GLPI

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GLPI
Autores:
Jorge Mario Cortes Cortes

Director Unidad Informática: Henry Martínez Sarmiento
Tutor Investigación: Alejandro Bolivar Bolivar
Coordinadores: Leydi Diana Rincón Rincón

Brayan Ricardo Rojas Ormaza
Coordinador Servicios Web: Miguel Ibañez
Analista de Infraestructura
y Comunicaciones: Alejandro Bolivar Bolivar
Analista de Sistemas de
Información: Mesias Anacona
UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES
BOGOTÁ D.C.
I-2008
GLPI
Director Unidad Informática: Henry Martínez Sarmiento
Tutor Investigación: Alejandro Bolivar Bolivar
Auxiliares de Investigación:
Alvaro Esneyder Roncancio Jorge Alexander Ceron Sanchez
Amanda Patricia Ruiz Ortiz Jorge Mario Cortes Cortes
Andres Almed Yate Bejarano Jose Fernando Moreno Gutiérrez
Andres Felipe Perez Murcia Jose Luis Garcia Zapata
Andres Mauricio Arias Toro Juan Carlos Peña Robayo
Ángela María Araujo Juan Felipe Reyes Rodríguez
Benjamin Eduardo Venegas Jurley Sosa Camacho
Cristian Camilo Ibañez Aldana Luis Alejandro Pico Silva
Daniel Hernán Santiago Romero María Inés García Ramírez
David Alberto Montaño Fetecua María Paula Gandur Ronseria
Eliana Paola Fandiño Herrera Rodrigo Acosta Sarmiento
Elkin Giovanni Calderón Sergio Fernando Garzón Rincón
Erika Zuley Guerrero Cortes Viviana Marcela Martínez Garcia
Gustavo Alejandro Ospina Yelitza Barbosa Ascanio
Javier Eliécer Pirateque Niño Zareth Manzon Garnica
Jersson Arnulfo Guerrero Nova
Este trabajo es resultado del esfuerzo de todo el

equipo perteneciente a la Unidad de Informática.
Se prohíbe la reproducción parcial o total de este

documento, por cualquier tipo de método fotomecánico
y/o electrónico, sin previa autorización de la
Universidad Nacional de Colombia.

BOGOTÁ D.C.
I-2008
GLPI
TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO...................................................................................................................3
1. RESUMEN .......................................................................................................................................7
2. ABSTRACT.....................................................................................................................................7
3. INTRODUCCIÓN........................................................................................................................8
3.1. ¿QUÉ ES GLPI? .......................................................................................................................8
3.1.1. Características Generales............................................................................................8
3.1.2. Requerimiento Técnico................................................................................................9
3.2. FUNCIONALIDADES GENERALES DE GLPI................................................................9
3.3. UTILIDAD DE LA APLICACIÓN................................................................................... 10
3.4. ACTUALIZACIONES........................................................................................................ 10
3.5. DEMO ................................................................................................................................... 11
3.6. INTERFAZ............................................................................................................................ 12
3.6.1. Opciones de Interfaz ................................................................................................. 12
3.6.2. Interfaz previa para la UIFCE ................................................................................... 13
3.6.3. Autenticación automática ......................................................................................... 14
3.7. PRUEBA PRÁCTICA CON DATOS DE LA UIFCE................................................... 15

3.7.1. Recursos informáticos inventariados ..................................................................... 15
3.7.2. Actualización de la información con la aplicación abierta en equipos distintos
18
3.7.3. Autorizar reservas de elementos inventariados.................................................. 18
3.7.4. Solicitudes de soporte (mesa de ayuda)................................................................ 19
3.7.4.1. Soporte de algún elemento inventariado...................................................... 19
3.7.5. Recepción de solicitudes vía email.......................................................................... 20
3.7.5.1. Ticket generado y/o solicitud de soporte..................................................... 21

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3.7.5.1.1. Notificaciones de seguimientos a los servicios vía email.......................... 22
3.7.6. Perfiles establecidos para fines de la investigación.............................................. 23
3.7.6.1. Administrador ..................................................................................................... 23
3.7.6.2. Usuario FCE ........................................................................................................ 24
3.7.6.3. Técnico ................................................................................................................. 25
3.8. CONEXIÓN Y ENLACE CON OTRAS BASES DE DATOS .................................. 25
3.9. GLPI vs. SIFI y WEBSIUI.................................................................................................... 27
3.9.1. Fortalezas con GLPI ................................................................................................... 27
3.9.2. Debilidades con GLPI ................................................................................................ 29
3.10. ETAPA DE IMPLEMENTACIÓN ................................................................................ 31
3.10.1. Perfiles definidos con fines de implementación ............................................... 31
3.10.1.1. Usuario básico..................................................................................................... 32
3.10.1.2. Soporte técnico .................................................................................................. 32
3.10.1.3. Coordinación ...................................................................................................... 33
3.10.1.4. Inventarios ........................................................................................................... 33
3.10.2. Lo que viene para II-2008 ..................................................................................... 33
3.11. GUIA DE INSTALACIÓN............................................................................................ 34
3.11.1. CÓMO INSTALAR GLPI...................................................................................... 34
3.11.2. Comienzo de la instalación .................................................................................. 34
3.11.3. Pasos posteriores a la instalación ....................................................................... 35
3.11.3.1. Obtener la información .................................................................................... 35
3.11.3.2. Ingreso de títulos................................................................................................ 36
3.11.3.3. Ingreso de empresas.......................................................................................... 37
3.11.3.4. Ingreso de modelos ........................................................................................... 37
3.11.3.5. Introducción de los datos................................................................................. 37
3.12. GUIA DE USO (MODULOS DE GLPI).................................................................... 38
3.12.1. Inventarios................................................................................................................ 38
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3.12.1.1. Pasos previos....................................................................................................... 39
3.12.1.1.1. Gestión de periféricos internos de los computadores........................... 40
3.12.1.1.2. Gestión de conexiones directas .................................................................. 40
3.12.1.1.3. Gestión de software ....................................................................................... 40
3.12.1.1.4. Gestión de ports de red................................................................................ 41
3.12.1.2. Computadores.................................................................................................... 41
3.12.1.2.1. Plantillas............................................................................................................. 42
3.12.1.2.2. Opciones de visualización ............................................................................. 43
3.12.1.2.3. Búsquedas y Ordenación por criterios ...................................................... 44
3.12.1.2.4. Modificar o Suprimir....................................................................................... 48
3.12.1.3. Monitores............................................................................................................. 49
3.12.1.4. Software, Redes, Periféricos, Impresoras, Cartuchos, Insumos y
Teléfonos 49
3.12.1.5. Estados.................................................................................................................. 49
3.12.2. Soporte ..................................................................................................................... 49
3.12.2.1. Help Desk ............................................................................................................ 51
3.12.2.1.1. Resolver un problema al enviar una solicitud (Mesa de ayuda)............ 51
3.12.2.1.2. Cómo comunicar un problema técnico ..................................................... 51
3.12.2.2. Efectuar seguimientos a las solicitudes.......................................................... 53
3.12.2.2.1. Planificar seguimientos ................................................................................... 54
3.12.2.2.2. Estados de los seguimientos ......................................................................... 55
3.12.2.3. Planificación ......................................................................................................... 56
3.12.2.4. Estadísticas ........................................................................................................... 58
3.12.2.4.1. Globales............................................................................................................. 58
3.12.2.4.2. Servicios ............................................................................................................ 60
3.12.2.4.3. Títulos................................................................................................................ 60
3.12.2.4.4. Material.............................................................................................................. 61

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3.12.3. Gestión ..................................................................................................................... 63
3.12.3.1. Agregar contratos .............................................................................................. 63
3.12.4. Útiles ......................................................................................................................... 64
3.12.4.1. Reservar un material ......................................................................................... 64
3.12.5. Administración ........................................................................................................ 66
3.12.6. Configuración .......................................................................................................... 67
3.12.6.1. Modificar los parámetros personalizados de la aplicación ........................ 68
3.12.6.2. Notificaciones y opciones de configuración para envíos vía email.......... 68
3.12.6.3. Salir del sistema .................................................................................................. 69
3.13. USUARIOS ....................................................................................................................... 70
3.13.1. Tipos de Perfiles ..................................................................................................... 70
3.13.1.1. Normal ................................................................................................................. 70
3.13.1.2. Post-only .............................................................................................................. 70
3.13.1.3. Admin.................................................................................................................... 70
3.13.1.4. Super admin......................................................................................................... 71
3.13.2. Creación y/o modificación de perfiles ............................................................... 71
3.13.3. Introducir nuevos usuarios................................................................................... 72
4. GLOSARIO.................................................................................................................................. 73
5. CONCLUSIONES...................................................................................................................... 76
6. BIBLIOGRAFIA ........................................................................................................................... 78

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1. RESUMEN
GLPI es un aplicativo completo que permite la administración de recursos informáticos y

de software, con el cual se puede tener un mayor y mejor control sobre los elementos
que se poseen, también trae incorporado mesa de ayuda, soporte, seguimiento y
planificación con lo cual se puede atender los distintos requerimientos de los usuarios y
solucionar inconvenientes de variada índole de una manera más eficaz y eficiente; además
el programa es software libre.
2. ABSTRACT
GLPI is a complete application that enables management of computing resources and

software, which can have a greater and better control over the elements records, also it
offers help desk, support, monitoring and planning which would can meet the various
requirements of users and solve all types more effectively and efficiently as well the
program is free software.

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3. INTRODUCCIÓN
3.1. ¿QUÉ ES GLPI?
GLPI (Gestionnaire libre de parc informatique) que traducido al español dice algo así
como administrador libre de recursos informáticos; es un aplicativo que permite
administrar inventarios de computadores, periféricos, equipos de red, software.
Adicionalmente trae, gestión de mesa de ayuda para solicitar solución a problemas,
directorio de contactos y empresas, base del conocimiento, reservas para préstamos de
recursos informáticos. Además, es un software libre distribuido bajo GNU – GPL licencia
versión 2.
El autor de la aplicación es el francés: Jean-Mathieu Doleans.
3.1.1. Características Generales
De acuerdo con el GLPI-wiki las siguientes son las características más relevantes de la
aplicación:
Permite la administración de Multi-usuario,

Sistema de Autenticación Múltiple (local, LDAP, Active Directory, POP/IMAP, CAS);
Sistema de permisos,
Sistema de paginación,
Administración Multilingüe (en 14 idiomas disponibles),
Módulo de búsqueda,
Posibilidad de configurar los campos mostrados en los listados,
Sistema de exportación a PDF y SLK (hoja de cálculo),
Módulo de Almacenamiento/Restauración de la base de datos a formato SQL,

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Exportación de la base de datos a formato XML,
Listas de despliegue configurables,
Sistema de chequeo de actualizaciones,
Interfase UTF8, y
Compatibilidad HTML 4.01.
3.1.2. Requerimiento Técnico
La aplicación requiere de las siguientes tecnologías:

PHP4 o PHP5
Base de datos: MySQL superior a la versión 4.1.3
HTLM para las páginas web
CSS para las hojas de estilo

XML para la generación de reportes
3.2. FUNCIONALIDADES GENERALES DE GLPI
Las principales funcionalidades de la aplicación son:
1) El inventario exacto de todos los recursos técnicos. Todas sus características se

almacenarán en una base de datos.
2) La gestión y la historia de las acciones de mantenimiento y procedimientos de los

sujetos. Esta aplicación es dinámica y está conectada directamente a los usuarios que
pueden enviar solicitudes de los técnicos. Una interfaz de este modo autoriza a este
último si es necesario con la prevención de los servicios de mantenimiento y de la
indexación de un problema con uno de los recursos técnicos a los que tengan acceso.

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3.3. UTILIDAD DE LA APLICACIÓN
• Posee una serie de recursos con el ánimo de hacer las labores del administrador
más fácil, y dentro de las cuales tenemos: programar, solicitar tareas, realizar
seguimiento de las mismas, además de enviar emails para comunicaciones.
• Como uso adicional, se tiene que proporciona un completo inventario de los

recursos técnicos (las características de estos recursos son almacenadas en la base
de datos), su manejo y su historia.
• La construcción y diseño de métodos para formar bases de datos con la topología

de la red.
• Con GLPI usted puede crear una base de datos para mantener un inventario para
su organización de distintos recursos informáticos, como por ejemplo:
computadores, impresoras y software, entre otros.
• Gracias a su interfaz, se mueve por un escenario dinámico que permite estar en

contacto directo con los usuarios, quienes pueden enviar solicitudes al
departamento técnico para la solución más oportuna del problema.
3.4. ACTUALIZACIONES
De acuerdo con la página oficial del programa, ellos plantean que cada 6 meses, por lo
general, desarrollan una versión mucho más elaborada a través de un plan de desarrollo
que se encuentra en el siguiente link: http://glpi-project.org/spip.php?article93. Dicho plan
se formula con el único fin de ser informativo y puede modificarse en función del tiempo
disponible de los desarrolladores del proyecto.
Elementos significativos de cada tipo de versión:

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• Versión 0.6: Importación de datos de OCS Inventory NG1
• Versión 0.7: Inclusión de administración de permisos más detallados.
3.5. DEMO
Dentro de la página oficial se encuentra un link especial que permite acceder a un demo
interactivo con el ánimo de observar las funcionalidades más importanes del programa. En
el siguiente enlace se encuentra a disposición de los usuarios la presentación demo de
GLPI: http://glpidemo.sp2mi.univ-poitiers.fr/
Por razones de seguridad algunas opciones no se tienen disponibles (administración de

usuarios, cambios de contraseñas, copia de respaldo y restauración de la base de datos…),
no obstante con ella se podrá formar una buena idea de lo que es GLPI.
En tal link se puede acceder con tres tipos de usuarios:
Como administrador:
Id. De usuario: admin._es
Constreña: admin.
Como usuario normal:
Id de usuario: normal_es
Contraseña: normal.
Como usuario para usar únicamente el servicio de mesa de ayuda:
Id de usuario: post-only_es
Contraseña: postonly.
1
Este es otro tipo de aplicación que también permite la administración de inventarios.
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3.6. INTERFAZ
GLPI cuenta con una interfaz muy fácil de ser manejada por cualquier persona sin que
esta disponga de conocimientos avanzados en informática. Para ingresar basta con
introducir el nombre de usuario y la clave correspondiente.
3.6.1. Opciones de Interfaz
La aplicación permite modificar la visualización de GLPI en el sistema, pero para ello se

requiere disponer de mayor dominio del programa, por ende es objeto de estudio más
adelante en la investigación, pero se ofrece una serie de ejemplos de cómo se vería la
interfaz si es modificada de su forma original.

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3.6.2. Interfaz previa para la UIFCE

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Las modificaciones de color e imagen se hacen a través de la carpeta “imagen (es)” del
paquete de GLPI instalado en el servidor.
Lo correspondiente al texto se modificó por el módulo de configuraciones ingresando a

“general” y en la pestaña de “configuración de despliegue”
Se hace la modificación en el campo: “personalización”
Dado que esta aplicación es software libre se puede modificar de acuerdo con la
pertinencia del programa en la investigación y la importancia para la Unidad.
3.6.3. Autenticación automática
GLPI permite a sus usuarios identificarse en la aplicación sin necesidad de reintroducir su

usuario y contraseña, las autenticaciones externas permiten utilizar fuentes alternativas de
autenticación con el ánimo de evitar introducir manualmente los usuarios, con lo que
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GLPI
facilita la tarea para aquellas empresas y/u organizaciones que manejan demasiados
registros de personas con derechos de acceso a este tipo de sistema. La primera forma
es usar un servidor de email. Para ello se debe definir correctamente en la primera
sección el servidor a utilizar dirigiéndose al link provisto en php.net. En este se presentan
bastantes ejemplos como: localhost:110/pop3; localhost:993/imap/ssl, entre muchos más.
El segundo parámetro define el dominio de email utilizado que va ha servir para
reemplazar automáticamente las direcciones de email de los respectivos usuarios. Si un
usuario tiene por nombre: tato su dirección de email será entonces tato@dominio_mail
3.7. PRUEBA PRÁCTICA CON DATOS DE LA UIFCE
Con el ánimo de mostrar a manera de ejemplo práctico el funcionamiento de la aplicación

GLPI, se procedió a recopilar datos referentes a tres equipos de cómputo de la Unidad
con sus respectivos elementos asociados para ser incorporados en el módulo de
inventarios, se introdujo el mayor número de datos que aparecen disponibles y otros no,
dado que cierta información no se puede obtener porque no se encuentra disponible y no
se tiene el permiso para destapar los equipos. Se recuerda que sólo algunos perfiles de
usuarios son los que tienen permisos para ejecutar tales acciones, para nuestro caso
práctico se utilizó los usuarios: administrador para la gestión de los datos, servicios y las
autorizaciones para reservas de material; el usuario de usuario FCE para solicitar servicios,
seguimientos y reservas de elementos inventariados.
3.7.1. Recursos informáticos inventariados
Se tomo para la prueba la información de los siguientes equipos:
Econos001adm, Econos002adm, Econos3-01pub y Econos3-03pub, además de 2 teléfonos

(uno ubicado en coordinación y el otro de la sala 3 de informática), la impresora láser y
los dispositivos que acompañan a cada uno de los computadores.
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Inventario resumen Computadores:
Inventario resumen Monitores:
Inventario resumen Software:

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Inventario resumen Periféricos:
Inventario resumen Teléfonos:

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3.7.2. Actualización de la información con la aplicación abierta en
equipos distintos
No se generan conflictos con la información introducida en un mismo espacio y al mismo

tiempo desde dos o más equipos dado que prevalecerá la última suministrada, además esta
se actualiza cada vez que se le da indicación en el botón correspondiente de
actualización/modificación o en el momento en que se accede a otra sección del sistema.
3.7.3. Autorizar reservas de elementos inventariados
Al momento de ingresar la información de cada elemento en la pestaña de Reservas se

puede dar la autorización para hacer el material reservable o no, ejemplo:
Vamos al módulo inventarios y seleccionamos monitores, luego escogemos el que

queremos hacer disponible para reserva, el sistema nos arrojará los datos principales de
dicho elemento, después hacemos click en la pestaña reservas, y en la parte inferior
autorizamos el préstamo. Lo anterior permitirá que en la sección Útiles el equipo sea
visualizado para que los otros usuarios puedan pedirlo en préstamo.
Los pasos para realizar una reserva se mencionan en la sección 3.12.4.1.
Si vamos ya tenemos elementos registrados con permiso de reserva y queremos que

puedan ser pedidos en préstamo de una manera más rápida y eficiente, lo que hacemos es
18
GLPI
acceder al módulo Útiles y en la parte de Reservas aparece el listado de todos estos
recursos, entonces en la parte derecha de la columna Tipo de material damos click en el (-)
para hacerlo reservable, ó desactivamos (+) para lo contrario.
Y junto a los signos (+) o (-) aparecen “canecos de basura” y su función es retirar
definitivamente el permiso de préstamo. Si por error u omisión se ejecutó tal acción, la
manera de reversarlo es ir al módulo inventario y repetir los pasos descritos
anteriormente.
3.7.4. Solicitudes de soporte (mesa de ayuda)
3.7.4.1. Soporte de algún elemento inventariado
A través del módulo de inventario se puede gestionar solicitudes que brinden soporte a
cada recurso o equipo inventariado en el sistema, lo que se tiene que hacer es ingresar al
módulo y a la sección en donde se encuentra el elemento registrado,
Damos clic aquí

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GLPI
Para la prueba utilizamos como recurso la impresora inventariada; pero se puede hacer de
la misma manera para los demás recursos inventariados.
Clic aquí para

acceder a los datos
Luego se da click al recurso y se escoge la pestaña Servicios, después damos click en el

link que dice: Nuevo servicio para este item, y allí realizamos la solicitud de soporte para
este material; la ventana que se visualiza es la misma para cuando ejecutamos Soporte,
Mesa de ayuda. (Ver sección 3.12.2.1.2)
En esta pestaña accedemos para

solicitar soporte
Luego,
Clic aquí para agregar

un servicio al recurso.
3.7.5. Recepción de solicitudes vía email
Con GLPI se pueden procesar solicitudes de mesa de ayuda y soporte para las
necesidades que el sistema permite realizar (que son descritas en la sección 3.12.2), para
la prueba práctica se hicieron varios tipos de solicitudes con la opción de seguimiento por
correo electrónico, y se presenta la manera en que funciona el modelo, además, al finalizar
el procedimiento se encontró como resultado que por cada modificación hecha a alguno

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GLPI
de los seguimientos, el programa automáticamente envía al correo electrónico indicado la
notificación o ticket de la respectiva novedad.
3.7.5.1. Ticket generado y/o solicitud de soporte
Cuando se efectuó la operación de soporte, se pidió seguimiento vía email, por tanto al
correo respectivo que se indicó en tal solicitud debe haberse enviado la información
correspondiente al nuevo servicio solicitado con copia al email que se utiliza como puente
de emisor (esto se explico anteriormente).
Ejemplos de recepción de emails: (por cada cambio en los seguimientos o de estado, se

genera envío automático de la nueva situación al correo respectivo)
En el sistema (GLPI) se puede observar el registro de tal solicitud ingresando al módulo

Soporte y accediendo a Seguimiento.
Se tiene: el Estado de la solicitud, que de acuerdo con los colores que los identifican, está
en estado de nuevo; a medida que se haga los respectivos seguimientos por parte de los
encargados, este cuadro irá cambiando de color. Fecha en que fue creada, la prioridad de
la solicitud, a quien es solicitado para que atienda el hecho, la persona que fue asignada, el
material inventariado que requiere de atención de soporte, y el título que se ingresa al
momento de realizar la petición.

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GLPI
Aquí se presentan los demás cambios

o modificaciones hechas a la solicitud.
Cuerpo del mensaje del email enviado solicitando soporte a la impresora:
Acceso directo a GLPI
Cantidad de
seguimientos
efectuados por la
persona autorizada
Firma automática de
los mensajes
3.7.5.1.1. Notificaciones de seguimientos a los servicios vía email

Inmediatamente que el administrador o la persona con el perfil requerido para realizar
seguimientos efectúa uno de éstos, al correo del solicitante llega un mensaje electrónico
con el mismo cuerpo del primer mensaje recibido adicionado con la novedad ejecutada o

22
GLPI
llevada a cabo por el administrador.
Por cada cambio que el administrador o persona responsable haga a un servicio, se genera
una descripción de la modificación, la fecha en que fue realizado, la duración, planificación,
y autor; a continuación se muestra el ejemplo.
Click aquí para efectuar un seguimiento Acá se muestra la

descripción del
servicio
3.7.6. Perfiles establecidos para fines de la investigación
Los usuarios creados a manera de ilustración y para fines de la investigación son los que se
describen a continuación:
3.7.6.1. Administrador
Tiene los derechos de Super admin.; la clave de acceso es: glpiunal. Visualización cuando
un usuario de este tipo ingresa:

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GLPI
3.7.6.2. Usuario FCE
Posee los derechos post-only, la clave de acceso es: usuario
La visualización al momento de ingresar:
Está determinada para que ingrese directamente a la mesa de ayuda. Aunque en la sección
de configuración se puede optar por otra interfaz principal al ingresar, se recuerda que
esta opción sólo puede ser modificada por aquellos usuarios con perfiles de admin. y
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GLPI
super-admin.
Como se mencionó en una sección anterior, este usuario está limitado a las secciones de
mesa de ayuda, servicios, reservas y el acceso a una FAQ (preguntas frecuentes), esta
última es elaborada por la organización para que los usuarios tengan la posibilidad de
solucionar sus dudas o inquietudes acerca del manejo de las opciones disponibles.
En el link superior: preferencias el usuario tiene la posibilidad de modificar datos referentes

a su nombre, apellidos, idioma, email, password, teléfono, etc. Tal libertad representa en
ciertos aspectos una desventaja y por otros fortaleza, en el sentido de que dejar al antojo
del usuario modificar sus nombres, el idioma y teléfono, puede llevar a introducción de
información falsa que puede ir en detrimento de la seguridad y control de los elementos
inventariados en el sistema.
3.7.6.3. Técnico
Este usuario tiene derechos de admin.; la clave de acceso es: tecnicounal.
3.8. CONEXIÓN Y ENLACE CON OTRAS BASES DE DATOS
Como se mencionó en una sección anterior, en GLPI existe la posibilidad de importar

bases de datos, como una elaborada bajo lenguaje MySQL y de otro programa como OCS
inventory; además puede ser guardada en bajo este mismo lenguaje y en .xml.
Para la investigación se pregunto vía telefónica a la Dirección Nacional de inventarios si

GLPI es compatible con el SIFI, pero la respuesta fue negativa, puesto que la información
contenida en la base de datos central es de uso exclusivo de ellos y no permiten la
modificación de la misma por terceros ajenos; además sólo se permite observar los
registros allí consignados como consulta, más no realizar cambios a la base de datos;
aunque se aclara que GLPI puede se configurado por ODBC, pero se requiere una
investigación más exhaustiva en programación para poder ser ejecutado, y de la asesoría

25
GLPI
de un ingeniero de sistemas que conozca de este tipo de programas (software libre). Tal
función puede llevarse a cabo desde el módulo de Administración ingresando a Gateway de
email, desde allí se digitan los datos requeridos para hacer posible la conexión a la otra
red.
A continuación se muestra la visualización de los datos requeridos por el sistema para

agregar un Gateway de email. En las opciones de conexión, se dispone de las siguientes:
IMAP, POP; SSL; NO-VALIDTE-CERT, VALIDATE CERT; TLS, NO-TLS
Cada una de estas se indican en el orden que aparecen de izquierda a derecha en cada una
de las listas desplegables.
También, dado que en los próximos meses (desde julio de 2008 en adelante) toda la
gestión de los inventarios de la Universidad va a estar a cargo de la firma
PriceWaterHouseCoopers, esta organización trae su propio programa o sistema de
inventarios, por lo tanto, hasta no conocer que tipo y clase de software es, no se puede
afirmar si GLPI es compatible o no con tal aplicación.
Sin embargo, lo que se conoce del programa de la PriceWaterHouseCoopers es que al

igual que GLPI, este se instala a través de un espacio web y por ende, posee una dirección
a través de red (http) que por otro lado, puede ser agregada como enlace externo en el

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GLPI
módulo de “configuraciones” de la aplicación objeto de investigación. Esto con el ánimo
de que se tenga un acceso rápido cuando se está en el módulo de inventarios, pero de esta
manera, no se puede traer datos de la otra base a GLPI.
3.9. GLPI vs. SIFI y WEBSIUI
Comparar estos sistemas permitirá observar cual le genera más valor agregado a la
organización, en el sentido de las ventajas, fortalezas y utilidades que presenta para el
manejo de los recursos inventariables de la UIFCE. Esto no significa que no se tenga en
cuenta las debilidades o fallas de cada uno.
3.9.1. Fortalezas con GLPI
Con este aplicativo se tiene la posibilidad de observar en una misma ventana y de manera
categorizada todos los materiales inventariados de acuerdo con lo requerido, ello permite
ver lo que buscamos de cada elemento. En cambio, con el SIFI no es posible que en un
solo pantallazo te describa los componentes de cada tipo de material del inventario.
Permite incorporar datos financieros correspondientes a cada equipo o elemento

inventariado, cosa que no se logra con SIFI y el módulo de inventario del WEBSIUI.
Además, se puede asociar documentos correspondientes a contratos con los proveedores
de dichos elementos, situación que no permite los otros dos aplicativos.
Aunque no incluye inventario para activos fijos como mesas y escritorios, si posee la
sección de insumos y este puede ser personalizado para aquellos elementos que no se
especifican en las otras secciones del módulo inventarios.
La sección Estados del módulo de inventarios es muy útil en cuanto facilita la identificación
de aquellos elementos inventariados que se encuentran activos o inactivos con el ánimo
de facilitar su identificación para hacer más eficaz las labores de los encargados del
inventario en la UIFCE.

27
GLPI
La interfaz que maneja es muy agradable a la vista y permite usar tanto el teclado como el
mouse para registrar, modificar y/o suprimir datos del sistema; cosa que no ocurre con el
SIFI, dado que este solo se maneja con el teclado.
Con respecto a las reservas, el sistema GLPI se puede utilizar de manera interna por los
integrantes de la UIFCE, que no requieran estrictos controles de responsabilidad con lo
que se presta, es decir, que se presume un grado elevado de honestidad de los mismos,
dada la cierta libertad en la forma que se reserva un material en particular.
Como GLPI es software libre de código abierto existe la posibilidad de modificar sus
códigos y programarlos a las necesidades requeridas, pero para ello se requiere de alguien
que conozca de lenguaje de programación enfocado a este tipo de sistemas.
GLPI permite conectarse a otras redes (Gateway de email) y transformar la información

que recibe de las otras adaptándola al formato de paquete que utiliza para su
interpretación y buen funcionamiento.
Se puede realizar reservas de materiales desde lapsos de tiempo pequeños hasta unos
relativamente grandes, que varían desde los 5 minutos hasta hablar de días, meses e
incluso años enteros, y con una frecuencia de varias veces por día o semana. También se
tiene la posibilidad de insertar comentarios de gran capacidad de contenido para cada
elemento o tipo de reserva que se lleve a cabo.
También, por vía email se puede informar sobre el estado de cartuchos, insumos y datos
financieros de los recursos inventariados por medio de alertas, que pueden ser
programadas por semanas o días.
Cada recurso inventariado y/o servicio solicitado se pueden asociar en el sistema con
algún documento, archivo, enlace externo o contrato, que contribuye a complementar la
información asociada a cada elemento.
El módulo de gestión de GLPI permite incomporar archivos de multiples tipos y

relacionarlos con datos del inventario, ciertos servicios solicitados y ejecutados, e
información de proveedores.
28
GLPI
Es muy importante la herramienta de Estadísticas, puesto que permite disponer de datos y
gráficas para ser comparados con los parámetros o indicadores implementados por el
sistema de gestión y de calidad buscando la contribución de este aplicativo al
mejoramiento continúo de la organización (UIFCE).
3.9.2. Debilidades con GLPI
Las siguientes son aquellas desventajas del sistema y de su utilización en la UIFCE:
Mantener actualizado los datos del inventario (real vs. lo registrado en el sistema) con una
frecuencia de tiempo muy recurrente implica tiempo por parte de la(s) persona(s)
encargadas del mismo y esto puede generar pérdida de eficiencia y eficacia a la hora de
que la información del sistema corresponda con lo real. Aunque con el SIFI, la
información puede que no sea tan real, dado que la Central (inventario central de la
universidad) no lleva a cabo un seguimiento o levantamiento regular de los equipos
inventariados.
La libertad que el sistema ofrece a los usuarios, en especial los que no poseen derechos
de administrador o técnico, la posibilidad de modificar ciertos datos primordiales y de
gran importancia que genera falsedades y conduce a la inseguridad en cuanto al nivel de
control sobre los elementos inventariados bajo el sistema. Tal situación se da en la
modificación de preferencias, que se ubica en la parte superior de la interfaz.
La base de datos de la Sección Inventarios y Almacén (SIFI) y el módulo en el Websiui

abarcan activos fijos, mientras que GLPI solo aplica para activos informáticos (hardware y
software).
El departamento de inventarios de la Universidad aprueba como política el uso de SIFI

como el aplicativo con el cual ejecutar el levantamiento de inventarios en todas las
dependencias del campus universitario.

29
GLPI
En cuanto a las reservas, no existe una especie de control en el que se asigne el material
reservado de acuerdo con un parámetro establecido, dado que se otorga de acuerdo al
que primero realice la reserva por el sistema, o sea que dicho usuario dispone del
elemento porque fue el primero que hizo la gestión de reserva; por lo tanto otro usuario
no puede disponer del mismo material para una misma fecha y hora en que lo solicitó el
otro. El hecho es que no hay un filtro, permiso o sanción que pueda impedir a un usuario
tomar o no en préstamo un equipo, ni un mecanismo que permita ver que este usuario
realmente está utilizando el mismo. De acuerdo con lo anterior, el módulo de reservas
del Websiui es más eficiente y eficaz dado el mayor número de controles que posee en la
asignación del material para todos los miembros de la Facultad.
Además, la gestión para cancelar la reserva no es sencilla si se realizaron demasiadas,

puesto que se debe eliminar directamente del calendario de reservas el préstamo haciendo
clic en la fecha y hora que se desea eliminar y luego en el botón de suprimir, y así con cada
una de las programaciones de cada elemento pedido.
El calendario que posee el sistema abarca fechas pasadas, que a la hora de la verdad no
son útiles cuando se va ha realizar una solicitud o reserva y por diseño o apariencia visual.
Por defecto, el sistema trae un horario programado desde las 8:00 horas hasta las 20:00
horas, por lo que para la Unidad sería recomendable uno desde las 7:00 am hasta las 22:00
horas, ya que es el horario oficial de clases de la Facultad y de las clases programadas en
horas nocturnas por dependencias como el PEC (Programa de Educación Continuada).
No se dispone de un campo que asocie directamente todos los elementos relacionados

con un documento, enlace u otro por el estilo, por tanto la tarea se debe realizar de uno
en uno.
La actualización de la información no se da de manera automática como si ocurre con el

sistema del WEBSIUI que a cada minuto está actualizado. La manera para que se actualice
es dándole la orden o accediendo a otro link del que nos encontremos.
En GLPI no se pueden cargar archivos de más de 2MB (megabites).

30
GLPI
3.10. ETAPA DE IMPLEMENTACIÓN
Dada la utilidad que representa el aplicativo para la Unidad en cuanto a funcionalidad y

automatización de procesos, en especial las ventajas que ofrece al equipo de
mantenimiento y soporte técnico, se obtuvo por parte de la directiva el visto bueno para
su implementación y posterior uso. Por lo tanto, actualmente se viene trabajando con el
IT de sistemas de información (Mesias Anacona) para adaptar y dar el aspecto necesario y
requerido a las necesidades específicas de los usuarios que van hacer uso del programa.
En primera instancia se consultó a los directamente implicados con la aplicación

(Mantenimiento y soporte, Inventarios y Coordinación) sobre sus perspectivas acerca de
GLPI, ello con el propósito de establecer unos roles temporales para que ejecuten cierto
tipo de pruebas con el fin de evaluar qué requerimientos o elementos deben ser
modificados y/o eliminados, y brinden ayuda en la definición final de sus permisos de
acceso y las herramientas del sistema útiles y pertinentes a sus labores respectivas.
Además, el IT de sistemas de información está en la tarea de autenticación y validación de

usuarios y contraseña ELAP, para que los usuarios finales manejen una misma contraseña
de acceso del SIA con la de ingreso a GLPI.
3.10.1. Perfiles definidos con fines de implementación
A continuación se relacionan aquellos perfiles establecidos en período de prueba con el

ánimo de implementar la aplicación en la Unidad de informática, estos se irán modificando
de acuerdo con los requerimientos y necesidades de los usuarios respectivos.
Se dejaron los predeterminados de Admin y Super-Admin, y se crearon 4 nuevos.

31
GLPI
3.10.1.1. Usuario básico
Dirigido para aquellas personas que requieren la atención a un problema o la solicitud de
un servicio, y ver los cambios o modificaciones respectivas a sus requerimientos
(seguimientos). Posee tres (3) módulos únicamente: Mesa de ayuda (sólo para indicar el
problema o solicitud de servicio), Servicios (solo se muestra aquellos solicitados por el
usuario respectivo y los seguimientos que le fueron asignados) y FAQ (para facilitar al
usuario la utilización del sistema).
Este tipo de usuario tiene por interfaz directa la mesa de ayuda.
3.10.1.2. Soporte técnico

Dirigido para el personal de la UIFCE encargado de realizar el soporte y mantenimiento a
los equipos de la Facultad de Ciencias Económicas. Dispone de 3 módulos: Soporte
(Seguimiento, mesa de ayuda y planificación), Gestión (documentos) y Útiles (notas y base
de conocimiento). Ingresa directamente a la consola central como se muestra en seguida.

32
GLPI
3.10.1.3. Coordinación
Diseñado para el personal de coordinación de la UIFCE. Este perfil dispone de cinco
módulos: Inventarios (con los cuales puede llevar control sobre los estados de inventario),
Soporte (para controlar y llevar registro de las actividades que debe ejecutar el personal
de soporte y mantenimiento), Gestión (Ingresar contactos, proveedores y documentos),
Útiles (Notas y base de conocimiento), y Administración (usuarios). Al igual que el perfil
anterior, ingresa directamente a la consola central.
3.10.1.4. Inventarios
Establecido para las necesidades del IT de inventario y el grupo correspondiente. Dispone
de 5 módulos: Inventario, Soporte (segumientos, mesa de ayuda), Gestión (contactos,
proveedores y documentos), útiles (notas y base de conocimiento), y configuración
(títulos y componentes). Ingresa al igual que los anteriores a la consola central.
3.10.2. Lo que viene para II-2008

Para el segundo semestre de 2008 se espera:
Que con base en los resultados obtenidos con la revisión por parte de los directamente
implicados de la aplicación, se proceda a la definición final de perfiles y los usuarios que
harán uso del programa, luego se tiene previsto establecer un link dentro del WEBSIUI
para que los usuarios con acceso a este puedan navegar en la herramienta y usarla
adecuadamente, para aquellos usuarios que no disponen de tal acceso, se buscará un
espacio dentro de la página oficial de la facultad para que puedan navegar en el aplicativo y
llevar a cabo sus requerimientos.

33
GLPI
3.11. GUIA DE INSTALACIÓN
3.11.1. CÓMO INSTALAR GLPI
Para poder trabajar con GLPI es necesario tener instalados en el equipo un servidor
APACHE2 y MySQL3, ambos con soporte para PHP. Si no dispone de un servidor web,
entonces proceda a instalar alguno de estos dos programas recomendados: Easyphp o
xxamp los cuales viene integrado Apache, MySQL y PHP o también se pueden instalar por
separado; que se pueden conseguir en la red. Dichos programas le permitirán de forma
fácil instalar GLPI en un servidor web.
Después se procede a obtener el archivo comprimido que se encuentra en la página oficial

de GLPI, http://glpi-project.org/. Luego debe descomprimir el archivo y copiar este
directorio en el servidor web. A continuación, usar el navegador para obtener la raíz de
GLPI. Ahora puede configurar GLPI utilizando la interfaz gráfica. Después de este puede
utilizar GLPI y comenzar a trabajar.
El manual de usuario de la aplicación se consigue después de haberlo instalado. La forma

de acceder a la interfaz GLPI para la UIFCE se realiza a través del navegador de Internet,
en la siguiente dirección: http://168.176.16.11 accediendo en la carpeta glpi; no cualquiera
puede acceder al mismo, dado que está en prueba, y las claves de acceso son de
exclusividad para los investigadores del mismo.
3.11.2. Comienzo de la instalación
Lo que falta de la instalación se llevará a cabo todo en línea, por ende deberá usar su
2
Servidor más ampliamente disponible en Internet que soporta los lenguajes PERL y PHP.
3
Conocido gestor de bases de datos de libre distribución que corre bajo lenguaje PHP.
34
GLPI
navegador para acceder a la raíz de GLPI, que como indicamos anteriormente es
http://168.176.16.11/glpi. En la primera parte de la conexión, se iniciará el proceso paso
por paso; y como lo hemos reiterado bastante, la interfaz es amigable y de hecho sólo
deberá digitar la información que le solicita.
o Selección de su idioma favorito (Choose your favorite language)
Escoja el idioma original de su procedencia o el más entendible para usted, luego presione
siguiente u OK.
o Instalar o Actualizar (Install or Update)
Como es nueva la instalación se escoge instalar.
o Chequeo de compatibilidad para utilizar GLPI (Compatibility checks to use GLPI)

Se llevarán a cabo todas aquellas pruebas pertinentes que proporcionarán la
compatibilidad necesaria.
o Mensaje de error
En el caso de que aparezca dicho mensaje, no se podrá continuar con la instalación debido
a que algo no ocurrió correctamente y por tanto, se deberá hacer todos los ajustes
necesarios para corregir el problema.
o Si todo esta bien, usted podrá presionar Continuar
3.11.3. Pasos posteriores a la instalación
Luego de haber instalado la aplicación lo primero que tendrá que hacer es modificar o
borrar los usuarios predeterminados que trae el programa, esta parte se explica en la
sección del trabajo correspondiente a USUARIOS.
3.11.3.1. Obtener la información
Antes de que empiece a ingresar el inventario, es indispensable que consiga la mayor

35
GLPI
cantidad de datos que serán útiles durante la carga. Por ejemplo:
Datos técnicos:
Sobre el hardware o material,

Sobre el software o programas,
Sobre las redes…
Datos contables y financieros:
Valor de compra
Fecha de compra
Fecha de puesta en servicio
N° de inventario
Plazo de amortización…
Datos comerciales:
Proveedores (direcciones de ubicación, teléfono,…)
Fabricantes…
3.11.3.2. Ingreso de títulos
Estos hacen referencia a las características de los recursos informáticos y que por su uso
generalizado se encuentran disponibles en listas desplegables, y tiene como fin evitar la
repetición de los mismos datos, cada vez que llevemos a cabo el ingreso de un nuevo
elemento o la modificación, actualización o borrado del mismo.
Tales datos se introducen ingresando por el menú “Administración” luego a configuración /

títulos
Por ejemplo: lugares “sala x”, “edificio xxx”, “salón xxx”, etc.
Tipo de máquina “equipo de escritorio”, “portátil”, “MAC”, etc.
Tipo de red “hub”, “router”, entre otros.

36
GLPI
3.11.3.3. Ingreso de empresas
Para poder asignar un fabricante a un material, se debe haber creado de antemano la

empresa correspondiente.
Estas informaciones deben ser ingresadas en el menú “Gestión” - “Proveedores” -

“Agregar”
3.11.3.4. Ingreso de modelos
La utilidad de disponer modelos previos permitirá evitar las tareas repetitivas sobre
materiales o software que sean similares. Esta funcionalidad es muy práctica cuando el
material que se tiene es homogéneo.
Para tal aspecto, se recomienda preparar de antemano todos aquellos datos recurrentes
como son: tipo, lugar, responsable técnico, sistema operativo, fabricante, entre otros;
luego si proceda a elaborar su plantilla
Ejemplo para el inventario de software: vaya al menú “Inventario”:
Click sobre “software”
Gestión de plantillas
Agregar una plantilla
Luego ingrese el nombre del modelo o plantilla, y después ingrese los datos comunes que
fueron recopilados previamente.
3.11.3.5. Introducción de los datos
Luego de elaborado las plantillas necesarias, se empieza ha introducir los datos de todo el
material inventariable de la organización de acuerdo con las necesidades e indicaciones
que más delante se dan.

37
GLPI
.
3.12. GUIA DE USO (MODULOS DE GLPI)
El programa posee seis (6) módulos dinámicos que le permitirán usar la aplicación de la
manera más fácil posible, a continuación se describen de manera general y detallada:
3.12.1. Inventarios
En tal sección se pueden listar y consultar todo el inventario de hardware y software de la

organización, para nuestro caso el de la UIFCE. Dicho listado comprende en un solo lugar
todo lo pertinente del parque informático, lo cual ofrece una gran ventaja y beneficio a
nuestra entidad, puesto que podemos dar una amplia descripción y concepto de todos los
elementos informáticos que se poseen, a diferencia de otros sistemas que solo permiten
inventariar unos pocos recursos tangibles.
Además, contamos con la posibilidad de efectuar búsquedas parametrizadas y ordenadas,

sobre alguno de los tipos de inventario, ya sea computadores, material de red, impresoras,
cartuchos, monitores, periféricos externos, software y reparaciones.
La sección permite desplegar la ficha de cada elemento inventariado, esto con el fin de
reconocer sus detalles particulares o para agregar un nuevo elemento. Luego tenemos la
posibilidad de modificar o eliminar cada elemento, esto según las circunstancias y
necesidades en la Unidad.
En cada ficha de información, se tienen pestañas disponibles para obtener una visión más
legible de los diversos datos. Podemos elegir mostrar todos los datos haciendo click sobre
la pestaña “Todos”.
Las pestañas « y » nos permiten navegar dentro de los elementos del inventario
desplazándonos respectivamente al elemento anterior y al siguiente de acuerdo a la
manera elegida de organizar los elementos (por tipo, nombre, código de referencia, ID,
etc).

38
GLPI
Además, se puede realizar las siguientes acciones:
Importar la información desde un inventario de OCS Inventory NG,, si lo tiene;

inventariar los computadores con administración de los dispositivos conectados y
administración TCO.
Realizar el inventario de:
Los monitores con su respectiva administración de las conexiones a los equipos; los
componentes de la red con administración de las conexiones a los dispositivos (IP, MAC
Address, VLANs). Las impresoras con administración de sus conexiones a los
computadores y administración de los consumibles (cartuchos), con alarmas programadas
por el nivel de consumo. Los dispositivos externos (Scanners, tablecs graficadoras,
quemadores) con administración de las conexiones a los computadores. Los teléfonos con
administración de las conexiones a los computadores respectivos. Las Licencias de
Software, con administración de sus fechas de expiración.
También, la asignación de hardware por áreas geográficas (pisos, cuartos, salas, edificios)
La administración de:
La información Financiera y Comercial como la fechas de compra, garantías, extensiones,

costos, etc; los elementos que abandonan o son retirados del inventario por alguna razón;
los distintos estados en que se encuentran los materiales (en reparación, en pedido); los
monitores y periféricos asociados a los equipos; enlaces hacia otras aplicaciones (que
puede ser la dirección de la ubicación de la base de datos central de inventario: SIFI); y la
historia de las modificaciones de los elementos del inventario.
El manejo del estado en que se encuentra el hardware. Y la administración por tipos de

modelos, agilizando el proceso de inserción de equipos similares.
3.12.1.1. Pasos previos
Antes de utilizar introducir datos para el inventario, como se mencionó en una sección
anterior, se recomienda generar los modelos con los cuales podamos crear los nuevos
39
GLPI
elementos y nos permitan administrar y establecer las configuraciones estándar de los
recursos informáticos, con lo que nos dará mayor simplicidad al momento de ingresar
nuevos elementos de características similares.
3.12.1.1.1. Gestión de periféricos internos de los computadores
Cuando tengamos la necesidad de incorporar nuevos elementos que hagan parte interna o
especial del computador, GLPI permite añadir tantos elementos como sean necesarios, tal
procedimiento lo podemos llevar a cabo accediendo al módulo Configuración en la sección
correspondiente a periféricos internos.
Al listar ciertos tipos de periféricos internos se tiene la posibilidad de darles una

característica específica, por ejemplo, la capacidad de un tipo especial de disco.
3.12.1.1.2. Gestión de conexiones directas
En GLPI una conexión directa tiene que ver con la relación que tiene cierto recurso
informático con otro, es decir, entre la unidad central de un computador con sus
componentes exteriores, por ejemplo, la conexión entre un Mouse y el computador, o
este último con la impresora.
Las conexiones o desconexiones se realizan desde la ficha del computador o desde la ficha
del material ligado a el.
3.12.1.1.3. Gestión de software
El software se relaciona con una cierta cantidad de licencias, y estas a su vez, se asocian
con su número de serie respectivo y la fecha de expiración. La instalación de software se
lleva a cabo desde la ficha del computador; y a medida que se instala nuevo software, el
número de licencias disponibles para tal software disminuye.
Cuando no se disponen de más licencias, no cabe la posibilidad de instalar nuevo software,

aunque si puede ser instalable si se indica la palabra “free” en lugar de escribir un número
de serie al momento de agregar una licencia al software.

40
GLPI
También se puede indicar la palabra clave “global” si se posee software con licencias
globales o site licenses. Además, en una sola vez es posible agregar varias licencias, el
número de la serie y la fecha en que expira, que serán los mismos para cada una de dichas
licencias.
3.12.1.1.4. Gestión de ports de red
En la mayoría de las configuraciones, las conexiones se harán entre un port presente en

un computador, un periférico o una impresora, y un port presente sobre un material de
red (hub, switch).
Cuando se conectan dos materiales, los datos como la dirección IP y la boca de red son
actualizadas para cada uno de los dos ports involucrados. Para cada material, es posible en
todo momento agregar uno o varios ports.
3.12.1.2. Computadores
(Visualización de la sección)

41
GLPI
En este módulo podemos introducir todo el inventario de computadores

correspondientes a la UIFCE y listar los equipos de acuerdo con algún criterio
preestablecido.
3.12.1.2.1. Plantillas
Si se cuenta con una base de datos ya preestablecida en MySQL, entonces debe indicarle
al sistema que importe su base de datos. Aunque en el momento de instalar el programa
GLPI, en uno de sus pasos debió haberle pedido si quería traer su base de datos. Pero
como la aplicación está en modo de prueba para la Unidad, entonces no se cuenta con
alguna base disponible, y por ende se deberán crear a partir de los íconos “agregar” ó
“gestión de plantillas”.
Si se dio click en el último icono, por defecto debe aparecernos lo siguiente.

42
GLPI
Como no hay plantillas existentes, entonces agregamos una nueva; en el caso de existir
plantillas previas, estas se deben visualizar con el nombre correspondiente.
A través del formato anterior en GLPI podemos crear nuestro listado de equipos
disponibles y pertenecientes a la unidad, o que están bajo la responsabilidad de la misma.
Por ende, podemos notar la facilidad con que se puede llevar a cabo esta función sin
necesidad de conocimiento informático avanzado, solo basta con llenar los datos
requeridos y oprimir “agregar”.
Bajo esta misma modalidad trabajan las otras plantillas establecidas para las demás
secciones del módulo inventarios.
3.12.1.2.2. Opciones de visualización
El programa trae la ventaja de poder visualizar el listado de nuestros equipos en formato

de archivos PDF, formato SLK y View CSX export. Lo anterior también aplica para los
demás elementos inventariados bajo GLPI.

43
GLPI
3.12.1.2.3. Búsquedas y Ordenación por criterios
En lo concerniente a búsquedas, estas se pueden realizar a través de dos maneras, la

primera es escribiendo directamente el objeto u elemento a buscar en la parte superior
derecha de la aplicación, de tal forma que el sistema examinará todo el parque
informático inventariado. La segunda, es accediendo al módulo inventarios y escribir el
elemento objeto de búsqueda en la sección con los iconos en amarillo (+), que
corresponden respectivamente a “agregar criterio de búsqueda” y “agregar un criterio
global de búsqueda”, luego dados click en buscar.
Con respecto a organizar los elementos de acuerdo con algún criterio, lo podemos
realizar en la parte correspondiente a “Ordenado por”, tal organización se puede dar por:
Características propias, Componentes de cada equipo en particular, Red a la que
pertenecen, Asistencia, Datos financieros y Registro; a su vez dentro de cada uno de ellos
se tienen ciertos parámetros que facilitan la búsqueda, los cuales se presentan a
continuación:
Por sus Características:
• Nombre (denominación del equipo y que corresponde al establecido para cada

equipo, por ejemplo: econos1003adm, econos3-00pub, etc.)
• ID (la preestablecida en el momento de adquisición del equipo)
• Lugar: ubicación del computador en la Unidad o en otra parte de la Universidad.
• Tipo
• Modelo
• Estado
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GLPI
• OS (Sistema Operativo)
• Version OS
• Service Pack
• Origen de actualización
• OS Serial
• OS Product ID
• Número de serie
• Número de inventario
• Comentarios (los realizados al equipo por diversas situaciones específicas o

especiales relativas al mismo que no corresponde a un criterio estándar para los
demás).
• Contacto
• Contacto número
• Usuario
• Grupo
• Última modificación
• Red
• Dominio
• Fabricante
• Responsable técnico
• Entidad
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GLPI
Por sus Componentes:
• CPU
• CPU MHZ
• Tipo de RAN
• Cantidad de RAM
• Interfaz de red
• Placa de sonido
• Placa gráfica
• Motherboard
• HD tipo
• Tamaño HD
De acuerdo con la Red:
• IP
• MAC
• Máscar
• Subred
• Gateway
• Network point
Por la Asistencia dada:
• Cantidad de servicio

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GLPI
Por los Datos financieros:
• Nombre contacto
• Número contacto
• Número de inhibición
• Número de pedido
• Remito de entrega
• Número de factura
• Fecha de compra
• Fecha de puesta en servicio
• Presupuesto
• Duración de garantía
• Proveedor
• Valor
• Valor de extensión de garantía
• Duración de amortización
• Tipo de amortización
• Coeficiente de amortización
• Alertas por email
• Comentarios-datos
De acuerdo con el Registro:

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GLPI
• Registro: calve/val
• Registro: OCS name
3.12.1.2.4. Modificar o Suprimir
Para eliminarlos se lleva a cabo seleccionando el (los) elemento(s) que vamos a suprimir y
dar la opción borrar , tal icono lo encontramos al lado del botón “buscar”; o también
haciendo click sobre el objeto y dirigiéndonos en la nueva página que se abre al botón
“suprimir”.
Para las modificaciones, realizamos el último paso indicado anteriormente, con la

excepción de que introducimos los nuevos datos y en vez de ir a suprimir oprimimos
“actualizar”.
Los pasos anteriores son idénticos para las otras secciones de inventarios del módulo.

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GLPI
3.12.1.3. Monitores
En tal sección llevamos registro de todas las pantallas correspondientes a cada equipo, o
que se encuentren huérfanas, haciendo claridad en las características de estas, como el
tipo, es decir si son monitores CRT, de cristal líquido u otro.
Opera de manera semejante al inventario de computadores, por ende no es necesario

volver a repetir los pasos.
3.12.1.4. Software, Redes, Periféricos, Impresoras, Cartuchos,

Insumos y Teléfonos
Aquí escribimos todos los recursos informáticos referentes a cada pestaña con el fin de
tener un mayor control del mismo a través del uso del inventario. Como se mencionó
anteriormente, no es necesario repetir los pasos del manejo de cada sección, dado que no
varía mucho al explicado para los computadores.
3.12.1.5. Estados
Esta sección tiene por objetivo listar de manera más rápida todo el recurso informático
inventariado y clasificarlo de acuerdo con su nombre, estado en que se encuentra y tipo
de material. Todo ello va dirigido ha detectar que elemento presenta problemas o fallas y
poder solucionar el mismo, sin importar su lugar de ubicación, clase de objeto o nombre.
3.12.2. Soporte
En esta sección se permite mantener un adecuado nivel de servicio para múltiples

opciones, como la solución de inconvenientes o problemas con los recursos informáticos;
Tal módulo maneja cuatro secciones: Seguimiento, Mesa de ayuda, Planificación y Estadísticas.
Se pueden realizar búsquedas de servicios a partir de una identificación ID o de una breve

descripción. Tal módulo implementado en la Unidad proporcionaría una rápida y eficaz
49
GLPI
atención a todos aquellos servicios más relevantes que se prestan a los varios usuarios en
la facultad.
Una fortaleza de tal sistema es que va programado por tiempos, lo que permite identificar
en cuanto tiempo se logró atender la solicitud, además se puede reconocer: su estado
(nuevo o viejo), el número de identificación (ID),la fecha de apertura y de cierre, el nivel
de prioridad, el autor de la solicitud de trabajo, la persona a quien ha sido asignado el
servicio, el material involucrado, la categoría del servicio, la descripción de la solicitud de
trabajo y los datos disponibles sobre el seguimiento del servicio.
Todo lo anterior permitiría un mayor control en los procesos, eficiencia y eficacia a la

hora de prestar el soporte requerido por los diversos usuarios (profesores, estudiantes,
personal administrativo, etc)
Otra utilidad es que se puede clasificar los servicios en categorías utilizando la lista
descolgable prevista para este efecto. Para agregar o modificar las categorías de
seguimientos, vaya a la sección Configuración.
Una ventaja adicional es que se puede modificar la prioridad de un servicio si ésta cambia
mientras el servicio está en marcha, utilizando la lista de prioridades. Esto para la situación
de los servicios terminados. Es posible recuperar aquellos servicios terminados borrados,
solamente es necesario hacer clic en “info” y después en “restaurar”. Y si se quiere es
suprimir dichos servicios, entonces se procede a marcar el casillero “Estado” e indicar en
el botón “Suprimir” que se encuentra en la lista de servicios. Es posible suprimir servicios
terminados si no deseamos conservarlos más en la base. Para esto basta marcar el
casillero “Estado” y hacer click sobre el botón “Suprimir” en la lista de servicios.
La función de helpdesk es usada para ingresar solicitudes de servicios de los distintos

usuarios que tienen acceso al sistema, y aplica para los distintos tipos de cuentas. En tal
pestaña se consigue especificar el nivel de prioridad de los problemas, el número de

50
GLPI
identificación (ID) del material o software involucrado, y el tipo de servicio solicitado.
Todo ello implica una organización que facilita la identificación del técnico requerido para
tal problema y su posible solución lo más rápida posible.
Los seguimientos vía email son posibles gracias a la configuración de GLPI, que dispone de
un campo adicional para ingresar allí la dirección de correo electrónico del solicitante y de
esta manera estar informado sobre el proceso del problema o servicio solicitado.
3.12.2.1. Help Desk
Con este usted puede resolver algunas inquietudes relacionadas con este módulo en lo
concerniente a solicitudes y seguimiento de las mismas, reservas de material, etc.
3.12.2.1.1. Resolver un problema al enviar una solicitud (Mesa

de ayuda)
En el rincón superior derecho de la pantalla hay un ícono de FAQ (Preguntas Frecuentes).

Con él usted tiene acceso a las varias preguntas y soluciones que la persona a cargo de los
recursos informáticos ha puesto a su disposición. Además dispone de la generación de
tickets a través de la comunicación de los problemas técnicos.
3.12.2.1.2. Cómo comunicar un problema técnico
1) Seleccione el nivel de urgencia de su problema (por defecto es “Medio”).
2) Indique el número de su computador.
Si no conoce el número del material involucrado haga click sobre el ícono del símbolo de
pregunta”?”:

51
GLPI
• Se abrirá un formulario donde podrá indicar las primeras letras de su nombre, el
nombre del ítem involucrado o su número serial. Luego pulse el botón de
“Búsqueda”.
• En la lista que aparecerá, encontrará el ítem buscado. Bastará entonces con hacer
click sobre la línea correspondiente para que se cargue ese dato en el formulario.
• Si no aparece su nombre, por favor contacte a la persona a cargo de los elementos

informáticos.
Para un servicio de tipo general, no se requiere número.
3) Describa su problema
Sea lo más preciso posible en su descripción. El tratamiento será más rápido.
4) Seguimiento por email
Es posible que aparezcan otros dos campos en el formulario:
• El campo “Infórmenme del seguimiento”. Si contesta afirmativamente en este

campo, recibirá notificación por email cada vez que un técnico agregue un mensaje
o acción de seguimiento a su solicitud.
• El campo “Mi email” que lo habilitará a especificar una dirección de correo

electrónico donde recibir estos seguimientos.
Una vez correctamente llenado este formulario haga click sobre “Enviar mensaje”.
También puede agregar una nueva solicitud de control haciendo click sobre el botón
“Agregar un nuevo servicio” que figura en el rincón superior derecho de la pantalla.
A continuación se puede observar el formato como aparece en el programa la

comunicación y soporte para un problema de tipo técnico o de otra situación de atención
primaria.

52
GLPI
3.12.2.2. Efectuar seguimientos a las solicitudes
Sólo los usuarios con perfil predeterminado de admin y super-admin tienen permiso para
administrar esta función, a menos que exista un perfil creado que tenga derechos para la
misma; los demás solo pueden elaborar solicitudes sobre problemas o ayudas por medio
del módulo de Soporte o a través de la sección de mesa de ayuda, de acuerdo con los otros
perfiles establecidos para el usuario. Se puede realizar o seguir la evolución de sus
solicitudes abiertas o terminadas. Para ello se hace click sobre el ícono de “Seguimiento
de servicios” en el rincón derecho de la pantalla del cuadro o frame central.
Aparecerá la lista de todas sus solicitudes en curso o terminadas. Para obtener más
información sobre cada solicitud haga click sobre el enlace de “Infos”. Al ingresar por
este enlace se conoce con detalle el orígen de la solicitud, la descripción, el estado, la
prioridad, la duración total del servicio y los logs de los seguimientos efectuados a la
fecha, la persona que requirió la solicitud y a quién fue asignado. También, se autoriza el
envío del seguimiento por email y asociar documentos de cualquier tipo sin que sobrepase
la capacidad de 2 MB.
53
GLPI
A través de la pestaña de “agregar nuevo seguimiento” se introduce la descripción, se indica
si es privado o no, y se efectúa la planificación respectiva, esto último se explica más
adelante.
3.12.2.2.1. Planificar seguimientos
Cuando a un seguimiento se le efectúa una o varias planificaciones, entonces en la pantalla

se visualiza un campo o cuadro adicional en la imagen anteriormente presentada así como
el que se muestra en seguida:
En esta parte se indica la persona que realiza la misma, el horario en que se llevará a cabo
el servicio que atienda tal solicitud y el estado en que se encuentra. Luego se da clic en
agregar para que el sistema tome el cambio efectuado, o en Agregar y cerrar para que
guarde y salga del seguimiento.

54
GLPI
A continuación se muestra la visualización de un seguimiento:
Estados o niveles de
seguimiento
En esta sección se presentan todos los cambios

ocurridos en el seguimiento
En la parte inferior aparece el histórico con la cantidad de veces en que se han realizado
distintos seguimientos, las fechas en que se han hecho, la descripción del cambio al nuevo
estado, el usuario que los ha efectuado, la planificación ejecutada y la duración en la
atención de la solicitud; esto ocurre con cada uno de ellos que la persona responsable
realice.
3.12.2.2.2. Estados de los seguimientos
En la misma sección se logra crear una lista de servicios en función de ciertos criterios,
dentro de los cuales se pueden visualizar:
o Todos los servicios activos
o Todos los servicios que no han sido cerrados.

o Solamente los servicios que nos han sido asignados.

55
GLPI
o Los servicios ha los que hemos sido afectados.
o Solamente los servicios no asignados.
o Los servicios aún por asignar a un técnico.
o Solamente los servicios terminados
o Los servicios que han sido cerrados.
Y de acuerdo con el tipo de servicio y seguimiento se asigna un estado con su respectivo

ID, los siguientes colores relacionan dichos estados:
3.12.2.3. Planificación
En esta parte se presenta una especie de calendario u horario con todos los días de la
semana, y en él se relacionan todos aquellos seguimientos o servicios que fueron
planificados por la(s) persona(s) responsable(s) de los mismos, en este caso nos referimos
a los usuarios que tienen el perfil para acceder y modificar estos datos (por defecto el
sistema tiene admin. y super-admin.
Además, se pueden organizar de acuerdo con: el usuario, la fecha de creación: por

semana, día o mes, y por grupo. También dispone de dos links, uno para descargar
calendario en formato Ical, y otro para sincronización Webcal.
En el primer link (descargar calendario en formato ical) que es un calendario de Internet;

si se hace click en tal enlace, descarga un ejecutable que se conecta con el Microsoft
56
GLPI
Outlook, y con nuestra cuenta personal se ingresa directamente al calendario. Por ende,
se puede conectar al calendario de seguimientos de GLPI y conjugarlo con el del Outlook,
tal como se muestra en la imagen siguiente.
Lo azul corresponde al calendario propio del Outlook y la pestaña en verde planning.ica(1)

corresponde al de GLPI. Por lo tanto es una ventaja para la persona encargada de los
seguimientos tener un solo calendario conjunto, aunque desde el Outlook no se puede
realizar modificaciones al calendario GLPI, dado que es de solo consulta.
En el segundo link, se genera la actualización del calendario con el del correo del Outlook
procediendo con el ingreso al Microsoft Outlook. Aunque desde que se inicia sesión en
este último la actualización es automática simplemente acceda al calendario y verifíquelo.

57
GLPI
3.12.2.4. Estadísticas
Aquí se presenta tanto de manera gráfica como descriptiva las estadísticas de ciertas
características como son: los servicios, los seguimientos, el material inventariado y otras
de carácter más global.
3.12.2.4.1. Globales
Se presentan de manera gráfica y por fechas. Este elemento es muy útil para la UIFCE
dado que el programa realiza una serie de estadísticas que agrupan los principales datos
sobre los servicios en el mes, año y en general de:
• La cantidad total de servicios ofrecidos

• La cantidad de servicios resueltos oportunamente
• El promedio o media de demora en la resolución de problemas
• La demora máxima en resolver tales inconvenientes o problemas
• La duración real media de servicios
• La duración máxima de atención y resolución real de dichos inconvenientes
• La demora mínima de notificación de servicios
• Y la media o promedio de demora en notificar los servicios.
Otras estadísticas:
Por técnico
Estas estadísticas proveen un estado de la actividad de los técnicos para un período dado:

58
GLPI
• La cantidad de servicios asignados
• La cantidad de servicios resueltos
• La duración media de apertura
• La duración real media del servicio
• La duración real total de intervenciones
• La demora media de notificación de servicio
Por Rubros
Estadísticas de servicios por Lugar, Tipo de computador, OS o sistema operativo, CPU,

Tipo HD, Placa gráfica, Motherboard, sobre un período dado:
• La cantidad de servicios demandados

• La duración media de apertura
• La demora media de notificación de servicio
Por usuario
Estadísticas de servicios de acuerdo con el usuario sobre un período dado:
• La cantidad de servicios demandados

• La curación media de apertura
• La demora promedio de notificación de servicio

59
GLPI
3.12.2.4.2. Servicios
Se pueden visualizar tanto descriptivas como gráficas y organizadas de acuerdo con ciertos
criterios: rango de fechas, características de los servicios, la persona que los solicita y el
asignado a.
Como ejemplo se muestra la imagen siguiente, en donde se observa estadísticas

descriptivas según el origen de la solicitud entre ciertos lapos de tiempo (fechas).
Clic acá para

ver gráficas
En la visualización podemos notar que se detalla la cantidad de servicios solicitados según

el origen del mismo, el número de los mismos que se completaron y fueron cerrados, y
las estadísticas descriptivas ya mencionadas antes.
Para ver gráficamente los datos arrojados, se debe dar click en el botón como se
indica en la imagen anterior, las gráficas presentadas son del mismo formato a las que más
adelante en esta sección se muestran.
3.12.2.4.3. Títulos
Se dan con la misma estructura explicada para los servicios, solo que aplica para los
componentes internos de cada computador como la Tarjeta madre, la memoria RAM, el
disco duro, entre otros; y por Tipo, Modelo, OS y Lugar de ubicación.

60
GLPI
3.12.2.4.4. Material
No presenta datos estadísticos abundantes, dado que lo único que cambia en la pantalla es
que aparece el listado de aquellos materiales que fueron indicados para tener soporte y/o
servicio así como se puede observar en la figura; la aplicación lista aquellos elementos por
nombre y cantidad de servicios solicitados, su limitante es que no dispone de más
estadísticas para esta sección, puesto que dando click en alguno de ellos se accede a los
datos inventariados del recurso correspondiente.
A continuación se presentan tres gráficos (de los varios que se generan) a modo de
ejemplo que el programa elaboró a partir de la prueba práctica llevada a cabo con datos
de la Unidad. Se aclara que cada gráfico puede ser visualizado de acuerdo con las fechas
que el usuario establezca como rango en la sección, tal como se presenta en el siguiente
gráfico para aclarar el paso:

61
GLPI
Aquí se puede ver la cantidad de servicios solicitados desde el 22 de mayo de 2007 hasta
el 22 de mayo de 2008 organizado por meses.
Esta gráfica relaciona el promedio de demora en horas en que se atendió con diligencia los
servicios solicitados a través de la mesa de ayuda y/o seguimientos. Para la UIFCE es útil
esta herramienta para evaluar y contrastar los indicadores de gestión y de calidad en el
tratamiento de los servicios prestados.
Esta última gráfica relaciona el número de servicios que cumplieron las seis fases del
proceso de seguimiento y fueron cerrados con éxito.

62
GLPI
3.12.3. Gestión
En tal modulo podemos realizar la gestión de contactos, empresas o proveedores de

servicios, documentos y de contratos, lo que evitaría el papeleo físico constante y posible
extravío de los mismos, puesto que se posee un mayor control real y disponible en un
solo lugar bajo la aplicación GLPI.
Se tiene la posibilidad de introducir todos los contactos requeridos y modificarlos cuando

sean necesarios, además se pueden asociar con las empresas con las cuales se tengan
relación, ya de forma directa o indirecta; se puede gestionar el conjunto de contratos de
diversa índole que estén ligados a los materiales o implementos que se utiliza en la
Unidad, así como otro tipo de información relacionada con estos contratos.
En lo pertinente a documentos, la sección permite almacenar documentos sobre el

servidor GLPI, permite además asociar un documento con todos aquellos materiales o
software del inventario y clasificarlos de acuerdo a algún apartado. También se pueden
agregar nuevos documentos, pero para ello debe dirigirse a la sección de “Administración
y Configuración”, bajo la opción de “Tipos de documentos”.
3.12.3.1. Agregar contratos
GLPI permite llevar control sobre los contratos que se tengan, en el sentido de que se
pueden mantener organizados en archivos magnéticos sin la necesidad de utilizar papel.
En la siguiente imagen se muestra la plantilla en donde deben ser incorporados:

63
GLPI
3.12.4. Útiles
En esta parte podemos realizar reservas de todos aquellos materiales, implementos u

objetos disponibles para ser utilizados por los usuarios, tal sección no se limita a “prestar”
equipos de cómputo, va más allá, dado que permite a nuestros clientes pedir en préstamo
distintos aparatos de hardware y software que sean reservables como los monitores, el
software, redes, periféricos, impresoras y teléfonos.
Se pueden agregar comentarios al material reservable. Para hacerlo, basta hacer con hacer
click sobre el botón “modificar comentario”. Para hacer reservable un material, vaya a la
ficha de datos del mismo y haga click sobre la opción “Autorizar el préstamo”.
Otro gran uso es el permitir incorporar un manual FAQ (respuestas a preguntas

frecuentes) con el ánimo de brindar un mayor apoyo a las necesidades y dudas de los
usuarios con lo cual se logre, de manera autónoma, la solución de los problemas sin tener
que requerir la asesoría de un técnico.
3.12.4.1. Reservar un material
Es posible reservar materiales que estén disponibles para préstamo. Para ello haga click
sobre el ícono “Reservas”, arriba a la derecha de la pantalla.
64
GLPI
Si existen materiales disponibles para préstamo, aparecerá su listado. Puede hacer click en
aquellos que le interesen. Entonces verá el calendario de reservas. Bastará con hacer click
sobre el ícono “Reservar” y especificar los parámetros de su reserva: comienzo, final,
periodicidad y comentarios.
Cuando se hace una reserva, cada usuario puede visualizar una especie de calendario en el
que se presenta las horas y los días en que fue reservado cierto material, y esto brinda la
facilidad para el que solicita el préstamo saber con certeza y seguridad las fechas que
requiere un elemento en particular, y de esta manera evitar confusiones y evitar tratar de
reservar un mismo material ya reservado por otro usuario ó por la misma persona. Esto
aplica en especial cuando se trata de préstamos de largo plazo y constantes.
A modo de prueba con el inventario hecho a ciertos equipos y dispositivos de la Unidad, a

continuación se presenta una visualización de tal calendario:
Como se observa, el Usuario FCE realizó una reserva del computador econos3-01pub los
días 19 y 26 de mayo de 2008 para las 12:05 pm hasta la 1:00 pm (13:00 horas). De igual
forma se puede hacer para los demás equipos o elementos objeto de préstamo.
65
GLPI
3.12.5. Administración
Este módulo funciona de igual forma que lo hace el de inventario para la gestión de
usuarios. Y en este su puede agregar, modificar o suprimir usuarios, grupos y entidades,
de acuerdo con lo requerido por cada entidad que use este software. Las otras secciones
del módulo hacen referencia a secciones de: “reglas”, “perfiles”, “datos” y “Logs”.
Sección Reglas: hace referencia a comandos que con ciertos parámetros permiten al
sistema ser más eficiente en sus operaciones y se maneja gran parte de la funcionalidad
específica del servidor GLPI que con cualquier modificación inapropiada puede malograr
los objetivos de la aplicación, por ende no se realizó ninguna operación en esta parte dado
que se requiere manejar lenguaje de programación aplicado a este sistema.
Sección Perfiles: en este podemos agregar o eliminar cada clase de características (perfil)
que identifica a cada grupo de usuarios; en la sección 3.13.1 se hace énfasis en este tema.
En la sección de datos podemos realizar el backup de la base de datos en dos formatos;

SQL y XML, de acuerdo con las necesidades de los operadores del sistema y encargados
del inventario; esto permite evitar pérdidas de datos y corrupción en los mismos.
Sección Logs: se tiene el registro de actividad del sistema en forma de tabla con el fin de
ver que acciones se llevan a cabo en la plataforma y así analizar la información del tráfico
del sitio. Los logs con los que trabaja GLPI buscan guardar incidencias, errores, accesos
de usuarios y otras modificaciones que se hagan. Estas se pueden organizar por fecha,
66
GLPI
(item) ID, servicio, nivel y mensaje.
3.12.6. Configuración
La configuración general de la aplicación permite definir establecer una serie de

parámetros:
- El camino de instalación: este se detecta automáticamente en el momento en que se da

inicio a la instalación o la actualización. No se debería tener la necesidad de realizar
modificaciones.
- El nivel de log: la cantidad de eventos a visualizar corresponde al número de líneas de log

presentes sobre la página de acceso a la central.
- El tiempo de conservación de los logs: si los guardamos durante demasiado tiempo

nuestra tabla puede contener una gran cantidad de datos.
- Mostrar los servicios al conectarse: visualizar los servicios activos sobre la página de
acceso a la central, o no.
- Cantidad de elementos a mostrar por página (válido para todas las listas de elementos
visualizados: seguimientos, computadores, etc.).
- Cantidad máxima de caracteres para cada elemento de la lista: reducir el tamaño de las
cadenas de caracteres para obtener una visualización legible.
- Permitir helpdesk.html : activar o no las solicitudes de servicio anónimas a través del

archivo helpdesk.html.
Se tiene como complemento la posibilidad de agregar o modificar los tipos de

documentos autorizados a ser gestionados por GLPI. Los datos a proveer son: - Nombre
del tipo de documento. - Extension, ejemplo: .txt - Nombre del archivo para el ícono del
documento deseado. Ubicaremos los archivos de íconos en el subdirectorio pics/icones

67
GLPI
bajo el árbol de GLPI. - El tipo MIME si es necesario. - Autorización de subida de este tipo
de archivo (sí o no). c) Preferencias, entre otros.
Esta parte del módulo se permite el cambio de nuestra palabra clave, definir el orden por
defecto utilizado en la presentación de los servicios y definir el idioma con el cual se
presenta la interfaz. d) Datos (Backup/restauración)
Esta zona nos permite crear resguardos de la base de datos (“Guardar SQL”). También
podemos borrar los archivos de respaldo, restaurarlos o descargar los archivos SQL. Y
podemos generar un resguardo en formato XML de la base de datos (“Guardar XML”).
3.12.6.1. Modificar los parámetros personalizados de la aplicación
Puede seleccionar otro idioma en el cual desee ver la interfaz de la aplicación. Para esto
seleccione “Elija su idioma”, y luego recuerde hacer click en “Modificar”.
Para modificar su clave haga uso del formulario al tope de la pantalla.
3.12.6.2. Notificaciones y opciones de configuración para envíos vía

email
Se accedió a la sección de notificaciones y obtuvieron los datos requeridos para la

configuración de la opción de envío de emails para el seguimiento de los servicios
solicitados y aquellos problemas relacionados con el parque informático, además de la
generación de tickets, con el ánimo de formar un tipo de reportes que incrementen la
eficiencia y eficacia al momento de acudir o resolver un servicio o problema requerido
por algún usuario en particular; por ende es relevante este aspecto puesto que beneficiaria
a la Unidad en cuanto a su imagen y calidad.
En el módulo de Configuración y en la pestaña de Notificaciones se indica en la lista

desplegable la opción de utilizar los seguimientos por email, como se debe evaluar tal
funcionalidad se seleccionó que sí; luego se escribe el email de la persona que será el
remitente “virtual” de los mensajes enviados desde la aplicación, es decir que GLPI utiliza
un correo en particular como puerta de comunicación hacia las otras direcciones de
68
GLPI
correo electrónico a los cuales se envían mensajes (seguimientos, tickets, avisos, etc).
A los mensajes se tiene la posibilidad de agregarles una firma, para la prueba práctica se ha
utilizado el nombre de la Unidad de Informática y Comunicaciones, Facultad de Ciencias
Económicas, Universidad Nacional de Colombia. Otra opción que se tiene es mandar con el
mensaje un enlace directo a GLPI para facilitar el ingreso inmediato al sistema si la
persona no dispone de tiempo y quiere ahorrar pasos.
Para la prueba se utilizó en Host SMTP el del correo oficial de la Universidad:

unmtaout.unal.edu.co; en Puerto del Servidor SMTP el programa colocó por defecto 25.
En Login SMTP y Contraseña SMTP, se debe utilizar el que corresponda al escrito en mail del
administrador. Para nuestro caso, el IT de infraestructura de redes nos colaboró para el
ejemplo.
3.12.6.3. Salir del sistema
Si desea desconectarse de la aplicación GLPI, haga click sobre el botón “Desconexión” en

la parte superior derecha.
Click aquí

69
GLPI
3.13. USUARIOS
El instalador de GLPI crea usuarios por defecto, y lo recomendable es modificarlos para

personalizar el sistema a nuestras necesidades o requerimientos, para ello se debe ir al
menú “Administrador” y en la parte correspondiente a usuarios realizamos los cambios
pertinentes, ya sea agregando nuevos usuarios o modificando ciertas características de los
existentes. Cabe anotar, que los usuarios preinstalados por GLPI no son objeto de
modificación total, en especial helpdesk, que desde el momento de la instalación se hace la
advertencia de no borrarlo. Dependiendo del tipo de usuario, la aplicación le permitirá
acceder a ciertos módulos autorizados, esto quiere decir, que no todos los usuarios van a
disponer de manera completa los módulos explicados anteriormente.
3.13.1. Tipos de Perfiles
3.13.1.1. Normal
Estos usuarios pueden acceder a los datos de nuestro parque informático en modo de
sólo lectura, por ende, no pueden modificar, agregar o borrar los datos allí consignados.
Este usuario va dirigido para aquellos que tienen necesidad de conocer estadísticas o
informes.
3.13.1.2. Post-only
Son usuarios que pueden anotar sus solicitudes de trabajo a través del helpdesk.
3.13.1.3. Admin.
Los usuarios admin. tienen los mismos derechos que un usuario de tipo normal, pero con
la ventaja de que si pueden agregar, modificar o borrar los elementos contenidos en la
aplicación GLPI, por consiguiente, tal usuario se ajusta para aquellas personas que
trabajan cotidianamente con el programa, como por ejemplo los técnicos y
70
GLPI
administradores de sistemas.
3.13.1.4. Super admin.
Estos usuarios son los que, además de poseer los mismos derechos que un usuario de
tipo admin., pueden configurar la aplicación, elaborar y/o modificar los backups de la base
de datos, entre otras funciones. Este tipo de usuario corresponde más al jefe de servicios
informáticos y/o responsables del programa que tendrán los derechos sobre la misma.
3.13.2. Creación y/o modificación de perfiles
Se realiza ingresando a “Administración”, luego en perfiles, y dando clic en el símbolo de

(+) se agrega los nuevos perfiles de acceso y permiso.
En la imagen que se muestra en seguida es cómo se visualiza la sección para introducir los
parámetros que se definan a los perfiles que usarán la aplicación.

71
GLPI
3.13.3. Introducir nuevos usuarios
Como forma de acatar lo establecido al momento de instalar GLPI, se procedió a

modificar los usuarios preestablecidos por unos nuevos.
Accedemos a la pestaña Administración y en ella vamos al link usuarios, allí damos la opción
de agregar usuario
Luego, introducimos los datos que nos solicitan y que son requeridos para el
funcionamiento adecuado del sistema. Se pueden crear tantos usuarios como sean
requeridos y a cada uno de ellos asignarles uno o más perfiles, todo ello de acuerdo con
lo requerido o lo necesario según el tipo de organización que utilice el aplicativo.

72
GLPI
4. GLOSARIO
• Firmware: Es el "software que está dentro del hardware". Se refiere a los

programas grabados en memorias ROM. Software que se almacena y ejecuta desde
la memoria de solo-lectura ( ROM ) del computador. Su grado de fijación al equipo
puede ser absoluto, como en el caso de los programas implantados vía circuitos
trazados, o relativo, como en el caso de los ROM reprogramables ( EPROM ).
• Gateway: Puerta de Acceso. Dispositivo que permite conectar entre si dos redes
normalmente de distinto protocolo o un Host a una red. En una red de
ordenadores, es un dispositivo que se encarga de conectar dos redes de distinto
tipo, y que es incluso capaz de transformar la información, adaptando el formato
de paquetes de la primera red al que necesita la segunda. La mayoría de las veces
se implementan por software. Trabajan a nivel de transporte (nivel 4 del estándar
OSI) o superior.
• IMAP4: Siglas de "Internet Message Access Protocol", junto al POP3, es uno de los
protocolos cliente/servidor más comunes para recibir y descargar los e-mail del
servidor de correo electrónico.
• Logs5: Un log es un registro de actividad de un sistema, que generalmente se

guarda en un fichero de texto, al que se le van añadiendo líneas a medida que se
realizan acciones sobre el sistema. Se utiliza en muchos casos distintos, para
guardar información sobre la actividad de sistemas variados.
Tal vez su uso más inmediato a nuestras actividades como desarrolladores del
web sería el log de accesos al servidor web, que analizado da información
4
Extraído de http://www.monografias.com/trabajos22/diccionario-informatico/diccionario-informatico.shtml
5
Extraído de http://norktimes.wordpress.com/2008/04/04/borrado-de-logs-en-los-servidores/
73
GLPI
del tráfico de nuestro sitio. Cualquier servidor web dispone de un log con los
accesos, pero además, suelen disponer de otros log, por ejemplo, de errores. Los
sistemas operativos también suelen trabajar con logs, por ejemplo para guardar
incidencias, errores, accesos de usuarios, etc. A través de los log se puede
encontrar información para detectar posibles problemas en caso de que no
funcione algún sistema como debiera o se haya producido una incidencia de
seguridad.
• MIME6: Multipurpose Internet Mail Extensions. Protocolo de envío de información

no codificada en código ASCII. Norma de extensión de correo electrónico que
permite enviar mensajes con ficheros de audio, vídeo, gráficos o texto.
• Network point: en español es puerto de red, y es el punto en el que se conecta

el cable de red ubicado en la parte trasera o posterior de los PCs.
• PHP: es un lenguaje de programación usado usualmente para la creación de

contenido para sitios web. Hyper Text Pre-Prosessor / Personal Home Pages),
Lenguaje de programación de licencia libre, embebido dentro del HTML y
ejecutado en el servidor antes de ser enviado al navegador, usado para crear
paginas dinámicas (datos dinámicos).
• Root7: es el nombre convencional de la cuenta de usuario que posee todos los

derechos en todos los modos (mono o multi usuario). root es también llamado
superusuario. Normalmente esta es la cuenta de administrador. El usuario root
puede hacer muchas cosas que un usuario común no, tales como cambiar el dueño
de archivos y enlazar a puertos de numeración pequeña. No es recomendable
utilizar el usuario root para una simple sesión de uso habitual, ya que pone en
6
Extraído de http://www.nocturnabsas.com.ar/forum/sistemas-operativos/184686-diccionario-informatico-
basico.html
7
Extraído de http://es.wikipedia.org/wiki/Root
74
GLPI
riesgo el sistema al garantizar acceso privilegiado a cada programa en ejecución. Es
preferible utilizar una cuenta de usuario normal y utilizar el comando su para
acceder a los privilegios de root de ser necesario.
• Ports de red: Un port de red permite modelizar la salida de una interfaz de red
sobre un material dado.
• Servidor SMTP: Servidor que se ocupa de enviar los mensajes que escriben sus
usuarios.
• SMTP: Protocolo simple de transferencia de correo (Simple Mail Transfer

Protocol). Un protocolo utilizado para enviar correo electrónico en Internet,
definido en STD 10, RFC 821.
• Tags8: En sentido informático un tag es un conjunto de caracteres que se añade a

un elemento de los datos para identificarlo. Una etiqueta (o tag) es una marca con
tipo que delimita una región en los lenguajes basados en XML. También puede
referirse a un conjunto de juegos informáticos interactivos que se añade a un
elemento de los datos para identificarlo (Oxford English Dictionary). Esto ocurre,
por ejemplo, en los archivos mp3 que guardan la información sobre la canción y el
artista. Como ocurre en otros casos, a menudo se emplea la palabra inglesa, a
pesar de que etiqueta es perfectamente adecuada. Con la llegada de la World
Wide Web ha habido una invasión de tags. La Web se basa en el HTML, o
"lenguaje de marcado de hipertexto", que está basado en el uso de etiquetas. Las
etiquetas (entre otras muchas cosas) le dicen al programa visualizador de páginas
web (o browser) en qué juego de caracteres está la página, de qué tipo es cada
uno de los fragmentos de texto que contiene (por ejemplo, encabezamiento, texto
normal, etc.), si están alineados a un lado o centrados, en qué tipo de letra está el
8
Extraído de http://luisf.wikispot.org/Conceptos
75
GLPI
texto (cursiva, negrita, etc.), si hay tablas, de qué anchura son, etc. Es decir: le dan
las instrucciones para que nos presente la página en pantalla.
5. CONCLUSIONES
GLPI es una aplicación de gran funcionalidad para distintos requerimientos en lo

relacionado con el manejo de inventarios y la atención de soporte, mesa de ayuda y
generador de ciertas estadísticas básicas que contribuyen a evaluar la eficiencia y eficacia
en que se da solución oportuna a las varias solicitudes que se reportan. Puesto que el
sistema opera bajo un espacio web, se tiene el fácil acceso al mismo por parte de los
usuarios siempre y cuando se disponga de un computador con acceso a red (en este caso
intranet), sus mayores fortalezas radican en el módulo de soporte, inventarios y
configuraciones.
Bajo el módulo de soporte éste permite generar solicitudes para la atención de soporte
de múltiples tipos y relacionadas con los objetos inventariados, se puede realizar el
seguimiento a los mismos con lo que se generan tickets que pueden ser reportados vía
email a la persona que indicó la necesidad de ayuda (usuario), facilitando con ello la
comunicación y eficiencia de los servicios. Además, en el mismo se encuentra la sección
de estadísticas que se establecen como posibles controles para evaluar la gestión en la
atención y seguimiento a los mismos, esto para la UIFCE se convierte de gran utilidad para
cumplir a cabalidad con el plan de calidad establecido.
El módulo de inventarios agrega datos de varios recursos informáticos y de software, y de

otros establecidos como insumos, tal vez su limitante es que no tiene una sección
específica para activos fijos, pero se puede solucionar si se incorporan en el de insumos.
En el módulo de configuraciones se pueden realizar todos aquellos cambios que permitan

mejorar la apariencia y funcionalidad del sistema, dado que es software libre, se tiene la

76
GLPI
posibilidad de realizar modificaciones en el código y adaptarlas a las necesidades de la
UIFCE, aunque de modo predeterminado (tal como se descargo originalmente) es muy
útil para la dependencia. En la sección de gateways de email se puede entablar conexiones
con otras bases de datos, esto en caso de que la empresa encargada del manejo general
de los inventarios de la Universidad Nacional lo permita.
De acuerdo con los objetivos propuestos se consiguió en la primera y segunda etapa con
satisfacción la identificación de las principales funciones del programa y su forma de
operar, se logró realizar la instalación en el servidor Web, con lo cual se procedió a
observar sus principales herramientas y sus posibles ventajas como modelo de apoyo para
la Unidad de Informática.
El programa ofrece una serie de ventajas y fortalezas que pueden permitir a la Unidad un
manejo más adecuado de su parque informático, dentro de las cuales está la interfaz
gráfica con la que opera, dado que es muy fácil de operar la aplicación y no requiere de
comandos para su uso. Es decir, cualquier persona puede moverse bajo la plataforma
GLPI sin que requiera conocimientos avanzados en sistemas o manejo de sistemas
operativos complejos.
En la primera etapa de investigación se encontró que ciertos módulos ofrecen gran

utilidad para la UIFCE, dentro de los cuales tenemos el administrador de inventarios, y el
de útiles. Ya que permite tener una base de datos completa y en un solo lugar de
elementos hardware y software. Además de otorgar soporte técnico a los posibles
inconvenientes de los usuarios de los elementos hardware y software que dispone la
Unidad al servicio de los mismos.
En la segunda y tercera etapa se indagó más acerca del sistema y se llevó a cabo la
recopilación de información de ciertos equipos para ejecutar una prueba práctica con el
módulo de inventario de GLPI y de esta forma verificar la manera en que opera. Además
de descubrir las ventajas y fortalezas que presenta frente a la sección de inventarios del
Websiui y la base de datos del departamento de inventario de la Universidad (SIFI).
En conclusión general, este aplicativo es un gran recurso que brinda mucha ayuda si se
77
GLPI
implementa en la Unidad de informática para el cumplimiento del procedimiento de
calidad de atención a soporte primario y como medio alterno y completo en el inventario
de los recursos informáticos y de software que se disponen.
6. BIBLIOGRAFIA
INTERNET:
Páginas del portal GLPI
http://glpi-project.org . Visitado durante el trascurso del semestre I de 2008. Página oficial

en idioma francés con opción de ser visualizada en otros idiomas.
http://glpi-project.org/spip.php?article87
http://glpi-project.org/article.php3?id_article=17
http://glpi-project.org/wiki En tal sección se accede al manual general de uso, aunque se
especifica sobre la limitada documentación del mismo.
http://glpi-project.org/spip.php?rubrique28
Otras páginas visitadas:
http://www.mysql.com
http://www.monografias.com/trabajos22/diccionario-informatico/diccionario-
informatico.shtml. Visitada el 20 de junio de 2008, contiene trabajo: “Pequeño
Diccionario Informático”.
http://www.google.com
Este motor de búsqueda se utilizó frecuentemente para búsqueda de definiciones; a través
de la indicación defina: XXX.

78

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Tutor Investigación: Alejandro Bolivar Bolivar

Coordinadores: Leydi Diana Rincón Rincón

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UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA

Este trabajo es resultado del esfuerzo de todo el

Se prohíbe la reproducción parcial o total de este

UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA

3.7. PRUEBA PRÁCTICA CON DATOS DE LA UIFCE................................................... 15

UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA

UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA

UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA

GLPI es un aplicativo completo que permite la administración de recursos informáticos y

GLPI is a complete application that enables management of computing resources and

UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA

3.1. ¿QUÉ ES GLPI?

El autor de la aplicación es el francés: Jean-Mathieu Doleans.

3.1.1. Características Generales

Permite la administración de Multi-usuario,

UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA

3.1.2. Requerimiento Técnico

La aplicación requiere de las siguientes tecnologías:

CSS para las hojas de estilo

3.2. FUNCIONALIDADES GENERALES DE GLPI

Las principales funcionalidades de la aplicación son:

1) El inventario exacto de todos los recursos técnicos. Todas sus características se

2) La gestión y la historia de las acciones de mantenimiento y procedimientos de los

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• Como uso adicional, se tiene que proporciona un completo inventario de los

• La construcción y diseño de métodos para formar bases de datos con la topología

• Gracias a su interfaz, se mueve por un escenario dinámico que permite estar en

Elementos significativos de cada tipo de versión:

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• Versión 0.7: Inclusión de administración de permisos más detallados.

Por razones de seguridad algunas opciones no se tienen disponibles (administración de

En tal link se puede acceder con tres tipos de usuarios:

Id. De usuario: admin._es

Como usuario normal:

Como usuario para usar únicamente el servicio de mesa de ayuda:

3.6.1. Opciones de Interfaz

La aplicación permite modificar la visualización de GLPI en el sistema, pero para ello se

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3.6.2. Interfaz previa para la UIFCE

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Lo correspondiente al texto se modificó por el módulo de configuraciones ingresando a

Se hace la modificación en el campo: “personalización”

3.6.3. Autenticación automática

GLPI permite a sus usuarios identificarse en la aplicación sin necesidad de reintroducir su

3.7. PRUEBA PRÁCTICA CON DATOS DE LA UIFCE

Con el ánimo de mostrar a manera de ejemplo práctico el funcionamiento de la aplicación

3.7.1. Recursos informáticos inventariados

Se tomo para la prueba la información de los siguientes equipos:

Econos001adm, Econos002adm, Econos3-01pub y Econos3-03pub, además de 2 teléfonos

Inventario resumen Computadores:

Inventario resumen Monitores:

Inventario resumen Software:

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Inventario resumen Periféricos:

Inventario resumen Teléfonos:

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No se generan conflictos con la información introducida en un mismo espacio y al mismo

3.7.3. Autorizar reservas de elementos inventariados

Al momento de ingresar la información de cada elemento en la pestaña de Reservas se