MENULIS PESAN RUTIN DAN POSITIF

MAKALAH

Disusun untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Mata Kuliah Komunikasi Bisnis
Dosen Pengampu Biki Zufikri Rahmat, S.os., M.E.Sy.

Disusun Oleh;
Kelompok 5

Moehammad Agung Derawan 181002029

Ganjar Haqiqi 181002038
Eneng Ernawati 181002045
Fertika Eliza 181002070
Amelia Hendayani Hidayat 181002085

PROGRAM STUDI EKONOMI SYARIAH

FAKULTAS AGAMA ISLAM
UNIVERSITAS SILIWANGI
TASIKMALAYA
2021
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Alloh swt. karena berkat rahmat dan
karunia-Nya kami dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik. Tak lupa shalawat serta
salam semoga tetap tercurah limpahkan kepada Nabi Muhammad SAW.
Makalah ini berjudul “Menulis Pesan Rutin dan Positif”. Semoga dengan adanya
makalah ini bisa menjadi sebuah referensi dan ilmu pengetahuan bagi kita yang akan
berguna bagi kita untuk bisa mengaplikasikanya didalam kehidupan sehari-hari. Besar
harapan kita sebagai penyusun agar pembaca dapat memberikan bantuan berupa
masukan dalam penulisan mengenai makalah yang kami susun agar menjadi
pembelajaran bagi kami kedepan.
Tak lupa kami juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang terlibat
dalam penyusunan makalah ini. Khususnya kepada dosen mata kuliah komunikasi bisnis
Bapak Biki Zufikri Rahmat, S.os., M.E.Sy. serta teman-teman yang terlibat dalam
penyusunan makalah ini.
Kami menyadari banyak kekurangan dalam penyusunan makalah ini. Untuk itu,
kritik dan saran pembaca sangat kami harapkan agar makalah ini bisa tersusun dengan
baik.

Tasikmalaya, 30 Maret 2021

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR............................................................................................................... i
DAFTAR ISI .......................................................................................................................... ii
BAB I.................................................................................................................................... 1
PENDAHULUAN .................................................................................................................. 1
A Latar Belakang Masalah.......................................................................................... 1
B Rumusan Masalah ................................................................................................... 1
C Tujuan Makalah ...................................................................................................... 2
BAB II................................................................................................................................... 3
PEMBAHASAN .................................................................................................................... 3
A Menggunakan Proses Penulisan 3 Langkah untuk Pesan Positif dan Rutin ........... 3
B Membuat Permintaan Rutin .................................................................................... 5
C Mengirimkan Jawaban Rutin dan Pesan Positif ...................................................... 6
BAB III ................................................................................................................................. 8
KESIMPULAN ...................................................................................................................... 8
A Kesimpulan ............................................................................................................. 8
B Saran ....................................................................................................................... 8
DAFTAR PUSTAKA............................................................................................................... 9

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

A Latar Belakang Masalah

Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin
kepada para bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini
menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau
hasilnya tidak sesuai dengan apayang dikehendaki. Dengan mengatur ide-ide
secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan
dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis
bagi audiens.

Mengorganisasi pesanpesan secara baik adalah suatu keharusan dan

menjadi tantangan bagi komunikator.Menulis pesan-pesan baik yang berupa
surat-surat untuk kalangan intern maupun ekstern perusahaan dan memo
merupakan hal yang rutin. Penyampaian pesan-pesan rutin, good news dan
good will dapat dilakukan dengan pendekatan langsung (direct approach).

Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis (komunikasi) yang positif, bak

melalui lisan atau tulisan, maka bentuk-bentuk pesan yang disampaikan akan
mengikuti suatu formula yang sederhana, yaitu mulai dengan ide-ide pokok
yang jelas. Diusahakan dalam bagian awal, penulisan pesan-pesan positif
dimulai dengan pernyataan yang jelas dan tegas. Pada bagian pertengahan,
sampaikan penjelasan secara rinci. Bagian ini adalah bagian penjelasan rinci
dan porsi terbanyak dibanding dengan bagian awal dan akhir. Pada bagian
akhir pesan-pesan positif, umumnya diakhiri dengan pemberian kesan yang
baik atau pernyataan yang ramah dan harapan tindakan khusus yang
diinginkan oleh audiens.

B Rumusan Masalah
1. Apa saja yang dapat dilakukan dalam menggunakan proses penulisan 3
langkah untuk pesan positif dan rutin?
2. Bagaimana cara membuat permintaan rutin?
3. Bagaimana cara mengirimkan jawaban rutin dan pesan positif?

1
C Tujuan Makalah
1. Untuk mengetahui hal-hal dalam menggunakan proses penulisan 3 langkah
untuk pesan positif dan rutin
2. Untuk mengetahui cara membuat permintaan rutin
3. Untuk mengetahui cara mengirimkan jawaban rutin dan pesan positif

2
 BAB II

PEMBAHASAN

A Menggunakan Proses Penulisan 3 Langkah untuk Pesan Positif dan

Rutin
Pengertian Pesan Rutin. Pesan rutin adalah pesan yang berkaitan dengan
kegiatan bisnis sehari-hari yang berulang, perlu dilakukan atau dijawab
secepatnya, Pesan rutin sangat beragam dengan menggunakan pendekatan
langsung seperti: surat masuk, surat keluar, memo, yang berisi pesanan
barang, keluhan, rekomendasi, permintaan informasi, kredit, penawaran.
Pesan rutin umumnya pendek dan sederhana.1

Pesan positif adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan

menyenangkan kepada pihak lain, yang meliputi goodnews dan goodwill
Pengorganisasian permintaan pesan rutin dan positif menggunakan
pendekatan langsung (deduktif).

Beberapa bentuk pesan positif diantaranya pesan kabar baik (good news),
adalah surat yang menginformasikan kabar baik atau berita yang
menyenangkan. good news tentang pekerjaan, Kenaikan gaji, Lamaran
pekerjaan dikabulkan, Promosi jabatan, Tunjangan hari raya (THR) news
tentang Produk , Pemberian diskon , Layanan purna jual , Garansi
,Persetujuan kredit.

Pesan positif dan rutin akan efektif apabila menerapkan strategi yang jelas.
Seperti :

1. Pembuka
a) Nyatakan permintaan Anda secara sopan, tidak menuntut dan personal
spesifik dan tepat.
b) Jelaskan dan berikan alasan pada permintaan Anda
2. Isi

1
Mentari Dwi s, “Penulisan permitaan Pesan-Pesan Rutin dan Positif,
http://pecintaekonomi11.blogspot.com/2017/06/makalah-tentang-pesan-rutin-dan-
pesan.html?m=1 (diakses pada 24 Maret 2021, pukul 05.28)

3
 a) Beri alasan bahwa permintaan anda penting.
b) Jelaskan setiap potensi manfaat bila merespon permintaan anda.
c) Perincilah permintaan yg kompleks ke dalam daftar permintaan.
4.Mintalah dilakukan tindakan spesifik
3. Penutup
a) Informasikan kontak yanng dapat dihubungi untuk memenuhi permintaan
Anda.
b) Ekspresikan rasa terima kasih Anda
c) .Nyatakan dengan jelas setiap tenggat waktu permintaan Anda.

Pemesanan produk baru lkepad asuatu perusahaan, pengiriman produk

kepada pelanggan, pemberitahuan kebijakan kepada semua karyawan,
pemberian penghargaan nagi karyawan yang loyal terhadap perusahaan, atau
pemberian ucapan kepaada karyawan atau pegawai yang berprestasi baik,
merupakan kegiatan-kegiatan rutin dalam dunia bisnis.

Strategi untuk penulisan permintaan rutin dan pesan-pesan positif adalah

dengan pendekatan langsung. Pendekatan langsung (direct approach)
memiliki beberapa keunggulan dan kelemahan sebagai berikut:2

Keunggulan:

1. Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika

pertama kali membaca suatu pesan
2. Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan.
3. Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera mengetahui
apa maksud pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian
mana yang perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu pehatian
seksama.

Kelemahan:

1. Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berfikirnya

2
Andri Feriyanto dan Endang Shyta Triana, Komunikasi Bisnis “Strategi Komunikasi Dalam
Mengelola Bisnis”, (Bantul: Pustaka Baru, 2015), hlm. 94.

4
 2. Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung “to the point”, hal
ini terkait dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan
sebelumnaya.

B Membuat Permintaan Rutin

1. Permintaan untuk pihak internal. Biasanya permintaan pihak internal
dikomunikasikan secara lisan, namun dapat juga dalam bentuk tertulis.
Bentuk permintaan rutin dalam bentuk tertulis yang paling umum dipakai
oleh pihak internal adalah memo.
2. Permintaan untuk pihak eksternal –Permintaan informasi ke pihak
eksternal dapat berupa pesanan, klaim, permohonan kredit dan undangan.
Apabila permintaan dilakukan sebagai tanggapan atas suatu iklan, maka
perlu dicantumkan informasi mengenai dimana dan kapan iklan dibaca
atau dilihat.3

Contoh pesan rutin:

TOKO SUMBER REZEKI

Jl. Mayjen Haryono 163 Malang
Nomor : 123/TR/2/2013
Hal : Pesanan Yth. Direktur Pemasaran
Malang, 12 Oktober 2013

PT Mekar Elektrik Jl. Siwalani 56 Mojokerto Sehubungan dengan

surat penawaran Saudara nomor 25/PB/X/2013 tanggal 10 Oktober 2013,
kami bermaksud memesan beberapa barang elektronik sebagai berikut; 1.
Mesin cuci 7 kg 10 unit warna putih 2. Televisi 21 inchi 9 unit warna silver 3.
Pompa air Sanyo 1 unit - Sedangkan cara pembayaran, cara pengiriman,
potongan harga serta garansi sesuai dengan penawaran Saudara. Kami
berharap agar pesanan tersebut dapat kami terima paling lambat tanggal 27
Oktober 2013 Demikian, dan kami tunggu kabar dari saudara secepatnya.

3
Andre Triana Putra, “Menulis Pesan Rutin dan Pesan Positif”,
https://prezi.com/wk_2be4ztuo6/menulis-pesan-pesan-positif-dan-rutin/ (Diakses pada 24
Maret 2021 pukul 05.34)

5
 Hormat kami

Edy Marpaung SAB

C Mengirimkan Jawaban Rutin dan Pesan Positif

Mengirimkan jawaban-jawaban rutin memiliki tujuan:
1. Mengomunikasikan suatu informasi atau berita baik
2. Menjawab semua pertanyaan
3. Menyediakan semua detail yang dibutuhkan
4. Memberikan kesan yang baik kepada pembaca tentang anda atau
perusahaan anda

Strategi untuk jawaban-jawaban rutin dan pesan-pesan positif:4

1. Menyatakan permintaan anda di depan

Memperhatikan intonasi/nada, daripada “Berikan saya hasil presentasi
kemarin” lebih baik “Bolehkah saya/Tolong ambilkan hasil presentasi
kemarin”. Perhatikan intonasi dan nada terhadap lawan bicara supaya bisa
menyampaikan pesan secara efektif.
Mengasumsikan bahwa audiens akan mengikuti permintaan. Karena
permintaan itu rutin, dapat diasumsikan secara umum bahwa pembaca akan
mengikuti ketika mereka mengerti dengan jelas maksud dari pesan tersebut .
2. Menjelaskan dan membenarkan permintaan anda
Gunakanlah bagian Body(Tubuh) dari pesan. Jelaskan secara
detail/terperinci, lembut, dan logis dari pembukaan sebelumnya. Jika kamu
mempunyai banyak permintaan, selesaikan lah satu permintaan terpenting
baru lanjutkan ke topik permintaan selanjutnya. Jika kamu mempunyai
permintaan yang rumit/kompleks, pecahakanlah satu-satu menjadi spesifik,
pertanyaan tunggal yang memudahkan pembaca untuk mengerti satu-satu.

4
Obriel Hutabarat,”Pesan Rutin dan Pesan Positif”,
https://www.kompasiana.com/obriel_hutabarat/5812ef75d39273eb58f9828d/pesan-rutin-dan-
pesan-positif?page=6 (Diakses pada 24 Maret 2021 pukul 05.36)

6
Dengan konsiderasi tersebut tidak hanya menunjukan rasa hormat ke lawan
bicara tetapi bisa mendapatkan jawaban yang diinginkan secara akurat dan
dalam waktu yang singkat.
3. Menutup dengan permintaan yang spesifik dan ramah
Tutuplah pesan anda dengan tiga elemen berikut:
a) Permintaan spesifik yang termasuk dengan deadline yang relevan
b) Informasi tentang bagaimana anda dapat dijangkau (jika pesan belum
jelas) (3) Mengapresiasi atau Kesan baik

7
 BAB III

KESIMPULAN

A Kesimpulan
Pesan rutin adalah pesan yang berkaitan dengan kegiatan bisnis sehari-hari
yang berulang, perlu dilakukan atau dijawab secepatnya. Pesan positif adalah
pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan menyenangkan kepada pihak lain.
Pesan positif ini biasanaya berisikan kabar baik untuk orang yang
meneriumanya dan dilakukan secara langsung. Pesan- pesan ini dapat
dilakukan secara lisan maupun tulisan. Dapat berupa undangan, permohonan
kredit, klaim, dan pesanan. Strategi yang dapat dilakukan untuk jawaban-
jawaban pesan rutin dan positif adalah menyatakan dan membenarkan
permintaan, serta menutup dengan permintaan yang spesifik dan ramah.

B Saran
Demikian pemaparan materi kelompok kami. Kami sadari bahwa masih
banyak kekurangan yang terdapat dalam makalah ini, baik dari segi penulisan
atau dari segi redaksional. Maka dari itu, penulis sangat mengharapkan kritik
dan saran yang membangun agar menjadi bahan perbaikan dalam penulisan
makalah selanjutya.

8
 DAFTAR PUSTAKA

Feriyanto, Andri, dan Endang Shyta Triana. (2015). Komunikasi Bisnis “Strategi
Komunikasi Dalam Mengelola Bisnis. Bantul: Pustaka Baru.
Hutabarat, O. (2021). Pesan Rutin dan Pesan Positif. Diakses pada 24 Maret 2021.
https://www.kompasiana.com/obriel_hutabarat/5812ef75d39273eb58f9828d/pesan-
rutin-dan-pesan-positif?page=6
Putra, Andre Triana . Menulis Pesan Rutin dan Pesan Positif. Diakses pada 24 Maret
2021 pukul 05.34. https://prezi.com/wk_2be4ztuo6/menulis-pesan-pesan-positif-dan-
rutin/
S, Mentari Dwi. Penulisan permitaan Pesan-Pesan Rutin dan Positif. Diakses pada 24
Maret 2021, pukul 05.28 http://pecintaekonomi11.blogspot.com/2017/06/makalah-
tentang-pesan-rutin-dan-pesan.html?m=1