnya selalu tetap. Setiap pengeluaran kas terjadi, pemegang
petty cash tidak serta merta langsung mencatatnya, tetapi hanya sekedar
mengumpulkan bukti transaksi
pengeluarannya.
Ciri-ciri :
1. Bukti-bukti penggunaan dana kas kecil dikumpulkan oleh pengelola
kas kecil.
2. Pengisian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang sama
jumlahnya dengan dana kas kecil yang telah digunakan sehingga
jumlah dana kas kecil kembali kepada jumlah yang ditetapkan semula.

Langkah-langkah operasional metode imprest :

1. Pembentukan dana kas kecil dimana pemegang kas kecil diberi
sejumlah uang tunai yang nantinya untuk pembayaran atas pengeluaran
yang diperkirakan bisa memenuhi kebutuhan dalam dalam waktu
tertentu.
2. Dana kas kecil dipergunakan untuk pembayaran transaksi
pengeluaran . 
3. Setelah dana kas kecil habis/hampir habis, kasir membentuk kembali
dana kas kecil, mengisinya sebesar jumlah nominal pengeluaran yang
terjadi.
Keuntungan metode Imprest :
1. Menghemat waktu dalam pembukuan
2. Memudahkan untuk mengetahui setiap pengeluaran berdasarkan pos-
pos pengeluaran pada setiap pembukuan
3. Karena jumlah dana kas per periode selalu sama sehingga
memudahkan bendahara untuk menentukan jumlah dana perbagian/
unit per periode Pemegang kas/pimpinan akan berhati-hati dalam
mengelola keuangannya mengingat dalam system ini tidak ada
penambahan dana ditengah periode.

Kelemahan metode Imprest :

1. Hanya dapat mengecek saldo kas di akhir bulan / akhir transaksi
2. Petugas kas kecil atau sekretaris tidak dapat sewaktu-waktu
mengambil/mengisi kas
 3. Tidak dapat sewaktu waktu mengecek dana kas .

b. Metode berubah-ubah (Fluctuating fund system)

Metode berubah-ubah adalah suatu metode pengisian dan
pengendalian kas kecil dimana jumlah kas kecil akan selalu berubah-ubah
(sesuai dengan kebutuhan). sistem ini menghendaki bahwa jumlah
nominal kas kecil tidak ditetapkan  akan tetapi sesuai dengan kebutuhan.
Misalnya, ketika pertama kali membuat kebijakan, perusahaan menetapkan
jumlah nominal kas kecil sebesar Rp 5 Juta kemudian digunakan sesuai
dengan kebutuhan dan kemudian kas kecil diisi kembali. Ketika waktu
pengisian,  jika perusahaan
menggunakan sistem dana tetap, maka jumlah kas kecil harus sama
jumlahnya dengan saldo awal kas kecil. Namun pada metode sistem dana
berubah (dana mengambnag), jumlah pengisian kembali kas kecil tidak
harus sama dengan jumlah nominal saldo awalnya, jadi bisa kurang
maupun lebih.

Cirri-ciri :
1. Pembentukkan dan pengisian kembali dana kas kecil di catat di debet
dalam akun kas kecil.  
2. Bukti pengeluaran kas kecil di catat dalam buku jurnal kas kecil
dengan mendebet akun-akun yang terkait dengan penggunaan dan
kredit akun kas kecil.    
3. Besarnya jumlah dana kas kecil yang disediakan berfluktuasi
disesuaikan dengan perkembangan kegiatan bagian-bagian pemakai
dana. 

Keuntungan metode Fluctuating :

1. Saldo kas kecil dapat diketahui setiap saat
2. Apabila dana kas kecil tidak cukup administrasi atau petugas kas kecil
dapat meminta/mengambil dana kembali
3. Dana awal tiap periode selalu sama
 4. Mudah dilakukan pengontrolan terhadap buku kas

Kelemahan metode Fluctuating :

1. Tidak dapat diketahui pengeluaran terbanyak digunakan untuk apa

Perbedaan antara metode dana tetap dengan metode fluktuasi sebagai

berikut:
1. Dalam metode dana tetap, pengeluaran yang dilakukan oleh kasir kas kecil
tidak di buat jurnal sedangkan dalam metode fluktuasi pengeluaran yang di
lakukan oleh kasir kas kecil di buat jurnal.
2. Dalam metode dana tetap, Besarnya penggantian sebesar pengeluaran yang
telah dilakukan sehingga saldo kas kecil selalu tetap seperti semula.
sedangkan dalam metode fluktuasi pengisian kembali tidak harus sebesar
pengeluaran yang di lakukan.
3. Dalam metode dana tetap, saldo kas kecil tetap (seperti semula) sedangkan
dalam metode fluktuasi saldo kas kecil berubah-ubah (tidak tetap)

2.      Peralatan yang dibutuhkan untuk pengelolaan dana kas kecil

Untuk dapat mengelola adm inistrasi dana kas kecil, peralatan yang dibutuhkan
antara lain:
1. Formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil
2. Formulir permintaan pengeluaran kas kecil
3. Jurnal pengeluaran kas
4. buku jurnal kas kecil
5. buku laporan penggunaan dana kas kecil
6. bukti pengeluaran kas kecil
7. alat tulis dan alat hitung

3.      Prosedur pengelolaan dana kas kecil

Pengelolaan dana kas kecil merupakan proses pengelolaan bukti transaksi dana
kas kecil sampai pencatatan buku kas kecil. Beberapa prosedur pengelolaan kas
kecil antara lain sebagai berikut:
 a.       Pembentukan dana kas kecil
Dana kas kecil dibentuk berdasarkan surat keputusan kepala bagian keuangan.
Dalam perusahaan yang memiliki standar prosedur operasional, semua jenis
pengeluaran kas melibatkan bagian utang sehingga unit organisasi yang terlibat
dalam prosedur pembentukan dana kas kecil adalah bagian utang, bagian kasir,
bagian jurnal dan laporan, serta pemegang dana kas kecil. Tugas masing-masing
bagian adalah sebagai berikut:
1)      bagian utang
2)      bagian kasir
3)      bagian jurnal dan laporan
4)      pemegang dana kas kecil

b.      Pengeluaran dana kas kecil

formulir yang digunakan dalam pengeluaran dana kas kecil terdiri atas formulir
surat permintaan pengeluaran dana kas kecil dan bukti pengeluaran kas kecil.
Pihak yang terlibat dalam pengeluaran atau penggunaan dana kas kecil adalah
penggunadana kas kecil dan pemegang dana kas kecil. Kegiatan masing-masing
pihak adalah sebagai berikut:

1. Pemakai dana kas kecil

1. mengisi surat permintaan pengeluaran dana kas kecil sebanyak dua lembar
untukselanjutnya diserahkan kepada pemegang dana kas kecil.
2. menerima uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil
lembar pertama dari pemegang dana kas kecil.
3. mengumpulkan bukti-bukti penggunaan dana kas kecil untuk dijadikan
pendukung bukti     pengeluaran kas kecil.
4. mengisi formulir bukti pengeluaran kas kecil berdasarkan data bukti
pendukung.
5. menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat
permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar pertama kepada pemegang
 dana kas kecil untuk ditukar dengan surat permintaan pengeluaran dana kas
kecil lembar kedua.
6. menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar kedua yang
telah dicap lunas dari pemegang dana kas kecil untuk diarsipkan.

2. Pemegang dana kas kecil

1. menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2 dari
bagian yang memerlukan dana (pemakai).
2. menyerahkan uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil
lembar 1 kepada  pemakai dana kas kecil.
3. menerima bukti pengeluaran kas kecil, bukti pendukung dan surat
permintaan pengeluaran kas kecil lembar 1 dari pemakai dana kas kecil
sebagai bukti pertanggungjawaban.
4. membubuhkan cap lunas pada bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti
pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2.
5. menyerahkan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 2 yang
telah dicap lunas kepada pemakai dana kas kecil.
6. menyiapkan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat
permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1. Dokumen-dokumen
tersebut diserahkan kepada bagian utang pada saat pengajuan permintaan
pengisian kembali dana kas kecil.

c. Pengisian kembali dana kas kecil

Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan apabila sisa dana kas kecil dipandang
tidak akan cukup untuk memenuhi permintaan bagian-bagian pemakai dana kas
kecil. Formulir dan dokumen yang diperlukan dalam pengisian dana kas kecil
terdiri atas formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil, formulir bukti
pengeluaran kas, dan bukti pengeluaran kas kecil beserta dokumen pendukungnya.
Pihak-pihak yang terlibat dalam pengisian kembali dana kas kecil adalah
pemegang dana kas kecil, bagian utang, bagian kasir, serta bagian jurnal dan
laporan.
C.     MUTASI DANA KAS KECIL
Pada Mutasi atau peerubahan kas pada dasarnya terjadi akibat adanya penerimaan
dan pengeluaran dana. Dana kas kecil diterima dari kas umum dan dikeluarkan
melalui bagian-bagian pemakai dana.
                                              
1. Transaksi yang mengakibatkan terjadinya mutasi dana kas kecil
Transaksi yang mengakibatkan terjadinya mutasi dana kas kecil adalah sebagai
berikut:
transaksi pembentukan dana kas kecil sebesar jumlah menurut keputusan kepala
bagian keuangan, dokumen transaksi tersebut adalah sebagai berikut:
bukti pengeluaran kas yang dibuat oleh bagian utang
surat keputusan kepala bagian keuangan sebagai dokumen pendukung

transaksi pemakaian dana kas kecil melalui bagian-bagian pemakai dana,

dokumen traksaksi tersebut adalah sebagai berikut:
bukti pengeluaran dana kas kecil yang dibuat bagian-bagian pemakai dana
bukti-bukti penggunaan dana seperti nota kontan, dan kuitansi yang dibuat pihak
luar perusahaan sebagai dokumen pendukung.
surat permintaan pengeluaran dana kas kecil yang dibuat bagian-bagian pemakai
sebagai dokumen pendukung

transaksi pengisian kembali dana kas kecil, dokumen transaksi tersebut adalah
sebagai berikut:
bukti pengeluaran kas yang dibuat bagian utang.
surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebagai dokumen pendukung,
dibuat oleh bagian-bagian pemegang dana kas kecil
bukti pengeluaran kas kecil sebagai dokumen pendukung, dibuat oleh bagian-
bagian pemakai dana kas kecil

Dokumen/bukti pengelolaan dana kas kecil

Setiap transaksi yang akan memengaruhi posisi saldo kas kecil, harus dicatat
kedalam dokumen yang digunakan untuk mengelola administrasi dana kas kecil.
Identifikasi mutasi dana kas kecil harus didukung oleh bagian-bagian yang
berkaitan dengan mutasi tersebut, agar pertanggungjawaban penggunaan dana kas
kecil lebih jelas. Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan dana kas kecil adalah
sebagai berikut:
1. dokumen/bukti penerimaan kas
2. dokumen/bukti pengeluaran kas kecil
3. bukti kas keluar (BKK)
4. permintaan pengeluaran kas kecil (PPKK)
5. bukti pengeluaran kas kecil (BPKK)
6. permintaan pengisian kembali kas kecil (PPKKK)

Metode pencatatan Kas Kecil 

 Metode Imprest
     Adalah metode pembukuan kas kecil dimana jumlah rekening kas kecil selalu
tetap. Setiap terjadi pengeluaran, pemegang kas kecil tidak langsung melalukan
pencatatan, tapi hanya mengumpulkan bukti-bukti pengeluarannya.
Pada waktu yang telah ditetapkan, bila dana kas kecil sudah hampir habis baru
dilakukan pembukuan berdasarkan bukti-bukti pengeluaran, kemudian pemegang
kas kecil mengajukan pembentukan dana kas kecil kepada bendahara kas yang
besarnya sesuai dengan pembukuan dan bukti-bukti pengeluaran, sehingga dana
kas kecil tetap dalam jumlah semula.

Langkah-langkah operasional metode imprest sbb:

1. Pembentukan dana kas kecil dimana pemegang kas kecil diserahi
sejumlah uang tunai untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang
diprediksikan dapat memenuhi kebutuhan dalam jangka waktu tertentu.
2. Dana kas kecil digunakan untuk pembayaran pengeluaran-
pengeluaran . 
3. Setelah dana kas kecil habis, kasir kas kecil melakukan pembentukan
dana kas kecil kembali yaitu dengan mengisi sebesar jumlah pengeluaran.
Keuntungan metode imprest
1. Menghemat waktu bagi kasir kas kecil, karena tidak diganggu setiap
kali terjadi pembelian atau pengeluaran kas kecil.
2. Menghemat waktu dalam pembukuan pengeluaran rekening nominal.

Metode Fluktuasi
      Pengisian kas kecil pada waktu tertentu selalu sama setiap terjadi pengeluaran.
Pemengang kas kecil harus melakukan pencatatan  dengan mengkredit kas kecil
setiap terjadi pengeluaran kas kecil.
Karena pengeluaran setiap periode tidak sama, sedangkan pengisian dana kas
kecil pada setiap periode dalam jumlah yang sama, maka jumlah rekening kas
kecil akan selalu berubah sesuai dengan fluktuasi pengeluaran yang terjadi.