Anda di halaman 1dari 9

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat
serta karunia-Nya kepada kami, sehingga makalah yang berjudul Perencanaan Pesan Bisnis ini dapat
diselesaikan dengan baik. Penulisan makalah ini bertujuan untuk memenuhi tugas Kominikasi
Bisnis oleh dosen pengampu matakuliah Komunikasi Bisnis, 
Kami menyadari bahwa makalah ini jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, segala kritik
serta saran yang membangun dari para pembaca akan kami terima dengan senang hati sehingga bisa
menjadi sebuah pelajaran bagi kami, agar kelak kami dapat membuat dengan lebih baik lagi.
Makalah ini di tulis dari hasil penyusunan data-data yang diperoleh dari buku-buku, artikel-
artikel, serta informasi media sosial yang berhubungan dengan tema di atas, tak lupa juga kami
ucapkan terimakasih kepada rekan-rekan mahasiswa yang telah bekerjasama sehingga dapat
diselesaikannya makalah ini. Saya mengharapkan kritik dan saran demi perbaikan dan
penyempurnaan makalah ini, dan semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi pihak yang
membutuhkan dan bermanfaat bagi semua pembaca amin.

Surabaya. Oktober 2018

Penulis

1
DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I
PENDAHULUAN
A.     LATAR BELAKANG
B.      RUMUSAN MASALAH
C.      TUJUAN PENULISAN
BAB II
PEMBAHASAN
1.      PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI
2.      PENENTUAN TUJUAN PESAN BISNIS
3.      ANALISIS AUDIENCE
4.      PENENTUAN IDE POKOK
5.      SELEKSI SALURAN DAN MEDIA
BAB III
PENUTUP
KESIMPULAN
DAFTAR PUSTAKA

2
BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Setelah memperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran komunikasi baik
yang bersifat formal maupun informal, langkah berikutnya adalah melakukan perencanaan
pesan-pesan bisnis, mencakup pesan-pesan yang disampaikan secara tertulis (macam-macam
surat) dan pesan-pesan yang disampaikan secara lisan.
Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan
suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan
komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian
tujuan komunikasi. Dalam hal ini, perencanaan pesan-pesan bisnis lebih difokuskan pada
perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis.

B. RUMUSAN MASALAH

1. Bagaimana Proses komposisi pesan bisnis?


2. Bagaimana Penentuan tujuan pesan bisnis?
3. Bagaimana cara menganalisis audience?
4. Bagaimana Penentuan ide pokok?
5. Bagaimana Seleksi saluran dan media?

C. TUJUAN PENULISAN

1. Memahami bagaimana proses komposisi pesan bisnis.


2. Mampu mengetahui penentuan tujuan pesan bisnis.
3. Mengetahui cara menganalisis audience.
4. Mampu menentukan ide pokok.
5.Mampu memilih saluran dan media yang digunakan dalam komunikasi bisnis.

3
BAB II
PEMBAHASAN

1. PROSES PENYUSUNAN PESAN BISNIS

Demikian halnya dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis. Penyusunan pesan-pesan
bisnis meliputi 3 tahap, yaitu perencanaan, pengorganisasian, dan revisi.
a.        Perencanaan
Dalam fase perencanaan, dirancang hal-hal yang cukup mendasar, seperti maksud/tujuan
komunikasi, audience yang akan menerima pesan, ide pokok pesan yang disampaikan, dan
saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan. Di samping itu, intonasi
juga perlu diatur.
b.        Pengorganisasian
Mengorganisasikan ide-ide dan dituangkan dalam bentuk draf. Dimulai dengan merangkai
kata, kalimat, paragraph, dan memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok
bahasannya.
c.         Revisi
Perlu ditelaah kembali isi pesan dan maksud pesan dari sisi substansi pesan yang ingin
disampaikan maupun dari gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan, dan
bagaimana tingkat pemahamannya.

2. PENENTUAN TUJUAN PESAN BISNIS

Sebelum Memutuskan untuk menyampaikan pesan – pesan bisnis kepada pihak lain, langkah
pertama yang harus ditentukan adalah tujuan yang jelas dan dapat diukur, sesuai tujuan organisasi.
a.        Mengapa Tujuan Harus Jelas?
Tujuan yang jelas akan membantu mencapai tujuan yang dikehendaki. Di samping itu,
penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan
keputusan antara lain :
 Keputusan untuk meneruskan pesan
 Keputusan untuk menanggapi audience
 Keputusan untuk memutuskan isi pesan
 Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan
b.        Tujuan Komunikasi Bisnis
Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu member informasi, melakukan
persuasi, dan melakukan kolaborasi dengan audience.

4
·         Memberi Informasi : tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang
berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.
·         Melakukan Persuasi : tujuan kedua dalam komunikasi bisnis adalah melakukan persuasi kepada
pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar. Hal ini sering
dilakukan terutama berkaitan dengan negoisasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.
·         Melakukan Kolaborasi : kerja sama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui jalinan
komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerja sama bisnis, baik dengan
perusahaan domestic maupun perusahaan asing. Seseorang dapat menggunakan berbagai media
telekomunikasi yang ada, seperti telepon biasa, faksimile, telepon genggam, internet, email dan
telekonferensi.

3. ANALISIS AUDIENCE

a. Cara Mengembangkan Profil Audiens


·         Menentukan Ukuran dan Komposisi Audiens
Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga ditentukan oleh jumlah
audiens. Untuk audiens yang jumlahnya kecil, materi dapat dikemas dalam suatu laporan
sederhana kemudian dipresentasikan atau dibagikan. Untuk audiens yang jumlahnya besar, materi
sebaiknya dikemas dalam suatu makalah atau laporan dengan gaya pengorganisasian dan format
penulisan yang lebih formal.
·          Siapa Audiens
Komunikator perlu mengidentifikasi siapa di antara mereka yang memegang posisi
kunci/posisi paling penting. Biasanya orang yang memegang posisi kunci adalah mereka yang
memiliki status organisasional tinggi.
·         Reaksi Audiens
Jika komposisi audiens adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis,
presentasi sebaiknya disajikan langsung pada bagian kesimpulan dan saran-saran, karena jika
diajak berdiskusi, reaksi mereka diduga kurang positif.
·         Tingkat Pemahaman Audiens
Ketika menyampaikan pesan, latar belakang audiens seperti tingkat pendidikan, usia, dan
pengalaman perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audiens memiliki latar belakang yang jauh
berbeda, perlu diperhatikan terlebih dahulu seberapa jauh audiens tersebut harus dididik.
·         Hubungan Komunikator Dengan Audiens
Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audiens, audiens harus dapat
diyakinkan sebelum penyampaian suatu pesan dilakukan. Struktur pesan yang akan disampaikan

5
dan nada suara komunikator saat menyampaikan pesan dapat menunjukkan tingkat hubungan
komunikator dengan audiens.
b. Cara Memuaskan Audiens Akan Kebutuhan Informasi
Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi audiens, dan
selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan.
·         Temukan/cari apa yang diinginkan audiens
·         Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
·         Berikan semua informasi yang diperlukan
·         Pastikan bahwa informasinya akurat
·         Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens

4. PENENTUAN IDE POKOK

Topik dan ide pokok merupakan dua hal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang lebih
luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, yang menjelaskan isi dan tujuan
dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audiens.
a. Teknik Curah Pendapat
Teknik ini memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji
berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, audiens, dan fakta yang ada. Beberapa
teknik curah pendapat yang dapat digunakan antara lain :
· Storyteller’s Tour : telaah pesan-pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi,
teliti dan berlatihlah sehingga ide-ide pokok dari suatu pesan dapat ditemukan dengan mudah.
· Random List : menulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran selanjutnya pelajari hubungan
antara ide yang satu dengan lainnya.
· CFR (Conclusions, Findings, Recommendation) worksheet : jika subjeknya mencakup
pemecahan masalah, gunakan suatu lembar kerja yang akan membantu menjelaskan hubungan
antara temuan, kesimpulan, dan rekomendasi yang akan diberikan.
· Journalistic Approach : menggunaka pertanyaan 5W+1H akan dapat menjelaskan ide-ide pokok.
b.        Pembatas Cakupan
Cara ini juga dapat membangkitkan rasa hormat audiens kepada komunikator, sedangkan
penyampaian pesan yang kompleks dan kontroversial akan memakan waktu lebih lama.

6
5. PEMILIHAN SALURAN DAN MEDIA

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui
dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung
pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.
a.        Saluran komunikasi lisan
Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam bisnis,
komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui telpon,
wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna sederhana,
spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan
umpan balik (feed back).
b.        Saluran komunikasi tertulis
Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo,
proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk
mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara langsung
yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.

Komunikasi lisan Komunikasi tertulis

Ø  Anda menginginkan umpan balik Ø  Anda tidak memerlukan unpan balik


segera dari audien. segera.
Ø  Pesan anda relative sederhana dan Ø  Pesan anda sangat rinci, komplek, dan
mudah di mengerti . memerlukan perencanaan yang hati-hati.
Ø  Anda tidak memerlukan catatan Ø  Anda memerlukan catatan permanen.
permanan Ø  Anda ingin mencapai audiens yang
Ø  Anda dapat mengumpulkan audiens luas
lebih mudah atau ekonomis. Ø  Anda ingin mengurangi distorsi
Ø  Anda menginginkan interaksi dalam penyampaian pesan.
memecahkan masalah.

Media pada saluran lisan Media pada saluran

Ø  Percakapan tatap muka (pidato, rapat, Ø  Surat, memo, laporan, proposal


seminar, konferensi) Ø  Elektronik mail / email
Ø  Telpon, voice mail Ø  Telepon (sms)
Ø  Radio, televisi, Computer Ø  Computer
Ø  Pita audio dan video Ø  Faks

7
Ø  Teleconference Ø  Telegram
Ø  Video conference Ø  Pos biasa dan khusus

BAB III
PENUTUP
KESIMPULAN
Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan
suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan
komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan
komunikasi. Dalam hal ini, perencanaan pesan-pesan bisnis lebih difokuskan pada perencanaan
pesan-pesan bisnis secara tertulis.
Proses penyusunan pesan – pesan bisnis terdiri atas tiga hal, yaitu perencanaan, komposisi,
dan revisi. Dalam melakukan perencanaan, maksud/tujuan penyampaian pesan – pesan bisnis harus
ditentukan terlebih dahulu baik secara umum maupun khusus. Disamping itu, tahap perencanaan,
analisis audiens yang mencakup pengembangan profil audiens, pemenuhan kebutuhan informasi
audiens, dan pemenuhan kebutuhan motivasional audiens perlu dilakukan.

8
DAFTAR PUSTAKA

Purwanto, Djoko. 2003. Komunikasi Bisnis. Edisi Kedua. Jakarta : Penerbit


Erlangga http://msvebrya.blogspot.co.id/2012/01/perencanaan-pesan-pesan-bisnis.html