IJCCS, Vol.x, No.x, Julyxxxx, pp.

1~5
JURNAL SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI  124

Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Fasilitas

Sekolah

Fergie Joanda Kaunang

Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Klbat
E-mail: fergie@unklab.ac.id

Abstrak
Sistem dapat didefinisikan sebagai elemen-elemen yang berkaitan satu sama lain untuk
menjalankan satu tujuan yang sama. Selanjutnya, dalam mengembangkan sebuah sistem
dibutuhkan keterlibatan empat komponen yakni masukan, pengolahan, keluaran, dan balikan
atau control Perkembangan teknologi ini sangat bermanfaat dalam memecahkan permasalahan-
permasalahan dalam berbagai bidang termasuk dalam bidang pendidikan tak terkecuali pada
sekolah menengah pertama. Mulai dari tinjauan dan pengamatan langsung ke SMPN 2
Airmadidi. Peneliti berminat untuk melakukan perubahan terhadap sistem informasi yang
dimiliki oleh sekolah dimana sistem ini belum terkomputerisasi. Pendekatan yang digunakan
adalah pendekatan terstruktur yakni Data Flow Diagram (DFD).

Kata Kunci—Sistem Informasi, Analisa, Perancangan, Data Flow Diagram

Abstract
System can be defined as interconnected elements in order to complete a task.
Moreover, there are four components that are need to be involved to develop a system. These
four elements are input, process, output and control. With the development of technology
nowadays, it gives significant benefits in problem solving fields including problems in
educational fields in this case junior high school. Based on our observation and interview with
the stakeholders of SMP Negeri 2 Airmadidi, we decided to design an information system that
covers the school’s facilities which are the library and the school’s medication unit. The current
system is not computerized. Therefore, using structured analysis which is the Data Flow
Diagram this study aim to develop a system that can be implemented in the future.

Keywords—Information System, Analysis, Design, Data Flow Diagram.

1. Pendahuluan
Sistem dapat didefinisikan sebagai elemen-elemen yang berkaitan satu sama lain untuk
menjalankan satu tujuan yang sama. Selanjutnya, dalam mengembangkan sebuah sistem
dibutuhkan keterlibatan empat komponen yakni masukan, pengolahan, keluaran, dan balikan
atau control [1]. Keempat komponen tersebut digabungkan ke dalam tahapan-tahapan
pengembangan sistem (System Development Life Cycle). Siklus ini merupakan suatu pendekatan
bertahap untuk menganalisa dan merancang suatu sistem yang lebih spesifik terhadap kegiatan
pengguna [2]. Adapun tahapan umum dalam mengembangkan sistem mencakup tahap
perencanaan sistem (system planning), analisis sistem (system design), implementasi sistem
(system implementation), dan penggunaan sistem (system utilization) [2-4].
Perkembangan teknologi ini sangat bermanfaat dalam memecahkan permasalahan-
permasalahan dalam berbagai bidang termasuk dalam bidang pendidikan tak terkecuali pada
sekolah menengah pertama. Mulai dari tinjauan dan pengamatan langsung ke SMPN 2
Airmadidi. Peneliti berminat untuk melakukan perubahan terhadap sistem informasi yang
JURNAL SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI
th
Vol. 7, No. 2, Okrober 201810 , 2012
JURNAL SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI  125

dimiliki oleh sekolah dimana sistem ini belum terkomputerisasi. Dengan sistem informasi yang
baru diharapkan dapat mempermudah dan membantu dalam penyimpanan data dan dalam
penggunaan fasilitas sekolah yang ada, terutama fasilitas perpustakaan dan usaha kesehatan
sekolah (UKS).
Setelah melakukan pengamatan dan wawancara, peneliti melihat kesempatan untuk
merancang suatu sistem informasi untuk fasilitas sekolah seperti perpustakaan dan usaha
kesehatan sekolah. Sistem yang akan dirancang berupa sistem yang sudah terkomputerisasi dan
terintegrasi untuk meningkatkan pelayanan sekolah untuk para siswa, mengingat kedua fasilitas
ini adalah fasilitas yang penting dalam mendukung kegiatan belajar mengajar dan
ekstrakurikuler sekolah. Sistem ini akan terhubung, sehingga siswa dengan menggunakan user
id saja dapat mengakses semua fasilitas tersebut tanpa harus memiliki kartu perpustakaan dan
kartu kesehatan yang berbeda. Data siswa tersebut juga akan disimpan ke dalam database untuk
mempermudah pencarian. Sistem sendiri akan dikendalikan oleh admin dan pengguna (staff
atau guru dan siswa).

2. ANALISA SISTEM

Metode yang digunakan dalam merancang sistem informasi fasilitas sekolah ini adalah
Data Flow Diagram (DFD). DFD sendiri juga dikenal dengan diagram alur kerja dimana metode
ini adalah salah satu alat atau perangkat yang digunakan untuk mengembangkan sistem ataupun
perangkat lunak yang terstruktur untuk menggambarkan sistem menjadi jaringan alur data yang
menunjukan proses fungsional ataupun proses bisnis yang ada [5, 6]. Untuk menggambarkan
alur dari proses sistem yang akan peneliti buat, peneliti menggambar data flow diagram hingga
level 1.

2.1. Context-level DFD

Diagram ini merupakan level yang paling tinggi dari DFD yang mendeskripsikan
asosiasi sistem dengan lingkungan eksternalnya. Diagram konteks dari penelitian ini
digambarkan pada gambar 1.

Gambar 1 Context Level DFD

Berdasarkan gambar 1 dapat dilihat nama dari sistem yang akan dikembangkan adalah
sistem informasi fasilitas SMP Negeri 2 Airmadidi. Terdapat empat terminator atau entitas luar
yang berkomunikasi dengan sistem yakni usaha kesehatan sekolah, perpustakaan, administrator,
dan pengguna yang terdiri atas staff, guru, ataupun siswa. Selain keempat terminator tersebut

JURNAL SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI

Vol. 7, No. 2, Oktober 2018
JURNAL SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI  126

juga terdapat alur data yang digambarkan dengan anak panah dari dan ke sistem untuk masing-
masing terminator.

2.2. DFD Level 0

Diagram ini merupakan diagram dekomposisi dari Context Level DFD yang telah
dipaparkan pada bagian sebelumnya. Adapun detil proses dan alur data dari DFD Level 0
diberikan pada gambar 2. Terdapat empat proses utama yang digambarkan oleh DFD Level 0 ini
yakni proses daftar, pemeriksaan, pengembalian, dan peminjaman dengan masing-masing alur
data dari dan ke masing-masing terminator atau entitas. Penomoran pada masing-masing proses
pada diagram bertujuan untuk menguraikan proses yang lebih detil yang nantinya akan
digambarkan pada DFD Level 1. Nomor tersebut tidak menunjukkan urutan proses.

Gambar 2 DFD Level 0

2.3. DFD Level 1

Diagram ini adalah diagram yang diuraikan dari DFD Level 0 yang menggambarkan
sub-proses dari setiap proses utama pada DFD Level 0. Pada analisa sistem ini terdapat empat
diagram masing-masing dari proses daftar, peminjaman, dan pengembalian.

Gambar 3 DFD Level 1 untuk proses Daftar

Gambar 3, 4, dan 5 adalah gambar dari DFD Level 1 untuk masin-masing proses
tersebut.
JURNAL SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI
Vol. 7, No. 2, Oktober 2018
JURNAL SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI  127

Gambar 4 DFD Level 1 untuk proses Peminjaman

Gambar 5 DFD Level 1 untuk proses Pengembalian

2.4. Deskripsi Proses

Secara umum deskripsi proses yang berlangsung dalam sistem ini adalah pertama-tama
pengguna akan melakukan pendaftaran dengan mengisikan biodata diri. Setelah admin
memberikan autorisasi dan pengguna melakukan verifikasi, maka pengguna dapat menggunakan
layanan yang ada pada sistem. Data dari pengguna akan tersimpan pada datastore D1.
Kemudian pengguna akan memilih antara layanan untuk perpustakaan ataupun usaha kesehatan
sekolah. Pada layanan usaha kesehatan sekolah pengguna hanya akan melihat laporan dari
pemeriksaan yang dilakukan pada sistem. Data laporan kesehatan terdapat pada datastore D2.
Sedangkan pada layanan perpustakaan pengguna bisa memilih untuk melakukan peminjaman
ataupun pengembalian.
Pada peminjaman pengguna dapat mengakses datastore D4 untuk mencari buku yang
diinginkan. Lalu melakukan proses peminjaman dan mendapatkan bukti peminjaman yang
tersimpan pada datastore D3. Untuk pengembalian pengguna dapat melihat kembali data
peminjaman di datastore D3 dan melakukan proses pengembalian buku.

JURNAL SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI

Vol. 7, No. 2, Oktober 2018
JURNAL SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI  128

3. PERANCANGAN SISTEM

Perancangan sistem adalah tahapan dari siklus pengembangan sistem yang dapat
didefinisikan sebagai tahap pendefinisian kebutuhan-kebutuhan fungsional dan menggambarkan
bagaimana suatu sistem dibentuk. Penggambaran dapat berupa sketsa yang terdiri atas
perancangan diagram entitas (Entity Relationship Diagram) juga perancangan antarmuka [3].

Gambar 6 Entity Relationship Digram dari sistem

Gambar 6 menunjukkan diagram entitas yang telah dibuat dimana terdapat empat entitas
dengan masing-masing atribut yang menjelaskan tiap entitas. Setiap entitas memiliki satu atribut
unik untuk membedakan satu entitas dengan entitas lainnya.

Gambar 7 Rancangan antarmuka untuk menu Perpustakaan

Gambar 7 dan 8 memberikan gambaran mengenai rancangan antarmuka dari sistem

yang akan dikembangkan.

JURNAL SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI

Vol. 7, No. 2, Oktober 2018
JURNAL SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI  129

Gambar 8 Rancangan Antarmuka untuk pendaftaran

pengguna baru

4. Kesimpulan dan Saran

Perkembangan teknologi yang begitu pesat dapat diterapkan dalam berbagai bidang. Di
saat yang sama, penerapan teknologi melalui pengembangan sistem informasi pada fasilitas
sekolah di SMP Negeri 2 Airmadidi ini juga memberikan pengetahuan dini kepada siswa-siswa
mengenai penerapan teknologi dalam dunia nyata yang dapat memudahkan dan mendukung
aktivitas belajar mengajar. Peneliti menyadari masih terdapat kekurangan dalam penelitian ini
dimana dalam proses analisa masih digunakan metode terstruktur yakni berupa diagram alur
kerja atau Data Flow Diagram (DFD). Untuk penelitian lebih lanjut dapat dikembangkan sistem
dengan analisis menggunakan pendekatan berorientasi objek (Object Oriented Analysis and
Design).

Ucapan Terima Kasih

Penulis mengucapkan terima kasih kepada Fakultas Ilmu Komputer Universitas Klabat
dan SMP Negeri 2 Airmadidi yang telah memberi dukungan terhadap penelitian ini.

Daftar Pustaka
[1] H. Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk keunggulan bersaing
perusahaan dan organisasi modern: Penerbit Andi, 2007.
[2] K. E. Kendall and J. E. Kendall, "Analisis dan Perancangan sistem," 2018.

JURNAL SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI

Vol. 7, No. 2, Oktober 2018
JURNAL SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI  130

[3] J. W. Satzinger, R. B. Jackson, and S. D. Burd, Systems analysis and design in a

changing world: Cengage learning, 2011.
[4] J. A. Hoffer, Modern Systems Analysis and Design, 6/e: Pearson Education India, 2012.
[5] P. T. Ward, "The transformation schema: An extension of the data flow diagram to
represent control and timing," IEEE Transactions on Software Engineering, pp. 198-210,
1986.
[6] L. Wang and T. Raz, "Analytic hierarchy process based on data flow diagram,"
Computers & industrial engineering, vol. 20, pp. 355-365, 1991.

JURNAL SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI

Vol. 7, No. 2, Oktober 2018