DISKUSI 7 ADMINISTRASI PERKANTORAN

Secara singkat dapat dikatakan bahwa efisiensi yang dimaksud adalah upaya
penghematan segala hal di dalam pelaksanaan kerja. Semua  pegawai yang ada di
dalam kantor harus menyadari bahwa melakukan upaya efisiensi di dalam kantor
adalah kewajiban semua orang tanpa kecuali karena mereka semua hidup dari
kantor itu, yang berarti kantor merupakan nyawa yang amat berharga, sehingga
perlu dipelihara dan dipertahankan sebagaimana mestinya. Tata kerja, prosedur
kerja, dalam sistem kerja penting dalam sebuah kantor sebagai suatu pola kinerja
merupakan penjabaran tujuan sasaran program kerja fungsi-fungsi dan
kebijaksanaan ke dalam kegiatan nyata. Prosedur kerja dan sistem kerja bermanfaat
baik bagi para pelaksana menampung semua pihak yang berkepentingan untuk
dijadikan sebagai pedoman kerja. Administrasi Perkantoran sebagai suatu bidang
pekerjaan memegang peranan penting dalam penyediaan informasi bagi pimpinan
organisasi untuk digunakan bahan pengambilan keputusan perumusan
kebijaksanaan organisasi itu kegiatan pekerjaan kantor harus direncanakan dengan
baik ,di bina ,dikendalikan, disempurnakan, singkatnya perlu diatur dengan tata kerja
,prosedur kerja ,dan sistem kerja dengan sebaik-baiknya. Penataan terhadap
kegiatan kantor harus selalu berakhir pada efisien atau berdaya guna yaitu
perbandingan terbaik antara usaha dengan hasil yang dicapai konsepsi tentang
efisiensi Senamnya perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hatinya dapat
diterapkan dalam berbagai bidang pekerjaan termasuk pula dalam administrasi
perkantoran.dengan tidak mengabaikan faktor-faktor lain yang turut mempengaruhi
suatu usaha makan dibandingkan terbaik itu terutama ditentukan cara melakukan
kegiatan dan efisiensi kerja pada umumnya merupakan perwujudan dari cara-cara
kerja yang mengakibatkan tercapainya perbandingan dan material termasuk uang
dan hasil yang di capai. Pengertian dari prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja
yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan Tahap
demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu
bidang tugas. Sedangkan sistem kerja adalah suatu rangkaian tata kerja dan
prosedur kerja yang membentuk suatu kebulatan pola tertentu dalam rangka
melaksanakan suatu bidang pekerjaan.
Manfaat dari prosedur kerja dan sistem kerja pentingnya artinya sebagai suatu pola
kerja yang merupakan penjabaran lebih besar akan melakukannya fungsi-fungsi dan
kebijaksanaan ke dalam kegiatan-kegiatan nyata. Tata kerja prosedur kerja dan
sistem kerja yang dibuat dengan tepat dapat dilakukan standardisasi dan
pengendalian kerja dengan setepat-tepatnya. Prosedur kerja dan sistem kerja
bermanfaat bagi para pelaksanaan maupun semua pihak yang berkepentingan
untuk dijadikan sebagai pedoman kerja. efisiensi kerja adalah perbandingan terbaik
antara suatu kerja dengan hasil yang dicapai oleh kerja itu. efisiensi atau daya guna
perlu dijadikan satu-satunya dasar penentuan ukuran baku atau tujuan pokok bagi
semua pekerjaan kantor. Misalnya dalam menulis surat pindahnya diutamakan
pokok soal yang jelas daripada membuat bahasa dengan kata-kata puisi yang indah.
Alat tulis yang dapat dipakai secara cepat dan lancar adalah lebih baik daripada
penggunaan sebuah pena emas 24 karat yang tintanya sering macet.

Contohnya .
- Dari segi usaha, suatu kegiatan dapat dikatakan efisien sesuatu hal tertentu
tercapai dengan usaha yang sekecil-kecilnya seperti pikiran, tenaga ,waktu ,ruang
benda.
- segi hasil, suatu kegiatan dapat disebut efisien kalau dengan sesuatu usaha
tertentu memberikan hasil yang sebanyak-banyaknya baik mengenai mutunya
ataupun jumlah satuan hasil itu
- cara yang paling mudah tidak sulit akibat memakai banyak pikiran
- cara yang paling ringan tidak berat karena memerlukan banyak tenaga manusia
- cara yang paling cepat tidak lama karena memakan banyak waktu
- cara yang paling dekat tidak jauh jaraknya dan menghamburkan ruang kerja
- cara yang paling murah tidak mahal akibat terlalu boros menggunakan bendanya
- contoh untuk pekerjaan-pekerjaan menghitung yang kembali seperti misalnya upah
buruh harian atau harga Pembelian bahan bangunan yang dipesannya tabel tabel
jumlah berulang dan perkalian sehingga tinggal membaca dan tidak mudah sekali
menghitung ini akan Menghentikan pikiran yang mengurangi kemungkinan
kesalahan disampingnya pekerjaan dapat diakhiri dengan lebih cepat
- prosedur perkantoran dapat dilaksanakan apabila didasarkan pada prinsip-prinsip
yang terdapat dalam sistem perkantoran sistem kerja ,maupun prosedur kerja sama
faktor utama untuk mencapai efisiensi kerja untuk itu harus pelan lakukan sebagai
mana baiknya yang sudah diterapkan dalam setiap perkantoran agar hasil yang
didapat maksimal.