NAMA : BAYU PUGAR PRIHARTONO

NIM : 041216456
MATA KULIAH : KOMUNIKASI BISNIS 16
UPBJJ-UT YOGYAKARTA
TUGAS. 1

1. Buatlah Sebuah Pesan Bisnis dengan menggunakan format makalah!

1. Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis

A. Pemahaman Proses Komposisi

Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap yaitu:

1. Perencanaan
Pada dasarnya, proses perencanaan meliputi tiga tahapan penting yang perlu
diperhatikan, yaitu mendefinisikan tujuan, menganalisis audiens, dan
memilih saluran dan media komunikasi yang akan digunakan.

2. Pengorganisasian
Proses ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf, dan memilih
ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya. Perlu
diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata, kalimat, dan paragraf yang
sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh si penerima
pesan.

3. Revisi
Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali dari sisi substansi pesan
yang ingin disampaikan maupun dari gaya penulisannya, struktur kalimat
yang digunakan, dan bagaimana tingkat pemahamannya. Kalau belum sesuai,
perlu dilakukan pengecekkan sekaligus revisi, sehingga apa yang telah
direncakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.

B. Penentuan Tujuan

Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan

maksud dan tujuan komunikasi. Harus dapat menentukan tujuan yang jelas
dan dapat diukur, sesuai dengan tujuan organisasi.

1. Mengapa Tujuan Harus Jelas

a. Keputusan untuk Menanggapi Pesan
Jika pesan-pesan yang akan disampaikan diduga mempunyai pengaruh
yang sangat kecil kepada audiens, sebaiknya penyampaian ditahan dulu.
Sebaliknya bila sangat penting dan akan membawa pengaruh yang besar,
pesan sebaiknya segera diteruskan atau disampaikan.

b. Keputusan untuk Menanggapi Audiens

Komunikator perlu mempertimbangkan motif-motif audiens. Tanpa
mengetahui motif audiensnya, komunikator tidak akan dapat
menanggapi audiens dengan baik. Komunikator dan audiens juga akan
 gagal mendapatkan apa yang mereka inginkan bila harapan mereka tidak
sesuai/sejalan.

c. Keputusan untuk Memusatkan Isi Pesan

Komunikator seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting,
yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.

d. Keputusan untuk Menetapkan Media yang akan Digunakan

Media komunikasi yang akan digunakan dapat berupa lisan atau tulisan.

2. Tujuan Komunikasi Bisnis

Hubungan partisipasi audiens dengan pengendali komunikator Secara umum

ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu:

a. Memberi Informasi
Tujuan pertama adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan
dunia bisnis kepada pihak lain. Media komunikasi mana yang akan
dipilih sangat bergantung pada kebijakan perusahaan dengan
mempertimbangkan kemampuan internal perusahaan tersebut.

b. Melakukan Persuasi
Tujuan kedua adalah melakukan persuasi kepada pihak lain agar apa
yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar. Terutama
berkaitan dengan negosiasi. Untuk memperoleh hasil maksimal dalam
bernegosiasi, setiap pihak perlu memahami prinsip win-win solution
(kedua belah pihak dalam negosiasi tersebut saling memperoleh manfaat
tanpa merasa harus ada yang dikorbankan atau gagal).

c. Melakukan Kolaborasi
Tujuan ketiga adalah kolaborasi atau kerjasama. Melalui jalinan
komunikasi  bisnis tersebut, seseorang dapat dengan mudah melakukan
kerja sama bisnis baik dengan perusahaan domestik maupun asing.
Teknologi komunikasi sangat penting artinya dalam mempererat  kerja
sama dalam dunia bisnis.

3. Cara Menguji Tujuan

Empat pertanyaan untuk menguji suatu tujuan:

a. Apakah tujuan tersebut realistik?

Dalam arti bahwa ide-ide atau gagasan yang hendak disampaikan dapat
disesuaikan dengan kemampuan yang ada, seperti kemampuan finansial,
manajerial, sumber daya, dan teknis operasional.

b. Apakah waktunya tepat?

Sebagai contoh, dalam situasi krisis moneter, ide untuk melakukan
ekspansi pabrik kemungkinan besar tidak akan diterima. Penyampaian
ide ini tidak tepat waktunya karena pada saat itu penjualan produk
sedang menurun sampai 50% dibandingkan dengan tahun sebelumnya.
 c. Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?
Pesan atau ide yang disampiakan oleh orang yang memiliki
kedudukan/jabatan tinggi cenderung lebih dapat diterima daripada
disampaikan oleh orang yang kedudukannya rendah.

d. Apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan?

Tujuan penyampaian pesan hendaknya mengacu pada tujuan
organisasi secara keseluruhan.

2. Bagaimana tindakan anda dalam melakukan komunikasi antar budaya agar

tercipta hubungan yang baik?

a. Jujur pada diri sendiri

Sebelum melakukan komunikasi antar budaya, ada baiknya kita memiliki
penilaian yang jujur terkait dengan gaya komunikasi, keyakinan, dan prasangka
yang dimiliki. Hal ini dikarenakan sikap yang kita miliki terhadap perbedaan
budaya dapat berpengaruh pada cara kita berkomunikasi dengan orang lain.

b. Menerapkan perilaku komunikasi yang suportif

Berbagai macam perilaku suportif dapat meningkatkan tingkat efektivitas
komunikasi antar budaya. Salah satu contoh perilaku komunikasi yang suportif
adalah sikap empati terhadap orang lain. Yang dimaksud dengan empati adalah
memahami perspektif orang lain dari sudut pandang yang bersangkutan. Dengan
bersikap empati, maka kita tidak akan gegabah dalam memberikan penilaian
terhadap orang lain.

c. Mengembangkan kepekaan terhadap keberagaman

Manusia diciptakan dengan berbagai macam perbedaan latar belakang seperti
suku bangsa, ras, dan lain-lain. Ketika kita berkomunikasi dengan orang lain
sejatinya kita sedang belajar mengenai berbagai hal dari orang lain. Keberagaman
yang kita miliki memberikan peluang lebih banyak bagi kita untuk belajar. Untuk
itulah, kita perlu menyediakan waktu untuk mempelajari budaya orang lain.

d. Menghindari stereotype
Ketika kita berkomunikasi dengan orang lain yang memiliki perbedaan budaya
dengan kita, ada baiknya kita menghindari membuat generalisasi atau asumsi-
asumsi tentang latar belakang budaya orang lain. Lebih baik kita mencari tahu
melalui orang yang bersangkutan.

e. Menghindari etnosentrisme
Masing-masing individu memiliki latar belakang budaya yang berbeda. Tidak
dipungkiri bahwa orang akan merasa bahwa budaya mereka adalah budaya yang
terbaik dibandingkan dengan budaya orang lain. Namun perlu dipahami bahwa
suatu budaya juga memiliki kelebihan dan kekurangan. Dengan kita mengetahui
dan memahami kelebihan dan kekurangan budaya yang kita miliki dan bersedia
mempelajari budaya orang lain maka kita akan dapat berkomunikasi dengan
efektif dengan orang yang bersangkutan.
f. Mengembangkan kode kepekaan
Kode kepekaan merujuk pada kemampuan untuk menggunakan bahasa verbal dan
bahasa nonverbal yang sesuai dengan norma budaya seseorang yang menjadi
lawan bicara. Semakin banyak kita mengetahui tentang budaya orang lain maka
akan semakin mudah bagi kita untuk beradaptasi.

g. Mencari kode bersama

Salah satu kunci untuk mencari kode bersama adalah bersedia untuk berpikiran
terbuka mengenai perbedaan dan di saat yang bersamaan kita menentukan gaya
komunikasi yang akan digunakan agar dapat beradaptasi selama komunikasi antar
budaya.

h. Menggunakan dan mendorong umpan balik deskriptif

Umpan balik yang efektif dapat mendorong adaptasi dan hal ini sangat penting
dalam komunikasi antar budaya. Partisipan komunikasi harus bersedia untuk
menerima umpan balik dan menampilkan sikap suportif. Umpan balik yang
diberikan hendaknya bersifat segera, jujur, spesifik, dan jelas.

i. Membuka saluran komunikasi

Komunikasi antar budaya tidaklah mudah. Oleh karenanya, kita perlu
mengembangkan sikap sabar selama berinteraksi dengan orang lain agar
pemahaman bersama dapat tercapai.

j. Mau mendengarkan
Hal tersulit yang kita lakukan saat berkomunikasi dengan orang lain adalah
bersedia mendengarkan apa yang dikatakan orang lain. Orang yang memiliki
kekuasaan cenderung tidak memiliki motivasi untuk mau mendengarkan orang
lain. Mendengarkan tidak hanya sekedar menanyakan sesuatu kepada orang lain
melainkan mendidik diri kita sendiri. Jangan sampai kita menunggu orang lain
untuk mendidik diri kita.