Penaksiran dan Retensi Arsip Dinamis

Oleh Endang Wahyulestari

(Fakultas Ekonomi dan Bisnis UI, mygayda@gmail.com)

Setiap institusi baik itu lembaga swasta, pemerintahan maupun lembaga swadaya
masyarakatpasti memiliki dan menghasilkan arsip dari setiap aktivitas organisasinya.
Arsip tersebut berperan sebagai alat utama ingatan organisasi, alat bukti, bahan dalam
proses penambilan keputusan, barometer kegiatan organisasi, bukti legal dan sebagai
produk administrasi. Tanpa manajemen arsip yang baik dan benar, dapat dipastikan
bahwa arsip tidak akan mampu mendukung peran tersebut.
Pada manajemen arsip, sebuah arsip dinamis/rekod akan mengalami siklus hidup (life
cycle) mulai dari penciptaan, klasifikasi/pemberkasan yang dikelola oleh unit
bersangkutan pada tahapan ini idealnya sudah pula dilakukan penaksiran pada rekod
tersebut sampai kapan rekod bersifat aktif, inaktif dan apakah akan dimusnahkan atau
akan disimpan sebagai arsip statis sehingga perlu ditetapkan masa retensi rekod
tersebut.Kemudian siklus berlanjut ke tahapan akuisisi, deskripsi dan akses arsip yang
dikelola oleh semacam Pusat Arsip (Record Center) dan bersifat inaktif, kemudian
tinggal menunggu masa retensi berakhir agar dapat diputuskan akan dimusnahkan
atau menjadi arsip statis/permanen disimpan.
Dalam masa siklus tersebut, pengelola (arsiparis) dalam melalukan penaksiran
(appraisal) harus bisa mengidentifikasi, evaluasi dan seleksi terutama pada rekod yang
memiliki nilai keberlanjutan bagi organisasi.Hasil proses penaksiran akan menjadi dasar
menentukan program retensi rekod atau biasa disebut JRA (Jadual Retensi Arsip).

Penaksiran Arsip Dinamis

Sudah dipahami dan disepakati bersama bahwa pengelolaan rekod secara benar, tepat
dan sistematis akan memudahkan organisasi dalam berbagai aktifitas strategis
maupun operasional. Arsiparis atau pengelola rekod perlu membuat sistem
pengelolaan arsip yang terencana dan mengimplementasikannya secara konsisten.
Arsiparis harus memahami siklus hidup arsip di organisasinya, termasuk proses
penaksiran dan penentuan masa retensi.

Definisi penaksiran arsip (archival appraisal)

Penaksiran arsip adalah proses menentukan nilai rekod dan kemudian mendisposisikan
rekod berdasarkan fungsi administrasi terbaru, hukum dan pajak; nilai pembuktian,
informasi atau riset kemudian mengatur dan menghubungankannya dengan rekod
lainnya. Kemudian definisi ini dikembangkan dan didefinisikan kembali dengan
memasukkan aspek tehnik dan perspektif (Cox, 1992).Pada definisi tersebut tersirat
perlunya dibuat program penaksiran (appraisal) dalam manajemen arsip dan
berkonsentrasi pada analisa sistem dan jadual retensi sebagai hal yang mendasar.
Sedangkan Sulistyo-Basuki mengartikan penaksiran arsip dinamis adalah pengujian
data yang dikumpulkan melalui inventaris arsip dinamis guna menentukan nilai
masing-masing seri arsip dinamis bagi kepentingan badan korporasi (Sulistyo-Basuki,
2003). Dan proses penaksiran ini akan menyatakan jadual retensi dan pemusnahan
arsip dinamis, dengan hasil jadual retensi arsip dinamis atau di Indonesia dikenal JRA
(Jadual Retensi Arsip). Kedua definisi tersebut intinya sama bahwa rekod akan dinilai
dan dievaluasi terkait nilai dan fungsi keberlanjutannya bagi organisasi untuk menjadi
dasar menentukan program retensi atau JRA.

Elemen penting dan efektif yang harus diperhatikan dalam program penaksiran arsip
(Cox, 1992) adalah :
1. Harus jelas tentang nilai informasi mendasar dan komprehensif bagi arsiparis
berkaitan dengan dokumen penting bagi organisasi dan masyarakat luas
2. Administrator arsip harus memahami misi, struktur organisasi, sejarah
organisasi dan isu/perhatian organisasi yang ada
3. Arsiparis secara institusional memahami berbagai teknik dan praktik penaksiran
arsip agar dapat membantunya dalam memilih informasi yang bersifat arsip
4. Arsip institusi harus beroperasi sebagai bagian dari manajemen arsip institusi
dan program manajemen sistem informasi.
Masih menurut (Cox, 1992), ada 2 konsep dasar arsip yang penting difokuskan pada
semua penaksiran, sebagai susunan dan deskripsi kerja, yaitu :
1. Archival series, yaitu unit file atau set dokumenyang disusun sesuai filling
system atau dipelihara sebagai sebuah unit karena dokumen tersebut
berhubungan dengan subyek khusus, fungsi, hasil dari aktifitas yang sama,
punya format khusus, atau karena hubungan lain yang muncul dari penciptaan,
penerimaan atau penggunaan
2. Record group, yaitu rekod yang berhubungna dengan badan organisasi yang
dibangun bedasarkan sumber pada sejarah administratif, kompleks dan volume
rekod dan arsip lembaga atau organisasi yang terlibat.

Contoh rekod menurutkriteria dan kategori penaksiran adalah :

A. Kriteriarekod sebagaibukti/fakta (evidence):
1. Rekod administrasi : tanpa berkas kebijakan, keputusan yang disebutkan detil
dalam dokumen maka pembuat rekod tidak bisa beroperasi/berfungsi bahkan
tidak bisa merencanakan, mengorganisir dan membuat keputusan
2. Record bernilai hukum : rekod bukti kegiatan atau kesepakatan. Obligasi,
komitmen, dll. Tanpa bukti hukum ini tidak ada landasan dalam mengambil
keputusan.
3. Rekod akuntabilitas keuangan : rekod dokumen tentang kebenaran dan
tanggung jawab yang berkaitan dengan keuangan dan transaksi bisnis.
B. Kriteria rekod sebagai informasi
yaitu rekod yang bersifat sejarah untuk keperluan hubungan publik dan untuk
tujuan minat umum lainnya. Bisa berkaitan dengan aktifitas sosial, politik, hiburan
serta yang berhubungan dengan komunitas luas yang didokumentasikan dalam
rekod tersebut.

Retensi Arsip
Setelah memahami apa dan bagaimana proses penaksiran arsip yang sebaiknya
dipahami oleh pengelola arsip, maka selanjutnya adalah pemahaman ruang lingkup
dan retensi arsip. Idealnya, organisasi atau institusi memiliki JRA (Jadual Retensi Arsip)
yang akan menjadi pedoman dalam menentukan usia sebuah arsip. Rekod dapat
berbagai format misalnya kertas, mikrofis, mikrofilm, dan rekod elektronik.

Untuk alasan profesional, sebelum membuat JRA, organisasi perlu membuat petunjuk
retensi arsip karena dengan petunjuk (guidance) maka : (Skupsky, 1991)
1. Akan memudahkan pembuatan program retensi arsip
2. Mendorong penyeragaman masa retensi arsip dalam industri sejenis
3. Tidak mendorong organisasi untuk mempertahankan arsip dalam jangka waktu
lama
Namun kadang-kadang program retensi arsip tidak bisa dijalankan sepenuhnya dan
bahkan tidak pas dengan realita di organisasi, penyebabnya adalah :
1. Periode retensi yang ternyata bersifat kompromis
2. Petunjuk retensi tidak cukup memadai ‘legal research’
3. Petunjuk retensi tidak menunjukkan perbedaan antara periode retensi sisi user
dan sisi hukum
4. Kebutuhan sisi hukum bisa banyak berdasarkan lokasi bisnid dan aktivitas yang
sesungguhnya
5. Petunjuk retensi tidak dipersiapkan oleh industri yang diwakili tetapi oleh
vendor dengan motif bisnis.
Ada jenis standar dan petunjuk retensi yang bisa dibangun dan mungkin cocok untuk
suatu industri, yaitu :
1. Kompilasi kebutuhan hukum/legal yang berpengaruh pada sebuah industri
2. Buat masa retensi terpisah antara retensi untuk kepentingan pengguna dan
hukum
3. Kompilasi periode retensi rekod yang digunakan organisasi lainnya
4. Revisi kebutuhan hukum untuk merefleksikan konsistensi, memmperpendek
periode retensi dari sisi hukum
Jadwal Retensi Arsip(JRA) Dinamis
Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi jangka waktu penyimpanan arsip yang
dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip. Penentuan jangka waktu
penyimpanan arsip (retensi arsip) ditentukan atas dasar nilai guna tiap-tiap berkas. JRA
dibuat dengan pertimbangan yang matang dan obyektif sesuai nilai guna arsip. Ada
Tim Retensi Arsip yang terdiri dari unsur/pihak yang berkepentingan pada arsip dan
memahami kearsipan, fungsi, dan kegiatan instansinya masing-masing.
JRA dinamis mencakup panjang waktu arsip dinamis inaktif dipertahankan pada unit
pencipta, panjang waktu arsip dinamis disimpan di pusat arsip dinamis, dan tahun
pemusnahan arsip dinamis. Untuk efisiensi, sebaiknya arsip dinamis aktif disimpan di
unit pencipta (Sulistyo-Basuki, 2003).

Daftar Pustaka
Cox, Richard J. Managing institutional archives: foundation principles and practices.
New York : Greenwood, 1992.
Skupsky, Donald S. Records Retention Guidelines: A Contrary View. ARMA Records
Management Quarterly.Oct 1991.
Sulistyo-Basuki. Manajemen arsip dinamis: pengantar memahami dan mengelola
informasi dan dokumen. Jakarta: Gramedia, 2003