7/21/20

Fundamental System for

Business Growth

TOM MC IFLE

System is all about

S aving S ucking
Y our Y our
S elf S elf
T ime T ime
E nergy & E nergy &
M oney M oney
2
21/07/20

1
 7/21/20

TCI BUSINESS SYSTEMIZATION FRAMEWORK

VISI MISI

Strategic Implementation
KEY PERFORMANCE REGULAR
Strategic Formulation

GOAL 1 TAHUN

Strategic Evaluation
INDICATOR REVIEW

STANDARD
STRUKTUR
OPERATING RULES
ORGANISASI
PROCEDURES

TRAINING &
ACTION PLAN MILESTONE 5 TAHUN
DEVELOPMENT

RECRUITMENT & TALENT DEVELOPMENT SYSTEM

CULTURE & CORE VALUE
BUSINESS BLUEPRINT

BUSINESS
BLUEPRINT

2
 7/21/20

What is Business Blueprint

• Cetak biru
• Visi
• Dream
• Angan-angan
• Tetapi sangat detil

Copyright ©2013 Top Coach Indonesia 5

21/07/20

7 reason Why you need Blue Print

1. Mengklarifikasi visi
2. Menajamkan tujuan
3. Menciptakan keselarasan
4. Mempermudah dalam
menjelaskan
5. Menginspirasi
6. Acuan dalam menjalankan
strategi bisnis
7. Membuat bisnis menjadi
warisan

Copyright ©2013 Top Coach Indonesia 6

21/07/20

3
 7/21/20

Who We Are
• Siapa anda secara spesifik?
• Bagaimana anda mendeskripsikan dan mengidentifikasi diri anda?
• Apa karakteristik anda yang paling menonjol?
• Kami adalah perusahaan yang bergerak di bidang
• Berdiri sejak ...
• Memiliki cabang di ...
• Telah melayani lebih dari ... pelanggan
• Dalam 10 tahun kami akan mengembangkan usaha ke ...
• Menambah jenis usaha mulai dari ………. sampai ………………..
• Kami memiliki team yang berkarakter …………..
• Komitmen kami adalah …………
Copyright ©2013 Top Coach Indonesia 7
21/07/20

VISI MISI BUDAYA

4
 7/21/20

VISI

Competence vs Impact

Visi
KOMPETENSI MANFAAT DAMPAK BAGI CUSTOMER
• Go internasional • Ada dimana-mana
• Cabang di kota besar • Cepat
• Banyak line bisnis • Jaminan kualitas
• Perusahaan terbuka • Kemudahan layanan
• Profesional • Easy to find
• Solid • Kepuasan
• Dermawan • Kepercayan
• No 1 di Indonesia • Happy Customer Great Interior
• Pilihan interior • Mencetak milyarder
• Indonesia
Visi: Menjadi perusahaan Coaching pertama Visi: Mencetak Milyarder Muda Indonesia
di Indonesia yang Go Internasional

10
21/07/20

5
 7/21/20

MISI adalah Cara Memuaskan

Stakeholder Contoh
• Customer Menciptakan kepuasan pelanggan
• Karyawan dilayani oleh SDM berkualitas,
terlatih dan professional didukung
• Perusahaan oleh agar mampu menciptakan
• Komunitas kesejahteraan bagi bangsa
Indonesia dengan cara
membangun perusahaan yang
professional, menguntungkan dan
terus menerus bertumbuh.

Culture & Core Value

• Prinsip hidup
• Nilai penting
• Harga diri
• Keyakinan

6
 7/21/20

GOAL
• Pada tanggal 31 Desember 2020 (nama perusahaan)
• telah meraih (tulis seluruh keinginan anda, cth: penjualan 100M profit
2M,menjadi market leader, memiliki 1 juta subscriber, dst)
• Dengan cara (tindakan, cth: menambah 10 cabang, melakukan
pemasaran yang agresif, menambah 1juta pelanggan baru, dst)
• Kami dapat meraih ini karena memiliki team yang (karakter, cth:
disiplin, pantang menyerah, bersyukur, berdedikasi, dst)

Struktur Organisasi
Organization’s
Mission

Functional Area
Missions

Finance/
Marketing Operations Accounting
Departament d’Economia de l’Empresa /
Department of Business Economics & Administration
2 – 14

7
 7/21/20

HIRARKI
President President

Vice President Marketing Operation

Division Head Retail Corporate Wholosale

Department Branch Marketing Production Logistic

Manager Manager Manager Manager Manager

Supervisor Supervisor Supervisor

Staff

Jalur Komando

8
 7/21/20

ACTION PLAN

GOAL PLAN ACTION MEASURE

KAIZEN KPI

CORRECTIVE
ACTION

KEY PERFORMANCE
INDICATOR
“IF YOU CAN’T MEASURE, YOU CAN’T IMPROVE.” – PETER DRUCKER

9
 7/21/20

Business Objective dan Strategy Map Measures Targets

Financial § Penurunan Piutang § 50%
Menciptakan Keuangan § Peningkatan Volume Bisnis § 10%
yang Sehat & Akuntabel § Efisiensi Fix Cost § -
§ Piutang Tertagih § 80%

Customer § Peningkatan Market Share § 5%

§ Volume Order Baru § 10%
Meningkatkan Kepuasan Meningkatkan Omset § Kenaikan Franchise Baru § 10%
§ Zero Complain § 0
Pelanggan Penjualan § Kepuasan Pelanggan § 4.0

Internal Processes §
§
Pencapaian proses lead time
Efesiensi bahan baku
§
§
98%
95%
§ Cacat Produk § 5%
§ Cacat bahan baku § 9.4%
§ Retur & Service Produk § 2%
Meningkatkan § Ketetapatan SLA Pengiriman § 99.9%
Meningkatkan Efesiensi Meningkatkan Efektifitas
Produktivitas § Downtime mesin § 10 jam

Learning & Growth § Kompetensi Karyawan § 50%

§ Index Kepuasan Karyawan § 3.4
§ Penurunan Angka Lembur § 100%
Meningkatkan Meningkatkan Memastikan Memastikan § Kesiapan Sistem Evaluasi Kinerja § 100%
Kompetensi Pegawai Kepuasan Karyawan Produktivitas Pegawai Implementasi CI Culture § Rasio Keterlambatan § 8.0
§ Kelulusan Training § 90%
§ Rasio turn over karyawan § 1.0

Tujuan Key Performance Indicator

KPI adalah salah satu metric kinerja yang secara nyata dan jelas terkait dengan sasaran strategis
(strategic objective) tertentu dari sebuah organsiasi.

10
 7/21/20

Contoh - Penerapan KPI

Perspektif KPI Target Perspektif KPI Target
Revenue Ketepatan produksi sesuai dengan lead time 98%
25,300,000,000
Efisiensi penggunaan bahan baku 95%
Gross margin 47.5% Cacat produk 50%
Keuangan Net margin 11.2% Cacat bahan baku 10%
Nilai inventory 112,100,000,000 Proses Internal
Retur & service produk 20%
Ratio inventory vs HPP 9.6 Ketepatan & kecepatan pemasangan 98%
Piutang > 30 hari 2,500,000,000 Ketepatan & kecepatan pengiriman 99%
Jumlah customer (End User) 1,200,000,000 Downtime mesin 10
Nilai pembelian per customer (End User) 6,643,552 Training/karyawan 15
Komposisi omset per kategori customer 80% Absensi kehadiran 99%
Pelanggan Pembelajaran dan
Brand awareness 50% Rasio Keterlambatan 8%
Pertumbuhan
Kepuasan pelanggan 25% Kelulusan training 90%
Franchise baru 15 Rasio turn over karyawan 1

Contoh - Pencapaian KPI

Perspektif KPI KPI Pencapaian Status Target KPI
Revenue 21,500,000,000 25,300,000,000
Gross margin 48% 47.5%
Net margin 10% 11.2%
Keuangan
Nilai inventory 115,200,000,005 112,100,000,000
Ratio inventory vs HPP 0.10 9.6
Piutang > 30 hari 2,600,000,000 2,500,000,000
Jumlah customer (End User) 933,000,000.00 1,200,000,000
Nilai pembelian per
3,830,690.68 6,643,552
customer (End User)
Pelanggan Komposisi omset per
70% 80%
kategori customer
Brand awareness 50% 50%
Kepuasan pelanggan 10% 25%
Franchise baru 5 15

11
 7/21/20

Mengapa Standarisasi ?
• Konsisten
• Mudah di prediksi
• High quality
• Mudah untuk diduplikasi
• Mudah diperbaiki jika terjadi
masalah
• Bisa dijalankan oleh siapapun

Process Characteristics
• Specific Activities

• Repeatable

• Improves Customer Satisfaction

• Minimise Errors

• Job Satisfaction

• Boundary Value

12
 7/21/20

ElementsofaProcess

Process

Activity

Task

Process, Activity & Task

Process: Withdraw Cash from ATM

Activity Name T-1 T-2 T-3 T-4 T-5 T-6

Check
Antri Swipe card Enter
Activity-1 Buka Pintu availability Open the door Reach ATM
on the door ATM
of ATM
centre
Take Dr. / Cr. Insert card
Activity-2 Insert Card Locate slot Align card Ack. message
card into slot
Key-in 4 digit Re-enter 4
Activity-3 Enter PIN Press enter Press enter
PIN digit PIN
Select Enter
End
Activity-4 Pilihan withdraw withdrawa Confirm Press enter
transactio
cash option l amount
n
Collect Cash &
Activity-5 Collect cash Verify cash Take out card
Card
Check
Activity-6 Exit Centre Open the door Exit the centre
your
belongings

13
 7/21/20

DOKUMENTASI SOP
Kebijakan perusahaan dalam
PEDOMAN menerapkan persyaratan ISO

Urutan proses &

PROSEDUR penanggungjawabnya

REFERENSI TEMPAT Acuan dalam melakukan

KERJA kegiatan

Data, catatan atau laporan

FORMULIR suatu proses / kegiatan

QMS-III-03

3.1. Penomoran Dokumen

DOKUMEN FORMAT NOMOR KETERANGAN
xx = Kode bagian / fungsi terkait
Pedoman PD-yy
yy = Urutan nomor dokumen dimulai dari 01
Prosedur PS-yy

Instruksi Kerja IK-xx-yy

Standar ST-xx-yy

Job Description JD-xx-yy

Standar Kompetensi SK-xx

Form FM-xx-yy

Dokumen Eksternal xx-yy

QMS-III-04

14
 7/21/20

PROSEDUR
1. TUJUAN • Tujuan prosedur dibuat

2. RUANG LINGKUP • Batasan isi prosedur

3. DEFINISI • Istilah penting atau khusus yang memerlukan penjelasan

• Keterangan / penjelasan yang lebih praktis diuraikan di
4. URAIAN UMUM
sini
• Urutan proses disertai penanggung jawab & referensi
5. PROSEDUR
dokumennya

6. REF. DOKUMEN • Daftar acuan referensi yang terkait

7. REF. FORMULIR • Daftar formulir yang dipakai

QMS-III-11

PROSEDUR
PENANGGUNG JAWAB KEGIATAN REFERENSI DOKUMEN

Manajer Maintenance 1. Menyusun jadwal & checklist untuk pemeliharaan FM-MT-01 : Preventive Maintenance
mesin Check List
Supervisor Warehouse 2. Menginformasikan kebutuhan spare part ke gudang
3. Menetapkan stock minimum sparepart berdasarkan
informasi Maintenance FM-WH-01 : Kartu Stock
4. Mengajukan permintaan pembelian ke Purchasing jika
stock tidak mencukupi FM-PC-01 : Permintaan Pembelian
5. Melakukan proses pembelian spare part sesuai prosedur
Manajer Purchasing 6. Melakukan pemeliharaan sesuai check list yang telah PS-06 : Prosedur Pembelian
ditetapkan
Leader Maintenance 7. Memperbaiki kerusakan yang ditemui selama proses FM-MT-02 : Preventive Maintenance
pemeliharaan mesin. Check List
8. Mengajukan permintaan spare part ke Gudang Spare
Part jika diperlukan
9. Mencatat hasil pemeliharaan yang telah dilakukan FM-WH-03 : Bon Permintaan

FM-MT-01 : Kartu Mesin

QMS-III-12

15
 7/21/20

PROSEDUR

QMS-III-13

Checklist Sample

16
 7/21/20

Q&A

17