ADMINISTRASI

KETATALAKSANAAN
KELOMPOK 6
 01 02
Amalia nurul hidayah Bella radisa cahyaning
(k2320010) (k2320020)

03 04
Fuad isnaini Lailatul bilkisa putri martandang
(k2320035) (k2320048)
 Pokok pembAhasan

01 Perencanaan (planning)
Administrasi Ketatalaksanaan 03 Pengkoordinasian (Coordinating)
Administrasi Ketatalaksanaan

02 Organizing (pengoorganisasian)
Administrasi Ketatalaksanaan 04 Pengarahan (Comanding)
Administrasi Ketatalaksanaan

manajemen dalam
05 pengawasan (controlling)
01

Perencanaan (planning)
Administrasi Ketatalaksanaan
prosedur penataan ketatalaksanaan lembaga pendidikan

Untuk mewujudkan fungsi ketatalaksanaan lembaga pendidikan, maka

butuh penataan ketatalaksanaan lembaga pendidikan. Adapun
prosedur penataan ketatalaksanaan lembaga pendidikan adalah
sebagai berikut :
1. Surat Dinas Sekolah dan Buku Agenda
Semua surat menyurat yang dilakukan dalam rangka kepentingan
kehidupan dan realisai program sekolah, disebut surat dinas. Surat
masuk maupun surat keluar harus dicatat disertai arsip-arsipnya.
Pencatatan tersebut dibedakan dalam buku agenda surat masuk
dengan buku agenda surat keluar.
2. Buku Ekspedisi
Buku ekspedisi berfungsi sebagai bukti bahwa suatu surat yang
dikirimkan sudah sampai kepada alamat atau petugas yang diserahi
tanggung jawab.
3. Buku Catatan Rapat Sekolah
Notulen berfungsi sebagai catatan
proses, hasil, atau keputusan yang
diambil pada saat rapat sekolah, biasa
disebut Rapat Dewan Guru atau Rapat
Guru. Berdasarkan materi yang
dibicarakan dalam rapat sekolah, rapat
tersebut antara lain:
• Rapat kenaikan kelas
• Rapat kelulusan ujian
• Rapat peneriman murid baru
• Rapat pembagian tugas mengajar
4. Buku Pengumuman
Buku pengumuman ini berasal dari kepala
sekolah, dimaksudkan sebagai media
informasi yang ditujukan kepada guru.
Adapun isi pengumumannya bermacam-
macam. Pada intinya selalu menyangkut
masalah pembinaan sekolah. Setiap guru
yang sudah membaca pengumuman
tersebut diwajibkan membubuhkan tanda
tangannya. Dengan demikian, buku
pengumuman ini lebih tepat, dibanding
papan pengumuman.

5. Kegiatan Administrasi yang Didindingksn

Yang dimaksud kegiatan ini adalah kegiatan pencatatan atau
pendataan, yang kemudian hasil pencatatan tersebut dipasang atau
ditempel pada dinding.
02

Organizing (pengoorganisasian)
Administrasi Ketatalaksanaan
 Organizing (pengoorganisasian) Administrasi
Ketatalaksanaan

Pengorganisasian ialah keseluruhan proses pengelompokan orang-orang, alat-alat, tugas-tugas,

tanggungjawab dan wewenang sedemikian rupa sehingga tercipta suatu organisasi yang dapat
digerakkan sebagai suatu kesatuan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.

Mercury is the smallest Pada dasarnya, tata usaha adalah tugas pelayanan tentang keterangan-
keterangan yang terwujud dalam enam pola kegiatan (fungsi), yaitu: (Teguh Budi Karyanto, 2003:
14-15)
a. Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala
keterangan yang terjadi sejak keterangan belum ada atau berserak di mana -mana menjadi
keterangan yang siap dipergunakan.

b. Mencatat, yaitu kegiatan yang membutuhkan peralatan tulis untuk mengelola keterangan-
keterangan yang diperlukan sehingga terwujud sebagai tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan
disimpan.

c. Mengolah, yaitu mengelola keterangan dengan cara dan alat tertentu sehingga terwujud dalam
bentuk yang lebih berguna
 Lanjutan...

d. Menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak

dengan cara dan alat tertentu sehingga
mencapai jumlah yang diperlukan.
e. Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan
sesuatu dengan perantaraan (pos, agen) dari
satu pihak kepada pihak lain.
f. Menyimpan, yaitu kegiatan meletakkan
sesuatu di tempat tertentu yang aman agar
tidak hilang atau rusak.
 1. Menyangkut administrasi
Konsep dasar dari kurikulum,
2. Menyangkut administrasi murid,
ketatalaksanaan 3. Menyangkut administrasi personil,
lembaga pendidikan 4. Menyangkut inventaris sekolah,
adalah: 5. Mengenai pekerjaan surat-
menyurat,
6. Menunjang penataan keuangan,
7. Menunjang administrasi sarana
prasarana,
8. Menunjung hubungan sekolah
dengan masyarakat.(Hartati Sukirman,
Administrasi dan Supervisi
Pendidikan:33-34)
Atas konsep dasar tersebut, maka fungsi dari ketatalaksanaan lembaga pendidikan adalah:
1. Memperlancar pencapaian tujuan pengajaran.
2. Memperlancar kegiatan pencatatan siswa dari proses penerimaan hingga murid
tersebut keluar dari sekolah, disebabkan karena telah tamat, atau sebab lain.
3. Memperlancar proses penataan tenaga kerja untuk lembaga secara efisien.
4. Memperlancar proses penataan pengadaan, pendayagunaan, dan pengelolaan sarana
pendidikan.
5. Memperlancar proses pengelolaan surat-menyurat.
6. Memperlancar proses penataan keuangan.
7. Memperlancar hubungan sekolah dengan masyarakat.
 Peranan tenaga tata usaha

Menurut (Mohammad Anyar, 1989) bahwa tenaga tata usaha memiliki tiga
peranan pokok yaitu:
1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai
tujuan dari suatu organisasi
2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi
itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu
keseluruhan.
03.

Pengkoordinasian
(Coordinating)
 pengkordinasian
Pengkoordinasian adalah segenap kegiatan
yang ditujukan untuk meng-hubungkan
berbagai bagian-bagian pekerjaan dalam
suatu organisasi. Pengkoordinasian
merupakan suatu aktivitas manajer untuk
membawa orang-orang yang terlibat
organisasi ke dalam suasana kerjasama
yang harmonis.
 Fungsi Pengkoordinasian (Coordinating)
1. Dengan adanya pengkoordinasian dapat dihindari kemungkinan terjadinya kesalahan
komunikasi, persaingan yang tidak sehat, dan ke-simpangsiuran informasi yang dapat
membingungkan para pegawai yang terlibat dalam upaya untuk mencapai tujuan organisasi
dalam mengambil tindakan yang semestinya dilakukan sesuai prosedur yang berlaku.

2. Pengkoordinasi dapat menyelaraskan semua

kebutuhan terhadap sumber daya yang tersedia
dalam rangka kerja sama menuju ke satu arah
yang telah ditentukan.

3. Koordinasi diperlukan untuk mengatasi

kemungkinan terjadinya tumpang tindih dalam
tugas, perebutan hak dan wewenang, atau saling
merasa lebih penting di antara bagian yang satu
dengan bagian lain yang ada dalam organisasi.
 Lanjutan...

Pengkoordinasian dalam suatu

organisasi, termasuk dalam
organisasi pendidikan, dapat
dilakukan melalui berbagai cara di
antaranya seperti :

1. Melaksanakan penjelasan singkat

2. Mengadapan rapat kerja dan
koordinasi
3. Memberikan umpan balik
terhadap hasil dari suatu
kegiatan.
04

Pengarahan (Comanding)
Pengarahan dilakukan untuk memberi arahan kepada semua pekerja
supaya mau bekerja sama dan bekerja efektif dalam mencapai tujuan
perusahaan
Pengarahan (commanding administrasi ketatalaksanaan

1. Fungsi pengarahan
Pengarahan dalam fungsi manajemen dilakukan dengan memberikan
arahan kepada pekerja melalui motivasi, kepemimpinan, dan komunikasi
supaya mampu melaksanakan tugas dengan baik dan sesuai dengan tujuan
yang ditetapkan.

2. Proses pengarahan
Pemimpin yang menguasai rencana kerja organisasi akan mengarahkan
para personilnya untuk berada pada jalur tujuan yang akan dicapai. Proses
pengarahan dapat dilaksanakan setelah perencanaan dan sumber daya
manusia sebagai pelaksana sudah tersedia.
 Proses pengarahan personil dalam hal ini terdiri dari:
A. Mengadakan orientasi kerja sebelum bawahan melaksanakan tugas.
Dalam tahap ini, seorang manajer memperkenalkan lingkungan kerja, ruangan dimana
tempat bawahannya bertugas dan siapa saja rekan kerjanya.
B. Memberi petunjuk teknis mengenai pekerjaan yang akan dilakukan.
Petunjuk teknis atau deskripsi kerja setiap personil mungkin berbeda-beda, tetapi
pemberian deskripsi kerja sebelum personil melaksanakan tugasnya adalah sangat penting
untuk menjadi bahan evaluasi pada pelaksanaannya.
C. Memberi kesempatan kepada personil untuk menanggapi deskripsi kerja.
Hal ini penting dilakukan untuk mengantisipasi pekerjaan-pekerjaan yang perlu pengarahan
lebih akibat personil yang kemungkinan keberatan atas pekerjaan tertentu.
 Lanjutan...
E. Memberi saran dan perintah tindak
lanjut terhadap hasil pekerjaan.
Hal ini perlu dilakukan untuk
meningkatkan dan memperbaiki
kualitas pekerjaan serta hasil
pekerjaannya.

D. Memberi bimbingan kepada

pegawai yang mengalami kesulitan
dalam melaksanakan tugas.
Beberapa pekerjaan yang tidak bisa
ditangani oleh personil perlu diberikan
bimbingan manajer baik secara
langsung maupun tidak langsung.
 Lanjutan...

3.Prinsip pengarahan
Prinsip pengarahan bertujuan untuk mensinkronkan tujuan individu
dengan tujuan organisasi yang dibentuk menjadi tujuan bersama.
Oleh karena itu pengarahan dalam fungsi manajemen menurut Henry
Fayol dilakukan untuk memberikan berbagai macam arahan mengenai
manajemen organisasi kepada sumber daya manusia sebagai
pelaksana dalam organisasi atau perusahaan untuk menyelesaikan
tugasnya dengan sebaik mungkin.
05
manajemen
dalam
pengawasan
(controlling)
 manajemen dalam pengawasan (controlling)
● Tujuan manajemen dalam pengawasan (controlling)
Dalam hal ini seorang pimpinan atau manajer harus melakukan pengamatan pelaksanaan seluruh
kegiatan agar program yang sedang dijalankan bisa sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.
Pengawasan yang dilakukan harus bersifat membina, mulai dari hal yang kecil sampai pada hal
yang besar, sehingga tidak, terjadi kesalah pahaman, ke-simpangsiuran dalam menjalankan tugas
masing-masing.

Pengawasan menuntut kepada para manajer untuk menggunakankewenangan mereka dalam

rangka menjamin bahwa tindakan pekerjasesuai dengan tujuan dan aturan organisasi. Otoritas
tersebut memberdayakan para manajer untuk menggunakan kekuasaan dan kontrol terhadap
bawahan guna mengarahkan aktivitas mereka demi kemajuan organisasi. Posisi bawahan dituntut
untuk senantiasa dapat melaksanakan tugas dan fungsinya dengan berhasil oleh atasannya sesuai
kewenangan atasanyang ada dalam organisasi.

Proses pengawasan mencatat segala kejadian yang berkembang dalam organisasi untuk
memastikan bahwa organisasi berjalan sesuai dengan arah yang benar agar dapat sampai pada
tujuannya dan memungkinkan manajer mendeteksi terjadinya penyimpangan-penyimpangan dari
perencanaanyang telah dibuat dan mengambil tindakan korektif pada waktu yangtepat.
 Lanjutan...
LP Sutisna (1983 : 203) menegaskan bahwa tindakan pengawasan
terdiri dari tiga langkah universal, yaitu:
• mengukur kinerja personil
• membandingkan kinerja personil dengan standar yang ditetapkan
• memperbaiki penyimpangan yang ditemukan dengan tindakankorektif.

Pengawasan manajemen sekolah adalah usaha sistematis menetapkan standar kinerja

(performance standard) dengan perencanaan sasarannyal yang dengan sendirinya pengawasan
tersebut akan membangun sistem informasi umpan balik. Membandingkan prestasi kerja dengan
standaryang telah ditetapkan lebih dahulu sangat diperlukan untuk menentukanapakah ada
penyimpangan (deviation) dan mencatat besar kecilnyapenyimpangan, kemudian mengambil
tindakan yang diperlukan untumemastikan bahwa semua sumber sekolah dimanfaatkan secara
efektifdan efisien.
Di bidang pendidikan, pengawas merupakan individu atau personilpendidikan yang bertugas
untuk menguji, memeriksa, memverifikasi,dan memeriksa ulang segala aktivitas kependidikan
dengan segala fasilitas
Terima
kasih

Kelompok 6
Jika ada yang ditanyakan,
silahkan bertanya